PENGADAAN
Ringakasan bab 10 (Acquistion) dalam buku “Developing Library and Information Center Collections” / by Edward Evans
Perubahan tentang sistem pengadaan pada awal abad ke-21 ini yakni akan dijabarkan pada bab ini, istilah “Morphing” yakni adalah sebuah kata yang valid yang kita lihat di layar televisi ataupun bioskop tentang teknologi pembuatan film yang selalu berubah dan dapat membuat orang untuk selalu menemukan hal-hal baru. Begitupun mengenai struktur dan pengoperasian unit pengadan di perpustakaan dan pusat-pusat informasi. Perubahan adalah aspek alami dalam setiap organisasi yang dinamis, dan kami percaya bahwa hampir seluruh perpustakaan dan pusat informasi adalah organisasi yang dinamis. (S.R Ranganathan mengungkapkan bahwa "perpustakaan adalah sebuah organisasi yang tumbuh dan selalu berubah). Meskipun perubahan menjadi bagian dari organisasi yang sangat cepat sehingga membuat manusia untuk berpikir bagaimana cara mengembangkannya.
Salah satu hasil dari perubahan ini adalah beberapa orang di unit pengadaan mulai mempertanyakan peran dan karakter pekerjaan mereka. Beberapa orang yang berprofesi sebagai pengadaan misalnya, Alex Bloss, Ron Ray, sangat percaya tentang adanya perubahan tersebut, Meskipun beberapa perubahan yang signifikan telah terjadi dalam pengembangan koleksi, semua orang setuju bahwa fungsi dasar dari unit pengadaan yaitu, pengadaan adalah suatu unit kerja yang melibatkan, menemukan dan memperoleh item yang diidentifikasi untuk sebuah koleksi.
Mengubah Lingkungan Kerja Pengadaan
Seperti yang sudah diketahui bahwa bahan elektronik / jaringan Web yang menciptakan sebagian besar perubahan dalam lingkungan unit pengadaan perpustakaan. Carol Diedrichs mengatakan bahwa antara tahun 1995 dan 1998, serials pustakawan di perpustakaan OHIO State University 'hampir 50 persen melakukan review lisensi dan negosiasi untuk produk elektronik’. Orang bisa membayangkan persentase yang mendekati 70 hingga 80 persen, seperti yang telah kita catat dalam beberapa bab-bab sebelumnya yakni membutuhkan pendekatan pengadan yang berbeda, seperti memiliki masa percobaan dan sewa, persetujuan untuk buku, melihat terlebih dahulu media lain, mempertimbangkan yang perlu dilibatkan dan komunikasi yang diperlukan untuk proses percobaan yang sukses.
Joyce Ogburn mencatat bahwa mengelola program pengadaan untuk satu set khusus keterampilan dan kegiatan penilaian, prediksi, pengendalian, pilihan, validasi dan kuantifikasi merupakan pekerjaan di Perpustakaan. Yakni menilai kelayakan pengadaan, ketersediaan sumber daya, dan peluang keberhasilan, mengontrol sistem dan metode yang diperlukan, pilihan sumber layanan pendukung dan kuantitas sumber daya, pekerja yang terlibat untuk melakukan bisnis pengadaan merupakan ukuran sebuah keberhasilan. Kami percaya bahwa keterampilan dan kegiatan adalah konstan, tetapi perpustakaan saat ini mungkin perlu menggambar keahlian sejumlah anggota staf untuk mendapatkan sumber daya yang diinginkan. Selanjutnya, kami sepenuhnya setuju dengan coment Ron Ray yang menyimpulkan: Administrator perpustakaan tidak mampu untuk meninggalkan keahlian pengadaan, mereka sebagai pustakawan menavigasi ke dalam lingkungan teknologi baru dan pola konvensional distribusi informasi, tetapi tidak seharusnya mereka merasa dibatasi untuk terus mengorganisir keahlian pengadaan seperti yang dikembangkan di perpustakaan.
