Standarisasi Electronic Record Management Sytem (ERMS) Model Pengelolaan Arsip Elektronik

Dengan lahirnya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan memiliki arsip perguruan tinggi atau University Archive, maka UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus mewujudkan University Archive.
Arsip adalah salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Arsip elektronik adalah arsip diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan system computer.

Penelitian ini bertujuan untuk membangun suatu model system kearsipan elektronik di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil model sistem Arsip Universitas Gajah Mada yang menerapkan Electronic Record Management System (ERMS). Dasar pemilihan lokasi adalah karena UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan institusi pendidikan yang mempunyai tugas menjaga asset organisasi dan bertanggungjawab dalam pengembangan akademik, sedangkan sistem kearsipan elektronik merupakan salah satu bentuk informasi yang dapat diakses oleh pengguna melalui internet dan intranet.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan teknik wawancara, pengamatan, dan penelitian dokumen sebagai metode pengumpulan data. Pengambilan model kearsipan elektronik memilih Electronic Record Management System (ERMS) di Gajah Mada University Archives (Arsip Universitas Gajah Mada) yang telah menerapkan dan mengeluarkan panduan manajemen sistem kearsipan elektronik.

Kegunaan dari penelitian ini adalah untuk memberikan masukan dan manfaat sistem kearsipan elektronik bagi lembaga demi peningkatan pencarian informasi dan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai lembaga Perguruan Tinggi.

Hasil penelitian ini memberikan gambaran model kearsipan elektronik di lingkungan Arsip Universitas Gajah Mada.

Kata kunci: Arsip, Arsip Elektronik, ERMS

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar BelakangSejak berdirinya sampai saat ini system kearsipan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta masih mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan yang diterbitkan oleh Departemen Agama RI tahun 2007. Pelaksanaan kearsipan berasarkan Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2005 menyatakan bahwa Arsip UIN menjadi wewenang tanggung jawab dan kewajiban Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan untuk lingkungan UIN.

Artinya bahwa unit pengolah arsip masih bersifat desentralisasi, pada Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, Biro-Biro dan UPT (Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan Budaya). Dan yang bertanggungjawab adalah Dekan pada Fakultas, Direktur pada Program Pascasarjana, Kepala Biro pada Biro-Biro yang ada di UIN dan Kepala Pusat pada Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan Budaya.

Dengan lahirnya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan memiliki arsip perguruan tinggi atau University Archive, maka UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus mewujudkan University Archive. Saat ini di Indonesia baru Universitas Gadjah Mada (UGM) di Yogyakarta, Universitas Indonesia di Depok yang memiliki University Archive sebagai model pengelola arsip perguruan tinggi yang komprehensif. Dan ditambah lagi dengan hadirnya UU KIP (Keterbukaan Informasi Publik) tahun 2008 setidaknya menunjukkan esensi dasar sebuah arsip. Arsip yang selama ini tenggelam oleh aspek fisik mulai dilihat dari sisi informasi.

Ada beberapa alasan mengapa arsip memiliki fungsi penting dan perlu dikelola dengan baik, diantara lain 1). Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikinan kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut; 2). Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik; 3). Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan; 4). Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang (Agus Sugiarto, 2005: 9-10). Dengan demikian, arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan oganisasi. Oleh karena itu, arsip selalu diupayakan untuk dapat digunakan secara selektif dan efisien.

Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam arsip dengan media apapun agar dapat diakses kapan saja. Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvensional. Dalam penyimpanan konvensional dibutuhkan peralatan berupa folder-folder untuk menyimpan arsip-arsip, maka dalam system alih media ke bentuk elektronik (computer) juga terdapat folder-folder untuk meyimpan arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg, dll) atau dokumen (berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik (kertas), maka pada bentuk elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, sehingga arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Dan tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer (administrative, legal, fiscal value) maupun sekunder (informational dan evidential value).

Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan elektronik ini biasa dikenal dengan istilah Sistem E-Record Management (ERM). Penggunaan ERM sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Sebelum mewujudkan sistem manajemen kearsipan elektronik ada baiknya UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menata kembali kebijakan pengelolaan arsip di masing-masing unit kearsipan yang ada. Perwujudannya adalah setiap arsip resmi yang tercipta harus diawasi distribusinya, didata keberadaannya, tersimpan dengan baik dan di tempat yang tepat, penyediaan akses yang mudah, tepat penggunaannya dan dilakukan penyusutan yang bertanggungjawab agar tidak menjadi beban kerja. Pengelola arsip atau arsiparis juga harus dituntut kredibel dalam pekerjaannya karena sangat berat sanksinya seperti cuplikan salah satu pasal dalam UU No. 43 tahun 2009 mengenai ketentuan pidana, “Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,- (lima ratus juta rupiah).” (Pasal 86 UU No. 43 tahun 2009).

