Manajemen Tata Persuratan

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Organisasi dan tata laksana Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta telah ditetapkan dalam Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor : 414 Tahun 2002 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Keputusan Menteri Agama RI tersebut merupakan pelaksanaan lebih lanjut atas Keputusan Presiden Nomor 031 Tahun 2002 tentang Perubahan Institut Agama Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta menjadi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam Keputusan Menteri Agama RI Nomor: 414 Tahun 2002 telah ditetapkan Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah perguruan tinggi di lingkungan Departemen Agama yang dipimpin oleh Rektor yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Agama. UIN Sunan Kalijaga secara fungsional dibina oleh Menteri Agama c.q. Direktur Jenderal Kelembagaan Agama Islam, dan pembinaan bidang ilmu umum secara teknis akademis dilaksanakan oleh Menteri Pendidikan Nasional.
Tugas yang diemban UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah menyelenggarakan program pendidikan akademik dan/atau professional dalam bidang ilmu agama Islam yang terpadu dengan ilmu pengetahuan umum, dan sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi dan /atau seni yang terpadu dengan nilai-nilai keislaman, kemanusiaan dan keindonesiaan. Dalam melaksanakan tugas, UIN menyelenggarakan fungsi: (1) Perumusan visi, misi dan kebijakan teknis; (2) Penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam bidang ilmu pengetahuan agama Islam, ilmu pengetahuan umum, teknologi dan seni; (3) Pembinaan sivitas akademika dan kerjasama dengan perguruan tinggi dan atau lembaga-lembaga lain; (4) Penyelenggaraan administrasi dan manajemen UIN.
Dengan adanya kegiatan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai suatu organisasi akan menghasilkan arsip sebagai produk kegiatan. Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen penting arsip didalam pengertian penelitian ini dibatasi pada tata persuratan dan pengurusan surat. Surat dapat diartikan sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik.
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tampaknya masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer (administrative, legal, fiscal value) maupun sekunder (informational dan evidential value).
Persoalan ini seharusnya tidak terjadi apabila instansi mampu mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif) secara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan (records management) pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai dengan arsip tersebut disusutkan (disposition) (Rick, 1993)
Melihat fenomena di atas dibutuhkan terciptanya pedoman tata persuratan yang mampu mendukung tugas-tugas pimpinan. Dalam tata kearsipan terdapat tahapan hidup Arsip yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan. Tahap penciptaan meliputi beberapa sub yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen formulir tata persuratan, manajemen pelaporan, system informasi manajemen dan lain sebagainya.
Tahap penggunaan dan pemeliharaan meliputi filing system, penemuan kembali, pengurusan surat, program Arsip vital dan pengelolaan pusat Arsip; sedangkan tahap penyusutan meluiputi, identifikasi dan deskripsi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Penilaian Arsip, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip dan penyerahan Arsip.
Dalam penelitian ini, peneliti membandingkan pengelolaan kearsipan di Universitas Indonesia yang telah memiliki University Archive sebagai model pengelola arsip perguruan tinggi.

B. Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka pertanyaan penelitian ini adalah:
Bagaimana pengelolaan Manajemen Sistem Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah peneliti kemukakan di atas, maka diantara tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Menganalisa pola keseragaman dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Menganalisa pengelolaan Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

D. Manfaat Penelitian
1. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam penerapan Manajemen Arsip Dinamis khususnya Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Memperkaya khasanah pengetahuan untuk pengembangan ilmu khususnya bidang Record Manajemen.


BAB II
Tinjauan Literatur

Penelitian ilmiah adalah suatu bentuk penelitian dengan cara berpikir dan bertindak secara sistematis. Oleh karena itu kajiannya perlu didukung oleh suatu landasan teori atau dasar rujukan dalam menganalisis permasalahan serta memberikan kejelasan arah dalam melakukan penelitian dan untuk mempermudah langkah-langkah penelitian selanjutnya, maka akan diuraikan tentang kerangka teori yang berkaitan dengan aspek-aspek dalam penulisan ini.

