Tahun 1971 adalah tahun bersejarah dalam perkembangan dunia internet, karena pada tahun itu e-mail pertama dikirim. Ray Tomlinson penemu email berbasis internet akhir tahun 1971 di ARPAnet. Dia lahir 1941, Amsterdam, New York adalah seorang Insinyur Komputer dan bekerja sebagai insinyur komputer untuk Bolt Beranek dan Newman (BBN), perusahaan yang disewa oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membangun internet yang pertama pada tahun 1968.
Di dalam artikel Computerworld tahun 1996, pertama kalinya pengiriman e-mail dilakukan oleh postal mail in the U.S (David O. Stephens). Sampai saat ini email sudah menjadi alat komunikasi populer digunakan di seluruh belahan dunia. Masalah yang muncul dari e-mail adalah bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak dapat terdeteksi.
Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada e-mail sering hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversi-kontroversi baru dalam dunia manajemen kearsipan jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada e-mail dapat dilestarikan atau dipertahankan sebagi fungsinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.
Pengertian E-mail dan FungsinyaArsip elektronik dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu arsip elektronik bentuk dokumen, surat elektronik atau email, website, data basis, dan dokumen multimedia. Munculnya arsip elektronik dalm bentuk surat elektronik atau e-mail digunakan untuk sarana mengkomunikasikan berbagai macam informasi baik untuk kepentingan internal maupun external. Jenis informasi yang dapat dikomunikasikan menggunakan e-mail mulai dari laporan resmi suatu kegiatan sampai dengan hanya undangan rapat.
Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan e-mail. Definisi yang dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki bahwa e-mail (electronic mail) dalam bahasa Indonesia surat elektronik adalah perangkat lunak yang memungkinkan seorang pemakai mengirim berita atau surat dari sebuah computer via jaringan komunikasi ke computer lainnya, local maupun internasional. Setiap pemakai e-mail memiliki alamat yang unik. Dilanjutkan menurut Jay Kennedy dan Cherryl Schauder (1998:23) yang mengatakan bahwa e-mail dikatakan sebagai arsip elektronik adalah arsip yang terekam dalam bentuk digital yang disimpan dalam media computer baik magnetic maupun optic.
Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian arsip elektronik tertuang juga dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengertian arsip dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 menunjukkan bahwa arsip elektronik termasuk dalam pengertian arsip merupakan rekaman kegiatan yang sudah disesuaikan menurut perkembangan teknologi. Dan lebih rinci dalam Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 1 bahwa informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Arsip elektronik juga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan sebagaimana tertuang dalam Pasal 5, Undang-Undang No. 11 terkecuali
1. Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
2. Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat akta notariil atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.
Dalam Pasal 6 ditegaskan kembali bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum didalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaaan.
Masalah Sekitar Arsip ElektronikKetidak seragaman dalam menyikapi pengakuan arsip elektronik sebagai alat bukti terjadi di dunia. Beberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambivalen atau bahkan tidak mengakuinya.
Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang saling bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.
Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.
Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendapat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah.
Functional RequirementsDi dalam bab 6, Managing Electronic Mail, David Bearman menuliskan statement “how to manage electronic mail as a record.” Untuk menjawab ini, konsep records continuum oleh para pakar kearsipan dunia dianggap paling ideal yang mampu memecahkan problem arsip elektronik. Konsep records continuum yang dijabarkan dalam Standards Australia, AS4390-1996, Australian Standard: Records Management dijadikan sebagai landasan ISO 15489 yakni standar internasional bidang arsip dinamis.
International Standard untuk Records Management (ISO 15489) menyediakan bimbingan (best practice) bagaimana dokumen harus diatur untuk memastikan dokumen tersebut adalah asli, dapat dipercaya, lengkap, tak berubah dan yang dapat dipakai. Organisasi yang tidak menggunakan suatu sistem manajemen dokumen elektronik akan mengambil resiko hilangnya bukti kunci dari aktivitas bisnis mereka, dengan demikian menghasilkan suatu ketiadaan memori (perseroan/perusahaan), pemborosan, ketidakcakapan dan suatu ketidak mampuan untuk memenuhi akuntabilitas, tanggung-jawab dan persyaratan legislative.
Selain itu dengan sistem E-Record Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic Records Management Systems sangat membantu pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Sistem Manajemen E-Record Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian arsip.
