Kamis, 24 Desember 2009

Penerapan Knowledge Manajemen di Perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayahtullah Jakarta

PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT
DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS KEDOKTERAN
DAN ILMU KESEHATAN (FKIK)
UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
Latar Belakang
Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifik
asi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut.1 Kegiatan ini terkait langsung dengan perpustakaan yang ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Sedangkan Transfer pengetahuan sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Contohnya adalah melalui Knowledge Sharing dalam kerja, magang, pelatihan profesional, workshop
dll.
Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (disingkat Perpustakaan FKIK) adalah sebuah perpustakaan yang berada di FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. FKIK mempunyai 4 prodi diantaranya, Prodi Ilmu Keperawatan, Prodi Farmasi, Prodi Pendidikan Dokter dan Ilmu Kesehatan dan Prodi Kesehatan Masyarakat.
Perpustakaan FKIK didirikan seiring berdirinya Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berdasarkan Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Nomor 046 ditetapkan pada tanggal 22 Mei Tah
un 2004 tentang Pendirian Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehantan UIN Jakarta Prof. Dr (hc). dr. M.K. Tadjudin, Sp.And. Saat itu perpustakaan dikelola oleh dosen dan staf karyawan. Baru pada tahun 2005, Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mengangkat seorang pustakawan untuk mengelola perpustakaan.
Perpustakaan sebagai tambang sumber segala informasi, untuk itu di dalam perpustakaan perlu temu balik informasi yang memudahkan bagi pengguna (terutama mahasiswa dan dosen) untuk mendapatkan referensi pengetahuan selengkap mungkin, akurat, dan cepat. Disinilah dibuuhkan peran Knowledge Management untuk menciptakan, menangkap, dan menggunakan kembali informasi dan pengetahuan untuk mencapai tujuan.
Untuk itu, perpustakaan bukan lagi sekedar basis informasi tetapi basis pengetahuan yang baik. Basis pengetahuan baru bisa dibentuk bila perpustakaan tersebut mengetahui apa saja sumber pengetahuan yang dimiliki dan skill apa saja yang dimiliki oleh pustakawan serta bagaimana mengaplikasikan Knowledge Management di perpustakaan. Dalam mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan adanya SDM yang memiliki knowledge, idea, skill serta experience untuk dapat membentuk SDM dan menjadi aset penting bagi perpustakaan. Keempat unsur tersebut di atas saling berkaitan dan saling menunjang dalam mengelola perpustakaan.
Tulisan makalah ini mencoba memahami apa sesungguhnya Knowledge Management, dan bagaimana proses penciptaan pengetahuan yang telah dilaksanakan di Perpustakaan FKIK.
Metodologi penulisan
Penulisan makalah ini menggunakan beberapa referensi sumber yang diperoleh dari internet, buku, maupun jurnal serta mengambil sample di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK).
Pengertian Knowledge Management
Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.
Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan
Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat
Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan conversation. (Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms). Davenport dan Prusak mengatakan bahwa pengetahuan adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru dan informasi. Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik dan norma-norma
Tujuan Knowledge Management
Knowledge Management bertujuan membuat user pintar melakukan pertukaran pengetahuan dengan mudah, cepat yang pada gilirannya akan membuat pengetahuan terus berkembang. Knowledge Management dalam tujuan itu adalah upaya menyebarkan, mempercepat pertukaran dan memanfaatkan pengetahuan.
Kompetensi Perpustakawan
Masalah sumber daya manusia di perpustakaan harus selalu mendapat perhatian serius dari universitas. Hal ini penting mengingat perpustakaan adalah sarana publik yang dimanfaatkan oleh seluruh sivitas akademika di universitas. Penempatan staf yang tidak kompeten di perpustakaan sebetulnya tidak mengatasi masalah sumber daya manusia di suatu universitas, melainkan justru mencoreng ‘wajah’ sendiri karena kualitas staf di perpustakaan menjadi salah satu indikator penilaian layanan prima di suatu universitas. Maka kompetensi menjadi persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sumber daya manusia di perpustakaan, karena kompetensi menawarkan suatu kerangka kerja yang efektif dan efisien dalam mendayagunakan sumber-sumber daya yang terbatas. Sumber daya manusia atau tenaga kerja yang memiliki kompetensi memungkinkan setiap jenis pekerjaan dapat dilaksanakan dengan optimal, efektif dan efisien.