1. Tata Persuratan

a. Pengertian Surat

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan.

b. Jenis Surat

Menurut Finoza (1995: 105), menyebutkan bahwa jenis surat juga bisa dikelompokkan dalam surat biasa dan surat statuta. Pengertian surat statuta adalah sekelompok surat yang dibuat berdasarkan statuta atau undang-undang dan semua peraturan serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar hukum, atau landasan pijak bagi pembuatan surat tertentu. Surat-surat yang dihasilkan memiliki kekuatan hukum, sehingga surat tersebut diakui dan dilindungi.

c. Kendala dan Solusi dalam Tata Persuratan

Melakukan tata persuratan sehingga menghasilkan surat yang baik sebenarnya tidak sulit. Asalkan sumber hambatan tersebut dapat diketahui, penyusun surat bisa mengatasinya. Pada dasarnya, kesulitan yang dihadapi dalam pembuatan surat berasal dari 2 sumber, ialah :
(1) Dari dalam individu
(2) Dari luar individu, yaitu kelompok dalam unit atau sistem
Kendala yang bersumber dari individu bisa diatasi dengan memberikan pelatihan kepada individu tersebut. Sejauh ia bersedia belajar memperbaiki kesalahannya, penyusunan surat akan menjadi mudah. Selain itu, melalui kebiasaan yang terus-menerus dilakukan akan membantu proses belajar itu sendiri.
Yang sulit diatasi adalah kendala yang berasal dari dalam organisasi. Bagian/unit yang terdiri dari sekelompok individu yang masing-masing memiliki perilaku yang berbeda-beda, yang dipengaruhi banyak faktor, seperti latar belakang budaya, keluarga, pendidikan, pengalaman. Hubungan yang kurang baik di antara pekerja dan perilaku egois dalam suatu sistem, akan mengganggu kelancaran kegiatan tata persuratan. Kekacauan yang ditimbulkan adalah :

(1) Tidak ada keseragaman dalam format surat

Ketidakseragaman dalam format surat akan menghambat jalannya pekerjaan kantor. Pekerja menjadi tidak percaya diri karena tidak bisa memutuskan format yang mana yang harus dipergunakan. Sebuah perguruan tinggi memiliki sistem yang kompleks. Organisasi tersebut mencakup banyak bagian, yaitu terdiri dari fakultas-fakultas, biro, dan jurusan-jurusan di fakultas. Sementara itu, otonomi yang diberikan kepada masing-masing fakultas, membentuk kondisi yang mandiri dalam setiap pekerjaan kantor. Tidak terkecuali kemandirian dalam tata persuratan. Dengan demikian, dapat dibayangkan bahwa setiap jurusan, unit terkecil di fakultas, memiliki format yang berbeda-beda, di bawah kop surat yang seragam.

(2) Tingginya frekuensi perubahan tata persuratan

Tidak hanya di perguruan tinggi, tetapi juga di banyak institusi, apabila terjadi pergantian dekan baru, maka terjadi pula perubahan regulasi di segala bidang, termasuk tata persuratan. Perubahan bisa terjadi pada pemakaian kosa kata dan kalimat, peraturan tanda baca, peraturan legalitas seperti pembubuhan tandatangan dan cap. Akibat peraturan yang berubah-ubah dalam penyusunan surat, pendistribusian surat menjadi kurang lancar. Suatu kegiatan menjadi tertunda hanya karena sebuah surat.
Berdasarkan permasalahan di atas, solusi yang bisa dilakukan oleh penyusun surat adalah :
(1) menguasai permasalahan
(2) menguasai bahasa tertulis
(3) memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat
Selain itu, masalah ketidakseragaman bisa diatasi dengan membuat kebijakan korespondensi yang tersentralisasi. Hanya satu orang atau unit yang berhak mengeluarkan peraturan-peraturan dalam tata persuratan. Karena berkaitan dengan masalah kearsipan, maka sebaiknya orang atau unit yang dimaksud tersebut diambil dari unit Arsip. Unit tersebut berkewajiban merancang kebijakan tata persuratan yang berlaku untuk seluruh unit, mengkoordinasi dan mengevaluasinya secara periodik. Disarankan pula untuk membuat buku manual atau panduan dalam menulis surat, mulai dari format, isi surat, hingga penandatangan surat. (Laksmi: 2005)

d. Daur Hidup Arsip Dinamis

Konsep daur hidup arsip dinamis dalam tataran dasar pada bidang manajemen arsis dinamis (records management), meliputi proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta pemusnahan. Kalau ditambah dengan manajemen arsip statis, akan menjadi identifikasi dan penilaian, akuisisi, deskripsi, serta penggunaan dan akses

2. Pengurusan Surat

Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi: (1) penerimaan, (2) pengarahan atau penilaian, (3) pencatatan, (4) pendistribusian, (5) pengendalian, (6) pengolahan dan (7) pengiriman surat dinas. Surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.

3. Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan

Surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip yang sudah ditata. Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap.
Didalarn menyimpan arsip yang harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsip dinamis (aktif) dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal sebagi central file. Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini makin efisien dan efektif bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya pendek, tidak terlalu komplek, beban kerja tidak terlalu besar dan tempat lokasi yang tidak terpencar - pencar.
Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan prosedur yang sarna. Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpinan yang tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua unit pengolah diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan.
Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi clan desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh satu unit khusus di dalam organisasi. Untuk melakukan penyimpanan arsip - arsip aktif ini ada beberapa Classification system yang dapat diterapkan (Lundgren and Lundgren, 1989: 83). Beberapa pakar kearsipan menyebut terminology sistem klasifikasi sebagai filing system (sistem pemberkasan) dan filing methods (metode pemberkasan) (Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122).
Pemilihan sistem pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula. Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang - bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi bersangkutan.
Perlu juga diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric, Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-124) atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification (1989 :83-87).

4. Penemuan Kembali

Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat diketemukan kembali.
Faktor dalam temu kembali informasi adalah sistem pemberkasan yang diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya.

5. Penyusutan

Arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya oleh organisasi atau menurut istilah Betty R. Ricks digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun dikatakan sebagai arsip inaktif. Sarna seperti arsip dinarnis aktif, arsip dinarnis in aktif ini juga harus dikelola di dalam suatu sistem (manajemen). Arsip aktif dapat dimusnahkan di unit pengolah atau central file. Ini berarti bahwa tidak seluruh arsip aktif harus disimpan menjadi arsip inaktif. Pengelolaan arsip inaktif meliputi: Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center), Sistem Penyimpanan (Storage Sistem), Sistem Pemeliharaan (Maintenance Sistem) dan Penyusutan Arsip (Records Center)

6. Pusat Arsip (Record Center)

Arsip inaktif, tersimpan di Record Center atau Pusat Arsip. Di Pusat Arsip pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan Gedung Pusat Arsip perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar Pusat Arsip ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.

7. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan arsip inaktif pada prinsipnya cara penataannya sarna dengan masa aktifnya. Oleh karena arsip inaktif disimpan relative lebih lama dibandingkan pada masa aktifnya, maka dibutuhkan pera1atan penyimpanan dan ruang dengan suhu yang berbeda. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan melalui kartu indeks. lndeks urnumnya memuat keterangan mengenai berkas arsip yang disimpan seperti kode klasifikasi, indeks berkas, tanggal pemindahan, unit kerja, dan nomor boks penyimpanan.

8. Sistem Pemeliharaan

Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan. Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan dua factor, yang pertama adalah memelihara, menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua, faktor ekstern dari lingkungan dimana arsip tersimpan, yang dapat merusak arsip secara tidak langsung.

9. Jadwal Retensi Arsip

Arsip inaktif tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Center), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip inaktif yang tidak bernilai guna tinggi, akan dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Universitas sebagai arsip statis.
Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku. Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip meliputi : penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya, penyisihan dan seleksi arsip - arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang akan disimpan, pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan penyerahan arsip.

BAB III
METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, peneliti menggambarkan pola Majemen Tata Persuratan yang telah diterapkan di Universitas Indonesia dan Pengelolaan Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dimana penelitian tidak menggunakan data-data berupa angka melainkan berupa narasi.

B. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian studi kasus. Studi kasus merupakan metode yang sesuai bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan ‘mengapa’ atau ‘bagaimana’, bila peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol peristiswa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bila focus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata. (Yin, 2006, hal.1). Oleh karena itu, metode studi kasus digunakan karena peneliti ingin mengetahui bagaimana pola Manajemen Tata Persuratan Universitas Indonesia yang akan dijadikan banchmark di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

C. Sasaran Penelitian

Sasaran penelitian dalam penelitian ini adalah Pengelolaan Manajemen Tata Persuratan yang telah diterapkan di Universitas Indonesia dan Pengelolaan Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

