Peran Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam memajukan Program Visi dan Misi Fakultas

Peran Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK)

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam memajukan Program

Visi dan Misi Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

A. Latar Belakang

Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa serta berbagai jasa lainnya. Peran dan tujuan dari perpustakaan adalah sebagai wahana untuk mencerdaskan bangsa supaya tercapai masyarakat yang terdidik. Keberadaan perpustakaan dapat diartikan juga sebagai pemenuhan kebutuhan yang diakui masyarakat, kebutuhan ini menentukan bentuk, tujuan, fungsi, program dan jasa perpustakaan.

Dalam mengoptimalkan peran tersebut, pengorganisasian informasi perlu dilakukan untuk memudahkan pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, layanan yang dilakukan selalu berorientasi pada masyarakat, sebagai pengguna informasi. Kepuasan pengguna merupakan petunjuk utama bagi pelaksana pengorganisasian informasi.

Secara keseluruhan dapat dikatakan bahwa dalam makalah ini menganalisis peran perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) dalam memajukan program visi dan misi FKIK, yakni dimana perpustakaan sebagai tempat sumber informasi bagi penggunanya.
Oleh karena itu para pengelola perpustakaan harus mampu mendayagunakan koleksi yang dimiliki semaksimal mungkin. Pendagunaan sumber informasi di perpustakaan sangat tergantung pada citra layanannya, artinya layanan diperpustakaan menjadi tolak ukur keberhasilan suatu perpustakaan.

B. Perumusan MasalahBerdasarkan latar belakang masalah di atas maka perlu dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1. Bagaimana informasi perpustakaan menurut teori?
2. Bagimana peran perpustakaan dalam memajukan program visi dan misi FKIK?
3. Bagaimana kompetensi pustakawan dalam mengembangkan perpustakaan?

C. Pembahasan
1. Tinjauan Literatur
a. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang". (Davis, 1984: 28) Definisi ini dapat mengambarkan bahwa informasi yang diolah dengan tepat sangat membantu seseorang memformulasikan suatu masalah, menentukan yang penting dan tidak penting, sehingga pengambilan keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah dilakukan dengan tepat. (Laksmi 2007: 46)
Menurut Toffler dalam bukunya Laskmi menyatakan bahwa barangsiapa memegang akses informasi, dialah yang akan memenangkan persaingan sehingga muncullah asumsi bahwa orang sukses karena memiliki informasi yang tepat dan pada saat yang tepat. (Laksmi, 2007: 44-45) Agar informasi yang dibutuhkan pengguna dapat lebih cepat dan mudah ditemukan, pustakawan harus menguasai sarana dan teknik penelusuran (searching technic) dengan mengenal sumber-sumber informasi yang dapat diakses. Pustakawan harus pula mampu mengenali berbagai jenis koleksi yang dimiliki. (Bandono, 1995: 6).
Kelihatannya, perpustakaan akan selalu berhubungan dengan berbagai informasi yang tidak terbatas dan yang tersebar pada berbagai tempat. Herold (2001) menyatakan bahwa informasi adalah ubiquitous, diaphanous, a-categorical, discrete, a-dimensional dan knowing. Untuk memahami pemikiran Herold, maka disini akan dijelaskan apa makna informasi tersebut.
1) Ubiquitous yakni informasi muncul dari interaksi manusia, yang terdapat dimana-mana, mudah menyebar dengan bantuan teknologi. Dan bagi pustakawan, informasi adalah bahan perpustakaan yang terekam selanjutnya menjadi koleksi perpustakaan. Namun pustakawan selalu sadar bahwa tidak semua informasi selalu tersedia di perpustakaan.
2) Diaphanous, menurutnya informasi merupakan sebuah bentuk ilmu pengetahuan yang paling tajam,yang menciptakan perubahan dan bersifat bebas dan tidak terikat
3) A-categorical
Informasi kaya akan system klasifikasi yang potensial serta mampu menyesuaikan diri terhadap berbagai tafsiran dan anggapan secara teratur, sementara pada saat yang bersamaan informasi adalah kondisional, tergantung dan terikat, dalam pengertian tidak mempunyai status akhir yang dapat dipastikan.
4) Discrete
Informasi dapat dianggap sebagai dasar dari perbedaan. Kuantitas informasi dapat dihitung secara terpisah misalnya berapa halaman, berapa paragraf, berapa kalimat, berapa kata dan/atau huruf. Informasi yang berwujud elektronik juga dapat dihitung kuantitasnya misalnya mulai dari karakter, bite, kilo bite, mega bite sampai dengan tera bite. Selain ukuran kuantitas, makna informasi dapat memainkan peran diantara pikiran dan persoalan, baik berupa interaksi antara pikiran-pikiran yang terpisah dan berasosiasi dengan media fisik.
5) A-dimensional, merupakan bentuk informasi dimensional (terukur) maupun adimensional (tak terukur) yang dapat diobesrvasi.
6) Knowing, maksudnya adalah informasi menjadi sumber pengetahuan yang sudah diketahui dan sangat berguna bagi kehidupan manusia.

b. Pengertian PerpustakaanDalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 Pasal 1, dinyatakan bahwa Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka. Dengan demikian, batasan istilah perpustakaan adalah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Di dalam Pasal 20 disebutkan bahwa ada 5 jenis perpustakaan, yakni Perpustakaan Nasional, Perpustakaan Umum, Perpustakaan Sekolah/Madrasah, Perpustakaan Perguruan Tinggi dan Perpustakaan Khusus. Makalah ini menyangkut penyediaan informasi yang terdapat diperpustakaan dan pemanfaatannya bagi pengguna perpustakaan di perpustakaan.

c. Sejarah Singkat PerpustakaanPerpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta didirikan seiring berdirinya Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berdasarkan Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Nomor 046 ditetapkan pada tanggal 22 Mei Tahun 2004 tentang Pendirian Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Perpustakaan saat itu dikelola oleh dosen dan staf administrasi dan pada tahun 2005, Rektor UIN Syarif Hidayatullah menugaskan Amrullah Hasbana, S.Ag., SS, MA sebagai Kepala Perpustakaan dan pustakawan, Dra. Ida Darawati. Sampai saat ini Fakultas dipimpin oleh Dekan Prof. Dr(hc). dr. M.K. Tadjudin, Sp.And. Tujuan didirikan perpustakaan FKIK adalah turut mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, serta menjadi pusat informasi dan research.
Visi Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah sesuai dengan visi universitas, maka visi FKIK adalah menjadikan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai lembaga pendidikan tinggi kedokteran dan ilmu kesehatan terkemuka dalam mengintegrasikan aspek keilmuan kedokteran dan kesehatan, keislaman dan keindonesiaan.
Berdasarkan visi tersebut maka misi FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah :
1) Menghasilkan dokter, tenaga kesehatan masyarakat, apoteker dan ners yang mempunyai kompetitif dan komparatif dalam persaingan global
2) Melakukan reintegrasi ilmu kedokteran dan ilmu kesehatan dengan nilai-nilai keislaman dan keindonesiaan
3) Memberikan landasan moral terhadap pengembangan ilmu dan teknologi kedokteran dan kesehatan serta melakukan pencerahan dalam pembinaan iman dan taqwa
4) Mengikuti secara aktif dan berperan serta dalam pengembangan ilmu dan teknologi kedokteran dan kesehatan melalui kegiatan penelitian
5) Memberikan kontribusi bermakna dalam pembangunan karakter bangsa melalui upaya peningkatan kualitas hidup masyarakat.

d. Petugas Informasi di PerpustakaanPetugas informasi di perpustakaan dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 Pasal 1 disebagai sebagai Pustakawan yakni seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

e. Sumber Informasi di PerpustakaanPenyediaan informasi di perpustakaan disini mengambil definisi dari Undang-Undang Perpustakaan No. 43 tahun 2007 Bab I tentang Ketentuan Umum pasal 1, yang meyatakan bahwa koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.

