Loly

Acquistion

2011-12-29T00:16:00.000-08:00

PENGADAAN

Ringakasan bab 10 (Acquistion) dalam buku “Developing Library and Information Center Collections” / by Edward Evans

Perubahan tentang sistem pengadaan pada awal abad ke-21 ini yakni akan dijabarkan pada bab ini, istilah “Morphing” yakni adalah sebuah kata yang valid yang kita lihat di layar televisi ataupun bioskop tentang teknologi pembuatan film yang selalu berubah dan dapat membuat orang untuk selalu menemukan hal-hal baru. Begitupun mengenai struktur dan pengoperasian unit pengadan di perpustakaan dan pusat-pusat informasi. Perubahan adalah aspek alami dalam setiap organisasi yang dinamis, dan kami percaya bahwa hampir seluruh perpustakaan dan pusat informasi adalah organisasi yang dinamis. (S.R Ranganathan mengungkapkan bahwa "perpustakaan adalah sebuah organisasi yang tumbuh dan selalu berubah). Meskipun perubahan menjadi bagian dari organisasi yang sangat cepat sehingga membuat manusia untuk berpikir bagaimana cara mengembangkannya.

Salah satu hasil dari perubahan ini adalah beberapa orang di unit pengadaan mulai mempertanyakan peran dan karakter pekerjaan mereka. Beberapa orang yang berprofesi sebagai pengadaan misalnya, Alex Bloss, Ron Ray, sangat percaya tentang adanya perubahan tersebut, Meskipun beberapa perubahan yang signifikan telah terjadi dalam pengembangan koleksi, semua orang setuju bahwa fungsi dasar dari unit pengadaan yaitu, pengadaan adalah suatu unit kerja yang melibatkan, menemukan dan memperoleh item yang diidentifikasi untuk sebuah koleksi.

Mengubah Lingkungan Kerja Pengadaan

Seperti yang sudah diketahui bahwa bahan elektronik / jaringan Web yang menciptakan sebagian besar perubahan dalam lingkungan unit pengadaan perpustakaan. Carol Diedrichs mengatakan bahwa antara tahun 1995 dan 1998, serials pustakawan di perpustakaan OHIO State University 'hampir 50 persen melakukan review lisensi dan negosiasi untuk produk elektronik’. Orang bisa membayangkan persentase yang mendekati 70 hingga 80 persen, seperti yang telah kita catat dalam beberapa bab-bab sebelumnya yakni membutuhkan pendekatan pengadan yang berbeda, seperti memiliki masa percobaan dan sewa, persetujuan untuk buku, melihat terlebih dahulu media lain, mempertimbangkan yang perlu dilibatkan dan komunikasi yang diperlukan untuk proses percobaan yang sukses.

Joyce Ogburn mencatat bahwa mengelola program pengadaan untuk satu set khusus keterampilan dan kegiatan penilaian, prediksi, pengendalian, pilihan, validasi dan kuantifikasi merupakan pekerjaan di Perpustakaan. Yakni menilai kelayakan pengadaan, ketersediaan sumber daya, dan peluang keberhasilan, mengontrol sistem dan metode yang diperlukan, pilihan sumber layanan pendukung dan kuantitas sumber daya, pekerja yang terlibat untuk melakukan bisnis pengadaan merupakan ukuran sebuah keberhasilan. Kami percaya bahwa keterampilan dan kegiatan adalah konstan, tetapi perpustakaan saat ini mungkin perlu menggambar keahlian sejumlah anggota staf untuk mendapatkan sumber daya yang diinginkan. Selanjutnya, kami sepenuhnya setuju dengan coment Ron Ray yang menyimpulkan: Administrator perpustakaan tidak mampu untuk meninggalkan keahlian pengadaan, mereka sebagai pustakawan menavigasi ke dalam lingkungan teknologi baru dan pola konvensional distribusi informasi, tetapi tidak seharusnya mereka merasa dibatasi untuk terus mengorganisir keahlian pengadaan seperti yang dikembangkan di perpustakaan.

Sebuah artikel tahun 2002 oleh Linda Lomker menjelaskan pada karya "Tim Pelayanan Teknis" di perpustakaan University of Minnesota. Meskipun situasi yang berbeda dari mayoritas perpustakaan karena ukuran perpustakaan tim tetap bekerja bersama, seluruh layanan teknis tradisional di departemen menjadi biasa, terutama karena menggunakan system layanan perpustakaan seperti PromptCat.

Untuk menjadi yang efektif, pemilihan dan personil pengadaan harus memiliki kedekatan, hubungan kerja yang baik, koordinasi yang buruk akan mengakibatkan usaha sia-sia, respons yang lambat, dan biaya unit yang tinggi. Departemen pengadaan memiliki dua tujuan perpustakaan dan tujuan departemen. Yang dapat dikelompokan menjadi lima bidang umum tujuan:

· Membantu dalam mengembangkan pengetahuan dari buku, media dan elektronik

· Membantu dalam proses seleksi dan pengembangan koleksi

· Membantu dalam permintaan pengolahan untuk barang yang akan ditambahkan ke koleksi

· Membantu dalam memantau pengeluaran dana pengembangan koleksi

· Membantu dalam pemeliharaan semua catatan yang diperlukan dan menghasilkan laporan-laporan mengenai pengeluaran dana

Dengan menyebarkan materi dari pencipta berbagai informasi dan vendor, bantuan departemen pengadaan dalam proses seleksi, bahkan jika ada duplikasi, karena ada peluang. Sementara banyak penerbit sekarang menggunakan e-mail pengumuman di tempat brosur dikirim untuk judul baru atau edisi, pertanyaan untuk mendapatkan informasi tersebut kepada orang lain dan duplikasi tetap meningkat. Kebanyakan pencipta informasi di perpustakaan membuat keputusan pembelian dengan bahan elektronik, proses ini pada umumnya lebih kompleks, dengan dua orang atau lebih yang terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut. Jadi tidak mengherankan jika pencipta informasi membeli sejumlah mailing list yang digunakan ketika mempromosikan produk baru atau direvisi dan beberapa salinan atau pengumuman secara online literature promosi akan dikirim.

Secara tradisional, departemen pengadaan memelihara koleksi-koleksi penerbit, pengumuman prepublication, dan katalog vendor. Penerbit lebih banyak dan lebih tergantung pada katalog online daripada versi cetak. Monitoring situs di web bahwa perpustakaan membeli sesuatu sumber informasi secara teratur. Para selektor dan staf pengadaan harus melakukannya. Meskipun lingkungan yang berubah, tidak ada alasan khusus untuk mengubah lokasi kegiatan tersebut kecuali ada pengorganisasian dan hasil kegiatan harus disimpan dalam beberapa bentuk.

Proses permintaan untuk bahan/sumber melibatkan beberapa kegiatan untuk memastikan perpustakaan memperoleh barang-barang yang dibutuhkan secepat mungkin. Perpustakaan akan mengatur waktu dan uang jika mereka diminta untuk melanjutkan permintaan tersebut ke penerbit atau vendor. Informasi yang tidak akurat, duplikasi permintaan, bahan yang tidak tersedia, dan masalah yang muncul akan menghasilkan biaya yang tidak dapat diterima baik bagi perpustakaan dan pemasok. Masing-masing departemen pengadaan mengembangkan dan mengatur prosedurnya sendiri untuk mengurangi masalah yang mungkin timbul. Meskipun ada ratusan variasi, proses dasarnya adalah sama yakni: prosedur pencarian, pemesanan, penerimaan, memanjemen fiskal dan pencatatan.

Departemen pengadaan juga memiliki tujuan internal. Empat tujuan umum adalah:

Untuk mendapatkan bahan secepat mungkin
Untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi di semua prosedur kerja
Untuk menjaga proses kerja sederhana, untuk mencapai unit cost serendah mungkin.
Untuk mengembangkan hubungan kerja yang bersahabat dengan unit perpustakaan lain dan dengan vendor.

Tujuan internal yang penting untuk pencapaian tujuan yang lebih luas karena semua keputusan departemen tentang tujuan-tujuan internal akan memiliki dampak pada unit operasi lainnya di perpustakaan.

Kecepatan adalah faktor yang signifikan dalam memenuhi permintaan pengguna dan menentukan kepuasan pengguna. Sebuah sistem pengadaan yang membutuhkan tiga atau empat bulan untuk mengamankan item yang tersedia di toko buku lokal akan menciptakan masalah yang serius. Sebuah sistem yang sangat cepat namun memiliki tingkat kesalahan yang tinggi akan meningkatkan biaya operasi dan akan membuang waktu dan energi bagi staf departemen dan pemasok. Studi telah menunjukkan bahwa, di perpustakaan berukuran sedang dan besar, biaya pengadaan dan pengolahan sama dengan atau lebih besar dari harga biasanya. Dengan menjaga prosedur sederhana dan secara berkala meninjau alur kerja, departemen dapat membantu perpustakaan memberikan pelayanan yang lebih baik. Kecepatan pengadaan akurasi dan penghematan harus menjadi semboyan departemen pengadaan. Pembayaran kartu, pemesanan online, faktur elektronik, dan kredit sangat meningkatkan layanan yang lebih cepat.

Susunan kepegawaian

Perkembangan elektronik yang berubah dengan cepat juga memiliki dampak pada staf. Teknologi baru dan aplikasi memberikan tekanan pada staf untuk cepat mempelajari keterampilan baru karena beban kerja jarang menurun dan kebutuhan untuk mempertahankan sistem lama di perpustakaan, tekanan teknologi pada staf dikenal dengan stres technology. Tekanan terhadap teknologi bagi seluruh staf perpustakaan tidak hanya di unit pengadaan. Kalin dan Clark menyarankan: "Perubahan teknologi yang cepat membutuhkan pendekatan yang berbeda. Pelatihan harus menjadi bagian integral dari kehidupan kerja mereka bukan sekedar sebuah sisipan”.

Mengingat kebutuhan akan pelatihan serta waktu menjadi cukup baik dalam menggunakan keterampilan baru dan memiliki aktivitas tersendiri yang menjadi bagian integral kegiatan pekerjaan sehari-hari, ada kebutuhan untuk memikirkan kembali tugas. Tentu saja, banyak teknologi baru dan aplikasi membuat proses pengadaan kurang berbasis pada sumber tercetak dan dalam beberapa cara yang lebih efisien. Setiap upgrade baru dari modul pengadaan sarana pelatihan seolah-olah waktu upgrade lebih pendek. Sumber dana lebih bersedia mengeluarkan uang untuk teknologi daripada mereka mengikat sumber daya untuk posisi tambahan. Apakah ini berarti bahwa seseorang tidak boleh hanya memindahkan metode berbasis kertas tradisional ke sistem komputer. Untuk menangani masalah yang dihadapi staf biasanya melibatkan tiga kelas karyawan yakni: profesional, staf pendukung dan membantu dalam penyelesaian masalah tersebut.

Pustakawan memberikan pengetahuan yang mendalam tentang operasi perpustakaan dan informasi pengadaan, mereka menetapkan tujuan departemen dan tujuan, mempersiapkan rencana operasi, mengembangkan kebijakan dan mengawasi operasional departemen. Mereka juga melakukan tugas yang membutuhkan keahlian khusus atau pengetahuan seperti bernegosiasi perjanjian lisensi, pemantauan dan peramalan kenaikan harga yang mungkin untuk permintaan anggaran dan bekerja sama dengan vendor untuk mendapatkan diskon. Dengan prosedur yang direncanakan, staf dapat menangani sebagian besar kegiatan departemen.

Seperti disebutkan sebelumnya, departemen pengadaan memiliki tanggung jawab menyeleksi. Kebanyakan perpustakaan membagi tanggung jawab seleksi antara semua pustakawan. Bahkan di perpustakaan tersebut, individu yang terlibat dalam proses tersebut harus meliputi bidang-bidang subjek yang luas. Didalam Bab I diuraikan enam fungsi koleksi pengembangan yang memiliki banyak elemen.

· Meninjau bahan pertukaran bahan ustaka

· Meninjau Program pengadaan seperti rencana persetujuan dan perintah berdirinya

· Mengambil bagian dalam diskusi mengenai alokasi dana

· Melakukan evaluasi pengguna dan studi sirkulasi

· Terlibat dalam keputusan penyeleksian

· Merencanakan dan melaksanakan penelitian evaluasi koleksi

· Mengidentifikasi koleksi lama yang masih dibutuhkan

Proses Pengadaan

Pada dasarnya, ada delapan metode standar dalam pengadaan, yaitu firm order, standing order, approval plans, blanket order, subscriptions, kontrak, hadiah, dan program pertukaran. Firm order adalah metode untuk memperoleh banyak judul yang perpustakaan inginkan – dengan formulir pemesanan dikirim ke salah satu vendor atau produsen item tersebut.

Standing order adalah cara yang terbaik untuk materi-materi yang sifatnya serial (berseri). Perpustakaan melakukan pemesanan pada serial/item, mirip dengan berlangganan sebuah jurnal. Pemasok (vendor atau produser) secara otomatis mengirim item bersama dengan faktur. Standing order adalah metode akuisisi yang berharga tetapi membutuhkan pemantauan (monitoring) hati-hati sepanjang tahun.

Approval plans adalah sebuah variasi dari konsep standing order. Mereka mengirimkan item secara otomatis ke perpustakaan dari vendor, bersama dengan fakturnya setelah perpustakaan menerima item tertentu. Perbedaannya adalah approval plans biasanya mencakup sejumlah bidang subyek, dan perpustakaan berhak untuk mengembalikan item-item yang tidak diinginkan. Keuntungannya adalah dapat menghemat waktu bagi staf. Keuntungan lainnya adalah hak untuk mengembalikan item yang tidak diinginkan, dengan didasari asumsi bahwa pemilih dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang kelayakan suatu item dengan melihat item sebelum melakukan pembelian.

Blanket order adalah kombinasi dari firm order dan approval plans. Ini merupakan sebuah komitmen perpustakaan untuk membeli segala sesuatu secara konstan dari penerbit, atau subyek yang terbatas atau dari negara tertentu. Dalam kasus suatu subyek atau negara, profil dikembangkan antara perpustakaan dan vendor blanket order. Pesanan datang secara otomatis bersama dengan faktur, sehingga dapat menghemat waktu bagi staf. Keuntungan lainnya adalah bahwa perpustakaan mendapatkan beberapa eksemplar judul yang dicetak terbatas. Seperti halnya standing order, kekurangan utama dari rencana blanket order adalah perkiraan berapa banyak cadangan uang yang harus disediakan untuk melunasi faktur.

Memproses Permintaan

Tahapan pertama dalam proses pengadaan adalah mengatur permintaan-permintaan yang masuk. Bentuk permintaan dapat berupa permintaan lisan atau e-mail, catatan pada secarik kertas, kartu permintaan formal yang lengkap, hingga sebuah formulir online. Staf mengatur semua permintaan sehingga mereka dapat melakukan proses pengecekan secara efisien. Setiap perpustakaan memiliki format permintaan masing-masing.

Kartu permintaan yang diproduksi secara komersial mencakup semua kategori informasi yang terdapat dalam Guidelines Library Orders for In-Print Monographic Publications, yaitu, penulis, judul, penerbit, tahun terbit, edisi, ISBN atau ISSN, SAN (Standard Address Number), harga, dan jumlah eksemplar. Banyak yang menyediakan tempat untuk informasi lain, seperti nama pemohon, seri, vendor, sumber pendanaan, dan tanda tangan persetujuan. Banyak pengguna yang meminta item yang sudah ada dalam koleksi karena mereka tidak tahu bagaimana menggunakan katalog. Adakalanya orang bingung dengan nama penulis, judul, penerbit dan sebagainya. Oleh karena itu, penelusuran bibliografis merupakan sebuah tahapan penting dalam pekerjaan pengadaan.

Kegiatan Sebelum Pemesanan (Preorder work)

Verifikasi atau penelusuran bibliografis terdiri atas dua elemen. Pertama, verifikasi, yaitu menetapkan keberadaan dari sebuah item tertentu. Kedua, penelusuran, yakni menetapkan apakah perpustakaan membutuhkan memesan item tertentu. Dalam verifikasi, perhatian utamanya adalah mengidentifikasi ketepatan mengenai pengarang, judul, penerbit, dan data pemesanan yang diperlukan lainnya. Penelusuran, menentukan apakah perpustakaan telah memiliki item tertentu (mungkin sudah menerima tetapi belum ada pada OPAC), apakah membutuhkan dua atau beberapa eksemplar, dan apakah item tertentu itu sudah dipesan tetapi belum diterima. Sistem automasi perpustakaan yang terintegrasi membuat penelusuran menjadi cepat dan mudah, kecuali untuk menentukan kebutuhan penambahan eksemplar.

Salah satu kegiatan utama sebelum melakukan pemesanan (preorder) adalah menetapkan pengarang yang tepat. Beberapa selektor, biasanya non pustakawan, hanya sedikit yang mengetahui tentang aturan entri pengatalogan. Mengetahui sesuatu tentang aturan entri utama sebagaimana standar daftar judul sumber bibliografi, akan menghemat waktu dalam penelusuran.

