Kisi-kisi pertanyaan kunjungan ke Knowledge Center

Kisi-kisi Pertanyaan Kunjungan ke Knowledge Center
Oleh Mufid
Mahasiswa S2 Ilmu Perputakaan Universitas Indonesia


I. Arus Pengetahuan

1. Fungsi dan kompetensi inti yang ada, dan yang diperlukan perpustakaan pada saat ini dan masa yang akan datang
2. Persepsi tentang berbagi pengetahuan di lingkungan unit kerja
3. Persepsi tentang pengetahuan di dalam organisasi perpustakaan
4. Keinginan untuk berkolaborasi di seluruh unit dalam organisasi perpustakaan dan keinginan untuk menerima tanggungjawab atas kegagalan
5. Staf selalu menemukan pengetahuan yang dibtuhkan secara tepat
6. Sistem reward (hadiah) bagi staf yang Menciptakan sumber-sumber pengetahuan
7. Frekwensi staf menciptakan prosedur terdokumentasikan dalam menjalan tugas
8. Frekwensi staf berbagai informasi dengan unit-unit lain secara formal.
9. Tantangan dalam berbagi informasi dengan orang yang berasal dari unit-unit lain

II. Sarana inventarisasi /penyimpanan pengetahuan secara fisik

10. Format penyimpanan pengetahuan yang digunakan di perpustakaan
11. Jumlah pengetahuan baru yang diciptakan oleh staf
12. Jumlah pengetahuan yang dikumpulkan dari sumber eksternal
13. Siapa pemilik dari berabagai ilmu pengetahuan yang ada
14. Penciptaan pengetahuan

III. Penyimpanan pengetahuan (modal manusia/human capital)

15. Penempatan staf sesuai dengan bidang keahliannya
16. Perencanaan pengembangan staff
17. Sistem manajemen sumberdaya manusia (SDM)
18. Prosedur mendapatkan pengetahuan ahli yang sudah pensiun
19. Perencanaan untuk berbagi pengetahuan ahli secara reguler
20. Pengembangan best practices yang memanfaatkan para ahli

Kisi-kisi Pertanyaan Kunjungan ke Perpustakaan

Kisi-kisi Pertanyaan Kunjungan ke Perpustakaan

Oleh Mufid

Mahasiswa S2 Ilmu Perputakaan Universitas Indonesia

A. Perencanaan
1. Visi dan misi perpustakaan
B. Organisasi
2. Struktur organisasi perpustakaan
3. Komite perpustakaan
4. Kebijakan dan prosedur layanan administrasi
- Keanggotaan dll
5. Kebijakan pengembangan dan pemeliharaan koleksi perpustakaan
6. Tim seleksi pengadaan
7. Spesialis subyek
8. Kebijakan dan prosedur pelayanan pemakai.
9. Program layanan unggulan
10. Kerjasama dengan asosiasi perpustakaan
11. Bagaimana kebijakan otomasi perpustakaan
- Digital library
- Software yang digunakan
C. Staf/ Personalia
12. Jumlah staf dan Job description masing-masing staf
13. Gap antara latar belakang pendidikan staf dengan tugas yang diberikan
14. Peningkatan SDM staf dan Pelatihan khusus
15. Adakah beasiswa untuk staf yang ingin melanjutkan pendidikan formal bidang perpustakaan
16. Penerapan reward dan punishment ke staff
D. Anggaran
17. Alokasi anggaran untuk perpustakan dalam setiap tahun
E. Pemasaran
18. Pameran, bedah buku, dll.
F. Koordinasi, Evaluasi Dan Pelaporan
19. Rapat bulanan, rapat tahunan.
G. Kendala dan Usaha Penanggulangganya (Solusi)
20. Solusi-solusi atas kendala yang dihadapi disetiap kegiatan perpustakaan

Standarisasi Electronic Record Management Sytem (ERMS) Model Pengelolaan Arsip Elektronik

Dengan lahirnya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan memiliki arsip perguruan tinggi atau University Archive, maka UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus mewujudkan University Archive.
Arsip adalah salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Arsip elektronik adalah arsip diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan system computer.

Penelitian ini bertujuan untuk membangun suatu model system kearsipan elektronik di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dengan mengambil model sistem Arsip Universitas Gajah Mada yang menerapkan Electronic Record Management System (ERMS). Dasar pemilihan lokasi adalah karena UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan institusi pendidikan yang mempunyai tugas menjaga asset organisasi dan bertanggungjawab dalam pengembangan akademik, sedangkan sistem kearsipan elektronik merupakan salah satu bentuk informasi yang dapat diakses oleh pengguna melalui internet dan intranet.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif dengan menggunakan teknik wawancara, pengamatan, dan penelitian dokumen sebagai metode pengumpulan data. Pengambilan model kearsipan elektronik memilih Electronic Record Management System (ERMS) di Gajah Mada University Archives (Arsip Universitas Gajah Mada) yang telah menerapkan dan mengeluarkan panduan manajemen sistem kearsipan elektronik.

Kegunaan dari penelitian ini adalah untuk memberikan masukan dan manfaat sistem kearsipan elektronik bagi lembaga demi peningkatan pencarian informasi dan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai lembaga Perguruan Tinggi.

Hasil penelitian ini memberikan gambaran model kearsipan elektronik di lingkungan Arsip Universitas Gajah Mada.

Kata kunci: Arsip, Arsip Elektronik, ERMS

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar BelakangSejak berdirinya sampai saat ini system kearsipan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta masih mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan yang diterbitkan oleh Departemen Agama RI tahun 2007. Pelaksanaan kearsipan berasarkan Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2005 menyatakan bahwa Arsip UIN menjadi wewenang tanggung jawab dan kewajiban Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan untuk lingkungan UIN.

Artinya bahwa unit pengolah arsip masih bersifat desentralisasi, pada Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, Biro-Biro dan UPT (Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan Budaya). Dan yang bertanggungjawab adalah Dekan pada Fakultas, Direktur pada Program Pascasarjana, Kepala Biro pada Biro-Biro yang ada di UIN dan Kepala Pusat pada Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan Budaya.

Dengan lahirnya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan memiliki arsip perguruan tinggi atau University Archive, maka UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus mewujudkan University Archive. Saat ini di Indonesia baru Universitas Gadjah Mada (UGM) di Yogyakarta, Universitas Indonesia di Depok yang memiliki University Archive sebagai model pengelola arsip perguruan tinggi yang komprehensif. Dan ditambah lagi dengan hadirnya UU KIP (Keterbukaan Informasi Publik) tahun 2008 setidaknya menunjukkan esensi dasar sebuah arsip. Arsip yang selama ini tenggelam oleh aspek fisik mulai dilihat dari sisi informasi.

Ada beberapa alasan mengapa arsip memiliki fungsi penting dan perlu dikelola dengan baik, diantara lain 1). Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikinan kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut; 2). Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik; 3). Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan; 4). Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang (Agus Sugiarto, 2005: 9-10). Dengan demikian, arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan oganisasi. Oleh karena itu, arsip selalu diupayakan untuk dapat digunakan secara selektif dan efisien.

Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam arsip dengan media apapun agar dapat diakses kapan saja. Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvensional. Dalam penyimpanan konvensional dibutuhkan peralatan berupa folder-folder untuk menyimpan arsip-arsip, maka dalam system alih media ke bentuk elektronik (computer) juga terdapat folder-folder untuk meyimpan arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg, dll) atau dokumen (berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik (kertas), maka pada bentuk elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta saat ini masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, sehingga arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Dan tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer (administrative, legal, fiscal value) maupun sekunder (informational dan evidential value).

Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan elektronik ini biasa dikenal dengan istilah Sistem E-Record Management (ERM). Penggunaan ERM sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.

Sebelum mewujudkan sistem manajemen kearsipan elektronik ada baiknya UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menata kembali kebijakan pengelolaan arsip di masing-masing unit kearsipan yang ada. Perwujudannya adalah setiap arsip resmi yang tercipta harus diawasi distribusinya, didata keberadaannya, tersimpan dengan baik dan di tempat yang tepat, penyediaan akses yang mudah, tepat penggunaannya dan dilakukan penyusutan yang bertanggungjawab agar tidak menjadi beban kerja. Pengelola arsip atau arsiparis juga harus dituntut kredibel dalam pekerjaannya karena sangat berat sanksinya seperti cuplikan salah satu pasal dalam UU No. 43 tahun 2009 mengenai ketentuan pidana, “Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar sebagaimana dimaksud pasal 51 ayat (2) dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,- (lima ratus juta rupiah).” (Pasal 86 UU No. 43 tahun 2009).

Melihat fenomena di atas dibutuhkan terciptanya arsip elektronik yakni informasi arsip yang disimpan pada media elektronik atau digital seperti pita magnetic, disk drum dan optical disk. Dalam penelitian ini, peneliti memakai model kearsipan elektronik Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia dengan Sistem E-Record Management (ERM) yang akan dijadikan model kearsipan elektronik di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

B. Pertanyaan PenelitianBerdasarkan rumusan masalah di atas, maka pertanyaan penelitian ini adalah:
Bagaimana Sistem E-Record Management (ERM) sebagai arsip elektronik Kementerian Informasi Komunikasi yang akan diterapkan sebagai model system arsip elektronik di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah peneliti kemukakan di atas, maka diantara tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui dan menganalisis Sistem E-Record Management (ERM) sebagai arsip elektronik.
2. Untuk mengetahui dan menganalisis Sistem E-Record Management (ERM) yang diterapkan di Kementerian Komunikasi dan Informasi sebagai dasar model kearsipan yang akan diterapkan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

D. Manfaat Penelitian
1. Sebagai bahan masukan pengambil keputusan dalam memanfaatkan Sistem E-Record Management (ERM) sebagai arsip elektronik untuk meningkatkan pengelolaan, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.
2. Bagi ilmu kearsipan, penelitian ini diharapkan dmemberikan sumbangan pemikiran serta menambah khasanah hasil penelitian di bidang kearsipan, khususnya untuk penerapan sistem kearsipan elektronik.

BAB II
TINJAUAN LITERATUR

Tinjauan Literatur

Penelitian ilmiah adalah suatu bentuk penelitian dengan cara berpikir dan bertindak secara sistematis. Oleh karena itu kajiannya perlu didukung oleh suatu landasan teori atau dasar rujukan dalam menganalisis permasalahan serta memberikan kejelasan arah dalam melakukan penelitian dan untuk mempermudah langkah-langkah penelitian selanjutnya, maka akan diuraikan tentang kerangka teori yang berkaitan dengan aspek-aspek dalam penulisan ini.

A. Pengertian Arsip
Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 ayat 1 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
1. Pencipta Arsip
Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.

2. Prosedur Penyusutan Arsip
Prosedur dan teknik penyusutan arsip secara garis besar dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Nilai Guna Arsip, ini berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip RI Nomor SE/01/1981 Tentang Penanganan Arsip Inaktip Sebagai Pelaksana Ketentuan Peralian Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) baik yang berupa pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain:
a. Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi berakhir
b. Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
c. Pemusnahan arsip harus dilaksanakan secara total baik fisik maupun informasinya
d. Penyusutan dalam bentuk apapun harus dibuat daftar arsipnya.
Dalam hal ini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus membuat Pedoman Jadwal Retensi Arsip yang disingkat (JRA), dan membuat Berita Acara Pemusnahan yang memuat isi 1) jangka waktu penyimpanan atau rentensi, 2) jenis arsip, dan 3) keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

3. Penilaian Penyusutan RekodPenilaian adalah proses mengkaji aktifitas organisasi untuk menentukan rekod apa yang harus disimpan dan berapa lama rekod harus disimpan untuk memenuhi kebutuhan, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat. Sedangkan penyusutan adalah rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian. Ada 2 hal dalam penyusutan rekod, yakni :
a. Retensi adalah penyimpanan sesuai kebutuhan organisasi dan persyaratan peraturan
b. Pemusnahan adalah penghancuran/penghapusan rekod dari suatu sistem kearsipan, baik manual maupun elektronik

4. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai asset univesitas dan penyelamatan Arsip Statis dapat dilaksanakan melalui (1) menerima penyerahan arsip dari unit-unit dilingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dan (2) penyelamatan/akuisisi arsip ke lembaga kearsipan yakni Pusat Arsip UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang selayaknya segera dibangun.
Jenis rekod yang dipertimbangkan permanen atau statis, diantaranya:
a. Rekod tentang kebuktian keberadaan suatu organisasi
b. Rekod hasil penelitian atau prestasi kerja
c. Rekod tentang hak cipta, hak paten, formula, resep
d. Rekod tentang tokoh atau perorangan yang melekat dengan suatu peristiwa

5. Kegiatan Akuisisi Arsip
a. Melakukan pendataan dokumen/arsip dinamis, statis dan yang tidak bernilai guna.
b. Mengelola dokumen/arsip yang masih dinamis dengan baik sesuai sistem yang berlaku.
c. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah earsipan yang berlaku.
d. Menyerahkan dokumen/arsip statis kepada lembaga kearsipan

6. Perawatan dan Pemeliharaan
Tujuan kegiatan tahap ini adalah menyelamatkan arsip permanen baik penyelamatan fisik dan informasinya serta upaya memperpanjang usia arsip dengan cara menghindarkan dan menanggulangi unsur-unsur perusak arsip serta restorasi. Tahap ini adalah kegiatan yang harus dilakukan setelah pengelolaan arsip statis sudah selesai. Kegiatan tersebut berupa Preventif, Konservasi, Restorasi, Monitoring, Kontrol lingkungan, Uji bahan/fisik arsip untuk menentukan apakah arsip tersebut tetap dipertahankan dalam format aslinya atau harus dialih mediakan ke mikrofilm atau dalam bentuk dokumen imaging. Sementara ini, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sedang proses pembenahan arsip, terutama arsip-arsip konvensional

7. Pengamanan ArsipPengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Dalam UU No. 43 Th 2009 Pasal 81, diutarakan ketentuan sebagai berikut :
“Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan/atau memiliki arsip negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 untuk kepentingan sendiri atau orang lain yang tidak berhak dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp250.000.000,00 (dua ratus lima puluh juta rupiah).” Dan pasal 83 UU No. 43 Th 2009, diutarakan :
“Setiap orang yang dengan sengaja tidak menjaga keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip negara yang terjaga untuk kepentingan negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (3) dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah).”