Melihat fenomena di atas dibutuhkan terciptanya arsip elektronik yakni informasi arsip yang disimpan pada media elektronik atau digital seperti pita magnetic, disk drum dan optical disk. Dalam penelitian ini, peneliti memakai model kearsipan elektronik Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia dengan Sistem E-Record Management (ERM) yang akan dijadikan model kearsipan elektronik di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

B. Pertanyaan PenelitianBerdasarkan rumusan masalah di atas, maka pertanyaan penelitian ini adalah:
Bagaimana Sistem E-Record Management (ERM) sebagai arsip elektronik Kementerian Informasi Komunikasi yang akan diterapkan sebagai model system arsip elektronik di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah peneliti kemukakan di atas, maka diantara tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui dan menganalisis Sistem E-Record Management (ERM) sebagai arsip elektronik.
2. Untuk mengetahui dan menganalisis Sistem E-Record Management (ERM) yang diterapkan di Kementerian Komunikasi dan Informasi sebagai dasar model kearsipan yang akan diterapkan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

D. Manfaat Penelitian
1. Sebagai bahan masukan pengambil keputusan dalam memanfaatkan Sistem E-Record Management (ERM) sebagai arsip elektronik untuk meningkatkan pengelolaan, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.
2. Bagi ilmu kearsipan, penelitian ini diharapkan dmemberikan sumbangan pemikiran serta menambah khasanah hasil penelitian di bidang kearsipan, khususnya untuk penerapan sistem kearsipan elektronik.

BAB II
TINJAUAN LITERATUR

Tinjauan Literatur

Penelitian ilmiah adalah suatu bentuk penelitian dengan cara berpikir dan bertindak secara sistematis. Oleh karena itu kajiannya perlu didukung oleh suatu landasan teori atau dasar rujukan dalam menganalisis permasalahan serta memberikan kejelasan arah dalam melakukan penelitian dan untuk mempermudah langkah-langkah penelitian selanjutnya, maka akan diuraikan tentang kerangka teori yang berkaitan dengan aspek-aspek dalam penulisan ini.

A. Pengertian Arsip
Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 ayat 1 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
1. Pencipta Arsip
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

2. Prosedur Penyusutan Arsip
Prosedur dan teknik penyusutan arsip secara garis besar dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Nilai Guna Arsip, ini berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip RI Nomor SE/01/1981 Tentang Penanganan Arsip Inaktip Sebagai Pelaksana Ketentuan Peralian Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) baik yang berupa pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain:
a. Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi berakhir
b. Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
c. Pemusnahan arsip harus dilaksanakan secara total baik fisik maupun informasinya
d. Penyusutan dalam bentuk apapun harus dibuat daftar arsipnya.
Dalam hal ini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus membuat Pedoman Jadwal Retensi Arsip yang disingkat (JRA), dan membuat Berita Acara Pemusnahan yang memuat isi 1) jangka waktu penyimpanan atau rentensi, 2) jenis arsip, dan 3) keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

3. Penilaian Penyusutan RekodPenilaian adalah proses mengkaji aktifitas organisasi untuk menentukan rekod apa yang harus disimpan dan berapa lama rekod harus disimpan untuk memenuhi kebutuhan, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat. Sedangkan penyusutan adalah rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian. Ada 2 hal dalam penyusutan rekod, yakni :
a. Retensi adalah penyimpanan sesuai kebutuhan organisasi dan persyaratan peraturan
b. Pemusnahan adalah penghancuran/penghapusan rekod dari suatu sistem kearsipan, baik manual maupun elektronik

4. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai asset univesitas dan penyelamatan Arsip Statis dapat dilaksanakan melalui (1) menerima penyerahan arsip dari unit-unit dilingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dan (2) penyelamatan/akuisisi arsip ke lembaga kearsipan yakni Pusat Arsip UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang selayaknya segera dibangun.
Jenis rekod yang dipertimbangkan permanen atau statis, diantaranya:
a. Rekod tentang kebuktian keberadaan suatu organisasi
b. Rekod hasil penelitian atau prestasi kerja
c. Rekod tentang hak cipta, hak paten, formula, resep
d. Rekod tentang tokoh atau perorangan yang melekat dengan suatu peristiwa