Sebuah artikel tahun 2002 oleh Linda Lomker menjelaskan pada karya "Tim Pelayanan Teknis" di perpustakaan University of Minnesota. Meskipun situasi yang berbeda dari mayoritas perpustakaan karena ukuran perpustakaan tim tetap bekerja bersama, seluruh layanan teknis tradisional di departemen menjadi biasa, terutama karena menggunakan system layanan perpustakaan seperti PromptCat.
Untuk menjadi yang efektif, pemilihan dan personil pengadaan harus memiliki kedekatan, hubungan kerja yang baik, koordinasi yang buruk akan mengakibatkan usaha sia-sia, respons yang lambat, dan biaya unit yang tinggi. Departemen pengadaan memiliki dua tujuan perpustakaan dan tujuan departemen. Yang dapat dikelompokan menjadi lima bidang umum tujuan:
· Membantu dalam mengembangkan pengetahuan dari buku, media dan elektronik
· Membantu dalam proses seleksi dan pengembangan koleksi
· Membantu dalam permintaan pengolahan untuk barang yang akan ditambahkan ke koleksi
· Membantu dalam memantau pengeluaran dana pengembangan koleksi
· Membantu dalam pemeliharaan semua catatan yang diperlukan dan menghasilkan laporan-laporan mengenai pengeluaran dana
Dengan menyebarkan materi dari pencipta berbagai informasi dan vendor, bantuan departemen pengadaan dalam proses seleksi, bahkan jika ada duplikasi, karena ada peluang. Sementara banyak penerbit sekarang menggunakan e-mail pengumuman di tempat brosur dikirim untuk judul baru atau edisi, pertanyaan untuk mendapatkan informasi tersebut kepada orang lain dan duplikasi tetap meningkat. Kebanyakan pencipta informasi di perpustakaan membuat keputusan pembelian dengan bahan elektronik, proses ini pada umumnya lebih kompleks, dengan dua orang atau lebih yang terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut. Jadi tidak mengherankan jika pencipta informasi membeli sejumlah mailing list yang digunakan ketika mempromosikan produk baru atau direvisi dan beberapa salinan atau pengumuman secara online literature promosi akan dikirim.
Secara tradisional, departemen pengadaan memelihara koleksi-koleksi penerbit, pengumuman prepublication, dan katalog vendor. Penerbit lebih banyak dan lebih tergantung pada katalog online daripada versi cetak. Monitoring situs di web bahwa perpustakaan membeli sesuatu sumber informasi secara teratur. Para selektor dan staf pengadaan harus melakukannya. Meskipun lingkungan yang berubah, tidak ada alasan khusus untuk mengubah lokasi kegiatan tersebut kecuali ada pengorganisasian dan hasil kegiatan harus disimpan dalam beberapa bentuk.
Proses permintaan untuk bahan/sumber melibatkan beberapa kegiatan untuk memastikan perpustakaan memperoleh barang-barang yang dibutuhkan secepat mungkin. Perpustakaan akan mengatur waktu dan uang jika mereka diminta untuk melanjutkan permintaan tersebut ke penerbit atau vendor. Informasi yang tidak akurat, duplikasi permintaan, bahan yang tidak tersedia, dan masalah yang muncul akan menghasilkan biaya yang tidak dapat diterima baik bagi perpustakaan dan pemasok. Masing-masing departemen pengadaan mengembangkan dan mengatur prosedurnya sendiri untuk mengurangi masalah yang mungkin timbul. Meskipun ada ratusan variasi, proses dasarnya adalah sama yakni: prosedur pencarian, pemesanan, penerimaan, memanjemen fiskal dan pencatatan.
Departemen pengadaan juga memiliki tujuan internal. Empat tujuan umum adalah:
- Untuk mendapatkan bahan secepat mungkin
- Untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi di semua prosedur kerja
- Untuk menjaga proses kerja sederhana, untuk mencapai unit cost serendah mungkin.
- Untuk mengembangkan hubungan kerja yang bersahabat dengan unit perpustakaan lain dan dengan vendor.
Tujuan internal yang penting untuk pencapaian tujuan yang lebih luas karena semua keputusan departemen tentang tujuan-tujuan internal akan memiliki dampak pada unit operasi lainnya di perpustakaan.
