Manajemen Tata Persuratan

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Organisasi dan tata laksana Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta telah ditetapkan dalam Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor : 414 Tahun 2002 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Keputusan Menteri Agama RI tersebut merupakan pelaksanaan lebih lanjut atas Keputusan Presiden Nomor 031 Tahun 2002 tentang Perubahan Institut Agama Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta menjadi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam Keputusan Menteri Agama RI Nomor: 414 Tahun 2002 telah ditetapkan Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah perguruan tinggi di lingkungan Departemen Agama yang dipimpin oleh Rektor yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Menteri Agama. UIN Sunan Kalijaga secara fungsional dibina oleh Menteri Agama c.q. Direktur Jenderal Kelembagaan Agama Islam, dan pembinaan bidang ilmu umum secara teknis akademis dilaksanakan oleh Menteri Pendidikan Nasional.
Tugas yang diemban UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah menyelenggarakan program pendidikan akademik dan/atau professional dalam bidang ilmu agama Islam yang terpadu dengan ilmu pengetahuan umum, dan sejumlah ilmu pengetahuan, teknologi dan /atau seni yang terpadu dengan nilai-nilai keislaman, kemanusiaan dan keindonesiaan. Dalam melaksanakan tugas, UIN menyelenggarakan fungsi: (1) Perumusan visi, misi dan kebijakan teknis; (2) Penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dalam bidang ilmu pengetahuan agama Islam, ilmu pengetahuan umum, teknologi dan seni; (3) Pembinaan sivitas akademika dan kerjasama dengan perguruan tinggi dan atau lembaga-lembaga lain; (4) Penyelenggaraan administrasi dan manajemen UIN.
Dengan adanya kegiatan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai suatu organisasi akan menghasilkan arsip sebagai produk kegiatan. Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen penting arsip didalam pengertian penelitian ini dibatasi pada tata persuratan dan pengurusan surat. Surat dapat diartikan sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik.
UIN Syarif Hidayatullah Jakarta tampaknya masih belum mampu mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan tersebut masih bernilai guna primer (administrative, legal, fiscal value) maupun sekunder (informational dan evidential value).
Persoalan ini seharusnya tidak terjadi apabila instansi mampu mengelola arsip dinamis (aktif dan inaktif) secara benar menurut kaidah manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan (records management) pada tahap proses didefinisikan sebagai suatu kegiatan pengelolaan seluruh daur hidup arsip (life cycle of records) dari proses penciptaan (creation), penggunaan (use), pemeliharaan (maintenance) sampai dengan arsip tersebut disusutkan (disposition) (Rick, 1993)
Melihat fenomena di atas dibutuhkan terciptanya pedoman tata persuratan yang mampu mendukung tugas-tugas pimpinan. Dalam tata kearsipan terdapat tahapan hidup Arsip yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan. Tahap penciptaan meliputi beberapa sub yaitu desain formulir, manajemen formulir, tata persuratan, manajemen formulir tata persuratan, manajemen pelaporan, system informasi manajemen dan lain sebagainya.
Tahap penggunaan dan pemeliharaan meliputi filing system, penemuan kembali, pengurusan surat, program Arsip vital dan pengelolaan pusat Arsip; sedangkan tahap penyusutan meluiputi, identifikasi dan deskripsi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Penilaian Arsip, Pemindahan Arsip, Pemusnahan Arsip dan penyerahan Arsip.
Dalam penelitian ini, peneliti membandingkan pengelolaan kearsipan di Universitas Indonesia yang telah memiliki University Archive sebagai model pengelola arsip perguruan tinggi.

B. Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka pertanyaan penelitian ini adalah:
Bagaimana pengelolaan Manajemen Sistem Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta?

C. Tujuan Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang telah peneliti kemukakan di atas, maka diantara tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Menganalisa pola keseragaman dalam penyelenggaraan kegiatan surat menyurat di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Menganalisa pengelolaan Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

D. Manfaat Penelitian
1. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam penerapan Manajemen Arsip Dinamis khususnya Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Memperkaya khasanah pengetahuan untuk pengembangan ilmu khususnya bidang Record Manajemen.


BAB II
Tinjauan Literatur

Penelitian ilmiah adalah suatu bentuk penelitian dengan cara berpikir dan bertindak secara sistematis. Oleh karena itu kajiannya perlu didukung oleh suatu landasan teori atau dasar rujukan dalam menganalisis permasalahan serta memberikan kejelasan arah dalam melakukan penelitian dan untuk mempermudah langkah-langkah penelitian selanjutnya, maka akan diuraikan tentang kerangka teori yang berkaitan dengan aspek-aspek dalam penulisan ini.

1. Tata Persuratan

a. Pengertian Surat

Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan.

b. Jenis Surat

Menurut Finoza (1995: 105), menyebutkan bahwa jenis surat juga bisa dikelompokkan dalam surat biasa dan surat statuta. Pengertian surat statuta adalah sekelompok surat yang dibuat berdasarkan statuta atau undang-undang dan semua peraturan serta ketentuan lain yang dapat menjadi pedoman, dasar hukum, atau landasan pijak bagi pembuatan surat tertentu. Surat-surat yang dihasilkan memiliki kekuatan hukum, sehingga surat tersebut diakui dan dilindungi.