Pemesanan

Setiap metode mempunyai aturan sendiri dalam pengembangan koleksi dalam hal efisien, cara mengefektifkan biaya. Bagaimanapun juga metode yang digunakan untuk memesan bahan, vendor harus menerima informasi yang cukup untuk menjamin kiriman bahan yang benar: pengarang, judul, penerbit, tahun publikasi, harga, edisi (jika terdapat variasi edisi), jumlah eksemplar, jumlah pemesanan, dan sebagainya.

Dengan sistem manual atau dengan approval plans, perpustakaan biasanya menggunakan sebuah formulir pemesanan beberapa eksemplar untuk pemesanan. Beberapa vendor menawarkan sebuah pilihan “formulir seleksi” dengan approval plan, dimana formulir pemesanan buku pra-cetak dikirim. Hampir semua sistem pengadaan berbasis komputer dapat menangani semua perintah dengan sedikit atau tanpa kertas, formulir pemesanan tercetak disediakan dalam beberapa format dan berisi empat hingga dua belas eksemplar. Ukuran 3x5 inch adalah standar di Amerika Serikat. Tidak ada standar khusus warna untuk tujuan tertentu. Setidaknya ada empat tipe eksemplaran, yaitu outstanding order copy, dealer’s copy, claiming copy, dan accounting copy.

Dalam file yang sedang diproses akan mencakup beberapa eksemplar formulir pemesanan. Misalnya, setelah mengirim pesanan, staf akan menempatkan semua eksemplar-eksemplar yang tersisa di dalam file proses. Beberapa eksemplar ini merepresentasikan status pemesanan atau klaim permintaan, sedangkan satu eksemplar diteruskan ke katalog ketika item yang dipesan itu yang sudah tiba, dan yang terakhir tetap dalam file, menunjukkan bahwa bahwa item tersebut sedang diolah tetapi belum siap untuk digunakan umum. Setelah diterima, seorang anggota staf menarik slip kecuali dalam slip proses. Ketika item tersebut siap untuk sirkulasi, bagian pengatalog mengembalikan slip ke bagian pengadaan untuk meminta penghapusan dalam slip proses.

Laporan pengklaiman dan penanganan supplier adalah salah satu aspek yang memakan banyak waktu dalam proses pemesanan, baik manual maupun online. Penerbit atau vendor komersial Amerika Serikat laporan membutuhkan waktu 90 hari. Untuk penerbit nonkomersial (seperti university press), ada tambahan waktu 30 hari (total 120 hari).

Vendor harus merespon dengan laporan yang jelas ketika mereka tidak dapat memenuhi pesanan dalam jangka waktu yang wajar. Misalnya laporan yang memberikan keterangan "belum diterima dari penerbit"; "kehabisan stok pesanan"; "mengklaim"; "dibatalkan"; “belum dipublikasikan"; "kehabisan stok penerbit"; "out of print"; "publikasi dibatalkan"; kehabisan stok tanpa batas"; "bukan publikasi kami"; "judul yang diberikan salah"; "eksemplar cacat", dan " salah jumlah yang diberikan".

Sebelum melakukan pemesanan, staf harus membuat tiga keputusan penting:

1. Metode pengadaan yang akan digunakan

2. Vendor yang akan digunakan

3. Sumber dana

Penerimaan dan Penempatan Pesanan

Proses penempatan adalah pemeriksaan nomor pesanan terakhir dan penomeran secara berurutan. Penerimaan pesanan (order) memerlukan perencanaan yang matang. Langkah-langkah dalam proses tersebut adalah: (1) Adanya slip berkas atau kwitansi dalam paket pesanan, (2) Mencocokan tiap-tiap barang dengan slip dalam kotak pesanan, (3) Memeriksa kondisi fisik barang, dan (4) Pembayaran kwitansi yang disetujui.

Beberapa kendala umum dalam penerimaan diantaranya; Pengiriman Edisi yang salah, barang yang dipesan tidak ada, pengiriman barang yang tidak dipesan, pengiriman salinan terlalu banyak atau kurang, dan penerimaan salinan yang rusak. Setelah memastikan semua kiriman sesuai, tinggal menandai properti (dengan stempel atau hiasan timbul) yang membutuhkan waktu. Biasanya untuk menandai di ujung bagian depan atau di halaman muka. Cara lainnya dengan menambahkan barang dengan memberikan nomor yang unik.

Hadiah dan Deposit

Dalam kebanyakan kasus, departemen pengadaan di perpustakaan menerima hadiah buku, serial, dan bahan lain yang tak diminta. Hadiah tersebut dapat saja digunakan untuk penggantian barang yang sudah habis persediaannya, salinan tambahan, dan mengisi kekosongan koleksi. Pernyataan kebijakan pengembangan koleksi atas hadiah membantu staf Pengadaan dalam memproses barang dengan cepat.

Meninjau hadiah ini penting, karena perpustakaan tidak harus membuang barang berharga atau diperlukan yang datang sebagai hadiah. Namun, salah satu yang harus diingat fakta bahwa sebuah perpustakaan tidak harus menambahkan item yang tidak perlu. David Fowler dan Janet Arcand's dalam artikelnya menyatakan bahwa menyediakan informasi rinci tentang waktu dan biaya kegiatan perolehan buku "gratis.". Dua faktor yang substansial, dan satu-satunya perbedaan yang nyata untuk hadiah adalah kurangnya harga pembelian. Pengolahan dan biaya penyimpanan adalah sama baik hadiah atau yang dibeli. Buku lama diperlukan pemeriksaan hati-hati, sebagai variasi dalam cetakan dan edisi dapat menentukan apakah suatu item berharga atau tidak berharga. (Biasanya, cetakan kedua atau ketiga kurang berharga daripada cetakan pertama dari suatu karya.) dalam melakukan pencarian dibutuhkan orang dengan pelatihan dan pengalaman yang luas dalam memeriksa bibliografi.

Metode lain adalah untuk mengatur dengan out-of dealer-tercetak untuk mengambil item, biasanya banyak harga per-item. Hal ini biasa untuk menerima uang tunai, bahkan, dealer perpustakaan memberikan sebuah kredit. Perpustakaan menggunakan kredit untuk mendapatkan bahan-bahan dari dealer. Sistem ini bekerja dengan baik jika perpustakaan memiliki spesialisasi bahan dealer yang diinginkan dan ketika saham dealer cukup bahan yang bermanfaat bahwa perpustakaan dapat menggunakan kredit di dalam.

Perkembangan Masa Depan

Tidak diragukan lagi, perangkat keras dan teknologi perangkat lunak, khususnya pada wilayah yang kecil, sistem bisnis komputer yang relatif murah, mungkin bahkan perpustakaan terkecil lebih mudah untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi, serta mengikat ke dalam sistem regional dan nasional. Gagasan bahwa semua rumah dan kantor akan memiliki akses ke katalog online sebuah perpustakaan tidak lagi sekedar lamunan. Dengan sistem baru, total sistem perpustakaan terintegrasi lebih dekat dengan kenyataan, pengembangan koleksi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.

Evaluasi Koleksi

2011-12-09T01:17:00.001-08:00

1. Pendahuluan

Menurut Sheila Intner dan Elizabeth Futas bahwa tahun 1990-an adalah dekade evaluasi. Walaupun masih dapat diperdebatkan, namun sebuah studi bibliografi beranotasi yang dilakukan oleh Thomas Nisonger menunjukkan itu adalah satu dekade yang mempunyai perhatian sangat tinggi tentang subjek ini. Tercatat dari tahun 1992 sampai 2002 terdapat lebih dari 600 entri.

Jika 1990-an bukan dekade evaluasi, apa yang tidak diperdebatkan adalah bahwa evaluasi (evaluation), penilaian (assessment), hasil (outcomes), dan akuntabilitas (accountability) adalah kata-kata dan kegiatan yang sangat berkaitan dengan pekerjaan pustakawan. Apa kekuatan koleksi? Bagaimana efektivitas pengeluaran yang telah kita habiskan untuk pengembangan koleksi? Bagaimana manfaat koleksi untuk melayani masyarakat? Bagaimana koleksi kita dibandingkan dengan perpustakaan lain? Ini hanyalah beberapa pertanyaan yang dapat dijawab dengan melakukan sebuah proyek penilaian evaluasi koleksi. Evaluasi melengkapi siklus pengembangan koleksi dan memberikan umpan balik bagi kegiatan need assesment. Meskipun istilah evaluasi mempunyai beberapa definisi, ada suatu unsur umum yang terkait di dalamnya yaitu memberikan nilai atau manfaat pada objek atau kegiatan. Evaluasi koleksi melibatkan objek dan kegiatan, serta nilai-nilai kuantitatif dan kualitatif.

Meskipun teknologi sangat membantu dan sistem evaluasi semakin canggih, menurut Betty Rosenburg, seorang pakar pengembangan koleksi, alat yang terbaik untuk evaluasi koleksi adalah kecerdasan, berbudaya, dan seleksi petugas yang berpengalaman. Pernyataan ini dapat dipahami sebab unsur-unsur subyektif dan kualitatif begitu banyak terlibat dalam pengembangan koleksi.

Sebelum melakukan kegiatan evaluasi, perpustakaan harus terlebih dahulu mendefinisikan tujuan dan sasaran pengembangan koleksi. Ada banyak kriteria untuk penentuan nilai dari sebuah buku atau keseluruhan koleksi, misalnya: secara ekonomi, moral, keagamaan, estetika, intelektual, pendidikan, politis, dan sosial. Nilai sebuah benda atau koleksi berfluktuasi tergantung pada tolok ukur mana yang digunakan. Mengombinasikan beberapa langkah adalah efektif sepanjang ada kesepakatan menyangkut bobot relatifnya. Banyak faktor-faktor subjektif berlaku dalam proses evaluasi yang harus dilalui sebelum mulai melaksanakan proses tersebut. Salah satu manfaat penting memiliki tujuan pasti dan kriteria nilai yang ditetapkan terlebih dahulu adalah bahwa interpretasi hasil jauh lebih mudah. Hal ini juga dapat membantu untuk meminimalkan perbedaan pendapat tentang hasil.

2. Tujuan Evaluasi Koleksi

Perpustakaan melakukan evaluasi untuk beberapa alasan, seperti:

a. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada;

b. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya;

c. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi.

Tujuan evaluasi koleksi dapat dibagi menjadi dua kategori luas, yaitu alasan internal dan alasan eksternal.

2.1 Alasan Internal

Evaluasi koleksi bagi internal dapat dilakukan untuk memberikan informasi tentang kebutuhan pengembangan koleksi. Pertanyaan yang dapat dijawab seperti: cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, bidang koleksi yang kuat dan lemah, masalah yang ada dalam program dan kebijakan pengembangan koleksi dll.

Selain itu evaluasi koleksi untuk internal dapat memberikan informasi bagi kebutuhan anggaran, misalnya anggaran untuk memperkuat koleksi yang lemah dan memelihara koleksi yang sudah kuat.

2.2 Alasan Eksternal

Alasan eksternal evaluasi koleksi adalah untuk: 1) kebutuhan institusi lokal, dan 2) kebutuhan di luar organisasi. Untuk kebutuhan institusi lokal pertanyaan yang dapat diajukan adalah: apakah kinerja perpustakaan rendah, sedang atau di atas rata-rata? Apakah anggaran yang diminta untuk bahan perpustakaan wajar? Apakah rasio biaya dengan manfaat baik? dll. Sedangkan bagi kebutuhan di luar organisasi adalah untuk menyediakan data bagi kelompok akreditasi, lembaga pemberi dana, jaringan, konsorsium, program kerjasama dan lembaga donor tentang kebutuhan koleksi.

3. Metode Evaluasi Koleksi

Berbagai metode evaluasi koleksi telah dibahas dalam berbagai tulisan, untuk memilihnya tergantung pada tujuan dan kedalaman dari proses evaluasi. George Bonn memberikan lima pendekatan umum terhadap evaluasi, yaitu:

a. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki

b. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi

c. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan

d. Pemeriksaan koleksi langsung

e. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.

Kebanyakan metode yang dikembangkan akhir-akhir ini mengambil teknik-teknik statistik. Beberapa standar dan pedoman dari asosiasi profesional dan badan-badan akreditasi menggunakan pendekatan dan formula-formula statistik yang memberikan kepada pelaksana evaluasi beberapa indikator kuantitatif dalam melakukan penilaian. Berbagai standar, daftar pencocokan (checklist), katalog, dan bibliografi adalah beberapa sarana lain bagi pelaksana evaluasi.

Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA's Guide to the Evaluation of Library Collections) membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi. Metode tersebut difokuskan untuk sumber daya tercetak, tetapi ada unsur-unsur yang dapat digunakan dalam evaluasi sumber daya elektronik. Adapun metode itu adalah:

a. Metode Terpusat pada Koleksi

Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:

1) Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog

2) Penilaian dari pakar

3) Perbandingan data statistik

4) Perbandingan pada berbagai standar koleksi

b. Metode Terpusat pada Penggunaan

Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:

1) Melakukan kajian sirkulasi

2) Meminta pendapat pengguna

3) Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan

4) Melakukan kajian sitiran

5) Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca)

6) Memeriksa ketersediaan koleksi di rak

Setiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Seringkali yang terbaik adalah menggunakan beberapa metode yang saling dapat menutupi kelemahannya. Di bawah ini akan dibahas secara ringkas berbagai metode tersebut.

3.1 Metode Terpusat pada Koleksi

3.1.1 Pencocokan pada Daftar (List Checking)

Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara lama yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi. Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain, biasanya menghasilkan data numerik, seperti: "perpustakaan A mempunyai x % dari buku-buku yang ada di daftar itu". Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Beberapa contoh bibliografi yang standar adalah: Books for College Libraries, Business Journals of the United States, Public Library Catalog, Guide to Reference Books, Best Books for Junior High Readers (standar ini banyak dikeluarkan oleh American Library Association) dan Core Lists untuk berbagai subjek tertentu (dikumpulkan oleh Association of College and Research Libraries, Amerika Serikat). Untuk terbitan dari Indonesia belum ada, karena membuat dokumen seperti itu membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang sangat besar.

Untuk melakukan evaluasi koleksi, berbagai daftar pencocokan bisa digunakan. Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang akan dicocokkan semakin banyak waktu dibutuhkan untuk melakukannya. Namun terlalu sedikit daftar yang digunakan untuk evaluasi koleksi juga memberikan hasil yang kurang baik.

Memang dengan adanya data katalog di komputer, OPAC (Online Public Access Catalog), akan sangat mempercepat proses pencocokan koleksi dengan daftar. Perlu juga diteliti apakah publikasi yang didaftar pada daftar pencocokan (checklist) itu sesuai dengan tujuan dari perpustakaan. Bisa saja daftar itu memang tidak sesuai dengan koleksi yang harus dibina di perpustakaan itu. Di negara maju seperti Amerika Serikat dimana pangkalan data dari jaringan berbagai perpustakaan banyak tersedia, mereka membuat bibliografi khusus yang memang diperuntukkan sebagai sarana untuk evaluasi koleksi. Bibliografi yang dibuat khusus itu lebih tepat untuk sarana evaluasi koleksi.

Ada beberapa kelemahan dalam teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi, yaitu:

a. Pemilihan judul untuk penggunaan yang khusus, tidak berlaku umum.

b. Hampir semua daftar selektif dan bisa saja mengabaikan banyak judul-judul publikasi yang bermutu.

c. Banyak judul yang tidak sesuai untuk sebuah komunitas perpustakaan yang khusus.

d. Daftar-daftar itu mungkin saja sudah kadaluarsa.

e. Sebuah perpustakaan mungkin saja mempunyai banyak judul yang tidak tercantum pada daftar pencocokan, namun publikasi itu sama baiknya dengan yang ada di daftar.

f. Pelayanan pinjaman antar perpustakaan tidak membawa bobot dalam evaluasi.

g. Daftar pencocokan (checklist) menyetujui judul-judul, namun tidak ada sanksi untuk memiliki judul yang kurang bermutu.

h. Daftar pencocokan (checklist) tidak memasukkan materi yang khusus yang sangat penting bagi sebuah perpustakaan tertentu.

Untuk menjawab berbagai kritik tersebut, daftar pencocokan (checklist) seharusnya mendaftar semua bahan pustaka untuk semua perpustakaan. Hanya perlu diingat bahwa tidak semua bahan pustaka mempunyai nilai yang sama, atau sama bergunanya untuk sebuah perpustakaan tertentu. Banyak buku-buku lama yang masih sangat berguna bagi pembaca, namun daftar pencocokan yang sudah kadaluarsa sangat kecil kemungkinannya untuk bermanfaat sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan.

Hasil pencocokan terhadap sebuah daftar menunjukkan persentase buku-buku dari daftar yang ada dalam koleksi. Tetapi tidak ada standar berapa persen dari checklist yang harus ada dalam koleksi sebuah perpustakaan. Misalkan sebuah perpustakaan memiliki 53% dari buku-buku yang ada pada checklist. Apakah nilai itu sudah memadai, apakah penting untuk memiliki semua buku yang ada di daftar? Membandingkan angka persentase dari daftar untuk kepemilikan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain kecil manfaatnya, kecuali kedua perpustakaan itu mempunyai populasi yang dilayani yang sama. Kelemahan teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi masih terus didiskusikan, namun tetap saja teknik ini bermanfaat bagi perpustakaan dalam mengevaluasi koleksi.