D. Sumber Data

Yin (2006) menyatakan bahwa metode penelitian studi kasus dapat didasarkan atas 6 sumber bukti (data) yang berlainan, yaitu : dokumen, rekaman arsip, wawancara, pengamatan langusng, observasi partisipan dan perangkat-perangkat fisik. Masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Dokumentasi

Dokumentasi adalah informasi documenter yang relevan untuk topic studi kasus, meliputi :
a. Surat, memorandum dan pengumpulan resmi;
b. Agenda, kesimpulan-kesimpulan pertemuan dan laporan-laporan peristiwa tertulis lainnya;
c. Dokumen-dokumen administrative, proposal, laporan kemajuan dan dokumen-dokuemn internal lainnya;
d. Penelitian-penelitian atau evaluasi-evaluasi resmi pada tempat yang sama;
e. Kliping-kliping baru dan artikel-artikel lain yang muncul di media massa.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat untuk mendukung dan menambah bukti dari sumber-sumber lain.

2. Rekaman arsip

Rekaman arsip seringkali berbentuk komputerisasi, meliputi:
a. Rekaman layanan, seperti jumlah klien yang dilayani dalam suatu periode waktu tertentu;
b. Rekaman keorganisasian, seperti bagan dan anggaran organisasi pada periode waktu tertentu;
c. Peta dan bagan karakteristik geografis suatu tempat;
d. Daftar nama dan komoditi lain yang relevan;
e. Data survey, seperti rekaman atau sensus yang terkumpul sebelumnya di sekitar tempat penelitian dan
f. Rekaman-rekaman pribadi, seperti buku harian, kalender dan daftar nomor telepon;
Rekaman-rekaman arsip ini dapat digunakan bersama-sama dengan sumber-sumber informasi yang lain.

E. Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara
Wawancara merupakan sumber bukti yang essensial bagi studi kasus, karena studi kasus umumnya berkenaan dengan informasi yang dapat memuat keterangan-keterangan penting dan baik. Wawancara ini berbentuk terstruktur dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya (Sulistyo-Basuki, 2006: 171). Para informan juga dapat memberikan bukti fisik arsip elektronik dengan demikian peneliti dapat mengidentifikasi sumber bukti relevan lainnya.
2. Observasi langsung
Dalam observasi langsung peneliti dapat mengukur peristiswa atau prilaku terentu dalam periode waktu tertentu di lapangan. Saat observasi peneliti juga dapat mengambil foto-foto pada lapangan studi kasus. Foto-foto tersebut akan membantu memuat karakteristik-karakteristik arsip elektronik.
3. Observasi partisipan
Observasi partisipan adalah suatu bentuk observasi khusu dimana peneliti tidak hanya menjadi pengamat yang pasif melainkan juga mengambil berbagai peran dalam situasi tertentu dan berpartisipasi dalam peristiwa-peristiswa yang akan diteliti.
4. Perangkat fisik
Perangkat fisik yaitu peralatan teknologi alat atau instrument pekerjaan seni atau beberapa bukti fisik lainnya.

