TBM Mall DETOS

Perpustakaan Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Budaya Lean, ciptakan Perpusnas sebagai Sumber Informasi

KONSEP BUDAYA LEAN CIPTAKAN
PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
SEBAGAI SUMBER INFORMASI

Perpustakaan Nasional adalah perpustakaan yang berkedudukan di ibukota negara yang mempunyai tugass menghimpun, menyimpan, melestarikan, dan mendayagunakan semua karya cetal dan karya rekam yang dihasilkan di Wilayah Republik Indonesia (PP No. 23 tahun 1999). Dilanjutkan dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 pasal 21 (3) c. bahwa tugas Perpustakaan Nasional adalah melakukan promosi perpustakaan dan gemar membaca dalam rangka mewujudkan masyarakat pembelajar sepanjang hayat. Dari pengertian ini dapat dikatakan bahwa Perpustakaan Nasional RI adalah suatu organisasi jasa informasi professional yang menjamin ketersediaan informasi maupun aksesnya bagi masyarakat.

Hal inipun ditunjang oleh pernyataan ibu Sri Sularsih, Kepala Perpustakaan Nasional RI yang mengatakan bahwa keberadaan perpustakaan di seluruh daerah saat ini sangat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat. Kemajuan demi kemajuan yang berkembang, sehingga membawa manfaat bagi masyarakat Indonesia. Itu menandakan bahwa lembaga perpustakaan keberadaannya sangat memberi inspiratif bagi kemajuan intelektualitas masyarakat kita.

Tantangan terbesar bagi Perpustakaan Nasional saat ini sebagaimana tertaung dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 pasal 5 (2 dan 3) adalah menyediakan informasi bagi (2) Masyarakat di daerah terpencil, terisolasi, atau terbelakang sebagai akibat faktor geografis berhak memperoleh layanan perpustakaan secara khusus. Dan (3) Masyarakat yang memiliki cacat dan/atau kelainan fisik, emosional, mental, intelektual, dan/atau sosial berhak memperoleh layanan perpustakaan yang disesuaikan dengan kemampuan dan keterbatasan masing-masing.

Untuk itu dibutuhkan sebuah konsep atau gagasan untuk menjawab tantangan tersebut. Sebuah konsep yang baik sesuai dengan target yang terkait, akan menentukan jauh bangunnya program pengembangan yang akan dilaksanakan oleh organisasi. Jika konsep tidak dipikirkan dengan matang dan tidak dengan tepat mengindetifikasi pasar dan bagaimana informasi akan memasuki pasar dengan tepat, maka program sesempurna apapun akan sia-sia.

Karya tulis ini membahas konsep lean, yang akan membantu organisasi dalam mencapai kecepatan dan fleksibilas yang tinggi. Dalam budaya lean, oranglah yang membuat sisem itu menjadi hidup: bekerja, berkomunikasi, memecahkan masalah dan tumbuh bersama. Para pekerja dituntut terlibat aktif dalam memberikan saran perbaikan organisasi. Budaya lean menciptakan peningkatan kinerja orgniasasi secara signifikan, menuju organisasi yang ideal.

Pengertian Budaya Lean
Lean dalam bahasa Indonesia “ramping”, Lean Production diciptakan oleh Toyota yang dikenal dengan “Toyota Production System” atau TPS, merupakan sistem manajemen operasi untuk mencapai sasaran, yaitu kualitas terbaik, biaya rendah dan lead time terpendek dengan cara mendorong orang menuju sasaran (Jeffrey K. Liker: 2006). Walaupun focus teknisnya adalah memperpendek lead times dan merupakan bagian penting didefinisinya, disisi lain menunjukkan pentingnya menggerakkan orang untuk mencapai tujuan.

Penerapan lean dapat dilihat dari definisi yang dilontarkan oleh James Womack dan Daneil Jones, bahwa Lean Manufacturing adalah sebagai suatu proses yang terdiri dari 5 langkah: (1) mendifinisikan nilai bagi pelanggan, (2) menetapkan value stream, (3) membuatnya mengalir, (4) ditarik oleh pelanggan dan (5) berusaha keras untuk mencapai yang terbaik. Untuk menjadi sebuah perusahaan manufaktur yang lean, diperlukan suatu pola pikir yang terfokus pada membuat produk mengalir melalui proses penambahan nilai tanpa interupsi (one-piece-flow), suatu sistem tarik yang berawal dari permintaan pelanggan, dengan hanya menggantikan apa yang diambil oleh proses berikutnya dalam interval yang singkat, dan suatu budaya dimana semua orang berusaha keras melakukan peningkatan terus menerus.

Salah satu alat lean yang memfasilitasi kerja sama kelompok disebut sebagai 5R (seiri, seiton, seiso, seiketsu dan shitsuke) dalam bahasa Indonesia disebut Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Dengan konsep lean menggunakan 5R ini, untuk mendukung tercapainya sebuah proses yang mengalir lancar sesuai waktu takt. Dan juga merupakan alat untuk membantu mengungkapkan masalah (Hirano, 1995).

Pengertian Informasi
Informasi menurut Undang-Undang No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non elektronik. Dalam pengertian ini informasi bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik terkecuali bersifat ketat dan terbatas.
Selanjutnya dikatakan bahwa Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan public lainnya yang sesuai dengan UndangUndang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik (Undang-Undang No. 14 tahun 2008).
Pengertian informasi dalam Undang-Undang ini senada dengan visi dan misinya PERPUSNAS yakni :

Visi PERPUSNAS :Terdepan dalam informasi pustaka, menuju Indonesia gemar membaca

Misi PERPUSNAS:(1) mengembangkan koleksi perpustakaan di seluruh Indonesia,
(2) mengembangkan layanan informasi perpustakaan berbasis teknologi informasi
dan komunikasi (TIK), dan
(3) mengembangkan infrastruktur melalui penyediaan sarana dan prasarana serta
kompetensi SDM.

