Perpustakaan masa depan berorientasi pengguna

PERPUSTAKAAN MASA DEPAN
BERORIENTASI PENGGUNA

(Diambil Rangkuman dari 4 Makalah :
The Information Technology in public libraries »
just a tool, but what a powerful tool!,
21st Century Libraries; Changing Forms, Changing Futures,
Public Libraries in the Internet age: Indian scenario, dan
Implementing ICT in Public Libraries: Eindhoven, a Case Study)

Pendahuluan

Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa serta berbagai jasa lainnya. Peran dan tujuan dari perpustakaan adalah sebagai wahana untuk mencerdaskan bangsa supaya tercapai masyarakat yang terdidik. Keberadaan perpustakaan dapat diartikan juga sebagai pemenuhan kebutuhan yang diakui masyarakat, kebutuhan ini menentukan bentuk, tujuan, fungsi, program dan jasa perpustakaan. Dalam mengoptimalkan peran tersebut, pengorganisasian informasi perlu dilakukan untuk memudahkan pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, layanan yang dilakukan selalu berorientasi pada masyarakat, sebagai pengguna informasi. Kepuasan pengguna merupakan petunjuk utama bagi pelaksana pengorganisasian informasi.

Perpustakaan seperti kita ketahui adalah merupakan salah satu penyedia dan penyalur informasi yang fungsi dan peranannya cukup berarti di dunia informasi. Tantangan baru di dunia perpustakaan menjelang abad 21 yang banyak dikatakan sebagai abad informasi adalah penyaluran informasi menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer dengan cepat, tepat dan global. Salah satu solusi untuk menjawab tantangan tersebut adalah dengan membangun perpustakaan digital.

Perpustakaan digital adalah suatu perpustakaan yang menyimpan data baik itu buku (tulisan), gambar, suara dalam bentuk elektronik dan mendistribusikannya dengan menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer. Istillah perpustakaan digital atau digital library sendiri mengandung pengertian sama dengan electronic library dan virtual library. Sedangkan istilah yang sering digunakan dewasa ini adalah digital library, hal ini bisa kita lihat dengan adanya workshop, simposium, atau konferensi dengan memakai nama digital library.

Perpustakaan, dengan fungsinya sebagai penyedia informasi memiliki peranan yang besar dalam pemerataan pendidikan. Perpustakaan adalah salah satu komponen penting dalam menunjang terselenggaranya pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai hal itu, perpustakaan perlu menjalin kerjasama dan berbagai informasi antara satu dengan yang lainnya untuk memperluas jangkauan akses pengguna.

Selain itu, kerjasama pertukaran data dapat mengurangi waktu dan biaya untuk mencari bahan pustaka di perpustakaan yang tersebar secara geografis. Kerjasama pertukaran data dapat merintis inter library loan yang pada akhirnya dapat meningkatkan penetrasi dan kualitas ilmu pengetahuan dan budaya di masyarakat.

Dalam transformasinya di tengah kemajuan ilmu pengetahuan termasuk teknologi informasi dan komunikasi, perpustakaan harus mampu memberikan nilai tambah pada informasi melalui streamlining, ekspansi dan inovasi. Selain mempermudah dan memperluas akses, perpustakaan hendaknya mampu melakukan manajemen pengetahuan secara maksimal dan diharapkan lebih memfokuskan diri sebagai community information intermediary, yaitu institusi yang dapat memahami dan berempati terhadap komunitas pengguna, memiliki pemahaman yang mendalam terhadap dunia informasi dan organisasinya serta dengan aktif selalu mengembangkan dan meningkatkan mekanisme yang menghubungkan keduanya. Pemberdayaan perpustakaan dan pustakawan dalam paradigma baru harus disesuaikan dan ditingkatkan seiring dengan perubahan tuntutan pengguna, yaitu akses informasi secara lebih luas, cepat dan tepat.

Arti Perpustakaan

Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penimpanan dan/atau akses ke map, cetak atau hasil seni lainnya, mikrofilm, mikrofiche, tape audio, CD, LP, tape video dan DVD, dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet.

Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).

Peran Perpustakaan

Peran perpustakaan dimasyarakat dapat dilihat dalam beberapa point:

1. Merupakan sumber informasi, pendidikan, penelitian, preservasi khasanah budaya bangsa serta tempat rekreasi yang sehat, murah an bermanfaat.

2. Merupakan media atau jembatan yang berfungsi menghubungkan antara sumber infromasi dan ilmu pengetahuan yang terkandung di dalam koleksi perpustakaan dengan para pemakainya.

3. Sebagai sarana untuk menjalin dan mengembangkan komunikasi antar sesama pengguna serta antara penyelenggara dengan masyarakat.

4. Lembaga untuk mengembangkan minat baca dan budaya baca.

5. Sebagai fasilitator, mediator dan motivator bagi mereka yang ingin mencari, memenfaatkan dan megembangkan ilmu pengetahuan dan pengalamannya.

6. Sebagai lembaga pendidikan nonformal bagi penggunanya. Mereka dapat belajar secara otodidak, melakukan penelitian, menggali dan memanfaatkan sumber informasi dan ilmu pengetahuan.

7. Sebagai pembimbing dan media konsulatatif terkait dengan fungsi prpustakaan secara umum.

8. Sebagai ukuran/barometer atas kemajuan masyarakat yang bisa dilihat diantaranya dari intensitas kunjungan dan pemakaian perpustakaan.

Katalog dan Multimedia

Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.

Di negara-negara maju, koleksi perpustakaan selain kumpulan berbagai buku (seperti buku referensi maupun bacaan dan sejenisnya, majalah, surat kabar, pamflet/selebaran) ditambah dan dilengkapi lagi dengan media lain seperti slide, filmstrip, film-movie, rekaman (baik kaset, piringan hitam, vidiotape, CD, Disket, flashdisk) dan microfilm. Bahkan koleksi tersebut ditambah dan diperluas lagi dengan CTV (Cable Television), globe, peta, model, realita, alat-alat permainan. Dan yang paling mutakhir yang menjadi koleksi perpusakaan adalah penggunaan IT (Information of Technology) berupa internet yang mampu mengakses sumber informasi dari berbagai bangsa dan negara tanpa mengenal batas ruang dan waktu.

Perkembangan Perpustakaan dan Teknologi Informasi

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan, perkembangan ini didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan menggunakan teknologi informasi.

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan.

Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan computer (internet).

Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

ICT (Information Communication Technology) dan Perpustakaan

Di era informasi ini perpustakaan di India pada umumnya masih belum cukup memadai, tetapi dihadapkan kepada perlunya perpustakaan on-line. Perpustakaan perlu beralih dari perpustakaan tradisional menjadi perpustakaan modern yang lebih sering disebut dengan pusat sumber belajar atau Learning Resource Center, atau Electronic Resource Center. Bila dalam penyediaan perpustakaan tradisional, dihadapkan pada permasalahan bagaimana menyediakan dana untuk mendapatkan koleksi bermutu yang mencukupi, dan setiap saat supaya dapat dilakukan penyiangan dan perbaruan koleksi, dengan perpustakaan on-line dituntut untuk menyediakan biaya yang lebih besar. Dalam kondisi yang seperti ini, dibutuhkan jaringan internet ICT, bandwidth yang bagus, jumlah komputer yang cepat dalam jumlah yang mencukupi, dana yang cukup untuk dapat mengakses data base, dan juga SDM yang mencukupi untuk pemeliharaan peralatan yang canggih tersebut.