Sayang sekali di Indonesia belum memiliki pangkalan data jaringan perpustakaan yang secara resmi bekerja sama atau bibliografi yang dibuat khusus untuk evaluasi koleksi. Ada juga beberapa pustakawan yang mengumpulkan data katalog dari berbagai perpustakaan, namun data itu merupakan hasil usaha perorangan dan tidak ada kepastian perbaharuan data secara berkala. Salah satu jalan keluarnya, seorang pustakawan dari perpustakaan sejenis menanyakan buku-buku atau jurnal yang seharusnya dimiliki kepada perpustakaan lain yang sudah diketahui umum bahwa badan induknya merupakan sebuah institusi yang bermutu dalam bidang subjek tertentu.

3.1.2 Penilaian Pakar

Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan.

Prosesnya bisa memerlukan peninjauan terhadap keseluruhan koleksi menggunakan daftar penjajaran (shelflist), bisa terbatas hanya pada satu subjek, itu yang sering terjadi, tetapi bisa juga mencakup berbagai subjek tergantung pada penguasaan pakar tersebut terhadap subjek yang akan dievaluasi.

Biasanya metode ini berfokus pada penilaian terhadap kualitas seperti kedalaman koleksi, kegunaannya terkait dengan kurikulum atau penelitian, serta kekurangan dan kekuatan koleksi. Teknik mengandalkan pada penilaian seorang pakar ini jarang digunakan tanpa dikombinasikan dengan teknik lain. Sering kali pelaku evaluasi yang menggunakan teknik ini merasa tidak cukup bila hanya melihat keadaan di rak. Maka mereka merasa perlu untuk mendapatkan kesan dari komunitas yang dilayani. Pengumpulan pandangan dari berbagai pengguna bisa dianggap mewakili pandangan komunitas. Dengan demikian pengguna didorong untuk terlibat dalam proses evaluasi koleksi.

3.1.3 Perbandingan Data Statistik

Perbandingan di antara institusi bermanfaat untuk data evaluasi. Namun ada keterbatasan disebabkan oleh perbedaan institusional dalam tujuan, program-program, dan populasi yang dilayani. Sebagai contoh, perpustakaan yang ada di sebuah sekolah tinggi untuk bidang ilmu tertentu, misalkan ilmu ekonomi, tentunya berbeda dengan perpustakaan yang ada di sebuah universitas yang mempunyai banyak fakultas dengan berbagai bidang ilmu. Dengan hanya menyatakan jumlah koleksi secara kuantitatif, sulit untuk dapat menyatakan kecukupan dari koleksi sebuah perpustakaan. Jumlah judul atau eksemplar saja tidak dapat dijadikan ukuran untuk melihat pertumbuhan koleksi. Tetapi dirasakan penting untuk mengembangkan pendekatan kuantitatif untuk mengevaluasi koleksi yang berguna untuk pengambilan keputusan, tetap dengan cara yang sederhana. Dengan dimanfaatkannya komputer untuk menyimpan data bibliografi bahan pustaka telah menciptakan sarana evaluasi yang sangat berguna. Di Amerika Serikat sebuah pangkalan data yang meliputi koleksi berbagai perpustakaan yang tergabung dalam sebuah jaringan bernama Washington Library Network (WLN) merupakan sarana evaluasi koleksi yang banyak digunakan.

Sebuah perpustakaan bisa membandingkan koleksi yang dimiliki dengan koleksi perpustakaan lain yang tergabung dalam jaringan WLN. Berhubung banyak perpustakaan di Amerika Serikat menggunakan standar klasifikasi Library of Congress, untuk membandingkan koleksi sebuah perpustakaan dengan data yang ada di WLN, data statistik koleksi dibandingkan berdasarkan nomor klasifikasi Library of Congress.

Dengan menggunakan pangkalan data jaringan WLN bisa diperoleh data seperti jumlah judul buku yang ada di koleksi sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi dibandingkan dengan koleksi perpustakaan lain, jumlah judul buku yang hanya dimiliki oleh sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi, dan berapa jumlah judul buku yang sarna yang ada di koleksi berbagai perpustakaan lain untuk setiap nomor klasifikasi, serta berbagai perbandingan data stastistik koleksi lainnya.

3.1.4 Standar Koleksi

Tersedia berbagai standar yang diterbitkan untuk hampir setiap jenis perpustakaan. Standar itu memuat semua aspek dari perpustakaan, termasuk mengenai koleksi. Standar itu ada yang menggunakan pendekatan kuantitatif, ada pula yang menggunakan pendekatan kualitatif. Contoh dari standar adalah Standards for College Libraries, antara lain memuat informasi mengenai cara untuk menentukan tingkatan kelas sebuah perpustakaan dalam ukuran koleksi berdasarkan persentase koleksi yang dimiliki dibandingkan dengan ukuran yang ideal.

Maka apabila ukuran koleksi sebuah perpustakaan sama atau melebihi dari yang ideal, maka perpustakaan itu mendapat kelas A. Untuk perpustakaan yang ukuran koleksinya di bawah yang ideal mendapat kelas di bawah A. Sebuah contoh standar yang lain, Books for College Libraries menyatakan bahwa sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai program pendidikan sarjana empat tahun seharusnya mempunyai koleksi minimum 150.000 eksemplar, 20% diantaranya seharusnya terbitan berkala yang sudah dijilid dan sisanya 80% adalah judul-judul monograf.

3.2 Metode Terpusat pada Penggunaan

3.2.1 Kajian Sirkulasi

Pengkajian pola penggunaan koleksi sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi semakin populer. Dua asumsi dasar dalam kajian pengguna/penggunaan adalah: 1) Kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh pengguna, dan 2) Statistik sirkulasi memberikan gambaran yang layak mewakili penggunaan koleksi.

Dengan digunakannya komputer dalam melaksanakan transaksi peminjaman, maka semakin mudah untuk memantau data sirkulasi. Ada masalah dengan data sirkulasi dikaitkan dengan nilai koleksi, karena data itu tidak termasuk data koleksi yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi seperti referens dan jurnal biasanya tidak dipinjamkan. Jadi data sirkulasi belum mewakili keseluruhan data pemanfaatan koleksi.

3.2.2 Persepsi Pengguna

Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi.

Hanya perlu diperhatikan objektivitas dari pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya. Jangan sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan informasinya.

Begitu juga dengan lemahnya sistem temu kembali bisa mengakibatkan seolah-olah koleksi perpustakaan itu tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Perlu juga diketahui latar belakang pengguna mengapa seseorang mengatakan positif atau negatif tentang koleksi. Tentunya pengguna yang sudah sering menggunakan perpustakaan akan memberikan pendapat yang lebih obyektif dibandingkan dengan pengguna yang baru atau bahkan tidak pernah menggunakan perpustakaan. Namun demikian bukan berarti bahwa pengguna atau calon pengguna yang demikian pendapatnya tidak perlu didengar.

Penentuan responden secara acak tentunya akan memasukkan semua unsur dalam populasi pengguna, termasuk pengguna potensial (belum menjadi pengguna). Perlu juga ada pertanyaan bagi pengguna potensial mengapa mereka tidak menjadi pengguna perpustakaan, apakah karena koleksinya tidak memenuhi kebutuhan mereka, ataukah karena mereka tidak mengetahui apa yang ada di koleksi perpustakaan? Dengan demikian yang menjadi masalah bukanlah koleksinya, tetapi masalah promosi perpustakaan. Semua itu harus menjadi masukan bagi evaluasi koleksi. Penentuan pertanyaan yang jeli akan menghasilkan kesimpulan yang lebih akurat, menghilangkan kemungkinan kesimpulan yang menyesatkan.

3.2.3 Menggunakan Statistik Pinjam Antar Perpustakaan

Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Namun bisa juga ada hal lain yang menyebabkan penggunanya lebih suka menggunakan perpustakaan lain seperti pelayanannya lebih baik, keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi. Tetapi tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pustakawan harus mencari informasi mengapa hal itu terjadi dan alasan utama terjadinya penggunaan perpustakaan lain oleh komunitasnya.

Pustakawan pengembangan koleksi juga harus secara berkala memeriksa data pinjam antar perpustakaan, bila pelayanan itu ada. Bila ada buku atau jurnal yang tidak dimiliki perpustakaan, tetapi sering diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti buku atau jurnal itu mempunyai peminat yang tinggi, sehingga sewajarnya bila buku atau jurnal itu dimiliki oleh perpustakaan. Bila buku atau jurnal itu sudah ada di koleksi, tetapi juga banyak diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti diperlukan duplikat yang lebih banyak untuk buku tersebut. Untuk jurnal yang biasanya sangat mahal harga berlangganannya, perlu dipikirkan bagaimana sistem baca di tempat yang lebih memberikan kesempatan yang merata kepada pengguna.

3.2.4 Kajian Sitasi

Pada dasarnya, ini adalah variasi pada metode checklist, tetapi untuk bahan tingkat penelitian. Metode ini sangat berguna di perpustakaan Perguruan Tinggi. Dengan melakukan kajian sitasi, pemetaan bidang ilmu dapat dilakukan sehingga perpustakaan dapat mengetahui literatur-literatur yang berkaitan dengan bidang ilmu tersebut.

Kajian sitiran dapat memberikan cara untuk melakukan perubahan dalam kekuatan koleksi. Kajian sitiran juga dapat memperlihatkan data tentang ketersediaan literatur yang disitir dalam penelitian di perpustakaan.

3.3 Cara Penelusuran

Salah satu teknik evaluasi lainnya adalah layak disebutkan, meskipun bukan mengenai alat pengembangan koleksi. Beberapa tahun yang lalu, T. Saracevic dan lain-lain melakukan studi tentang penyebab frustrasi pengguna dalam perpustakaan akademik. Metode ini mengharuskan seorang anggota staf atau peneliti untuk melihat pengguna saat mencari bahan. Fokusnya adalah pada ketersediaan bahan perpustakaan dan alasan tidak tersedia. Dengan metode ini, satu penelitian dilakukan untuk dua jenis pencarian: pencarian untuk item tertentu, disebut penelusuran diketahui (known search) dan mencari bahan tentang suatu topik (subject search). Dalam penelusuran diketahui ada enam poin temuan, atau kesalahan:

a. Kesalahan bibliografi. (Pengguna melakukan sitasi tidak benar, sitasi yang benar diverifikasi di beberapa sumber, dan item tersebut benar terdaftar dalam katalog).

b. Kesalahan akuisisi. (Pengguna melakukan sitasi dengan benar, namun perpustakaan tidak memiliki judul).

c. Kesalahan penggunaan katalog. (Pengguna melakukan sitasi dengan benar tetapi gagal untuk menemukan nomor panggil yang ada di katalog atau gagal untuk mencatat nomor dengan benar).

d. Kesalahan sirkulasi. (Item yang diinginkan diidentifikasi, tetapi sedang disirkulasi atau dibawa orang lain).

e. Kesalahan kegagalan perpustakaan. (Operasi atau kebijakan perpustakaan memblokir akses ke item yang diinginkan; kesalahan tersebut termasuk barang yang hilang dan tidak ada pengganti, atau item salah penjajaran, di penjilidan, atau menunggu untuk dijajarkan kembali).

f. Kesalahan retrieval. (Pengguna memiliki nomor panggil atau lokasi yang benar tetapi tidak dapat menemukan item sebagaimana mestinya).

Untuk pencarian subjek, bukan akuisisi dan kesalahan bibliografi, yaitu:

a. Kesalahan pencocokan pertanyaan. Ini terjadi pada awal pencarian ketika pengguna gagal menemukan kesesuaian antara judul topik pencarian dan subjek perpustakaan atau pencocokan dengan topik Library of Congress Subject Headings (LCSH), dan perpustakaan tidak memiliki catatan tentang tajuk tersebut.

b. Kesalahan menyediakan judul. Ini terjadi di akhir pencarian ketika pengguna tidak memilih salah satu item yang terdaftar di bawah tajuk subjek yang cocok atau tidak meminjam item setelah memeriksa daftar tersebut.

Jelas, teknik ini di luar penilaian koleksi (collection assesment), tetapi memiliki implikasi pengembangan koleksi yang jelas dalam hal judul khusus yang diperlukan, kelemahan wilayah subjek, dan masalah berapa banyak salinan dari judul untuk dimiliki.

3.4 Menggunakan ILS (Integrated Library System)

Dalam pencarian metode untuk menilai koleksi, kita sering mengabaikan informasi ILS. Kebanyakan sistem memiliki kemampuan untuk memilih sampel acak dari database. Lama masa pemakaian koleksi atau umur koleksi dapat diperkirakan. Pertanyaan lain yang dapat dijawab oleh sistem adalah jenis-jenis pengguna, bukan nama individual, menggunakan apa, apa nomor kelas yang banyak digunakan, dan data yang solid tentang jumlah judul dalam nomor kelas yang dapat digali. Beberapa sistem juga membuat menjadi mungkin untuk menghitung harga rata-rata untuk judul-judul atau nomor kelas, yang dapat membantu untuk perencanaan anggaran.

4. Evaluasi Sumber Daya Elektronik

Walaupun kita berada dalam tahap awal pengembangan koleksi informasi elektronik, tidaklah terlalu cepat untuk mulai berpikir tentang evaluasi koleksi tersebut. Tampaknya mungkin bahwa dari waktu ke waktu kita akan mengembangkan banyak –jika tidak lebih, metode untuk mengevaluasi koleksi elektronik seperti yang kita miliki untuk koleksi berbasis cetak. Bahkan, banyak dari metode “print-based” ini diaplikasikan, misalnya untuk mendapatkan data penggunaan koleksi elektronik, penilaian pengguna akhir dan kajian sitiran.

Saat ini, karya Charles McClure dkk. memberikan salah satu pendekatan paling komprehensif untuk mengevaluasi sumber daya elektronik. Mereka menyarankan pendekatan matriks yang menggabungkan banyak elemen yang digunakan dalam proses seleksi elektronik: infrastruktur teknis, kandungan informasi, masalah dukungan, dan isu-isu manajemen. Untuk itu mereka menambahkan bahwa harus dinilai unsur-unsur dalam hal: keluasan (extensiveness), efisiensi, efektivitas, kualitas layanan, dampak, manfaat, dan pengadopsian. Efisiensi dan efektivitas adalah unsur-unsur yang logis. Extensiveness didefinisikan sebagai berapa banyak pengguna mengakses layanan elektronik. Kualitas layanan adalah seberapa baik kegiatan dicapai; McClure dkk. menyarankan salah satu ukurannya adalah persentase pengguna yang menemukan apa yang mereka butuhkan. Dampak adalah ukuran dari apa –jika ada, perbedaan yang dibuat layanan ini untuk kegiatan lain. Manfaat adalah ukuran bagaimana layanan yang tepat untuk suatu jenis pengguna atau individu. Adopsi adalah ukuran dari seberapa banyak, pengguna menggabungkan layanan tersebut ke dalam kegiatan individu atau organisasi.

Banyak produk elektronik yang menyediakan, sebagai bagian dari paket atau sebagai tambahan opsional, software laporan yang memungkinkan seseorang untuk dengan mudah memantau siapa yang menggunakan apa dan kapan. Seseorang dapat, dan harus, memasukkan software laporan manajemen ke server yang menyediakan akses ke sumber daya elektronik. Laporan Manajemen akan menyediakan beberapa data yang diperlukan untuk mengevaluasi sumber daya elektronik dan “nilai” produk yang berbeda dan layanan untuk lokal maupun remote users.

5. Penutup

Ada banyak penelitian yang harus dilakukan sebelum evaluasi koleksi menjadi ilmu yang obyektif. Semua orang setuju bahwa evaluasi koleksi adalah tugas yang sulit, dan hasilnya sangat subyektif. Oleh karena itu, evaluator harus bersedia untuk bertahan dengan hasil yang bersifat tentatif.

Karena tidak ada satu metode evaluasi yang cukup dengan sendirinya, pendekatan gabungan adalah yang paling efektif. Kebanyakan kegiatan evaluasi menggunakan beberapa metode untuk mengambil keuntungan dari kekuatan masing-masing teknik.

Ketika bertindak sebagai konsultan pada kegiatan evaluasi koleksi, kami menggunakan langkah-langkah berikut setelah menentukan tujuan dan sasaran perpustakaan:

a. Mengembangkan seperangkat kriteria individu untuk kualitas dan nilai.

b. Mengambil sampel acak dari koleksi dan memeriksa penggunaan item (contoh shelflist).

c. Mengumpulkan data tentang judul yang diinginkan tetapi tidak tersedia (permintaan interlibrary loan).

d. Mencatat judul yang diambil dari meja dan rak (penggunaan baca di tempat).

e. Mencatat secara rinci kegiatan pinjaman antar perpustakaan (interlibrary loan).

f. Cari tahu berapa banyak materi kuno dalam koleksi (misalnya, penelitian sains yang lebih dari lima belas tahun namun tidak dianggap sebagai ketinggalan jaman).

g. Apabila checklist memiliki relevansi bagi perpustakaan, lakukan itu, tetapi juga lakukan penelitian tentang manfaat dari checklist ini.

h. Kaitkan temuan dengan tujuan dan sasaran perpustakaan.