Badan publik yang dimaksud dalam Undang-Undang No. 14 tahun 2008, termasuk didalamnya adalah Perpustakaan Nasional. Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya dapat disingkat PERPUSNAS, pada dasarnya merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen. Lembaga ini berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden yang dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Kementerian Pendidikan Nasional. Serta memiliki tugas pemerintahan dibidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan perundangan-undangan yang berlaku (PERPUSNAS: SK Kaperpusnas No. 03/2001).
Diperjelas lagi dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan yang menyatakan bahwa Perpustakaan Nasional berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara (Undang-Undang N0. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan).
Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa PERPUSNAS menghasilkan produk berupa informasi dan dokumentasi yang menyimpan keragaman dan kekayaan budaya bangsa. PERPUSNAS dituntut pro aktif menyebarkan koleksinya sebagai sumber informasi kepada masyarakat sebagai bentuk pelayanannya. Sedangkan pencari informasi merupakan pengguna yang mempunyai beragam motif dan kepentingan terhadap sumber informasi yang dikoleksi oleh Perpusnas RI.

Akses InformasiDalam bahasa Inggris, access (bahasa Indonesia akses) berasal dari bahasa Latin accessus yang kira-kira berarti “mendatangi, mendekati. Pengertian akses ini kemudian berubah menjadi kemudahan untuk mendapatkan sesuatu (Putu Laxman Pendit). Dengan adanya perkembangan teknologi informasi membuat akses mudah dicari oleh pencari informasi. Dalam Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dikatakan bahwa akses adalah kegiatan melakukan interaksi dengan Sistem Elektronik yang berdiri sendiri atau dalam jaringan.
Salah satu produk samping dari Perpusnas adalah menghasilkan kemudahan dalam mengakses informasi dan sekaligus sebagai pusat Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK). Untuk menjadikan Perpusnas RI sebagai sumber informasi yang tepat, cepat, akurat dan mudah dibutuhkan dapat diwujudkan melaui Online Public Acces Catalog (OPAC Web dan OPAC LAN) maupun berbagai jenis koleksi audio visualnya. Kesemuanya itu berbasis Telekomunikasi Informasi Komunikasi (TIK). Sehingga tercipta kepuasan pencari informasi dan meningkatkan daya saing organisasi yang kesemuanya itu akan bermuara pada terwujudnya Perpustakaan Nasional ideal.

Akses Informasi Koleksi Digital

Sejak awal kelahirannya, lembaga perpustakaan dan arsip, berkewajiban untuk memastikan agar semua koleksi primer maupun sekunder selalu berada dalam kondisi yang dapat dimanfaatkan (Putu Laxman Pendit). Hal ini tertuang dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 pasal 7 (1) d. Pemerintah berkewajiban: menjamin ketersediaan keragaman koleksi perpustakaan melalui terjemahan (translasi), alih aksara (transliterasi), alih suara ke tulisan (transkripsi), dan alih media (transmedia).

Berdasarkan hal ini sejak tahun 2008, Perpustakaan Nasional memulai Program Pembangunan Perpustakaan Digital Nasional (e-Library) yaitu jaringan perpusakaan berskala nasional, yang beranggotakan berbagai jenis perpustakaan di Indonesia, yang bekerjasama dalam menyediakan sumber informasi dalam format digital, menyediakan akses digital keberbagai jenis koleksinya, dan menyelenggarakan layanan digital untuk dapat dimanfaatkan koleksinya, dan menyelenggarakan layanan digital untuk dapat dimanfaatkan secara bersama dalam rangka memenuhi kebutuhan pemustakanya (KPDI ke-2). Dibawah ini contoh akses digital yang telah dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional, diantaranya :
1. Kepustakaan Presiden-presiden Republik Indonesia, diakses http://kepustakaan-presiden.pnri.go.id/
Situs web ini diluncurkan secara resmi oleh Presiden Republik Indonesia Susilo Bambang Yudhoyono pada tanggal 17 Mei 2006 saat pencanangan Gerakan Pemanfaatan Perpustakaan di Masyarakat. Tujuannya sebagai bahan rujukan untuk memenuhi kebutuhan peneliti dan masyarakat luas akan informasi yang memiliki nilai historis, khususnya tentang presiden dan berbagai aspek kepresidenan di Indonesia.
2. Dokumentasi Perfilman Indonesia, diakses http://perfilman.pnri.go.id/
Situs Web Dokumentasi Perfilman memuat informasi tentang berbagai aspek perfilman Indonesia, misalnya sejarah, peraturan perundang-undangan, produksi, pelaku industri, artis dan tokoh perfilman, dsb. Dokumentasi perfilman diperlukan untuk mendukung upaya pemahaman serta pelestarian film, khususnya film Indonesia, sebagai bagian dari warisan budaya bangsa. Oleh karena itu, pentingnya pendokumentasian seluruh informasi yang berkaitan dengan perfilman di Indonesia perlu mendapat perhatian yang serius, yaitu dikelola secara sistematis dan profesional, mencakup pembuatan, pencatatan, pengumpulan, pengolahan, penyediaan akses dan pendayagunaan dokumentasi perfilman dalam skala nasional.
3. Candi di Indonesia, diakses http://candi.pnri.go.id/
Situs ini dipersembahkan khusus kepada Congress of Southeast Asian Libraries (CONSAL), untuk disajikan sebagai bagian dari situs web Sekretariat CONSAL (http://www.consal.org.sg/). Tujuannya adalah menginformasikan keberadaan candi kepada seluruh lapisan masyarakat, baik masyarakat Indonesia maupun masyarakat internasional, sehingga mereka yang berminat untuk
mengunjungi atau mengadakan penelitian tentang candi-candi tersebut bisa menjadikannya sebagai referensi, selain itu diharapkan masing-masing negara anggota menyajikan informasi tentang warisan budaya di negaranya.
4. Kelembagaan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, diakses http://kelembagaan.pnri.go.id/
Situs ini dibangun tahun 2009 yang merupakan media informasi, promosi dan kegiatan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional RI sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen dalam melaksanakan tugas pemerintah di bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
5. Koleksi lukisan karya, diakses http://www.pnri.go.id/dlKolGjr.aspx
Koleksi saat ini yang ada khusus Lukisan karya Johannes Rach (1720-1783). Karya ini merupakan kerja sama antara Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dan Rijksmuseum Amsterdam dalam rangka melestarikan warisan budaya bangsa. Saat ini sudah ada 202 buah gambar sejak dibuat MOU tahun 1999.
6. Koleksi foto, diakses http://www.pnri.go.id/dlFoto.aspx
Memuat tentang aneka ragam kekayaan budaya bangsa dan sangat diperlukan oleh pengguna (pemustaka), kemudian disusun dan dikemas kembali dalam bentuk foto yang dilengkapi dengan deskripsi tentang foto yang bersangkutan.
7. Koleksi Manuskrip, diakses http://www.pnri.go.id/dlkolmanu.aspx
Koleksi manuskrip Perpustakaan Nasional RI berkembang dari koleksi Perpustakaan Museum Pusat yang awalnya dikembangkan dan dikelola oleh Bataviaasch Genootschap van Kunsten en Wetenschappen, perkumpulan kaum elite intelektual yang berdiri tahun 1778. Bagian terbesar koleksi museum tersebut merupakan berbagai jenis bahan pustaka karya bangsa Indonesia maupun asing, baik yang diterbitkan di dalam maupun luar negeri sejak abad ke-16, yang dikumpulkan berdasarkan undang-undang deposit yang dikeluarkan oleh pemerintah Hindia Belanda.
8. Koleksi Video, diakses, http://www.pnri.go.id/video%20streaming/Forms/AllVideos.aspx
Berisi cuplikan video-video khasanah budaya Indonesia meliputi peninggalan-peninggalan bersejarah, kesenian daerah, tempat-tempat menarik di Indonesia, serta seminar-seminar.
9. Katalog Induk Nasional (KIN), diakses http://kin.pnri.go.id/
Merupakan gabungan data katalog koleksi seluruh perpustakaan di Indonesia. Tujuannya adalah agar masyarakat dapat menemukan data bahan perpustakaan yang diperlukannya, sekaligus mengetahui lokasi bahan perpustakaan tersebut.
10. Bibliografi Nasional Indonesia (BNI), diakses http://bni.pnri.go.id/
Merupakan kumpulan data bibliografis terbitan atau publikasi yang diterbitkan di Indonesia. BNI ini diperlukan untuk mengetahui khasanah intelektual bangsa.
11. Pusaka Indonesia, diakses http://pdni.pnri.go.id/default.aspx
Portal Web ini tindak lanjut dari Piagam Pelestarian Pusaka Indonesia 2003. Untuk melaksanakan pelestarian dan pengelolaan pusaka melalui kegiatan penelitian, perencanaan, perlindungan, pemeliharaan, pemanfaatan, pengawasan berbagai bahan perpustakaan dan media.
12. Web Archive, diakses http://arsipweb.pnri.go.id/
Pengarsipan web dilaksanakan untuk memenuhi kepentingan peneliti, sejarawan, dan publik di masa depan.