B. Arsip Perguruan TinggiArsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Dalam penelitian ini arsip yang dibuat dan diterima oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal ataupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan tugas atau kegiatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

C. Tipologi ArsipArsip pada dasarnya dapat dikelompokkan ke dalam 2 jenis yakni arsip berbasiskan kertas disebut arsip konvensional yakni arsip yang uraian informasinya berbasis kertas dan arsip elektronik.
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
2. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
a. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
b. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
c. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
3. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, CD Rom, dsb.
4. Arsip khusus (special format records), contohnya adalah arsip kartografi berupa arsip kearsitekturan, peta, rancang bangun I blue print.

D. Pengertian Arsiparis
Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Saat ini di UIN Sayrif Hidayatullah Jakarta baru memiliki 2 orang arsiparis. Dalam melaksanakan pengelolaan arsip elektronik, arsiparis harus memiliki keahlian dalam bidang pengelola sistem informasi, pelayanan terhadap pengguna dokumen elektronik dan pengelolaan administrasi kearsipan.

1. Petugas Bidang Pengelola Sistem Informasi
Petugas bertanggungjawab terhadap kelancaran penyediaan layanan informasi, mengembangkan dan mengoperasikan infrastruktur penyimpanan dokumen dan menyediakan petunjuk bagi pengguna untuk menggunakan dokumen elektronik

2. Petugas Layanan Pengguna Dokumen Elektronik
Petugas bertanggungjawab dalam mengidentifikasi dokumen elektronik agar dokumen yang digunakan oleh pengguna dokumen elektronik tidak hilang.

3. Petugas Administrasi Data Elektronik
a. Seksi data elektronik mempunyai tugas pokok melaksanakan penelaahan dan analisis data penyusunan rencana dan program kerja serta melakukan tugas operasional teknis dan administratif di bidang data elektronik.
b. Melaksanakan penyusunan rencana dan program kerja operasional seksi data elektronik;
c. Pelaksanaan perumusan kebijakan dalam penyelenggaraan pengelolaan Sistem E-Record Management (ERM)
d. Melaksanakan pengumpulan bahan dalam rangka pelaksanaan fasilitasi dan pengelolaan database secara elektronik;
e. Melaksanakan penyusunan petunjuk teknis data elektronik;
f. Melaksanakan pengembangan, pengelolaan dan pembangunan Sistem E-Record Management (ERM)
g. Pengelolaan, pemberdayaan dan pendayagunaan Sistem E-Record Management (ERM)
h. Pelaksanaan penyajian data / informasi publik secara elektronik;
i. Pelaksanaan dan pengelolaan Sistem E-Record Management (ERM), tranfer dan upaya penerapan ERM;
j. Pelaksanaan pengembangan pengelolaan pemeliharaan dan pemberdayaan jaringan komunikasi data internal dan eksternal di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta;
k. Pemberdayakan petugas di unit arsip untuk mengikuti pelatihan-pelatihan kerarsipan elektronik untuk pengembangan unit arsip di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
l. Melaksanakan monitoring dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan tugas kearsipan;
m. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
n. Melaksanakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsi.

E. Arsip ElektronikPengertian arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) Amerika Serikat adalah arsip-arsip yang tersimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin computer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin. Dan ditambahkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Record, arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan diantara system computer. Data-data arsip elektronik dismpan di dalam computer dalam bentuk sinyal-sinyal yang menghasilkan 2 keadaan yang disebut biner. Sistem biner adalah system bilangan yang hanya mengenal 2 macam angka yaitu 0 dan 1 yang disebut bit (binary digit).
Dan lebih rinci dalam Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 1 bahwa informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Arsip elektronik juga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan sebagaimana tertuang dalam Pasal 5, terkecuali
1. Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
2. Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat akta notariil atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.

Dalam Pasal 6 ditegaskan kembali bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum didalmnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaaan.

1. Keuntungan membuat arsip elektronikKeuntungan menerapkan arsip elektronik, diantaranya adalah :
a. Menghemat ruang kearsipan.
b. Menghemat investasi berupa kertas, tinta cetak (printer& fotocopy). Keungulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang juga bersifat elektronik, tidak lagi memerlukan banyak pengeluaran kertas dan tinta. tentu saja pada hal - hal tertentu, kertas dan tinta cetak tetap diperlukan
c. Penghematan investasi berupa waktu akses terhadap arsip.
Seperti kita ketahui bersama, dengan menggunakan metode pengarsipa fisik, akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam sebuah gudang arsip. Hal- hal yang mempersulit pencarian arsip tersebut diantara lain adalah: lokasi arsip yang sering berpindah karena arsip sering dipinjam dan tidak dikembalikan pada tempatnya, penempatan arsip yang tidak terstruktur, pencatatan perjalan arsip yang tidak terstruktur, dan sebagainya. Dengan menggunakan metode arsip elektronik, pencarian elektronik akan semudah menginput kode arsip tersebut sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah dokumen dikomputer kita.
d. Penghematan investasi berupa SDM. Dalam sistem kearsipan konvensional, tentu saja melibatkan banyak petugas kearsipan untuk dapat melayani kebutuhan kearsipan, dan hal ini juga belum menjamin kecepatan pencarian dan struktur penataan arsip yang baik, karena makin banyak pihak yang mengelola arsip tersebut malah biasanya membuat sistem pengelolaan yang berbenturan antara kebiasaan masing - masing SDM yang mengelola arsip tersebut. Dengan menggunakan arsip elektronik, tentusaja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM karena kebutuhan akan SDM hanya berupa pengalih media, pemeriksa, serta orang yang mendistribusiakan.
e. Memperkecil kemungkinan kehancuran data. Seperti kita ketahui bahwa sangat mudah untuk melakukan Back-up data pada sistem elektronik, sehingga kita akan selalu mempunyai cadangan terhadap arsip -arsip penting yang kita miliki. hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana seperti banjir, kebakaran dsb.

2. Pemilihan Sistem Arsip Elektronik
Secara garis besar, sistem pengelolaan dokumen elektronik yang akan digunakan oleh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang digunakan harus memenuhi kebutuhan fungsional untuk penyimpanan jangka panjang.
b. Semua dokumen elektronik harus memiliki metadata yang dilekatkan untuk menjelaskan konteks, riwayat, dan atribut penyimpanan dokumen lainnya. Metadata yang digunakan ini harus dalam bentuk spesifik yang telah disepakati. Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.
c. Semua dokumen elektronik harus disimpan dan dikelola dalam format standar yang direkomendasikan secara luas, seperti XML (eXtensible Markup Language)
d. Semua dokumen elektronik harus disimpan dalam media penyimpanan yang memenuhi standar spesifikasi tertentu untuk penggunaan jangka panjang.

3. Daur Hidup Arsip ElektronikSeperti halnya arsip konvensional, arsip elektronik juga memiliki daur hidup mulai dari tahap penciptaan sampai pda tahap penyusutan. Menurut Palmer bahwa arsip elektronik memiliki 5 tahapan hidup yaitu penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, alih media dan penyusutan.

a. Penciptaan Arsip Elektronik
Penciptaan arsip elektronik dapat berasal dari hasil alih-media, naskah dinas elektronik (e-mail), website internet, basis data, dokumen multimedia, dan lain-lain .

b. Penyimpanan Arsip Elektronik
Suatu informasi dapat disebut arsip apabila informasi tersebut terekam di dalam berbagai bentuk media penyimpanan. Arsip elektronik menyimpan informasi di dalam suatu media yang bersifat magnetik dan karena informasi arsip elektronik melekat di dalam media penyimpanan maka perlu dipertimbangkan secara hati-hati penggunaan media simpan tersebut.

Dalam pemilihan media penyimpanan arsip elektronik harus mengenal tipe media yang tepat dan memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan penyimpanan. Ada beberapa media yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan sebagai penyimpan data dan informasi sesuai dengan perkembangan teknologi, diantaranya:
1) Pita magnetik merupakan media penyimpan yang terbuat dari bahan magnetik yang dilapiskan pada plastik tipis, seperti pita pada pita kaset. Pita magnetik dibedakan atas dua macam yaitu (1) reel tape dan (2) catridge tape. Reel tape merupakan pita magnetik yang digulung dalam wadah berbentuk lingkaran sedangkan catridge tape berbentuk seperti kaset video dan audio.


Cartridge Tape 1

2) Ada dua jenis piringan magentik yaitu (1) disk permanen yang lebih dikenal dengan hard disk dan (2) disk fleksibel yang disebut floppy disk atau disket.


Hard Disk 1


3) Piringan optik merupakan piringan yang dapat menampung data hingga ratusan atau bahkan ribuan kali dibandingkan disket. Piringan optik dapat berupa (1) CD (Compact Disc), (2) DVD (Digital Video Disc) dan (3) Blue Ray.


Saving data to CD or DVD 1


4) UFD (USB Flash Disc) adalah piranti penyimpanan data yang berbentuk seperti pena dimana cara pemakaiannya dengan menghubungkan ke port USB. Menurut klaim produsen, alat ini mampu merekam 1 juta kali dan tahan disimpan sampai 10 tahun.

USB Flash Disk 1

5) Kartu memori (memory card) yaitu jenis penyimpanan seperti plastic tipis yang biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, maupun handy came. Saat ini terdapat jenis yang beragam kartu memori seperti compact flash, multimedia card (MMC), smart card, memory stick, memory stick duo, secure digital card (SD Card), mini secure digital.

Multimedia MMC 1

c. Penemuan Kembali
Pemanfaatan arsip elektronik akan meningkatkan pemanfaatan secara luas serta membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi kepemerintahan dalam volume yang besar dan akurat. Selain itu memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur; meningkatkan kualitas layanan public; dan memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih cepat dan terstrukur. Dalam hal ini dokumen perlu diakuisis, dikelola dan disimpan dalam sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keasliannya.

d. Alih Media
Pemindaian dokumen asli direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (TIFF, GIF, JPEG, dan lain-lain). Dokumen elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama dengan dokumen aslinya dalam rangka memberikan versi digital yang berumur panjang dan berkualitas tinggi. Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau jika memang diperlukan, harus menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi).

e. Penyusutan Arsip Elektronik

Penghapusan dokumen elektronik perlu diatur secara khusus, mengingat masih akan meninggalkan jejak-jejak digital yang mungkin didapatkan kembali. Pemusnahan bisa dilakukan dengan format ulang, degaussing, partisi atau menata ulang susunan magnet pada hard disk, dan terkahir adalah pemusnahan secara fisik pada media penyimpananya, jadi tidak bisa dilakukan hanya proses delete. Dapat digambarkan penyusutan arsip elektronik, sebagai berikut: terhadap dokumen elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan hendaknya dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup, maupun tempat penyimpanan lainnya.

F. Migrasi Dokumen Elektronik

Migrasi dokumen harus didahului dengan uji coba untuk menjamin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap dokumen elektronik yang telah ada. Langkah yang perlu di ambil adalah:
1. Mereformat dokumen elektronik yang ada.
2. Migrasi berbagai komponen dalam sistem, seperti indeks database atau migrasi sistem secara keseluruhan ke platform yang baru.
3. Mendokumentasi perubahan-perubahan yang terjadi pada perangkat keras, perangkat lunak, dan format dokumen elektronik, termasuk mendokumentasikan perubahan dari satu format ke format yang baru.

G. Sistem E-Record Management (ERM)

Sistem Manajemen E-Record Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian arsip. ERM merupakan arsip elektronik yang telah diterapkan di Kementerian Informasi dan Komunikasi. Untuk menjamin kelangsungan dokumen elektronik agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama, diperlukan sebuah prosedur registrasi dokumen dan record yang diimplementasikan untuk mengelola setiap e-record sepanjang siklus hidupnya dari mulai pembuatan sampai pemusnahannya.

1. Proses pengelolaan E-Record Management (ERM)
Proses registrasi sangat penting dalam pengelolaan e-record, agar semua informasi dapat dipelihara dan dikelola terus-menerus dan dokumen akan ter-link ke dokumen lain, gambar, grafik, suara dan lain-lain. Prosedur registrasi yang baik minimal harus mampu :
a. Mengidentifikasi asal (originator) dari sebuah record
b. Mengidentifikasi pemilik (owner) atau manajer dari sebuah record
c. Selalu mencatat riwayat hidup sebuah record dari mulai record tersebut dibuat dan terakhir dimodifikasi, untuk setiap versi dari sebuah record
d. Menentukan status sebuah record seperti draft, final, dst. untuk setiap versi dari record tersebut
e. Mengidentifikasi komponen-komponen dari record yang disimpan dan dikelola dalam record yang terpisah, termasuk relasi antar komponen-komponen tersebut
f. Mengidentifikasi setiap header record ataupun template yang bersesuaian dengan suatu record
g. Menjamin bahwa konteks yang dimiliki oleh sebuah record dan relasinya dengan record lain yang dalam satu konteks selalu terjaga
h. Menjami bahwa setiap record memiliki judul yang bermakna dan dijelaskan dalam konteksnya, serta diklasifikasikan berdasarkan kategori tertentu yang disepakati
i. Mengelola keamanan dari setiap record dengan berdasar pada kebijakan organisasi dan hak ases untuk semua tipe record seperti personal, grup, lembaga, public, arsip, dst.
j. Menjamin bahwa semua record disimpan dan dapat dipertukarkan menggunakan standar yang dapat diterima luas, seperti XML serta format yang sesuai untuk record tersebut.

Untuk itu pada setiap record minimal perlu ditambahkan atribut-atribut seperti dalam tabel di bawah, yang mampu memastikan :
a) Setiap record selalu terkelola dengan baik
b) Setiap record dapat diakses oleh pengguna yang berhak dengan mudah dan cepat
c) Konteks dimana sebuah record dibuat dan digunakan dapat dipahami.

2. Informasi yang wajib tersedia setiap saat di konten arsip elektronik
Arsip elektronik yang baik mempunyai identitas institusi, disini UIN Syarif Hidayatullah Jakarta akan menampilkan konten tetap sebagai identitas lembaga dalam arsip elektronik, diantaranya:
a. Nama Instansi, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.

Kementerian Komunikasi dan Informasi telah menyediakan panduan umum Sisem Manajemen Dokumen Elektronik E-Record Management (ERM) bagi lembaga dalam merencanakan pembangunan sistem aplikasi. Pengembangan aplikasi ERM ini harus dilaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan inisitaif masing-masing lembaga dan fakultas yang ada di UIN Syarif Hidayatullah dan penguatan kerangka kebijakan untuk menjamin kerepaduannya dalam suatu jaringan sistem manajemen kearsipan dan proses kerja. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikan 2 kepentingan, yakni (1) kepentingan pelayanan public yang diperlukan masyarakat dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen kearsipan elektronik dengan proses kerja terpadu.