Kecepatan adalah faktor yang signifikan dalam memenuhi permintaan pengguna dan menentukan kepuasan pengguna. Sebuah sistem pengadaan yang membutuhkan tiga atau empat bulan untuk mengamankan item yang tersedia di toko buku lokal akan menciptakan masalah yang serius. Sebuah sistem yang sangat cepat namun memiliki tingkat kesalahan yang tinggi akan meningkatkan biaya operasi dan akan membuang waktu dan energi bagi staf departemen dan pemasok. Studi telah menunjukkan bahwa, di perpustakaan berukuran sedang dan besar, biaya pengadaan dan pengolahan sama dengan atau lebih besar dari harga biasanya. Dengan menjaga prosedur sederhana dan secara berkala meninjau alur kerja, departemen dapat membantu perpustakaan memberikan pelayanan yang lebih baik. Kecepatan pengadaan akurasi dan penghematan harus menjadi semboyan departemen pengadaan. Pembayaran kartu, pemesanan online, faktur elektronik, dan kredit sangat meningkatkan layanan yang lebih cepat.
Susunan kepegawaian
Perkembangan elektronik yang berubah dengan cepat juga memiliki dampak pada staf. Teknologi baru dan aplikasi memberikan tekanan pada staf untuk cepat mempelajari keterampilan baru karena beban kerja jarang menurun dan kebutuhan untuk mempertahankan sistem lama di perpustakaan, tekanan teknologi pada staf dikenal dengan stres technology. Tekanan terhadap teknologi bagi seluruh staf perpustakaan tidak hanya di unit pengadaan. Kalin dan Clark menyarankan: "Perubahan teknologi yang cepat membutuhkan pendekatan yang berbeda. Pelatihan harus menjadi bagian integral dari kehidupan kerja mereka bukan sekedar sebuah sisipan”.
Mengingat kebutuhan akan pelatihan serta waktu menjadi cukup baik dalam menggunakan keterampilan baru dan memiliki aktivitas tersendiri yang menjadi bagian integral kegiatan pekerjaan sehari-hari, ada kebutuhan untuk memikirkan kembali tugas. Tentu saja, banyak teknologi baru dan aplikasi membuat proses pengadaan kurang berbasis pada sumber tercetak dan dalam beberapa cara yang lebih efisien. Setiap upgrade baru dari modul pengadaan sarana pelatihan seolah-olah waktu upgrade lebih pendek. Sumber dana lebih bersedia mengeluarkan uang untuk teknologi daripada mereka mengikat sumber daya untuk posisi tambahan. Apakah ini berarti bahwa seseorang tidak boleh hanya memindahkan metode berbasis kertas tradisional ke sistem komputer. Untuk menangani masalah yang dihadapi staf biasanya melibatkan tiga kelas karyawan yakni: profesional, staf pendukung dan membantu dalam penyelesaian masalah tersebut.
Pustakawan memberikan pengetahuan yang mendalam tentang operasi perpustakaan dan informasi pengadaan, mereka menetapkan tujuan departemen dan tujuan, mempersiapkan rencana operasi, mengembangkan kebijakan dan mengawasi operasional departemen. Mereka juga melakukan tugas yang membutuhkan keahlian khusus atau pengetahuan seperti bernegosiasi perjanjian lisensi, pemantauan dan peramalan kenaikan harga yang mungkin untuk permintaan anggaran dan bekerja sama dengan vendor untuk mendapatkan diskon. Dengan prosedur yang direncanakan, staf dapat menangani sebagian besar kegiatan departemen.
Seperti disebutkan sebelumnya, departemen pengadaan memiliki tanggung jawab menyeleksi. Kebanyakan perpustakaan membagi tanggung jawab seleksi antara semua pustakawan. Bahkan di perpustakaan tersebut, individu yang terlibat dalam proses tersebut harus meliputi bidang-bidang subjek yang luas. Didalam Bab I diuraikan enam fungsi koleksi pengembangan yang memiliki banyak elemen.