Akses Informasi Koleksi Kuno
Belum banyak informasi dimasa lalu yang dapat diperoleh dari internet. Koleksi kuno yang ada masih dalam bentuk tercetak di Perpusnas atau mungkin masih tersimpan di perorangan untuk koleksi. Perpusnas sudah berupaya untuk mengumpulkan sumber informasi tersebut dalam bentuk Surat Kabar dan Majalah Terjilid, Peta Lukisan, Naskah Nusantara (teks kuno dalam berbagai bahasa daerah), Audio Visual (berupa foto, film, kaset, video), dan tentu saja bahan pustaka terbaru. Contoh koleksi-koleksi tersebut diantaranya adalah :

1. Naskah Kuno

Naskah kuno menurut Undang-Undang No 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan adalah semua dokumen tertulis yang tidak dicetak atau tidak diperbanyak dengan cara lain, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri yang berumur sekurang-kurangnya 50 (lima puluh) tahun, dan yang mempunyai nilai penting bagi kebudayaan nasional, sejarah, dan ilmu pengetahuan. Contoh naskah kuno yang tersimpan di Perpusnas menurut Suprihati, diantaranya adalah :
a. Naskah Pararaton, Negara Kertagama, merupakan karya‐karya “adiluhung” nenek moyang yang telah memikirkan arti penting Negara Kesatuan Republik Indonesia.
b. Naskah Merapi Merbabu.
Naskah ini mempunyai ciri huruf yang lain dari huruf Jawa sekarang yang sangat unik, dan perlu diketahui bahwa ahli naskah Merapi Merbabu sampai saat ini hanya 3 orang, yaitu dua dari Yogyakarta dan satu dari Leiden (Belanda).
c. Naskah Surek BawengBahan naskah dari lontar dengan lebar 1,5 cm, berbentuk rol (dua gulungan menyerupai kaset), beraksara bugis, berbahasa bugis, berbentuk prosa. Kondisi cukup baik, lontar disambung-sambung, kemudian dijahit dengan sejenis benang, bertangkai kayu, panjang tangkai 46,6 cm. Di dalam naskah ini terdiri dari tiga uraian pokok yaitu: (1) Nasehat bagi kaum laki-laki yang muda, jika mencari calon istri yang baik jangan tergesa-gesa datang meminang perempuan tersebut. Dan (2) Hari perkawinan yang baik adalah berkaitan dengan hari kelahiran seorang perempuan yang akan dipinang, beberapa tabiat yang dimiliki oleh perempuan, dan tata cara kehidupan berumah tangga.
d. Kisah burung berisi nasehat.
Naskah ini tidak berilustrasi, namun keunikan yang dimiliki adalah bentuknya sangat langka, dan hanya ada 2 naskah ini, yang satu tersimpan di Museum La Galigo di Makasar.