Untuk itu ERM dilengkapi dengan peraturan dan kewenangan yang berkaian dengan pemanfaatan dan transaksi informasi yang sesuai dengan UU ITE tahun 2008. Pengaturan ini harus mencakup batasan tentang hak masyarakat atas informasi, kerahasiaan dan keamanan informasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (information security) serta perlindungan informasi yang berkaitan dengan masyarakat (privacy)

3. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
a. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan kinerja UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
b. Informasi mengenai laporan keuangan
c. Hasil keputusan
d. Melayani akses pemintaan informasi public
e. Terkecuali informasi yang tidak boleh diungkap oleh Undang-Ungda

BAB III
METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, peneliti menggambarkan proses penggunaan Sisem Manajemen Dokumen Elekronik E-Record Management (ERM) di Kementerian Komunikasi dan Infmasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dimana penelitian tidak menggunakan data-data berupa angka melainkan berupa narasi.

B. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian studi kasus. Studi kasus merupakan metode yang sesuai bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan ‘mengapa’ atau ‘bagaimana’, bila peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol peristiswa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bila focus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata. (Yin, 2006, hal.1). Oleh karena itu, metode studi kasus digunakan karena peneliti ingin mengetahui bagaimana penerapan arsip elektronik yang akan dijadikan model di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

C. Sasaran Penelitian
Sasaran penelitian dalam penelitian ini adalah Depkoinfo yang telah menerapkan Sisem Manajemen Dokumen Elekronik E-Record Management (ERM) dan telah menerbitkan pedoman sistem kearsipan elektronik.

D. Sumber Data
Yin (2006) menyatakan bahwa metode penelitian studi kasus dapat didasarkan atas 6 sumber bukti (data) yang berlainan, yaitu : dokumen, rekaman arsip, wawancara, pengamatan langusng, observasi partisipan dan perangkat-perangkat fisik. Masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Dokumentasi
Dokumentasi adalah informasi documenter yang relevan untuk topic studi kasus, meliputi :
a. Surat, memorandum dan pengumpulan resmi;
b. Agenda, kesimpulan-kesimpulan pertemuan dan laporan-laporan peristiwa tertulis lainnya;
c. Dokumen-dokumen administrative, proposal, laporan kemajuan dan dokumen-dokuemn internal lainnya;
d. Penelitian-penelitian atau evaluasi-evaluasi resmi pada tempat yang sama;
e. Kliping-kliping baru dan artikel-artikel lain yang muncul di media massa.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat untuk mendukung dan menambah bukti dari sumber-sumber lain.
2. Rekaman arsip
Rekaman arsip seringkali berbentuk komputerisasi, meliputi:
a. Rekaman layanan, seperti jumlah klien yang dilayani dalam suatu periode waktu tertentu;
b. Rekaman keorganisasian, seperti bagan dan anggaran organisasi pada periode waktu tertentu;
c. Peta dan bagan karakteristik geografis suatu tempat;
d. Daftar nama dan komoditi lain yang relevan;
e. Data survey, seperti rekaman atau sensus yang terkumpul sebelumnya di sekitar tempat penelitian dan
f. Rekaman-rekaman pribadi, seperti buku harian, kalender dan daftar nomor telepon;
Rekaman-rekaman arsip ini dapat digunakan bersama-sama dengan sumber-sumber informasi yang lain.

E. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara merupakan sumber bukti yang essensial bagi studi kasus, karena studi kasus umumnya berkenaan dengan informasi yang dapat memuat keterangan-keterangan penting dan baik. Para informan juga dapat memberikan bukti fisik arsip elektronik dengan demikian peneliti dapat mengidentifikasi sumber bukti relevan lainnya.

2. Observasi langsungDalam observasi langsung peneliti dapat mengukur peristiswa atau prilaku terentu dalam periode waktu tertentu di lapangan. Saat observasi peneliti juga dapat mengambil foto-foto pada lapangan studi kasus. Foto-foto tersebut akan membantu memuat karakteristik-karakteristik arsip elektronik.

3. Observasi partisipanObservasi partisipan adalah suatu bentuk observasi khusu dimana peneliti tidak hanya menjadi pengamat yang pasif melainkan juga mengambil berbagai peran dalam situasi tertentu dan berpartisipasi dalam peristiwa-peristiswa yang akan diteliti.

4. Perangkat fisikPerangkat fisik yaitu peralatan teknologi alat atau instrument pekerjaan seni atau beberapa bukti fisik lainnya.


F. Analisis

Penelitian ini bertujuan untuk mencari model arsip elektronik yang akan diterapkan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Oleh karena itu, analisis pada penelitian ini adalah Pengambilan model kearsipan elektronik memilih sistem kearsipan di Departemen Komunikasi dan Informatika (Depkoinfo) yang telah menerapkan dan mengeluarkan panduan manajemen sistem kearsipan elektronik. Stake holder UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Depkoinfo yang akan menjadi informan dalam penelitian ini. Informan adalah anggota dari kelompok yang diteliti yang akan mengantarkan peneliti ke pusat permasalahan yang ingin diketahui atau diselidiki. (Salim, 2006, hal. 131). Cara pemilihan informan biasa disebut dengan teknik pengambilan sampel atau teknik sampling. Moeleong (2007) menyatakan bahwa dalam penelitian kualitatif teknik pengambilan sampelnya purposive sampling di mana dalam penentuan sampelnya (informan) didasarkan atas tujuan-tujuan atau criteria tertentu. Sampel sebagai sumber data atau sebagai informan sebaiknya yang memenuhi criteria sebagai berikut: (Sugiono, 2005: Ahmadi, 2005)
1. Mereka yang menguasai atau memahami sesuatu melalui proses enkulturasi. Mereka memahami kultur setempat dan menyaksikan kejadian-kejadian penting di sana, sehingga sesuatu itu bukan sekedar mengetahui tetapi juga dihayati
2. Mereka tergolong masih terlibat pada kegiatan yang sedang diteliti.
3. Mereka mempunyai waktu yang memadai untuk dimintai informasi
4. Mereka yang tidak cenderung menyampaikan informasi hasil “kemasannya” sendiri
5. Mereka yang pada mulanya tergolong “cukup asing” dengan peneliti sehingga lebih menggairahkan untuk dijadikan informan
Berdasarkan criteria pemilihan informan di atas, peneliti juga menetapkan criteria-kriteria pemilihan informan untuk penelitian ini, antara lain :
1. Informan terlibat langsung dalam melaksanakan kegiatan arsip elektronik
2. Informan yang dipilih sedikitnya telah bertugas dikearsipan elektronik minimal 1 tahun di Depkoinfo. Hal ini disebabkan minimal telah melayani pengguna arsip elektronik selama 1 tahun
3. Informan bersedia meluangkan waktu untuk memberikan informasi demi kelancaran proses penelitian
4. Informan bersedia memberikan informasi sesuai dengan keadaan sebenarnya tanpa mengubah informasi tersebut.
5. Informan dan peneliti belum saling mengenal dan tidak memiliki hubungan kekerabatan
Kriteria informan tersebut digunakan oleh peneliti untuk memilih atau menyeleksi layak atau tidaknya dijadikan informan dalam penelitian ini. Sehingga data atau informasi yang diperoleh oleh peneliti terkumpul dengan cepat dan tepat sesuai dengan tujuan penelitian.

BIBLIOGRAFI

a) Buku
Departemen Agama. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama Republik IndonesiaKemenerian Komunikasi dan Informasi. 2003. Panduan Manajemen Sisem Dokumen Elekronik Versi 1.0. Jakarta: Kemenerian Komunikasi dan InformasiLexy J. Moleong. 2007. Metodologi Penelitian Kualitatif karya. Bandung: Penerbit Rosda
Salim, Agus. 2006. Teori & Paradigma Penelitian Sosial. Yogyakarta: Tiara Wacana
Sugiarto, Agus. Manajemen Kearsipan Modern (Dari Konvensional ke Basis Komputer). 2005. Yogyakarta: Gaya Media
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Universitas Indonesia. (2009). Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa Universitas Indonesia . Depok : Universitas Indonesia

Yin K. Robert. 2006. Studi Kasus, Desain dan Metode. Jakarta. Raja Grafindo Persada.

b) Jurnal/Hasil Penelitian
Kusuma, Gayatri. 2006. Sistem Kearsipan Elektronik; Pra Implementasi di Departemen Komunikasi dan Informatika. Tesis, Program Pasca Srajana Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia.

c) Peraturan Perundang-Undangan/ Panduan
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2006. Tentang Tata kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Undang-Undang Republik Indonesia No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
d) Internet
Aneka Ilmu Pengetahuan. Nilai Guna Arsip. Diakses tanggal 3 April 2010. http://kanalom.blogspot.com/2010/02/nilai-guna-arsip.html
Any Think. Makalah tentang Kearsipan. Diakses tanggal 2 April 2010. http://sunrisedpg.blogspot.com/2009/02/makalah-tentang-kearsipan.html
Budiman, Muhammad Rosyid. Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY. Diakses tanggal 2 April 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/ROSYID.DasarPengelolaan.pdf
Effendhie, Machmoed. Records Management (Manajemen Arsip Dinamis). 2005. Diakses tanggal 5 April 2010. http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm.htm
Febri, Agung. Peran Teknologi Informasi (TI) Dalam Pemberdayaan Kegiatan Kearsipan. 2007. Diakses tanggal 5 April 2010. http://agungfebri.blogspot.com/2007/10/peran-teknologi-informasi-ti-dalam.htmlLolytasari. Project Proposal Pembenahan Sistem Kearsipan (Management Records) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Diakses tanggal 5 April 2010. http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010/03/project-proposal-pembenahan-sistem_29.html
Mulyani, Sri. Alih media arsip konvensional ke media elektronik: upaya penyelamatan dan pelestarian arsip di Badan Pengendalian Pertanahan Daerah (BPPD) Sleman. Diakses tanggal 2 April 2010. http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=64
Rusidi. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 5 April 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas. Diakses tanggal 2 April 2010. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/tentang-uin.html
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Visi, misi dan Tujuan. Diakses tanggal 2 April 2010. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/visi-misi-dan-tujuan.html
Waluyo. Memaknai kembali arsip sebagai sumber Informasi. Diakses tanggal 5 April 2010. http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/maknaarsip.htm

DAFTAR TAJUK SUBJEK

Tugas Kelompok Ana Afida, Siti Narani, Lolytasari

A. Susunan berabjad daftar tajuk subjek.

1. AGAMA
2. AGAMA BUDHA
3. AHMADIYAH
4. AKHLAK
5. AL HADITS
6. ALQURAN
7. AQIQAH
8. BUDAYA ISLAM
9. DAM
10. FILSAFAT ISLAM
11. HADIS QUDSI
12. HADIS SHOHIH
13. HAJRUL ASWAD
14. HARTA WARIS
15. HIJRAH
16. HUKUM ISLAM
17. IDUL FITRI
18. IJTIHAD
19. IMAM HAMBALI
20. INJIL
21. ISRA’ MI’RAJ
22. JIHAD
23. KAB. BOGOR
24. KAFIR
25. KAUM SYIAH
26. KAWIN SIRI
27. KHALIFATURRASYIDIN
28. KIAMAT
29. MAKRUH
30. MAN
31. MASJID AQSA
32. MAS KAWIN
33. MUALLAF
34. MUHRIM
35. MUKJIZAT
36. MUSTALAH HADIS
37. NABI ISYA AS
38. NATAL
39. NISAB
40. PERJANJIAN HUDAIBIYAH
41. PERJANJIAN LAMA
42. PONDOK PESANTREN NGURUKI
43. PROP. KALBAR
44. PUASA RAMADHAN
45. QADA
46. QISAS
47. QUNUD
48. RUKUN IMAN
49. SHOLAT
50. SURAT YASSIN
51. TAFSIR ALQURAN
52. TAHLIL
53. TALAK TIGA
54. TALQIN
55. ULUL AZMI
56. WAKAF
57. WASIAT
58. WUDHU’
59. WUKUF
60. ZAKAT FITRAH

B. Daftar Tajuk Subjek
AGAMA
Untuk karya yang mengkaji agama. Digunakan juga sebagai tajuk tambahan untuk karya yang mengkaji aspek agama pada nama negara, bangsa, dsb., ump. INDONESIA – AGAMA, dsb.

Lihat juga AGAMA, PERSELISIHAN
AGNOSTISISME
BAHAISME
BRAHMANISME
BUDHA DAN BUDHISME
DEISME
DEWA
EVOLUSI
GAIB, KEKUATAN
GNOTISISME
HINDUSIME
HIDUP KEROHANIAN
HUMANISME
IMAN
ISLAM
AGAMA
KEKAFIRAN
KONFUSIANISME
KRISTIANI
MISTIK
MITOLOGI
MITOS
MONOTEISME
PANTEISME
PERCAYA DAN KERAGU-RAGUAN
PENGORBANAN (TEOLOGI)
POLITEISME
POSITIVISME
RASIONALISME
SHINTOISME
SPIRITUALISME
TAKHYUL
TAOISME
TEISME
TEOLOGI
TEOLOGI ALAM
WAHYU
YUDAISME
ZOROATRIANISME
x Ilmu Agama
xx DEWA
PERADABAN
TEOLOGI
TUHAN

Agama Budha
Lihat BUDHA DAN BUDHISME

AGAMA, PERSELISIHAN
x Perdebatan Agama
Teologi – Perdebatan
xx AGAMA

AGNOSTISISME
xx AGAMA

AHMADIYAH
Lihat juga AHMADIYAH LAHORE
AHMADIYAH QADIAN

AHMADIYAH LAHORE
xx AHMADIYAH

AHMADIYAH QADIAN
xx AHMADIYAH

Air Sembahyang
Lihat WUDU’

Air Wudu’
Lihat WUDU’

Akhlak
Lihat WATAK

Al Hadits
Lihat HADIS

ALKITAB
x Injil
xx KITAB SUCI

Alkitab-Mukjizat
Lihat MUKJIZAT

Alquran
Lihat ALQUR’AN
x Quran
Qur’an
Koran
Kuran

ALQUR’AN
Lihat juga ISLAM, SUMBER AJARAN
x Kalamullah
Mushaf
xx ISLAM

Aqiqah
Lihat QURBAN DAN AQIQAH

Azmi, ulul
Lihat ULUL AZMI

BRAHMANISME
Lihat juga KASTA
HINDUISME
xx AGAMA
BUDHA DAN BUDHISME
HINDUISME

Budaya Islam
Lihat KEBUDAYAAN ISLAM

BUDHA DAN BUDHISME
Lihat juga BRAHMANISME
TEOSOFI
x Agama Budha
xx AGAMA
TEOSOPI

Dam
Lihat DAM (HAJI)