· Meninjau bahan pertukaran bahan ustaka
· Meninjau Program pengadaan seperti rencana persetujuan dan perintah berdirinya
· Mengambil bagian dalam diskusi mengenai alokasi dana
· Melakukan evaluasi pengguna dan studi sirkulasi
· Terlibat dalam keputusan penyeleksian
· Merencanakan dan melaksanakan penelitian evaluasi koleksi
· Mengidentifikasi koleksi lama yang masih dibutuhkan
Proses Pengadaan
Pada dasarnya, ada delapan metode standar dalam pengadaan, yaitu firm order, standing order, approval plans, blanket order, subscriptions, kontrak, hadiah, dan program pertukaran. Firm order adalah metode untuk memperoleh banyak judul yang perpustakaan inginkan – dengan formulir pemesanan dikirim ke salah satu vendor atau produsen item tersebut.
Standing order adalah cara yang terbaik untuk materi-materi yang sifatnya serial (berseri). Perpustakaan melakukan pemesanan pada serial/item, mirip dengan berlangganan sebuah jurnal. Pemasok (vendor atau produser) secara otomatis mengirim item bersama dengan faktur. Standing order adalah metode akuisisi yang berharga tetapi membutuhkan pemantauan (monitoring) hati-hati sepanjang tahun.
Approval plans adalah sebuah variasi dari konsep standing order. Mereka mengirimkan item secara otomatis ke perpustakaan dari vendor, bersama dengan fakturnya setelah perpustakaan menerima item tertentu. Perbedaannya adalah approval plans biasanya mencakup sejumlah bidang subyek, dan perpustakaan berhak untuk mengembalikan item-item yang tidak diinginkan. Keuntungannya adalah dapat menghemat waktu bagi staf. Keuntungan lainnya adalah hak untuk mengembalikan item yang tidak diinginkan, dengan didasari asumsi bahwa pemilih dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang kelayakan suatu item dengan melihat item sebelum melakukan pembelian.
Blanket order adalah kombinasi dari firm order dan approval plans. Ini merupakan sebuah komitmen perpustakaan untuk membeli segala sesuatu secara konstan dari penerbit, atau subyek yang terbatas atau dari negara tertentu. Dalam kasus suatu subyek atau negara, profil dikembangkan antara perpustakaan dan vendor blanket order. Pesanan datang secara otomatis bersama dengan faktur, sehingga dapat menghemat waktu bagi staf. Keuntungan lainnya adalah bahwa perpustakaan mendapatkan beberapa eksemplar judul yang dicetak terbatas. Seperti halnya standing order, kekurangan utama dari rencana blanket order adalah perkiraan berapa banyak cadangan uang yang harus disediakan untuk melunasi faktur.
Memproses Permintaan
Tahapan pertama dalam proses pengadaan adalah mengatur permintaan-permintaan yang masuk. Bentuk permintaan dapat berupa permintaan lisan atau e-mail, catatan pada secarik kertas, kartu permintaan formal yang lengkap, hingga sebuah formulir online. Staf mengatur semua permintaan sehingga mereka dapat melakukan proses pengecekan secara efisien. Setiap perpustakaan memiliki format permintaan masing-masing.
Kartu permintaan yang diproduksi secara komersial mencakup semua kategori informasi yang terdapat dalam Guidelines Library Orders for In-Print Monographic Publications, yaitu, penulis, judul, penerbit, tahun terbit, edisi, ISBN atau ISSN, SAN (Standard Address Number), harga, dan jumlah eksemplar. Banyak yang menyediakan tempat untuk informasi lain, seperti nama pemohon, seri, vendor, sumber pendanaan, dan tanda tangan persetujuan. Banyak pengguna yang meminta item yang sudah ada dalam koleksi karena mereka tidak tahu bagaimana menggunakan katalog. Adakalanya orang bingung dengan nama penulis, judul, penerbit dan sebagainya. Oleh karena itu, penelusuran bibliografis merupakan sebuah tahapan penting dalam pekerjaan pengadaan.