Principles and Functional Requirements for Records in electronic office environments antara lain :
1. Menjelaskan proses dan requirements untuk identifikasi dan memanage records dalam Elektronik Records Management System (ERMS)
2. Membangun requirements untuk fungsional manajemen records yang akan dimasukan ke dalam spesifikasi design jika akan digunakan untuk membangun software/aplikasi kearsipan, upgrade atau membeli ERMS software
3. Menginformasikan requirement fungsional manajemen arsip dalam menyeleksi aplikasi ERMS yang ada (tersedia di pasaran)
4. Mereview fungsionalitas manajemen arsip atau menilai kesesuaian aplikasi ERMS yang ada
Fungsional Requirement yang akan dibahas pada tulisan ini adalah mengacu pada Modul 2 yaitu “Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems”. Fungsional Requirement dibagi kedalam empat bagian yaitu :
1. Create
a. Capture1) Proses capture
2) Point of capture metadata3) Agregasi metadata elektronik
4) Bulk importing5) Format document elektronik
6) Compound records
7) Email
b. Identification
c. Classification
1) Menetapkan skema klasifikasi
2) Level klasifikasi
3) Proses klasifikasi
4) Volume record2. Maintain
a. Managing authentic and reliable records1) Akses dan keamanan
2) Access controls3) Establishing security control4) Assigning security levels5) Executing security controls6) Security categories7) Records management process metadata8) Tracking record movementb. Hybrid RecordsManajemen elektronik dan non-elektronik record, terdiri atas 2 format file yakni hybrid file dan hybrid rekod
c. Retensi, migrasi dan disposal
1) Disposition authorities
2) Migration, export and destruction
3) Retention and disposal untuk record elektronik dan non-elektronik
3. Disseminate
Search, retrieve dan render
1) Rendering: displaying records
2) Rendering: printing
3) Rendering: redacting records
4) Rendering: other
5) Rendering: re-purposing content
4. Administer
Fungsi administratif
1) Administrator function
2) Metadata administration
3) Reporting
4) Back-up and recovery
Untuk memahami persyaratan fungsional kearsipan Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems, disini penulis akan ambil contoh e-government yang telah menerapkan kearsipan elektronik di Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia dengan Sistem E-Record Management disingkat ERM.
Kementerian Komunikasi dan Informasi telah menyediakan panduan umum Sistem Manajemen Dokumen Elektronik E-Record Management (ERM) bagi lembaga dalam merencanakan pembangunan sistem aplikasi. Pengembangan aplikasi ERM, Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia melaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan inisitaif masing-masing di dalam lembaga. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikan 2 kepentingan, yakni (1) kepentingan pelayanan public yang diperlukan masyarakat dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen kearsipan elektronik dengan proses kerja terpadu.
Registrasi Dokumen
Untuk menjamin kelangsungan dokumen elektronik agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama, diperlukan sebuah prosedur registrasi dokumen dan record yang diimplementasikan untuk mengelola setiap e-record sepanjang siklus hidupnya dari mulai pembuatan sampai pemusnahannya.
Proses registrasi sangat penting dalam pengelolaan e-record, agar semua informasi dapat dipelihara dan dikelola terus-menerus dan dokumen akan ter-link ke dokumen lain, gambar, grafik, suara dan lain-lain. Prosedur registrasi yang baik minimal harus mampu :
1. Mengidentifikasi asal (originator) dari sebuah record
2. Mengidentifikasi pemilik (owner) atau manajer dari sebuah record
3. Selalu mencatat riwayat hidup sebuah record dari mulai record tersebut dibuat dan terakhir dimodifikasi, untuk setiap versi dari sebuah record
4. Menentukan status sebuah record seperti draft, final, dst. untuk setiap versi dari record tersebut
5. Mengidentifikasi komponen-komponen dari record yang disimpan dan dikelola dalam record yang terpisah, termasuk relasi antar komponen-komponen tersebut
6. Mengidentifikasi setiap header record ataupun template yang bersesuaian dengan suatu record
7. Menjamin bahwa konteks yang dimiliki oleh sebuah record dan relasinya dengan record lain yang dalam satu konteks selalu terjaga
8. Menjamin bahwa setiap record memiliki judul yang bermakna dan dijelaskan dalam konteksnya, serta diklasifikasikan berdasarkan kategori tertentu yang disepakati
9. Mengelola keamanan dari setiap record dengan berdasar pada kebijakan organisasi dan hak ases untuk semua tipe record seperti personal, grup, lembaga, public, arsip, dst.