Tabel 1. Petugas Perpustakaan dan Kompetensinya
NoNama PetugasJabatanTMTPendidikan
1Amrullah Hasbana, S.Ag., SS., MAKepala2005 sd. sekarangS1 Ilmu Perpustakaan, S2 Non Perpustakaan
2Dra. Ida DarawatiPustakawan2005 sd. sekarangS1 Non Ilmu Perpustakaan
3Lolytasari, S.Ag., S.IPIStaf Administrasi2006 sd. sekarangS1 Ilmu Perpustakaan
4Drs. Fahrul FuadyStaf Administrasi2009 sd. sekarangS1 Non Ilmu Perpustakaan
5KarnoStaf Administrasi2009 sd. sekarangSLTA
6ElaStaf Administrasi2006 sd. 2009SLTA
7Iif Fikriaty Ihsani, MAStaf Administrasi2006 sd. 2009S2 Non Ilmu Perpustakaan
8Endang Pujiyati, S.Si,Dosen2005 s.d 2005S1 Non Ilmu Perpustakaan
9Alfiah S.Ag, M.AgDosen2005 sd. 2005S1 Non Ilmu Perpustakaan
10Drs. Zamzami KiramStaf Administrasi2005 sd. 2006S1 Non Ilmu Perpustakaan

Tabel di atas menunjukkan bahwa FKIK telah berusaha menempatkan stafnya sesuai dengan kompetensinya masing-masing.
Proses penciptaan Knowledge Management di Perpustakaan FKIK
Banyak perpustakaan yang tidak mengenal Knowledge Management, namun secara tidak sadar telah melaksanakannya. Perpustakaan FKIK sebagai perpustakaan di bidang pendidikan yang ingin memperolah core competence-nya lewat teknologi dan melakukan pendidikan pegawainya ke jenjang S2, sebenarnya sudah mengarah kepada pola penerapan knowledge management. Untuk meneliti sejauh mana penerapan knowledge management di Perpustakaan FKIK ada baiknya disimak apa yang dikatakan oleh Thomas H. Davenport and Laurence Prusak (1998), salah satu pakar knowledge management, sebagai berikut: “If you’ve got a good library, a textual database system, or even effective education programs, your company is probably already doing something that might be called knowledge management”.
Thomas H. Davenport and Laurence Prusak, meyatakan bahwa minimal ada 3 hal yang merupakan awal penerapan knowledge management di suatu perpustakaan, yaitu jika perpustakaan dikelola dengan baik dalam arti lengkap sesuai kebutuhan, sistem informasi terpadu yang memuat informasi yang dibutuhkan, atau program pendidikan yang efektif. Jika melihat tiga indikator tersebut sebenarnya Perpustakaan FKIK sudah memilikinya. Walaupun belum sepenuhnya memenuhi syarat dalam knowledge management. Perpustakaan FKIK saat ini sudah cukup memadai yaitu adanya ruangan yang luas, buku terdata dengan baik, dan jumlah buku dan majalah walau belum banyak tapi cukup beragam.
Program pendidikan mulai dari yang bersifat technical skill, human relation skill, conceptual skill, dan berbagai pendidikan non program lainnya telah dilaksanakan secara berkelanjutan di Perpustakaan FKIK. Disamping itu, untuk pendidikan yang bersifat formal, seperti misalnya program pendidikan Ilmu Perpustakaan (program S1), Perpustakaan FKIK telah memiliki 2 orang, yakni: 1 lulusan JIP-UI dan 1 orang lulusan JIP Universitas Yarsi. Dan untuk program S2 non Ilmu Perpustakaan ada 2 orang, yakni 1 orang lulusan Nederland dan 1 orang lulusan UMJ. Namun demikian, ketiga hal tersebut belum cukup untuk menyebut Perpustakaan FKIK sebagai knowledge enterprise atau intelligent enterprise. Nilai intangible asset Perpustakaan FKIK (internal structure, external structure, dan competence of people) masih harus ditingkatkan baik yang menyangkut aspek people yaitu berupa perubahan human behavior, aspek proses, dan aspek teknologi.