Kegiatan Sebelum Pemesanan (Preorder work)
Verifikasi atau penelusuran bibliografis terdiri atas dua elemen. Pertama, verifikasi, yaitu menetapkan keberadaan dari sebuah item tertentu. Kedua, penelusuran, yakni menetapkan apakah perpustakaan membutuhkan memesan item tertentu. Dalam verifikasi, perhatian utamanya adalah mengidentifikasi ketepatan mengenai pengarang, judul, penerbit, dan data pemesanan yang diperlukan lainnya. Penelusuran, menentukan apakah perpustakaan telah memiliki item tertentu (mungkin sudah menerima tetapi belum ada pada OPAC), apakah membutuhkan dua atau beberapa eksemplar, dan apakah item tertentu itu sudah dipesan tetapi belum diterima. Sistem automasi perpustakaan yang terintegrasi membuat penelusuran menjadi cepat dan mudah, kecuali untuk menentukan kebutuhan penambahan eksemplar.
Salah satu kegiatan utama sebelum melakukan pemesanan (preorder) adalah menetapkan pengarang yang tepat. Beberapa selektor, biasanya non pustakawan, hanya sedikit yang mengetahui tentang aturan entri pengatalogan. Mengetahui sesuatu tentang aturan entri utama sebagaimana standar daftar judul sumber bibliografi, akan menghemat waktu dalam penelusuran.
Pemesanan
Setiap metode mempunyai aturan sendiri dalam pengembangan koleksi dalam hal efisien, cara mengefektifkan biaya. Bagaimanapun juga metode yang digunakan untuk memesan bahan, vendor harus menerima informasi yang cukup untuk menjamin kiriman bahan yang benar: pengarang, judul, penerbit, tahun publikasi, harga, edisi (jika terdapat variasi edisi), jumlah eksemplar, jumlah pemesanan, dan sebagainya.
Dengan sistem manual atau dengan approval plans, perpustakaan biasanya menggunakan sebuah formulir pemesanan beberapa eksemplar untuk pemesanan. Beberapa vendor menawarkan sebuah pilihan “formulir seleksi” dengan approval plan, dimana formulir pemesanan buku pra-cetak dikirim. Hampir semua sistem pengadaan berbasis komputer dapat menangani semua perintah dengan sedikit atau tanpa kertas, formulir pemesanan tercetak disediakan dalam beberapa format dan berisi empat hingga dua belas eksemplar. Ukuran 3x5 inch adalah standar di Amerika Serikat. Tidak ada standar khusus warna untuk tujuan tertentu. Setidaknya ada empat tipe eksemplaran, yaitu outstanding order copy, dealer’s copy, claiming copy, dan accounting copy.
Dalam file yang sedang diproses akan mencakup beberapa eksemplar formulir pemesanan. Misalnya, setelah mengirim pesanan, staf akan menempatkan semua eksemplar-eksemplar yang tersisa di dalam file proses. Beberapa eksemplar ini merepresentasikan status pemesanan atau klaim permintaan, sedangkan satu eksemplar diteruskan ke katalog ketika item yang dipesan itu yang sudah tiba, dan yang terakhir tetap dalam file, menunjukkan bahwa bahwa item tersebut sedang diolah tetapi belum siap untuk digunakan umum. Setelah diterima, seorang anggota staf menarik slip kecuali dalam slip proses. Ketika item tersebut siap untuk sirkulasi, bagian pengatalog mengembalikan slip ke bagian pengadaan untuk meminta penghapusan dalam slip proses.
Laporan pengklaiman dan penanganan supplier adalah salah satu aspek yang memakan banyak waktu dalam proses pemesanan, baik manual maupun online. Penerbit atau vendor komersial Amerika Serikat laporan membutuhkan waktu 90 hari. Untuk penerbit nonkomersial (seperti university press), ada tambahan waktu 30 hari (total 120 hari).
Vendor harus merespon dengan laporan yang jelas ketika mereka tidak dapat memenuhi pesanan dalam jangka waktu yang wajar. Misalnya laporan yang memberikan keterangan "belum diterima dari penerbit"; "kehabisan stok pesanan"; "mengklaim"; "dibatalkan"; “belum dipublikasikan"; "kehabisan stok penerbit"; "out of print"; "publikasi dibatalkan"; kehabisan stok tanpa batas"; "bukan publikasi kami"; "judul yang diberikan salah"; "eksemplar cacat", dan " salah jumlah yang diberikan".