f. Pengguna PerpustakaanPengguna perpustakaan atau Pemustaka dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 Pasal 1 adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan.
2. Peran Perpustakaan dalam Memajukan Program Visi dan Misi FKIK
Perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah perpustakaan yang berkedudukan di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, KAMPUS 2 Jalan Kertamukti No. 5 Pisangan, Ciputat yang mempunyai tugas untuk menghimpun, menyimpan, melestarikan dan mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilakan oleh sivitas akademika FKIK. Selain itu perpustakaan bertugas menyediakan koleksi yang berhubungan dan bermanfaat bagi penggunanya dan berfungsi membantu dan mendukung proses pembelajaran FKIK. Perpustakaan FKIK memiliki hubungan pembinaan dengan UPT Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dimana Perpustakaan Utama selaku pendukung aktivitas-aktivitas perpustakaan Fakultas.

a. Program Visi dan Misi FKIKVisi dan Misi Perguruan tinggi pada hakekatnya merupakan lembaga yang berfungsi untuk melestarikan, mengembangkan, menyebarluaskan, dan menggali ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Selain itu perguruan tinggi juga berfungsi mengembangkan kualitas sumberdaya manusia dan menghasilkan jasa-jasa. Dalam era globalisasi, informasi, dan interpedensi sebagaimana yang telah, sedang, dan akan berlangsung, peran perguruan tinggi menjadi semakin penting. Dalam era tersebut keunggulan suatu bangsa tidak lagi ditentukan oleh kekayaan sumberdaya alam yang dimilikinya, tetapi lebih ditentukan oleh kualitas sumberdaya manusia, penguasaan informasi, serta penguasaan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Berkaitan dengan persoalan di atas perpustakaan sangat efektif bagi perkembangan dan kemajuan anak didik. (Mahfudz, 2007: 68). Dan merubah paradigma lama yang beranggapan bahwa membeli buku, melengkapi fasilitas perpustakaan adalah tindakan konsumtif, sebab perpustakaan adalah lembaga investasi intelektual

b. Perpustakaan sebagai Sumber InformasiInformasi yang perlu disediakan oleh perpustakaan agar dapat lebih berperan dalam menunjang proses pembelajaran, maka fungsi edukatif, informatif, rekreatif, riset perpustakaan harus diperkuat dengan berbagai sumber-sumber informasi dalam bentuk media cetak (print media) termasuk buku, majalah, kamus, ensiklopedia, direktori, pamphlet dan media non cetak seperti records (cassettes), films, audio videotapes, discs, compact discs (CDs), microforms. Dan sebagai pengelola informasi, pustakawan perlu mengetahui karakteristik setiap ragam bahan sumber informasi agar informasi akan lebih maksimal dinikmati oleh pengguna perpustakaan.
Perpustakaan FKIK UIN Jakarta terus berusaha meningkatkan koleksi secara kualitas dan kuantitas dan sampai saat ini koleksi terdiri dari local content berupa laporan magang, skripsi, modul yang dibuat para dosen, dan kliping serta koleksi yang bersifat umum. Untuk memudahkan akses pengguna ke sumber informasi, perpustakaan bekerjasama dengan Perpustakaan FKUI menyediakan NM2DC yakni e-book kedokteran dan e-book ini juga dapat dibeli oleh mahasiswa dengan harga yang telah ditentukan oleh pihak management NM2DC.
Pengelolaan dokumen elektronik dipastikan bersinggungan dengan teknologi informasi. Informasi elektronik hanya dapat diakses menggunakan perangkat teknologi informasi khususnya komputer. Berkaitan dengan itu, penyediaan infrastruktur informasi berupa perangkat lunak dan keras, jaringan dan koneksi internet merupakan keharusan dalam pengelolaan informasi elektronik di perpustakaan.

c. Sarana dan Prasarana PerpustakaanSumber informasi akan lebih maksimal dinikmati oleh pengguna perpustakaan dengan memperhatikan beberapa factor sebagai berikut :
1) Gedung perpustakaan yang menarik dan mudah dijangkau
Gedung perpustakaan sebaiknya didesain dengan menarik dan lokasi perpustakaan mudah diakses oleh masyarakat. Gedung perpustakaan perlu dilengkapi dengan ruang belajar bagi pengunjung, ruang multi media, ruang diskusi dan cafe atau tempat istirahat.
2) Sarana dan prasarana pendukung layanan perpustakaan
Perpustakaan perlu menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung pelayanan pengguna eperti menyediakan kursi dan meja yang cukup baik, penyejuk ruangan atau AC, dan sarana penelusuran koleksi dengan menggunakan komputer, pemanfaatan TI dengan menggunakan harus memakai jaringan lokal (Local Area Network) berbasis TCP/IP dan akses ke internet.
3) Menyediakan koleksi dalam multi format
Perpustakaan perlu menyediakan koleksi baik dalam bentuk tercetak, bahan-bahan multimedia, digital, hypertext, termasuk juga pertemuan dan diskusi formal dan non formal, lengkap dengan alat untuk memutar/mendengarkan koleksi multimedia tersebut.
4) Adanya fasilitas digital dan internet
Fasilitas digital dan internet memungkinkan pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan informasi yang dimiliki perpustakaan tanpa mengenal waktu dan jarak. Homepage perpustakaan dapat menyajikan data bibliografis dan abstrak dari jurnal-jurnal penelitian (kalau memungkinkan dalam bentuk full text), pendidikan pemakai, berita-berita perpustakaan, informasi lokal (universitas, kota), pameran online, media komunikasi dengan pengguna (saran dan kritik), hubungan dengan situs lain, dan sebagainya.
5) Hot Spot
Hot Spot berarti menyediakan layanan internet bebas untuk suatu lingkungan yang terbatas, sebagai contoh di sekitar gedung perpustakaan. Dengan memiliki hot spot perpustakaan menyediakan jasa penelusuran internet yang dapat diakses oleh pengguna dari Laptop/Note Book yang biasa dibawa oleh pengguna, dengan syarat memiliki LAN Card Wireless.
6) Menjalin kerja sama dengan perpustakaan lain
Kerja sama antar perpustakaan perlu dilakukan karena tidak satu pun perpustakaan yang dapat berdiri sendiri dalam arti informasi/koleksinya mampu memenuhi kebutuhan informasi penggunanya, sehingga jawaban ”informasi yang Anda cari tidak ada di perpustakaan kami” tidak akan berlaku lagi. Setidaknya pustakawan dapat memberi alternatif artikel atau menunjukkan dimana artikel tersebut dapat diperoleh.
7) Waktu layanan perpustakaan berorientasi masyarakat
Kepadatan dan kesibukan kegiatan masyarakat seperti sekolah, bekerja, berusaha, dan lain sebagainya, ikut berpengaruh terhadap pemanfaatan perpustakaan, ditambah dengan waktu layanan perpustakaan yang sama dengan jam kantor dan sekolah masyarakat, sehingga dapat menghambat masyarakat yang hendak berkunjung ke perpustakaan. Oleh sebab itu waktu layanan perpustakaan perlu disesuaikan dengan waktu renggang masyarakat, kalau perlu hari libur pun perpustakaan tetap membuka layanannya.
Perpustakaan FKIK UIN Jakarta saat ini hanya menempati satu ruangan di lantai 2, berada di Kampus 2 Gedung FKIK UIN Jakarta. Kalau melihat dari sisi kepuasan pengguna perpustakaan, letak perpustakaan kurang strategis bagi sebagian pengguna perpustakaan. Ini disebabkan prodi Ilmu Keperawatan dan Prodi Farmasi terletak di kampus 1 yang jaraknya kurang lebih 1 KM. Luas perpustakaan 332,5M2 (17,5M2 x 19M2) yang di tata sedemikian rupa sesuai dengan tempat kegunaannya. Pengembangan perpustakaan kedepan, menunggu gedung FKIK UIN Jakarta yang sedang dibangun.