2. Majalah Langka

Majalah langka adalah majalah resmi yang diterbitkan oleh aparat pemerintahan kolonial Belanda. Majalah ini dtulis oleh para ahli atau mantan pejabat birokrasi di masa koloniah yang membahas tentang kajian kehutanan, pertambangan, pemerintahan, ekonomi, geografi, budaya dan sebagainya (Abdul Rasyid Asba).
Majalah langka yang dikoleksi oleh PERPUSNAS menurut Abdul Rasyid Asba, diantaranya adalah:
a. Tijdschrift van Binnenlandsch Bestuur (TBB), terbit sejak tahun 1887. Dan Koloniaal Studien terbit pada tahun 1917. Majalah tentang pegawai Pemerintah Dalam Negeri
Kedua majalah tersebut diterbitkan oleh Departement van Binnenlandsch Bestuur (Aparat Pemerintah), yang membahas tentang administrasi pemerintahan;
b. Indisch Militaire Tijdschrift, diterbitkan oleh Departement van Oorlog (Departemen Militer), tahun 1851-1900. Majalah ini ditulis oleh para perwira militer, pengamat militer serta purnawirawan, tentang peristiwa perang, operasi militer, kehidupan dan kesejahteraan prajurit serta strategi dalam perang. Sebab itu majalah ini sangat bermanfaat bagi intelejen Negara dalam membangun kekuatan militer;
c. Nederlandsch Zeeman Gids, diterbitkan oleh Departement van Marine (Angkatan Laut) abad XIX sampai decade ketiga abad XX. Majalah ini sangat bermanfaat bagi pertahanan maritime Republika Indonesia karena membahas yang berkaitan tentang perkapalan, pelayaran, pelabuhan, teknis kapal, dan peristiswa perang di laut;
d. Tectona diterbitkan oleh Het kantoor van Boschwezen (Dinas Kehutanan) sejak tahun 1900-1941. Majalah ini membahas yang berkaitan tentang hutan, seperti: jenis-jenis kayu, penyakit tanaman, upaya konsevasi lingkungan hidup, pelestarian dan pengelolaan hutan, penanggulangan akibat erosi dan banjir serta sumber daya manusia dalam menangani hutan.
Majalah ini sangat bermanfaat untuk mengatasi banjir diberbagai kota di Indonesia serta bagaimana pengelolaan hutan yang baik;
e. Archief voor Suiker Industrie in Nederlandsch Indie, diterbitkan oleh Algemeen Syndicaat van suikerfabrikanten in Nederlandsch Indie (Organisasi Pengusaha Gula) tahun 1896-1926. Majalah ini sangat bermanfaat bagi investor bidang perkebunan. Bahasannya berkaitan tentang teknis penanaman tebu, pengolahan hasil panen, penanggulangan wabah tanaman, proses pembuatan gula, teknis pelaratan pabrik serta pemasarannya;
f. Het Landbouw diterbitkan oleh Vereeniging van Landbouw consulenten in Nederlandsch Indie (Organisasi Pertanian) tahun 1924. Majalah ini membahas yang berkaitan tentang pertanian seperti: pemupukan, pembibitan padi, pengolahan, peralatan pertanian serta penyakit hama pertanian;
g. Tijdschrift voor Nijverheid en Landbouw in Nederlandsch Indie diterbitkan oleh Nederlandsch Indische Maatschappij van Nijverheid en Landbouw (Organisasi Perindustrian Belanda) tahun 1862. Majalah ini sangat bermanfaat di bidang industry pertanian karena membahas tentang industry kerajinan seperti pertenunan, pertukangan dan tulisan tentang pertanian;
h. Tijdschrift van Nederlandsch Aardrijkskundig Genootschap diterbitkan oleh Koninklijks Nederlandsch Aardrijkskundig Genootschap, tahun 1874 sampai dengan tahun 1941. Majalah ini sangat bermanfaat untuk memahami cuaca dan bencana alam seperti tsunami dan gunung merapi karena pembahasannya berkaitan tentang geografi dan landscape (lahan bumi);
i. Indische Gids, De Gids, Tijdschrift voor Nederlandsch Indie, Bijdragen tot Koninklijk Institut voor de T aal Land en Volken van Nederland-Indie (BKI), Tijdschrift van Bataviaasch Genootschap (TBG), Koloniaal Tijdschrift (Majalah ilmiah mengenai antropologi dan sosiologi).
Majalah-majalah ini berkaitan tentang politik, ekonomi, social, budaya di semua daerah di Indonesia;
j. Jaarverslag van de Kamer van Koophandel en Nijverheid te Makassar Jrg 1891-1927, Notulen van het verhandelde in de vergaderingen van den Raad van Gemente-Makassar 1971-1941, Economische Berichten Oost Indonesia tahun 1949, The Economic Review of Indonesia vol. 1 1947, Vol 6 1952, Statistiek van den Handel en de In en Uitvoerrechten in Nederlandsch Indie 1900-1940 (Biro Pusat Statistik Perdagangan) dan Staatsblad van Nederlandsch Indie (Cukai Ekspor Impor di Hindia Belanda). Majalah-majalah ini membahas tentang kawasan Indonesia timur;
k. Berita Ekonomi tahun 1951-1956, Majalah Mingguan Tempo Doeloe. Kedua majalah ini membahas tentang perdagangan di Makassar.

Ditambahkan oleh Bisuk Siahaan, bahwa ada beberapa koleksi majalah penting, diantaranya adalah :
a. Kolonial Tijdschrift (KT) yakni Majalah ilmiah politik;
b. Verhandelingen van het Koninklijke Bataviasche Genootschap van Kunsten en Wetenshappen (VBG) yakni tulisan mengenai sastra dan bahasa;
c. Kolonial Verslag yakni Laporan tahunan Menteri Kolonial Belanda ke Parlemen Belanda
d. Indisch Tijdschrift van Recht (ITR) yakni tentang Berita Acara Pengadilan
e. Adatrecht Bundel yakni tentang Pokok-pokok Hukum Adat
f. Cultuur Indie yakni mengenai budaya, adat, kehidupan sehari-hari dan lain-lain
g. Nederland-Indie Out en Nieuw yakni mengenai keadaan Indonesia di masa yang lalu