DAM (HAJI)
x Haji, Dam; Denda Haji
xx HAJI

DIRAYAH HADIS, ILMU
Lihat juga HADIS, MUSTALAH
x Hadis, Ilmu Dirayah
Ilmu Dirayah Hadis

DOA (ISLAM)
x Shalat
Sembahyang
Sholat
Salat
xx IBADAH (ISLAM)

Fatwa Ulama
x IJTIHAD

FILSAFAT ISLAM
x Filsafat Tasyri’
Islam dan Filsafat

Filsafat Tasyri’
Lihat FILSAFAT ISLAM

FIKIH
Lihat juga FIQIH

FIQIH
x Hukum Islam
xx ISLAM
FIKIH

HADIS
Lihat juga ISLAM, SUMBER AJARAN
x Hadis, Ilmu
xx ISLAM

HADIS NABI
Lihat juga HADIS QUDSI

HADIS QUDSI
xx HADIS NABI

HADIS SAHIH
x Hadis Shohih



Hadis Shohih
Lihat HADIS SAHIH
xx HADIS

HAJAR ASWAD
x Hajrul Aswad

HAJI
Lihat juga DAM (HAJI)

Hajrul Aswad
Lihat HAJAR ASWAD

Hari Qiyamat
Lihat KIAMAT

Hari Raya Fitrah
Lihat IDUL FITRI

Harta Waris
Lihat WARIS DAN PEWARIS (HUKUM ISLAM)

HIBAH DAN WASIAT
xx HUKUM PERDATA (ISLAM) – WAKAF, HIBAH DAN WASIAT

Hijrah
Lihat NABI MUHAMMAD SAW

Hukum Islam
Lihat FIQIH

HUKUM ISLAM
Gunakan dengan subdivisi, misalnya : HUKUM ISLAM-WARIS jika tanpa subdivisi gunakan FIKIH
Lihat juga FIKIH
HUKUM INTERNATIONAL ISLAM
HUKUM PERDATA ISLAM
HUKUM PIDANA ISLAM
x Fardu; Haram; Makruh; Mandub; Sunnat; Wajib; Islam, Hukum
xx FIKIH

HUKUM PERDATA (ISLAM) – WAKAF, HIBAH DAN WASIAT
Lihat juga HIBAH DAN WASIAT
x Hibah, Wakaf
Wasiat (Islam)

HUKUM PERKAWINAN
Lihat juga HARTA PERKAWINAN
MAS KAWIN
PERCERAIAN
PERKAWINAN (HUKUM ADAT)
PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)
POLIGAMI
SUAMI DAN ISTRI
PERKAWINAN--UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
x Perkawinan, Hukum
xx HUKUM PERDATA
SUAMI DAN ISTRI

IBADAH (ISLAM)
Lihat juga DOA (ISLAM)
KHOTBAH (ISLAM)
MASJID
PUASA
ZAKAT

IDUL FITRI
x Hari Raya Fitrah

IJTIHAD
Lihat Fatwa Ulama
xx ISLAM, SUMBER AJARAN
USUL FIKIH

IMAM HAMBALI
xx ALIM ULAMA

Injil
Lihat ALKITAB
xx KITAB SUCI

Isa al Masih
Lihat Nabi Isya AS

ISLAM
Lihat juga KEBUDAYAAN ISLAM
x AGAMA ISLAM

Islam dan Filsafat
Lihat FILSAFAT ISLAM


Islam, Kebudayaan
Lihat KEBUDAYAAN ISLAM

Islam – Pembunuhan
Lihat QISAS

ISLAM, SUMBER AJARAN
x Sumber Ajaran Islam
xx AL QUR’AN
HADIS

Isra’ Mi’raj
Lihat NABI MUHAMMAD SAW

JIHAD
xx HUKUM ISLAM – PERANG

Kab. Bogor
Lihat KABUPATEN BOGOR
xx PEMERINTAH DAERAH

KABUPATEN BOGOR
x Kab. Bogor

Kafir
Lihat KEKAFIRAN

Kalamullah
Lihat ALQUR’AN

Karomah
Lihat MUKJIZAT

Kaum Syiah
Lihat SYI’AH

KAWIN SIRI
x Kawin Diam-diam
xx PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)

Keajaiban
Lihat MUKJIZAT

KEBUDAYAAN ISLAM
x Islam, Kebudayaan
xx ISLAM
KEKAFIRAN
x Kafir
xx AGAMA

Kelakuan
Lihat WATAK

KHALIFAH ISLAM
x Islam, Khalifah

Khalifaturrasyidin
Lihat KHULAFAURRASYIDIN
xx KHALIFAH ISLAM

KIAMAT
x Hari Qiyamat

KITAB SUCI
Lihat juga ALKITAB
x Injil

MADRASAH ALIYAH NEGERI
x Man
xx MADRASAH

MAHAR
x Maskawin
xx PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)

Makruh
Lihat HUKUM ISLAM

Man
Lihat MADRASAH ALIYAH NEGERI
xx MADRASAH

MASJID AQSA
xx ISLAM

Maskawin
Lihat MAHAR

Masuk Islam
Lihat MUALLAF


MUALLAF
x Masuk Islam

MUHRIM
x Wanita Muhrim

MUKJIZAT
Lihat juga GAIB, KEKUATAN
x Keajaiban
Alkitab – Mukjizat
Karomah
xx GAIB
KEKUATAN
KRISTIANI
TEMPAT SUCI

Mushaf
Lihat ALQUR’AN

Mustalah Hadis
Lihat HADIS, MUSTALAH

NABI DAN ROSUL
Lihat juga nama nabi dan rosul, Ump. Nabi Ibrahim; Nabi Muhammad SAW, dsb.

NABI ISA
x Nabi Isya AS

Nabi Isya AS
Lihat NABI ISA
x Isa al Masih

NABI MUHAMMAD SAW
x Hijrah
Isra’ Mi’raj Muhammad saw, Nabi
Nabi Muhammad SAW -- Hijrah
Nabi Muhammad SAW -- Isra’ Mi’raj
xx NABI DAN ROSUL

Nabi-nabi Istimawa
Lihat ULUL AZMI

Nakal
Lihat WATAK

Natal
lihat NATAL (KRISTIANI)

NATAL (KRISTIANI)
Lihat juga CERITA NATAL
PUISI NATAL
SANDIWARA NATAL
YESUS KRISTUS
x Natal, Perayaan
Natal, Pesta
xx PESTA
YESUS KRISTUS

Natal, Perayaan
Lihat NATAL (KRISTIANI)

Natal, Pesta
Lihat NATAL (KRISTIANI)

NISAB
x Waktu

PEMERINTAH DAERAH
Gunakan, bila diperlukan, bentuk-bentuk pemerintahan daerah, ump. DAERAH ISTIMEWA; KABUPATEN; KECAMATAN; KOTAMADYA; OTONOMI DAERAH; PAMONG PRAJA; PROPINSI
Lihat juga ADMINISTRASI NEGARA
DESA
DESENTRALISASI DALAM PEMERINTAHAN
xx DESENTRALISASI DALAM PEMERINTAHAN DESA
HUKUM ADMINISTRATIF
OTONOMI DAERAH
POLITIK, ILMU

PERADILAN ISLAM
x Islam, Peradilan
Qada

PERJANJIAN HUDAIBIYAH
xx SEJARAH ISLAM
SEJARAH NABI
SIRAH NABAWIYAH

Perjanjian Lama
xx AL KITAB

PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)
xx HUKUM ISLAM
HUKUM PERKAWINAN

PESANTREN
x Pondok Pesantren Nguruki

Pondok Pesantren Nguruki
Lihat PESANTREN

PROPINSI KALIMANTAN BARAT
x Prop. Kalbar
xx PROPINSI (PEMERINTAHAN)

PROPINSI (PEMERINTAH)
Gunakan, bila diperlukan, nama-nama propinsi, ump. JAWA BARAT, KALBAR, dsb.
xx ADMINISTRASI NEGARA
PEMERINTAH DAERAH

Prop. Kalbar
Lihat PROPINSI KALIMANTAN BARAT
xx PROPINSI (PEMERINTAHAN)

PUASA
x Saum
Siyam

Puasa Ramadhan
Lihat PUASA

Qada
Lihat PERADILAN ISLAM

QISAS
x Islam – Pembunuhan

QUNUD
x Doa Qunut
xx DOA (ISLAM)

QURBAN DAN AQIQAH
x Qurban; Aqiqah



RIWAYAH HADIS, ILMU
x Hadis, Ilmu Riwayat
Ilmu riwayah hadis
xx HADIS, MUSTALAH

Salat
Lihat DOA (ISLAM)

Saum
Lihat PUASA

SEJARAH ISLAM
Lihat juga PERJANJIAN HUDAIBIYAH

SEJARAH NABI
Lihat juga PERJANJIAN HUDAIBIYAH

Sembahyang
Lihat DOA (ISLAM)

Shalat
Lihat DOA (ISLAM)

Sholat
Lihat DOA (ISLAM)

SIRAH NABAWIYAH
Lihat juga PERJANJIAN HUDAIBIYAH

Siyam
Lihat PUASA

Surat Yassin
Lihat SURAT YAASIN

SYI’AH
x Aliran Syi’ah
Sekte Murji’ah
Sekte Syi’ah
xx ISLAM – ALIRAN DAN SEKTE

Tafsir Alquran
Lihat TAFSIR ALQUR’AN, AHLI



TAFSIR ALQUR’AN, AHLI
x Mufassirin
Ahli Alqur’an

Tahlil
Lihat NYANYIAN ROHANI
TALQIN DAN TAHLIL

Talak Bain Kubra
Lihat TALAK TIGA

TALAK TIGA
x Talak Bain Kubra
xx PERCERAIAN (ISLAM)

Talqin
Lihat TALQIN DAN TAHLIL

TALQIN DAN TAHLIL 297.322
x Tahlil
Talqin

ULUL AZMI
x Nabi-nabi Istimewa

USUL FIKIH
Lihat juga IJTIHAD

Wakaf
Lihat HUKUM PERDATA (ISLAM) – WAKAF, HIBAH DAN WASIAT

Waktu
Lihat NISAB

Wanita Muhrim
Lihat MUHRIM

WARIS DAN PEWARIS (HUKUM ISLAM)
x Ahli waris
Faraid
Harta waris
Hukum Islam – Waris
Hukum Kewarisan Islam
Islam pembagian harta
Muwaris
xx HUKUM PERDATA ISLAM

Wasiat
Lihat Wasiat (Islam)

Wasiat (Islam)
Lihat HIBAH DAN WASIAT

WATAK
Lihat juga CINTA
ETIKA
ETIKET (PERGAULAN)
HIDUP BERKELUARGA
HIDUP KERUHANIAN
HUBUNGAN ANTAR MANUSIA
KEBERANIAN
KEBIASAAN
KEJUJURAN
KEPATUHAN
KESETIAAN
KESOPANAN
KEWAJIBAN
PANTANGAN MINUMAN KERAS
PERSAHABATAN
SIMPATI
SOSIAL, PENYESUAIAN
x Kelakuan
Nakal

xx BEHAVIORAL
ETIKA
KESOPANAN
WATAK
HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Wudhu’
Lihat WUDU’

WUDU’
x Air Sembahyang
Air Wudu’


Wukuf
Lihat WUQUF (HAJI)

WUQUF (HAJI)
x Wukuf

ZAKAT
Lihat juga ZAKAT FITRAH
ZAKAT MAL
xx ZAKAT PROFESI
IBADAH (ISLAM)

ZAKAT FITRAH
xx ZAKAT

Arsip Nasional Republik Indonesia

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)

Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahu dan Budaya Universitas Indonesia

Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan dan Budaya Universitas Indonesia

Pemikiran E.K.M Masinambow tentang teori Kebudayaan dan Ilmu Pengetahuan Budaya

Tulisan ini bertujuan membahas masalah teori kebudayaan dan ilmu pengetahuan budaya yang ditulis oleh E.K.M. Masinanbow. Teori kebudayaan dinyatakan oleh Masinanbow dapat digunakan untuk keperluan praktis, memperlancar pembangunan masyarakat, di satu sisi pengetahuan teoritis tentang kebudayaan dapat mengembangkan sikap bijaksana dalam menghadapi serta menilai kebudayaan-kebudayaan yang lain dan pola perilaku yang bersumber pada kebudayaan sendiri.

Wilayah Kajian Kebudayaan
Wilayah kajian kebudayaan menurut Wilhelm Dilthey dan Heinrich Rickert, dibagi 2 bagian yaitu 1). Naturwissenschaften (ilmu pengetahuan alam) dimana dalam proses penelitiannya berupaya untuk menemukan hukum-hukum alam sebagai sumber dari fenomena alam. Sekali hukum ditemukan, maka ia dianggap berlaku secara universal untuk fenomena itu dan gejala-gejala yang berkaitan dengan fenomena itu tanpa kecuali. Dalam Naturwissenschaften ini yang ingin dicari adalah penjelasan (erklären) suatu fenomena dengan menggunakan pendekatan nomotetis. 2). Geisteswissenschaften (ilmu pengetahuan batin)atau oleh Rickert disebut dengan Kulturwissenschaften (ilmu pengetahuan budaya) dimana dalam tipe pengetahuan ini lebih menekankan pada upaya mencari tahu apa yang ada dalam diri manusia baik sebagai mahluk sosial maupun mahuk individu. Terutama yang berkaitan pada faktor-faktor yang mendorong manusia untuk berperilaku dan bertindak menurut pola tertentu. Upaya memperoleh pengetahuan berlangsung melalui empati dan simpati guna memperoleh pemahaman (verstehen) suatu fenomena dengan menggunakan pendekatan ideografis.
Dalam mengkaji kebudayaan, unit analisa atau obyek dari kajiannya dapat dikategorikan kedalam lima jenis data, yaitu, (a) artifak yang digarap dan diolah dari bahan-bahan dalam linglkungan fisik dan hayati, (b) perilaku kinetis yang digerakkan oleh otot manusia, (c) perilaku verbal yang mewujudkan diri ke dalam dua bentuk yaitu (d) tuturan yang terdiri atas bunyi bahasa yang dihasilkan oleh pita suara dan otot-otot dalam rongga mulut dan (e) teks yang terdiri atas tanda-tanda visual sebagai representasi bunyi bahasa atau perilaku pada umumnya. Baik artifak, teks, maupun periaku manusia memperlihatkan tata susunan atau pola keteraturan tertentu yang dijadikan dasar untuk memperlakukan hal-hal itu sebagai data yang bermakna, karena merupakan hasil kegiatan manusia sebagai mahluk yang terikat pada kelompok atau kolektiva, dan karena keterikatan itu mewujudkan kebermaknaan itu.