Tentunya perlu melatih para pustakawan dan membangun sistem pendidikan yang memberdayakan perpustakaan, dan mengintegrasikannya ke dalam kurikulum pendidikan. Di tempat-tempat terpencil yang mengalami kesulitan sambungan listrik, perlu juga disediakan sistem tenaga sinar matahari dan generator. Akses kepada internet tidak dapat dihindari bila pemerataan mutu pendidikan ingin diupayakan. Sebenarnya semakin terpencil suatu wilayah, semakin wilayah tersebut membutuhkan internet.

Sudah tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan bidang Information Communication Technology (ICT) telah mengubah cara hidup masyarakat dunia dalam menjalankan aktivitas sehari-hari tanpa sadar telah membawa dunia memasuki era baru globalisasi lebih cepat dari yang dibayangkan semula. Hasilnya, informasi instant dapat diterima dan diikuti masyarakat diberbagai penjuru dunia. Dan, dalam waktu yang tidak terlalu lama, perubahan-perubahan yang terjadi ditingkat global mempengaruhi masyarakat tersebut.

ICT dan perpustakaan on-line itu sudah bukan lagi menjadi hal yang luar biasa di negara maju. Di negara yang sedang berkembang ICT masih merupakan sebuah kemewahan yang hanya dapat dinikmati oleh masyarakat perkotaan, dan hanya terbatas kepada mereka yang peduli dan memiliki dana lebih. Sebenarnya bukan ICT saja yang menjadi kelangkaan di negara berkembang; infrastruktur yang prima dan yang dianggap mendasar di negara maju seperti air bersih, listrik dan transportasi

juga masih belum dinikmati dengan mencukupi dan merata. Namun, diharapkan dengan berinvestasi pada ICT, masyarakat mendapatkan kesempatan belajar yang lebih merata, sehingga mereka dapat menyelesaikan sendiri persoalan hidupnya melalui membaca dan belajar sepanjang hayat.

Sebagai gambaran tentang apa yang telah terjadi di negara maju, generasi yang sedang bersekolah sekarang adalah Generasi Net atau Generasi Digital. Generasi ini sudah semakin tidak membutuhkan perpustakaan fisik, dan mereka hanya mengandalkan internet. Menurut survei di Thomas and Dorothy Leavey Library at the University of Southern California (USC), Amerika Serikat, 73 persen mahasiswa sudah tidak lagi ke perpustakaan, karena mereka sudah terhubung oleh internet dan perpustakaan on-line. Hanya tinggal 36% mahasiswa S1 meminjam buku, 12% datang ke perpustakaan untuk menggunaan jurnal cetakan, dan 61% dari pengunjung perpustakaan hanya datang untuk menggunaan komputer yang disediakan. Bila mahasiswa ditanya perbaikan apa yang mereka butuhkan dari perpustakaan, mereka hanya meminta untuk disediakan lebih banyak komputer.

Prilaku Informasi di Masa Depan

Perubahan yang mahabesar sedang terjadi di dunia informasi. Perubahan ini mentransformasikan pengajaran, pembelajaran, komunikasi ilmiah, dan peran perpustakaan ‘tradisional’ sebagai penyedia jasa layanan penunjang penelitian. Banyak dari perubahan tersebut disebabkan oleh perkembangan teknologi dan semakin berlimpahnya isi (content) elektronik berkat penerbitan elektronik, proyek digitalisasi besar-besaran, dan Internet. Volume informasi berupa full text yang dapat ditelusuri, dilihat-lihat dan dicetak sambil duduk dengan nyaman di perpustakaan sudah tak terbayangkan besarnya. Begitu pula pilihan yang tersedia: pengguna perpustakaan telah berubah menjadi konsumen informasi yang dalam sekejap dapat beralih dari mesin pencari komersial, ke situs jejaring sosial, wiki, daftar link ke situs terpilih dan jasa elektronik yang disediakan oleh perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi para pengguna.

Tantangan yang dihadapi perpustakaan riset (research libraries) dalam lingkungan digital sungguh besar sekali. Sebagai pemilik dan pengelola koleksi bahan tercetak perpustakaan ini harus mengubah falsafah dasarnya. Koleksi buku yang besar tampaknya mulai semakin mubazir ketika pengguna berpaling dari perpustakaan sebagai suatu ruang fisik. Perpustakaan riset terpaksa menyesuaikan diri dengan suatu realitas baru, yaitu keharusan berkompetisi untuk mendapatkan perhatian dari kelompok-kelompok pengguna, khususnya pengguna muda, yang menghendaki content yang dinamis, interaktif dan bisa diberi sentuhan pribadi, content yang bisa diambil tanpa datang keperpustakaan.

Perpustakaan Digital

Menurut DIGLIB, Perpustakaan digital adalah organisasi yang melakukan kegiatan memilih, mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan koleksi digital dengan tujuan untuk melestarikan, menjaga, dan terutama mendistribusikan kepada pengguna sehingga pengguna secara mudah, tepat dan luas dapat mengakses ke dalam data dan sumber informasi digital tersebut sehingga mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Selain itu organisasi juga membuat dan merancang jaringan dan kerjasama dengan memanfaatkan infrastruktur yang mendukung sehingga terjadi proses knowledge-sharing yang lebih baik, cepat, tepat, dan luas.

Sebagian besar proyek penelitian perpustakaan digital menggunakan www (World Wide Web) yang terhubung dalam jaringan Internet sebagai media utama penyaluran informasi. Hal ini disebabkan karena pengaksesan www yang mudah dan usernya sangat banyak tersebar diseluruh dunia. Disamping itu www mempunyai kelebihan antara lain didukung berbagai macam protokol komunikasi (HTTP, FTP, Gopher, dll), pemakaian HTML sebagai markup language standar dan kelebihan dibidang GUI (Graphical User Interface).

Perpustakaan digital dilihat dari jenis bisa dibagi dua, Full Text dan Page Image, yang masing-masing memiliki kelebihan sebagai berikut :

1. Full Text
• Pemrosesan dan manipulasi data lebih mudah.
• Ukuran data lebih kecil.
• Data terformat dalam SGML (Standard Generalized Markup Language).

2. Page Image
• Sesuai untuk sistem browsing.
• Tidak memerlukan font karena berupa image.
• Tidak memerlukan biaya besar dalam pembuatan (low cost).


Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan Berdasar Business Process di Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan yang kita kembangkan harus berdasarkan kepada proses bisnis (business process) sebenarnya yang ada di perpustakaan kita. Prosentase kegagalan implementasi suatu sistem dikarenakan sistem dikembangkan bukan berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang ada di organisasi yang akan menggunakan sistem tersebut.