Setelah diperoleh gambaran mengenai proses pengelolaan pengetahuan maka kita dapat memulai untuk membangun Knowledge Management. Ada beberapa indikator yang dapat dijadikan acuan untuk mencapai proses dan penyebaran pengetahuan di perpustakaan. Tentu saja tidak semua indikator dapat dicapai secara optimal dalam waktu yang bersamaan, karena setiap indikator tergantung pemahaman pustakawan dalam menerapkan Knowledge Management. Untuk lebih memudahkan pemahaman, dibawah ini akan diuraikan faktor-faktor penentu yang telah dilaksanakan oleh Perpustakaan FKIK dalam mengakses informasi di perpustakaan. Uraian dibawah ini didasarkan pada kondisi nyata yang terjadi di Perpustakaan FKIK serta solusi yang dapat dijadikan alternatif pemecahan masalah, diantaranya :
  1. Sistem Informasi
    Browser Anda mungkin tidak bisa menampilkan gambar ini. Sistem Informasi Perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dibuat oleh Ade Abdul Hak, yang berfungsi untuk mengoperasikan dan memberikan bantuan teknis kepada pemakai sistem. Secara keseluruhan dengan sistem informasi ini belum terintegrasi, masih banyak muatan pengetahuan eksplisit dan implisit yang belum tersedia dalam bentuk elektronik yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para pengguna perpustakaan. Walau demikian ini perpustakaan berusaha sedapat mungkin memberikan pelayanan optimal demi kenyamanan pengguna. Namun kedepan Perpustakaan FKIK perlu menggunakan teknologi yang tepat, sebagai misal untuk komputerisasi bahan ajar mengubah ke bentuk portable document format (PDF). Sementara front end nya menggunakan bentuk html yang dapat ditampilkan melalui internet explorer sebagai bagian dari Windows 98 ataupun Windows ME. Dengan demikian maka hal-hal yang berkaitan dengan masalah hak kekayaan intelektual (HAKI) tidak menjadi masalah pada penerapan knowledge management. Dengan demikian Perpustakaan FKIK dapat menerapkan knowledge management dan diterima oleh pengguna.
    Akses informasi di perpustakaan bisa melalui koleksi perpustakaan (referensi, buku ajar, modul, kliping koran), intranet, media komunikasi internal, email, maupun melalui forum diskusi. Pengguna dalam mengakses informasi di Perpustakaan FKIK dapat melalui :
    1. Akses informasi melalui OPAC (Online Public Access Catalog) dan NM2DC. Walau OPAC di Perpustakaan FKIK belum terintegrasi dengan baik tapi minimal pengguna dapat menelusur content koleksi yang ada di perpustakaan.
    Koleksi yang ada di Perpustakaan FKIK berupa :
      1. Local content diantaranya skripsi, tesis, diserasi, laporan magang, modul, jurnal, kliping koran dan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
      2. Buku ajar
      Dalam ‘Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi’ edisi ketiga yang dikeluarkan oleh DIKTI, dikatakan bahwa : “Perpustakaan perguruan tinggi wajib menyediakan 80% dari bahan bacaan wajib mata kuliah yang ditawarkan di perguruan tinggi. Masing-masing judul bahan bacaan tersebut disediakan 3 eksemplar untuk tiap 100 mahasiswa. Perguruan tinggi bertaraf internasional memiliki rasio antara pengguna dengan jumlah koleksi, minimal 1 : 50. Artinya, 50 judul koleksi untuk satu orang pengguna. Ini masih untuk kawasan Asia seperti National University of Singapore (NUS) dan Nanyang Technological University (NTU). Jika merujuk pada Harvard yang memiliki koleksi 16 milyar, maka dengan jumlah pengguna 1 juta saja, rationya sudah sangat tidak terjangkau : 1 : 16.000.