Prinsip Dasar Kebudayaan
Dalam memahami kebudayaan kita tidak bisa terlepas dari prinsip-prinsip dasarnya. De Saussure merumuskan setidaknya ada tiga prinsip dasar yang penting dalam memahami kebudayaan, yaitu:
1. Tanda (dalam bahasa) terdiri atas yang menandai (signifiant, signifier, penanda) dan yang ditandai (signifié, signified, petanda). Penanda adalah citra bunyi sedangkan petanda adalah gagasan atau konsep. Hal ini menunjukkan bahwa setidaknya konsep bunyi terdiri atas tiga komponen (1) artikulasi kedua bibir, (2) pelepasan udara yang keluar secara mendadak, dan (3) pita suara yang tidak bergetar.
2. Gagasan penting yang berhubungan dengan tanda menurut Saussure adalah tidak adanya acuan ke realitas obyektif. Tanda tidak mempunyai nomenclature. Untuk memahami makna maka terdapat dua cara, yaitu, pertama, makna tanda ditentukan oleh pertalian antara satu tanda dengan semua tanda lainnya yang digunakan dan cara kedua karena merupakan unsur dari batin manusia, atau terekam sebagai kode dalam ingatan manusia, menentukan bagaimana unsur-unsur realitas obyektif diberikan signifikasi atau kebermaknaan sesuai dengan konsep yang terekam.
3. Permasalahan yang selalu kembali dalam mengkaji masyarakat dan kebudayaan adalah hubungan antara individu dan masyarakat. Untuk bahasa, menurut Saussure ada langue dan parole (bahasa dan tuturan). Langue adalah pengetahuan dan kemampuan bahasa yang bersifat kolektif, yang dihayati bersama oleh semua warga masyarakat; parole adalah perwujudan langue pada individu. Melalui individu direalisasi tuturan yang mengikuti kaidah-kaidah yang berlaku secara kolektif, karena kalau tidak, komunikasi tidak akan berlangsung secara lancar.

Masinambow (1998:19) masih menganggap bahwa linguistik merupakan ilmu dengan pendekatan yang khas sebagaimana yang tercermin dalam definisi Sturtevant (1947) tentang bahasa (sebagai “system of arbitrary vocal symbols by which members of a social group cooperate and interact”) yang memiliki komponen sosial di samping komponen yang terdiri atas sistem tanda.

Perkembangan Mutakhir
Dalam masa colonial, pengkajian terhadap masyarakat kebudayaan Indonesia lebih banyak bertujuan untuk menemukan asal usul berbagai aspek kebudayaan seperti exogamy, incest taboo, kawin lari dan mas kawin (Masinambow & Swasono 1958: 179). Aspek-aspek ini memperlihatkan beberapa berbagai suku bangsa dalam masyarakat Indonesia berada pada tingkat-tingkat perkembangan yang berbeda-beda.
Pada peralihan abad 19 ke abad 20 ada beberapa teori kebudayaan yang dikembangkan oleh beberapa tokoh, diantaranya:
1) Franz Boas. Menurut Boas kebudayaan bersumber pada emosi, berkembang atas dasar prinsip sendiri dan super ordinatif terhadap manusia. Oleh karena itu, tiap kebudayaan bersifat unik.
2) Ruth Benedict dan A.L Kroeber. Benedict terkenal dengan konsep ethos, yaitu tiap kebudayaan memiliki tema budaya tertentu yang dicerminkan oleh pola prilaku warga dan pranata-pranata.
3) Kroeber. Ada 2 aspek dalam kebudayaan, yaitu kebudayaan nilai dan kebudayaan realistis dan juga idealistis
4) Steward. Mengembangkan kebudayaan secara realistis. Kebudayaan sebagai sarana penyesuaian dengan lingkungan alam. Lalu Steward bersama Leslie White berpendapat bahwa kebudayaan harus dikaji diluar kebudayaan (materialistis).

Dari ke-4 pendapat teori kebudayaan, sesungguhnya hanya ada 2 perbedaan dalam kebudayaan yakni: materialistis dan idealistis yang meruapakan akibat dari anggapan dasar ontologism yang berbeda.

Komentar :E.K.M Masinambow dalam memaparkan teori kebudayaan, dapat diambil kesimpulan bahwa kebudayaan adalah kompleks yang mencakup pengetahuan, kepercayaan, kesenia, hukum, adat istiadat dan kemampuan-kemampuan serta kebiasaan-kebiasaan yang didapat oleh manusia sebagai anggota masyarakat. Dengan kata lain kebudayaan dimiliki oleh masyarakat. Yang membedakannya adalah kebudayaan masyarakat yang satu lebih sempurna daripada kebudayaan masyarakat lain, di dalam perkembangannya untuk memenuhi segala keperluan masyarakatnya.
Kalau melihat berbagai definisi yang dikemukakan oleh para ahli kebudayaan, maka tidak terlalu keliru kiranya mengartikan kebudayaan sebagai sehimpunan nilai-nilai yang oleh masyarakat pendukungnya dijadikan acuan bagi perilaku warganya. Nilai-nilai itu juga berpengaruh sebagai kerangka untuk membentuk pandangan hidup yang kemudian relatif menetap dan tampil melalui pilihan warga budaya itu untuk menentukan sikapnya terhadap berbagai gejala dan peristiwa kehidupan. Nilai-nilai itu pada sendirinya baru merupakan acuan dasar yang keberlakuannya disadarkan melalui ikhtiar pendidikan sejak dini, seperti misalnya dalam membedakan baik dan buruk melalui norma-norma sebagai pengatur kepantasan perlaku.
Tangguh atau rapuhnya nilai budaya biasanya dilatani oleh menurunnya kesadaran masyarakat yang bersangkutan terhadap kebudayaannya sebagai pengukuh jatidirinya. Makin rendah derajat nilai budaya masyarakat pendukungnya, makin kuat pula budaya asing yang menerpanya berpengaruh dominan terhadap masyarakat itu. Proses globalisasi yang diakibatkan oleh berbagai prakarsa dan kegiatan pada skala internasional sebagaimana menggejala dewasa ini pun perlu kita cermati sejauhmana siginifikan pengaruhnya dalam pertemuan antar-budaya. Peradaban global adalah dunia informasi yang berlalu-lalang membangun realitas maya.
E.K.M Masinambow dalam salah satu kalimatnya menyatakan bahwa ‘dalam memahami kebudayaan kita tidak bisa terlepas dari prinsip-prinsip dasarnya’ dan salah satu dari prinsip dasar kebudayaan adalah “Tanda”. Tanda bisa semacam simbol. Simbol disini penulis contohkan sebagai “Perpustakaan”. Perpustakaan disini sebagai symbol penyedia jasa informasi, memiliki kekuatan informasi yang selalu eksis dalam peradaban manusia. Perpustakaan tak hanya menyediakan segepok informasi, namun menyodorkan berbagai alternatif untuk sebuah agenda rekonstruksi kebudayaan. Dalam artian ini, peran perpustakaan adalah sebagai agen dalam proyek strategi kebudayaan.

An Introduction to Information Retrieval, Jennifer E Rowley

The Subject12. Pendekatan subjek - pendahuluan, proses, sarana dan evaluasi sederhana

12.1 SubjekDalam mencari sumber informasi pengguna sering menggunakan pendekatan subjek atau topik. Pengguna mencari dokumen atau informasi yang berkaitan dengan topik tertentu. Dalam rangka pelayanan informasi tersebut perpustakaan membuat beberapa ketentuan umum terhadap pendekatan sumber-sumber informasi dengan mengatur dokumen-dokumen, dan dokumen pengganti, dalam katalog, indeks, bibliografi, pangkalan data komputer dan sebagainya. Dengan demikian, pendekatan subjek sangat penting dalam akses dan pemanfaatan informasi, dokumen dan data.

Apa itu subjek?Dalam berbicara tentang suatu subjek biasanya kita merujuk pada daerah pengetahuan tertentu, atau ke pokok dari sumber informasi tertentu. Subjek mungkin dianggap untuk didefinisikan sebagai :

Bidang yaang diminatiBidang peneliti individu atau kerja profesional
Bidang hasil tulisan individu
Bidang pengetahuan yang dipelajari.
Titik-titik perbedaan dalam perspektif secara luas dapat dikategorikan sebagai:
(a) Label yang digunakan tidak sama.
(b) konsep-konsep pada lingkup dan asosiasi yang berbeda dengan subjek lain yang jelas.

Faktor-faktor ini merupakan pokok masalah-masalah dalam mengidentifikasi pendekatan subjek yang memuaskan, dan mulai menjelaskan susunan yang luas dari berbagai sarana yang digunakan dalam pendekatan subjek pengetahuan. Di perpustakaan, kebanyakan sarana untuk organisasi pengetahuan terutama menyangkut diri mereka dengan mengorganisasikan literartur. Keterbatasan utama dari pendekatan pragmatis ini terletak pada waktu dan koleksi tergantung sarana yang dihasilkan. Koleksi yang sama beberapa tahun akan diubah, dan sarana, agar tetap efektif, harus berkembang sesuai dengan perkembangan koleksi

12.2 Bahasa Pengindeksan
Pengindeksan adalah kegiatan di perpustakaan, biasanya ada unsur menganalisa suatu karya. Di sini sebuah bahasa pengindeksan hanya didefinisikan sebagai: daftar istilah atau notasi yang dapat digunakan sebagai jalur akses dalam indeks. Definisi ini tidak mengecualikan nama orang, tubuh, bahan kimia, nama dagang dan sebagainya, tetapi dalam bab ini terutama menyangkut dengan pendekatan subjek.

Definisi lain dari bahasa pengindeksan adalah:- Himpunan istilah (kosakata) dan perangkat untuk menangani hubungan di antara mereka dalam suatu sistem untuk menyediakan deskripsi indeks.
- Sebuah bahasa pengindeksan juga dapat disebut sebagai bahasa pencarian.

Bahasa pengindeksan dibedakan menjadi tiga tipe :1. Bahasa pengindeksan dikontrol adalah bahasa pengindeksan dalam kedua istilahnya digunakan untuk mewakili subyek dan proses di mana istilah yang diberikan pada sebuah dokumen tertentu dikendalikan atau dijalankan oleh orang. Biasanya ada daftar istilah yang bertindak sebagai daftar otoritas dalam mengidentifikasi syarat-syarat yang dapat ditetapkan ke dokumen, dan pengindeksan melibatkan seseorang menetapkan istilah dari daftar ini untuk dokumen yang spesifik.
Ada dua jenis bahasa pengindeksan dikontrol yaitu abjad bahasa pengindeksan dan klasifikasi skema. Dalam abjad bahasa pengindeksan, seperti tercantum dalam tesaurus dan daftar judul subjek. Dalam skema klasifikasi setiap subjek diberikan notasi. Tujuan menetapkan notasi adalah untuk menempatkan subjek dalam konteks yang berkaitan dengan sujek lain. Skema klasifikasi dan abjad bahasa pengindeksan digunakan dalam berbagai konteks, dan bahasa pengindeksan dikontrol. Kedua jenis perangkat ini dapat diterapkan dalam katalog, indeks buku dan majalah, bibliografi, buletin, SDI, data base terkomputerisasi dan data bank, abstrak dan layanan pengindeksan, ensiklopedi, kamus dan direktori. Klasifikasi ini juga menonjol dalam susunan fisik dokumen.

2. Bahasa pengindeksan alami bukan bahasa yang benar-benar terpisah, tetapi bahasa `alam 'atau bahasa biasa dari dokumen yang diindeks. Setiap istilah yang muncul dalam dokumen adalah wakil untuk istilah indeks. Dalam prakteknya, pengindeksan bahasa alami cenderung mengandalkan ada dalam abstrak atau judul dokumen. Pengindeksan bahasa alami didasarkan pada teks lengkap dokumen yang digunakan. Dalam pengindeksan komputer akan melibatkan analisis statistik dari frekuensi relatif munculnya istilah dan mungkin juga menggunakan daftar kata yang dianggap berguna dalam pengindeksan (yaitu tesaurus) untuk mengidentifikasi istilah-istilah yang sesuai.

3. Bahasa pengindeksan bebas, bahasa yang tidak didaftar istilah yang berbeda dari istilah yang digunakan untuk menggambarkan konsep-konsep dalam sebuah wilayah subjek. Pengindeksan `bebas 'dalam arti bahwa tidak ada kendala pada ketentuan-ketentuan yang dapat digunakan dalam proses pengindeksan. Bahasa pengindeksan bebas dapat dilakukan oleh manusia atau komputer. Ketika dilaksanakan oleh manusia dengan pengetahuan tentang subjek dan terminologi, bahasa pengindeksan bebas dapat menghasilkan indeks yang baik dan konsisten. bahasa pengindeksan bebas manusia tergantung pada keterampilan pengindeks. Sedangkan kalau menggunakan komputeri bahasa pengindeksan bebas, komputer harus memiliki dasar untuk penugasan istilah pengindeksan, komputer harus menetapkan syarat-syarat berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada di dokumen yang diindeks.

12.3 Fungsi sarana subjek
Sarana subjek mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Untuk menunjukkan bahwa perpustakaan atau sumber informasi mencakup subjek tertentu.
2. Untuk menunjukkan bahwa perpustakaan atau sumber informasi mencakup pada subjek terkait.

Perbedaan sarana pada organisasi pengetahuan terletak pada peenekanannya kedua tujuan ini. Dua tujuan yang saling bergantung dapat dibuktikan dengan menguji tujuan pertama:

Topik tertentuMemulai pencarian dengan subjek tertentu dalam pikiran, dapat mencari topik tertentu yang tidak begitu cocok dengan persyaratan. Dimasukkannya subjek yang terkait dapat membantu pengguna dengan pencarian tertentu, terutama pengguna yang tidak cukup akrab dengan topik yang dicari atau cara di mana subjek mungkin ditangani atau dikemas dalam literatur.

HubunganHubungan yang di maksud adalah dikenal sebagai hubungan semantik. Ini mewakili hubungan antara subjek yang berhubungan dengan sifat-subjek. Hubungan semantik adalah hubungan antara subyek, yang biasanya cukup stabil, dan mencerminkan konsensus pendapat mengenai hubungan antara subyek. Ada hubungan antara mata pelajaran lain. Ini dikenal sebagai hubungan sintaksis. Hubungan sintaksis muncul dari konteks subjek dalam dokumen tertentu, atau sintaks.