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari system pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan.

Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet. Berikut adalah salah satu contoh sistem otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan, penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh sistem yang ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan lebih lanjut.

Perpustakaan Masa Depan

Perpustakaan bukan lagi sekedar sebuah gedung melainkan sebagai pusat layanan informasi, walaupun sebuah gedung baru merupakan suatu cara yang tepat untuk menyampaikan pesan pelayanan informasi baru dari sebuah perpustakaan. Gambaran kemodernan perpustakaan seutuhnya tidak dapat dinilai hanya dari fisik bangunan melainkan dari perkembangan layanan informasi perpustakaan tersebut. Perpustakaan tradisional hanya memberi pelayanan informasi tradisional kini perpustakaan modern mengarah kepada pelayanan informasi non-tradisional seperti pelayanan pendidikan, budaya, komersil, olahraga, rekreasi, hiburan dan lain-lain.

Contoh Perpustakaan masa depan diantaranya adalah :

1. The New Civic Landmark

Gambaran perpustakaan sebagai the new city landmark ini memiliki koleksi arsip dan referensi yang lengkap tentang arsip sejarah lokal, memiliki koleksi buku dan audio-visual, ruang rapat yang besar untuk acara-acara tertentu, coffe bar, ruang baca home-from home dan ruang akses komputer yang luas. Perpustakaan ini merupakan bangunan utama suatu kota yang banyak dikunjungi oleh orang dan perpustakaan ini berlokasi di tengah alun-alun. Perpustakaan yang dianggap paling memenuhi persyaratan ini adalah Peckham Library di London.


2. The Retail Model

Perpustakaan ini berada pada pusat perbelanjaan (retail) dan perkantoran karena gaya hidup masyarakat yang cenderung memilih untuk membeli buku, CD, DVD dan bahkan dalam mengakses internet. Perpustakaan ini tetap memberikan layanan peminjaman koleksi buku, pendidikan dan hiburan serta penelusuran informasi. Konsep perpustakaan ini juga seperti toko dengan kaca sebagai pintu depan dimana bagian dalam perpustakaan dapat dilihat dari luar.

3. The Young People’s Library

Target dari perpustakaan ini adalah anak-anak dan remaja dengan menyediakan pelayanan pembelajaran bagi anak-anak, seperti: story-telling, toy library, coffee-lounge, ruang belajar individu dan kelompok, menonton video, serta ruang diskusi tugas. Design luar perpustakaan ini dirancang semenarik mungkin untuk menarik perhatian begitu juga bagian dalamnya, karena perpustakaan ini melayani kelompok usia dini. Lokasi perpustakaan ini berada dekat dengan fasilitas publik lainnya seperti sekolah.

4. The Neighborhood Lifelong Learning Centre

Perpustakaan ini lebih mengarah kepada tempat persinggahan bagi pensiunan, orang-orang yang bekerja di rumah dan yang mengurus anak. Memberi pelayanan berupa buku-buku tetapi dalam jumlah yang terbatas namun ada akses online koleksi perpustakaan. Perpustakaan ini merupakan cabang dari perpustakaan pusat dengan fasilitas ruang rapat, toko bahkan gereja. Perpustakaan yang dianggap paling memenuhi persyaratan ini adalah The Millenium Library di Norwich.

5. The Themed Library or Joint Venture

Perpustakaan ini bekerja sama dengan pihak-pihak luar seperti kesehatan, sekolah, pelayanan sosial, museum atau keagamaan. Jadi targetnya sesuai dengan pihak yang bekerja sama dengan perpustakan itu. Salah satu contoh perpustakaan ini adalah March Library yang bekerja sama dengan temapat kursus.

6. The Mobile Library or POD

Perpustakaan ini melayani dimana-mana seperti di angkutan umum, di bandara atau di acara-acara khusus dengan bantuan kendaraan yang dapat menampung pengunjung dalam jumlah banyak.

7. The Online Library

Perpustakaan ini berbasis website, menyediakan akses catalog, arsip dan buku-buku baru perpustakaan. Dalam layanannya bekerja sama dengan call centre yang memberikan informasi perpustakaan terdekat dengan user. Perpustakaan ini bekerja sama dengan perpustakaan-perpustakaan yang ada di suatu daerah.

8. Perpustakaan umum menjadi gambaran (icon) daerah

Perpustakaan ini memiliki bangunan yang menjadi gambaran atau jantung daerah tersebut. Menjadi icon daerah berarti menjadi tempat pilihan utama bagi masyarakat setempat dan menjadi objek wisata bagi masyarakat pendatang (turis). Perpustakaan ini menjadi pusat hampir semua aktifitas yang dilakukan masyarakat. Perpustakaan ini memiliki akses internet, ruang multimedia, ruang rapat, auditorium, ruang kebudayaan, ruang diskusi, ruang belajar/baca, tempat bermain anak-anak, toy library, café-lounge, menyediakan fasilitas pendidikan, pelatihan, olah raga, kesehatan, rekreasi dan lain-lain.

Kelengkapan fasilitas perpustakaan inilah yang menjadi daya tarik bagi masyarakat setempat untuk melakukan segala aktifitasnya di perpustakaan dengan kata lain menjadikan perpustakaan sebagai rumah kedua.

9. Perpustakaan umum daerah menjadi library industry

Menjadi library industry berarti menjadi tempat para investor menanamkan modal. Tidak jauh berbeda dengan kelengkapan yang dimiliki oleh perpustakaan sebagai icon daerah, namun investor mendapat tempat khusus dalam pengembangan koleksi, fasilitas, teknologi dan pelayanan perpustakaan. Perpustakaan daerah ini tidak lagi mengandalkan dana dari pemerintah seutuhnya dalam pengadaan fasilitas dan teknologi namun dari investor yang menjalin kerja sama dengan perpustakaan.

Fasilitas, teknologi dan koleksi perpustakaan diperoleh dari hasil kerja sama dengan pihak tertentu yang menguntungkan kedua belah pihak. Bagi perpustakaan, perpustakaan memiliki fasilitas, teknologi dan koleksi tanpa harus mengeluarkan dana besar sedangkan bagi rekanan perpustakaan sebagai media promosi.

Perpustakaan lebih mengarah kepada bangunan milik pemerintah yang beberapa ruangnya disewakan kepada pihak swasta, sehingga terjadi inovasi-inovasi baru dalam perpustakaan. Pelayanan publik dengan money oriented mengalami pertumbuhan yang pesat karena memiliki standard dan daya saing yang tinggi. Digabungnya pelayanan publik dengan money oriented dan non-money oriented (perpustakaan) akan memaksa perpustakaan untuk melakukan inovasi-inovasi yang menarik pengunjung datang ke perpustakaan.

Library Industry menjadi sumber pemasukan bagi pemerintah daerah tanpa mengurangi peran pemerintah dan kewenangan pemerintah, dalam arti rekanan perpustakaan yang berada di gedung perpustakaan hanya sebagai penyewa dan bukan pengambil keputusan di perpustakaan.