      Angka ini sebetulnya tidak mengherankan, mengingat setiap tahun universitas pasti membeli koleksi, sementara jumlah pengguna biasanya stabil atau hanya mengalami pertambahan yang tidak terlalu siginifikan, kecuali ada pembukaan program studi baru. Perguruan tinggi di Indonesia masih sangat jauh dari ratio tersebut. Universitas Indonesia misalnya, dengan total jumlah koleksi kurang lebih 1 juta berbanding jumlah sivitas akademika hampir 50.000 orang, rationya masih 1 : 20.
      Dibandingkan itu semua, saat ini jumlah buku di Perpustakaan FKIK sebesar 5.447 eksemplar yang terdiri dari buku-buku karya umum, filsafat, agama, ilmu sosial, bahasa, ilmu murni, ilmu terapan, kesenian, hiburan, olahraga, kesusasteraan, geografi dan sejarah umum. Persoalan koleksi seharusnya tidak hanya menyangkut kuantitas, tapi juga kualitas. Karena itu sangat penting mengadakan evaluasi terhadap koleksi. Hasil evaluasi juga dapat dijadikan acuan untuk menyusun kebijakan pengadaan koleksi
      1. MN2DC
      MN2DC adalah e-book kedokteran yang disediakan oleh Perpustakaan FKIK bekerjasama dengan FKUI. MN2DC ini dapat di download oleh pengguna dan apabila pengguna berminat dengan sofware ini dapat dibeli.
    1. Akses informasi melalui web, diantaranya melalui portal, wiki, blog, forum (board), e-Learning system, documentation management system dan system knowledge management yang dikembangkan sendiri. Saat ini Perpustakaan FKIK masih bersifat perpustakaan hybrid, masih perpustakaan manual dan berusaha memenuhi kebutuhan pengguna dan dalam penyebaran informasi. Perpustakaan FKIK sudah memiliki milling list dan memakai sarana facebook maupun pengumuman-pengumuman yang ditempel di papan pengumuman.

  1. Tacit knowledge dan explicit knowledge
    Bagi organisasi evaluasi pengalaman masa lalu karyawan merupakan modal intelektual dan asset knowledge yang sebagian besar tersimpan dalam pikiran seseorang yang disebut dengan tacit knowledge. Tacit knowledge is usually stored in someone’s head and cannot be codified. (T. Kanti Srikantatiah & Michael E.D. Koenis). Artiya adalah bahwa tacit knowledge sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap.
    Knowledge Management akan menjawab persoalan ini, yaitu proses mengubah tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan, yang disebut explicit knowledge. Explicit knowledge merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi atau terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contohnya: buku, laporan, dokumen, surat, file-file elektronik, dsb.2
    Berkaitan dengan itu, sejak berdirinya FKIK sampai sekarang, penerapan knowledge management masih embrio. Karena masih dalam tahap embrio, disinilah diharapkan peran Perpustakaan FKIK turut mendukung penerapan knowledge management di FKIK. Karena tujuan didirikan Perpustakaan FKIK adalah turut mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, serta menjadi pusat informasi dan research.