5. Kegiatan Akuisisi Arsip
a. Melakukan pendataan dokumen/arsip dinamis, statis dan yang tidak bernilai guna.
b. Mengelola dokumen/arsip yang masih dinamis dengan baik sesuai sistem yang berlaku.
c. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah earsipan yang berlaku.
d. Menyerahkan dokumen/arsip statis kepada lembaga kearsipan

6. Perawatan dan Pemeliharaan
Tujuan kegiatan tahap ini adalah menyelamatkan arsip permanen baik penyelamatan fisik dan informasinya serta upaya memperpanjang usia arsip dengan cara menghindarkan dan menanggulangi unsur-unsur perusak arsip serta restorasi. Tahap ini adalah kegiatan yang harus dilakukan setelah pengelolaan arsip statis sudah selesai. Kegiatan tersebut berupa Preventif, Konservasi, Restorasi, Monitoring, Kontrol lingkungan, Uji bahan/fisik arsip untuk menentukan apakah arsip tersebut tetap dipertahankan dalam format aslinya atau harus dialih mediakan ke mikrofilm atau dalam bentuk dokumen imaging. Sementara ini, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sedang proses pembenahan arsip, terutama arsip-arsip konvensional

7. Pengamanan ArsipPengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No. 43 Th 2009 Pasal 81, diutarakan ketentuan sebagai berikut :
“Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).” Dan pasal 83 UU No. 43 Th 2009, diutarakan :
“Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).”


B. Arsip Perguruan TinggiArsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Dalam penelitian ini arsip yang dibuat dan diterima oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan tugas atau kegiatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

C. Tipologi ArsipArsip pada dasarnya dapat dikelompokkan ke dalam 2 jenis yakni arsip berbasiskan kertas disebut arsip konvensional yakni arsip yang uraian informasinya berbasis kertas dan arsip elektronik.
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
2. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
a. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
b. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
c. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
3. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, CD Rom, dsb.
4. Arsip khusus (special format records), contohnya adalah arsip kartografi berupa arsip kearsitekturan, peta, rancang bangun I blue print.

D. Pengertian Arsiparis
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Saat ini di UIN Sayrif Hidayatullah Jakarta baru memiliki 2 orang arsiparis. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip elektronik, arsiparis harus memiliki keahlian dalam bidang pengelola sistem informasi, pelayanan terhadap pengguna dokumen elektronik dan pengelolaan administrasi kearsipan.

1. Petugas Bidang Pengelola Sistem Informasi
Petugas bertanggungjawab terhadap kelancaran penyediaan layanan informasi, mengembangkan dan mengoperasikan infrastruktur penyimpanan dokumen dan menyediakan petunjuk bagi pengguna untuk menggunakan dokumen elektronik

2. Petugas Layanan Pengguna Dokumen Elektronik
Petugas bertanggungjawab dalam mengidentifikasi dokumen elektronik agar dokumen yang digunakan oleh pengguna dokumen elektronik tidak hilang.

3. Petugas Administrasi Data Elektronik
a. Seksi data elektronik mempunyai tugas pokok melaksanakan penelaahan dan analisis data penyusunan rencana dan program kerja serta melakukan tugas operasional teknis dan administratif di bidang data elektronik.
b. Melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja operasional seksi data elektronik;
c. Pelaksanaan perumusan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan Sistem E-Record Management (ERM)
d. Melaksanakan pengumpulan bahan dalam rangka pelaksanaan fasilitasi dan pengelolaan database secara elektronik;
e. Melaksanakan penyusunan petunjuk teknis data elektronik;
f. Melaksanakan pengembangan, pengelolaan dan pembangunan Sistem E-Record Management (ERM)
g. Pengelolaan, pemberdayaan dan pendayagunaan Sistem E-Record Management (ERM)
h. Pelaksanaan penyajian data / informasi publik secara elektronik;
i. Pelaksanaan dan pengelolaan Sistem E-Record Management (ERM), tranfer dan upaya penerapan ERM;
j. Pelaksanaan pengembangan pengelolaan pemeliharaan dan pemberdayaan jaringan komunikasi data internal dan eksternal di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta;
k. Pemberdayakan petugas di unit arsip untuk mengikuti pelatihan-pelatihan kerarsipan elektronik untuk pengembangan unit arsip di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
l. Melaksanakan monitoring dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan tugas kearsipan;
m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
n. Melaksanakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsi.