10. Perpustakaan umum menjadi centre of culture

Perpustakaan memiliki ruang khusus yang menggambarkan sejarah daerah dan kebudayaannya. Perpustakaan ini menjadi objek wisata dan pusat penelitian tentang budaya lokal daerah. Selain memiliki koleksi umum, koleksi tentang kebudayaan lokal adalah koleksi unggulannya. Oleh karena itu, perpustakaan ini memiliki nilai etnik yang tinggi dari fisik hingga jenis pelayanannya.

Walaupun bernuansa etnik, perpustakaan ini tetap berbasis teknologi informasi dengan menyediakan akses internet, ruang multimedia, ruang seminar, ruang diskusi, ruang kursus bahasa (daerah dan internasional), café yang menyediakan makanan khas sebagai menu spesial dan fasilitas penunjang lain untuk pelayanan pengunjung lokal dan mancanegara.

Nuansa etnik tidak hanya ada pada bangunan, koleksi dan makanan tetapi staff perpustakaan juga menggunakan pakaian adat yang disesuaikan dengan lingkungan kerja dalam melayani pekerjaan. Sehingga perpustakaan ini memiliki nilai keunikan tersendiri.

Perpustakaan sebagai pusat kebudayaan lokal bernuansa etnik menjadi daya tarik yang kuat bagi suatu daerah mengingat perkembangan perpustakaan di luar negara kita telah mengalami perkembangan yang sangat sulit untuk dikejar, apalagi Indonesia memiliki beragam budaya yang dapat dikembangkan dan dilestarikan melalui perpustakaan sebagai pusat kebudayaan lokal.

Pemberdayaan Perpustakaan dan Pustakawan

Semakin pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan semakin beragamnya teknologi canggih membawa perubahan pula pada masyarakat dan individu. Perubahan tersebut pada akhirnya akan mempengaruhi pula pada tuntunan terhadap kondisi keberadaan perpustakaan. Indikator perpustakaan ideal yang dulu diukur dari jumlah koleksi yang banyak dan gedung yang besar, sekarang sudah berubah menjadi sejauh apa perpustakaan mampu memenuhi kebutuhan komunitas pemakainya, antara lain: belajar, pemenuhan kebutuhan informasi, rekreasi, pendidikan, penelitian, interaksi dengan orang lain, fasilitas untuk berbagi pengetahuan dan kebutuhan untuk melakukan inovasi dan kreatifitas.

Perpustakaan saat ini dituntut mampu berubah mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perkembangan Teknologi Informasi (TI) telah banyak mengubah karakter sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, berinteraksi dengan orang lain, berkompetisi, dan lain-lain. Pada akhirnya semua itu berujung pada tuntutan pemakai agar perpustakaan tidak hanya sekedar tempat mencari buku atau membaca majalah, tetapi menjadi semacam one-stop station bagi mereka, yaitu suatu lingkungan dimana pengguna bisa:

• Berinteraksi dengan orang lain.
• Mencari informasi yang dibutuhkan.
• Berbagi pengetahuan
• Merasa termotivasi untuk melakukan inovasi dan kreatifitas.

1. Pemberdayaan Perpustakaan

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi atau information and comunication technology (ICT) telah membawa perubahan dalam berbagai sektor, termasuk dunia perpustakaan. Jika dulu pemakai perpustakaan sudah puas dengan layanan baca di tempat dan peminjaman buku perpustakaan saja, saat ini layanan perpustakaan tidak cukup lagi hanya dua macam layanan tersebut. Pemakai perpustakaan sekarang sudah menuntut jenis-jenis layanan lain, seperti layanan informasi terbaru (current awareness services), layanan informasi terseleksi (selective dissemination of information), layanan penelusuran secara online, layanan penelusuran dengan CD-ROM, dan lain-lain. Selain tuntutan terhadap jumlah layanan yang makin banyak, mutu layanan pun dituntut lebih baik. Dalam rangka peningkatan mutu dan jumlah layanan inilah, peran teknologi informasi dan komunikasi sangat dibutuhkan. Dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi, kita dapat melakukan layanan yang cepat dengan jangkauan layanan yang lebih luas serta mutu yang lebih baik.

Perkembangan dari penerapan teknologi informasi dan komunikas dapat diukur dengan telah diterapkannya/digunakannya sebagai sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan dan perpustakaan digital (digital library). Sistem informasi manajemen (SIM) perpustakaan merupakan pengintegrasian antara bidang pekerjaan aministrasi, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, pengolahan, sirkulasi, statistik, pengelolaan anggota perpustakaan, dan lain-lain. Sistem ini sering dikenal juga dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan. Dengan penerapan SIM ini secara langsung merubah paradigma layanan perpustakaan. Layanan perpustakaan yang dulunya off-line berubah menjadi on-line. Di sini Perpustakaan harus mampu merancang layanan perpustakan yang memungkinkan akses terhadap sumber-sumber informasi (information resources). Hal ini mengisyaratkan bahwa pemanfaatan perpustakaan tidak lagi bergantung pada visitasi pemakai perpustakaan atau bertumpu pada kunjungan secara fisik semata, tetapi pemanfaatannya dapat dilakukan setiap saat dan dari berbagai tempat dimanapun pengguna berada.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memberdayakan perpustakaan sebagai upaya meningkatkan layanan perpustakaan berorientasi pengguna, yaitu:

a) Gedung perpustakaan yang menarik dan mudah dijangkau

Gedung perpustakaan sebaiknya didesain dengan menarik dan lokasi perpustakaan mudah diakses oleh masyarakat. Gedung perpustakaan perlu dilengkapi dengan ruang belajar bagi pengunjung, ruang multi media, ruang diskusi dan cafe atau tempat istirahat.

b) Sarana dan prasarana pendukung layanan perpustakaan

Perpustakaan perlu menyediakan sarana dan prasarana yang mendukung pelayanan pengguna. Pengelola perpustakaan perlu memikirkan untuk menyediakan fasilitas yang membuat pengunjung merasa nyaman berada di perpustakaan, seperti menyediakan kursi dan meja yang cukup baik, penyejuk ruangan atau AC, dan sarana penelusuran koleksi/informasi dalam jumlah dan mutu yang baik.

Pemanfaatan TI saat ini menjadi kewajiban hampir dibanyak perpustakaan. TI membantu perpustakaan memperbaiki kualitas dan jenis layanan. Minimal saat ini sebuah perpustakaan harus mempunyai:

1) Jaringan lokal (Local Area Network) berbasis TCP/IP.

Keuntungan TCP/IP adalah banyaknya aplikasi (misalnya: www) yang berjalan pada infrastruktur tersebut.

2) Akses ke Internet.
Minimal harus ada akses ke internet untuk pustakawan agar mudah mengakses informasi eksternal perpustakaan.