10. Menjamin bahwa semua record disimpan dan dapat dipertukarkan menggunakan standar yang dapat diterima luas, seperti XML serta format yang sesuai untuk record tersebut.
Untuk itu pada setiap record minimal perlu ditambahkan atribut-atribut seperti dalam tabel di bawah, yang mampu memastikan :
1. Setiap record selalu terkelola dengan baik
2. Setiap record dapat diakses oleh pengguna yang berhak dengan mudah dan cepat
3. Konteks dimana sebuah record dibuat dan digunakan dapat dipahami.
4. Informasi yang wajib tersedia setiap saat di konten arsip elektronik
Arsip elektronik yang baik mempunyai identitas institusi, misalkan Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia akan menampilkan konten tetap sebagai identitas lembaga dalam arsip elektronik, diantaranya:
a. Nama Instansi, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.
f. Terkecuali informasi yang tidak boleh diungkap oleh Undang-Undang
Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain :
1. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;
2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;
3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
4. Meningkatkan kualitas layanan publik;
5. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tum-buh dan berkembang;
6. Lebih responsif pada perubahan.
Jadwal Retensi Arsip Elektronik
Petunjuk teknis dan pedoman mengenai penyusutan arsip, mengacu kepada surat edaran Kepala Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia, No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip.
Dokumen elektronik yang perlu disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama harus memperhatikan kepastian aksesibilitas dokumen tersebut. Ketentuan tersebut mencakup langkah-langkah pemindaian (scanning) dokumen asli (spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi, duplikasi, dan penyegaran media), serta keberlanjutan keberadaannya.
Organisasi harus memiliki jadwal retensi arsip elektronik dan rencana migrasi sistem. Jadwal tersebut juga mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan dokumen elektronik. Arsip elektronik perlu disimpan sedemikian rupa sehingga dapat diidentifikasi dan dimusnahkan saat periode penyimpanan telah habis atau sudah tidak memiliki kegunaan. Arsip elektronik yang memiliki periode penyimpanan yang sama, sebaiknya disimpan pada media penyimpanan yang sama.
Arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan hendaknya dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup, maupun tempat penyimpanan lainnya.
Pemilihan Sistem
Sistem pengelolaan arsip elektronik yang akan digunakan oleh organisasi atau lembaga pemerintah maupun swasta harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Sistem pengelolaan arsip elektronik yang digunakan harus memenuhi kebutuhan fungsional untuk penyimpanan jangka panjang.
2. Semua arsip elektronik harus memiliki metadata yang dilekatkan untuk menjelaskan konteks, riwayat, dan atribut penyimpanan dokumen lainnya. Metadata yang digunakan ini harus dalam bentuk spesifik yang telah disepakati.
3. Semua arsip elektronik harus disimpan dan dikelola dalam format standar yang direkomendasikan secara luas, seperti XML (eXtensible Markup Language)
4. Semua arsip elektronik harus disimpan dalam media penyimpanan yang memenuhi standar spesifikasi tertentu untuk penggunaan jangka panjang.
Manfaat Elektronik E-Record Management (ERM)
Sistem ERM yang baik akan mendukung :
1. Pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah;
2. Menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik;
3. Prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi;
4. Pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah.
Untuk memenuhi persyaratan akuntabilitas dan melayani kebutuhan internal, maka setiap lembaga pemerintah harus dapat menyimpan dokumen yang terkait dengan keputusan dan transaksi yang dilakukannya. Dokumen perlu diakuisisi, dikelola dalam sebuah sistem yang mampu memelihara integritas keasliannya.
Untuk menerapkan sistem ERM yang baik dibutuhkan :
1. Pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi yang mendukungnya;
2. Prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi;
3. Prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk menjamin integritas, kualitas dan keamanan dokumen;
4. Prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancar-an akses semua dokumen selama diperlukan;
5. Prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku;
6. Budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi;
7. Ketrampilan dan kompetensi pada bidang ERM untuk semua pengguna dan pengelola dokumen.
Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang baik harus memiliki tiga unsur utama, yaitu :
1. Kebijakan, strategi, dan budaya kerja;
2. Prosedur pengelolaan dokumen elektronik dalam suatu siklus hidup dokumen;
3. Sistem informasi yang mendukung manajemen dokumen.
Disamping itu, untuk membangun infrastruktur ERM, lembaga pemerintah perlu mengambil langkah sebagai berikut:
1. Integrasi prosedur ERM sebagai bagian dari rancangan e-Government.
Mengintegrasikan prosedur ERM ke dalam sistem dan proses bisnis e-government untuk menjamin ketersediaan dokumen elektronik.