3. Surat kabar lama

Menurut Abdul Rasyid Asba, koleksi surat kabar lama yang dikoleksi oleh PERPUSNAS dibagi dalam beberapa bahasa dan dibagi dalam 3 periode yakni periode kolonial Belanda, zaman pendudukan Jepang dan zaman kemerdekaan. Diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Masa Kolonial Belanda, surat kabar yang terbit diantaranya:
1) Surat kabar berbahasa Belanda, diantaranya:
(1) Bataviaasch Handelsblad di Batavia;
(2) De Locomotief di Semarang;
(3) Soerabajasch Nieuwsblad di Surabaya;
(4) de Preanger Bode di Bandung;
(5) Soematra Bode di Medan;
(6) Algemeen Handelsblad di Padang;
(7) Cerebes di Makassar;
(8) Mamirie di Manado.
Koran-koran ini terbit disesuaikan dengan suhu politik yang ada di daerahnya masing-masing.
2) Surat kabar berbahasa daerah, diantaranya:
(1) Darmokondo;
(2) Bromartani;
(3) Sarotama;
(4) Pardomoean.
3) Surat kabar berbahasa Cina, diantaranya:
(1) Sin po;
(2) Keng Po.
4) Surat kabar berbahasa Arab, diantaranya:
(1) Al Isryad;
(2) Al Irqam.
5) Surat Kabar yang terbit di Makassar, diantaranya:
(1) Anak Kontji tahun sekitar 1920-an
(2) Berita Baru terbit pada tanggal 27 Februari 1925, dipimpin oleh Jordan Assaf Sasabone

b. Zaman Penjajahan Jepang, surat kabar yang terbit diantaranya:
1) Sinar Matahari, didirikan di Makassar tahun 1904 oleh Brower & Co (milik orang Indonesia). Surat kabari ini kemudian pecah menjadi Percetakan Marcirius dan Volgabelang.
Percetakan Marcirius pada akhirnya menjadi milik orang Cina dan menerbitkan Surat Kabar Harian Indo Cina terbit tahun 1912, Tiong Hoa Po, terbit tanggal 12 September 1912 dan Sing Hoe Po terbit tahun 1935. Dan Percetakan Volgabelang menerbitkan Surat Kabar Berita Baru tahun 1927 dipimpin oleh J. A. Sasabone.
2) Tjahaja Asia;
3) Soera Asia;
4) Soeara Syariat, mulai terbit tanggal 15 Juni 1928, di bawah pimpinan Nuruddin Daeng Maggasing;
5) Al Mahil, mulai terbit bulan Januari 1933 atau 1 Syawal 1351H, dipimpin oleh HAMKA
6) Nakki
7) Celebes Shinbun atau Pewarta Celebes

c. Zaman Kemerdekaan, surat kabar yang terbit diantaranya:
Percetakan Drukkerij Makassar, mencetak Surat Kabar Non Republikein seperti:
1) Oost Indonesia Bode tahun 1947
2) Indonesia Timur tahun 1947
Tanggal 27 Desember 1949 berganti nama menjadi Percetakan Monokwari, Percetakan Bakti dan terakhir bernama Percetakan PT Bakti Baru.

Budaya Lean dalam Meningkatkan Sumber InformasiMenurut Jeffrey K. Liker dalam bukunya The Toyota Way, ada 14 prinsip dalam Toyota Way, tentu saja prinsip-prinsip tersebut dalam mengelola perpustakaan tidak akan meniru secara utuh tetapi dapat mengambil intisarinya untuk disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Ke-14 prinsip, diantaranya adalah:
1. Filosofi jangka panjang (long term philosophy).Model lean sengaja dibangun dari awal, dimulai dengan sebuah filosofi. Dan filosofi ini dimulai oleh pimpinan puncak organisasi. Apa yang harus menjadi tujuan organisasi? Tujuanny adalah membangun Perpustakaan Nasional dalam jangka panjang yang memberikan nilai yang luar biasa kepada lembaga dan pemustaka. Dan tujuan ini memerlukan pemikiran jangka panjang dan berkesinambungan kepemimpinan.
Untuk mengubah suatu budaya informasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
a. Mulai dari atas, perubahan budaya membutuhkan perubahan drastis kepemimpinan eksekutif
b. Keterlibatan dari bawah ke atas (bottom up)
c. Menggunakan manajer ahli manajemen arsip sebagai agen perubahan
d. Membutuhkan waktu untuk mengembangkan sumber daya manusia yang berkomitmen dan berkualitas
e. Tidak pantang menyerah bila ada kesulitan dalam mengoperasikan organisasi
Kelima hal ini yang mengubah suatu lembaga informasi seperti Perpusnas, dalam melaksanakan di bidang pengembangan bahan pustaka dan jasa informasi serta sumber daya perpustakaan.
Yang perlu diingat dalam memulai perjalanan lean adalah kembali ke pertanyaan awalnya tentang komitmen kepemimpinan puncak terhadap visi organisasi jangka panjang yang harus senantiasa diperhatikan. Bila digambarkan dalam skema:



2. Proses yang benar akan memberikan hasil yang benar (the right process will produce the right result). Ciptakan proses yang mengalir secara kontinu untuk mengangkat permasalahan ke permukaan. Salah satu alat lean yang memfasilitasi kerjasama kelompok disebut sebagai 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin). Alur 5R dapat digambarkan pada skema di bawah ini:

Budaya lean berusaha menghilangkan pemborosan dari proses produksinya. Dia mengamati para pekerja dan berusaha menghilangkan setiap detik gerakan yang tidak efisien.

Dalam alur 5R, R yang kelima "Rajin" merupakan hal yang paling sulit. "Rajin" yang mebuat ke-4 R lainnya tetap berjalan. Ditambah lagi dengan melalui pendidikan, pelatihan, penghargaan yang dapat mendorong pekerja secara terus menerus meningkatkan prosedur operasi dan lingkungan kerjanya. Upaya ini dapat tercapai bila ada komitmen dari pimpinan, karyawan diberi pelatihan yang tepat serta budaya meningkatkan kinerja secara terus menerus baik dari level staf hingga puncak teratas.

3. Menambah nilai untuk organisasi dengan mengembangkan orang dan mitra kerja anda (add value to the organization by developing your people and partners)

Orang Amerika cenderung berpikir bahwa membeli teknologi yang baru, yang mahal adaah cara baik untuk menyelesaikan masalah. Toyota dengan budaya "lean"nya lebih suka untuk menggunakan orang dan proses untuk menyelesaikan masalah dan kemudian melengkapi dan mendukung orang dengan teknologi (Jeffrey).