E. Arsip ElektronikPengertian arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah arsip-arsip yang tersimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin computer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin. Dan ditambahkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Record, arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara system computer. Data-data arsip elektronik dismpan di dalam computer dalam bentuk sinyal-sinyal yang menghasilkan 2 keadaan yang disebut biner. Sistem biner adalah system bilangan yang hanya mengenal 2 macam angka yaitu 0 dan 1 yang disebut bit (binary digit).
Dan lebih rinci dalam Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 1 bahwa informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Arsip elektronik juga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan sebagaimana tertuang dalam Pasal 5, terkecuali
1. Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
2. Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat akta notariil atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.

Dalam Pasal 6 ditegaskan kembali bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum didalmnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaaan.

1. Keuntungan membuat arsip elektronikKeuntungan menerapkan arsip elektronik, diantaranya adalah :
a. Menghemat ruang kearsipan.
b. Menghemat investasi berupa kertas, tinta cetak (printer& fotocopy). Keungulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang juga bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan banyak pengeluaran kertas dan tinta. tentu saja pada hal - hal tertentu, kertas dan tinta cetak tetap diperlukan
c. Penghematan investasi berupa waktu akses terhadap arsip.
Seperti kita ketahui bersama, dengan menggunakan metode pengarsipa fisik, akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam sebuah gudang arsip. Hal- hal yang mempersulit pencarian arsip tersebut diantara lain adalah: lokasi arsip yang sering berpindah karena arsip sering dipinjam dan tidak dikembalikan pada tempatnya, penempatan arsip yang tidak terstruktur, pencatatan perjalan arsip yang tidak terstruktur, dan sebagainya. Dengan menggunakan metode arsip elektronik, pencarian elektronik akan semudah menginput kode arsip tersebut sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen dikomputer kita.
d. Penghematan investasi berupa SDM. Dalam sistem kearsipan konvensional, tentu saja melibatkan banyak petugas kearsipan untuk dapat melayani kebutuhan kearsipan, dan hal ini juga belum menjamin kecepatan pencarian dan struktur penataan arsip yang baik, karena makin banyak pihak yang mengelola arsip tersebut malah biasanya membuat sistem pengelolaan yang berbenturan antara kebiasaan masing - masing SDM yang mengelola arsip tersebut. Dengan menggunakan arsip elektronik, tentusaja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM karena kebutuhan akan SDM hanya berupa pengalih media, pemeriksa, serta orang yang mendistribusiakan.
e. Memperkecil kemungkinan kehancuran data. Seperti kita ketahui bahwa sangat mudah untuk melakukan Back-up data pada sistem elektronik, sehingga kita akan selalu mempunyai cadangan terhadap arsip -arsip penting yang kita miliki. hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir, kebakaran dsb.

2. Pemilihan Sistem Arsip Elektronik
Secara garis besar, sistem pengelolaan dokumen elektronik yang akan digunakan oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang digunakan harus memenuhi kebutuhan fungsional untuk penyimpanan jangka panjang.
b. Semua dokumen elektronik harus memiliki metadata yang dilekatkan untuk menjelaskan konteks, riwayat, dan atribut penyimpanan dokumen lainnya. Metadata yang digunakan ini harus dalam bentuk spesifik yang telah disepakati. Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.
c. Semua dokumen elektronik harus disimpan dan dikelola dalam format standar yang direkomendasikan secara luas, seperti XML (eXtensible Markup Language)
d. Semua dokumen elektronik harus disimpan dalam media penyimpanan yang memenuhi standar spesifikasi tertentu untuk penggunaan jangka panjang.

3. Daur Hidup Arsip ElektronikSeperti halnya arsip konvensional, arsip elektronik juga memiliki daur hidup mulai dari tahap penciptaan sampai pda tahap penyusutan. Menurut Palmer bahwa arsip elektronik memiliki 5 tahapan hidup yaitu penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, alih media dan penyusutan.

a. Penciptaan Arsip Elektronik
Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (e-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain-lain .

b. Penyimpanan Arsip Elektronik
Suatu informasi dapat disebut arsip apabila informasi tersebut terekam di dalam berbagai bentuk media penyimpanan. Arsip elektronik menyimpan informasi di dalam suatu media yang bersifat magnetik dan karena informasi arsip elektronik melekat di dalam media penyimpanan maka perlu dipertimbangkan secara hati-hati penggunaan media simpan tersebut.