2. Pengendalian kondisi dokumen kertas selama ERM belum diimplementasikan.
Memelihara kondisi dokumen yang ada, agar jangan rusak atau hilang, untuk menjaga kesinambungan riwayat, pengidentifikasian, pengevaluasian, dan pengintegrasiannya ke dalam dokumen elektronik, selama infrastruktur ERM belum diimplementasikan.
3. Implementasi sistem ERM
Mengimplementasikan sistem ERM pada lembaga pemerintah, sehingga pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih efisien.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, dokumen elektonik harus memiliki tingkat kepercayaan sebagai sebuah dokumen legal. Dengan diakuinya dokumen elektronik sebagai dokumen legal, maka dokumen elektronik dapat dijadikan bukti/petunjuk riwayat organisasi secara eksplisit. Dalam konteks legal, sebuah bukti dapat berupa dokumentasi, perkataan, audio-visual, baik secara elektronik maupun bentuk lain.
Sebuah dokumen harus memiliki sifat sebagai sesuatu yang utuh dan akurat yang harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:
1. Konten
Merupakan informasi yang membangun sebuah dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.
2. Konteks
Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional.
3. Struktur
Format fisik dan logika sebuah dokumen serta hubungan antar elemen di dalamnya.
Ketiga karakteristik ini dapat ditandai secara digital. Salah satunya adalah watermarking, yakni suatu metode untuk membubuhkan tanda pada dokumen elektronik dalam rangka menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan, sehingga masih memiliki nilai legal sebagai sebuah dokumen pemerintahan.
Penandaan digital dan watermarking diterapkan untuk menghasilkan record-record yang dapat dipercaya. Tingkat kepercayaan ini ditentukan oleh parameter kehandalan, otentik, dan integritas. Kehandalan berarti isi dari record tersebut dapat dipercaya dan dibuktikan sebagai representasi dari dokumen yang utuh dan akurat, serta dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan hukum selanjutnya, juga mampu menyampaikan isinya kepada pihak yang bersesuaian dengan melakukan pengidentifikasian tanda.
Otentik berarti bahwa arsip elektronik yang diterima adalah dari asal yang benar. Untuk melakukan otentikasi sebuah recod, instansi pemerintah harus menetapkan dan mengimplementasikan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur yang mengontrol pembuatan, pengiriman, penerimaan, dan pemeliharaan record, untuk memastikan bahwa pihak pembuat record diberi otorisasi dan diindetifikasi, serta melindungi recod dari perubahan-perubahan oleh pihak yang tidak memiliki otoritas.
Sebuah arsip elektronik memiliki integritas jika isinya tidak pernah dirubah, dihapus, serta memiliki akurasi dan waktu berlaku yang valid.
Kesimpulan
Menurut beberapa ahli kearsipan bahwa email dalam hal ini sebagai arsip elektronik bisa dijadikan rekod, dengan ketentuan bila isi yang terkandung pada arsip elektronik terpelihara dengan baik dengan unsur-unsur sebagai berikut: Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan
1. Tempat arsip itu dibuat dan atau dari mana ia dikirim.
2. Alamat Pengirim
3. Nama atau dan tanda tangan penulis atau pengarang
4. Alamat Penerima
5. Penerima
6. Subjek atau perihal
7. Disposisi
Selain itu arsip elektronik dapat dikatakan sebagai rekod bila punya 3 syarat yakni ada isi, struktur, dan konteks. Ketiga unsur ini dalam dunia maya direpresentasikan dengan metadata yang mengandung unsur ”evidence”-nya, konteksnya sebagai bukti transaksi.