12.4 Proses pengindeksan subjek
Pengindeksan adalah proses di mana indeks dan alat terkait untuk organisasi pengetahuan diciptakan. Pengindeksan dapat dilaksanakan sepenuhnya tanpa bantuan komputer, atau dapat diandalkan untuk berbagai luasan atas fasilitas untuk manipulasi dan pemesanan data yang ditawarkan oleh komputer. Tiga tahap yang diperlukan dalam menetapkan istilah dari pengindeksan bahasa:

Pengenalan-Analisis –TerjemahanTujuan dalam melaksanakan tiga tahap ini adalah untuk membangun sebuah profil dokumen yang mencerminkan subjeknya. Sebagian besar dokumen memiliki banyak karakteristik yang dapat diidentifikasi oleh seorang pencari informasi sebagai kriteria yang akan dipilih sebagai dokumen yang relevan.

Langkah 1 pengenalan, langkah ini melibatkan pengindeks untuk mengenal subjek dengan isi dari dokumen untuk diindeks. Pada tahap ini adalah penting bagi pengindeks untuk berusaha mengidentifikasi konsep yang diwakili oleh kata-kata. Dalam rangka mencapai konsistensi pengindeksan, pengindeks harus memiliki apresiasi yang mendalam dari struktur subjek dan sifat kontribusi bahwa dokumen membuat untuk kemajuan pengetahuan. Pengindeks perlu berkonsultasi dengan sumber-sumber referensi eksternal agar pengindeks mendapat pemahaman yang cukup tentang konten dokumen untuk mengindeks efektif.

Langkah 2 Analisis, Langkah ini melibatkan identifikasi konsep-konsep dalam dokumen yang layak untuk pengindeksan. Setiap satu dokumen berisi sejumlah topik yang berbeda. Ambil contoh sebuah buku berjudul Wills dan Probate. Buku ini berisi bagian untuk membuat surat wasiat, pelaksana, administrasi suatu estat, pensiun, pajak, rumah kepemilikan, hibah dan ketiadaan wasiat, untuk menyebutkan beberapa bagian. Untuk mengidentifikasi tema sentral dalam sebuah dokumen, dan untuk menghasilkan ringkasan konten dokumen yang didasarkan pada tema sentral tersebut. Indeks harus memungkinkan akses ke dokumen tema sentral. Banyak pendekatan pengindeksan tradisional telah berusaha untuk mencari label atau istilah pengindeksan yang luas bersama dengan isi dari dokumen yang diindeks, yaitu, ruang lingkup dan istilah pengindeksan dokumen serupa.

Langkah 3 Terjemahan, Setelah mengidentifikasi tema utama suatu dokumen tema ini harus dijelaskan dalam istilah-istilah yang terdapat pada bahasa pengindeksan. Dalam bahasa dikontrol pengindeksan, ini akan menggambarkan konsep-konsep dalam bentuk skema klasifikasi, thesaurus atau daftar judul subjek yang sedang digunakan. Sebagai contoh, sebuah penafsiran bebas subjek dokumen dapat berupa:

Konflik sosial dan perubahan pendidikan di Inggris dan Perancis antara tahun 1789 dan 1848.
Konsep-konsep yang digambarkan dalam ringkasan ini mungkin diterjemahkan ke dalam abjad bentuk deskripsi :
Pendidikan-History-Inggris-Konflik Sosial-France
atau ke dalam klasifikasi notasi seperti:
942,073.
Terjemahan ini tidak hanya akan melibatkan penandaan subjek, tetapi juga menunjukkan subjek yang terkait, sebagaimana telah didiskusikan sebelumnya. Prinsip dalam menerjemahkan konsep ke dalam bahasa pengindeksan tertentu istilah yang dipilih dan hubungan yang ditandai harus konsisten dengan perspektif pengguna pada subjek. Dengan kata lain, sistem pengindeksan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna indeks. Mengingat bahwa pengguna yang berbeda mungkin memiliki perspektif yang berbeda pada subjek yang sama.

12.5 Proses PencarianPengambilan informasi berikut kelanjutan dari indeks. Pengindeks harus memiliki apresiasi tentang bagaimana indeks itu akan digunakan. Pemilihan pendekatan pengindeksan sangat menentukan tergantung cara di mana indeks akan digunakan. Bahwa seorang pencari informasi harus memiliki pemahaman yang jelas tentang metode pengindeksan. Pengindeksan dan pencarian merupakan bagian integral satu sama lain.
Pencarian indeks, katalog atau data base dapat dilihat dari keterlibatan tiga tahap yang sama seperti pada tahap pengindeksan:

Langkah 1 pengenalan, pencari harus tahu dengan apa yang ingin dia cari. ada banyak contoh ketika pencari tidak sepenuhnya menyadari apa yang mau diambil. Dua keadaan umum dapat muncul:
(a) pencari adalah pekerja informasi berusaha untuk mengambil dokumen atau informasi atas nama yang lain. Sebagian pengenalan disini dapat dicapai dengan melakukan referensi wawancara dengan pengguna akhir. Wawancara referensi harus memastikan subjek yang jelas, dan karakteristik lain dari dokumen atau informasi yang diperlukan.pencari I formasi harus faham dengan sumber-sumber yang akan dicari.
(b) pencari dapat juga pengguna akhir, tapi pengguna akhir yang mendekati pencarian dalam beberapa ketidaktahuan dari kebutuhan atau literatur yang mungkin tersedia untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Langkah 2 Analisis, langkah berikutnya adalah untuk menganalisis konsep-konsep yang ada dalam pencarian. Untuk pencarian yang mudah dicetak dalam indeks, maka akan cukup untuk membangun konsep-konsep ini dalam benak pencari. Profil pencarian akan terdiri dari serangkaian kunci pencarian yang mewakili subyek dan karakteristik lain menunjukkan cakupan dan sifat dari pencarian.

Langkah 3 Terjemahan dari konsep-konsep dalam profil pencarian akan melibatkan konsultasi dari tesaurus, klasifikasi skema (atau indeks), atau daftar judul subjek yang telah digunakan dalam membangun indeks yang akan dicari. Meskipun ada persamaan antara pencarian dan pengindeksan, namun perlu diingat bahwa sukses tidaknya pencarian informasi tergantung pada eksploitasi ketepatan pengindeksan. Mencari sumber informasi, dicetak, atau komputer yang akan sulit, jika sumber itu tidak memberikan akses ke informasi atau dokumen yang sedang dicari. Banyak pencarian yang melibatkan penggunaan lebih dari satu indeks, dan semua pencarian mengharuskan indeks yang paling tepat untuk dipilih. Ukuran

12.6 Langkah keefektifitasan indeks

Untuk pengguna yang pendekatan indeks atau sistem temu kembali informasi terkomputerisasi terdapat sejumlah catatan dalam sistem yang sesuai dengan topik pencarian dan sisa yang tidak dipakai pada saat itu. Bahkan untuk item-item yang dimaksudkan relevan mungkin dinilai sangat relevan, sementara yang lainnya dapat dianggap sebagian sedikit yang relevan.
Pertimbangkan lagi dokumen-dokumen yang diindeks oleh sistem yang mungkin sebagian relevan dengan pencarian pengguna tertentu. Anggaplah bahwa, walaupun minat pembaca terutama pada atap asbes hanya ada kuantitas terbatas materi secara langsung berkaitan dengan topik ini diwakili dalam koleksi. Akan tetapi, kemungkinan untuk memperluas pencarian dan menemukan informasi tambahan mengenai asbes atap dengan mengambil dokumen pada atap, dan mengeluarkan bagian-bagian dari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan asbes atap. Hasil akhirnya akan menjadi yang informasi lebih lanjut mengenai atap asbes telah dilacak, tetapi untuk mengumpulkan informasi tambahan ini sudah perlu untuk mempertimbangkan semua dokumen dalam indeks dalam kategori yang lebih luas. Jadi banyak dokumen yang tidakrelevan telah diambil dan diperiksa dalam proses penyaringan yang relevan dan dokumen yang tidak relevan. Ini yang sering disebut sebagai `suara '.
Definisi berikut penting dalam evaluasi indeks yaitu bahwa indeks diukur dari segi efektifitas dalam pengambilan.

12.7 Keutamaan lain indeks

Pemanggilan kembali dan ketelitian mempengaruhi dengan karakteristik lain pada indeks secara singkat ini diperkenalkan di sini.
Tingkat kekhususan pada pengindeksan dalam indeks harus diatur selama perencanaan untuk indeks, dan ditinjau dari waktu ke waktu. Kekhususan dari sebuah sistem adalah sejauh mana sistem memungkinkan pengindeks tepat tentang subjek dokumen. Pernyataan khusus isi dokumen akan menjadi teks dokumen itu sendiri.
Teori dasar aturan pengindeksan adalah bahwa setiap bagian harus selalu sama dengan subjek dokumen yaitu label dan informasi harus cocok. Semakin tinggi tingkat kekhususan pengindeksan semakin besar kemungkinan hasil pencarian ditemukan.
Kelengkapan pada pengindeksan memiliki dampak pada pemanggilan kembali dan ketelitian. Kelengkapan pada pengindeksan dokumen adalah jumlah tema yang diindeks dalam sebuah dokumen.(istilah indeks yang mewakili beberapa tema lebih dari satu). Kesalahan pasti ada dalam sistem apapun yang melibatkan campur tangan manusia. Komputer yang diandalkan lebih rentan terhadap kesalahan asalkan mereka diperintahkan atau diprogram secara tepat dan benar. Kesalahan seperti pengindeks dalam menetapkan istilah yang tidak cocok untuk konsep akan mempengaruhi presisi dengan memproduksi dokumen-dokumen yang tidak sesuai untuk menanggapi sebuah pencarian. Instruksi yang jelas penting dalam pengindeksan seperti thesaurus, daftar judul subjek dan klasifikasi skema.

15. Pendekatan Subjek secara Alfabetis

15.1 Pendahuluan

Meskipun ada beberapa cara yang berbeda untuk pendekatan subjek secara alphabet untuk bidang informasi dan dokumentasi, tetapi masih bersifat umum. Beberapa manfaat penggunaan dari sistem secara alphabet yang baik untuk indeks subjek, baik berupa cetakan atau mesin masih umum untuk semua pendekatan subjek untuk informasi.

15.2 Penamaan Subjek

Pada awalnya kata-kata yang digunakan dalam indeks hanya untuk mewakili konsep dengan pertimbangan penggunaan umum, namun disayangkan label yang diterapkan pada konsep-konsep tersebut bahkan untuk indeks secara alfabetis untuk pengindeksan yang efektif memerlukan pertimbangan yang lebih hati-hati. Banyak kata-kata yang berbeda dapat digunakan untuk mewakili konsep yang sama. Karena itu untuk membantu dalam mengelompokkan konsep perlu mengenali varian yang terkait. Bahasa alami pengindeksan memiliki solusi untuk masalah-masalah yang diidentifikasikan dalam konteks pengendalian bahasa pengindeksan. Masalah penandaan subjek terutama dalam rangka untuk mencapai pendekatan yang berorientasi pada pengguna, berbagai pendekatan pengguna yang berbada harus dipenuhi jika subjek lebih dari satu nama dalam katalog atau indeks perpustakaan maka harus dicari subjek bersamanya (dalam lingkup indeks atau koleksi) di bawah salah satu nama-nama itu dan juga melayani pengguna yang menggunakan nama yang berbeda.

Masalah-masalah spesifik adalah :1. Sinonim, yaitu istilah dengan makna yang sama atau serupa yang ada di setiap wilayah subjek. Sinonim berarti juga hal yang persis sama, sinonim dapat dianggap sebagai setara untuk beberapa tujuan tetapi tidak untuk tujuan yang lain. Misalnya untuk indeks yang bersifat umum, cukup untuk menganggap prison dan dungeons sebagai sesuatu yang sama, tetapi dalam indeks yang bersifat khusus ditujukan untuk criminology tidak dapat diterima.
a. Beberapa subjek memiliki satu akar kata, misalnya sterilizer, sterilizing, sterilized atau computing, computers, microcomputers, computed, computation. Istilah-istilah tersebut pada suatu konsep dianggap setara tetapi pada konsep yang lain berbeda.
b. Beberapa subjek memiliki keduanya yaitu umum dan teknis dan nama-nama yang berbeda harus diakui dan tercermin dalam indeks sesuai dengan pengguna, untuk siapa indeks itu dimaksudkan. Misalnya istilah garam dan natrium klorida, lobak dan raphanus sativus.
c. Perubahan penggunaan istilah dari waktu ke waktu. Library of Congress awalnya menggunakan istilah electronic calculating machines yang kemudian berganti dengan istilah computer.
d. Beberapa konsep dijelaskan berbeda dalam versi yang berbeda dari satu bahasa. Amerika dan bahasa Inggris yang berbeda dalam penggunaan. Misalnya istilah-istilah berikut semua akan digunakan untuk objek yang sama: eyeglasses, spectacles, glasses.

Penggabungan sinonim membawa implikasi bagi efektivitas indeks dalam hal ketelitian dan ingatan. Jika dua istilah digabing maka ketelitian terganggu tetapi ingatan dapat ditingkatkan. Semua istilah yang tidak digunakan harus disertakan dalam entri perbendaharaan kata dalam indeks. Yaitu sebagai titik temu dalam beberapa bentuk, sehingga pengguna dapat mencari informasi di bawah istilah yang tidak digunakan. Istilah tidak digunakan biasanya ada dalam indeks hanya untuk mengarahkan pengguna ke istilah yang digunakan.

2. Homograf atau kata-kata yang memiliki ejaan yang sama tetapi berbeda maknanya. Dalam penggunaannya (berlawanan dengan penggunaan indeks) arti dari homograf tergantung konteksnya. Misalnya duty (obligation), duty (taxation). Dalam indeks khusus arti homograf lebih jelas karena penempatan subjek tertentu pada indeks. Dalam indeks yang bersifat umum mungkin hanya dapat dilakukan untuk membedakan antara makna yang berbeda dari satu ruang lingkup homograf dengan menggunakan catatan.

3. Bentuk jamak dan bentuk tunggal, dimiliki oleh semua kata benda sehingga tidak perlu memasukkannya ke dalam indeks. Jika keduanya bentuk kata benda, apakah ada perbedaan antara farms dan farm? Umumnya bentuk jamak dan bentuk tunggal dalam kata benda yang sama dianggap setara ada juga bentuk jamak dan tunggal yang dianggap berbeda. Contohnya exercise dan exercises, church dan churches. Jika hanya satu bentuk diperbolehkan dalam praktek yang umum untuk mengadopsi bentuk jamaknya.