Pustakawan adalah seseorag yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan (Undang-Undang No. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan). Dalam pengertian ini terlihat bahwa pustakawan merupakan asset yang paling bernilai dalam pengelolaan perpustakaan.

Jaminan kesejahteraan pustakawan tergambar pada Undang-Undang no.43 tahun 2007 pasal 31, bahwa tenaga perpustakaan berhak atas: (a) penghasilan di atas kebutuhan sesuai dengan tuntutan hidup minimum dan jaminan kesejahteraan sosial; (b) pembinaan karier sesuai dengan tuntutan pengembangan kualitas; dan (c) kesempatan untuk menggunakan sarana, prasarana dan fasilitas perpustakaan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.

Dengan adanya jaminan ini, pustakawan dapat menjadi pendamping masyarakat dan pemerintah dalam menyelesaikan suatu permasalahan yang ada di masyarakat maupun dengan isntansi-instansi yang terkait. Pustakawan harus menunjukkan kemampuan kualitas ilmiah dan pengetahuan yang dimilikinya, untuk dapat menunjukkan penguasaannya atas sumberdaya informasi dalam melayani masyarakat baik masyarakat dalam negeri maupun luar negeri, baik untuk kepentingan administrative pemerintahan maupun penelitian ilmiah (Ivone Felicia).

4. Menyelesaikan akar permasalahan secara terus menerus, mendorong pembelajaran organisasi (continuously solving root problem drives organizational learning)
Akar permasalahan dalam dunia kearsipan adalah belum tertanganinya arsip secara professional sehingga masih banyak di jumpai koleksi berupa informasi yang belum terorganisir dalam suatu institusi.

Untuk mengatasi ini, yang perlu dilakukan oleh organisasi adalah meningkatkan pengetahuan karyawan dengan pembelajaran dalam bidang perpustakaan dan informasi. Belajar bisa melalui pengalaman, pendidikan dan bisa juga lewat pelatihan, diantaranya adalah (1) mengetahui pengelolaan perpustakaan dengan Knowledge Management (KM), (2) memahami dengan betul apa yang dimaksud dengan information literacy, (3) membentuk Perpustakaan Nasional RI berbasis e-Library atau Cyber Knowledge, (4) mengetahui permasalahan sumber informasi baik yang ada di dalam negeri maupun di luar negeri, (5) lain sebagainya.

Dengan adanya budaya tumbuh dan belajar antara pimpinan dan karyawannya, akan menciptakan kepuasan pemustaka yang kekal dengan tujuan mendapatkan bisnis secara berulang selama hidupnya. Serta akan menimbulkan keseimbangan antara peran-peran orang-orang didalamnya dan akan membentuk suatu sistem teknis yang terfokus pada proses mengalir yang memberi nilai tambah.

KesimpulanBahan perpustakaan adalah semua hasil karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam. Dengan menggunakan konsep budaya lean menjamin ketersediaan layanan perpustakaan secara merata di tanah air. Dan membuka pikiran bahwa "mengelola" tidak hanya berhubungan dengan "alat". Mengelola berarti harus mempertimbangkan faktor sumber daya manusia.

Dengan menggunakan budaya Lean, di dalam lingkup organisasi Perpustakaan Nasional RI, ada beberapa elemen yang harus dipertimbangkan dalam pengelolaan sumber informasi, diantaranya adalah alat, sumber daya manusia, budaya kerja, hubungan kerjasama, user, sistem yang akan digunakan dalam kearsipan, keselamatan kerja, bahaya debu dan menganalisis biaya untung ruginya dalam menciptakan sumber informasi bagi masyarakat Indonesia.

Daftar Pustaka
Abdul Latief. 2008. Pers di Indonesia di zaman pendudukan Jepang. Jakarta: Karya Anda
Abdul Rasyid Asba. 2010. Cara Cerdas Mengakses Informasi Majalah Langka dalam Koleksi Perpustakaan Nasional RI (Artikel dalam Seminar bertema "Majalah Langka Harta Karun Informasi yang Terpendam, 19 Oktober 2010”). Jakarta: Perpustakaan Nasional RI
Hirano, Hiroyuki. 1995. 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation. Traslated by Bruce Talbot. Portland, OR: Producivity Press.

Ivone Felicia. Sumber arsip potensi kekayaan negara, "bagian terpenting dari pembangunan masa depan bangsa dan bernegara" Pusat Pendidikan, Pusat Penelitian dan Pusat Informasi (Artikel dalam seminar bertema "Majalah langka harta karun informasi yang terpendam, 19 oktober 2010"). Jakarta: Perpustakaan Nasional RI