    Visi FKIK adalah sesuai dengan visi universitas, maka visi FKIK adalah menjadikan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai lembaga pendidikan tinggi kedokteran dan ilmu kesehatan terkemuka dalam mengintegrasikan aspek keilmuan kedokteran dan kesehatan, keislaman dan keindonesiaan. Berdasarkan visi tersebut maka misi FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah :
  1. Menghasilkan dokter, tenaga kesehatan masyarakat, apoteker dan ners yang mempunyai kompetitif dan komparatif dalam persaingan global
  2. Melakukan reintegrasi ilmu kedokteran dan ilmu kesehatan dengan nilai-nilai keislaman dan keindonesiaan
  3. Memberikan landasan moral terhadap pengembangan ilmu dan teknologi kedokteran dan kesehatan serta melakukan pencerahan dalam pembinaan iman dan taqwa
  4. Mengikuti secara aktif dan berperan serta dalam pengembangan ilmu dan teknologi kedokteran dan kesehatan melalui kegiatan penelitian
  5. Memberikan kontribusi bermakna dalam pembangunan karakter bangsa melalui upaya peningkatan kualitas hidup masyarakat.3
    Perpustakaan FKIK merupakan ruhnya FKIK dalam mencetak sumber daya manusia perlu mengidentifikasi pengetahuan yang ada (baik tacit maupun eksplisit) sehingga dapat diketahui peta pengetahuan dalam organisasi dan proses-proses atau kebiasaan yang terkait dengan pengelolaan pengetahuan. Di samping itu diharapkan akan tumbuh budaya menulis di kalangan sivitas akademika untuk selalu menuangkan ide dan hasil pengembangan ilmunya di dalam suatu tulisan yang dapat dijadikan bahan untuk pengembangan pengetahuan. Untuk itu Perpustakaan FKIK perlu merancang tacit knowledge yang akan di eksplisitkan kedepan, diantaranya adalah:
      1. Membuat dokumentasi riwayat pengalaman/tacit knowledge petugas jaga mayat
      2. Browser Anda mungkin tidak bisa menampilkan gambar ini. Membuat dokumentasi riwayat pengalaman/tacit knowledge petugas laboratorium kimia
      3. Membuat rekaman kegiatan mahasiswa melakukan anatomi di laboratorium mayat
      4. Membuat rekaman siswa/mahasiswa PKL di Peprustakaan FKIK
      5. Membuat rekaman kegiatan mahasiswa melakukan praktek ibadah
      6. Membuat rekaman dan pendokumentasian kegiatan mahasiswa praktek di rumah sakit, apotik, puskesmas dan kegiatan pengabdian masyarakat.
      7. Petugas perpustakaan agar dilibatkan dalam setiap event-event rutin yang dilakukan mahasiswa, seperti kegiatan sirkumisasi, mentoring magang dll dengan tujuan pendokumentasiaan dan dijadikan bahan penting bagi mahasiswa baru.
      8. Mendokumentasi dokumen-dokumen penting yang bersifat administratif (tertib administrasi) yang berkaitan dengan FKIK
      9. Membuat laporan bagi petugas perpustakaan yang dikirim untuk ikut serta dalam workshop, pelatihan, dinas luar ataupun tugas belajar.
    Dengan rancangan ini Perpustakaan FKIK diharapkan dapat membantu FKIK dalam menerapkan visi dan misinya serta membantu sivitas akademika dalam mereintegrasi ilmu kedokteran dan ilmu kesehatan dengan nilai-nilai keislaman dan keindonesiaan dan diharapkan dapat dijadikan bahan untuk pengembangan pengetahuan.
  1. Knowledge Sharing
    Knowledge Sharing adalah salah satu tahapan dalam Knowledge Management, dimana terjadi proses tukar-menukar pengetahuan. Knowledge Sharing memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya.4 FKIK sebagai fakultas yang baru merintis selama 4 tahun ini sering melaksanakan Knowledge Sharing. Secara teori sarana Knowledge Sharing yang digunakan adalah :
    1. Pertemuan Tatap Muka
    Pertemuan-pertemuan rutin, seminar, workshop, forum dan pemagangan. Sarana tatap muka ini menjadi sarana paling efektif, terutama pemagangan. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah struktur komunikasi yaitu kapan dan bagaimana pertemuan tatap muka dapat dilakukan, siapa dapat bertanya kepada siapa, bagaimana mendapatkan umpan balik dari pertanyaan yang diajukan dan sebagainya.
    1. Dokumentasi
    Dokumentasi seluruh kegiatan dengan memanfaatkan tehnologi informasi dan komunikasi dalam rangka publikasi baik elektronik di website maupun non-elektronik melalui newsletter, majalah dan koran. Termasuk di dalamnya adalah notulensi dan pengumpulan dokumen dari kegiatan tatap muka di atas. Output atau sistem basis data dokumentasi ini kelak harus dapat diintegrasikan dengan website komunitas.