Koleksi evaluasi memakan waktu, tetapi setelah menyelesaikan kegiatan ini, staf tahu kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan pengetahuan ini, staf pengembangan koleksi dapat merumuskan rencana untuk memelihara kekuatan dan memperbaiki kelemahan. Diasumsikan penilaian kekuatan dan kelemahan terjadi dalam konteks tujuan, sasaran perpustakaan dan kebutuhan masyarakat. Setelah usaha pertama, jika proses berjalan, pekerjaan akan memakan lebih sedikit waktu, dan penilaian yang akan datang lebih mendekati akurat dalam mengetahui nilai sebenarnya koleksi.

MANAJEMEN KEARSIPAN: E-MAIL SEBAGAI ALAT BUKTI

2011-11-11T02:32:00.001-08:00

Tahun 1971 adalah tahun bersejarah dalam perkembangan dunia internet, karena pada tahun itu e-mail pertama dikirim. Ray Tomlinson penemu email berbasis internet akhir tahun 1971 di ARPAnet. Dia lahir 1941, Amsterdam, New York adalah seorang Insinyur Komputer dan bekerja sebagai insinyur komputer untuk Bolt Beranek dan Newman (BBN), perusahaan yang disewa oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membangun internet yang pertama pada tahun 1968.

Di dalam artikel Computerworld tahun 1996, pertama kalinya pengiriman e-mail dilakukan oleh postal mail in the U.S (David O. Stephens). Sampai saat ini email sudah menjadi alat komunikasi populer digunakan di seluruh belahan dunia. Masalah yang muncul dari e-mail adalah bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak dapat terdeteksi.

Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada e-mail sering hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversi-kontroversi baru dalam dunia manajemen kearsipan jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada e-mail dapat dilestarikan atau dipertahankan sebagai fungsinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.

Pengertian E-mail dan Fungsinya

Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan e-mail. Definisi yang dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki bahwa e-mail (electronic mail) dalam bahasa Indonesia surat elektronik adalah perangkat lunak yang memungkinkan seorang pemakai mengirim berita atau surat dari sebuah computer via jaringan komunikasi ke computer lainnya, local maupun internasional. Setiap pemakai e-mail memiliki alamat yang unik. Dilanjutkan menurut Jay Kennedy dan Cherryl Schauder (1998:23) yang mengatakan bahwa e-mail dikatakan sebagai arsip elektronik adalah arsip yang terekam dalam bentuk digital yang disimpan dalam media computer baik magnetic maupun optic.

Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian arsip elektronik tertuang juga dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Lebih rinci lagi tertuang dalam Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 1 bahwa informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, Electronic Data Interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Arsip elektronik juga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan sebagaimana tertuang dalam Pasal 5, Undang-Undang No. 11 terkecuali :

1. Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis

2. Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat akta notariil atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.

Dalam Pasal 6 ditegaskan kembali bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum didalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaaan.

Masalah Sekitar Arsip Elektronik

Ketidak seragaman dalam menyikapi pengakuan arsip elektronik sebagai alat bukti terjadi di dunia. Beberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambivalen atau bahkan tidak mengakuinya.

Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang saling bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.

Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.

Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendapat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah.

Functional Requirements

Di dalam bab 6, Managing Electronic Mail, David Bearman menuliskan statement “how to manage electronic mail as a record.” Untuk menjawab ini, konsep records continuum oleh para pakar kearsipan dunia dianggap paling ideal yang mampu memecahkan problem arsip elektronik. Konsep records continuum yang dijabarkan dalam Standards Australia, AS4390-1996, Australian Standard: Records Management dijadikan sebagai landasan ISO 15489 yakni standar internasional bidang arsip dinamis.

International Standard untuk Records Management (ISO 15489) menyediakan bimbingan (best practice) bagaimana dokumen harus diatur untuk memastikan dokumen tersebut adalah asli, dapat dipercaya, lengkap, tak berubah dan yang dapat dipakai. Organisasi yang tidak menggunakan suatu sistem manajemen dokumen elektronik akan mengambil resiko hilangnya bukti kunci dari aktivitas bisnis mereka, dengan demikian menghasilkan suatu ketiadaan memori (perseroan/perusahaan), pemborosan, ketidakcakapan dan suatu ketidak mampuan untuk memenuhi akuntabilitas, tanggung-jawab dan persyaratan legislative.

Dengan sistem E-Record Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic Records Management Systems sangat membantu pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Sistem Manajemen E-Record Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian arsip.

Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain :

1. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;

2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;

3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;

4. Meningkatkan kualitas layanan publik;

5. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tum-buh dan berkembang;

6. Lebih responsif pada perubahan.

Jadwal Retensi Arsip Elektronik

Petunjuk teknis dan pedoman mengenai penyusutan arsip, mengacu kepada surat edaran Kepala Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia, No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip.

Dokumen elektronik yang perlu disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama harus memperhatikan kepastian aksesibilitas dokumen tersebut. Ketentuan tersebut mencakup langkah-langkah pemindaian (scanning) dokumen asli (spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi, duplikasi, dan penyegaran media), serta keberlanjutan keberadaannya.

Arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan hendaknya dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup, maupun tempat penyimpanan lainnya.

Sebuah dokumen harus memiliki sifat sebagai sesuatu yang utuh dan akurat yang harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:

1. Konten

Merupakan informasi yang membangun sebuah dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.

2. Konteks

Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional.

3. Struktur

Format fisik dan logika sebuah dokumen serta hubungan antar elemen di dalamnya.

Ke-3 syarat ini dalam dunia maya direpresentasikan dengan metadata yang mengandung unsur ”evidence”-nya, konteksnya sebagai bukti transaksi.

Ketiga karakteristik ini dapat ditandai secara digital. Salah satunya adalah watermarking, yakni suatu metode untuk membubuhkan tanda pada dokumen elektronik dalam rangka menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan, sehingga masih memiliki nilai legal sebagai sebuah dokumen pemerintahan.

Otentik berarti bahwa arsip elektronik yang diterima adalah dari asal yang benar. Untuk melakukan otentikasi sebuah recod, instansi pemerintah harus menetapkan dan mengimplementasikan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur yang mengontrol pembuatan, pengiriman, penerimaan, dan pemeliharaan record, untuk memastikan bahwa pihak pembuat record diberi otorisasi dan diindetifikasi, serta melindungi recod dari perubahan-perubahan oleh pihak yang tidak memiliki otoritas. Sebuah arsip elektronik memiliki integritas jika isinya tidak pernah dirubah, dihapus, serta memiliki akurasi dan waktu berlaku yang valid.

(Dikutip dari berbagai sumber)

BERBAGI SUMBER DAYA (RESOURCE SHARING)

2011-11-11T02:29:00.000-08:00

Di ringkas Oleh:

Yusri Fahmi (0906587382)

Mufid (0906587432)

Menurut American Library Association (ALA), resource sharing adalah :

“activities engaged in jointly by a group of libraries for the purposes of improving services and/or cutting cost. Resource sharing may be established by informal or formal agreement or by contract and may operate locally, nationally, or internationally. The resources shared may be collections, bibliographic data, personnel, planning activities, etc.”[1]

Sedangkan menurut Online Dictionary for Library and Information Science (ODLIS), resource sharing adalah :

“The activities that result from an agreement, formal or informal, among a group of libraries (usually a consortium or network) to share collections, data, facilities, personnel, etc., for the benefit of their users and to reduce the expense of collection development.”[2]

Dari dua pengertian di atas, kita dapat memahami bahwa resource sharing adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan secara bersama-sama oleh sekelompok perpustakaan yang tergabung dalam sebuah konsorsium atau jaringan yang bertujuan untuk meningkatkan layanan dan mengurangi biaya pengembangan koleksi. Resource sharing tersebut dapat dilakukan dengan kesepakatan formal maupun informal yang diterapkan secara lokal, nasional, ataupun internasional. Sedangkan sumber daya yang di-share tersebut dapat berupa koleksi, data bibliografis, pegawai, dan fasilitas.

Dalam kaitannya dengan isu resource sharing tersebut, pada bab 15 ini pembahasan akan difokuskan pada empat konsep penting sebagai berikut :

1. Cooperative collection development (pengembangan koleksi bersama)

Sebuah mekanisme dimana dua atau beberapa perpustakaan sepakat bahwa setiap perpustakaan akan bertanggung jawab pada pengumpulan koleksi bidang-bidang tertentu dan perpustakaan tersebut akan bersedia saling tukar-menukar koleksi-koleksi tersebut dengan perpustakaan lain tanpa biaya. (Model Farmington/Scandia).

2. Coordinated acquisitions (pengadaan yang terkoordinasi)

Sebuah mekanisme dimana dua atau beberapa perpustakaan sepakat untuk membeli bahan pustaka-bahan pustaka tertentu dan atau menanggung biaya-biaya bersama dan dua atau beberapa anggota menyimpan bahan pustaka tersebut. (Model LACAP/CRL).

3. Joint acquisition (pengadaan bersama).

Sebuah mekanisme dimana dua atau beberapa perpustakaan mengadakan pemesanan bersama terhadap suatu produk atau jasa, dan setiap perpustakaan menerima produk atau jasa tersebut, seperti kesepakatan untuk membeli atau berlangganan pangkalan data elektronik (termasuk misalnya VIVA – the Virtual Library of Virginia http://www.viva.lib.va.us).

4. Shared collection information (informasi koleksi bersama).

Sebuah sistem yang mana anggota menggunakan informasi dalam sebuah pangkalan data bersama tentang koleksi perpustakaan untuk mempengaruhi keputusan-keputusan seleksi atau pengadaan mereka.

Ke-empat konsep tersebut di atas dapat mendorong kepada resource sharing diantara anggota-anggota yang tergabung dalam sebuah konsorsium atau jaringan perpustakaan. Konsep yang terakhir adalah relatif baru dan melibatkan perjanjian kerjasama temporer untuk menghubungkan OPAC dan mempunyai beberapa bentuk sistem pengantar dokumen untuk mempercepat proses pinjam antar perpustakaan (Inter library loan).

Sindrom sesuatu yang tidak ada gunanya

Sistem pengembangan koleksi bersama perpustakaan yang sesungguhnya berjalan pada seperangkat asumsi yang seharusnya diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Mungkin asumsi yang paling penting adalah bahwa semua peserta dalam sebuah sistem adalah sama-sama efisien dalam kegiatan pengembangan koleksi mereka. Tidak ada seorangpun yang menganggap bahwa setiap anggota akan menerima manfaat yang sama atau menyumbangkan bahan pustaka dengan volume yang sama.

Setiap perpustakaan berharap bahwa perpustakaan tersebut akan menjadi satu-satunya yang akan menerima lebih banyak daripada yang diberikan perpustakaan tersebut terhadap sistem dalam sebuah jaringan perpustakaan. Jika sebuah perpustakaan masuk pada sebuah program kerja sama dengan membawa pemikiran tentang sesuatu yang tidak ada faedahnya, maka harapan keberhasilan adalah sedikit.

Apa yang dapat diperoleh melalui kerjasama?

Paling tidak terdapat enam manfaat umum yang muncul dari usaha-usaha kerjasama perpustakaan. Pertama, potensial terhadap peningkatan akses. Peningkatan akses dalam pengertian ketersediaan bahan-bahan dalam cakupan yang lebih besar atau kedalaman bidang subyek yang lebih baik. Kedua, kerjasama memungkinkan untuk merentangkan sumber daya yang terbatas. Terlalu sering orang-orang memandang kerjasama sebagai sarana yang dapat menghemat uang. Padahal sebenarnya, kerjasama tidak menghemat uang untuk sebuah perpustakaan. Jika dua atau beberapa perpustakaan menggabungkan usaha-usaha mereka, maka mereka tidak akan menghabiskan sedikit uang; sebuah program kerjasama yang efektif sekedar membagi pekerjaan dan saling berbagi hasil. Ketiga, adanya kerjasama perpustakaan dapat mendorong spesialisasi staf lebih besar. Seorang staf dapat memusatkan pikirannya pada satu atau dua kegiatan ketimbang lima atau enan kegiatan sehingga diharapkan nantinya menghasilkan kinerja yang secara umum menjadi lebih baik. Secara alami, kinerja yang lebih baik seharusnya mendorong pada pelayanan yang lebih baik dan dengan demikian kepuasan pelanggan lebih besar. Keempat, manfaat selanjutnya adalah mengurangi duplikasi bahan pustaka. Pengurangan tersebut dapat berupa pekerjaan yang dilakukan atau bahan-bahan pustaka yang dibeli tetapi para perencana seharusnya mempelajari seberapa banyak duplikasi yang dapat mereka hapuskan sebelum merancang kesepakatan formal. Kelima, program kerjasama antar perpustakaan dapat mengurangi jumlah tempat yang perlu dikunjungi oleh pengguna untuk mendapatkan layanan atau jasa. Dengan adanya jaringan OPAC, sekarang pengguna dapat diarahkan kepada sumber-sumber informasi yang lebih tepat dan lebih baik. Terakhir, manfaat kerjasama antar perpustakaan adalah peningkatan dan atau perbaikan dalam hubungan kerja antara perpustakaan-perpustakaan yang tergabung dalam kerjasama tersebut terutama pada sistem yang multitipe. Orang dapat mendapatkan perspektif yang lebih baik tentang permasalahan orang lain sebagai hasil dari kerja bersama atas permasalahan bersama.

Isu-isu resource sharing

Ada beberapa isu yang terkait dengan resource sharing. Isu-isu tersebut adalah sebagai berikut :

1. Isu institusional

Isu institisional merupakan faktor kunci baik pada kegiatan awal maupun pada kegiatan yang dilakukan terus menerus.

2. Isu “manusia”

Isu “manusia” berhubungan dengan isu-isu institusional, yakni staf dan pengguna perpustakaan. Pengguna menginginkan perpustakaan dapat memenuhi semua kebutuhan mereka, meskipun ketika mereka mengetahui bahwa hal itu tidak mungkin terjadi. Staf perpustakaan juga enggan untuk membuang pemikiran local self-sufficiency (merasa sudah cukup dengan koleksi yang ada). Selain itu, mereka takut kehilangan otonomi ketika tiba pada saat keputusan-keputusan seleksi.

3. Lembaga akreditasi

Lembaga akreditasi mempunyai pengaruh terhadap proyek-proyek resource sharing. Misalnya, Western Association of Schools and Colleges (WASC) memasukkan pernyataan berikut ini dalam standarnya :

6.B.1 Koleksi dasar yang diadakan oleh institusi adalah cukup dalam hal kualitas untuk memenuhi secara substansial semua kebutuhan program pendidikan di dalam dan di luar kampus.

6.B.2 Pinjam antar perpustakaan atau kesepakatan penggunaan berdasarkan perjanjian dapat digunakan untuk melengkapi koleksi dasar tetapi tidak untuk digunakan sebagai sumber utama sumber daya pembelajaran.

Meskipun pernyataan tersebut tidak menghalangi upaya membangun koleksi kooperatif, pernyataan tersebut secara pasti menambah sebuah lapisan kompleksitas lain pada sebuah isu yang sudah kompleks.

4. Faktor administrasi dan Undang-undang.

Faktor adminstrasi dan undang-undang menciptakan tantangan teoritis dan praktis bagi resource sharing. Supaya efektif, program-program kerjasama perlu lebih dari hanya sekedar persoalan lokal saja. Namun demikian, perluasan program kerjasama di luar wilayah lokal biasanya berarti mengabaikan batas-batas yurisdiksi/wilayah. Semakin luas kerjasama tersebut maka semakin cepat pula kompleksitas itu muncul.

5. Akses secara fisik

Akses secara fisik kadang-kadang dapat menjadi sebuah masalah kecil bagi orang-orang yang terlibat dalam resource sharing. Hak-hak peminjaman timbal-balik seringkali dikemukan untuk program-program berbagi setingkat lokal saja. Hal ini dapat berjalan lancar ketika terdapat ruang pengguna yang memadai pada semua perpustakaan peserta. Sejauh “law of least effort” tidak menjadi sebuah faktor yang terlalu besar, maka “law of least effort” tersebut dapat menjadi sebuah pendekatan yang efektif. Namun, terdapat contoh-contoh dimana perpustakaan yang memiliki koleksi yang sangat kuat menjadi kewalahan dengan pengguna. Beberapa perpustakaan swasta mempunyai batasan-batasan tentang siapa yang secara fisik dapat menggunakan fasilitas-fasilitas perpustakaan tersebut.

6. Teknologi

Teknologi mempunyai dampak terhadap pengembangan koleksi kooperatif dan resource sharing. Terdapat banyak alasan mengapa pengembangan koleksi kooperatif yang sesungguhnya tidak pernah berhasil dalam jangka waktu panjang dan pada skala luas. Salah satu alasannya adalah tidak memiliki informasi up to date tentang apa yang tersedia dimana dan ketersediaanya. Alasan lain adalah lambatnya layanan pengiriman bahan pustaka dalam pinjam antar perpustakaan. Keberadaan teknologi telah memungkinkan informasi dengan mudah diketahui sehingga dengan begitu akses dapat lebih cepat diberikan kepada pengguna.

Apa Saja Yang Harus Dihindari Saat Membangun Program Berbagi Sumber Daya (Resource Sharing).