James P Womack and Daniel T. Jones. 1996. Lean Thinking: Banish Waste and create wealth in your corporation. New York: Simon & Schuster
Longman Jeffrey K. Liker. 2006. The Toyota Way, 14 Prinsip Manajemen dari Perusahaan Manufaktur Terhebat di Dunia. Jakarta: Erlangga
Pendit, Putu Laxman. 2008. Perpustakaan Digital dari A sampai Z. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri
Perpustakaan Nasional RI. Bibliografi Nasional Indonesia. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://bni.pnri.go.id/
Perpustakaan Nasional RI. Candi di Indonesia. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://candi.pnri.go.id/
Perpustakaan Nasional RI. 2009. Dokumentasi Perfilman Indonesia. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://perfilman.pnri.go.id/
Perpustakaan Nasional RI. Katalog Induk Nasional (KIN). Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://kin.pnri.go.id/
Perpustakaan Nasional RI. 2009. Kelembagaan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://kelembagaan.pnri.go.id/
Perpustakaan Nasional RI. 2010. Kepala Perpusnas hadiri Gelar Pesta Buku Sumatera Utara. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://kelembagaan.pnri.go.id/activities/news/idx_id.asp?box=dtl&id=1008&from_box=lst&hlm=1&search_ruas=&search_keyword=&search_matchword=
Perpustakaan Nasional RI. 2006. Kepustakaan Presiden-Presiden Republik Indonesia. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://kepustakaan-presiden.pnri.go.id/
Perpustakaan Nasional RI. 2008. Koleksi Foto. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://www.pnri.go.id/dlFoto.aspx
Perpustakaan Nasional RI. 1999. Koleksi Gambar Johannes Rach. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://www.pnri.go.id/dlKolGjr.aspx
Perpustakaan Nasional RI. Koleksi Manuskrip. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://www.pnri.go.id/dlkolmanu.aspx
Perpustakaan Nasional RI. Pusaka Indonesia. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://pdni.pnri.go.id/default.aspx
Perpustakaan Nasional RI. 2010. Mutiara Informasi Dalam Membentuk Karakter Bangsa. Diakses tanggal 23 Nopember 2010.
http://kelembagaan.pnri.go.id/activities/news/idx_id.asp?box=dtl&id=1011
Perpustakaan Nasional RI. Tugas, Fungsi, dan Wewenang. Diakses tanggal 18 Nopember 2010.
http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/task/idx_id.asp
Perpustakaan Nasional RI. Visi dan Misi. Diakses tanggal 18 Nopember 2010.
http://kelembagaan.pnri.go.id/about_us/vision_mission/idx_id.asp
Perpustakaan Nasional RI. Web Archive. Diakses tanggal 25 Nopember 2010. http://arsipweb.pnri.go.id/
Republik Indonesia. 2007. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2007 Tentang PerpustakaanRepublik Indonesia. 2008. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi PublikRepublik Indonesia. 2008. Undang-Undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi ElektronikSiahaan Bisuk. 2010. Pemanfaatan Majalah Langka Koleksi Perpustakaan Nasional. (Artikel dalam Seminar bertema "Majalah Langka Harta Karun Informasi yang Terpendam, 19 Oktober 2010”). Jakarta: Perpustakaan Nasional RI
Suprihati. 2010. Koleksi Naskah Kuno di Perpustakaan Nasional RI. Diakses tanggal 18 Nopember 2010. http://www.scribd.com/doc/4990237/Koleksi-Naskah-Kuno-Di-Perpusnas

Workshop Sistem Pemberkasan Dokumen di Perguruan Tinggi

POLA KLASIFIKASI ARSIP
PERGURUAN TINGGI

B. FASILITATIF

HUKUM DAN ORGANISASI


HK. HUKUM
HK.00 Peraturan
00 Peraturan Rektor/Koordinator Kopertis
01 Keputusan
00 Keputusan Rektor/Koordinator Kopertis
02 Keputusan Pejabat lainnya
03 Instruksi Rektor/Koordinator Kopertis
04 Instrumen Hukum
00 Standar/Pedoman
01 Prosedur Kerja/Juklak/Juknis
02 Surat Edaran
03 MOU, Kontrak, Kerjasama
05. Dokumentasi Hukum (produk hukum ekstern)
00 Undang-undang
01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
02 Peraturan Pemerintah
03 Peraturan dan Keputusan Presiden
04 Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen
05 dan lain-lain.
06 Sosialisasi atau penyuluhan Hukum
00 Sosialisasi
01 Penyuluhan
02 Pembinaan Hukum
07 Bantuan dan konsultasi hukum
00 Pidana
01 Perdata
02 Tata Usaha Negara
03 Agama
08 Perizinan
00 Berkas perjanjian sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat izin.

OT ORGANISASI

OT.00 Statuta
OT.01 Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis
OT.02 Tata Kerja Organisasi
OT.03 Uraian/Analisis Jabatan/Analisis Manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan
OT.04 Evaluasi dan laporan kinerja
00 Laporan Berkala
00 Laporan Bulanan
01 Laporan Triwulan
02 Laporan Semesteran
03 Laporan Tahunan Unit Kerja
04 Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis
01 Laporan Insidentil

KS KERJA SAMA

KS.00 Kerjasama Dalam Negeri:
00 Kerjasama dengan lembaga pemerintah
01 Kerjasama dengan swasta / LSM
02 Kerjasama antar perguruan tinggi
03 Kerjasama dengan perusahaan
KS.01 Kerjasama Luar Negeri (Bilateral, Regional, Multilateral):
00 Kerjasama antar pemerintah
01 Kerjasama dengan Badan Internasional
02 Kerjasama dengan Lembaga Non Pemerintah
03 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
04 Kerjasama dengan Sekolah Asing di Indonesia
05 Kerjasama dengan Sekolah Indonesia di luar negeri
06 Pertukaran pelajar/mahasiswa

HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HM.00 Hubungan antar lembaga
00 Hubungan antar lembaga pemerintah
01 Hubungan dengan swasta / LSM
02 Hubungan dengan perusahaan
03 Hubungan dengan perguruan tinggi
04 Hubungan dengan media massa
HM.01 Siaran pers/press release
HM.02 Kunjungan wartawan/liputan
HM.03 Kunjungan dinas
00 Dalam negeri
01 Luar negeri
HM.04 Hearing DPR.
HM.05 Penerbitan, Publikasi, dan Dokumentasi
HM.06 Perpustakaan
00 Pengadaan buku/bahan pustaka
01 Daftar koleksi
02 Kartu anggota
03 Katalog
04 Peminjaman
05 Penghapusan buku/bahan pustaka
HM.07 Guntingan berita/kliping koran
HM.08 Pameran/sayembara, festival, pembuatan spanduk dan iklan.
HM.09 Pengumuman/pemberitahuan

PR PERENCANAAN
PR.00 Usulan perencanaan Unit Kerja beserta data pendukung
PR.01 RPJM Bidang Pendidikan/pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan Bidang Pendidikan.
PR.02 Program Kerja Tahunan
00 Program Kerja Tahunan Unit Kerja
01 Program Kerja Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
00 Lakip Unit Kerja
01 Lakip Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.04 Evaluasi Program
00 Evaluasi masing-masing Unit Kerja
01 Evaluasi tingkat Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.05 Laporan
00 Laporan Berkala
01 Laporan Insidentil