    1. Website
    Website yang dibangun secara lokal memuat informasi terkini tentang berita, kegiatan komunitas, cerita pengalaman dan informasi lainnya. Sarana ini sebenarnya lebih kepada sharing informasi, tetapi dapat ditingkatkan menjadi Knowledge Sharing bilamana terjadi diskusi terhadap apa yang diinformasikan, seperti dengan menambahkan fitur komentar sehingga pengguna dapat mengomentari atau diskusi lebih lanjut dengan sumber informasi (penulis). Sebagai contoh blogging dengan weblog adalah salah satu sarana cerita pengalaman.
    1. Diskusi Elektronik
    Diskusi secara elektronik dapat dilakukan melalui tele-conference, email, milis, blog, forum diskusi, wiki, dan internet-chatting. Tele-conference adalah komunikasi real-time dengan memanfaatkan tehnologi telepon dan video. Tele-conference lebih interaktif dibanding lainnya tetapi lebih sulit dalam menyiapkannya. Email bersifat komunikasi 2 orang. Milis adalah komunikasi melalui email dengan melibatkan sekumpulan orang. Blog pada awalnya adalah sarana bercerita (pengalaman), tetapi telah berkembang menjadi sarana diskusi dengan author sebagai pusatnya. Forum diskusi adalah diskusi dengan tema sebagai pusatnya. Wiki adalah sarana kolaborasi yang memungkinkan penulisan dokumen secara bersama. Internet-chatting seperti Yahoo Messenger, Windows Messenger, dan ICQ adalah komunikasi real-time antar 2 atau lebih orang melalui internet.
    1. Publikasi dan Newsletter
    Pembuatan newsletter kepada anggota komunikasi, penerbitan majalah dan koran untuk menyebarkan pemikiran dan pengetahuan yang dimiliki komunitas, juga sekaligus dapat menjadi sarana promosi komunitas kepada masyarakat yang lebih luas. Publikasi dan newsletter ini dapat dilakukan baik offline maupun online (melalui website).
    1. Penelitian
    Penelitian tidak harus merupakan kegiatan yang rumit, survey kecil juga masuk dalam kategori ini. Tukar-menukar pemikiran dan ide baru, akan lebih intensif terjadi. Kreatifitas dan inovasi akan terbangun lebih cepat dengan kegiatan seperti penelitian. Sebagai contoh beberapa waktu yang lalu Perpustakaan FKIK mengadakan penelitian tentang sejauh mana koleksi kedokteran dan ilmu kesehatan berbahasa arab bermanfaat bagi mahasiswa. Hasilnya menyatakan bahwa sebagian besar mahasiswa kurang memanfaatkan koleksi tersebut karena mahasiswa dalam hal ini sebagai pengguna koleksi kurang memahami bahasa arab, salah satu sebab adalah sebagian besar mahasiswa berasal dari non pesantren.
    Keterlibatan Perpustakaan FKIK dalam Knowledge Sharing saat ini baru sebatas mengumpulkan knowledge asset dalam mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yakni menjadi pusat informasi dan research.
  1. Perubahan Budaya
    Budaya Perpustakaan FKIK harus dikembangkan menjadi budaya yang menekankan kepada perilaku yang inovatif, kreatif, sharing knowledge, dan learning. Selain itu juga harus didukung oleh sistem sumber daya manusia yang mendukung munculnya budaya tersebut. Hal tersebut digunakan untuk menciptakan iklim bekerja di Perpustakaan FKIK yang memungkinkan munculnya internal structure dan competence of people. Hal ini misalnya dapat dilakukan dengan cara mendorong petugas Perpustakaan FKIK untuk gemar membaca dan menulis di majalah dan jurnal-jurnal (learning dan tacit knowledge), mendorong sharing knowledge di antara petugas, dan mendorong petugas untuk melakukan risk taking (misalnya berani mengemukakan pendapat) sesuai knowledge yang dimiliki, dan mendorong adanya kerja tim baik formal maupun informal. Kegiatan tersebut harus didukung oleh sistem sumber daya manusia yang lebih bersifat knowledge-based, yaitu menekankan kepada investasi sumber daya manusia dan memberi reward petugas yang telah melakukan sharing knowledge.