Dalam rangka membangun program kerja sama berbagi sumberdaya (resource sharing) yang sukses, maka perlu menghindari tujuh hal sebagai berikut:

Ø Hindari berpikir tentang kerja sama tersebut sebagai “pelengkap” dan “add-on”, sebaliknya, pertimbangkan kerja sama tersebut sebagai sesuatu yang tidak mungkin tanpa dilakukan.

Ø Miliki perencana yang mencurahkan waktunya menyusun rincian operasional

Ø Sadari bahwa sistem tersebut seharusnya menyebabkan perubahan operasional yang utama di perpustakaan-perpustakaan anggota.

Ø Hindari berpikir tentang sistem tersebut sebagai sistem yang menyediakan perpustakaan dengan mendapatkan sesuatu yang cuma-cuma.

Ø Miliki dana kerja sama dan operasional yang ditangani oleh suatu lembaga independen.

Ø Sadari bahwa kerja sama tersebut butuh waktu, kehati-hatian, komunikasi yang sempurna, dan satu atau dua orang yang mengambil peran kepemimpinan dengan pemahaman yang sabar demi keberhasilan suatu proyek tersebut.

Ø Ingat bahwa, di atas segalanya, membentuk kerja sama adalah sebuah prosess politik.

Walaupun hal ini merupakan hal yang kompleks, namun poin-poin tersebut menjadi contoh alasan umum program berbagi sumber daya yang tidak mudah untuk dilaksanakan.

Beberapa model berbagi sumber daya telah bereksperimen selama bertahun-tahun, dengan berbagai macam tingkat keberhasilan. Hal ini sebagian besar disebabkan oleh faktor-faktor yang disebutkan di atas. Pedoman ALA tersebut mengidentifikasi tujuh model untuk pengembangan koleksi bersama: the Farmington Plan, the National Program for Acquisitions and Cataloging (NPAC) system, the Library of Congress System, the Center for research Libraries model, the mosaic overlay of collection development policies, the status quo, dan the combined self interest models. Masing-masing memberikan pedoman yang berharga bagi perpustakaan yang mempertimbangkan suatu program berbagi sumber daya.

Farmington Plan, disebutkan sebelumnya, merupakan upaya berani, tapi tidak berhasil. Yaitu suatu upaya perpustakaan penelitian besar Amerika untuk memiliki satu salinan dari setiap pekerjaan penelitian yang baru diterbitkan tersedia beberapa tempat di Amerika Serikat. Setelah bertahun-tahun usaha tersebut dilakukan, kemudian usaha itu ditinggalkan pada 1970-an. Farmington Plan tersebut awalnya diserahi tanggung jawab pengadaan atas dasar kepentingan lembaga. Dalam dua puluh tahun, kepentingan-kepentingan tersebut berubah, tetapi tujuan tetap satu salinan. Masalah lain adalah bahwa beberapa bidang tertentu dari bahan pustaka tersebut tidak menjadi perhatian / minat utama bagi lembaga yang lain. Kepentingan nasional yang ada untuk menjamin cakupan, namun masalahnya adalah memutuskan lembaga yang mana yang harus memiliki tanggung jawab untuk membeli bahan penelitian tersebut. Sebuah penelitian mengenai mengapa Farmington Plan gagal memberikan data yang tak ternilai untuk usaha kerja sama masa depan. Dalam analisis akhir, kegagalannya sebagai akibat dari tidak menghindari perangkap yang dibahas sebelumnya.

Contoh di Eropa adalah Scandia Plan, diterapkan di negara-negara Skandinavia, yang mengalami masalah-masalah serupa. Rencana ini tidak pernah mencapai tingkat aktifitas yang sama seperti Farmington Plan, terutama karena masalah kebutuhan yang berubah dan penugasan tanggung jawab.

Sistem NPAC adalah upaya lain pada jumlah perolehan bahan penelitian dari luar Amerika Serikat dan memastikan bahwa katalog data akan tersedia untuk bahan penelitian tersebut. (Katalogisasi adalah salah satu hambatan bagi Farmington Plan). The Library of Congress (LC) adalah titik fokus di NPAC, tapi ada konsultasi dengan perpustakaan penelitian lain di Amerika Serikat tentang subyek-subyek apa yang akan dimasukkan ke dalam program tersebut. No. 480 Hukum Publik merupakan elemen dari program NPAC di mana LC "diberi wewenang oleh Kongres untuk memperoleh buku-buku luar negeri dengan menggunakan mata uang asing milik AS yang tidak dapat diuangkan menurut ketentuan Undang-Undang". Sekali lagi, LC bertanggung jawab untuk mengoperasikan program tersebut, termasuk mengkatalog dan mendistribusikan bahan pustaka tersebut ke perpustakaan akademik. No. 480 Hukum Publik adalah bukan berkenaan suatu proyek kerja sama pengembangan koleksi, tetapi adalah berkenaan suatu program pengadaan dan katalogisasi yang terpusat.

Suatu yang terkait dengan program kerjasama pengadaan yang juga gagal adalah the Latin American Cooperative Acquisition Plan (LACAP). LACAP adalah usaha komersial yang dirancang untuk berbagi biaya dan masalah pengadaan jumlah bahan penelitian, secara teratur, dari negara-negara Amerika Latin. Meskipun sebagian perpustakaan penelitian Amerika Serikat masih mengumpulkan secara besar-besaran dari Amerika Latin, mereka tidak bisa mempertahankan program tersebut. Tiga faktor memainkan peran penting dalam kematian LACAP. Pertama, sebagian besar dari apa yang diperoleh perpustakaan adalah bahan pustaka yang penggunaannya rendah. Pendanaan yang ketat menyebabkan pilihan sulit, dan bahan pustaka yang penggunaannya rendah selalu menjadi pilihan utama untuk pemotongan. Kedua, rencana pengadaan tersebut dimulai pada periode ketika banyak lembaga mengembangkan program wilayah studi, dan ada harapan bahwa hal ini akan menjadi bidang yang berkembang. Kondisi ekonomi berubah; lembaga menghentikan perencanaan untuk program-program baru dan sering memotong beberapa program yang terakhir ditetapkan. Akibatnya, sedikit lembaga yang tertarik untuk berpartisipasi dalam LACAP. Akhirnya, perdagangan buku di banyak negara Amerika Latin jatuh tempo, dan itu tidak lagi sulit untuk menemukan dealer lokal yang handal. Jika seseorang dapat membeli langsung dan handal dengan biaya lebih rendah, maka masuk akal untuk membeli bahan yang paling mungkin dengan dana yang tersedia.

Pedoman ALA menggambarkan sistem LC sebagai "variasi Farmington Plan". Secara umum, adalah sistem terpusat (dikoordinasikan) di mana perpustakaan nasional dan perpustakaan penelitian di suatu negara bekerja bersama untuk memastikan bahwa setidaknya satu salinan dari semua bahan penelitian yang relevan tersedia.

Dua dari program kerja sama yang paling berhasil adalah the Center for Research Libraries (CRL) di Amerika Serikat dan the British Library Document Supply Service (dahulu British National Lending Division atau BLD). Salah satu alasan bagi kesuksesan mereka adalah bahwa mereka beroperasi sebagai lembaga independen. Tujuan mereka adalah untuk melayani berbagai kelompok perpustakaan anggota; pada intinya, mereka tidak memiliki konstituen lokal untuk dilayani. Perbedaan utama lainnya untuk CRL adalah bahwa tidak ada usaha untuk mendapatkan bahan pustaka yang penggunaannya tinggi. Dengan tidak adanya populasi layanan lokal, sumber daya fiskal bisa digunakan untuk pengadaan bahan pustaka penelitian yang penggunaanya rendah untuk perpustakaan anggota.

CRL tidak berhadapan dengan sebagian keputusan penting terkait dengan kebijakan koleksi. Isu pertama adalah kebijakan seharusnya membangun koleksi selektif berbasis luas, dengan banyak subyek dan bidang, atau kebijakan itu seharusnya berusaha menjadi koleksi komprehensif di beberapa bidang. Isu kedua berhubungan dengan kebutuhan untuk sumber tunggal berkala yang penggunaannya rendah (konsep “National Periodicals Center") dan peran apa yang harus dimainkan CRL. Bagaimana dengan masa depan? Seseorang akan berharap bahwa pusat tersebut akan terus berkembang sebagai pemegang bahan pustaka yang unik. Dengan sistem pengiriman (delivery system) yang lebih baik, memungkinkan perpustakaan dapat memasok bahan pustaka yang penggunannya rendah cukup cepat dari CRL dan membolehkan pengunjung mengenal tentang sistem tersebut, yang akan memungkinkan mengurangi duplikasi bahan pustaka yang penggunaannya rendah.

Model "lapisan mosaik tentang kebijakan pengembangan koleksi" (“Mosaic overlay of collection development policies”) adalah apa yang dilakukan oleh RLG conspectus dan ARL National Collection Inventory Project (NCIP). Tujuan mereka adalah untuk menjamin cakupan nasional; untuk mengidentifikasi kesenjangan koleksi secara nasional; untuk memberikan dasar bagi setiap perpustakaan yang bertanggungjawab terhadap pengumpulan (primary collecting responsibility, atau PCR), untuk membantu dalam mengarahkan sarjana kepada koleksi yang kuat, untuk membuat dasar secara konsisten bagi kebijakan pengembangan koleksi, untuk berfungsi sebagai perangkat komunikasi yang mengisyaratkan perubahan dalam kegiatan koleksi, untuk memberikan link antara kebijakan koleksi, pengolahan dan preservasi; untuk memberikan alat penggalangan dana, dan akhirnya, untuk merangsang minat, dan mendukung program kerja sama. Melalui upaya NCIP dan RLG yang akan menghasilkan sederet daftar tujuan jangka panjang, hanya waktu yang akan memberitahu, tetapi pada tahun 2004 tampaknya sangat tidak mungkin. Produk akhir akan menjadi penilaian kekuatan koleksi di hampir 7000 kategori subyek dengan perpustakaan yang berpartisipasi, memberikan setiap kategori subjek yang sesuai nilai dari 0 sampai 5. Ketika itu dilakukan, kita akan tahu mana perpustakaan yang berpikir bahwa mereka memiliki koleksi yang kuat atau lemah di masing-masing bidang, tetapi kami tidak akan tahu persis apa yang ada di masing-masing koleksi. Penilaian tersebut akan mengidentifikasi kesenjangan dan akan berguna untuk tujuan rujukan, dan mungkin untuk ILL jika perpustakaan tersebut online dan pencarian informasi dapat menggunakan database tersebut. Kemungkinan masing-masing dari 200 atau lebih perpustakaan penelitian (estimasi calon peserta) menerima bagiannya atas 5000 PCR potensial, sekitar 25 PCR masing-masing, adalah grand. Akankah itu terjadi? Ini akan menjadi indah jika hal itu dilakukan, namun, hal itu belum terjadi.

Pembelian Bersama (Shared Purchases)

Contoh pembagian sumber daya pada skala yang lebih terbatas adalah program akses dan koleksi bersama (Shared Collection and Access Program) sistem perpustakaan Universitas California Perpustakaan. Program ini memiliki sejarah pembelian bersama selama dua puluh tahun. Ketika diinisiasi sebagai " Program Pembelian Bersama ", tujuannya adalah:

Untuk mengadakan bahan pustaka, karena biaya tinggi (atau frekuensi penggunaannya diantisipasi), harus dibagi di antara kampus tanpa duplikasi yang tidak perlu. Program ini juga telah dilembagakan untuk mengurangi persaingan, dan untuk mempromosikan berbagi naskah dan koleksi area subyek di antara berbagai kampus dari Universitas California. Stanford University adalah anggota penuh dari program tersebut. Namun demikian, dana negara tidak akan digunakan untuk memperoleh bahan pustaka bertempat di Stanford (kecuali untuk indeks yang diperlukan). Bahan pustaka yang diperoleh dengan dana bersama harus dibagi di antara kampus baik seluruh negara bagian atau secara regional (Utara dan Selatan).

Setiap pengadaan bahan pustaka, perpustakaan kampus dapat merekomendasikan bahan pustaka kepada panitia / komite, dan keanggotaan komite selalu dirotasi sehingga setiap kampus memiliki perwakilan dari waktu ke waktu.

Menghimpun dana untuk pembelian kelompok biasanya merupakan masalah yang kompleks ketika melintasi garis yurisdiksi. Salah satu program yang paling sukses pembelian bersama adalah bahwa dari CLR. Perpustakaan membayar biaya keanggotaan untuk menjadi anggota CLR, dan sebagian biaya yang masuk ke dana untuk memperoleh bahan pustaka yang disimpan di fasilitas CLR. Hal ini untuk menghindari salah satu masalah dalam pembelian bersama—bahan pustaka apa yang mungkin akan sangat bermanfaat.

Untuk tingkat tertentu orang bisa mempertimbangkan berbagai proyek konsorsium untuk menyewa sumber daya elektronik sebagai bentuk pembelian bersama. Hal ini kurang valid ketika seseorang melihat pada database, tetapi sudah ada pembelian consortial buku elektronik (e-book) di perpustakaan anggota yang setuju untuk satu paket judul. Dalam satu kasus, Statewide California Electronic Library Consortium’s (SCELC) membeli buku elektronik berjalan dengan baik untuk paket awal, tetapi pada pembelian koleksi telah terbukti bermasalah seperti pembelian kerja sama buku cetak.

Proyek Lokal dan Internasional

Los Angeles memiliki sejumlah perpustakaan dengan koleksi teologi yang mendukung satu atau lebih program sarjana. Tak satu pun dari perpustakaan yang mampu secara finansial, dan anggaran pengadaan gabungan akan mampu memenuhi kebutuhan seluruh pengguna. Tentu saja, ada kepentingan dalam kegiatan kerja sama di tingkat direktur. Dengan demikian, ada cukup dukungan kelembagaan dan perpustakaan untuk paling tidak mengeksplorasi usaha kerja sama. Hal ini masih terlalu dini untuk mengetahui berapa banyak, jika ada, dari hambatan lembaga yang spesifik akan muncul.

Karena semua sekolah adalah lembaga swasta yang seharusnya tidak menemui hambatan hukum. Karena proyek masih dalam tahap what-if, adalah tidak diketahui hambatan administratif apa yang mungkin muncul. Namun, nampaknya hambatan administrasi bisa segera diselesaikan.

Pada tahun 1999, 23 perpustakaan teologi yang menggunakan EBSCO sebagai agen serial sepakat untuk memiliki perusahaan yang menghasilkan daftar induk langganan serial. Daftar ini bersifat komprehensif, bukan hanya judul teologi dan filsafat, sehingga memiliki pengetahuan yang cukup baik dari hasil kerja sama serial tersebut. Tentu, ada beberapa judul urutan langsung yang tidak muncul di daftar. Kita bisa menggunakan daftar ini sebagai titik awal untuk pengembangan koleksi serial bersama. Kita telah menyetujui meng-update daftar setiap tahunnya. Ini tidak bisa dilakukan lima belas tahun lalu tanpa pengeluaran uang dalam jumlah besar. Langkah berikutnya akan menyetujui bahwa setiap judul teologi atau filsafat yang diselenggarakan oleh hanya salah satu dari kami tidak akan dibatalkan tanpa terlebih dahulu berkonsultasi dengan perpustakaan lain.

Sebagian besar dari kita memiliki mesin faks, dan bagi mereka yang tidak ada, investasi beberapa ratus dolar akan menyediakan jaringan faks perpustakaan bidang teologi Los Angeles. Dengan asumsi bahwa perpustakaan menyetujui untuk memberikan layanan faks prioritas anggota perpustakaan ILL untuk artikel teologi atau filsafat, mereka akan mencapai suatu jasa pengiriman dokumen (document delivery service) jurnal yang harus memenuhi sebagian besar konsumen.

Sebagian besar perpustakaan memiliki OPACs. Untuk biaya yang relatif sederhana, masing-masing bisa memberikan akses dial-in, setidaknya oleh staf perpustakaan anggota. Akses ini akan memungkinkan perpustakaan untuk berbagi informasi koleksi monograf yang dimiliki masing-masing perpustakaan. Tentu saja, itu akan ideal jika memiliki OPAC induk, namun tidak realistis untuk saat ini. Pastinya harus dial ke sepuluh atau lebih OPACs individu untuk menentukan apakah perpustakaan memiliki judul yang diinginkan yang akan memakan waktu lama. Namun demikian, akan terlihat bahwa pendekatan seperti itu akan memberikan pelayanan yang lebih baik daripada yang disediakan oleh perpustakaan sekarang. Bahkan tanpa masuk ke dalam perjanjian pembelian subjek formal, pendekatan ini akan memungkinkan perpustakaan untuk membuat beberapa keputusan seleksi atas dasar pengetahuan orang yand ada di daerah setempat. Beberapa perpustakaan memiliki sistem otomatisasi yang mencerminkan informasi tentang bahan pustaka pada urutan OPAC tersebut. Hal ini akan memberikan data tambahan untuk selektor, jika semua perpustakaan bisa setuju untuk mengaktifkan seperti kemampuan dalam sistem mereka.