c. Kendala dan Solusi dalam Tata Persuratan

Melakukan tata persuratan sehingga menghasilkan surat yang baik sebenarnya tidak sulit. Asalkan sumber hambatan tersebut dapat diketahui, penyusun surat bisa mengatasinya. Pada dasarnya, kesulitan yang dihadapi dalam pembuatan surat berasal dari 2 sumber, ialah :
(1) Dari dalam individu
(2) Dari luar individu, yaitu kelompok dalam unit atau sistem
Kendala yang bersumber dari individu bisa diatasi dengan memberikan pelatihan kepada individu tersebut. Sejauh ia bersedia belajar memperbaiki kesalahannya, penyusunan surat akan menjadi mudah. Selain itu, melalui kebiasaan yang terus-menerus dilakukan akan membantu proses belajar itu sendiri.
Yang sulit diatasi adalah kendala yang berasal dari dalam organisasi. Bagian/unit yang terdiri dari sekelompok individu yang masing-masing memiliki perilaku yang berbeda-beda, yang dipengaruhi banyak faktor, seperti latar belakang budaya, keluarga, pendidikan, pengalaman. Hubungan yang kurang baik di antara pekerja dan perilaku egois dalam suatu sistem, akan mengganggu kelancaran kegiatan tata persuratan. Kekacauan yang ditimbulkan adalah :

(1) Tidak ada keseragaman dalam format surat

Ketidakseragaman dalam format surat akan menghambat jalannya pekerjaan kantor. Pekerja menjadi tidak percaya diri karena tidak bisa memutuskan format yang mana yang harus dipergunakan. Sebuah perguruan tinggi memiliki sistem yang kompleks. Organisasi tersebut mencakup banyak bagian, yaitu terdiri dari fakultas-fakultas, biro, dan jurusan-jurusan di fakultas. Sementara itu, otonomi yang diberikan kepada masing-masing fakultas, membentuk kondisi yang mandiri dalam setiap pekerjaan kantor. Tidak terkecuali kemandirian dalam tata persuratan. Dengan demikian, dapat dibayangkan bahwa setiap jurusan, unit terkecil di fakultas, memiliki format yang berbeda-beda, di bawah kop surat yang seragam.

(2) Tingginya frekuensi perubahan tata persuratan

Tidak hanya di perguruan tinggi, tetapi juga di banyak institusi, apabila terjadi pergantian dekan baru, maka terjadi pula perubahan regulasi di segala bidang, termasuk tata persuratan. Perubahan bisa terjadi pada pemakaian kosa kata dan kalimat, peraturan tanda baca, peraturan legalitas seperti pembubuhan tandatangan dan cap. Akibat peraturan yang berubah-ubah dalam penyusunan surat, pendistribusian surat menjadi kurang lancar. Suatu kegiatan menjadi tertunda hanya karena sebuah surat.
Berdasarkan permasalahan di atas, solusi yang bisa dilakukan oleh penyusun surat adalah :
(1) menguasai permasalahan
(2) menguasai bahasa tertulis
(3) memiliki pengetahuan tentang surat-menyurat
Selain itu, masalah ketidakseragaman bisa diatasi dengan membuat kebijakan korespondensi yang tersentralisasi. Hanya satu orang atau unit yang berhak mengeluarkan peraturan-peraturan dalam tata persuratan. Karena berkaitan dengan masalah kearsipan, maka sebaiknya orang atau unit yang dimaksud tersebut diambil dari unit Arsip. Unit tersebut berkewajiban merancang kebijakan tata persuratan yang berlaku untuk seluruh unit, mengkoordinasi dan mengevaluasinya secara periodik. Disarankan pula untuk membuat buku manual atau panduan dalam menulis surat, mulai dari format, isi surat, hingga penandatangan surat. (Laksmi: 2005)

d. Daur Hidup Arsip Dinamis

Konsep daur hidup arsip dinamis dalam tataran dasar pada bidang manajemen arsis dinamis (records management), meliputi proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta pemusnahan. Kalau ditambah dengan manajemen arsip statis, akan menjadi identifikasi dan penilaian, akuisisi, deskripsi, serta penggunaan dan akses

2. Pengurusan Surat

Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi: (1) penerimaan, (2) pengarahan atau penilaian, (3) pencatatan, (4) pendistribusian, (5) pengendalian, (6) pengolahan dan (7) pengiriman surat dinas. Surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.

3. Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan

Surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip yang sudah ditata. Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap.
Didalarn menyimpan arsip yang harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsip dinamis (aktif) dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal sebagi central file. Sistem penyimpanan arsip secara sentral ini makin efisien dan efektif bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil, rentang tugasnya pendek, tidak terlalu komplek, beban kerja tidak terlalu besar dan tempat lokasi yang tidak terpencar - pencar.
Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan prosedur yang sarna. Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpinan yang tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua unit pengolah diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan.
Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi clan desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh satu unit khusus di dalam organisasi. Untuk melakukan penyimpanan arsip - arsip aktif ini ada beberapa Classification system yang dapat diterapkan (Lundgren and Lundgren, 1989: 83). Beberapa pakar kearsipan menyebut terminology sistem klasifikasi sebagai filing system (sistem pemberkasan) dan filing methods (metode pemberkasan) (Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122).
Pemilihan sistem pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula. Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang - bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi bersangkutan.
Perlu juga diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric, Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-124) atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification (1989 :83-87).

4. Penemuan Kembali

Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat diketemukan kembali.
Faktor dalam temu kembali informasi adalah sistem pemberkasan yang diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya.

5. Penyusutan

Arsip yang telah semakin menurun frekwensi penggunaannya oleh organisasi atau menurut istilah Betty R. Ricks digunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun dikatakan sebagai arsip inaktif. Sarna seperti arsip dinarnis aktif, arsip dinarnis in aktif ini juga harus dikelola di dalam suatu sistem (manajemen). Arsip aktif dapat dimusnahkan di unit pengolah atau central file. Ini berarti bahwa tidak seluruh arsip aktif harus disimpan menjadi arsip inaktif. Pengelolaan arsip inaktif meliputi: Pengelolaan Pusat Arsip (Record Center), Sistem Penyimpanan (Storage Sistem), Sistem Pemeliharaan (Maintenance Sistem) dan Penyusutan Arsip (Records Center)

6. Pusat Arsip (Record Center)

Arsip inaktif, tersimpan di Record Center atau Pusat Arsip. Di Pusat Arsip pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan Gedung Pusat Arsip perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar Pusat Arsip ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.

7. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan arsip inaktif pada prinsipnya cara penataannya sarna dengan masa aktifnya. Oleh karena arsip inaktif disimpan relative lebih lama dibandingkan pada masa aktifnya, maka dibutuhkan pera1atan penyimpanan dan ruang dengan suhu yang berbeda. Penemuan kembali arsip dapat dilakukan melalui kartu indeks. lndeks urnumnya memuat keterangan mengenai berkas arsip yang disimpan seperti kode klasifikasi, indeks berkas, tanggal pemindahan, unit kerja, dan nomor boks penyimpanan.

8. Sistem Pemeliharaan

Upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan. Pemeliharaan arsip inaktif harus memperhatikan dua factor, yang pertama adalah memelihara, menjaga dan mengamankan terhadap perusak kertas secara langsung. Kedua, faktor ekstern dari lingkungan dimana arsip tersimpan, yang dapat merusak arsip secara tidak langsung.

9. Jadwal Retensi Arsip

Arsip inaktif tidak akan selamanya disimpan di Pusat Arsip (Record Center), tetapi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA), arsip inaktif yang tidak bernilai guna tinggi, akan dimusnahkan. Sementara arsip yang bernilai guna tinggi, memiliki nilai guna primer dan sekunder, akan diserahkan ke Arsip Universitas sebagai arsip statis.
Pemusnahan dan penyerahan arsip harus melalui prosedur dan ketentuan peraturan perundang - undangan yang berlaku. Kegiatan - kegiatan yang dilakukan dalam proses penyusutan arsip meliputi : penilaian terhadap arsip yang sudah melampaui jangka simpannya, penyisihan dan seleksi arsip - arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang akan disimpan, pendaftaran arsip dalam daftar pertelaan, pemusnahan dan penyerahan arsip.

BAB III
METODE PENELITIAN

A. Pendekatan Penelitian

Pendekatan penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Dalam penelitian ini, peneliti menggambarkan pola Majemen Tata Persuratan yang telah diterapkan di Universitas Indonesia dan Pengelolaan Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dimana penelitian tidak menggunakan data-data berupa angka melainkan berupa narasi.

B. Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian studi kasus. Studi kasus merupakan metode yang sesuai bila pokok pertanyaan suatu penelitian berkenaan dengan ‘mengapa’ atau ‘bagaimana’, bila peneliti hanya memiliki sedikit peluang untuk mengontrol peristiswa-peristiwa yang akan diselidiki, dan bila focus penelitiannya terletak pada fenomena kontemporer (masa kini) di dalam konteks kehidupan nyata. (Yin, 2006, hal.1). Oleh karena itu, metode studi kasus digunakan karena peneliti ingin mengetahui bagaimana pola Manajemen Tata Persuratan Universitas Indonesia yang akan dijadikan banchmark di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

C. Sasaran Penelitian

Sasaran penelitian dalam penelitian ini adalah Pengelolaan Manajemen Tata Persuratan yang telah diterapkan di Universitas Indonesia dan Pengelolaan Manajemen Tata Persuratan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

D. Sumber Data

Yin (2006) menyatakan bahwa metode penelitian studi kasus dapat didasarkan atas 6 sumber bukti (data) yang berlainan, yaitu : dokumen, rekaman arsip, wawancara, pengamatan langusng, observasi partisipan dan perangkat-perangkat fisik. Masing-masing akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Dokumentasi

Dokumentasi adalah informasi documenter yang relevan untuk topic studi kasus, meliputi :
a. Surat, memorandum dan pengumpulan resmi;
b. Agenda, kesimpulan-kesimpulan pertemuan dan laporan-laporan peristiwa tertulis lainnya;
c. Dokumen-dokumen administrative, proposal, laporan kemajuan dan dokumen-dokuemn internal lainnya;
d. Penelitian-penelitian atau evaluasi-evaluasi resmi pada tempat yang sama;
e. Kliping-kliping baru dan artikel-artikel lain yang muncul di media massa.
Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat untuk mendukung dan menambah bukti dari sumber-sumber lain.

2. Rekaman arsip

Rekaman arsip seringkali berbentuk komputerisasi, meliputi:
a. Rekaman layanan, seperti jumlah klien yang dilayani dalam suatu periode waktu tertentu;
b. Rekaman keorganisasian, seperti bagan dan anggaran organisasi pada periode waktu tertentu;
c. Peta dan bagan karakteristik geografis suatu tempat;
d. Daftar nama dan komoditi lain yang relevan;
e. Data survey, seperti rekaman atau sensus yang terkumpul sebelumnya di sekitar tempat penelitian dan
f. Rekaman-rekaman pribadi, seperti buku harian, kalender dan daftar nomor telepon;
Rekaman-rekaman arsip ini dapat digunakan bersama-sama dengan sumber-sumber informasi yang lain.