    Peran teknologi informasi sangat penting di dalam menggali intangible asset. Teknologi informasi di Perpustakaan FKIK diharapkan tersedia secara lebih luas (available), user friendly, dan berorientasi pasar, agar informasi yang ada dapat
    digunakan oleh seluruh civitas akademika dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan pengetahuan (knowledge creation) yang memacu timbulnya kreatifitas dan inovasi di Perpustakaan FKIK. Sistem-sistem yang ada yang secara langsung dapat digunakan oleh hampir seluruh civitas akademika, misalnya jaringan internet, hendaknya disempurnakan dan dimanfaatkan secara optimal. Hal ini akan meningkatkan knowledge pegawai Perpustakaan FKIK.
    Melihat budaya di atas, pada prinsipnya manfaat dari konsep Knowledge Management di perpustakaan adalah untuk meningkatkan kinerja perpustakaan. Knowledge Management dapat dijadikan sebagai pemicu agar pustakawan lebih inovatif dan kreatif dalam mengelola pengetahuan. Tentu saja peran Knowledge Management di perpustakaan tidak terlepas dari dorongan kebijakan dari stake holder. Ini merupakan hal yang penting masih terpengaruh dengan budaya top-down. Sehingga peran pimpinan akan sangat menonjol di dalam memasyarakatkan Knowledge Management. Langkah-langkah yang menentukan keberhasilan Knowledge Management di Perpustakaan FKIK sebagai ruhnya FKIK diantaranya:
    1. Pimpinan belum memiliki komitmen dalam mengembangkan petugas perpustakaan maupun perpustakaan sebagai tempat sumber mencari pengetahuan dan informasi sehingga pemberdayaan di perpustakaan masih berjalan di tempat.
    2. Dengan suatu kebijakan pimpinan, petugas Perpustakaan FKIK diharuskan aktif dan diikutsertakan dalam mengidentifikasi berbagai pengetahuan yang diciptakan di lingkungan fakultas baik aktifitas yang berkaitan langsung dengan perpustakaan maupun berkaitan dengan FKIK ataupun berkaitan di luar FKIK.
    3. Didalam organisasi perpustakaan harus terdapat satu bagian atau satu tim yang menangani pengorganisasian dan penyediaan pelayanan Knowledge Management. Bagian atau tim ini sebaiknya diintegrasikan dengan pelayanan administrasi fakultas sehingga pendokumentasian dan pengarsipan dalam rangka memperoleh informasi dengan cepat dan mudah diterima oleh perpustakaan.
    4. Petugas perpustakaan harus berperan sebagai fasilitator utama dalam berbagai pengetahuan, dengan menciptakan budaya dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mengoperasikan Knowledge Management. Maka petugas perpustakaan diharapkan mampu meningkatkan kompetensi manajerial dan kepemimpinan berbasis informasi.
    5. Perpustakaan FKIK harus mulai mengembangkan Sistem Informasi Perpustakaan kalau masih tetap ingin dipandang sebagai penyedia informasi dan pengetahuan yang utama. Untuk itu, berbagai perangkat pendukung yang diperlukan harus dipersiapkan termasuk organisasi dan kebijakan yang harus ditetapkan pada tingkat institusi induk perpustakaan.
    6. Perpustakaan FKIK dapat membuat situs web sehingga sejumlah naskah berbagai jenis dokumen, yang selama ini tergolong kelabu, dapat dikelola oleh perpustakaan seperti yang telah dilakukan oleh sejumlah perpustakaan.

Kesimpulan
Knowledge Management menawarkan suatu peluang bagi petugas perpustakaan untuk menjadikan diri mereka relevan terhadap tuntutan zaman. Walaupun beragam teori Knowledge Management, tetapi konsep yang ditawarkannya dapat dijadikan sebagai titik tolak bagi petugas perpustakaan untuk lebih berperan secara substansial dalam menyediakan seluruh pelayanan informasi dan pengetahuan bagi pengguna perpustakaan.