3) Komputer buat pustakawan dan pemakai perpustakaan.
Harus ada komputer untuk server yang akan memberikan layanan kepada pemakai, komputer untuk pustakawan bekerja dan komputer untuk pemakai agar bisa menggunakan layanan perpustakaan.

c) Menyediakan koleksi dalam multi format

Perpustakaan perlu menyediakan koleksi baik dalam bentuk tercetak, bahan-bahan multimedia, digital, hypertext, termasuk juga pertemuan dan diskusi formal dan non formal, lengkap dengan alat untuk memutar/mendengarkan koleksi multimedia tersebut

d) Menyediakan koleksi dalam multi format

Perpustakaan perlu menyediakan koleksi baik dalam bentuk tercetak, bahan-bahan multimedia, digital, hypertext, termasuk juga pertemuan dan diskusi formal dan non formal, lengkap dengan alat untuk memutar/mendengarkan koleksi multimedia tersebut.



e) Adding value

Pustakawan menyediakan akses hanya ke sumber-sumber yang dapat dipercaya kualitasnya. Caranya dengan membuat portal atau pintu masuk ke sumber-sumber yang telah terseleksi misalnya Virtual libraries subject-based gateways.

f) Adanya fasilitas digital dan internet

Fasilitas digital dan internet memungkinkan pengguna perpustakaan dapat memanfaatkan informasi yang dimiliki perpustakaan tanpa mengenal waktu dan jarak. Homepage perpustakaan dapat menyajikan data bibliografis dan abstrak dari jurnal-jurnal penelitian (kalau memungkinkan dalam bentuk full text), pendidikan pemakai, berita-berita perpustakaan, informasi lokal (universitas, kota), pameran online, media komunikasi dengan pengguna (saran dan kritik), hubungan dengan situs lain, dan sebagainya.

g) Hot Spot

Hot Spot berarti menyediakan layanan internet bebas untuk suatu lingkungan yang terbatas, sebagai contoh di sekitar gedung perpustakaan. Dengan memiliki hot spot perpustakaan menyediakan jasa penelusuran internet yang dapat diakses oleh pengguna dari Laptop/Note Book yang biasa dibawa oleh pengguna, dengan syarat memiliki LAN Card Wireless.

h) Menjalin kerja sama dengan perpustakaan lain

Kerja sama antar perpustakaan perlu dilakukan karena tidak satu pun perpustakaan yang dapat berdiri sendiri dalam arti informasi/koleksinya mampu memenuhi kebutuhan informasi penggunanya, sehingga jawaban ”informasi yang Anda cari tidak ada di perpustakaan kami” tidak akan berlaku lagi. Setidaknya pustakawan dapat memberi alternatif artikel atau menunjukkan dimana artikel tersebut dapat diperoleh.

i) Waktu layanan perpustakaan berorientasi masyarakat

Kepadatan dan kesibukan kegiatan masyarakat seperti sekolah, bekerja, berusaha, dan lain sebagainya, ikut berpengaruh terhadap pemanfaatan perpustakaan, ditambah dengan waktu layanan perpustakaan yang sama dengan jam kantor dan sekolah masyarakat, sehingga dapat menghambat masyarakat yang hendak berkunjung ke perpustakaan. Oleh sebab itu waktu layanan perpustakaan perlu disesuaikan dengan waktu renggang masyarakat, kalau perlu hari libur pun perpustakaan tetap membuka layanannya.

Layanan di perpustakaan ideal nya dapat lebih memikat, bersahabat, cepat, dan akurat, ini berarti orientasi pelayanan perpustakaan harus didasarkan pada kebutuhan pengguna, antisipasi perkembangan teknologi informasi dan pelayanan yang ramah, dengan kata lain menempatkan pengguna sebagai salah satu faktor penting yang mempengaruhi kebijakan pada suatu perpustakaan, kesan kaku pelayanan diperpustakaan harus dieliminir sehingga perpustakaan berkesan lebih manusiawi.

2. Pemberdayaan Pustakawan

Dalam menghadapi tuntunan kebutuhan pengguna perpustakaan yang semakin tinggi dan beraneka ragam, maka perpustakaan perlu mempersiapkan pustakawan yang profesional. Jika pustakawan ingin disebut profesional, maka pustakawan perlu memiliki ”skill”, ”knowledge”, kemampuan (ability), serta kedewasaan psikologis. Namun dalam prakteknya sampai sejauh ini pustakawan Indonesia belum bisa dikatakan mampu untuk menjadi profesional (ideal pun belum) bahkan masih sangat jauh dari konsep ideal. Sebagai pustakawan profesional, kita perlu mengikuti perkembangan dan informasi mutakhir dalam bidang Pusdokinfo.

Perkembangan TI mengakibatkan semua bidang pekerjaan perpustakaan tidak ada lagi yang tidak mendapat sentuhan ”keajaiban” TI. Keilmuan perpustakaan pun saat ini dituntut mampu mengikuti perubahan sosial pemakainya. Perubahan dalam kebutuhan informasi, perubahan dalam berinteraksi dengan orang lain, dan dalam berkompetisi. Pustakawan perlu menyadari bahwa perlu ditumbuhkan suatu jenis kepustakawanan dengan paradigma-paradigma baru yang mampu menjawab tantangan media elektronik tanpa meninggalkan kepustakawanan konvensional yang memang masih dibutuhkan (hybrid library). Hanya dengan sumber daya manusia (SDM) dalam hal ini tenaga pengelola perpustakaan dan tenaga fungsional pustakawan yang berkualitaslah (melalui keilmuannya) kita bisa membangun paradigma kepustakawanan Indonesia.

Oleh karena itu profil pustakawan diharapkan :

a) Berorientasi kepada kebutuhan pengguna
b) Mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik
c) Mempunyai kemampuan teknis perpustakaan yang tinggi
d) Mempunyai kemampuan pengembangan secara teknis dan prosedur kerja
e) Mempunyai kemampuan dalam memanfaatkan kemajuan teknologi informasi, antara lain:

1) Kemampuan dalam penggunaan komputer (computer literacy)

2) Kemampuan dalam menguasai basis data (database)
3) Kemampuan dalam penguasaan peralatan TI (tools and technological skill)
4) Kemampuan dalam penguasaan teknologi jaringan (computer networks)
5) Kemampuan dalam penguasaan internet dan intranet
f) Kemampuan berbahasa asing yang memadai terutama bahasa Inggris
g) Mempunyai kemampuan melaksanakan penelitian di bidang perpustakaan.

Selain memiliki kemampuan seperti yang disebutkan diatas, pustakawan juga dituntut untuk dapat memberikan pelayanan prima kepada penggunanya. Pelayanan prima yaitu suatu sikap atau cara pustakawan dalam melayani penggunanya dengan prinsip layanan berbasis pengguna (people based service) dan layanan unggul (service excellence). Tujuan dari service excellence adalah :

a) Memuaskan pengguna;
b) Meningkatkan loyalitas pengguna;
c) Meningkatkan penjualan produk dan jasa;
d) Meningkatkan jumlah pengguna.