E. Teknik Pengumpulan Data

1. Wawancara
Wawancara merupakan sumber bukti yang essensial bagi studi kasus, karena studi kasus umumnya berkenaan dengan informasi yang dapat memuat keterangan-keterangan penting dan baik. Wawancara ini berbentuk terstruktur dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya (Sulistyo-Basuki, 2006: 171). Para informan juga dapat memberikan bukti fisik arsip elektronik dengan demikian peneliti dapat mengidentifikasi sumber bukti relevan lainnya.
2. Observasi langsung
Dalam observasi langsung peneliti dapat mengukur peristiswa atau prilaku terentu dalam periode waktu tertentu di lapangan. Saat observasi peneliti juga dapat mengambil foto-foto pada lapangan studi kasus. Foto-foto tersebut akan membantu memuat karakteristik-karakteristik arsip elektronik.
3. Observasi partisipan
Observasi partisipan adalah suatu bentuk observasi khusu dimana peneliti tidak hanya menjadi pengamat yang pasif melainkan juga mengambil berbagai peran dalam situasi tertentu dan berpartisipasi dalam peristiwa-peristiswa yang akan diteliti.
4. Perangkat fisik
Perangkat fisik yaitu peralatan teknologi alat atau instrument pekerjaan seni atau beberapa bukti fisik lainnya.

F. Analisis

Penelitian ini bertujuan untuk mencari model arsip elektronik yang akan diterapkan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Oleh karena itu, analisis pada penelitian ini adalah Pengambilan model kearsipan elektronik memilih sistem kearsipan di Gajah Mada University Archives (Arsip Universitas Gajah Mada) yang telah menerapkan dan mengeluarkan panduan manajemen sistem kearsipan elektronik. Stake holder UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan Depkoinfo yang akan menjadi informan dalam penelitian ini. Dan petugas kearsipan di Unit Arsip UGM. Informan adalah anggota dari kelompok yang diteliti yang akan mengantarkan peneliti ke pusat permasalahan yang ingin diketahui atau diselidiki. (Salim, 2006, hal. 131). Cara pemilihan informan biasa disebut dengan teknik pengambilan sampel atau teknik sampling. Moeleong (2007) menyatakan bahwa dalam penelitian kualitatif teknik pengambilan sampelnya purposive sampling di mana dalam penentuan sampelnya (informan) didasarkan atas tujuan-tujuan atau criteria tertentu. Sampel sebagai sumber data atau sebagai informan sebaiknya yang memenuhi criteria sebagai berikut: (Sugiono, 2005: Ahmadi, 2005)
1. Mereka yang menguasai atau memahami sesuatu melalui proses enkulturasi. Mereka memahami kultur setempat dan menyaksikan kejadian-kejadian penting di sana, sehingga sesuatu itu bukan sekedar mengetahui tetapi juga dihayati
2. Mereka tergolong masih terlibat pada kegiatan yang sedang diteliti.
3. Mereka mempunyai waktu yang memadai untuk dimintai informasi
4. Mereka yang tidak cenderung menyampaikan informasi hasil “kemasannya” sendiri
5. Mereka yang pada mulanya tergolong “cukup asing” dengan peneliti sehingga lebih menggairahkan untuk dijadikan informan
Berdasarkan criteria pemilihan informan di atas, peneliti juga menetapkan criteria-kriteria pemilihan informan untuk penelitian ini, antara lain :
1. Informan terlibat langsung dalam melaksanakan kegiatan arsip elektronik
2. Informan yang dipilih sedikitnya telah bertugas dikearsipan elektronik minimal 1 tahun di UGM. Hal ini disebabkan minimal telah melayani pengguna arsip elektronik selama 1 tahun
3. Informan bersedia meluangkan waktu untuk memberikan informasi demi kelancaran proses penelitian
4. Informan bersedia memberikan informasi sesuai dengan keadaan sebenarnya tanpa mengubah informasi tersebut.
5. Informan dan peneliti belum saling mengenal dan tidak memiliki hubungan kekerabatan
Kriteria informan tersebut digunakan oleh peneliti untuk memilih atau menyeleksi layak atau tidaknya dijadikan informan dalam penelitian ini. Sehingga data atau informasi yang diperoleh oleh peneliti terkumpul dengan cepat dan tepat sesuai dengan tujuan penelitian.

BIBLIOGRAFI

a) Buku

Finoza, Lamuddin. 1995. Aneka surat statuta, laporan, dan notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta: Mawar Gempita.

Judith Ellis (ed), Keeping Archives. Port Melbourne: D.W. Thorpe, 1993

Kennedy, Jay & Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Record Keeping. South Melbourne: Longman.

Ricks, Betty R. (et al). 1992. Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing.

Sugiono. 2007. Metode Penelitian Administrasi. Bandung: Alfabeta

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Sulistyo-Basuki. 2006. Metode Penelitian. Jakarta: Wedatama Widya Sastra bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.

Universitas Indonesia. 2009. Pedoman Teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa Universitas Indonesia . Depok : Universitas Indonesia


b) Jurnal/Hasil Penelitian
Etty Setyawati. 2009. Manajemen Korespodensi di Perguruan Tinggi Studi Kasus di Universitas Indonesia. Tesis, Program Pasca Sarjana Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Indonesia.

Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas Indonesia


c) Peraturan Perundang-Undangan/ Panduan

ANRI. Keputusan kepala arsip nasional republik Indonesia Nomor 04 tahun 2000 Tentang Pedoman penggunaan kertas untuk arsip bernilaiguna tinggi Kepala arsip nasional republik Indonesia

Departemen Agama. 2002. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 414 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Departemen Agama. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama RI

Departemen Agama. 2003. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 477 Tahun 2003 tentang Statuta Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta

Lembaga Administrasi Negara. 2007. Modul 3 Tata Kearsipan Diklat Teknis Administrasi Umum (General Administration)

Menteri Agama Republik Indonesia. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama

Peraturan Pemerintah nomor 34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.