Kurangnya katalog induk akan membuat lebih sulit bagi perpustakaan bidang teologi Los Angeles untuk menentukan kekuatan, kelemahan, dan yang sangat penting tentang adanya tumpang tindih. Salah satu pilihan yang ada untuk memecahkan masalah ini, untuk perpustakaan yang menggunakan OCLC, adalah dengan menggunakan layanan analisis koleksi (Collection Analysis service) yang kita bahas dalam bab terakhir. Kekurangan utama dalam peer group yang memiliki judul. Namun demikian, bisa menjadi alat yang berguna jika proyek tersebut terus berjalan. (Ini merupakan proyek yang masih didiskusikan sebagaimana saat buku ini ditulis. Jangka waktu yang panjang untuk mempertimbangkan proyek tersebut maka tidak masuk akal proyek tersebut akan sukses).

Dengan demikian, kita memiliki banyak unsur yang dibutuhkan untuk membuat program pengembangan koleksi bersama (cooperative collection-building program):

Ø Kepentingan manajerial;

Ø Kepentingan kelembagaan (tidak diketahuinya tentang kekuatan);

Ø Daftar induk serial;

Ø OPACs;

Ø Alat pengukuran (assessment) koleksi;

Ø Kemampuan pengiriman dokumen;

Ø Kemampuan faks;

Ø Layanan kurir dan

Ø Terbatasnya wilayah layanan geografis

Mengapa begitu lama, jika semua ini positif ada? Kurangnya pengetahuan dan orang yang harus disalahkan. Kami belum berkembang cukup jauh dalam pemikiran kita untuk tahu persis apa yang kita lakukan dan tidak tahu apa yang perlu dilakukan. Hal ini diragukan bahwa banyak diantara kita memiliki data banyak tentang pola penggunaan koleksi kami. Kita mungkin akan sangat ditekan untuk menghasilkan data yang banyak tentang koleksi inti kami, jauh lebih sedikit bahan pustaka penelitian kami yang penggunaannya rendah dan tinggi. Tidak adanya biaya yang dianggarkan. Dengan demikian, kurangnya pengetahuan, waktu dan anggaran untuk mengumpulkan informasi adalah hambatan serius.

Namun demikian, kekhawatiran orang akan menimbulkan masalah utama. Resistensi pelanggan akan sangat sulit untuk diatasi. Beberapa tahun yang lalu, penulis senior mendekati seorang anggota komite perpustakaan fakultas LMU yang berada di departemen teologi tentang proyek ini. Ia diberi keterangan singkat tentang poin-poin penting yang disajikan kepada rekan-rekan departemen pada pertemuan akhir tahun akademik. Laporannya pada hasil diskusi itu menyedihkan. fakultas mengatakan bahwa mereka akan lebih memilih koleksi biasa-biasa saja di semua bidang di LMU, koleksi non kurikulum atau mata pelajaran dari pada memiliki kekuatan besar di bidang-bidang tertentu sementara untuk kedalaman koleksi tergantung pada perpustakaan lain. Jika fakultas lain menanggapi dengan cara yang sama, apalagi jika didukung penuh staf perpustakaan, maka akan sulit untuk mendapatkan proyek tersebut. Apakah ini akan berhasil? Ini akan bergantung pada seberapa banyak kita ingin bekerja dan seberapa baik kita memasarkan ide untuk pelanggan dan otoritas pendanaan kita.

Setiap profesional informasi mengetahui ada jalan panjang dalam mencapai tujuan tersebut walaupun di negara-negara dengan sistem perpustakaan dan ekonomi yang kuat, apalagi di negara-negara berkembang. Maka perlu melihat ke arah satu usaha sangat kompleks untuk melaksanakan proyek tersebut—the UNESCO Universal Availability of Publications (UAP) program. Sebagaimana yang dikatakan oleh Maurice Line,

"Salah satu alasan utama mengapa situasi berkaitan dengan UAP begitu memuaskan adalah ketersediaan dengan pendekatan secara berangsur-angsur; aspek-aspek tertentu seperti pengadaan dan pinjam antar perpustakaan (interlending) telah ditangani oleh perpustakaan individu atau kelompok perpustakaan, tapi pendekatan secara berangsur-angsur ini tidak terkoordinasi yang dapat benar-benar membuat hal-hal buruk ...... UAP akhirnya harus bergantung pada kegiatan masing-masing negara. "

UAP adalah program yang sangat ambisius yang dirancang untuk membuat pengetahuan terpublikasikan, apapun bentuknya yang diproduksi, tersedia untuk setiap orang setiap kali ia menginginkannya. Sejak perumusannya, UAP telah mengalami beberapa perubahan signifikan, terutama dalam hal sumber daya elektronik. Pada awal 1980-an, beberapa orang memiliki suatu ide bagus tentang isi informasi yang akan berada di dunia digital. Web tidak ada, komputer rumah masih jarang, dan sebagian kecil sekolah-sekolah perpustakaan memiliki terminal yang dihubungkan dengan komputer mainframe. perpustakaan nasional di seluruh dunia telah menyatakan dengan jelas mereka tidak dapat memperoleh dan memelihara semua sumber daya informasi yang dihasilkan di negara mereka, apalagi bahan pustaka dari negara lain. Kami mengeksplorasi isu mempertahankan warisan budaya dalam bab berikutnya.

Ringkasan

Ada empat poin utama yang perlu diingat pada pembahasan bab ini. Pertama, konsep kerjasama adalah cenderung pada banyaknya penafsiran yang beragam, bahkan di antara staf -- staf layanan perpustakaan publik melihatnya sebagai akses saja, petugas pemilihan memiliki pandangan positif dan negatif dan seringkali pucuk pimpinan (top administrator) melihatnya sebagai cara untuk menyimpan uang. Kedua, status dan anggaran masih menjadi persoalan utama, jika ada kesempatan yang bekerja sama mungkin memiliki dampak negatif pada ukuran besarnya perpustakaan. Ketiga, upaya perpustakaan yang jenisnya beragam (multitype) atau ukurannya beragam (multisize) tidak mungkin berhasil karena tujuan perpustakaan yang berbeda dan apakah masing-masing perpustakaan dapat berkontribusi untuk usaha kerja sama yang baik. Akhirnya, teknologi adalah menciptakan kemudahan untuk berbagi koleksi, meskipun dengan konsorsium jenis perpustakaan yang beragam.

Pengembangan koleksi bersama bukan tugas mudah. Kebutuhan lokal sering tampaknya bertentangan dengan kebutuhan wilayah atau negara yang lebih luas. Namun, masalah pendanaan dan praktik lokal dapat diatasi. Sebagai sistem pengiriman (delivery system) baru, kita mungkin dapat menguraikan kebutuhan bagi swasembada lokal dan memperluas program berbagi sumber daya melebihi yang terlihat saat ini. Ini akan menjadi proses yang panjang dan lambat, namun perlu untuk terus berjuang untuk mencapai tujuan ini.

Ross Atkinson menyimpulkan pembahasan ini, meskipun ia tidak tahu, ketika ia menulis:

"banyak petugas pengembangan koleksi dari suatu era tertentu tidak diragukan lagi, seperti yang saya lakukan, bahwa mereka telah membaca tentang kerja sama untuk sebagian besar kehidupan dewasa mereka. Samudera tinta telah tumpah di dalam argumen atas pemikiran dan kepraktisan kerja sama--bagaimana masa depan perjanjian kerja sama yang mungkin dikerjakan, dan mengapa yang lalu tidak bisa dikerjakan. Apa yang sebenarnya sangat menarik tentang pengembangan koleksi bersama adalah mengapa hal ini sangat masuk akal dalam teori -- dan namun begitu bermasalah untuk melaksanakan dalam praktek

[1] Evan, G. Edward., Margaret Zarnosky Saponaro. (2005). Developing library and information center collections. London : Libraries Unlimited. Hal. 340.

[2] http://lu.com/odlis/odlis_r.cfm#resourcesharing. Diakses tanggal 8 November 2010.

Other Electronic materials

2011-11-11T02:13:00.000-08:00

Ringkasan Bab 7 : Other Electronic materials

Developing library and information center collections
Evans, G. Edward; Saponaro, Margaret Zarnosky
Connecticut : Libraries Unlimited, 2005

Oleh:

Rivalna Rivai

Muntashir

Sumber Daya Berbahan Elektronik

Pada era perkembangan teknologi khusunya komunikasi dan informasi telah membawa perubahan yang besar terhadap bagaimana orang bekerja dan berprilaku, tidak terkecuali masalah kebutuhan akan informasi. Kondisi ini membuat perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi harus mampu mengikuti kebutuhan dan prilaku informasi yang ada di lingkungan mereka. Kemajuan teknologi membuat informasi menjadi format yang berbeda dan penggunaan yang berbeda juga, Salah satunya adalah adanya internet. Kehadiran internet membawa perubahan yang sangat berpengaruh secara signifikan terhadap prilaku pencari informasi, yang memiliki kelebihan aksesibilitas yang lebih baik di bandingkan berbahan cetak. Perubahan ini tentu berdampak pada pengelolaan perpustakaan terutama dalam pengembangan koleksi untuk di layankan kepada pengguna.
Pada bab 7 dari buku ini penulis mencoba untuk membahas tentang bahan elektronik atau sumber daya elektronik yang mungkin dapat di koleksi oleh perpustakaan antara lain adalah Full-text, Database Numerik, Musik, referensi elektronik, Perangkat lunak, Simpanan kelembagaan (institutional repository). Selain itu juga mendiskusikan beberapa isu umum tentang pengembangan koleksi tersebut dari permasalahan teknis, hukum dan termasuk pendanaan dalam pengembangan koleksi berbasis web sampai dengan dengan kriteria seleksi koleksi berbahan elektronik tersebut.

A. Analisis Kebutuhan dan Pertimbangan

Sebelum memilih bahan yang akan dikoleksi apakah akan memilih bahan elektronik, perlu di dahulukan dengan adanya kajian terhadap kebutuhan informasi oleh perpustakaan kepada para penggunanya, bagaimana kebutuhan yang mereka inginkan, bagaimana dan dimana mereka mengunakan informasi, apa saja media teknologi yang telah mereka miliki. Sedangkan untuk perpustakaan ada beberapa hal yang harus di pertimbangkan ketika mereka memilih bahan elektronik sebagai bagian dari koleksinya, yaitu; ketersediaan infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki terutama jaringan dan telekomunikasi yang ada, dan yang tidak kalah pentingnya adalah ketersediaan dana yang berkelanjutan serta sarana pendukung kainnya.
Kebutuhan informasi terhadap bahan tercetak dan elektronik oleh pengguna pada saat ini masih merupakan sumber yang saling melengkapi dan bersaing. Koleksi bahan tercetak masih banyak di gandrungi dan dimanfaatkan oleh beberapa orang dan komunitas tertentu. Sebagai contoh untuk pengguna yang memiliki minat sejarah tentu akan membutuhkan koleksi yang informasinya dari tahun terbitan lama, tentu saja ini merupakan koleksi yang lahir dari awal adalah sebagai bahan tercetak. Namun bagi beberapa vendor ada yang juga berfokus menyediakan akses ke dokumen lama. Untuk itu Perpustakaan harus mampu untuk memilih vendor yang menyediakan informasi sesuai dengan kebutuhan penggunannya. Sumber berbahan elektronik juga memberikan keuntungan bagi perpustakaan untuk meminimalkan pemakaian ruangan bagi perpustakaan yang memiliki ruang buku yang terbatas. Selain itu ada isu lain yang perlu di pertimbangkan adalah budaya pengguna dari perpustakaan. Apakah telah sesusai dengan kebiasaan cara mereka memnafaatkan informasi?.
Bagi perpustakaan, mengkoleksi bahan elektronik akan meningkatkat kualitas serta efektifitas terhadap layanan pinjam antar perpustakaan serta pengiriman dokumen kepada para penggunannya. Tentu hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan yang memiliki karakter pengguna yang membutuhkan informasi dimana saja dan kapan saja. Namun di sisi lain layanan berbahan elektronik berdampak pada pelayanan menjadi sifatnya berbayar terutama ketika pengguna ingin mencetak dokumen elektronik tersebut. Keuntungan lain dari pengembangan koleksi elektronik di bandingkan dengan koleksi tercetak adalah koleksi elektronik dapat di disain sebagai perangkat lunak yang memungkinkan untuk memberikan laporan kepada perpustakaan tentang statistik pemanfaatan koleksi, hal ini tentu menjadi dukungan sangat baik untuk pengembangan koleksi pada masa yang akan datang. Sebagaian vendor penyedia informasi kadang mengintegrasikan kemampuan tersebut terhadap database mereka, sehingga memiliki laporan. Intinya bahan elektronik memungkinkan penyajian data yang lebih cepat di bandingkan bahan tercetak untuk kepentingan manajemen.

B. Permasalahan Dalam Pengembangan Koleksi Elektronik

Dibawah ini beberapa permasalahan dalam pengembangan koleksi elektronik :
1. Masalah teknis yang berkaitan dengan kecepatan dan stabilitas yang merupakan aspek penting dalam transfer elektronik. Kadang hal ini menjadi masalah ketika penyebaran informasi terganggu sesuai dengan kelemahan dari teknologi tersebut.
2. Perkembangan jumlah informasi secara kuantitas menjadi signifikan dan ini akan merumitkan perpustakaan dalam mengidentifikasi informasi yang sesuai termasuk berkembangnya jenis format elektronik yang ada.
3. Khusus untuk bahan elektronik berbasis web, sering terjadi perubahan terhadap URL (Uniform Resource Locator) sehingga halaman sering tidak dapat diakses.
4. Masalah copyright terhadap karya intelektual. Ketersediaan bahan elektronik yang mudah untuk dilakukan manipulasi sehingga mendorong untuk pelanggaran hak cipta.

C. Jenis Bahan Elektronik

1. Full Text
Istilah ini dapat di terjemahkan sebagai “teks sepenuhnya” mengarah pada koleksi yang mengandung seluruh teks. Sayangnya sampai saat ini belum ada kesepakatan makna dari full text ini dari para vendor sehingga tidak semua yang menyediakan full text dalam artian sepenuhnya pada sebuah jurnal, mulai dari sampul hingga informasi-informasi lainnya seperti catatan legalitas, gambar, tulisan pendek dan bahkan gambar. Dan juga termasuk informasi tentang lowongan kerja, kegiatan seminar dan lainnya yang sebenarnya merupakan bagian dari peran jurnal dalam komunikasi ilmiah. Tentu ini akan mengurangi nilai kualitas dari penyedia atau vendor yang menyediakan bahan full text.. Hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan ketika ingin berlangganan. Dan salah satu yang harus dipertimbangkan adalah kemampuan format full text yang dimaksud memiliki kemampuan dalam system temu kembali yang mengijinkan sebagian atau seluruh teks menjadi titik akses ketika melakukan penelusuran. Selain itu full text yang lengkap tentunya akan membutuhkan koneksi yang lebih cepat untuk melakukan pengunduhan, ini semua harus menjadi pertimbangan bagi perpustakaan ketika memilih layanan full text yang di sediakan oleh para vendor.
Sedangkan untuk pengembangan koleksi lokal atau muatan lokal terutama dalam melakukan proses digitalisasi dokumen full text sebagai salah satu pengembangan koleksi, yaitu format dokumen, ada berbagai macam format digital untu text mulai dari ASCII, PDF, HTML, XML, dan SGML. Pada saat ini standar format yang berlaku secara internasional, sehingga mudah nantinya di lakukan perubahan system yaitu SGML.

2. Musik

Sumber daya informasi berbahan elektronik disini merupakan musik dalam bentuk terekam, yang tersedia di internet ada yang berbayar dan ada juga yang gratis. Walaupun pada saat sekarang telah banyak website yang menyediakan secara gratis tapi illegal. Namun ada beberapa website yang legal dalam memberikan layanan koleksi musik terekam ini. Jenis bahan elektronik dapat di jadikan koleksi terutama pada perpustakaan akademik atau perpustakaan khusus.

3. Database Numerik

Pada umumnya database numerik menyediakan data berupa angka-angka seperti statistik, data keuangan, informasi sensus, indikator ekonomi dan sebagainya. Koleksi seperti ini dapat dijadikan salah satu pengembangan koleksi oleh perpustakaan, tentunya harus sesuai dengan kebutuhan informasi penggunannya. Pada perpustakaan akademik, data data numerik dari penelitian dapat dijadikan sumber daya koleksi yang bermanfaat untuk pengguna maupun organisasi. Ada beberapa hal yang harus di pertimbangkan ketika ingin membangun pangkalan numerik perpustakaan adalah tersedinya infrasturktur penyimpanan yang memadai dan yang besar karena cendrung filenya berkapasitas besar terutama jika layanan ini berbasis online jika tidak media penyimpan seperti cd-rom menjadi alternative.

4. Koleksi Referensi Berbasis Elektronik

Koleksi referensi secara tradisional yang berupa ; bibliografi, indeks, abstrak, dan daftar isi yang terekam ke dalam media elektronik. Para penerbit biasanya menyediakan dalam format online / web dan ada juga dalam bentuk CD-rom. Walaupun secara kualitas koleksi referensi elektronik lebih baik di bandingkan tercetak namun paling tidak bagi pengguna kemampuan penelusuran lebih baik dan cepat.