Dalam pemilihan media penyimpanan arsip elektronik harus mengenal tipe media yang tepat dan memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penyimpanan. Ada beberapa media yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan sebagai penyimpan data dan informasi sesuai dengan perkembangan teknologi, diantaranya:
1) Pita magnetik merupakan media penyimpan yang terbuat dari bahan magnetik yang dilapiskan pada plastik tipis, seperti pita pada pita kaset. Pita magnetik dibedakan atas dua macam yaitu (1) reel tape dan (2) catridge tape. Reel tape merupakan pita magnetik yang digulung dalam wadah berbentuk lingkaran sedangkan catridge tape berbentuk seperti kaset video dan audio.


Cartridge Tape 1

2) Ada dua jenis piringan magentik yaitu (1) disk permanen yang lebih dikenal dengan hard disk dan (2) disk fleksibel yang disebut floppy disk atau disket.


Hard Disk 1


3) Piringan optik merupakan piringan yang dapat menampung data hingga ratusan atau bahkan ribuan kali dibandingkan disket. Piringan optik dapat berupa (1) CD (Compact Disc), (2) DVD (Digital Video Disc) dan (3) Blue Ray.


Saving data to CD or DVD 1


4) UFD (USB Flash Disc) adalah piranti penyimpanan data yang berbentuk seperti pena dimana cara pemakaiannya dengan menghubungkan ke port USB. Menurut klaim produsen, alat ini mampu merekam 1 juta kali dan tahan disimpan sampai 10 tahun.

USB Flash Disk 1

5) Kartu memori (memory card) yaitu jenis penyimpanan seperti plastic tipis yang biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, maupun handy came. Saat ini terdapat jenis yang beragam kartu memori seperti compact flash, multimedia card (MMC), smart card, memory stick, memory stick duo, secure digital card (SD Card), mini secure digital.

Multimedia MMC 1

c. Penemuan Kembali
Pemanfaatan arsip elektronik akan meningkatkan pemanfaatan secara luas serta membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi kepemerintahan dalam volume yang besar dan akurat. Selain itu memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur; meningkatkan kualitas layanan public; dan memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan terstrukur. Dalam hal ini dokumen perlu diakuisis, dikelola dan disimpan dalam sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keasliannya.

d. Alih Media
Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (TIFF, GIF, JPEG, dan lain-lain). Dokumen elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang berumur panjang dan berkualitas tinggi. Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi).

e. Penyusutan Arsip Elektronik

Penghapusan dokumen elektronik perlu diatur secara khusus, mengingat masih akan meninggalkan jejak-jejak digital yang mungkin didapatkan kembali. Pemusnahan bisa dilakukan dengan format ulang, degaussing, partisi atau menata ulang susunan magnet pada hard disk, dan terkahir adalah pemusnahan secara fisik pada media penyimpananya, jadi tidak bisa dilakukan hanya proses delete. Dapat digambarkan penyusutan arsip elektronik, sebagai berikut: terhadap dokumen elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan hendaknya dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup, maupun tempat penyimpanan lainnya.

F. Migrasi Dokumen Elektronik

Migrasi dokumen harus didahului dengan uji coba untuk menjamin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap dokumen elektronik yang telah ada. Langkah yang perlu di ambil adalah:
1. Mereformat dokumen elektronik yang ada.
2. Migrasi berbagai komponen dalam sistem, seperti indeks database atau migrasi sistem secara keseluruhan ke platform yang baru.
3. Mendokumentasi perubahan-perubahan yang terjadi pada perangkat keras, perangkat lunak, dan format dokumen elektronik, termasuk mendokumentasikan perubahan dari satu format ke format yang baru.

G. Sistem E-Record Management (ERM)

Sistem Manajemen E-Record Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian arsip. ERM merupakan arsip elektronik yang telah diterapkan di Kementerian Informasi dan Komunikasi. Untuk menjamin kelangsungan dokumen elektronik agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama, diperlukan sebuah prosedur registrasi dokumen dan record yang diimplementasikan untuk mengelola setiap e-record sepanjang siklus hidupnya dari mulai pembuatan sampai pemusnahannya.