Undang-Undang Republik Indonesia No.14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan


d) Internet

Burhanudin dr. Peranan dan fungsi tata persuratan Dan kearsipan dalam mendukung Tugas-tugas pimpinan. Diakses tanggal 10 Mei 2010. Http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/bur.fungsikearsipan.pdf

Departemen Agama. Pola Klasifikasi Departemen Agama. Diakses tanggal 23 Mei 2010. http://www.scribd.com/doc/20356185/Klasifikasi-Kode-Surat

Effendhie, Machmoed. Records Management (Manajemen Arsip Dinamis). 2005. Diakses tanggal 5 April 2010. http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/rm.htm

Febri, Agung. Peran Teknologi Informasi (TI) Dalam Pemberdayaan Kegiatan Kearsipan. 2007. Diakses tanggal 5 April 2010. http://agungfebri.blogspot.com/2007/10/peran-teknologi-informasi-ti-dalam.html

Liv Mykland. 1992. Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA, XIIth.), hal.2. (dalam http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/maknaarsip.htm. Diakses tanggal 17 Mei 2010)

Rusidi. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 5 April 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf

Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kerasipan

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2007. Pedoman Akademik 2007-2008. Jakarta: UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas. Diakses tanggal 22 Mei 2010. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/tentang-uin.html

Laporan Kunjungan Perpustakaan Tarumanagara

LAPORAN KUNJUNGAN
TARUMANAGARA KNOWLEDGE CENTRE (TKC)

A. Profil Singkat Tarumanagara Knowledge Centre (TKC) Universitas Tarumanagara

Tarumanagara Knowledge Centre (TKC) merupakan nama yang dipilih untuk menyebut fasilitas baru di lantai 6,7, 8, dan 9 Gedung Utama Kampus I Untar. TKC ini juga terhubung langsung ke lantai 5 dan taman (roof garden) di sebelah Utara gedung tersebut. Peresmian TKC dilakukan bersama antara Yayasan dan Universitas pada tanggal 11 Desember 2007. TKC ini merupakan sarana mencari pengetahuan dan sumber belajar bagai masyarakat kampus dan siswa-siswa sekolah menengah, khususnya dari Jakarta. Mereka bisa memanfaatkan fasilitas audio visual dan e-journal. Dengan luas lantai sekitar 900 meter persegi,
TKC berintikan ruang perpustakaan dengan ruang baca yang sangat menyenangkan, dilengkapi 2 ruang seminar yang masing-masing mampu menampung 100 orang, 6 ruang diskusi, dan ruang studi individual (bisa dimanfaatkan terutama bagi dosen yang sedang studi S-3). Untuk penelusuran sumber, disiapkan pula sistem pencarian via intranet. TKC diproyeksikan akan menjadi salah satu pusat pengetahuan di perkotaan sesuai dengan tema Untar sebagai “the learning gateway” dan “urban campus”.
Atas dasar itu sejumlah koleksi buku-buku langka akan menjadi daya tarik tersendiri yang disediakan di TKC ini. Menurut Prof. Dr. Singgih D. Gunarsa (Wakil Ketua Pembina Yayasan) pada saat peresmian tersebut, TKC dibangun dari inspirasi fasilitas serupa di universitas-universitas terkemuka di Amerika, Eropa, dan Singapura. Sementara Rektor Untar menekankan arti penting sebuah perpustakaan bagi dosen dengan mengibaratkannya seperti ikan dan air. Makin dalam airnya, makin besar-besar ikan yang berenang di dalamnya. Rektor berharap perpustakaan dengan 4 lantai ini menandakan “air” tersebut benar-benar memiliki kedalaman. Bersamaan dengan peresmian TKC ini, diadakan pula acara penyematan lencana dan piagam penghargaan untuk 4 orang guru besar dari Untar. Penghargaan Anugeraha Sewaka Winayaroha (anugerah pengabdian pendidikan tinggi) ini diberikan oleh Pemerintah RI kepada Prof. Singgih D. Gunarsa, Prof. Dali S. Naga, Prof. Wiratman Wangsadinata, dan Prof. Soedarsono.
. Ditambahkan lagi oleh bapak Rachmat Natajumena, senior library expert, sebagai kepala Tarumanegara Knowledge Centre (TKC) sewaktu kunjungan kami, menjelaskan bahwa TKC lahir dari keinginan menciptakan academic atmosphere yang menjangkau lebih jauh dari batas-batas konsep konvesional perpustakaan, terutama dalam penciptaan citra perpustakaan yang modern. Dari dasar itu maka tercetuslah nama Knowledge Centre.
Citra baru yang diharapkan lahir dari Knowledge Centre adalah bahwa lembaga ini memiliki koleksi “serba ada” dari koleksi kuno tulisan karya penulis jaman dulu (seperti Kho Ping Ho) sampai koleksi mutakhir. Knowledge Centre juga sangat mencerminkan kemajuan teknologi informasi dimana hampir semua layanan berbasis digital.
Hal yang paling utama dalam paparan dari pak Rachmat dalah bahwa kehadiran TKC merupakan added value atau nilai tambah bagi UPT Perpustakaan Untar, dan bukan menjadi pesaing. Tidak ada manajemen yang tumpang tindih. Untuk itu maka koleksi yang terdapat di TKC adalah koleksi umum, bukan buku teks. Tidak terdapat koleksi untuk anak-anak karena mereka bukan merupakan target layanan TKC. Selain itu pak Rachmat menjelaskan tata cara pendaftaran di TKC.