Profesi pustakawan dituntut untuk mampu bersikap lebih terbuka, suka kerja keras, suka melayani, mengutamakan pengabdian serta aspek-aspek kepribadian dan perilaku. Dalam mengantisipasi masa mendatang, pustakawan hendaknya selalu tanggap terhadap perkembangan teknologi informasi, mengenal seluk beluk manajemen, menguasai cara-cara penyediaan informasi, dan memahami sumber-sumber informasi, serta mengetahui sistem jaringan informasi.

Penutup

Sekarang bukan jamannya lagi mencari-cari buku dari katalog kusam di perpustakaan. Peran Teknologi Informasi (TI) telah banyak digunakan untuk memudahkan para pengguna perpustakaan menemukan buku favoritnya. Dengan hanya mengetik judul buku atau nama pengarang pada layar komputer, informasi mengenai posisi serta keberadaan buku yang kita cari pun akan segera tersaji di layar komputer.

Idealnya, setiap perpustakaan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi untuk mendukung pengelolaan koleksi perpustakaan dan kenyamanan pengguna perpustakaan sehingga perpustakaan bias dijadikan selain tempat pembelajaran juga dapat dijadikan tempat rekreasi bagi pengguna.

Untuk meningkatkan nilainya, perpustakaan harus memfasilitasi dan berpartisipasi pasif maupun aktif dalam manajemen pengetahuan penggunanya. Caranya yaitu dengan melakukan kegiatan dan meyediakan fasilitas yang memudahkan terjadinya keseluruhan proses pengetahuan, misalnya menstimulasi terjadinya diskusi di perpustakaan maupun di milis, merangkum dan membuat resensi diskusi-diskusi tersebut; membantu pengguna untuk melakukan e-publishing, sharing, menyiapkan publikasi dalam berbagai format (misalnya, menyajikan hasil penelitian dalam bentuk film), mengelola file-file elektroniknya; dsb.

Daftar Pustaka

The Information Technology in public libraries» just a tool, but what a powerful tool!

21st Century Libraries; Changing Forms, Changing Futures

Public Libraries in the Internet age: Indian scenario

Implementing Knowledge Management in Academic Libraries: A Pragmatic Approach).

Menganalisis Makalah Implementing Knowledge Management in Academic Libraries

MENGANALISIS MAKALAH

IMPLEMENTING KNOWLEDGE MANAGEMENT IN ACADEMIC LIBRARIES:

A PRAGMATIC APPROACH,

KNOWLEDGE MANAGEMNET AND ROLE OF LIBRARIES,

KNOWLEDGE MANAGEMENT IN LIBRARIES IN THE 21TH CENTURY

Abstrak

Kebutuhan akan informasi dalam era globalisasi semakin tinggi, diperlukan suatu terobosan yang dapat memudahkan perolehan informasi. Seiring dengan hal itu, berbagai metode dilakukan untuk mengembangkan pengetahuan dan informasi bagi masyarakat, salah satunya dengan model Knowledge Management, yang mengikutsertakan teknologi informasi di dalam pengolahan pengetahuan. Dalam dunia pendidikan, perpustakaan merupakan tambang sumber segala informasi, untuk itu di dalam perpustakaan perlu adanya suatu sistem informasi yang memudahkan bagi pengguna (terutama mahasiswa dan dosen) untuk mendapatkan referensi pengetahuan selengkap mungkin, akurat, dan cepat. Knowledge management diperlukan peranannya dalam pengembangan sistem informasi perpustakaan tersebut untuk menciptakan, menangkap, dan menggunakan kembali pengetahuan untuk mencapai tujuan. Dalam kasus ini, peran knowledge management di dalam perpustakaan dalam mengembangkan sistem informasi perpustakaan agar menunjang kegiatan pengembangan sumber daya manusia yang dapat mengikuti perkembangan teknologi dan tuntutan akan pengetahuan terkini.

Kata kunci : knowledge management, sistem informasi perpustakaan, perpustakaan

Pendahuluan

Perpustakaan adalah tempat paling penting dalam sebuah perguruan tinggi, bisa dikatakan bahwa perpustakaan adalah tambang dari keseluruhan pengetahuan. Hampir semua aktivitas kegiatan belajar mengajar dalam perguruan tinggi sangat bergantung pada perpustakaan. Fungsi perpustakaan terus berkembang tidak hanya sebagai tempat peminjaman buku, namun juga sebagai tempat yang dapat digali informasinya dari berbagai media, terutama media internet. Sumber-sumber noncetak seperti jurnal elektronik, database yang dapat diakses melalu media web. Kebutuhan terhadap informasi tersebut membutuhkan suatu dukungan teknologi informasi yang dapat membantu universitas menempatkan berbagai referensi pengetahuan bagi mahasiswa dan dosen untuk mendapatkan tambahan pengetahuan yang berkualitas. Di era globalisasi ini, pemanfaatan teknologi informasi dalam bidang pendidikan sangat penting, terutama untuk mengembangkan suatu sistem pendidikan yang bermutu, salah satunya dengan model Knowledge management yang memungkinkan pengolahan pengetahuan lebih bermutu dan terjamin serta mampu mendukung sistem pendidikan keseluruhan. Dengan knowledge management dalam perpustakaan tentunya dapat membantu dalam mengumpulkan, mengidentifikasi pengetahuan yang potensial, dan mengelola keseluruhan pengetahuan yang berpotensi bagi kemajuan kualitas sumber daya manusia dalam perpustakaan. Pemanfaatan knowledge management dalam sistem informasi perpustakaan akan menguntungkan bagi universitas untuk mengembangkan suatu jaringan perpustakaan yang dapat menyediakan akses informasi dan pengetahuan 24 jam/7 hari seminggu, dapat diakses kapan saja, dan di mana saja, atau dengan kata lain sistem informasi perpustakaan dapat menawarkan layanan perpustakaan yang menembus ruang dan waktu.

Knowledge management pada mulanya diterapkan dalam dunia bisnis yang dapat membantu komunikasi dari top manajemen hingga ke bagian operasional untuk memperbaiki proses kerja, dan seiring dengan kecepatan perolehan informasi, knowledge management diterapkan pula pada bidang pendidikan (dalam cakupan perpustakaan) sebagai media penyebaran informasi secara tidak terbatas. Kebutuhan informasi dan pengetahuan yang terkait dengan kebutuhan masing-masing mahasiswa sesuai dengan bidang ilmu yang ditekuni berkembang sebagai akibat dari globalisasi yang mendorong munculnya internet sebagai jendela informasi dan pengetahuan yang menembus ruang dan waktu.

Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.

Munculnya Knowledge Management

Sejak awal tahun 90-an para pakar seperti Alvin Toffler (1990), Robert Reich (1991), James Brian Quinn (1992), dan Peter Drucker (1993) menekankan tentang pentingnya pengetahuan (knowledge) dalam masyarakat dan perekonomian (society and economy) di akhir abad ke-20 dan pada abad ke-21. Menurut Drucker, di era ‘knowledge society’, pengetahuan bukan semata sebagai salah satu sumberdaya (a resource) bersama faktor-faktor produksi tradisional lain seperti buruh, tanah, dan modal, melainkan satu-satunya sumber daya (the only resource).