5. Software

Perpustakaan dapat mengembangkan koleksi perangkat lunak, terutama pada perpustakaan sekolah yang berkaitan dengan perangkat lunak pendidikan , atau kadang kala software yang terdapat pada suplemen tambahan dari judul koleksi yang di beli.

6. Simpanan Kelembagaan (institutional repository)

Simpanan kelembagaan merupakan suatu kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu. Ada dua penekanan yang terdapat pada simpanan kelembagaan yaitu ; pertama adalah koleksi digital yang memiliki keterkaitan erat dengan lembaga penciptanya, dan penekanan pada preservasi digital terhadap proses kegiatan ini. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika membangun sebuah simpanan kelembagaan :
a. Ketersediaan sumberdaya teknis seperti server, dan jet scanner.
b. Ketersediaan sdm untuk mengelola simpanan kelembagaan baik untuk seleksi yang akan di masukan serta untuk teknisi perangkat keras hingga perangkat lunak.
c. Permasalahan hukum, yakni menyangkut hak cipta.

D. Evaluasi Bahan Elektronik

1. Isi (content)

Masalah isi merupakan faktor yang harus menjadi perhatian dalam melakukan seleksi bahan elektronik, ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab ketika seleksi terkait isi, yaitu:
a) Seberapa seringkah produk melakukan update
b) Apakah produk menyediakan akses backfile (akses ke dokumen volume tahun lama) , dan berapa tahun terbit yang lama masih dimiliki. Dan apakah ada tambahan bayaran untuk itu?
c) Sejauh mana cakupan subjek koleksi yang disediakan vendor, dan membandingkannya dengan vendor lainnya?

2. Akses

a) Mode akses yang digunakan apakah akses single user atau mult user, jika multi berapa daya yang dapat di tampung, dan disesuaikan dengan kebutuhan juga dana.
b) Bagaimanakan Kompatibilitas produk dengan sistem jaringan yang dimiliki perpustakaan dan system temu kembali.
c) Apakah Interface produk yang user friendly dan mudah untuk digunakan.
d) Bagaimana Kemampuan sitem temu kembali dari produk
e) Bagaimanakah proses otentifikasi pada pengguna yang sah?

3. Dukungan

a) Apakah produk memberikan dukungan pelatihan kepada para staff perpustakaan?
b) Bagaimana kualitas dokumentasi untuk pedoman penggunaan baik untuk pengguna awam maupun profesional?
c) Bagaimanakah layanan untuk klaim serta pertanyaan permasalahan kepada vendor tersedia ?
d) Bagaimanakah informasi mengenai review dari produk , apakah mencakup seluruh layanan yang disediakan, hal ini penting untuk memberi masukan awal untuk seleksi.

4. Biaya

a) Apakah produk meyediakan akses terbatas beberapa dokumen apakah hanya bisa di cetak saja atau bisa di download, hal ini akan menambah biaya.
b) Perkirakan pembiayaan lebih lanjut dari penggunaan produk, seperti masalah teknis seperti ketersediaan perangkat lunak security atau anti virus.

E. Evaluasi Web Dalam Pengembangan Koleksi

Web merupakan bahan elektronik yang sifatnya lebih dinamis dibandingkan bahan lainnya, hal ini di karenakan kemudahan untuk melakukan perubahan informasi di internet itu sendiri. Oleh karena perubahan yang cepat itu serta setiap orang bisa membangun sebuah website dengan berbagai informasi yang disediakan,, maka hal ini akan menjadi tantangan bagi pustakawan serta pekerja informasi lainnya dalam melakukan seleksi terhadap bahan tersebut. Hal ini perlu dicermati untuk memahami bagaimana melakukan evaluasi yang baik terhadap informasi tersebut.
Ada beberapa hal yang dapat dijadikan kriteria dalam melakukan evaluasi pada informasi di website antara lain adalah :
a) Relevansi
Topik koleksi harus sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika baik untuk pengajaran, penelitian dan pengabdian.
b) Kualitas
Koleksi yang di karang oleh pengarang ternama dan atau diterbitkan oleh penerbit terkenal.
c) Komprehensif
Koleksi dengan topik yang lebih luas dan mendalam
d) Harga
Disesuaikan dengan prioritas koleksi yang dibutuhkan
e) Kemutakhiran
Kemutakhiran koleksi di perhatikan terutama pada kajian atau disiplin ilmu yang memiliki perkembangan yang cepat seperti teknologi dan ilmu sosial
f) Kemudahan penggunaan
Koleksi yang mudah digunakan baik sistematika maupun bahasa.
g) Akreditasi
Di utamakan koleksi yang sudah memiliki akreditasi terutama pada journal atau majalah
h) Keunikan

Keunikan koleksi menjadi pertimbangan untuk di adakan, sebagai perluasan topik.
Dari seluruh uraian diatas dapat di ambil kesimpulan bahwa dalam melakukan pengembangan koleksi khususnya koleksi berbahan elektronik, perlu mendapat perhatian yang serius bagi perpustakaan dalam melakukan kegiatan pengembangan koleksi, perlunya untuk memahami karakteristik dari bahan tersebut, kelemahan dan kelebihan dan juga harus memperhatikan akan kebutuhan dan latar belakang dari pengguna potensial, sehingga dengan begitu perpustakaan dapat membangun kebijakan dengan pertimbangan yang matang dengan harapan tujuan dapat tercapai dengan tepat, efektif dan efesien

AGAR TIDAK SEPERTI AYAM YANG MATI DI LUMBUNG PADI: BAGAIMANA MENJADI PUSTAWAKAN KREATIF, INOVATIF, DAN PRODUKTIF

2011-09-29T03:19:00.000-07:00

Oleh Hernowo

"Hanya kemauan yang menjadikan manusia itu kecil atau besar."

HEINRICH HEINE

Suatu ketika Penerbit Mizan, dalam sebuah acaranya, mengundang Kang Ibing sebagai salah satu pembicara. Kang Ibing, sebagaimana kita tahu, adalah komedian yang kental dengan balutan budaya Sunda. Kang Ibing juga sosok yang sering memerankan si Kabayan—tokoh fiktif dari tanah Sunda yang digambarkan lucu (suka ngebodor) dan pintar tetapi sekaligus bodoh. Apa yang dibicarakan oleh Kang Ibing ketika diminta mengisi sebuah acara yang diadakan oleh Penerbit Mizan—sebuah penerbit yang memiliki akar di Bandung dan kini, selama 25 tahun lebih, telah memproduksi banyak buku yang menjadi bacaan masyarakat luas di Indonesia?

"Waha'i rekan-rekan yang bekerja di Penerbit Mizan," demikian Kang Ibing menujukan materi pidatonya kepada kami, para pekerja yang bekerja di Penerbit Mizan, yang memang mengisi hampir separuh lebih dari tamu undangan, "janganlah Anda sekalian seperti ayam yang mati di lumbung padi." Memang, Kang Ibing tidak menjelaskan lebih jauh tentang apa yang dikatakannya itu. Namun, saya—yang termasuk salah satu pendengar pidato Kang Ibing yang juga menjadi pekerja di Penerbit Mizan— tentu menyadari sekali akan hal itu.

Setiap bulan Penerbit Mizan, penerbit buku tempat saya bekerja, menerbitkan puluhan buku baru. Apakah buku-buku baru yang diterbitkan oleh penerbit saya sempat saya baca semua? Atau, kalau tidak semua, apakah saya benar-benar menyempatkan diri untuk memerhatikan apa saja buku-buku baru yang bermanfaat bagi diri saya? Bagaimana pula dengan buku-buku baru yang diterbitkan oleh penerbit selain Penerbit Mizan? Dalam Kelompok Mizan saja, kini ada banyak penerbit dengan corak buku terbitannya yang sangat beragam. Ada Qanita, Kaifa, Mizania, Hikmah, Bentang, dan masih banyak lagi. Belum penerbit di luar Kelompok Mizan.

Lantas, yang layak untuk saya perhatikan lagi, penerbit tempat saya bekerja juga melanggan sebuah majalah perbukuan dari Amerika Serikat. Majalah perbukuan itu bernama Publishers Weekly dan terbit setiap minggu. Lewat majalah tersebut saya menyaksikan dengan mata kepala sendiri bahwa di negeri adidaya itu setiap minggu diterbitkan buku baru yang jumlahnya mungkin ratusan. Dan kini, di zaman kita saat ini, informasi tidak hanya disebar lewat medium kertas tetapi juga medium lain. Internet adalah salah satu contoh medium baru penyebar informasi yang memiliki kecepatan dan kuantitas yang luar biasa.

Hidup memang tidak harus diisi dengan membaca. Namun, apakah hidup dapat mencapai tingkat yang sedemikian berkualitas jika dijalani tanpa membaca? Saya tiba-tiba teringat kata-kata indah dan demikian "powerful" yang dilontarkan oleh Jostein Gaarder dan Klaus Hagerup dalam karya mereka, Perpustakaan Ajaib Bibbi Bokken, begitu mendengar apa yang disampaikan oleh Kang Ibing. Gaarder dan Hagrup mengatakan, "Setiap kali aku membuka sebuah buku, aku menguak sepetak langit. Dan jika aku membaca sederetan kalimat baru, aku lebih banyak tahu dibandingkan sebelumnya. Dan segala yang kubaca membuat dunia dan diriku sendiri menjadi lebih besar dan luas."

Bagaimana agar diri saya dapat menjalankan kegiatan membaca secara kontinu dan konsisten? Bagaimana agar kegiatan membaca dapat menjadikan diri saya ini produktif sekaligus -kreatif? Apakah ada cara-cara baru yang dapat saya temukan dan jalankan sehingga kegiatan membaca dan menulis tidak mudah jatuh pada kegiatan yang sangat melelahkan, membebani, dan membosankan? Apakah membaca dan menulis dapat menyulap diri saya ini menjadi diri yang penuh dengan ide-ide yang brilian dan inovatif?

Menemukan dan Menjalankan Konsep "Mengikat Makna"

Tidak ada yang baru terkait dengan membaca. Dari dahulu hingga sekarang—di zaman yang sangat canggih terutama jika kita merujuk ke perkembangan teknologi informasi dan komunikasi—membaca tidaklah berubah. Mata kita menatap teks, kemudian pikiran bekerja untuk memahami apa yang disajikan oleh teks. Kadang-kadang, untuk memahami deretan teks yang disusun oleh seorang penulis, pikiran kita perlu mengunyah dalam waktu tertentu dan kemudian mencemanya. Ada deretan teks yang mudah dikunyah dan dicerna, ada juga deretan teks yang sangat sulit dikunyah— apalagi dicerna.

Begitulah membaca. Pada suatu ketika, saya terusik untuk bertanya, "Setelah saya memahami sederetan teks dari hasil kegiatan membaca, ke mana hasil pemahaman itu saya simpan?" Saya bertanya seperti ini karena jika saya membaca sebuah buku, saya mungkin mendapatkan sekian kali pemahaman begitu saya membaca halaman-halaman buku tersebut. Ada buku yang memiliki halaman dalam jumlah sedikit, misalnya tidak sampai seratus halaman, ada pula buku yang memiliki ketebalan halaman di atas tigaratus halaman. Sekali lagi, saya simpan di mana jika saya mendapatkan sekian ratus pemahaman?

Ada kemungkinan saya sudah membaca ratusan atau bahkan ribuan buku. Di manakah hasil kegiatan membaca saya yang sangat banyak dan tidak ringan itu? Apakah saya benar-benar mendapatkan sesuatu yang bermanfaat—misalnya ilmu— ketika saya menjalankan kegiatan membaca? Apabila ya, apa buktinya? Bukankah banyak sekali buku yang telah saya baca dan pada saat buku itu saya baca, saya pun mendapatkan sesuatu yang sangat bermanfaat, namun begitu waktu berlalu, saya pun melupakan hampir semuanya? Kadang saya pun dihinggapi rasa sebal dan kesal karena saya lupa apa yang telah saya baca?

Bahkan kejadian yang lebih parah pun kerap melanda diri saya. Dikarenakan saya sering mengalami rasa sebal dan kesal ketika menjalankan kegiatan membaca— karena yang saya baca kemudian terlupa begitu saja—saya pun menghentikan kegiatan membaca yang seharusnya memberikan manfaat kepada saya. Penghentian kegiatan membaca itu kadang-kadang tanpa sadar. Tiba-tiba saja saya berhenti membaca. Ada semacam rasa malas yang menjalar di dalam diri saya untuk membaca. Bahkan, saya rasakan sekali begitu saya menghentikan kegiatan membaca dalam jangka waktu yang lama, untuk memulai membaca kembali ada semacam beban yang tidak tertanggungkan.

Saya yakin bahwa rentetan penghentian kegiatan membaca hingga munculnya rasa malas membaca itu tentu ada sebabnya. Saya pun menduga itu dikarenakan oleh apa yang saya pahami dari membaca kemudian saya lupakan. Atau, dalam bahasa lain, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya ketika saya membaca, dan begitu selesai membaca, saya tidak mendapatkan apa-apa. Benar bahwa selama membaca saya seperti mendapatkan pengetahuan akan apa yang saya baca. Namun, begitu saya menutup buku y&ng saya baca, apa yang saya dapat dari membaca itu hilang bersama ditutupnya lembaran-lembaran buku tersebut. Mungkin ada yang tersisa sedikit di benak saya tentang hal-hal yang mengesankan, namun begitu waktu berlalu, yang tersisa itu pun musnah tidak berbekas.

Saya pun berjanji untuk menemukan cara membaca yang benar-benar menghasilkan sesuatu yang bermanfaat. Apabila saya membaca dan saya mendapatkan secara konkret sesuatu yang bermanfaat dari membaca, tentulah saya akan terus membaca. Entah dari mana mulainya, saya kemudian terinspirasi oleh kata-kata yang diringkas dari Sayyidina Ali bin Abi Thalib r.a. Kata-kata itu berbunyi demikian, "Ikatlah ilmu dengan menuliskannya." Akhirnya, saya pun menemukan konsep bernama "mengikat makna". Saya harus menuliskan hasil-hasil kegiatan membaca saya begitu saya selesai membaca.

Melahap Buku dengan Metode "Ngemil"?

Konsep "mengikat makna" menjadikan diri saya kreatif dalam menjalankan kegiatan membaca dan menulis. Saya setuju dengan riset ahli linguistik Dr. Stephen D. Krashen dalam karyanya, The Power of Reading, bahwa terbentuknya kemampuan menulis berasal dari kegiatan membaca. Saya menjadi penulis yang produktif sekaligus kreatif pada usia 44 tahun gara-gara "kerakusan" saya dalam melahap buku. Di banyak buku yang saya ciptakan, saya senantiasa mengatakan kepada para pembaca buku saya bahwa saya dapat menulis dan mencipta banyak buku karena membaca.

Setelah saya renungkan pernyataan saya itu dan saya amati beberapa penulis produktif seperti Ustad Quraish (Muhammad Quraish Shihab) dan Kang Jalal (Jalaluddin Rakhmat), saya berkesimpulan bahwa menulis atau membuat buku itu hanyalah menuangkan hasil kegiatan membaca. Tentu, saya tidak ingin memudahkan persoalan. Namun, saya meyakini bahwa membaca adalah kegiatan paling utama yang harus dilakukan seseorang agar dia menjadi penulis yang baik. Menulis tanpa membaca tentu saja bisa.. Namun, apabila seseorang mau membaca terlebih dahulu sebelum menjalankan kegiatan menulis, tentulah dia akan lebih lancar dan lebih mudah dalam menulis. Dan bukan hanya itu yang diperoleh. Para penulis yang rajin membaca adalah mereka yang bersandar pada sandaran yang sangat kuat.

Saya menganggap membaca adalah memasukkkan kata-kata ke dalam diri. Semakin banyak dan semakin berkualitas bahan bacaan yang^dibaca oleh seseorang, itu berarti semakin banyak dan semakin berkualitas pula kata-kata yang dimasukkan olehnya ke dalam diri. Sementara itu, saya menganggap bahwa menulis adalah mengeluarkan apa saja yang ada di dalam diri—apakah itu dalam bentuk pengalaman, pengetahuan, pemahanam, gagasan, dsb.—dengan bantuan kata-kata yang sudah tersedia di dalam diri. Apabila diri itu miskin kata-kata alias tidak suka membaca, tentulah

diri itu akan kesulitan dalam menulis atau mengeluarkan apa yang ingin dikeluarkan secara tertulis.

Akhirnya, saya pun bertekad untuk menata kegiatan membaca saya. Betapa pentingnya membaca yang benar, tertata, dan teratur agar kegiatan menulis menjadi lebih lancar dan tidak banyak hambatan. Salah satu metode membaca yang saya temukan adalah metode "ngemil". Metode "ngemil" ini, selain sangat mendukung konsep "mengikat makna", juga saya temukan ketika saya menganggap buku sebagai makanan—"makanan ruhani". Metode "ngemil" ini saya jelaskan secara panjang lebar ketika saya menulis buku yang sangat saya sukai, Andaikan Buku Itu Sepotong Pizza. "Ngemil" pelbagai camilan atau makanan ringan tentulah sudah biasa; namun, apakah "ngemil" dalam konteks membaca buku merupakan hal yang biasa?