B. Gambaran Tarumanagara Knowledge Centre (TKC)

















C. Layanan Sirkulasi
Jam Layanan sirkulasi: Senin – Jumat dari pukul 09.00 – 17.00 WIB.
Layanan sirkulasi Tarumanagara Knowledge Centre (TKC) diperuntukkan bagi civitas akademika Universitas Tarumanagara, pelajar (SMP & SMA) dan mahasiswa serta masyarakat umum. Dengan ketentuan tercatat sebagai anggota Tarumanagara Knowledge Centre (TKC), dimana keanggotaan dapat diperoleh dengan memenuhi syarat sebagai berikut :
1. Civitas akademi Universitas Tarumanagara
a. Pendaftaran anggota sebesar Rp25.000/tahun
b. Menyerahkan foto copy identitas diri
c. Menyerahkan pas foto 3x4 sebanyak 1 lembar
2. Non Universitas Tarumanagara
a. Pendaftaran anggota sebesar Rp10.000/tahun bagi pelajar (SMP&SMA)
b. Pendaftaran anggota sebesar Rp50.000/tahun untuk umum
c. Menyerahkan foto copy identitas diri
d. Menyerahkan pas foto 3x4 sebanyak 1 lembar
Ketentuan layanan sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian dan keterlambatan pengembalian (denda) pada koleksi Tarumanagara Knowledge Centre (TKC), yaitu :
1. Peminjaman koleksi buku/monograf maksimal 4 buku dengan masa peminjaman 2 minggu atau 14 hari perkoleksi yang dipinjam.
2. Peminjaman koleksi Audio Visual maksimal 2 judul dengan masa peminjaman 3 hari.
3. Peminjaman koleksi monograf dan Audio Visual; maksimal 2 koleksi monograf dan 2 koleksi Audio Visual.

D. Layanan Administrasi
1. Peraturan Peminjaman Buku :
a. Memiliki Kartu Anggota Tarumanagara Knowledge Center.
Bagi mahasiswa atau masyarakat umum dari luar Universitas Tarumanagara hanya diperbolehkan membaca di perpustakaan dengan menunjukkan surat pengantar atau keterangan dari institusi pendidikan tinggi lain,instansi dan identitas resmi.
b. Mentaati Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan.
c. Setiap Anggota hanya berhak meminjam paling banyak dua (2) judul buku berbeda. Jangka waktu peminjaman selama satu (1) minggu.
d. Peminjaman buku dapat diperpanjang satu (1) minggu berikutnya.
Buku yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan dan dalam keadaan baik/tidak rusak.
e. Peminjaman buku untuk keperluan pembuatan foto copy sebagian materi/isi buku wajib menyerahkan jaminan berupa Kartu Anggota dan Kartu Tanda Penduduk,Kartu Identitas lain. Jangka waktu peminjaman paling lama dua (2) jam dan harus dikembalikan pada hari dan tanggal yang sama.. Keterlambatan pengembalian akan dikenakan sanksi denda sebesar Rp 2.500,00 (dua ribu lima ratus rupiah) setiap keterlambatan satu (1) jam.
f. Skripsi atau tesis hanya dibaca ditempat.dan sesuai dengan persyaratan khusus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
g. Hal-hal lain yang belum diatur dalam persyaratan peminjaman koleksi akan ditetapkan dan diumumkan kemudian.

2. Peraturan Sanksi :
a. Sanksi atas keterlambatan dari jangka waktu peminjaman/pengembalian buku dikenakan denda sebesar Rp 500,00 (lima ratus rupiah) setiap buku untuk setiap sehari keterlambatan.
b. Sanksi atas keterlambatan dari jangka waktu peminjaman/pengembalian buku Tarumanagara Knowledge Center dikenakan denda sebesar Rp 2,500,00 (dua ribu lima ratus rupiah) setiap buku untuk setiap hari. Keterlambatan.
c. Pengembalian pinjaman buku dalam keadaan rusak,sobek,kotor atau hilang sebagian halaman dikenakan sanksi perbaikan. Biaya perbaikan ditanggung peminjam.
d. Peminjam wajib melaporkan secara tertulis kepada Perpustakaan atas kehilangan buku yang dipinjam dan dikenakan sanksi berupa penggantian buku dengan judul,edisi dan pengarang yang sama. Apabila buku yang hilang ternyata tidak lagi tersedia di toko buku atau sumber lain,maka kepada peminjam dikenakan sanksi denda uang senilai harga buku yang disetarakan.
e. Hal-hal lain yang belum termasuk di dalam pemberian sanksi ini akan ditetapkan dan diumumkan kemudian.

E. Layanan Referensi

Layanan referensi merupakan bagian penting dalam layanan pemakai yang mutlak diperlukan. Layanan referensi yang baik dapat menjadi gerbang utama bagi keberlangsungan seluruh layanan dan informasi di perpustakaan atau pusat informasi. Tarumanegara Knowledge Center sebagai public library telah menyediakan layanan referensi bagi masyarakat umum.
Sejak awal berdirinya institusi ini berupaya memberikan layanan referensi mulai dari penyediaan koleksi referensi yang kini telah mencapai 500 eksemplar, yang mencakup referensi umum karena koleksi bidang keilmuan menjadi core collection (koleksi inti) di perpustakaan-perpustakaan fakultas. TKC memberikan jasa ready refernce secara langsung di Ruang Refererensi, atau layanan referensi jarak jauh melalui telefon. Layanan TKC yang semakin mencerminkan kemajuan teknologi informasi dimana hampir semua layanan berbasis digital juga memungkinkan dilakukannya layanan referensi berbasis TI bagi seluruh watga kampus maupun masyarakat umum.