Daftar Pustaka
Cook, Terry. 1997. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift Archivaria 43. Spring
Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994
Fuad Gani. Manajemen Dokumen Perusahaan
-------------. 2005. Masalah Sekitar Arsip Elektronik dalam Jurnal Ilmu
Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1 N0. 2, Juni 2005. Depok: Universitas Indonesia
International Council on Archives. 2008. Principles and Functional Requirements for Records om Electronic Office Environments, Modul 2: Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist's Identity and
Professionalism, MontreaI:ICA, XIIth, 1992
Philip Eppard. PARES 2 Project. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2 : Experiential, Interactive and Dynamic Records. Appendix 20 Creator Guidelines Making and Maintaining Digital Materials: Guidelines for Individuals.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Di dalam artikel Computerworld tahun 1996, pertama kalinya pengiriman e-mail dilakukan oleh postal mail in the U.S (David O. Stephens). Sampai saat ini email sudah menjadi alat komunikasi populer digunakan di seluruh belahan dunia. Masalah yang muncul dari e-mail adalah bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak dapat terdeteksi.
Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada e-mail sering hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversi-kontroversi baru dalam dunia manajemen kearsipan jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada e-mail dapat dilestarikan atau dipertahankan sebagi fungsinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.
Pengertian E-mail dan FungsinyaArsip elektronik dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu arsip elektronik bentuk dokumen, surat elektronik atau email, website, data basis, dan dokumen multimedia. Munculnya arsip elektronik dalm bentuk surat elektronik atau e-mail digunakan untuk sarana mengkomunikasikan berbagai macam informasi baik untuk kepentingan internal maupun external. Jenis informasi yang dapat dikomunikasikan menggunakan e-mail mulai dari laporan resmi suatu kegiatan sampai dengan hanya undangan rapat.
Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan e-mail. Definisi yang dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki bahwa e-mail (electronic mail) dalam bahasa Indonesia surat elektronik adalah perangkat lunak yang memungkinkan seorang pemakai mengirim berita atau surat dari sebuah computer via jaringan komunikasi ke computer lainnya, local maupun internasional. Setiap pemakai e-mail memiliki alamat yang unik. Dilanjutkan menurut Jay Kennedy dan Cherryl Schauder (1998:23) yang mengatakan bahwa e-mail dikatakan sebagai arsip elektronik adalah arsip yang terekam dalam bentuk digital yang disimpan dalam media computer baik magnetic maupun optic.
Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian arsip elektronik tertuang juga dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengertian arsip dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 menunjukkan bahwa arsip elektronik termasuk dalam pengertian arsip merupakan rekaman kegiatan yang sudah disesuaikan menurut perkembangan teknologi. Dan lebih rinci dalam Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 1 bahwa informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Arsip elektronik juga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan sebagaimana tertuang dalam Pasal 5, Undang-Undang No. 11 terkecuali
1. Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
2. Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat akta notariil atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.
Dalam Pasal 6 ditegaskan kembali bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum didalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaaan.
Masalah Sekitar Arsip ElektronikKetidak seragaman dalam menyikapi pengakuan arsip elektronik sebagai alat bukti terjadi di dunia. Beberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambivalen atau bahkan tidak mengakuinya.
Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang saling bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.
Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.
Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendapat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah.
Functional RequirementsDi dalam bab 6, Managing Electronic Mail, David Bearman menuliskan statement “how to manage electronic mail as a record.” Untuk menjawab ini, konsep records continuum oleh para pakar kearsipan dunia dianggap paling ideal yang mampu memecahkan problem arsip elektronik. Konsep records continuum yang dijabarkan dalam Standards Australia, AS4390-1996, Australian Standard: Records Management dijadikan sebagai landasan ISO 15489 yakni standar internasional bidang arsip dinamis.
International Standard untuk Records Management (ISO 15489) menyediakan bimbingan (best practice) bagaimana dokumen harus diatur untuk memastikan dokumen tersebut adalah asli, dapat dipercaya, lengkap, tak berubah dan yang dapat dipakai. Organisasi yang tidak menggunakan suatu sistem manajemen dokumen elektronik akan mengambil resiko hilangnya bukti kunci dari aktivitas bisnis mereka, dengan demikian menghasilkan suatu ketiadaan memori (perseroan/perusahaan), pemborosan, ketidakcakapan dan suatu ketidak mampuan untuk memenuhi akuntabilitas, tanggung-jawab dan persyaratan legislative.
Selain itu dengan sistem E-Record Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic Records Management Systems sangat membantu pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Sistem Manajemen E-Record Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian arsip.