LK PERLENGKAPAN
LK.00 Rencana Kebutuhan Barang
00 Usulan Unit Kerja
01 Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan Kopertis
LK.01 Berkas penawaran


LK.02 Pengadaan Barang
00 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung) :
 Usulan unit kerja dan data pendukung
 Proses Pengadaan barang
 Serah terima barang
01 Pengadaan/pembelian barang melalui lelang
 Pengadaan barang bergerak, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
 Pengadaan barang investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
02 Pengadaan barang melalui Bantuan/Hibah
03 Pengadaan barang melalui tukar-menukar
04 Pengadaan barang melalui pinjaman
05 Pengadaan barang melalui sewa
LK.03 Pengadaan Jasa
Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian.
LK.04 Penyimpanan/pergudangan
Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan
LK.05 Kartu barang/kartu gudang
LK.06 Penyaluran/distribusi
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya : surat permintaan barang dari unit kerja/formulir permintaan, persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB)
LK.07 Inventaris Barang
00. Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
01. Daftar Inventaris Ruangan (DIR)
02. Daftar Inventaris Barang (DIB)
03. Kartu Inventaris Barang (KIB)
LK.08 Perbaikan/Pemeliharaan
00. Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor
01. Perbaikan/Pemeliharaan Barang Investasi
LK.09 Penghapusan Barang
00. Penghapusan Barang Bergerak/Barang Inventaris Kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
01. Penghapusan barang Investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang.
LK.10 Bukti-bukti kepemilikan Aset
00 Sertifikat Tanah
01 IMB
02 BPKB
03 STNK
04 Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas

TU KETATAUSAHAAN
TU.00 Persuratan
00 Surat tugas/perintah beserta lampirannya
01 Surat Undangan
02 Pengumuman
03 Risalah/Notulen Rapat
 Rapat Staf
 Rapat Pimpinan
04 Daftar Nama/alamat kantor
05 Daftar nama/alamat pejabat
06 Ucapan Terima Kasih
07 Surat Kuasa
08 Surat Keterangan

TU.01 Kearsipan
00 Administrasi Pengendalian Surat (kartu, lembaran, buku)
01 Permintaan Penggandaan Dokumen/Arsip
02 Pembinaan Kearsipan
 Sosialisasi/penyuluhan Kearsipan
 Bimbingan Teknis
 Monitoring
03 Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip:
 Daftar Pertelaan Arsip
 Pemeliharaan Arsip, seperti kegiatan pembersihan, fumigasi, dll.
04 Peminjaman dan Penggunaan Arsip
05 Penyusutan Arsip
 Pemindahan arsip inaktif
Berita Acara Pemindahan
Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan
 Pemusnahan Arsip
Berita Acara Pemusnahan
Daftar arsip yang dimusnahkan
Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan
pemusnahan arsip dari instansi terkait
Keputusan Pemusnahan
 Penyerahan Arsip
Berita Acara Serah Terima Arsip
Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan
06 Berkas Proses alih media arsip

RT KERUMAHTANGGAAN
RT.00 Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya.
RT.01 Pengamanan/sekuriti
RT.02 Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat
RT.03 Telekomunikasi
RT.04 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi
RT.05 Kebersihan dan taman
RT.06 Konsumsi dan akomodasi
RT.07 Perjalanan dinas
RT.08 Pengurusan visa/paspor
RT.09 Penerimaan Tamu
00 Tamu biasa
01 Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya)
02 Tamu Asing
03 Buku Tamu
RT.10 Acara kedinasan:
00 Upacara/seremonial
01 Pelantikan
02 Jamuan makan

TI INFORMATIKA/SIM/TIKTI.00 Perencanaan sistem informasi dan komunikasi
TI.01 Pengumpulan dan pengolahan data
TI.02 Data base
TI.03 Design sistem informasi dan komunikasi
TI.04 Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan
TI.05 Evaluasi sistem dan media
DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DL.00 Rencana/program diklat
00 Rencana kebutuhan
01 Kurikulum diklat
02 Modul/materi/bahan diklat
03 Jadwal/ silabus
DL.01 Penyelenggaraan diklat
Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain.
DL.02 Laporan/evaluasi diklat
DL.03 Buku register peserta/alumni
DL.04 Buku nomor ijazah/STTPL.
DL.05 Administrasi pengiriman peserta diklat:
00 Diklat dalam negeri
01 Diklat luar negeri
DL.06 Administrasi pengiriman pendidikan formal:
00 Pendidikan dalam negeri
01 Pendidikan luar negeri
DL.07 Seminar/lokakarya/temukarya/workshop:
00 Penyelenggaraan seminar
01 Pengiriman peserta mengikuti seminar

PG PENELITIAN DAN PENGEMBANGANPG.00 Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain.
PG.01 Data dan informasi pendidikan
00 Pengumpulan data
01 Pengolahan data
02 Data informasi dan statistik
PG.02 Hasil penelitian dan pengembangan
00 Proses sistem pengujian
01 Pengembangan kurikulum
02 Kebijakan, inovasi pendidikan

WS PENGAWASANWS.00 Perencanaan
00 Program kerja pemeriksanaan tahunan
01 Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan di daerah
02 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
03 Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
04 Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis
WS.01 Administrasi pengawasan meliputi : surat penugasan, surat pemberitahuan dan lain-lain.
WS.02 Laporan
00 Laporan hasil pemeriksaan BPK
01 Laporan hasil pemeriksaan BPKP
02 Laporan hasil pemeriksaan Itjen
03 Laporan Pengaduan Masyarakat
04 Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik
05 Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
06 Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
07 Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi
08 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
09 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
10 Laporan hasil seminar/lokakarya
11 Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi / Kopertis
12 Analisis hasil pengawasan
13 Ekspose hasil pengawasan
WS.03 Laporan tindak lanjut
WS.04 Administrasi layanan pengawasan eksternal
WS.05 Penanganan Kasus
00 Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis
01 Pidana
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran, meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis.
 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
 Telaahan hukum dan opini hukum
02 Perdata
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
 Telaahan hukum dan opini hukum
03 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara, meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
 Telaahan hukum dan opini hukum