Penerapan Knowledge Management di Perpustakaan FKIK masih memerlukan penyempurnaan khususnya dalam hal strategi, culture, pengembangan sumber daya manusia, dan pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan. Sedangkan yang menyangkut proses tetap dapat mengikuti operasional Perpustakaan FKIK. Dengan diterapkannya Knowledge Management diharapkan proses layanan Perpustakaan FKIK akan lebih cepat dan efektif.
Petugas Perpustakaan FKIK harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi informasi dan pengetahuan yang terdapat di FKIK maupun di luar FKIK dan mengembangkan Simtem Informasi Perpustakaan untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hukum yang diperlukan.
Apa yang penulis kemukakan didalam tulisan ini merupakan paparan penulisan ilmiah sehingga dapat digunakan sebagai bahan masukan untuk memaksimalkan peran dan fungsi perpustakaan dalam melayani layanan kepada penguna maupun masyarakat. Penulis menyadari, bahwa untuk melakukan suatu perubahan paradikma kepustakawanan apalagi menyangkut pemberdayaan pengetahuan tidaklah semudah membalik telapak tangan, karena itu memerlukan tekad dan komitmen yang kuat dari petugas perpustakaan itu sendiri serta dukungan nyata dari organisasi.
Daftar Referensi
Choo, Chun Wei, (1988). “ the Knowing Organization. How Organizations Use Information to Constract Meaning, Create Knowledge, and Make Decisions”. New York: Oxford Univeristy Press.
Davenport, Thomas H & Prusak, L. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press
Elita, R.Funny Mustikasari. (2009). Pemanfaatan intangible asset sebagai implementasi manajemen pengetahuan. Desember 1, 2009.
    Gilbert Probst. (2001). Managing Knowledge Building Block for Success. Wiley
Koina, Cathie. 2004. ”Librarians are the ultimate knowledge managers?”. Desember 7, 2009. http://www.alia.org.au/publishing/alj/52.3/full.text/koina.html.
Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon (2002). Management Information System: Managing the Digital Firm, 7th. New Jersey : Prentice-Hall.
Loly. (2009). Peran Perpustakaan Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam memajukan Program Visi dan Misi Fakultas. Desember 13, 2009. http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/11/peran-perpustakaan-fakultas-kedokteran.html
Malhotra, Yogesh. 1998. Knowledge Management , Knowledge Organizations & Knowledge Workers : A View from the Front Lines.
PDII 2.0. (2008). Knowledge Sharing dalam Komunitas. Desember 12, 2009. http://www.pdii.lipi.go.id/knowledge-sharing-dalam-komunitas.html
Rendy. Case 3: Bank Exim. (2009). Desember 1, 2009. http://rendy.blog.binusian.org/2009/06/06/case-3-bank-exim/
Ruvaidah, Vivit Wardah. Knowledge Commerce: Peluang Implementasinya di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Desember 1, 2009.
Saputri, Devy Listisari Saputri. (2009). Knowledge Management bagi sistem informasi Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. Jakarta: Binus University
Setiarso, Bambang Setiarso. (2006). Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) dan proses penciptaan pengetahuan. Desember 7, 2009.
Siregar. A. Ridwan. (2005). Manajemen Pengetahuan Perspektif Pustakawan. Disampaikan dalam Seminar Ilmiah Nasional IPI di PekanBaru Riau, 31 Mei – 3 Juni 2005. Desember 7, 2009. http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/index.php/pus/article/view/17239/17192
S. Pratomo, Mayor Czi Budiman. (2008). Manajemen pengetahuan (Knowledge Management). Desember 12, 2009. http://www.mabesad.mil.id/artikel/artikel2/310504manajemen_pengetahuan.htm
T. Kanti Srikantatiah & Michael E.D. Koenis (ed), Knowledge Management for The Information Professional, New Jersey: Information Today. Desember 13, 2009. http://pustaka.unpad.ac.id/wpcontent/uploads/2009/01/aplikasi_manajemen_pengetahuan.pdf
Tiwana, Amrit (1999) . The Knowledge Management Toolkit. New Jersey: Prentice Hall PTR.

2 komentar:

Adit mengatakan...

Sangat bermanfaat!!!

Loly mengatakan...

terimakasih