Knowledge Management

Menurut Garner Group (Koina, 2004), manajemen pengetahuan adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Selanjutnya disebutkan bahwa informasi yang dimaksud meliputi database, dokumen, kebijakan, dan prosedur dan juga keahlian dan pengalaman yang sebelumnya tidak terartikulasi yang terdapat pada pekerja perorangan.

Dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo, (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah sebagai berikut:

1. Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe);

2. Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit);

3. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut;

Bersamaan dengan hal itu beberapa konsep knowledge management dapat mendasari suatu institusi pendidikan menerapkan suatu perpustakaan berbasis knowledge management, antara lain:

1. Knowledge management merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan.

2. Knowledge management membantu organisasi untuk mengelola kemampuan tiap individu untuk sharing knowledge.

3. Organisasi harus mampu mengintegrasi, me-manage knowledge dan informasi terhadap lingkungan secara efektif.

Seperti diungkap di atas, Knowledge management lahir dari persoalan daya saing dan inovasi yang sedang dihadapi organisasi atau perusahaan disebabkan terjadinya perubahan paradigma bisnis yang telah menempatkan pengetahuan sebagai isu sentral kinerja organisasi. Di era ini, daya saing (competitiveness) ditentukan oleh sejauh mana perusahaan memiliki kemampuan inovasi terus-menerus (Porter, 1990; Nonaka & Takeuchi, 1995). Dimana kemampuan inovasi (innovativeness) ditentukan oleh seberapa besar organisasi itu memiliki cadangan pengetahuan, kemampuan belajar, dan seberapa intensif mau melakukan innovative activities.

Pengetahuan dapat dibagi 2 yang sebaiknya dimiliki oleh perpustakaan yakni berupa :

1. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.

2. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain.

Tentunya kedua pengetahuan tersebut sama-sama bermanfaat bagi kebutuhan mahasiswa. Pengelolaan knowledge explicit lebih mudah dikarenakan sudah tercetak, dalam bentuk buku, jurnal, makalah, skripsi, maupun bentuk karya ilmiah tertulis, yang memudahkan bagi pihak pengguna perpustakaan untuk mendapatkan referensi informasi yang dibutuhkan. Sedangkan untuk pengelolaan tacit knowledge sangat sulit, karena beberapa hal seperti beberapa orang enggan untuk melakukan sharing knowledge kepada orang lain, alasannya cukup mudah bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang adalah kekuatan bagi orang tersebut, bila harus dilakukan sharing, hal tersebut sangat sulit, kecuali fenomena sekarang ini yang dapat tertuang dalam blog-blog yang dimiliki oleh orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Penggabungan kedua jenis knowledge di atas akan sangat membantu bagi pihak pengguna untuk melakukan studi banding atas berbagai pengetahuan dan menjadi acuan bagi perpustakaan untuk selalu menggali pengetahuan yang potensial dari beberapa dosen.

Informasi dan Pengetahuan

Ada beberapa pengertian informasi dan pengetahuan menurut beberapa tokoh diantaranya, Daniel Bell mendefinisikan pengetahuan sebagai satu set pernyataan terorganisir fakta atau gagasan, memberikan alasan penilaian atau hasil percobaan, yang ditularkan kepada orang lain melalui beberapa media komunikasi dalam beberapa bentuk yang sistematis. Informasi menurut Marc Porat menyatakan, bahwa informasi adalah data yang telah terorganisir dan dikomunikasikan sedangkan menurut Stephen Abram melihat bahwa proses penciptaan pengetahuan sebagai kontinuitas dimana data berubah menjadi informasi, informasi berubah menjadi pengetahuan untuk mendukung suatu kebijakan.

Informasi dapat didefinisikan sebagai sesuatu yang kita bagi melalui beragam media komunikasi yang ada (Information is something that we share). Sedangkan Pengetahuan adalah sesuatu yang masih ada dalam pikiran kita (Knowledge is something that is still in our mind). Kemudian dapat disimpulkan, Informasi adalah Pengetahuan yang dibagi atau dikomunikasikan melalui beragam media yang ada (Information is shared knowledge).

Program-program knowledge management biasanya terkait dengan tujuan organisasi dan diarahkan untuk meraih hasil spesifik, seperti berbagi kecerdasan, meningkatkan kinerja, meningkatkan keunggulan kompetitif, atau mendorong inovasi pada aras yang lebih tinggi seperti dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi, bahwa penciptaan pengetahuan adalah esensi dari inovasi.

Komponen Knowledge Management

1. Disadari bahwa penciptaan pengetahuan baru tak mungkin terjadi pada manajemen yang difahami selama ini yang terfokus pada pengelolaan informasi. Dibutuhkan adanya berbagai ‘enablers’ yang memungkinkan pengetahuan baru dapat tercipta setiap saat. Yang bertugas menyediakan enablers ini adalah para managers (Chief Knowledge Officer, CKO).

Beberapa fungsi CKO (Chief Knowledge Officer) adalah:

a) Menentukan visi (knowledge vision) yakni penentuan arah mengenai pengetahuan kayak apa yang harus diciptakan

b) Mendefinisikan terus-menerus knowledge assets agar tetap relevan dengan knowledge vision.

c) Menciptakan tempat bagi proses penciptaan pengetahuan baru dan memberinya energi agar tetap kondus

d) Mengarahkan dan menggalakkan SECI process.

2. Penentuan visi dan mendefinisikan terus-menerus knowledge assets merupakan peran top managers, serta penggalakan SECI process merupakan tugas seluruh manager dalam setiap lapisan.

3. Bukan saja bersifat fisik tapi juga virtual dan mental, dimana ketiganya bersifat saling melengkapi. Sekalipun teknologi intranet (virtual) sangat memungkinkan terjadinya tukar menukar pengetahuan (knowledge sharing) secara masiv, namun komunikasi interpersonal (fisik) tetap diperlukan terutama untuk saling tukar tacit knowledge. Sementara mental model dibutuhkan agar knowledge sharing, baik secara virtual maupun interpersonal, tidak mengalami hambatas psikologis. Ungkapan “the more digital, the more analog” menggambarkan bahwa semakin canggih penerapan suatu sistem informasi tehnologi dalam bisnis justru semakin membutuhkan kemampuan analisa menggunakan conventional analogue knowledge seperti insight tentang kebutuhan partner atau customer.

Pelayanan Perpustakaan

Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:

1. Pengadaan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan.

2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label, dan katalogosasi.

3. Pemberian layanan: antara lain, penempatan pustaka di rak, pengeluaran pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula: mencarikan pustaka atas permintaan pengguna layanan.

4. Pemeliharaan pustaka: perbaikan dari kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak, penyimpanan dalam media lain (misal: dari buku ke CD-ROM).

Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan ruang beserta sarana-prasarana yang diperlukan untuk kegiatan penggunaan layanan perpustakaan.