1. Proses pengelolaan E-Record Management (ERM)
Proses registrasi sangat penting dalam pengelolaan e-record, agar semua informasi dapat dipelihara dan dikelola terus-menerus dan dokumen akan ter-link ke dokumen lain, gambar, grafik, suara dan lain-lain. Prosedur registrasi yang baik minimal harus mampu :
a. Mengidentifikasi asal (originator) dari sebuah record
b. Mengidentifikasi pemilik (owner) atau manajer dari sebuah record
c. Selalu mencatat riwayat hidup sebuah record dari mulai record tersebut dibuat dan terakhir dimodifikasi, untuk setiap versi dari sebuah record
d. Menentukan status sebuah record seperti draft, final, dst. untuk setiap versi dari record tersebut
e. Mengidentifikasi komponen-komponen dari record yang disimpan dan dikelola dalam record yang terpisah, termasuk relasi antar komponen-komponen tersebut
f. Mengidentifikasi setiap header record ataupun template yang bersesuaian dengan suatu record
g. Menjamin bahwa konteks yang dimiliki oleh sebuah record dan relasinya dengan record lain yang dalam satu konteks selalu terjaga
h. Menjami bahwa setiap record memiliki judul yang bermakna dan dijelaskan dalam konteksnya, serta diklasifikasikan berdasarkan kategori tertentu yang disepakati
i. Mengelola keamanan dari setiap record dengan berdasar pada kebijakan organisasi dan hak ases untuk semua tipe record seperti personal, grup, lembaga, public, arsip, dst.
j. Menjamin bahwa semua record disimpan dan dapat dipertukarkan menggunakan standar yang dapat diterima luas, seperti XML serta format yang sesuai untuk record tersebut.

Untuk itu pada setiap record minimal perlu ditambahkan atribut-atribut seperti dalam tabel di bawah, yang mampu memastikan :
a) Setiap record selalu terkelola dengan baik
b) Setiap record dapat diakses oleh pengguna yang berhak dengan mudah dan cepat
c) Konteks dimana sebuah record dibuat dan digunakan dapat dipahami.

2. Informasi yang wajib tersedia setiap saat di konten arsip elektronik
Arsip elektronik yang baik mempunyai identitas institusi, disini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta akan menampilkan konten tetap sebagai identitas lembaga dalam arsip elektronik, diantaranya:
a. Nama Instansi, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.

Kementerian Komunikasi dan Informasi telah menyediakan panduan umum Sisem Manajemen Dokumen Elektronik E-Record Management (ERM) bagi lembaga dalam merencanakan pembangunan sistem aplikasi. Pengembangan aplikasi ERM ini harus dilaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan inisitaif masing-masing lembaga dan fakultas yang ada di UIN Syarif Hidayatullah dan penguatan kerangka kebijakan untuk menjamin kerepaduannya dalam suatu jaringan sistem manajemen kearsipan dan proses kerja. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikan 2 kepentingan, yakni (1) kepentingan pelayanan public yang diperlukan masyarakat dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen kearsipan elektronik dengan proses kerja terpadu.

Untuk itu ERM dilengkapi dengan peraturan dan kewenangan yang berkaian dengan pemanfaatan dan transaksi informasi yang sesuai dengan UU ITE tahun 2008. Pengaturan ini harus mencakup batasan tentang hak masyarakat atas informasi, kerahasiaan dan keamanan informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (information security) serta perlindungan informasi yang berkaitan dengan masyarakat (privacy)

3. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
a. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan kinerja UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
b. Informasi mengenai laporan keuangan
c. Hasil keputusan
d. Melayani akses pemintaan informasi public
e. Terkecuali informasi yang tidak boleh diungkap oleh Undang-Ungda

BAB III
METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, peneliti menggambarkan proses penggunaan Sisem Manajemen Dokumen Elekronik E-Record Management (ERM) di Kementerian Komunikasi dan Infmasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dimana penelitian tidak menggunakan data-data berupa angka melainkan berupa narasi.

B. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian studi kasus. Studi kasus merupakan metode yang sesuai bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan ‘mengapa’ atau ‘bagaimana’, bila peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol peristiswa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bila focus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata. (Yin, 2006, hal.1). Oleh karena itu, metode studi kasus digunakan karena peneliti ingin mengetahui bagaimana penerapan arsip elektronik yang akan dijadikan model di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

C. Sasaran Penelitian
Sasaran penelitian dalam penelitian ini adalah Depkoinfo yang telah menerapkan Sisem Manajemen Dokumen Elekronik E-Record Management (ERM) dan telah menerbitkan pedoman sistem kearsipan elektronik.