4. Konsep multi-kata, beberapa subjek tidak bisa dijelaskan hanya dengan satu kata tetapi memerlukan dua atau lebih kata. Misalnya origin of species, information retrievel, country walks. Apapun kata dalam istilah yang digunakan sebagai entri utama dalam indeks pengguna dapat memilih untuk mencari topik di bawah kata lain dalam istilah pertama. Biasanya referensi digunakan untuk mengarahkan pengguna dari kata-kata yang tidak digunakan ke yang digunakan. Kadang-kadang istilah disajikan dalam bentuk perintah langsung. Misalnya military hospitals tetapi pada kesempatan lain digunakan istilah kebalikannya hospitals, military.

5. Subjek yang kompleks, seperti istilah multi-kata mungkin memerlukan label yang memerlukan label yang berisi banyak kata. Perbedaan subjek yang kompleks dengan istilah multi-kata adalah subjek yang kompleks mengandung lebih dari satu konsep, namun masing-masing konsep dapat dijadikan kata kunci dalam pencarian, dan masing-masing konsep dapat digambarkan dengan istilah-istilah yang menunjukkan salah satu masalah yang tercantum dari point 1-4 di atas. Contohnya a bibliography of history tidak sama dengan a history of bibliography. Dua istilah yang sama bibliography dan history berfungsi untuk menjelaskan kedua subjek masing-masing hanya kata penghubung yang membedakan pernyataan keduannya.

15.3 Penunjukkan Hubungan

Meskipun masalah utama dari pendekatan subjek secara alfabetis adalah penamaan subjek, tetapi harus juga memperhatikan hubungan di antara subjek. Ada dua kategori utama dari hubungan yaitu hubungan sintaksis pada paragraph akhir dan sederhana, misalnya pada kalimat:
Sugar and health dimana konsepnya sugar, and, health digunakan bersama-sama dalam konteks khusus ini. Jelas salah satu dari konsep-konsep ini bisa ada dalam keadaan yang lain, dimana keberadaan hubungan yang ditetapkan dalam dokumen ini sangat tidak relevan. Hubungan semantik menunjukkan aspek dari hubungan genus-spesies dan diharapkan mewakili asumsi dan hubungan subjek yang diterima secara luas.

16. Bahasa Pengindeksan Secara Alfabetis: Tesaurus dan
Daftar Tajuk Subjek
16.1 Pendahuluan
Ada dua jenis bahasa pengindeksan yang terkontrol yaitu tesaurus dan daftar tajuk subjek. Yang memiliki fungsi dasar untuk mengontrol istilah yang digunakan dalam indeks dan untuk mengontrol tampilan antara konsep-konsep dalam indeks

16.2 Daftar Tajuk Subjek
Daftar tajuk subjek merupakan daftar-daftara dari istilah indeks, yang biasanya disusun dalam urutan berabjad yang dapat digunakan untuk menentukan persyaratan yang akan digunakan dalam indeks, katalog atau pangkalan data untuk menggambarkan subjek.
1. Daftar itu berisi istilah yang akan digunakan dalam katalog, indeks atau pangkalan data atau apapun bentuk tampilannya yang akan menjadi daftar otoritas untuk istilah indeks dan bentuknya.
2. Daftar yang menjadi acuan penggunaan rujukan dalam menampilkan kaitan antara katalog, indeks atau pangkalan data yang bertujuan memandu pengguna berkaitan dengan istilah yang saling berkaitan.

16.3 Sears’ List of Subject Headings

Sears’ List of Subject Headings pertama kali ditulis oleh Minnie Sears dan dicetak tahun 1923, edisi ke 12 terbit tahun 1982. daftar ini digunakan sebagai katalog kamus untuk perpustakaan menengah, perpustakaan sekolah dan perpustakaan umum yang kecil khususnya di Amerika Serikat. Dalam susunan tajuknya dapat dibagi ke dalam beberapa subdivisi, yaitu:
1 Subdivisi bentuk fisik dari dokumen, contohnya Diseases – Dictionaries.
2 Subdivisi yang menunjukkan perlakuan yang komprehensip, contohnya Chemistry – Societies.
3 Subdivisi yang menunjukkan aspek khusus, contohnya Education – History.
4 Subdivisi yang menunjukkan kronologis, contohnya US – History – 1783 – 1809.

Tiga prinsip tajuk yang diseleksi dan digunakan dalam Sears’:
1. Diutamakan entri khusus tidak dimasukkan dalam entri yang luas.
2. Tajuk yang digunakan untuk pencantuman didasarkan pada penggunaan yang umum.
3. Pentingnya keseragaman dan konsistensi dalam penerapan tajuk subjek.

Beberapa kategori tajuk sengaja diabaikan oleh Sears’ dengan memasukkan:
Nama diri, contohnya nama perseorangan, nama keluarga, nama tempat.
Nama lembaga, contohnya nama perkumpulan, nama lembaga dan nama badan pemerintahan.
Nama lazim, contohnya nama binatang, alat, penyakit dan nama bahan kimia.
”See” dalam referensi umum digunakan untuk menyambung dua istilah yang menggambarkan konsep yang serupa, tetapi gambaran tersebut dalam bentuk tidak sama yang berasal dari:
1. Sinonim, contohnya Gaels see Celts.
2. Bagian kedua dari tajuk majemuk, contohnya Dusting and Spraying see Spraying and Dusting.
3. Bagian kedua dari tajuk kata sifat, contohnya Furniture, Built-in see Built-in Furniture.
4. Mengembalikan tajuk ke susunan awal, misalnya Natural Gas see Gas, Natural.
5. Beragam ejaan, contohnya Color see Colour.
6. Lawan, contohnya Intemperance see Teperance.
7. Bentuk tunggal hingga bentuk jamak, contohnya Mouse see Mice.

“See also” digunakan untuk menghubungkan dua tajuk yang keduanya digunakan dalam pengindeksan dengan maksud memperluas pencarian untuk subjek yang berhubungan. Contohnya Crime see also Crimes without victims.

16.4 School Library Association List of Subject Headings
Diterbitkan tahun 1981, daftar terbaru ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan daftar tajuk subjek yang cocok digunakan di perpustakaan sekolah menengah dan pusat-pusat informasi di United Kingdom. Daftar ini dibuat untuk digunakan dalam katalog subjek, termasuk katalog kamus, indeks subjek dan bahasa indeks untuk system temu kembali informasi yang terkomputerisasi di perpustakaan sekolah. Dalam prinsip-prinsip umum pendekatan SLA memiliki kesamaan dengan Sears’ misalnya SLA merekomendasikan daftar pilihan tajuk tertentu sama dengan cara dalam Sears’.

16.5 Thesauri

Tesaurus adalah sebuah kompilasi kata-kata dan frase yang menunjukkan persamaan, tingkatan serta ketergantungan satu sama lain yang kesemuannya berfungsi menyediakan kosa kata standar mengenai sistem penyimpanan dan temu kembali informasi.
Tesaurus bertujuan mendorong pengawasan terminology dalam pengindeksan dan sebagai alat dalam pencarian dengan mengantarkan penelusur ke istilah indeks yang digunakan. Tesaurus telah digunakan secara ekstensif sejak sekitar tahun 1950-an untuk mengindeks koleksi-koleksi khusus dokumen, abstrak bulletin, peralatan terbaru, penyebaran system informasi yang terseleksi, pangkalan data online, ensiklopedia dan alat bibliografi.

16.5.1 Ciri Khusus Tesaurus

1. Penentu atau istilah yang dapat diterima untuk digunakan dalam indeks untuk menggambarkan konsep.
2. Bukan penentu atau istilah yang tidak dapat digunakan dalam pengindeksan, namun muncul dalam tesaurus untuk memperluas entri kosa kata (istilah dimana pengguna dapat memasukkan tesaurus dan diarahkan ke istilah yang tepat) dari bahasa pengindeksan.

Bentuk istilah apakah itu penentu atau bukan penentu, merupakan salah satu dari:
1. Kata tunggal, contohnya Horror, Journalisme, Counting.
2. Prase yang terdiri dari dua atau tiga kata terdiri dari kata benda dan kata sifat, contohnya Country life, Electric meters.
3. Dua kata yang dihubungkan oleh and, or, &, contohnya Joy and Sorrow, Boats & Boating.
4. Gabungan prase, contohnya Victim offender relationships.
5. Nama perorangan, badan, tempat, contohnya Smith, Paris.

Hubungan hirarkis terwakili di dalam tesaurus dengan bentuk:

• A adalah diperbolehkan, tapi pertimbangkan untuk menggunakan B atau C atau, ..., N sebaliknya.

dimana A, B, C, ..., N adalah deskriptor dan B dan C dan selanjutnya berkaitan dengan A melalui beberapa hubungan hirarki. Hubungan hirarkis harus ditunjukkan agar pengguna dapat mentransfer dari istilah akses pertama ke istilah terkait, dan untuk memperluas atau mempersempit pencarian parameter. Deskriptor yang satu tingkat lebih tinggi/luas disebut ‘BT’, contoh:
Remedial reading
BT Reading

menunjukkan bahwa Remedial reading merupakan sub ordinat dari topic Reading. Istilah sempitnya ditandai oleh 'singkatan' NT '. Jadi:

Libraries
NT Public libraries

mencatat bahwa Public libraries adalah jenis Library. Ini menandakan bahwa NT dan BT adalah descriptor luas dan sempit. Contoh di atas biasanya akan dilengkapi dengan:

Public libraries
BT Libraries

• Hubungan hirarkis dapat juga mengambil bentuk hubungan koordinasi, dengan descriptor terkait yang disebut `RT'. Contohnya:
Food
RT Vegetarianism
Dinners
Cookery

Hal ini biasa bagi `RT 'menjadi seflexitive dan contoh di atas tentang Food akan disertai oleh serangkaian inversi dari pernyataan dalam bentuk:
Vegetarianism
RT Food
Cookery
RT Food

Penting untuk diingat bahwa hubungan seperti ditampilkan dalam tesaurus tidak dapat dialihkan ke indeks, dan ini adalah alasan penting mengapa pencari harus berkonsultasi dengan petugas tesaurus sebelum memulai search.

Singkatan lain yang ditemui di beberapa tesaurus. Antara mereka dapat terdaftar: `GT' Generik to; `SA' see also: `TT' tema top dalam hierarki; `XT' istilah yang tumpang tindih; `AT' istilah asosiasi; `CT' istilah koordinasi; `ST' istilah sinonim; dan 'SU' see under.



















Gambar 16.3 memperlihatkan beberapa ekstrak dari tesaurus. Selain menampilkan secara alfabetis, subjek, dan ada beberapa tampilan lainnya yakni sebagai berikut:

1. Menampilkan hirarki. Berbagai istilah kunci dalam tesaurus dapat ditarik dalam urutan abjad, dengan hirarki yang lebih lengkap menampilkan istilah-istilah yang terhubung dengan makna yang lebih spesifik.
2. Tampilan kategori. Thesaurus istilah dikelompokkan di bawah serangkaian kategori judul, yang sesuai dengan subbidang utama dalam daerah tesaurus.
3. Permuted list of term (Format bergilir) tiap kata dalam deskriptor atau istilah entri secara bergilir menjadi titik temu. Contohnya: manajemen Industri akan muncul di dua tempat dalam urutan abjad: di bawah industri dan di bawah manajemen.
4. Graphic display
Peragaan grafis sebenarnya sama dengan tree structure, tetapi biasanya tidak disertai notasi. Peragaan jenis ini sulit dibuat, di-update, dan makan banyak tempat. Suatu peragaan grafis yang sederhana mungkin akan membantu pemakai melihat dengan cepat hubungan-hubungan antar deskriptor, tetapi jika terlampau banyak istilah berhubungan dan tingkatan hirarki dimasukkan dalam peragaan grafis maka peragaan tidak membantu melainkan membingungkan.
5. Sebuah skema klasifikasi. ThesauroFacet, yang disusun oleh Electric Inggris, adalah sebuah contoh terkenal tesaurus didukung oleh klasifikasi facet penuh. Format ini menjadi umum di tesaurus baru, sebagian karena pengakuan pentingnya melihat hubungan baik dan istilah subjek dalam satu alat. Dengan pengaturan seperti itu, thesaurus abjad menyediakan akses langsung ke subjek dan kelas notasi. Skema klasifikasi menunjukkan hubungan, dan memfasilitasi browsing antara subyek.

16.5.2 The Root Thesaurus
Upaya untuk menciptakan suatu “tesaurus sumber” yang akan berfungsi sebagai sumber istilah-istilah standar yang dapat digunakan untuk menyusun tesaurus dan bahasa indeks lain telah menghasilkan Root Thesaurus dari British Standards Institution (BSI) pada tahun 1981. Bidang subyek atau topik tesaurus selalu sangat khusus, sehingga ada ratusan tesaurus. Apabila ada standardisasi dalam istilah, khususnya untuk istilah yang digunakan dalam banyak tesaurus yang bidang subyeknya masih berhubungan, maka ini akan sangat bermanfaat bagi pengindeksan dan temu kembali secara keseluruhan. Untuk tujuan inilah Root Thesaurus diciptakan.


Extract from The BSI Root Thesaurus 1
Root Thesaurus belum mencakup semua topik. Yang sudah ada ialah sekelompok topik untuk bidang industri, energi, lingkungan dan safety engineering. Ada dua daftar, yaitu daftar berabjad dan daftar berkelas. Untuk indikator atau kode hubungan antar deskriptor digunakan kode yang tidak tergantung dari bahasa tertentu, seperti:
 = (sama dengan UF)
 - (sama dengan USE)
 < (sama dengan BT)  > (sama dengan NT)
 ¾ (sama dengan RT)

16.5.3 Multilingual Thesauri
Tesaurus multi bahasa ialah tesaurus yang dapat digunakan untuk pengindeksan dan penelusuran dalam beberapa bahasa. Tesaurus multi bahasa sangat berguna untuk sistem jaringan informasi internasional. Penyusunan tesaurus macam ini tentu saja bukan pekerjaan mudah. Salah satu masalah yang sering muncul ialah tidak adanya padanan untuk suatu deskriptor dalam semua bahasa yang digunakan. Untuk mengatasi ini kadang-kadang digunakan suatu switching language yang terdiri atas notasi dan berfungsi sebagai perantara.

16.5.4 Computers and ThesauriThesauri mungkin tampil apakah di online display of machine-held thesaurus records atau di hard copy sebagaimana tergambar dalam ADLIB dari LMR Information Systems.




Dengan online pencarian thesaurus lebih mudah, komputer dapat mengurutkan, menggabungkan, mengedit, dan membandingkan.