d. Layanan PerpustakaanLayanan di perpustakaan ideal nya dapat lebih memikat, bersahabat, cepat, dan akurat, ini berarti orientasi pelayanan perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan pengguna, antisipasi perkembangan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah, dengan kata lain menempatkan pengguna sebagai salah satu faktor penting yang mempengaruhi kebijakan pada suatu perpustakaan, kesan kaku pelayanan diperpustakaan harus dieliminir sehingga perpustakaan berkesan lebih manusiawi.
Untuk itu Perpustakaan FKIK UIN Jakarta menerapkan layanan 2 sistem sekaligus yakni layanan koleksi terbuka dan layanan tertutup. Layanan tertutup untuk local content sedangkan untuk koleksi lainnya yang bersifat umum menggunakan akses layanan terbuka, contohnya buku ajar. Ada beberapa jenis layanan yang ada di perpustakaan FKIK UIN Jakarta.
1) Layanan sirkulasi
Untuk melihat tolak ukur kemajuan perpustakaan dapat dilihat dari statistic perpustakaan. Statistik perpustakaan menggambarkan sejauh mana perpustakaan didayagunakan dan sekaligus menggambarkan unjuk kerja perpustakaan. Statistik di sini adalah data jumlah pengguna memanfaatkan bahan pustaka.

2) Layanan Referensi
Untuk memasarkan jasa informasi, perpustakaan FKIK menggunakan 2 bentuk layanan yakni sevara manual dan elektronik. Layanan manual merupakan layanan referensi untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus, ensiklopedia dan lain-lain yang hanya dapat dibaca di tempat sedangkan layanan elektronik, penelusuran informasi secara media gital NM2DC yang bekerjasama dengan FKUI.

3) Layanan internet
4) Layanan administrasi seperti pendaftaran anggota baru, dan Bebas Pustaka
5) Layanan audio visual
6) Layanan OPAC

e. Kompetensi PustakawanSeiring berkembangnya menuju masyarakat informasi, fungsi perpustakaan juga harus berkembang. Semula hanya pengelola media informasi menjadi pengelola isi atau subtansi informasi. Maka persyaratan petugas perpustakaan harus berkemampuan dalam mengelola informasi dan mengelola pengetahuan yang ada di perpustakaan.
Tenaga pengelola perpustakaan FKIK UIN Jakarta dari tahun 2004 sampai sekarang terjadi perguliran, yang tetap hanya 1 orang Kepala Urusan dan 1 orang pustakawan, ini dapat dilihat dari data tabel di bawah:

Petugas Informasi Perpustakaan
No Nama Jabatan Pendidikan Tahun Tugas
1 Endang Pujiyati, S.Si Dosen S1 non Ilmu Perpustakaan 2004 – 2005
2 Afiah, M.Ag Dosen S2 non Ilmu Perpustakaan 2004 – 2005
3 Zamzami Kiram, MM Administrasi S2 non Ilmu Perpustakaan 2004 – 2005
4 Amrullah Hasbana, S.Ag., SS., MA Kepala Perpustakaan S1 Ilmu Perpustakaan,
S2 Belanda 2005 sd. sekarang
5 Dra. Ida Darawati Pustakawan S1 non Ilmu Perpustakaan 2005 sd. sekarang
6 Lolytasari, S.Ag., S.IPI Administrasi S1 Ilmu Perpustakaan 2006 sd. sekarang
7 Karno Administrasi SLTA 2009 sd. sekarang
8 Drs. Fahrur Fuady Administrasi S1 non Ilmu Perpustakaan 2009 sd. sekarang
9 Iif Fikriaty, MA Administrasi S2 non Ilmu Perpustakaan 2007 - 2009
10 Ela Administrasi SLTA 2007 - 2009

Melihat tabel di atas, FKIK berusaha untuk menempatkan petugas sesuai dengan bidangnya dan ini selaras dengan pendapat dari Utami Hariyadi dalam makalahnya (hal. 3) bahwa ada beberapa kompetensi yang harus dimiliki seorang pustakawan diantaranya ialah:
1) Analytical Skills, yakni kemampuan atau ketrampilan untuk berfikir analistis. Pustakawan diharap mampu menarik kesimpulan secara logis dan bias memberi rekomendasi tindakan yang tepat serta menggunakan pendekatan sistematis dan obyektif dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.
2) Communication skills, yakni ketrampilan berkomunikasi. Pustakawan diharap mampu menjadi pendengar aktif, mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan dapat dipahami dan bias dengan jernih menerima feedback konstruktif.
3) Creativity/Innovative, yakni selalu mencari peluang untuk menyerap dan menerapkan ide, metode, desain dan teknologi-teknologi baru.
4) Expertise/Technical Knowledge, yakni kemahiran atau berpengetahuan teknis. Pustakawan diharapkan mempunyai pengetahuan teknis yang luas dan mutakhir dan selalu tanggap akan perkembangan teknologi baru.
5) Fleksibility/Adaptability, ialah luwes dan mampu mengerjakan beraneka ragam tugas dan selalu siap “menerima” tantangan dan penugasan baru.
6) Interpersonal Skills
Kemampuan atau ketrampilan interpersonal. Pustakawan diharapkan mampu membina hubungan kerja yang kokoh namun sekaligus memiliki kepekaan dan empathy terhadap prilaku individu dan kelompok kerja.
7) Leadership, adalah memiliki integritas yang tinggi, membina kepercayaan timbale balik dengan rekan kerja dan bawahan.
8) Organization Understanding and Global Thinking, yakni mempunyai pemahaman organisasional dan mampu berfikir secara global.
9) Ownership/Accountability/Dependability, yakni mempunyai tanggungjawab dan bias diandalkan
10) Resources Management, yakni pustakawan diharapkan mampu mengelola sumber-sumber yang dimiliki, bias mereduksi pengeluaran sekaligus meningkatkan keuntungan
11) Service Attitude/User Satisfaction, yakni memahami dan memenuhi kebutuhan pengguna serta bias memenuhi minat mereka.
Untuk memudahkan pemahaman kompetensi yang dikatakan Utami Haryadi, di dalam kenyataannya, kompetensi pustakawan harus juga ditunjang yang sifatnya manusiawi, administrative, teknis dan non teknis, misalnya (1) suasan kerja yang kondusif, (2) tim kerja yangsolid dan kompak, (3) komunikasi yang harmonis antara pimpinan dan bawahan, antara bawahan dan bawahan, antara sesame atasan, ke dalam dank e luar organisasi, (4) ketenangan dan kesenangan bekerja pegawai, (5) kesejahteraan pegawai, (6) perhatian dan perlidnungan pimpinan terhadap bawahan, (7) kebersamaan dan perasaan senasib dan seperjuangan, (8) factor kemungkinan pengembangan karier dan promosi, (9) prasarana, (11) keamanan dan keselamatan kerja.
Dengan demikian sebuah perpustakaan yang sehat dapat diamati dari sudut kinerja yang mekanistis, proporsedural, dalam suasana yang harmonis. Pada gilirannya akan menunjukkan citra yang baik dari padangan masyarakat atau pengguna.