Untuk dapat menjalankan metode "ngemil" dalam membaca, pertama-tama Anda harus bersedia untuk memilih dan benar-benar menyiapkan sebuah buku yang memang menurut Anda penting untuk dibaca secara mencicil. Buku itu pun harus Anda bawa ke mana-mana. Selanjutnya, metode "ngemil" berhak Anda jalankan ketika Anda menganggur atau memiliki waktu luang. Anda tentu tidak dapat membaca jika Anda sibuk bukan? Nah, ketika Anda menganggur—sedang menunggu sesuatu, sedang dalam perjalanan, sedang tidak sibuk—saatnyalah Anda membaca buku yang telah Anda siapkan dan bawa ke mana-mana itu. Janganlah Anda berpikir bahwa Anda nanti dapat mencari bahan bacaan untuk dibaca ketika Anda menganggur. Kenapa? Karena ada kemungkinan Anda tidak mendapatkan bahan bacaan yang sesuai dengan selera Anda. Apabila bahan bacaan itu tidak sesuai dengan harapan Anda, Anda pasti malas untuk membaca—meskipun Anda punya waktu untuk membaca.

Terakhir, metode "ngemil" ini mensyaratkan Anda untuk senantiasa mengakhiri kegiatan membaca yang mungkin singkat itu dengan menulis atau "mengikat". Apa yang Anda tulis atau "ikat"? Yang Anda tulis adalah hal-hal sangat penting dan berarti yang Anda temukan di dalam kegiatan membaca Anda. Tulislah sesuatu yang menurut Anda memang layak untuk Anda tulis. Dengan menulis, Anda membuktikan bahwa kegiatan membaca Anda menghasilkan sesuatu yang konkret: tulisan. Dengan menulis, Anda berarti menyimpan hasil kegiatan membaca Anda di sebuah wadah yang jelas. Dan dengan menulis'atau "mengikat", Anda benar-benar tidak sia-sia dalam membaca.[]

Majalah Perpustakaan dan Informasi Volume 2 Nomor 2 tahun 2011

2011-09-26T02:49:00.000-07:00

Isi Majalah berkenaan tentang :
1. Pengaruh sensor terhadap pengembangan koleksi perpustakaan (studi kasus di 5 asosiasi perpustakaan di dunia oleh Mufid
2. Pustakawan dan Gerakan Pramuka sebuah aktualisasi diri oleh Haryanto
3. E-mail sebagai rekod: sebuah kajian kearsipan oleh Lilik Istiqoriyah
4. Sejarah perkembangan perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta oleh Lolytasari
5. Program literasi informasi di perpustakaan perguruan tinggi oleh Ana Afida
6. Peran perpustakaan pada sekolah berbasis spider web methods oleh Ida Darawati

Majalah Perpustakaan dan Informasi Vol 1 Nomor 2tahun 2009

2011-09-26T02:28:00.000-07:00

Ditengah kesibukannya sebagai pengajar dan rutinitas dalam mengelola
PSIP YARSI, redaktur mempersembahkan edisi Vol I/No. 2 Tahun 2009. Kali ini wajah cover Majalah PSIP memperkenalkan gedung baru Universitas YARSI.
Pembahasan pada Majalah ini mengacu pada “Perkembangan Dunia Perpustakaan” dengan menampilkan 7 penulis, diantaranya adalah:

1. Pengembangan Media Belajar Bersama dengan Pemanfaatan Fasilitas Gratis di Dunia Internet: Studi Empiris PEngembangan Situs Blogger oleh Indra Hiswara
2. I_Schools dan Kurikulum yang Ditawarkan, Termasuk Informatika Sosial oleh Sulistyo-Basuki
3. Pelestarian Materi Digital oleh Nita Ismayati
4. Mengenal ISBN: Penerapan dan Pemanfaatannya di Indonesia oleh Pudjiharti
5. Pengembangan Kreativitas Pustakawan: Tinjauan Secara Psikologis oleh Safrudin Azis
6. Sejarah Perpustakaan Babylonia oleh Lolytasari
7. Pustakawan Teladan Asal Pulau Dewata Bali Menuju Istana oleh Abdurrahman
8. Apa dan Siapa: Abdul Salam M. Sofro dan Harkrisyati Kamil

Majalah PSIP FTI Universitas YARSI dapat dilanggan dengan mengirim permohonan ke:
Alamat Redaksi dan Sirkulasi Majalah PSIP FTI YARSI:
Gedung Baru Universitas YARSI Cempaka Putih
Jl. Letjen Suprapto Cempaka Putih, Jakarta 10510
Telepon: (021) 422-8105
Faks: (021) 422-8105

Selain itu Redaksi menerima sumbangan tulisan tentang Kepustakawanan baik tulisan ilmiah maupun hasil penelitian yang telah disesuaikan untuk format majalah. Naskah ditulis 1,5 sebanyak 20 halaman. Setiap tulisan harap disertai foto penulis. Naskah yang telah diterima redaksi tidak dikembalikan. Naskah dapat dikirim via email: jip@yarsi.ac.id

Library Education trend and Aminef librarianship schoolarship

2011-09-21T00:53:00.000-07:00

Rumah Aqiqah Al-An'am: Empat puluh hari Almh.Hj. Fachrunnisa Rangkuti” Bi...

2011-09-06T00:36:00.000-07:00

Rumah Aqiqah Al-An'am: Empat puluh hari Almh.Hj. Fachrunnisa Rangkuti” Bi...: Betapa baiknya keluarga Almh .Hj. Fachrunisa Rangkuti binti BahrunRangkuti ,Anak -anaknya bahu membahu untuk menyiapakan acara yang bias...

Read Aloud

2011-07-25T06:39:00.000-07:00

RINGKASAN MATERI READ ALOUD

Tujuan READ ALOUD
Mendorong keberhasilan anak dengan membantu anak menjadi “pembaca sepanjang hayat” yang bisa dicapai melalui READ ALOUD.

Membacakan buku kepada anak-anak merupakan aktivitas terpenting untuk membangun pengetahuan yang dibutuhkan oleh anak-anak.

“If the child has never heard the world, the child will never say the word,
and if you have neither heard it nor said it, it’s pretty tough to read it and to write It”- Jim Trelease

Tahapan anak belajar :
1. Dimulai dengan mendengarkan, akan memperkaya vocabulary anak.
2. Kemudian anak akan belajar berbicara, seorang anak tidak akan pernah mengatakan kata-kata yang belum pernah didengarnya. Jadi setelah mendengarkan, tahap berikutnya berbicara.
3. Tahap selanjutnya adalah membaca. Tahapan dimana anak akan mulai belajar membaca. Akan lebih mudah untuk anak membaca jika ia sudah pernah mendengarkannya dan mengatakannya kata-kata tersebut.
4. Tahap akhir menulis. Setelah mendengar, berbicara, membaca, pada akhirnya anak akan belajar menulis. Kosakata yang banyak akan sangat membantu si kecil untuk mulai menuliskan banyak hal.

Kecerdasan otak anak tergantung dari sinapsis atau sambungan pada otak anak-anak. Namun, diperlukan stimulasi yang berkualitas untuk mendorong tersambungnya neuron pada otak si kecil. Salah satunya dengan mendorong kecintaannya untuk membaca, karena membaca merupakan jendela ilmu pengetahuan yang tidak terbatas.

READING ROLE MODEL

Kapan waktunya memulai READ ALOUD?

You can start read aloud when your child's a newborn. No matter what your baby's age, of course, reading aloud provides a great opportunity for cuddling and bonding ~ Jim Trelease.

READ ALOUD bisa dimulai sejak si kecil baru saja lahir, atau jika mulai saja dari sekarang tidak peduli berapapun usia si kecil. Kenapa sejak dini? Menurut Montesori, ahli pendidikan mengatakan bahwa periode terpenting pertumbuhan perkembangan otak anak adalah ditahun awal kehidupannya sampai umur enam tahun. Jika Anda berhasil mengajarkan anak suka membaca di usia ini, maka seumur hidup si kecil akan suka belajar dan membaca dari buku. Hal ini akan sangat mendorong kemampuannya untuk belajar dan tumbuh kembang otak si kecil.

Mulai dengan membacakan kepada si kecil 3 menit dalam sehari. Lihat perkembangan si kecil, jika ia mulai terlihat menikmati apa yang Anda bacakan, anda bisa menambah porsinya. Membacakan cerita merupakan “hadiah terindah” yang bisa diberikan orang tua kepada anak.

You may have wealth untold: Caskets of jewels and coffers of gold.
Richer than I you never be – I had a mother who read to me
Stricklan Gillilan

Apakah Manfaat READ ALOUD?

• Mengajarkan bayi berkomunikasi
• Memperkenalkan angka, huruf, warna, bentuk dalam suasana yang menyenangkan.
• Membangun kemampuan mendengar, mengingat dan kosakata
• Memberi informasi mengenai dunia sekitarnya
Semuanya ada dan bisa disampaikan melalui buku, tergantung bagaimana kesadaran orang tua untuk mulai membacakan buku tersebut demi masa depan si kecil.

Bagaimana memulai READ ALOUD?

Pertama-tama kenali dulu tahapan perkembangan bayi sebagai berikut :
• 0 – 2 bulan (listener)
Merupakan masa membiasakan bayi dengan suara kedua orang tuanya, jadi bersuaralah ketika membaca, usahakn bayi mendengarkan suara Anda.
• 2 – 4 bulan (observer)
Bacakan katalog book (buku berisi gambar-gambar saja, dengan tulisan sangat sedikit). Mulai gunakan buku sebagai alat berkomunikasi.
• 4 – 6 bulan (cooer)
Membacakan buku dengan menghadapkan ke bayi, pekalah kebutuhan bayi. Kapan harus terus membaca, kapan stop. Jangan dipaksakan jika si kecil terlihat bosan. Pilih buku dengan pilihan yang pas dan menarik.
• 6 – 12 bulan (babbler)
Perbolehkan bayi untuk meraih buku, gunakan buku terbuat dari kain atau plastik yang sukar untuk dirobek atau dimakan.
• 12 – 18 bulan (word maker)
Jadikan membaca buku kegiatan rutin setiap harinya sebelum tidur, atau sesudah bangun tidur. Bacakan satu buku dan ulangi berkali-kali, pilih buku yang sepertinya si kecil sangat suka. Si kecil mulai aktif bertanya apa ini apa itu? Coba cari buku yang berisi aktivitas untuk anak.
• 18 – 24 bulan (phrase maker)
Tetap tanamkan kebiasaan membaca pada anak. Dia akan lebih sering bertanya apa ini apa itu, dan mulai beri kesempatan pada anak untuk menjawab beberapa pertanyaan. Cobalah berhenti saat membacakan dan biarkan anak menyelesaikan ceritanya. Mulai siapkan crayon atau kertas sebagai ekspresi anak Anda.

Pilihlah buku yang berkualitas. Saat pembukaan pembacaan buku tunjukkan terlebih dahulu halaman depan, sebutkan judulnya dengan jelas. Sebutkan pengarang dan ilustratornya, sekilas isi tentang cerita. Orang tua harus terlebih dahulu mengetahui apa isi buku tersebut.

Saat Anda membacakan buku...
1. Think Aloud & Be A Star. Think Aloud dengan memberikan kesempatan anak mencerna cerita dan berpendapat. Be A Star dengan memaksimalkan penampilan Anda melalui ekspresi wajah, permainan suara, dan libatkan anak saat membaca. Misalnya menirukan suara binatang yang dibacanya.
2. Performance. Bacakan cerita dengan hati, expresif dan menarik. Gunakan intonasi suara, body language, bunyi-bunyian.

Saat Anda membacakan cerita untuk anak, yang terpenting adalah menanamkan kecintaannya untuk membaca. Bukan bertujuan untuk menyelesaikan sebuah cerita. Bukan sebuah masalah jika cerita dari buku tidak dapat selesai dibaca semua, dan bukan sebuah masalah jika si kecil hanya menginginkan cerita itu-itu saja. Ada baiknya coba libatkan si kecil saat Anda membeli buku, biarkan dia memilihnya sendiri sehingga sesampainya dirumah dia akan sangat tertarik untuk membacanya.

Sebuah metode yang menyenangkan sekaligus membuat kedekatan Orang tua dan anak semakin erat. Bacakan cerita untuk anak minimal 20 menit sehari untuk masa depan buah hati Anda. Selamat mencoba, semoga berguna untuk Anda para Orang Tua. Terimakasih.

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP PERGURUAN TINGGI

2011-07-20T06:37:00.000-07:00

Latar Belakang

Perguruan tinggi sebagai organisasi menghasilkan arsip. Dalam mengelola arsip dibutuhkan manajemen arsip. Salah satu kegiatan dalam manajemen arsip adalah penilaian dan penyusutan.

Penilaian dan penyusutan arsip mempertimbangkan rekod yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan operasional, persyaratan hukum dan akuntabilitas keuangan. Penyusutan arsip adalah penghapusan rekod dari suatu sistem kearsipan, baik manual maupun elektronik.

Penelitian tentang evaluasi pengelolaan arsip, dilakukan oleh Agus et.al., di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggambarkan bahwa penilaian dan penyusutan hanya mencapai level 23%.
Penilaian dan penyusutan arsip dilakukan berdasarkan subjektifitas pengelola arsip, dan tidak berdasarkan kebijakan yang dibuat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Tahun 2006, Departemen Agama sebagai induk organisasi UIN telah membuat JRA untuk lingkungan Departemen Agama.
Arsip yang teretensi dalam JRA DEPAG tsb tidak memenuhi substansi fungsi dan tugas pokok organisasi di lingkungan UIN

Untuk itu, UIN harus membuat JRA spesifik untuk diterapkan di lingkungan UIN

Rumusan Masalah

Bagaimanakah pelaksanaan penyusutan arsip di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk memahami proses pelaksanaan penilaian dan penyusutan arsip di FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip Departemen Agama, sebagai dasar untuk merancang Jadwal Retensi Arsip spesifik pada FITK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Direktori Alumni, Kontribusi Alumni Program Studi Ilmu Perpustakaan Universitas YARSI 1998-2010

2011-07-12T06:32:00.000-07:00

Majalah Perpustakaan dan Informasi Vol II Nomor 1 tahun 2011

2011-07-04T08:48:00.000-07:00

Kali ini PSIP YARSI memberikan gebrakan baru dengan memberikan mandat kepada IKALIPSI untuk meneruskan perjuangan penerbitan Majalah Perpustakaan dan Informasi Vol. 2 Nomor 1 tahun 2011, yang selama ini dibina oleh PSIP YARSI. Sungguh suatu tantangan baru bagi IKALIPSI, suatu tantangan bagi alumni PSIP YARSI khususnya untuk membuat karya dalam bentuk tulisan.
Wajah sampul edisi kali ini dihiasi dengan suasana Perpustakaan POLTEKKES Jakarta III, dimana Haryanto, ketua IKALIPSI bekerja dan sampul belakang, bapak Drs. Muh. Kailani Eryono, MM., menyerahkan laptop untuk para mahasiswa PSIP YARSI.
Artikel yang datang ke meja redaksi edisi ini diawali dengan pemikiran Peranan Perpustakaan Perguruan Tinggi di Era Digital oleh Dekan baru PSIP YARSI bapak Anton Adibroto. Dilanjutkan dengan beberapa tulisan alumni dari alumni PSIP YARSI seputar perpustakaan dan kearsipan. Ada juga tulisan dari penulis non alumni diantaranya adalah dari mahasiswa Program S2 Ilmu Perpustakaan UI dan dari dosen UNAIR.

Daftar isi Majalah

Dari Meja Redaksi
Lensa kegiatan IKALIPSI
Profil Dosen Ilmu Perpustakaan, ibu Siti Sumarningsih, M.Lib
Perjalanan Karier seorang Pustakawan, bapak Mukmin Suprayogi
Profil perpustakaan dan Pustakawan alumni bekerja, Perpustakaan POLTEKKES Jakarta III (Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Jakarta III)
Peranan Perpustakaan di Era Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Kesehatan RI oleh Haryanto
Kepemimpinan dan Praktek manajerial perpustakaan oleh Safruddin Aziz
Menginstal senayan library di windows oleh Agus Yudo Waluyo
Prinsip ISO 15489 dalam pengelolaan Manajemen Rekod oleh Lolytasari
Manajemen Rekod elektronik oleh Dyah Puspitasari
Tantangan hak cipta di era internet oleh Lili Sudria Wenny
Lensa Kegiatan alumni
Berita Gembira
Berita Duka
Info Seminar
Biografi Penulis

Perpustakaan Center for International Forestry Research (CIFOR) Bogor

2011-06-28T10:55:00.000-07:00

Pengurusan ISBN

2011-06-16T00:38:00.000-07:00

Pertama, siapkan kelengkapan berkas dalam bentuk print out:

Bagi Anggota Baru:
1. Mengisi formulir surat pernyataan disertai dengan stempel penerbit.
2. Membuat surat permohonan atas nama penerbit
3. Fotocopy:halaman judul, balik halaman judul, daftar isi dan kata pengantar

Bagi Anggota Lama :
1. Membuat surat permohonan atas nama penerbit
2. Fotocopy:halaman judul, balik halaman judul, daftar isi dan kata pengantar

Berkas tersebut bawa ke Perpusnas beralamat di Jakarta, Jl. Salemba Raya 28 A/Kotak Pos 3624 Jakarta.