16.6 Thesauri and subject headings list – a quick comparison
Perbedaan antara thesauri dan subject headings list:
1. Thesauri cenderung berisi istilah yang lebih spesifik daripada yang ditemukan dalam subject headings list.
2. Thesauri cenderung menghindari tema terbalik (seperti Patung, Jerman).
3. Headings in thesauri tidak dibagi. Misalnya Education-Bibliographies tidak akan ditampilkan dalam thesaurus, tetapi subject headings list
4. Hubungan tampilan dalam thesaurus lebih luas daripada subject headings list
5. Perbedaan tipe hubungan dalam thesaurus dengan menggunakan `RT ', 'MT' dan 'BT', bukan di 'see also' yang digunakan oleh subject headings list
6. Hubungan antara istilah yang tercantum dalam tesaurus sering tidak dapat ditransfer ke indeks. Kamus katalog biasanya `see' dan `see also' petunjuk dari headings
7. Thesauri sering membuat tambahan pernyataan eksplisit dari hubungan terstruktur dibanding daftar catalog atau displays


16.7 Penyusunan thesaurus atau daftar subject headings
Semua alfabet bahasa pengindeksan harus ia disesuaikan dengan aplikasi. Tesaurus yang baik tidak harus dicetak dan diterbitkan, tetapi dapat melayani pengguna. Ada 3 langkah proses untuk penyusunan tesaurus atau daftar subject headings.

Langkah 1 Tentukan tujuan dari bahasa pengindeksan
1. Cakupan subyek: bidang inti dan sekunder
2. Jenis literatur/data apakah berupa teks, data numerik, data geografi, pengindeksan mendalam/rangkuman
3. Kuantitas literatur/ data
4. Type of information stroge system yang digunakan dalam pre koordinasi atau pos koordinasi atau keduanya dan bisa secara manual atau komputerisasi.
5. Resources of the information system yang terdiri dari bahasa alami indexing. Resources ini berupa initial design dan dapat dikembangkan untuk bahasa indek. Applikasi yang baik indeks akan tersimpan dan mudah ditelusur.
6. Pertanyaan pengguna akan terjawab dalam konstruksi thesaurus.
7. Bidang subjek yang akan dibahas harus ditentukan dengan cara eksplisit mengenai batas-batas cakupan topik, dan di mana berbagai aspek subjek harus diperlakukan.

Langkah 2 Tentukan karakteristisk dari bahasa pengindeksan dimana terkandung thesaurus atau daftar subject headings

1. Bahasa alami
2. Bahas yang sesuai dengan aplikasi
3. Exhaustivity
4. Tingkat pre koordinasi
Disebut pra-koordinasi sebelum (= pra- ) penelusuran gunakan untuk indeks tercetak seperti dalam majalah indeks dan abstrak, bibliografi nasional, indeks majalah, dan juga katalog subyek perpustakaan yang belum sepenuhnya memanfaatkan kemampuan komputer (belum berbentuk OPAC). Maka dalam perencaan bahasa indeks, evaluasi bahasa bsic harus masuk dalam account

5. Thesaurus atau daftar subject headings dan stukturnya. Sumber daya sistem informasi akan memberlakukan kendala pada sifat bahasa pengindeksan. Temu balik informasi harus terekam atau tercetak. Beberapa jenis grafik mungkin dapat membantu, karena terpisah dari subheadings, petunjuk penggunaan, dan sebagainya. Para tesaurus dapat disimpan dalam bentuk dapat dibaca oleh mesin dan hanya dicetak sebagai bagian yang diperlukan.

Langkah 3: Mulai untuk mengkompilasi bahasa
Penyusunan depkriptor mencakup:

1. Identifikasi bidang subyek utama

2. Pemilihan istilah harus masuk dalam thesaurus. Begitu istilah telah diterima untuk dimasukkan mereka harus jelas dicatat, sehingga tahap ini dan selanjutnya harus dilanjutkan secara bersamaan. Istilah yang dipilih secara manusiawi dapat diturunkan dari sejumlah sumber. Secara khusus, daftar kata-kata lain yang digunakan dalam wilayah subjek seperti:
(a) Thesaurus lain, klasifikasi dan alat temu balik informasi
(b) dokumen dalam wilayah subjek, seperti artikel berkala, data base, pengindeksan dan abstrak jurnal, ensiklopedi, kamus.
(c) pengetahuan sebelumnya dan pengalaman indexers, bahasa indeks dan pengguna.

3. Terekam. Yang paling nyaman untuk merekam format manual istilah adalah menulis setiap istilah pada kartu, dan untuk dicatat pada kartu komentar apapun tentang istilah itu adalah fitur dalam tesaurus atau daftar subject headings. Setiap kartu akan menampilkan istilah dan lingkup catatan yang diperlukan, terkait dengan istilah dan sinonim. Untuk memudahkan konsultasi, kartu harus disimpan dalam urutan abjad sesuai dengan istilah utama pada kartu.

4. Memeriksa hubungan istilah yang terkait dengan memakai kartu

5. Hasil akhir thesaurus dengan cara melakukan pemeriksaan pada masing-masing fitur dari daftar.. Klasifikasi atau hubungan indikator lain harus diperiksa dan dicatat dalam bentuk terakhir mereka. Jika ada link yang diperlukan antara menampilkan dan daftar, beberapa notasi harus diperkenalkan. Semua list harus dikonversi ke format yang sesuai dengan basis data computer sehingga jelas dalam pengindeksan bahasa.

6. Revisi daftar. Daftar atau tesaurus tidak bisa statis. Harus diperbarui dan relatif mudah. Setiap perubahan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan disesuadikan dengan bahasa pengguna atau menjadi multi-bahasa.


16.8. Natural indexing languages

Bahasa itu berasal dari dokumen-dokumen yang masuk ke dalam sistem, apakah itu berupa abstrak, full text, sitasi (termasuk judul, terbitan berkala judul dan sebagainya) atau daftar yang terkendali atau tidak terkendali istilah indeks. Salah satu fitur unik bahasa alam pengindeksan adalah kurangnya kontrol kosakata. Hal inilah kekuatan dan kelemahan dari bahasa alami pengindeksan berasal dari karakteristik dasar. Pada sistem yang mutakhir tesaurus tidak lagi diterbitkan dalam format tercetak, tetapi juga sudah tersimpan dalam bentuk elektronik atau digital. Peragaan tesaurus dalam bentuk seperti ini perlu didesain dengan mengingat bahwa melihat atau membaca informasi pada layar berbeda dengan proses membaca teks pada halaman tercetak.

16.8.1 Stop-lists and go-list
Kebanyakan bahasa alami pengindeksan beroperasi dengan bantuan stop-lists. Go-list berguna untuk membuat entri indeks subjek. kan membuat indeks berguna isian di area subyek yang diindeks dengan memakai fasilitas computer yang dapat dicetak dan diperbaharui atau dimodifikasi. List kadang-kadang dikenal sebagai thesaurus, dan memang merupakan suatu bentuk tesaurus bahasa alamiah.

16.8.2 Attractions of natural language indexing
Bahasa pengindeksan dibagi menjadi dua kategori:
1. Faktor-faktor ekonomi
Dalam pencarian bahasa indeks alami memerlukan perangkat lunak. User harus terbiasa dengan fasilitas ini, dan karena itu perlu lebih banyak latihan untuk pengambilan informasi dalam basis data yang telah diindeks dengan bahasa pengindeksan yang terkontrol. Sebagai contoh, kemapuan dalam temu kembali informasi untuk mencari kata-kata indeks dengan controlled indexing language untuk pendekatan subyek tiap dokumen akan diwakili oleh satu entri subyek saja.

2. Faktor bahasa. Biasanya pengguna dalam penelusuran dokumen memakai bahasanya sendiri sehingga penelusuran tidak ditemukan, misalnya pencarian dokumen `Greenhouses'. Untuk menemukn Greenhouses terlebih dahulu ada subjek yang mewakilinya. Biasanya ada daftar istilah, daftar judul subjek atau thesaurus, yang bertindak sebagai daftar otoritas dalam mengidentifikasi istilah-istilah (Greenhouses) dari dokumen yang spesifik. Pencari ini diharapkan untuk berkonsultasi daftar dikontrol yang sama selama perumusan strategi pencarian. Dalam bahasa alami pengindeksan ini merupakan istilah indeks.

16.8.3 Penyusunan bahasa indeks dengan pendekatan particularly
1 Pencarian kata-kata unik atau frasa tertentu yang digunakan dalam bahan sumber. Contohnya nama merek dan nama perusahaan, ini akan bermasalah jika:
• Nama tersebut disingkat, misalnya DEC, Digital Equipment
• Nama perusahaan tanpa tanda hubung, misalnya Perkin Elmer, Perkin-Elmer
• Nama-nama merek yang terdiri dari kata-kata umum, misalnya Crest, Tube Investments, dan perusahaan yang dikenal oleh dua atau lebih nama, misalnya GPO, British Telecom.
Sebagian besar masalah ini dapat diatasi dengan penggunaan logika Boolean dan kontekstual.

2 Slogan, kutipan dan menangkap kalimat-kalimat, yang mungkin atau mungkin tidak akan diindeks dalam bahasa pengindeksan yang terkontrol, misalnya adopsi antar-ras.

3 Geographic names, ada beberapa yang bermasalah, dinataranya:
 Nama tempat yang berulang di beda daerah dan negara, misalnya Berlin di New Hampshire dan Jerman
 Nama tempat yang samar, misalnya Tyneside, The Peak District
 Berbeda tempat khusus, misalnya West Midlands, Birmingham, Midlands.

Untuk mengatasi masalah ini pengguna harus memahami geografi dan wilayah administrasi yang bersangkutan. Misalnya, ada judul: Mrs. Thatcher at Oxford hears of Second Falkland Crisis`, keputusan sulit: apakah mengambil Oxford, atau Falkland.

16.8.4 Bahasa alami pengindeksan yang mempunyai banyak masalah
Untuk mengatasi masalah ini dengan menggunakan basis data: pengindeksan.
1 Semantik, termasuk sinonim, kata varian bentuk, autonyms dan seterusnya. Pengguna harus mempertimbangkan semua kemungkinan yang ada.

2 Homographs, dan kata-kata mana makna tergantung pada konteks. Syarat dengan lebih dari satu makna, misalnya, intelligence, yang berarti baik secara individu dan kemampuan berpikir analitis atau informasi tentang musuh, harus diakui oleh pencari memiliki kemungkinan makna ganda. Logika kontekstual dapat membantu dalam penghapusan penggunaan yang tidak diinginkan homograph.

3 Mengelompokkan istilah ke dalam kategori. Tidak ada referensi silang dapat diharapkan. Pengambilan dokumen pada topik pencarian, tetapi menggunakan istilah untuk konsep yang lebih luas atau sempit, sangat bergantung pada kecerdikan pencari, dan hubungan tambahan yang pengindeks basis data mungkin ditambahkan untuk menghubungkan indeks istilah bahasa alami. Untuk mengutip contoh kecil, yang dipilih secara acak dari tiga puluh New York Times artikel yang berhubungan dengan kenaikan harga, indeks harga, kenaikan upah dan gaji, atau (US) Pemerintah Federal pengeluaran anggaran dan kebijakan, hanya tujuh item termasuk istilah `inflasi ', namun semua akan berhubungan dengan pencarian pada topik inflasi.

Bab 16 Bahan Bacaan

1. Aitchison, J. and Gilchrist, A., Thesaurus construction: a practical manual, Aslib: London, 1972.
2. Aitchison, J. et al., Thesaurofacet: a thesaurus and faceted classification for engineering and related subjects, English Electric Company: Whetstone, Leicester, 1979.
3. American National Standards Institute, American national standard guidelines for thesaurus structure, construction and use. ANSI Z 39.19, 1974.
4. Askew, C., Thesaurus of consumer terms, Consumers' Association:
London, International Organization of Consumer Unions: The Hague,
1979.
5. British Standards Institution, British Standard 5723: 1979. Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri, BSI: London, 1979.
6. British Standards Institution, BSI Root thesaurus, 2 vols. BSI: Hemel Hempstead, 1981.
7. Construction Industry Thesaurus, 2nd edition, compiled by the CIT Agency at the Polytechnic of the South Bank under the direction of M.J. Roberts, Department of the Environment, Property Services Agency: London, 1976.
8. English Electric Co. Ltd., Thesaurofacet, English Electric Company: Whetstone, Leics, 1969.
9. Engineers' Joint Council, Thesaurus of engineering and scientific terms, Engineers' Joint Council: New York, 1967.
10. Foskett, D.J., `Thesaurus' in: Encyclopaedia of Library and Information Science, vol 30, Marcel Dekker: New York, 1981.
11. Gilbert, V., `A list of thesauri and subject headings held in the Aslib library', Aslib Proceedings, 31(6), 1979, 264-274.
12. Gilchrist, A., The thesaurus in retrieval, Aslib: London, 1971.
13. Haykin, D.J., Subject headings: a practical guide, Government Printing Office: Washington, DC, 1951.
14. INSPEC thesaurus 1983, Institution of Electricial Engineers: London, 1983.
15. International Road Research Documentation Thesaurus (IRRD). OECD: Paris, 1972.
16. International Standards Organisation, International Standard 2788. Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri, ISO: Geneva, 1974.
17. Lancaster, F.W., Vocabulary control for information retrieval, Informa¬tion Resources Press: Washington, DC, 1972,
18. Library of Congress, Subject Cataloguing Division, Library of Congress subject headings, 9th edition, Library of Congress: Washington, DC, 1980. (With quarterly supplements accumulated annually. Also available in microform with the entire list cumulated quarterly.)
19. MacCafferty, M., Thesauri and thesaurus construction, Aslib: London, 1977. (Aslib bibliography no 7)
20. Medical Subject Headings (MeSH), National Library of Medicine: Bethesda, MD, Annual update.
21. Sears' List of Subject Headings, 12th edition, editor B.M. Westby, H.W. Wilson: New York, 1982.
22. Soergel, D, Indexing language and thesaurus construction and maintenance, Melville Publishing Co.: Los Angeles, 1974.
23. Subject headings for engineering, Engineering Index Inc.: New York, 1972.
24. Swatridge, C., A list of subject. headings for school and other libraries, School Library Association: London, 1981.
25. Thesaurus of ERIC descriptors, 7th edition, Macmillan Information: New York, 1977.
26. Thesaurus of metallurgical terms, 5th edition, American Society for Metals: Ohio Metals Society, London, 1981.
27. Townley, H.M. and Gee, R.D., Thesaurus-making: grow your own wordstock, Deutsch: London, 1980.
28. Viet, J., Macrothesaurus for information processing in the field of economic and social development, OECD: Paris, 1978.