3. Analisis
Perpustakaan, dengan fungsinya sebagai penyedia informasi memiliki peranan yang besar dalam pemerataan pendidikan. Perpustakaan adalah salah satu komponen penting dalam menunjang terselenggaranya pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai hal itu, institusi dalam melaksanakan program visi misinya perlu memikirkan pengembangan perpustakaan ke depan. Dan hal-hal yang perlu di tindaklanjuti oleh insitusi untuk pengembangan visi dan misi Fakultas diantaranya adalah :
a. Seluruh jajaran mulai dari pimpinan sampai bawahan harus berusaha untuk mengetahui, memahami dan mensosialisasikan Undang-Undang Republik Indonesia tentang perpustakaan (UU No.43/2007) dimana perpustakaan dikenalkan kepada pengguna sehingga menimbulkan kesadaran akan besar manfaat yang diperoleh atas keberadaan perpustakaan. Perpustakaan yang maju merupakan salah satu syarat untuk memasuki masyarakat informasi. Dimana perpustakaan dapat digunakan oleh masyarakat untuk berkonsultasi mengenai apapun.
b. Reorientasi dan revitalisasi peran dan fungsi perpustakaan dalam fakutas agar seluruh jajaran mulai dari pimpinan sampai bawahan memiliki persepsi positip, apresiasi tinggi dan paradigma baru terhadap perpustakaan. Untuk itu Dekan sebagai stake holder harus benar-benar memegang komitmennya untuk mengembangkan dan membudayakan perpustakaan. Sebab citra suatu institusi tidak hanya tercermin dari sikap dan prilaku karyawannya tertapi juga termasuk penampilan perpustakaan baik koleksi, pelayanan ataupun fasilitas yang tersedia. Perpustakaan adalah bagian integral dari seluruh sistem keorganisasian suatu institusi bukan merupakan bagian yang terpisah apalagi hanya sebagai pelengkap.
c. Memanfaatkan dan mengalokasikan sumber daya perpustakaan secara efektif dan proposional. Sumber daya perpustakaan adalah semua tenaga, sarana dan prasarana serta dana yang dimiliki perpustakaan. Dan meningkatkan ketrampilan, keahlian, kualitas dan kompetensi tenaga perpustakaan (pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan) melalui kegiatan pelatihan, workshop, seminar dan pendidikan.

4. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa secara umum peran perpustakaan dalam menunjang kegiatan program visi misi FKIK dapat dilihat dalam beberapa point:

a. Perpustakaan akan selalu berhubungan dengan berbagai informasi yang tidak terbatas dan yang tersebar pada berbagai tempat. Oleh karena itu informasi yang perlu disediakan oleh perpustakaan agar dapat lebih berperan dalam menunjang proses pembelajaran, maka fungsi edukatif, informatif, rekreatif, riset perpustakaan harus diperkuat dengan berbagai sumber-sumber informasi dalam bentuk media cetak (print media) termasuk buku, majalah, kamus, ensiklopedia, direktori, pamphlet dan media non cetak seperti records (cassettes), films, audio videotapes, discs, compact discs (CDs), microforms

b. Perpustakaan dalam menunjang program visi dan misi FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta mempunyai beberapa tujuan dan fungsi, diantaranya adalah:

1) Perpustakaan bertujuan untuk mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh FKIK serta menjadi pusat informasi dan reseach.

2) Kondisi fisik perpustakan (koleksi, fasilitas dan pelayan) adalah salah satu faktor yang sangat penting karena merupakan daya tarik bagi pengunjung, membuat pengunjung merasa nyaman dan bebas untuk berlama-lama di perpustakaa. Bangunan serta fasilitas perpustakaan sebaiknya representatif, memenuhi syarat atau mendekati kriteria perpustakaan modern masa depan.

3) Untuk itu Dekan sebagai stake holder harus benar-benar memegang komitmennya untuk mengembangkan dan membudayakan perpustakaan. Sebab citra suatu institusi tidak hanya tercermin dari sikap dan prilaku karyawannya tertapi juga termasuk penampilan perpustakaan baik koleksi, pelayanan ataupun fasilitas yang tersedia. Perpustakaan adalah bagian integral dari seluruh sistem keorganisasian suatu institusi bukan merupakan bagian yang terpisah apalagi hanya sebagai pelengkap.

c. Tenaga perpustakaan adalah pihak penyelenggara yang menentukan keberhasilan perpustakaan di masa mendatang. Karena itu pustakawan atau tenaga teknis perpustakaan disyaratkan memiliki keahlian, keterampilan, profesional dan berkopenten di bidangnya sehingga tujuan perpustakan sebagai pelayan kebutuhan informasi pengguna perpustakaan bisa tercapai. Sehingga fungsi petugas perpustakaan tidak hanya lagi penjaga perpustakaan dan bukan pula hanya sebagai sebagai pengelola media informasi tetapi berubah menjadi pengelola isi atau subtansi informasi

D. Daftar Isi

Bandono. 1995. Pelayanan Referensi: Upaya Peningkatan Pemahaman Terhadap Koleksi Referensi Dan Fungsinya. Media Pustakawan: Media Komunikasi Antar Pustakawan.

Davis, Gordon B. 1984. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Bagian Satu: Pengantar. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo.

Hariyadi, Utami. 2005. Kompetensi SDM di Perpustakaan Dalam Rangka Membangun Perpustakaan Madrasah Model (makalah). Jakarta: Seminar Nasional Menggagas Perpustakaan Madrasah Model dalam Rangka Meningkatkan Mutu Pendidikan di Era Otonomi Daerah.

Junaidy, Mahfudz A. 2007. Peran Perpustakaan Madrasah Dalam Memajukan Program Literacy di Lembaga Pendidikan Ke-islaman dalam Jurnal Al-Maktabah, Jurnal Komunikasi dan Informasi Perpustakaan. Jakarta: Perpustakaan Utama UIN Jakarta.

Jurnal Dasar-dasar Ilmu perpustakaan dan Informasi. Hakikat ilmu Perpustakaan dan Informasi dan Filsafat Terapan Informasi.
http://usupress.usu.ac.id/files/Dasar-dasar%20Ilmu%20Perpustakaan%20dan%20Informasi_final_bab%201.pdf, diakses tanggal 14 Nopember 2009

Laksmi. 2007. Tinjauan Kultural Terhadap Kepustakawanan: Inspirasi dari Sebuah Karya Umbberto Eco. Jakarta: Sagung Seto.

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Laporan Tahunan Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta: Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Lolytasari. Tugas Akhir Peningkatan Penelusuran Informasi di Perpustakaan Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia dan Tinjauannya Menurut Islam. http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2008/11/peningkatan-penelusuran-informasi-di.html, diakses tanggal 14 Nopember 2009

Milawati. Upaya Mewujudkan Perpustakaan Ideal Berorientasi Pengguna. http://milawati.blog.ugm.ac.id/2009/05/05/upaya-mewujudkan-perpustakaan-ideal-berorientasi/, diakses tanggal 14 Nopember 2009

Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2007. Pedoman Akademik Tahun 2007/2008. Jakarta: Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2006. Pedoman Penggunaan Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta: Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2006. Laporan Tahunan Perpustakaan Tahun 2008. Jakarta: Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Tentang Perpustakaan. http://wwwfiles.pnri.go.id/homepage_folders/activities/highlight/ruu_perpustakaan/pdf/UU_43_2007_PERPUSTAKAAN.pdf, diakses tanggal 14 Nopember 2009

Peluang dan Tantangan Otomasi Perpustakaan di Indonesia

PELUANG DAN TANTANGAN

OTOMASI PERPUSTAKAAN DI INDONESIA

Pendahuluan

Pesatnya kemajuan teknologi informasi yang didukung teknologi jaringan komputer memungkinkan informasi tersalur dari satu belahan dunia ke belahan dunia yang lain dalam waktu singkat. Teknologi jaringan komputer yang sebelumnya hanya digunakan di lembaga-lembaga pendidikan dan perusahaan-perusahaan besar, sekarang sudah tersebar ke sebagian besar masyarakat dunia termasuk di Indonesia berupa jaringan internet.