Principles and Functional Requirements for Records in electronic office environments antara lain :
1. Menjelaskan proses dan requirements untuk identifikasi dan memanage records dalam Elektronik Records Management System (ERMS)
2. Membangun requirements untuk fungsional manajemen records yang akan dimasukan ke dalam spesifikasi design jika akan digunakan untuk membangun software/aplikasi kearsipan, upgrade atau membeli ERMS software
3. Menginformasikan requirement fungsional manajemen arsip dalam menyeleksi aplikasi ERMS yang ada (tersedia di pasaran)
4. Mereview fungsionalitas manajemen arsip atau menilai kesesuaian aplikasi ERMS yang ada
Fungsional Requirement yang akan dibahas pada tulisan ini adalah mengacu pada Modul 2 yaitu “Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems”. Fungsional Requirement dibagi kedalam empat bagian yaitu :
1. Create
a. Capture1) Proses capture
2) Point of capture metadata3) Agregasi metadata elektronik
4) Bulk importing5) Format document elektronik
6) Compound records
7) Email
b. Identification
c. Classification
1) Menetapkan skema klasifikasi
2) Level klasifikasi
3) Proses klasifikasi
4) Volume record2. Maintain
a. Managing authentic and reliable records1) Akses dan keamanan
2) Access controls3) Establishing security control4) Assigning security levels5) Executing security controls6) Security categories7) Records management process metadata8) Tracking record movementb. Hybrid RecordsManajemen elektronik dan non-elektronik record, terdiri atas 2 format file yakni hybrid file dan hybrid rekod
c. Retensi, migrasi dan disposal
1) Disposition authorities
2) Migration, export and destruction
3) Retention and disposal untuk record elektronik dan non-elektronik
3. Disseminate
Search, retrieve dan render
1) Rendering: displaying records
2) Rendering: printing
3) Rendering: redacting records
4) Rendering: other
5) Rendering: re-purposing content
4. Administer
Fungsi administratif
1) Administrator function
2) Metadata administration
3) Reporting
4) Back-up and recovery
Untuk memahami persyaratan fungsional kearsipan Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems, disini penulis akan ambil contoh e-government yang telah menerapkan kearsipan elektronik di Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia dengan Sistem E-Record Management disingkat ERM.
Kementerian Komunikasi dan Informasi telah menyediakan panduan umum Sistem Manajemen Dokumen Elektronik E-Record Management (ERM) bagi lembaga dalam merencanakan pembangunan sistem aplikasi. Pengembangan aplikasi ERM, Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia melaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan inisitaif masing-masing di dalam lembaga. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikan 2 kepentingan, yakni (1) kepentingan pelayanan public yang diperlukan masyarakat dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen kearsipan elektronik dengan proses kerja terpadu.
Registrasi Dokumen
Untuk menjamin kelangsungan dokumen elektronik agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama, diperlukan sebuah prosedur registrasi dokumen dan record yang diimplementasikan untuk mengelola setiap e-record sepanjang siklus hidupnya dari mulai pembuatan sampai pemusnahannya.
Proses registrasi sangat penting dalam pengelolaan e-record, agar semua informasi dapat dipelihara dan dikelola terus-menerus dan dokumen akan ter-link ke dokumen lain, gambar, grafik, suara dan lain-lain. Prosedur registrasi yang baik minimal harus mampu :
1. Mengidentifikasi asal (originator) dari sebuah record
2. Mengidentifikasi pemilik (owner) atau manajer dari sebuah record
3. Selalu mencatat riwayat hidup sebuah record dari mulai record tersebut dibuat dan terakhir dimodifikasi, untuk setiap versi dari sebuah record
4. Menentukan status sebuah record seperti draft, final, dst. untuk setiap versi dari record tersebut
5. Mengidentifikasi komponen-komponen dari record yang disimpan dan dikelola dalam record yang terpisah, termasuk relasi antar komponen-komponen tersebut
6. Mengidentifikasi setiap header record ataupun template yang bersesuaian dengan suatu record
7. Menjamin bahwa konteks yang dimiliki oleh sebuah record dan relasinya dengan record lain yang dalam satu konteks selalu terjaga
8. Menjamin bahwa setiap record memiliki judul yang bermakna dan dijelaskan dalam konteksnya, serta diklasifikasikan berdasarkan kategori tertentu yang disepakati
9. Mengelola keamanan dari setiap record dengan berdasar pada kebijakan organisasi dan hak ases untuk semua tipe record seperti personal, grup, lembaga, public, arsip, dst.
10. Menjamin bahwa semua record disimpan dan dapat dipertukarkan menggunakan standar yang dapat diterima luas, seperti XML serta format yang sesuai untuk record tersebut.