D. Sumber Data
Yin (2006) menyatakan bahwa metode penelitian studi kasus dapat didasarkan atas 6 sumber bukti (data) yang berlainan, yaitu : dokumen, rekaman arsip, wawancara, pengamatan langusng, observasi partisipan dan perangkat-perangkat fisik. Masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Dokumentasi
Dokumentasi adalah informasi documenter yang relevan untuk topic studi kasus, meliputi :
a. Surat, memorandum dan pengumpulan resmi;
b. Agenda, kesimpulan-kesimpulan pertemuan dan laporan-laporan peristiwa tertulis lainnya;
c. Dokumen-dokumen administrative, proposal, laporan kemajuan dan dokumen-dokuemn internal lainnya;
d. Penelitian-penelitian atau evaluasi-evaluasi resmi pada tempat yang sama;
e. Kliping-kliping baru dan artikel-artikel lain yang muncul di media massa.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat untuk mendukung dan menambah bukti dari sumber-sumber lain.
2. Rekaman arsip
Rekaman arsip seringkali berbentuk komputerisasi, meliputi:
a. Rekaman layanan, seperti jumlah klien yang dilayani dalam suatu periode waktu tertentu;
b. Rekaman keorganisasian, seperti bagan dan anggaran organisasi pada periode waktu tertentu;
c. Peta dan bagan karakteristik geografis suatu tempat;
d. Daftar nama dan komoditi lain yang relevan;
e. Data survey, seperti rekaman atau sensus yang terkumpul sebelumnya di sekitar tempat penelitian dan
f. Rekaman-rekaman pribadi, seperti buku harian, kalender dan daftar nomor telepon;
Rekaman-rekaman arsip ini dapat digunakan bersama-sama dengan sumber-sumber informasi yang lain.

E. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara merupakan sumber bukti yang essensial bagi studi kasus, karena studi kasus umumnya berkenaan dengan informasi yang dapat memuat keterangan-keterangan penting dan baik. Para informan juga dapat memberikan bukti fisik arsip elektronik dengan demikian peneliti dapat mengidentifikasi sumber bukti relevan lainnya.

2. Observasi langsungDalam observasi langsung peneliti dapat mengukur peristiswa atau prilaku terentu dalam periode waktu tertentu di lapangan. Saat observasi peneliti juga dapat mengambil foto-foto pada lapangan studi kasus. Foto-foto tersebut akan membantu memuat karakteristik-karakteristik arsip elektronik.

3. Observasi partisipanObservasi partisipan adalah suatu bentuk observasi khusu dimana peneliti tidak hanya menjadi pengamat yang pasif melainkan juga mengambil berbagai peran dalam situasi tertentu dan berpartisipasi dalam peristiwa-peristiswa yang akan diteliti.

4. Perangkat fisikPerangkat fisik yaitu peralatan teknologi alat atau instrument pekerjaan seni atau beberapa bukti fisik lainnya.


F. Analisis

Penelitian ini bertujuan untuk mencari model arsip elektronik yang akan diterapkan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Oleh karena itu, analisis pada penelitian ini adalah Pengambilan model kearsipan elektronik memilih sistem kearsipan di Departemen Komunikasi dan Informatika (Depkoinfo) yang telah menerapkan dan mengeluarkan panduan manajemen sistem kearsipan elektronik. Stake holder UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Depkoinfo yang akan menjadi informan dalam penelitian ini. Informan adalah anggota dari kelompok yang diteliti yang akan mengantarkan peneliti ke pusat permasalahan yang ingin diketahui atau diselidiki. (Salim, 2006, hal. 131). Cara pemilihan informan biasa disebut dengan teknik pengambilan sampel atau teknik sampling. Moeleong (2007) menyatakan bahwa dalam penelitian kualitatif teknik pengambilan sampelnya purposive sampling di mana dalam penentuan sampelnya (informan) didasarkan atas tujuan-tujuan atau criteria tertentu. Sampel sebagai sumber data atau sebagai informan sebaiknya yang memenuhi criteria sebagai berikut: (Sugiono, 2005: Ahmadi, 2005)
1. Mereka yang menguasai atau memahami sesuatu melalui proses enkulturasi. Mereka memahami kultur setempat dan menyaksikan kejadian-kejadian penting di sana, sehingga sesuatu itu bukan sekedar mengetahui tetapi juga dihayati
2. Mereka tergolong masih terlibat pada kegiatan yang sedang diteliti.
3. Mereka mempunyai waktu yang memadai untuk dimintai informasi
4. Mereka yang tidak cenderung menyampaikan informasi hasil “kemasannya” sendiri
5. Mereka yang pada mulanya tergolong “cukup asing” dengan peneliti sehingga lebih menggairahkan untuk dijadikan informan
Berdasarkan criteria pemilihan informan di atas, peneliti juga menetapkan criteria-kriteria pemilihan informan untuk penelitian ini, antara lain :
1. Informan terlibat langsung dalam melaksanakan kegiatan arsip elektronik
2. Informan yang dipilih sedikitnya telah bertugas dikearsipan elektronik minimal 1 tahun di Depkoinfo. Hal ini disebabkan minimal telah melayani pengguna arsip elektronik selama 1 tahun
3. Informan bersedia meluangkan waktu untuk memberikan informasi demi kelancaran proses penelitian
4. Informan bersedia memberikan informasi sesuai dengan keadaan sebenarnya tanpa mengubah informasi tersebut.
5. Informan dan peneliti belum saling mengenal dan tidak memiliki hubungan kekerabatan
Kriteria informan tersebut digunakan oleh peneliti untuk memilih atau menyeleksi layak atau tidaknya dijadikan informan dalam penelitian ini. Sehingga data atau informasi yang diperoleh oleh peneliti terkumpul dengan cepat dan tepat sesuai dengan tujuan penelitian.