Dampak positif dan negatif dari kemajuan teknologi informasi semakin terasa dalam segala aspek kehidupan baik sosial, ekonomi, budaya dan politik. Dengan kemajuan teknologi informasi telah mendorong percepatan globalisasi, sehingga aspek jarak dan waktu menjadi relatif dekat dan singkat.

Perpustakaan seperti kita ketahui adalah merupakan salah satu penyedia dan penyalur informasi yang fungsi dan peranannya cukup berarti di dunia informasi. Tantangan baru di dunia perpustakaan di abad 21 yang banyak dikatakan sebagai abad informasi adalah penyaluran informasi menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer dengan cepat, tepat dan global. Salah satu solusi untuk menjawab tantangan tersebut adalah dengan membangun perpustakaan terotomasi.

Perpustakaan, dengan fungsinya sebagai penyedia informasi memiliki peranan yang besar dalam pemerataan pendidikan. Perpustakaan adalah salah satu komponen penting dalam menunjang terselenggaranya pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai hal itu, perpustakaan perlu menjalin kerjasama dan berbagai informasi antara satu dengan yang lainnya untuk memperluas jangkauan akses pengguna.

Selain itu, kerjasama pertukaran data dapat mengurangi waktu dan biaya untuk mencari bahan pustaka di perpustakaan yang tersebar secara geografis. Kerjasama pertukaran data dapat merintis inter library loan yang pada akhirnya dapat meningkatkan penetrasi dan kualitas ilmu pengetahuan dan budaya di masyarakat. Menghubungkan perpustakaan di Indonesia bukan merupakan hal yang mudah, setiap perpustakaan biasanya mengimplementasikan sendiri sistem informasi menurut kebutuhan masing-masing.

Hal ini menjadikan setiap sistem perpustakaan yang ada berbeda-beda dan sulit untuk disatukan. Selain itu, kepemilikan data serta keamanan data yang dipertukarkan menjadi penghalang perpustakaan untuk menyediakan datanya agar bisa diakses oleh yang lain. Paling tidak ada empat hal yang menjadi penyebab sulitnya mewujudkan pertukaran data perpustakaan di Indonesia, yaitu : penggunaan platform perangkat keras dan perangkat lunak yang berbeda-beda di setiap perpustakaan, arsitektur dan bentuk penyimpanan data yang berbeda-beda, kultur kepemilikan data yang kuat dan possessive dan kekhawatiran akan masalah keamanan data.

Pemanfaatan teknologi informasi dalam dunia perpustakaan menciptakan peningkatan kualitas serta variasi layanan. Peningkatan kualitas layanan tercermin dari pelayanan yang semakin cepat karena pelayanan tidak lagi dilakukan secara manual, akan tetapi dilakukan dengan menerapkan otomasi perpustakaan yang merupakan salah satu wujud dari pemanfaatkan kemajuan di bidang teknologi informasi. Proses peminjaman, pengembalian, penelusuran koleksi tidak lagi dilakukan secara manual dengan mencatat atau menelusurnya melalui katalaog perpustakaan, semuanya dilakukan dengan secara otomatis menggunakan komputer yang dapat didesain sesuai kebutuhan perpustakaan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi yang terjadi. Untuk itu setiap pengelola perpustakaan perlu merencanakan kapan perpustakaan yang dikelolanya mampu mengimplementasikan otomasi. Melalui implementasi otomasi perpustakaan dan pembangunan perpustakaan, perpustakaan berusaha menyajikan layanan yang sesuai dengan harapan masyarakat pengguna.

Sayangnya masih banyak perpustakaan di tanah air yang belum mampu mengimplementasikan otomasi perpustakaan. Hal ini disebabkan banyak perpustakaan terbentur masalah keterbatasan dana sehingga tidak mampu membeli perangkat lunak otomasi sehingga tidak mampu mengimplementasikan otomasi perpustakaan. Implementasi otomasi perpustakaan hanyalah sebuah konsep tanpa ketersediaan perangkat lunak otomasi. Perangkat lunak merupakan komponen utama dalam implementasi otomasi dan harga perangkat lunak komersil yang ada di tanah air masih belum terjangkau oleh semua perpustakaan di Indonesia. Dengan demikian hanya perpustakaan yang ditopang dengan dana yang cukup yang mampu mengimplementasikan otomasi perpustakaan.

Dari permasalah di atas, maka yang jadi pertanyaan adalah apa yang dimaksud dengan otomasi perpustakaan? Bagaimana peluang dan tantangan otomasi perpustakaan di Indonesia?

Pembahasan

1. Otomasi Perpustakaan

Definisi

Definisi otomasi perpustakaan menurut Lasa HS (1998) adalah pemanfaatan mesin, komputer, dan peralatan elektronik lainnya untuk memperlancar tugas-tugas perpustakaan. Sedangkan menurut Wahyudi (1999), yang dimaksud dengan otomasi perpustakaan adalah pemanfaatan komputer untuk pengelolaan aktivitas perpustakaan yang menyangkut pengadaan bahan pustaka, pengolahan dan pelayanan.

Jadi otomasi Perpustakaan adalah sebuah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer. Otomasi perpustakaan bukanlah hal yang baru lagi dikalangan dunia perpustakaan. Konsep dan implementasinya sudah dilakukan sejak lama, namun di Indonesia baru populer baru-baru ini setelah perkembangan teknologi informasi di Indonesia mulai berkembang pesat.

2. Komponen Otomasi Perpustakaan

Sebuah sistem otomasi perpustakaan pada umumnya terdiri dari 3 (tiga) bagian, yaitu : pangkalan data, user/pengguna dan perangkat otomasi

a) Pangkalan Data

Setiap perpustakaan umum atau khusus pasti tidak akan terlepas dari proses pencatatan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorganisirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat susah ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses pengindeksan. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeksan akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.

b) User/Pengguna
Sebuah sistem otomasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya, yaitu :

1)Supervisor; merupakan operator dengan wewenang tertinggi. Supervisor dapat mengakses dan mengatur beberapa konfigurasi dari sistem sekaligus dapat pula melakukan proses auditing.

2) Operator administrasi; beberapa proses pendaftaran anggota, pelaporan dan beberapa proses yang digunakan untuk urusan administrasi dapat ditangani oleh operator ini.

3) Operator pengadaan dan pengolahan; untuk urusan pengolahan koleksi buku dapat ditangani oleh operator dengan wewenang ini, dari proses pemasukan data hingga proses finishing seperti cetak barcode, lidah buku dan label punggung.

4) Operator sirkulasi; operator ini bertugas untuk melayani pengguna yang hendak meminjam atau memperpanjang atau mengembalikan koleksi ataupun yang hendak membayar tanggungan denda.

c) Perangkat Otomasi

Perangkat otomasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses otomasi.
Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :

1) Perangkat keras; Sebelum memulai proses otomasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti printer, barcode, scanner, dan lain-lain.

2) Perangkat lunak; Sebuah perpustakaan yang hendak menjalankan proses otomasi maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu. Perangkat lunak ini mutlak keberadaannya karena digunakan sebagai alat pembantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses, seperti CDS/ISIS, WinISIS, KOHA dan lain-lain.

Tanpa adanya dua perangkat ini secara memadai maka proses otomasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.