Untuk itu pada setiap record minimal perlu ditambahkan atribut-atribut seperti dalam tabel di bawah, yang mampu memastikan :
1. Setiap record selalu terkelola dengan baik
2. Setiap record dapat diakses oleh pengguna yang berhak dengan mudah dan cepat
3. Konteks dimana sebuah record dibuat dan digunakan dapat dipahami.
4. Informasi yang wajib tersedia setiap saat di konten arsip elektronik
Arsip elektronik yang baik mempunyai identitas institusi, misalkan Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia akan menampilkan konten tetap sebagai identitas lembaga dalam arsip elektronik, diantaranya:
a. Nama Instansi, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.
f. Terkecuali informasi yang tidak boleh diungkap oleh Undang-Undang
Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain :
1. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;
2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;
3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
4. Meningkatkan kualitas layanan publik;
5. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tum-buh dan berkembang;
6. Lebih responsif pada perubahan.
Jadwal Retensi Arsip Elektronik
Petunjuk teknis dan pedoman mengenai penyusutan arsip, mengacu kepada surat edaran Kepala Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia, No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip.
Dokumen elektronik yang perlu disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama harus memperhatikan kepastian aksesibilitas dokumen tersebut. Ketentuan tersebut mencakup langkah-langkah pemindaian (scanning) dokumen asli (spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi, duplikasi, dan penyegaran media), serta keberlanjutan keberadaannya.
Organisasi harus memiliki jadwal retensi arsip elektronik dan rencana migrasi sistem. Jadwal tersebut juga mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan dokumen elektronik. Arsip elektronik perlu disimpan sedemikian rupa sehingga dapat diidentifikasi dan dimusnahkan saat periode penyimpanan telah habis atau sudah tidak memiliki kegunaan. Arsip elektronik yang memiliki periode penyimpanan yang sama, sebaiknya disimpan pada media penyimpanan yang sama.
Arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan hendaknya dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup, maupun tempat penyimpanan lainnya.
Pemilihan Sistem
Sistem pengelolaan arsip elektronik yang akan digunakan oleh organisasi atau lembaga pemerintah maupun swasta harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Sistem pengelolaan arsip elektronik yang digunakan harus memenuhi kebutuhan fungsional untuk penyimpanan jangka panjang.
2. Semua arsip elektronik harus memiliki metadata yang dilekatkan untuk menjelaskan konteks, riwayat, dan atribut penyimpanan dokumen lainnya. Metadata yang digunakan ini harus dalam bentuk spesifik yang telah disepakati.
3. Semua arsip elektronik harus disimpan dan dikelola dalam format standar yang direkomendasikan secara luas, seperti XML (eXtensible Markup Language)
4. Semua arsip elektronik harus disimpan dalam media penyimpanan yang memenuhi standar spesifikasi tertentu untuk penggunaan jangka panjang.
Manfaat Elektronik E-Record Management (ERM)
Sistem ERM yang baik akan mendukung :
1. Pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah;
2. Menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik;
3. Prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi;
4. Pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah.
Untuk memenuhi persyaratan akuntabilitas dan melayani kebutuhan internal, maka setiap lembaga pemerintah harus dapat menyimpan dokumen yang terkait dengan keputusan dan transaksi yang dilakukannya. Dokumen perlu diakuisisi, dikelola dalam sebuah sistem yang mampu memelihara integritas keasliannya.
Untuk menerapkan sistem ERM yang baik dibutuhkan :
1. Pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi yang mendukungnya;
2. Prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi;
3. Prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk menjamin integritas, kualitas dan keamanan dokumen;
4. Prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancar-an akses semua dokumen selama diperlukan;
5. Prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku;
6. Budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi;
7. Ketrampilan dan kompetensi pada bidang ERM untuk semua pengguna dan pengelola dokumen.
Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang baik harus memiliki tiga unsur utama, yaitu :
1. Kebijakan, strategi, dan budaya kerja;
2. Prosedur pengelolaan dokumen elektronik dalam suatu siklus hidup dokumen;
3. Sistem informasi yang mendukung manajemen dokumen.
Disamping itu, untuk membangun infrastruktur ERM, lembaga pemerintah perlu mengambil langkah sebagai berikut:
1. Integrasi prosedur ERM sebagai bagian dari rancangan e-Government.
Mengintegrasikan prosedur ERM ke dalam sistem dan proses bisnis e-government untuk menjamin ketersediaan dokumen elektronik.