F. Kebijakan pengembangan SDM di Tarumanagara Knowledge Center

Dalam menghadapi tantangan di masa depan dan persaingan antar bangsa, kualitas SDM perpustakaan mutlak harus ditingkatkan. Mutu (isi dan metode) pendidikan perpustakaan perlu diperhatikan dari waktu ke waktu, agar lulusan Jurusan Ilmu Perpustakaan mampu menunjukkan kemampuan intelektual yang tidak kalah dengan sarjana bidang lainnya, sehingga tidak kalah bersaing dalam mendapatkan jabatan atau posisi penting di instansi masing-masing. Dengan demikian, salah satu upaya untuk meningkatkan SDM perpustakaan adalah melalui pendidikan formal lanjutan. Hal ini penting dilakukan, agar SDM perpustakaan menjadi mitra sejajar pengguna yang dilayaninya.
SDM perpustakaan juga harus menyadari dan dapat membuka diri dan mengembangkan wawasan, bahwa mereka juga memerlukan bantuan atau kemitraan dengan beberapa jabatan fungsional lain atau SDM yang memiliki keahlian dan ketrampilan khusus, misalnya tenaga programer komputer dan sistem analisis, spesialis subjek, perawat dan pelestari dokumen dan bahan pustaka dan sebagainya. Dalam berbagai kegiatan sistem dan layanan perpustakaan merupakan suatu proses yang harus dikerjakan dalam bentuk teamwork.
SDM perpustakaan bekerjasama dengan tenaga ahli lainnya perlu berupaya mengekspos keberadaan perpustakaan dan instansi induknya secara maya atau virtual, yaitu melalui situs jaringan atau website.
Dalam kancah persaingan global Tarumanagara Knowledge Center yang notabene merupakan Public Library, idealnya sudah saatnya SDM benar-benar harus dituntut untuk menguasai dan dapat berkomunikasi dengan masyarakat luas, agar bisa meningkatkan kualitas layanannya sebagaimana disebutkan dalam visi TKC yaitu menjadi pusat informasi untuk menunjang pendidikan, penelitian, dan rekreasi terdepan, teraktual dan berteknologi tinggi yang andal bagi civitas akademika Tarumanagara dan masyarakat umum. SDM yang ada di Tarumanagara Knowledge Center :
1. Drs. H. Rachmat Natadjumena, dip.lib.m.a
2. Dra. Nanin Singgih
3. Muhammad Koderi
4. Verina Maria Oktaviane, S. Sos
5. Dwi Sekar Ayu, S. Sos
6. Rifky Kurniawan, S. Kom
7. C. Bernard Tjahyadi
8. Maya Anindita, S. Kom
9. Sislyanawati Setiawan, S. Sos
Namun demikian kenyataan di TKC dalam kebijakan pengembangan SDM penekanannya masih sebatas peningkatan kuantitas, artinya baru dalam perekrutan staf yang disesuaikan dengan kebutuhan layanan yang ada di TKC. Misalnya dengan merekrut SDM yang ahli dalam bidang IT dan pustakawan. Sedang dalam peningkatan kualitas SDM, misal studi lanjut atau pelatihan-pelatihan untuk staf, TKC masih kurang. Hal ini dapat dilihat dari partisipasi TKC mengirim staf baru sebatas mengikuti kegiatan seminar.

G. Pengembangan Koleksi: Buku, Majalah dan Audio Visual

Pengembangan Koleksi Tarumanagara Knowledge Centre senantiasa bertambah secara berkesinambungan. Kegiatan TKC harus berjalan secara simultan. Meski belakangan banyak kegiatan, seperti seminar, bedah buku, menerima kunjungan undangan dan lain-lainnya, perhatian terhadap penambahan koleksi TKC tetap menjadi perhatian utama. Karena bukan menjadi pilar perpustakaan. saat ini koleksi TKC meliputi, buku, majalah, surat kabar, dan DVD/CD. Di lantai 8 direncanakan akan dibuka untuk ruang internet, news room dan sport dan cinema room.
Koleksi yang terdapat di TKC adalah koleksi umum, bukan buku teks. Tidak terdapat koleksi untuk anak-anak karena mereka bukan merupakan target layanan TKC. Menurut laporan dari ruang Akuisisi, pada akhir bulan Januari 2010, koleksi buku berjumlah 7.611 judul atau 7.759 eksemplar. Jumlah buku sudah di entry ke OPAC sebanyak 5.391 judul. Jumlah terbitan berkala, majalah berlangganan 9 judul. Ditambah beberapa judul sumbangan. Sedangkan CD/DVD saat ini berjumlah 1.485 judul. Semuanya sudah di entry di OPAC dan di Streaming 329 judul. Yang menarik dari koleksi yang dimiliki oleh TKC adalah koleksi film-film box office yang dapat dipinjam maupun langsung diputar di ruang audio visual. Dalam pengembangan koleksi film ini TKC sudah mempunyai langganan tetap untuk mengoleksi film-film terbaru.
TKC senantiasa menerima hibah atau sumbangan berbagai macam bahan bacaan yang bermanfaat untuk menambah koleksi perpustakaan. seperti buku-buku, majalah, peta, foto, video, film dan lain-lain yang sesuai dengan misi dan visi TKC. Selama Bulan Desember 2009- Januari 2010 ini TKC menerima sumbangan dari perorangan maupun instansi. Jumlah buku-buku hibah diterima sebanyak 26 eksemplar.
TKC mulai merintis koleksi foto. Sampai bulan Januari 2010. Ada 17 album foto-foto dokumentasi rekaman kegiatan di lingkungan TKC, Yayasan dan UNTAR, baik,berupa hardcopy maupun digital. TKC juga menerima sumbangan foto-foto yang bernilai sejarah, untuk penambahan koleksi.
Seperti yang dikatakan oleh bapak rahmat Natajumena, senior library expert, sebagai kepala Tarumanegara Knowledge Centre (TKC) bahwa dalam pengembangan koleksi, TKC selalu memburu buku-buku baru baik itu dari dalam maupun dari luar.
Kaloksi Tarumanagara Knowledge Centre senantiasa bertambah. Kegiatan TKC harus berjalan secara simultan. Meski belakangan banyak kegiatan, seperti seminar, bedah buku, menerima kunjungan undangan dan lain-lainnya, perhatian terhadap penambahan koleksi TKC tetap menjadi perhatian utama. Karena buka menjadi pilar perpustakaan. saat ini koleksi TKC meliputi, buku,majalah,surat kabar, dan DVD/CD. Di lantai 8 direncakan akan dibuka untuk ruang internet, news room dan sport dan cinema room.
Menurut laporan dari ruang Akuisisi, pada akhir bulan Januari 2010,kolelsi buku berjumlah 7.611 judul atau 7,759 eksemplar. Jumlah buku sudah di entry ke OPAC sebanyak 5.391 judul. Jumlah terbitan berkala, majalah berlangganan 9 judul. Ditambah beberapa judul sumbangan. Sedangkan CD/DVD saat ini berjumlah 1.485 judul. Semuanya sudah di entry di OPAC dan di Streaming 329 judul.
TKC senantiasa menerima hibah atau sumbangan berbagai macam bahan bacaan yang bermanfaat untuk menambah koleksi perpustakaan. seperti buku-buku, majalah,peta,foto,video,film dan lain-lain yang sesuai dengan misi dan visi TKC. Selama Bulan Desember 2009- Januari 2010 ini TKC menerima sumbangan dari perorangan maupun instansi. Jumlah buku-buku hibah diterima sebanyak 26 eksemplar.
TKC mulai merintis koleksi foto. Sampai bulan Januari 2010. Ada 17 album foto-foto dokumentasi rekaman kegiatan di lingkungan TKC, Yayasan dan UNTAR, baik,berupa hardcopy maupun digital. TKC juga menerima sumbangan foto-foto yang bernilai sejarah, untuk penambahan koleksi.