2. Peluang Otomasi Perpustakaan di Indonesia

Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang sehingga sangat terbuka peluang kedepannya untuk mewujudkan perpustakaan-perpustakaan maju yang terotomasi bahkan perpustakaan digital. Peluang untuk otomatisasi perpustakaan dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :

1. Perangkat Lunak Perpustakaan Berbasis Open Source

Saat ini, masih banyak perpustakaan di tanah air yang layanannya belum terotomasi serta belum mampu membangun perpustakaan digital. Mahalnya harga perangkat lunak serta tidak tersedianya sumber daya manusia yang mampu membangun perangkat lunak otomasi perpustakaan, menyebabkan banyak perpustakaan tidak mampu memenuhi kebutuhan perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan dikarenakan banyak perpustakaan di tanah air yang mengalami kesulitan terkait dengan pendanaan perpustakaan. Jangankan untuk pengadaan perangkat lunak yang membutuhkan dana besar, untuk pengadaan koleksi perpustakaan banyak perpustakaan yang mengalami kesulitan. Belum lagi jika perpustakaan berada di bawah pimpinan yang tidak memiliki keberpihakan terhadap pengembangan perpustakaan sehingga otomasi perpustakaan hanyalah sebuah mimpi.

Keterbatasan dana serta pimpinan yang tidak memiliki keberpihakan terhadap perpustakaan, dapat ditutupi jika perpustakaan memiliki sumber daya manusia yang paham memanfaatkan teknologi informasi serta senantiasa mengikuti perkembangan teknologi informasi di dunia perpustakaan. Saat ini, jika para pustakawan dan sumber daya manusia lainnya di perpustakaan selalu mengikuti perkembagan teknologi informasi di perpustakaan maka mereka seharusnya mengerti bahwa saat ini banyak tersedia perangkat lunak berbasis open source yang dapat digunakan gratis oleh perpustakaan. Perangkat lunak berbasis open source ini menyedikan berbagai perangkat lunak yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak otomasi perpustakaan.

Fenomena open source memberikan peluang bagi perpustakaan di Indonesia untuk maju dan meningkatkan kualitasnya. Open source memberikan kesempatan bagi perpustakaan untuk menggunakan berbagai perangkat lunak yang tersedia sehingga mampu memberikan layanan terbaik kepada pengguna perpustakaan.

Selama ini, banyak perpustakaan di Indonesia yang tidak mampu melakukan otomasi perpustakaan dikarenakan minimnya dana perpustakaan. Perpustakaan mengalami kesulitan dalam pengadaan perangkat lunak-perangkat lunak otomasi perpustakaan. Padahal melalui otomasi perpustakaan, pengguna perpustakaan akan semakin termanjakan oleh perpustakaan. Perpustakaan semakin menuju kearah layanan yang memberikan kepuasan kepada siapapun yang mengaksesnya.

Keterbatasan inilah yang sebenarnya dapat dijembatani oleh munculnya gerakan open source. Gerakan open source yang menghasilkan produk berupa perangkat lunak berbasis open source memungkinkan perpustakaan memperoleh perangkat lunak yang dibutuhkan tanpa harus mengeluarkan dana. Hal ini merupakan solusi permasalahan klasik selama ini, penyebabkan perpustakaan tidak mampu melakukan otomasi perpustakaan karena keterbatasan dana sehingga perpustakaan tidak mampu mengadakan perangkat lunak otomasi.

Dengan demikian maka keterbatasan dana bukan lagi masalah yang mampu menghambat implementasi perpustakaan berbasis teknologi informasi. Keterbatasan dana bukan lagi menjadi alasan karena kebutuhan perpustakaan terkait dengan pengadaan perangkat lunak perpustakaan telah disediakan oleh gerakan open source. Justru yang lebih penting disini adalah niat dari pengelola perpustakaan untuk belajar memanfaatkan produk-produk gerakan open source. Bahasa Pemrograman yang termasuk dalam kategori open source antara lain PHP dan Perl. Untuk database yang termasuk dalam kategori open source adalah MySQL dan Postgre SQL. Sedangkan yang dimaksud dengan perangkat lunak tambahan berbasis open source, adalah penggunaan aplikasi web server berbasis open source seperti Apache.

2. Transformasi dari Sistem Perpustakaan Traditional ke Perpustakaan Digital

Perlu formulasi kebijakan, perencanaan strategis secara holistic termasuk aspek hukum (copyrights), standarisasi, pengembangan koleksi, infrastruktur jaringan, metoda akses, pendanaan, kolaborasi, kontrol bibliografi, pelestarian, dan sebagainya untuk memandu keberhasilan mengintegrasikan tradisional ke format digital.

Penguatan kapasitas kebijakan harus ditekankan pada pelatihan dan penyegaran kepada staf perpustakaan dan pemakai dengan adanya layanan perpustakaan terotomasi seperti : penggunaan “search engine” dengan konsep “a one stop window”, subject gateways, aplikasi perangkat lunak, sumber daya informasi secara online, digitalisasi, dan lain-lain.

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan. Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi.

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan.

Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital ( digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet).

Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

3. Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi, penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem perpustakaan terotomasi bahkan perpustakaan digital (digital library)

a) Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses dokumentasi sebuah organisasi.

b) Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di perpustakaanperpustakaan di Indonesia.

Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base approach) dan pendekatan basis data (database approach). Masing-masing pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan, dan kita dapat memilih pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.

c) Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan data skala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan proses yang harus kita lakukan.

4. Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan Berdasar Business Process di Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan yang kita kembangkan harus berdasarkan kepada proses bisnis (business process) sebenarnya yang ada di perpustakaan kita. Prosentase kegagalan implementasi suatu sistem dikarenakan sistem dikembangkan bukan berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang ada di organisasi yang akan menggunakan sistem tersebut.

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan.

Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.

3. Tantangan Otomasi Perpustakaan di Indonesia

Pengembangan sistem otomasi perpustakaan di Indonesia diawali sekitar 1985, ketika PDIN (Pusat Dokumentasi dan Informasi Nasional, kini Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah - PDII) menggunakan program MINISIS atau CDS/ISIS versi komputer mini dari UNESCO. Saat itu komputer PC (Personal Computer) belum berkembang dengan baik seperti dewasa ini. Kemudian Perpustakaan Lembaga Kelistrikan Nasional mengembangkan program untuk mengelola data perpustakaan dengan memanfaatkan dBase II dan Litbang Depkes RI membuat sistem otomasi perpustakaan berbasis dBase III. Otomasi perpustakaan perguruan tinggi antara lain dirintis oleh Institut Pertanian Bogor tahun 1986, saat kepindahannya ke kampus baru Darmaga dengan program SIMPUS (Sistem Perpustakaan) berbasis dBase III Plus (Mustafa, 2005).

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari system pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet (Wahono, 2006).

1. Kendala Dalam Otomasi Perpustakaan

Pada tahun 1960-an dan awal 1970-an banyak pustakawan merasa keberatan terhadap pengembangan system perpustakaan berbasis komputer. Salah satu artikel klasik yang berkaitan dengan topik ini ditulis oleh Ellsworth Mason dalam Qolyubi (2003) yang mengungakapkan bahwa ada delapan mitos yang dipegangi oleh pustakawan pada saat itu, yaitu sebagai berikut: 1) Tidak semua hal bisa ditangani oleh computer; 2) Prosedur-prosedur berbasis computer tidak selalu lebih efisien daripada yang bersifat manual; 3) Sistem berbasis computer tidak murah; 4) Tidak mudah untuk diimplementasikan pada computer baru; 5) Program-program pada sistem berbasis komputer sukar ditransfer ke perpustakaan-perpustakaan; 6) Tidak mudah untuk men-Share jasa komputer; 7) Tidak mudah untuk menggabungkan sistem perpustakaan yang bersifat individual ke dalam suatu sistem yang teritegrasi secara total; 8) Pemakai tidak akan menerima jasa yang lebih baik dari sistem perpustakaan berbasis komputer.