2. Pengendalian kondisi dokumen kertas selama ERM belum diimplementasikan.
Memelihara kondisi dokumen yang ada, agar jangan rusak atau hilang, untuk menjaga kesinambungan riwayat, pengidentifikasian, pengevaluasian, dan pengintegrasiannya ke dalam dokumen elektronik, selama infrastruktur ERM belum diimplementasikan.
3. Implementasi sistem ERM
Mengimplementasikan sistem ERM pada lembaga pemerintah, sehingga pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih efisien.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, dokumen elektonik harus memiliki tingkat kepercayaan sebagai sebuah dokumen legal. Dengan diakuinya dokumen elektronik sebagai dokumen legal, maka dokumen elektronik dapat dijadikan bukti/petunjuk riwayat organisasi secara eksplisit. Dalam konteks legal, sebuah bukti dapat berupa dokumentasi, perkataan, audio-visual, baik secara elektronik maupun bentuk lain.
Sebuah dokumen harus memiliki sifat sebagai sesuatu yang utuh dan akurat yang harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:
1. Konten
Merupakan informasi yang membangun sebuah dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.
2. Konteks
Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional.
3. Struktur
Format fisik dan logika sebuah dokumen serta hubungan antar elemen di dalamnya.
Ketiga karakteristik ini dapat ditandai secara digital. Salah satunya adalah watermarking, yakni suatu metode untuk membubuhkan tanda pada dokumen elektronik dalam rangka menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan, sehingga masih memiliki nilai legal sebagai sebuah dokumen pemerintahan.
Penandaan digital dan watermarking diterapkan untuk menghasilkan record-record yang dapat dipercaya. Tingkat kepercayaan ini ditentukan oleh parameter kehandalan, otentik, dan integritas. Kehandalan berarti isi dari record tersebut dapat dipercaya dan dibuktikan sebagai representasi dari dokumen yang utuh dan akurat, serta dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan hukum selanjutnya, juga mampu menyampaikan isinya kepada pihak yang bersesuaian dengan melakukan pengidentifikasian tanda.
Otentik berarti bahwa arsip elektronik yang diterima adalah dari asal yang benar. Untuk melakukan otentikasi sebuah recod, instansi pemerintah harus menetapkan dan mengimplementasikan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur yang mengontrol pembuatan, pengiriman, penerimaan, dan pemeliharaan record, untuk memastikan bahwa pihak pembuat record diberi otorisasi dan diindetifikasi, serta melindungi recod dari perubahan-perubahan oleh pihak yang tidak memiliki otoritas.
Sebuah arsip elektronik memiliki integritas jika isinya tidak pernah dirubah, dihapus, serta memiliki akurasi dan waktu berlaku yang valid.
Kesimpulan
Menurut beberapa ahli kearsipan bahwa email dalam hal ini sebagai arsip elektronik bisa dijadikan rekod, dengan ketentuan bila isi yang terkandung pada arsip elektronik terpelihara dengan baik dengan unsur-unsur sebagai berikut: Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan
1. Tempat arsip itu dibuat dan atau dari mana ia dikirim.
2. Alamat Pengirim
3. Nama atau dan tanda tangan penulis atau pengarang
4. Alamat Penerima
5. Penerima
6. Subjek atau perihal
7. Disposisi
Selain itu arsip elektronik dapat dikatakan sebagai rekod bila punya 3 syarat yakni ada isi, struktur, dan konteks. Ketiga unsur ini dalam dunia maya direpresentasikan dengan metadata yang mengandung unsur ”evidence”-nya, konteksnya sebagai bukti transaksi.
Daftar Pustaka
Cook, Terry. 1997. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift Archivaria 43. Spring
Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994
Fuad Gani. Manajemen Dokumen Perusahaan
-------------. 2005. Masalah Sekitar Arsip Elektronik dalam Jurnal Ilmu
Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1 N0. 2, Juni 2005. Depok: Universitas Indonesia
International Council on Archives. 2008. Principles and Functional Requirements for Records om Electronic Office Environments, Modul 2: Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist's Identity and
Professionalism, MontreaI:ICA, XIIth, 1992
Philip Eppard. PARES 2 Project. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2 : Experiential, Interactive and Dynamic Records. Appendix 20 Creator Guidelines Making and Maintaining Digital Materials: Guidelines for Individuals.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