F. Analisis

Penelitian ini bertujuan untuk mencari model arsip elektronik yang akan diterapkan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Oleh karena itu, analisis pada penelitian ini adalah Pengambilan model kearsipan elektronik memilih sistem kearsipan di Gajah Mada University Archives (Arsip Universitas Gajah Mada) yang telah menerapkan dan mengeluarkan panduan manajemen sistem kearsipan elektronik. Stake holder UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Depkoinfo yang akan menjadi informan dalam penelitian ini. Dan petugas kearsipan di Unit Arsip UGM. Informan adalah anggota dari kelompok yang diteliti yang akan mengantarkan peneliti ke pusat permasalahan yang ingin diketahui atau diselidiki. (Salim, 2006, hal. 131). Cara pemilihan informan biasa disebut dengan teknik pengambilan sampel atau teknik sampling. Moeleong (2007) menyatakan bahwa dalam penelitian kualitatif teknik pengambilan sampelnya purposive sampling di mana dalam penentuan sampelnya (informan) didasarkan atas tujuan-tujuan atau criteria tertentu. Sampel sebagai sumber data atau sebagai informan sebaiknya yang memenuhi criteria sebagai berikut: (Sugiono, 2005: Ahmadi, 2005)
1. Mereka yang menguasai atau memahami sesuatu melalui proses enkulturasi. Mereka memahami kultur setempat dan menyaksikan kejadian-kejadian penting di sana, sehingga sesuatu itu bukan sekedar mengetahui tetapi juga dihayati
2. Mereka tergolong masih terlibat pada kegiatan yang sedang diteliti.
3. Mereka mempunyai waktu yang memadai untuk dimintai informasi
4. Mereka yang tidak cenderung menyampaikan informasi hasil “kemasannya” sendiri
5. Mereka yang pada mulanya tergolong “cukup asing” dengan peneliti sehingga lebih menggairahkan untuk dijadikan informan
Berdasarkan criteria pemilihan informan di atas, peneliti juga menetapkan criteria-kriteria pemilihan informan untuk penelitian ini, antara lain :
1. Informan terlibat langsung dalam melaksanakan kegiatan arsip elektronik
2. Informan yang dipilih sedikitnya telah bertugas dikearsipan elektronik minimal 1 tahun di UGM. Hal ini disebabkan minimal telah melayani pengguna arsip elektronik selama 1 tahun
3. Informan bersedia meluangkan waktu untuk memberikan informasi demi kelancaran proses penelitian
4. Informan bersedia memberikan informasi sesuai dengan keadaan sebenarnya tanpa mengubah informasi tersebut.
5. Informan dan peneliti belum saling mengenal dan tidak memiliki hubungan kekerabatan
Kriteria informan tersebut digunakan oleh peneliti untuk memilih atau menyeleksi layak atau tidaknya dijadikan informan dalam penelitian ini. Sehingga data atau informasi yang diperoleh oleh peneliti terkumpul dengan cepat dan tepat sesuai dengan tujuan penelitian.

BIBLIOGRAFI

a) Buku

Finoza, Lamuddin. 1995. Aneka surat statuta, laporan, dan notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita.

Judith Ellis (ed), Keeping Archives. Port Melbourne: D.W. Thorpe, 1993

Kennedy, Jay & Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne: Longman.

Ricks, Betty R. (et al). 1992. Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing.

Sugiono. 2007. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Sulistyo-Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.

Universitas Indonesia. 2009. Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa Universitas Indonesia . Depok : Universitas Indonesia


b) Jurnal/Hasil Penelitian
Etty Setyawati. 2009. Manajemen Korespodensi di Perguruan Tinggi Studi Kasus di Universitas Indonesia. Tesis, Program Pasca Sarjana Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia.

Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia


c) Peraturan Perundang-Undangan/ Panduan

ANRI. Keputusan kepala arsip nasional republik Indonesia Nomor 04 tahun 2000 Tentang Pedoman penggunaan kertas untuk arsip bernilaiguna tinggi Kepala arsip nasional republik Indonesia

Departemen Agama. 2002. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 414 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Departemen Agama. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama RI

Departemen Agama. 2003. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 477 Tahun 2003 tentang Statuta Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta

Lembaga Administrasi Negara. 2007. Modul 3 Tata Kearsipan Diklat Teknis Administrasi Umum (General Administration)

Menteri Agama Republik Indonesia. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama

Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.

Undang-Undang Republik Indonesia No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan


d) Internet

Burhanudin dr. Peranan dan fungsi tata persuratan Dan kearsipan dalam mendukung Tugas-tugas pimpinan. Diakses tanggal 10 Mei 2010. Http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/bur.fungsikearsipan.pdf

Departemen Agama. Pola Klasifikasi Departemen Agama. Diakses tanggal 23 Mei 2010. http://www.scribd.com/doc/20356185/Klasifikasi-Kode-Surat

Effendhie, Machmoed. Records Management (Manajemen Arsip Dinamis). 2005. Diakses tanggal 5 April 2010. http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm.htm

Febri, Agung. Peran Teknologi Informasi (TI) Dalam Pemberdayaan Kegiatan Kearsipan. 2007. Diakses tanggal 5 April 2010. http://agungfebri.blogspot.com/2007/10/peran-teknologi-informasi-ti-dalam.html

Liv Mykland. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA, XIIth.), hal.2. (dalam http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/maknaarsip.htm. Diakses tanggal 17 Mei 2010)

Rusidi. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 5 April 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf

Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2007. Pedoman Akademik 2007-2008. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas. Diakses tanggal 22 Mei 2010. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/tentang-uin.html