Kendala-kendala klasik tersebut sangat dirasakan dalam membangun sistem otomasi perpustakaan di Indonesia. Inventarisasi kendala otomasi perpustakaan di Indonesia yang sering muncul antara lain :

a. Kesalahpahaman tentang otomasi perpustakaan

Ada beberapa anggapan yang tidak benar. Anggapan yang pertama bahwa biaya otomasi perpustakaan sangat besar. Pengalaman membuktikan bahwa dengan adanya otomasi perpustakaan justru menghemat biaya. Penghematan tersebut dapat dihitung, misalnya, dalam pembuatan dan penyajian katalog. Apabila kita menerapkan sistem manual yang standar, perpustakaan harus membuat 5 katalog untuk setiap judul buku. Masing-masing adalah katalog judul, pengarang, dan subyek untuk kepentingan pemustaka agar mereka dapat akses melalui tiga titik akses tersebut.

Dua katalog lainnya adalah Shelf List Catalog untuk kepentingan staf perpustakaan. Dari gambaran di atas dapat ditaksir besar biaya yang diperlukan untuk pembuatan catalog, biaya untuk tenaga, kertas, tinta, rak katalog dan sebagainya. Pada awalnya memang pembangunan otomasi perpustakaan memerlukan investasi yang besar. Namun dengan adanya kemajuan teknologi informasi sekarang ini harga hardware semakin turun dan juga muncul software open source yang dapat diunduh secara gratis untuk kepentingan otomasi perpustakaan, hal tersebut dapat menekan biaya untuk pembangunan otomasi perpustakaan.

b. Kurangnya staf yang terlatih

Kurangnya staf yang terlatih juga menjadi kendala yang menghambat pengembangan otomasi perpustakaan. Pembangunan otomasi perpustakaan paling tidak mempunyai staf yang mampu mengoperasikan komputer (operator), lebih baik apabila mempunyai tenaga ahli. Banyak perpustakaan yang sampai saat ini masih menjadi tempat pembuangan. Artinya bila ada staf yang sulit dibina biasanya penentu kebijakan/pimpinan akan memindahkan staf tersebut ke perpustakaan. Hal inilah yang dapat menyebabkan terhambatnya pengembangan perpustakaan termasuk dalam membangun otomasi perpustakaan.

c. Kurangnya dukungan dari pihak pimpinan

Dukungan pimpinan merupakan hal yang penting dan strategis dalam membangun otomasi perpustakaan. Tanpa dukungan pimpinan yang memadai rencana otomasi perpustakaan tidak akan berhasil dengan baik. Dukungan tersebut dapat berupa dana, pengembangan staf, dan dukungan moril.

d. Input data

Proses input data dapat juga menjadi kendala dalam membangun otomasi perpustakaan. Apalagi jumlah koleksi perpustakaan sudah besar tentu akan memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Agar proses input data dapat lancar dan tidak perlu dana besar serta tidak mengganggu layanan perpustakaan, sebaiknya pada permulaan pelaksanaan otomasi perpustakaan tetap menjalankan dua sistem yaitu sistem manual dan sistem otomasi.

Untuk melengkapi penjelasan kendala-kendala otomasi perpustakaan di atas, berikut pendapat Qolyubi (2003), bahwa pada umumnya permasalahan potensial terhadap penerapan sistem perpustakaan berbasis komputer dapat digolongkan ke dalam beberapa tajuk, antara lain sebagai berikut:

1) Perangkat keras (Hardware)

Supplier yang gagal dalam menyediakan hal-hal yang sangat dibutuhkan dalam bekerja, skala waktu yang benar, dan harga yang layak, serta penyediaan jasa pemeliharaan yang sesuai. Di samping itu, perangkat keras yang telah didesain tidak dapat menguasai jumlah data untuk diproses atau tidak dapat merespons secara cepat. Pemakai tidak suka bekerja pada workstation yang online apabila system computer mengambil waktu yang signifikan untuk merespon setiap pertanyaan.

2) Perangkat lunak (Software)

Pada tataran ini, permasalahan terletak pada ketidaklayakan desain, implementasi, pengujian, dan dokumentasi. Problem ini cenderung muncul apabila perangkat keras dikembangkan secara inhouse daripada menggunakan suatu paket purpouse-build. Pada system paket ini akan muncul masalah jika peluncuran baru yang dijanjikan tidak ada atau tidak adanya suatu perbandingan antara kesalahan yang terjadi pada peluncuran yang baru dan peluncuran yang lama. Oleh karena itu, kesuksesan system tersebut perlu ada komitmen dari supplier untuk mengadakan pengembangan dan pemeliharaan program.

3) Manusia

Masalah potensial yang berkaitan dengan factor manusia diantaranya adalah desain system komputer tidak didasarkan pada kebutuhan riil pemakai, kurangnya komunikasi antara staf perpustakaan dan staf computer dalam merencanakan, mendesain, mengimplementasikan, dan menjalankan system tersebut. Cox dkk. Selama pertengahan tahun 1960-an mengidentifikasi beberapa area kesalahpahaman yang dapat terjadi adalah antara staf perpustakaan dan staf computer sebagai pustakawan memiliki harapan terlalu tinggi terhadap system computer, sedangkan orang-orang computer tidak memahami kebutuhan riil perpustakaan.

Masalah potensial lainnya adalah tidak adanya komunikasi dalam perpustakaan. Apabila staf yang tidak terlibat secara langsung dalam pengembangan dan implementasi system berbasis computer tersebut tidak mengetahui tujuan, kemajuan, dan implikasi-implikasi yang lain, mereka sulit untuk mempercayai bahwa system tersebut sangat dibutuhkan dan berpengaruh pada perpustakaan. Masalah lainnya adalah dampak terhadap struktur organisasi di Perpustakaan. Struktur organisasi perpustakaan perlu menyesuaikan dengan system berbasis computer.

4) Keuangan

Penerapan suatu system perlu pemahaman yang mendalam terhadap system tersebut sehingga hal itu mengharuskan orang-orang yang akan terlibat di dalamnya harus mengikuti serangkaian pendidikan atau workshop. Tujuannya adalah untuk memahami seluk-beluk perangkat keras dan pengembangan perangkat lunaknya. Dan semua itu membutuhkan dana.

Selain itu dalam prakteknya ada sejumlah perpustakaan mengalami beberapa tantangan yang boleh jadi dapat memacu maupun menghambat perpustakaan itu sendiri.

1.Tantangan pertama

Saat ini pemanfaatan internet telah sangat banyak. Bahkan dalam suatu survey, terlihat anak-anak sekarang akan memprioritaskan internet sebagai alat Bantu dalam menyelesaikan tugas-tugas sekola ataupun perkuliahannya. Dengan kata lain, internet telah menjadi fasilitas utama penunjang pendidikan dan mengesampingkan adanya perpustakaan. Fenomena ini juga semakin terlihat di Indonesia dimana semakin banyak anak-anak yang menggunakan internet sebagai alat Bantu untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan rumah.

Sementara itu, internet pun juga terus berkembang dan saat ini masyarakat telah banyak memanfaatkan web 2.0 sebagai suatu media untuk berkomunikasi dan berbagi pengalaman dan cerita, berbagi gambar, berbagi audio dan sebagainya.

Sebagian perpustakaan juga telah mulai menerapkan web 2.0 agar fasilitas dan informasi mereka dapat dengan mudah diketahui oleh para penggunanya. Web 2.0 merupakan pengembangan internet sebagai media untuk bersosialisasi dengan sesama serta untuk berbagi. Dalam kaitan dengan perpustakaan, web 2.0 dapat digunakan misalnya untuk lebih menjelaskan tentang isi katalog. Dengan berbasis web 2.0 maka katalog yang dulunya hanya berisi informasi serba sedikit tentang sebuah buku, kini informasinya jauh lebih bermanfaat dari sebelumnya, karena katalog ini dilengkapi dengan daftar isi buku, review dan lain sebagainya; bahkan orang yang pernah membaca buku tersebut dapat pula menambahkan informasi tentang buku tersebut.