Sebelum melakukan pemesanan, staf harus membuat tiga keputusan penting:
1. Metode pengadaan yang akan digunakan
2. Vendor yang akan digunakan
3. Sumber dana
Penerimaan dan Penempatan Pesanan
Proses penempatan adalah pemeriksaan nomor pesanan terakhir dan penomeran secara berurutan. Penerimaan pesanan (order) memerlukan perencanaan yang matang. Langkah-langkah dalam proses tersebut adalah: (1) Adanya slip berkas atau kwitansi dalam paket pesanan, (2) Mencocokan tiap-tiap barang dengan slip dalam kotak pesanan, (3) Memeriksa kondisi fisik barang, dan (4) Pembayaran kwitansi yang disetujui.
Beberapa kendala umum dalam penerimaan diantaranya; Pengiriman Edisi yang salah, barang yang dipesan tidak ada, pengiriman barang yang tidak dipesan, pengiriman salinan terlalu banyak atau kurang, dan penerimaan salinan yang rusak. Setelah memastikan semua kiriman sesuai, tinggal menandai properti (dengan stempel atau hiasan timbul) yang membutuhkan waktu. Biasanya untuk menandai di ujung bagian depan atau di halaman muka. Cara lainnya dengan menambahkan barang dengan memberikan nomor yang unik.
Hadiah dan Deposit
Dalam kebanyakan kasus, departemen pengadaan di perpustakaan menerima hadiah buku, serial, dan bahan lain yang tak diminta. Hadiah tersebut dapat saja digunakan untuk penggantian barang yang sudah habis persediaannya, salinan tambahan, dan mengisi kekosongan koleksi. Pernyataan kebijakan pengembangan koleksi atas hadiah membantu staf Pengadaan dalam memproses barang dengan cepat.
Meninjau hadiah ini penting, karena perpustakaan tidak harus membuang barang berharga atau diperlukan yang datang sebagai hadiah. Namun, salah satu yang harus diingat fakta bahwa sebuah perpustakaan tidak harus menambahkan item yang tidak perlu. David Fowler dan Janet Arcand's dalam artikelnya menyatakan bahwa menyediakan informasi rinci tentang waktu dan biaya kegiatan perolehan buku "gratis.". Dua faktor yang substansial, dan satu-satunya perbedaan yang nyata untuk hadiah adalah kurangnya harga pembelian. Pengolahan dan biaya penyimpanan adalah sama baik hadiah atau yang dibeli. Buku lama diperlukan pemeriksaan hati-hati, sebagai variasi dalam cetakan dan edisi dapat menentukan apakah suatu item berharga atau tidak berharga. (Biasanya, cetakan kedua atau ketiga kurang berharga daripada cetakan pertama dari suatu karya.) dalam melakukan pencarian dibutuhkan orang dengan pelatihan dan pengalaman yang luas dalam memeriksa bibliografi.
Metode lain adalah untuk mengatur dengan out-of dealer-tercetak untuk mengambil item, biasanya banyak harga per-item. Hal ini biasa untuk menerima uang tunai, bahkan, dealer perpustakaan memberikan sebuah kredit. Perpustakaan menggunakan kredit untuk mendapatkan bahan-bahan dari dealer. Sistem ini bekerja dengan baik jika perpustakaan memiliki spesialisasi bahan dealer yang diinginkan dan ketika saham dealer cukup bahan yang bermanfaat bahwa perpustakaan dapat menggunakan kredit di dalam.
Perkembangan Masa Depan
Tidak diragukan lagi, perangkat keras dan teknologi perangkat lunak, khususnya pada wilayah yang kecil, sistem bisnis komputer yang relatif murah, mungkin bahkan perpustakaan terkecil lebih mudah untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi, serta mengikat ke dalam sistem regional dan nasional. Gagasan bahwa semua rumah dan kantor akan memiliki akses ke katalog online sebuah perpustakaan tidak lagi sekedar lamunan. Dengan sistem baru, total sistem perpustakaan terintegrasi lebih dekat dengan kenyataan, pengembangan koleksi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.