Dari sisi pengguna layanan, terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut:

1. Mencari pustaka: mencari dari katalog, menelusuri rak-rak buku.

2. Membaca/memanfaatkan pustaka (di ruang perpustakaan)

3. Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan)

Seringkali pengguna layanan juga melakukan kegiatan menyalin isi pustaka dengan cara menulis di buku catatannya atau mengfotokopi isi pustaka. Selain itu, sering pula pengguna layanan meminta bantuan staf perpustakaan untuk mencari pustaka. Pustaka yang dimaksud di atas meliputi media cetak (antara lain: buku, majalah, surat kabar), media elektronis (antara lain: berkas elektronis di disk, CD, internet) dan media foto/slide.

Seiring tuntutan kebutuhan pelayanan ditingkatkan dengan berbagai kemajuan, seperti adanya pelayanan akses antar perpustakaan yang menghubungkan berbagai universitas. Kebutuhan akan berbagai pengetahuan inilah yang mendorong perlu adanya tata kelola perpustakaan yang lebih memadai, salah satunya dengan upaya sistem informasi perpustakaan.

Dalam konteks makalah ini, yang dimaksud dengan peranan knowledge management bagi perpustakaan adalah dimana pemakai perpustakaan tidak hanya bisa menelusur katalog terpasang, tetapi juga secara interaktif dan aktif mencari informasi, terus termotivasi untuk belajar (membaca, berdiskusi, memberikan komentar), dan dimotivasi untuk mau berbagi pengetahuan. Bila knowledge management dijalankan dengan baik, akan menjadikan manusia-manusia produktif yang mampu melakukan perbaikan pada faktor-faktor sosial dan budaya masyarakat.

Yang harus diperhatikan adalah, orang akan termotivasi untuk belajar jika ia tertarik dengan apa yang akan ia pelajari (learning is remembering what you’re interested in). Karena itu, pustakawan perlu tahu dahulu bidang apa saja yang menjadi interes pemakai. Tiap orang mempunyai pola dan proses pembelajaran serta interes yang berbeda-beda. Untuk itu perlu ada penelitian yang mendalam tentang kebutuhan pemakai. Model penelitian kualitatif cocok untuk menggambarkan secara detail pola komunikasi dan pembelajaran pemakai perpustakaan.

Pemanfaatan Sistem Informasi Perpustakaan

Dari sisi penyedia layanan, pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:

1. Pengadaan bahan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian / pengumpulan, yakni pencarian informasi pustaka yang dijual oleh penerbit di dunia dapat dilakukan lewat akses internet; demikian juga, pemesanan maupun pembelian/pembayarannya dapat dilakukan lewat internet.

2. Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label dan katalogisasi, yakni penyiapan pustaka dapat lebih lancar dan terintegrasi dengan memanfaatkan perangkat lunak umum (olah kata dan olah angka) maupun dengan perangkat lunak yang khusus dibuat untuk mendukung pengolahan pustaka.

3. Pemberian layanan yakni pemberian layanan sirkulasi dan pencarian pustaka dapat didukung oleh suatu sistem informasi yang khusus dibuat untuk itu.

4. Pemeliharaan pustaka yakni penyimpanan pustaka dari bentuk buku ke dalam media berupa CD dapat dilakukan dengan teknologi komputer.

Dalam era informasi, perpustakaan saat ini telah mempunyai ruang-ruang komputer yang dilengkapi dengan jaringan komunikasi data (LAN dan akses internet) serta CD-ROM berisi informasi pustaka. Dari sisi pengguna layanan, kemajuan teknologi informasi perlu dimanfaatkan untuk mendukung beberapa kegiatan sebagai berikut:

1. Pencarian pustaka lewat katalog dapat dilakukan dengan bantuan suatu sistem informasi perpustakaan

2. Pembacaan/pemanfaatan pustaka (di ruang perpustakaan) tidak hanya dilakukan terhadap media cetak tetapi juga terhadap media elektronis (CD-ROM), disket, hardisk) dengan bantuan sistem komputer dan teknologi komunikasi data. Dengan memanfaatkan akses jarak jauh (LAN, WAN, Internet), pengguna layanan perpustakaan tidak harus berada dibangunan perpustakaan, tapi dapat berada dimanapun untuk membaca/memanfaatkan layanan perpustakaan (situasi ini biasa disebut sebagai virtual library.

3. Peminjaman pustaka di era informasi tidak lagi dibatasi oleh koleksi perpustakaan setempat, tapi mendunia (karena pustaka berupa berkas elektronis). Situasi seperti ini disebut sebagai library without walls.

Untuk menyalin isi pustaka elektronis (CD-ROM, berkas internet) dapat dilakukan dengan mengkopinya ke dalam storage media, seperti USB, Harddisk eksternal, maupun ke dalam memory card.

Pergeseran Fungsi Perpustakaan Seiring dengan Perkembangan Teknologi

Perubahan fungsi perpustakaan sebagai akibat dari perkembangan teknologi sangat bergantung pula pada partisipasi dan kerjasma berbagai komponen di dalamnya, meliputi dari staff karyawan, pustakawan, mahasiswa, dosen, rektor,dan pihak lainnya untuk mewujudkan suatu perpustakaan yang berbasis teknologi dan dapat menyediakan informasi kapanpun.

Dalam knowledge management terdapat beberapa tahapan agar suatu knowledge yang tersimpan dalam organisasi dapat dikelola dengan baik. Adapun tahapan dalam knowledge management tersebut meliputi :

1. Berbagi pengetahuan yang belum digali (tacit)

2. Menciptakan konsep

3. Membenarkan konsep

4. Membangun prototype

5. Melakukan penyebaran pengetahuan

Kesimpulan

Berdasarkan kajian di atas, dapat ditarik kesimpulan penerapan knowledge management di perpustakaan :

1. Knowledge management tidak dapat diterapkan secara terpisah dengan aktivitas operasional dan teknologi informasi, karena ketiganya saling berkaitan dan mendukung dalam upaya penciptaan institusi yang berwawasan pengetahuan.

2. Knowledge management yang terintegrasi dengan perpustakaan akan meningkatkan universitas mengembangkan mahasiswa untuk mengelola berbagai pengetahuan yang diperoleh dan selanjutnya dapat digunakan dalam lingkungan pendidikan secara keseluruhan.

3. Penerapan teknologi berbasis web menjadi faktor penting dalam penerapan knowledge management dan sistem informasi perpustakaan yang menghasilkan jaringan perpustakaan (perpustakaan digital).

4. Konsep knowledge management telah berhasil menjadikan sumber daya manusia sebagai penentu berkembangnya budaya belajar sehingga penggunaan knowledge dapat dilakukan dengan cepat seiring dengan kebutuhan informasi dan pengetahuan.

Daftar Pustaka

Implementing Knowledge Management In Academic Libraries: A Pragmatic Approach,

Knowledge Managemnet And Role Of Libraries,

Knowledge Management In Libraries In The 21th Century.