Walaupun saat ini para pustakawan Indonesia masih berbicara tentang perpustakaan digital dengan berbagai seluk beluknya dan semoga dalam waktu yang tidak terlalu lama akan pula masuk dalam kancah web 2.0 dan library 2.0. Dan tentu saja masih ada berbagai kemajuan web 2.0 yang dapat diterapkan di perpustakaan. Untuk dapat maju dan sejajar dengan para pustakawan di negara lain, kita harus berani tampil dalam dunia kepustakawanan yang berwawasan multidisiplin dan multi-skills.

2.Tantangan kedua

Beberapa waktu yang lalu penulis sempat bertemu dengan Jeffrey Trzeciak, kepala Perpustakaan McMaster University. Penulis bertemu beliau dalam suatu forum di China. Beliau mengatakan telah mengangkat 7 pustakawan baru yaitu (1) gaming librarian, (2) digital strategist, (3) digital technologist, (4) e-resources librarian, (5) archivist librarian, (6) marketing and communication librarian, (7) teaching and learning librarian. Ketujuh posisi tersebut dijabat oleh para pustakawan dan berlatar belakang pustakawan juga. Bagaimana dengan kita? Beranikah kita merancang peran-peran baru dalam kepustakawanan? Ataukah kita akan tetap terbelenggu dengan rutinitas sesuai yang tertulis pada jabatan fungsional pustakawan?

3. Tantangan ketiga

Tantangan ketiga merupakan tantangan klasik yang terutama kita hadapi dalam dunia sehari-hari. Walaupun selalu saja banyak perpustakaan mengatakan bahwa perpustakaan mereka selalu ramai dikunjungi oleh para pemakainya, namun perlu ditelusuri lebih lanjut, berapa persen dari masyarakat tersebut yang telah memanfaatkan perpustakaan. Angka statistic yang besar tidak akan ada artinya bila pembaginya sangat besar. Pengembangan minat baca memang harus dilakukan dari kecil dan jangan sampai terputus di tengah jalan. Untuk itulah kita perlu memikirkan juga para pustakawan yang bekerja di sekolah-sekolah (SD, SMP, dan SMA) agar perjuangan mereka bisa lebih diargai dan mendapatkan apresiasi yang lebih baik lagi. Usia sekolah merupakan critical ages untuk mengembangkan minat baca, sehingga pustakawan harus mendapatkan dukungan dalam rangka meningkatkan minat baca tersebut. UNESCO telah mengeluarkan berbagai bacaan tentang literasi yang sangat baik untuk dipelajari oleh para pustakawan.

4.Tantangan keempat

Tantangan ini ada di dunia kampus dan setelahnya. Para pengajar dan pembelajar akan sangat baik kalau bisa mempertimbangkan para calon pustakawan tersebut tidak hanya memiliki ketrampilan dalam bidangnya saja, tetapi juga mampu berbicara pada forum-forum yang mungkin berawal dari kampus dan kemudian masuk ke tingkat lokal, nasional dan internasional. Penulis merasakan betapa sedikitnya pustakawan kita yang berperan serta dalam kancah internasional. Dua kali saya mempresentasikan makalah di konferensi perpustakaan internasional yang diselenggarakan di Malaysia, tetapi tak satu pun pustakawan Indonesia mengikutinya. Juga di forum IFLA, misalnya, lebih berperan sebagai peserta dan itupun didominasi oleh Perpustakaan Nasional, sedangkan presenter dari Indonesia hanya satu.orang saja. Pada pertemuan kongres internasional ALA dua bulan lalu beberapa pustakawan ramai ramai menulis satu makalah yang lolos karena penulis utamanya adalah orang Amerika sendiri

III. Penutup

Sistem otomasi perpustakaan sangat bermanfaat dan mempermudah dalam proses kegiatan yang ada di perpustakaan karena telah terotomasi, sehingga semakin mempermudah akses temu kembali informasi dan dengan begitu akan lebih mempermudah tugas pustakawan atau tenaga pengelola teknis yang bekerja di perpustakaan.

Perpustakaan yang andal di masa depan adalah perpustakaan yang memiliki kemampuan akses terhadap teknologi. Dalam hal ini, perpustakan terotomasi merupakan perpustakaan yang dimotori oleh keunggulan teknologi. Sistem dan manajemennya telah didukung oleh teknologi serta koleksi-koleksinya berupa teknologi yang telah diotomasi. Keberadaan otomasi perpustakaan akan memberikan wajah baru dalam dunia perpustakaan, sedangkan image negatif yang telah memarginalisasikan perpustakaan akan terpecahkan. Di samping itu, otomasi memiliki daya sistem pelayanan yang super efisien, akurat, dan cepat sehingga pemakai atau anggota perpustakaan akan merasa nyaman dan puas.

Daftar Pustaka

Bambang Hariyanto (2003), Sistem Pengarsipan dan Metode Akses, Informatika, Bandung.

Diao, Ai Lien (2003), Perubahan perpustakaan perguruan tinggi dan kebutuhan akan tenaga baru, Makalah yang dipresentasikan di Musyawarah Kerja Nasional II dan Seminar Ilmiah Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI), yang diselenggarakan pada tanggal 16-18 September 2003 di Pusat Studi Jepang Universitas Indonesia, Depok.

Diao, Ai Lien. Transpormasi Dunia Perpustakaan. http://www.aptik.or.id/artikel/TRANSFORMASI%20DUNIA%20PERPUSTAKAAN2.pdf. Diakses tanggal 15 November 2009

Fahmi, Ismail. Pendayagunaan Digital Library Network Untuk Mendukung Riset Nasional. http://yb1zdx.arc.itb.ac.id/data/OWP/library-sw-hw/digital-library/gdl40/PAPERS/filosofi-teknis-idln.PDF. Diakses tanggal 15 November 2009

Hakim, Heri Abi Burachman. Open source Sebuah Peluang Bagi Pengembangan Perpustakaan.http://www.heri_abi.staff.ugm.ac.id/index.php?option=com_content&task=view&id=17&Itemid=33. Diakses tanggal 15 November 2009

Harmawan, Sistem Otomasi Perpustakaan.

http://blog.unila.ac.id/ainul/files/2009/06/tugas-ta.doc., akses jum’at 13 Nov 09, pukul 15.03 wib

Lasa HS (2005), ManajemenPerpustakaan, Yogyakarta, Gama Media.

Mustafa, B.2005. Peta Otomasi Perpustakaan Di Indonesia: Studi Kasus Software Sipisis

Otomasi Perpustakaan. http://librarycorner.org/2007/02/28/otomasi-perpustakaan/. Diakses tanggal 15 November 2009

Priyanto, Ida Fajar, (2008),Tantangan baru dunia kepustakawanan:Menuju masa depan yang berubah.http://lib.ugm.ac.id/data/pubdata/pusta/priyanto UIN.pdf. Diakses tanggal 15 November 2009

Satria, Romi, http://romisatriawahono.net/publications/1998/romi-tekno98.pdf. Diakses tanggal 15 November 2009

Setiarso, Bambang, Pengembangan Perpustakaan Digital (DL) di Instansi Pemerintah. http://media.diknas.go.id/media/document/4364.pdf. Diakses tanggal 15 November 2009

Sulistiyo-Basuki, (2004), Pengantar Dokumentasi. Rekayasa Sains.

Qalyubi, Syihabuddin. dkk. 2003. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab IAIN Sunan Kalijaga.

Wahono, Romi Satria.2006. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan, dalam ilmukomputer.com, akses Senin 16 Nov 2009, pukul 15.22 wib.

Wahyudi, Kumoroto, dan Subandono Agus Margono, (1999), Sistem Informasi Manajemen Dalam Organisasi-organisasi Publik. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.