BIBLIOGRAFI

a) Buku
Departemen Agama. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama Republik IndonesiaKemenerian Komunikasi dan Informasi. 2003. Panduan Manajemen Sisem Dokumen Elekronik Versi 1.0. Jakarta: Kemenerian Komunikasi dan InformasiLexy J. Moleong. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif karya. Bandung: Penerbit Rosda
Salim, Agus. 2006. Teori & Paradigma Penelitian Sosial. Yogyakarta: Tiara Wacana
Sugiarto, Agus. Manajemen Kearsipan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer). 2005. Yogyakarta: Gaya Media
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Universitas Indonesia. (2009). Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa Universitas Indonesia . Depok : Universitas Indonesia

Yin K. Robert. 2006. Studi Kasus, Desain dan Metode. Jakarta. Raja Grafindo Persada.

b) Jurnal/Hasil Penelitian
Kusuma, Gayatri. 2006. Sistem Kearsipan Elektronik; Pra Implementasi di Departemen Komunikasi dan Informatika. Tesis, Program Pasca Srajana Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia.

c) Peraturan Perundang-Undangan/ Panduan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2006. Tentang Tata kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Undang-Undang Republik Indonesia No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
d) Internet
Aneka Ilmu Pengetahuan. Nilai Guna Arsip. Diakses tanggal 3 April 2010. http://kanalom.blogspot.com/2010/02/nilai-guna-arsip.html
Any Think. Makalah tentang Kearsipan. Diakses tanggal 2 April 2010. http://sunrisedpg.blogspot.com/2009/02/makalah-tentang-kearsipan.html
Budiman, Muhammad Rosyid. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Diakses tanggal 2 April 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/ROSYID.DasarPengelolaan.pdf
Effendhie, Machmoed. Records Management (Manajemen Arsip Dinamis). 2005. Diakses tanggal 5 April 2010. http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm.htm
Febri, Agung. Peran Teknologi Informasi (TI) Dalam Pemberdayaan Kegiatan Kearsipan. 2007. Diakses tanggal 5 April 2010. http://agungfebri.blogspot.com/2007/10/peran-teknologi-informasi-ti-dalam.htmlLolytasari. Project Proposal Pembenahan Sistem Kearsipan (Management Records) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Diakses tanggal 5 April 2010. http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010/03/project-proposal-pembenahan-sistem_29.html
Mulyani, Sri. Alih media arsip konvensional ke media elektronik: upaya penyelamatan dan pelestarian arsip di Badan Pengendalian Pertanahan Daerah (BPPD) Sleman. Diakses tanggal 2 April 2010. http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=64
Rusidi. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 5 April 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas. Diakses tanggal 2 April 2010. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/tentang-uin.html
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Visi, misi dan Tujuan. Diakses tanggal 2 April 2010. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/visi-misi-dan-tujuan.html
Waluyo. Memaknai kembali arsip sebagai sumber Informasi. Diakses tanggal 5 April 2010. http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/maknaarsip.htm