H. Anggaran Tarumanagara Knowledge Center

Jika dilihat dari fasilitas yang tersedia di Tarumanagara Knowledge Center (TKC) yang terdiri dari 4 lantai itu, maka kita dapat berasumsi bahwa dana yang digelontorkan oleh Yayasan Tarumanagara untuk pengadaan fasilitas tersebut sangat besar. Namun kita tidak mengetahui angka-angkanya secara pasti. Karena, menurut Rachmat Natadjumena, Manajer TKC, mereka hanya mengajukan konsep-konsep pengembangan kepada Yayasan dan mengenai berapa dana yang dibutuhkan untuk realisasi konsep-konsep pengembangan tersebut mereka tidak ikut memikirkan.
Sports and Cinema Room, executive lounge, multimedia room adalah diantara sederet fakta bahwa Yayasan merogoh kocek cukup dalam pengadaan fasilitas mewah tersebut. Menurut Prof. Dr. Singgih D. Gunarsa, Wakil Ketua Pembina Yayasan, Tarumanagara Knowledge Center dibangun berawal dari inspirasi fasilitas serupa di universitas-universitas terkemuka di Amerika, Eropa, dan Singapura.
Yayasan berani menggelontorkan dana yang besar untuk Tarumanagara Knowledge Center karena tidak saja untuk menambah fasilitas gedung perpustakaan yang sudah ada di lingkungan Kampus Tarumanagara tetapi juga untuk pecitraan positif Universitas Tarumanagara di mata masyarakat. Makanya, Tarumanagara Knowledge Center dikatakan oleh Rahmat adalah perpustakaan umum yang berada di dalam kampus. Jadi, sesungguhnya Tarumanagara Knowledge Center itu merupakan investasi besar yang ditanamkan oleh pihak Yayasan demi kepentingan tersebut.

I. Sistem Otomasi TKC

Tarumanagara Knowledge Center telah menerapkan system otomasi dalam pengelolaan dan layanannya. Menurut informasi yang disampaikan oleh staf IT, TKC menerapkan “sistem MARC” untuk otomasinya. Nama databasenya adalah Library TKC. Database ini hanya bersifat intranet, sehingga belum dapat diakses oleh masyarakat di luar TKC. Memalui database ini, user dapat menelusur bahan pustaka memalui beberapa titik akses, yaitu nama pengarang, judul, subjek. Selain itu user dapat menelusur dengan kata kunci sederhana.
Tarumanagara Knowledge Center telah menerapkan system otomasi dalam pengelolaan dan layanannya. Menurut informasi yang disampaikan oleh staf IT, TKC menerapkan “sistem MARC” untuk otomasinya. Nama databasenya adalah “Library Tarumanagara Knowledge Center”. Database ini hanya bersifat intranet, sehingga belum dapat diakses oleh masyarakat di luar TKC. Melalui database ini, user dapat menelusur bahan pustaka memalui beberapa titik akses, yaitu nama pengarang, judul, subjek. Selain itu user dapat menelusur dengan kata kunci sederhana.
Sistem otomasi yang digunakan oleh Tarumanagara Knowledge Center adalah hasil pengembangan dari staff IT TKC. Alasan pengembangan sendiri adalah agar lebih mudah dalam proses penggunaan dan pemeliharaan software.
Tarumanagara Knowledge Center telah menerapkan system otomasi dalam pengelolaan dan layanannya. Nama databasenya adalah “Library Tarumanagara Knowledge Center” dengan menggunakan format atau skema Marc untuk cantuman bibliografinya. Untuk melihat tampilan Marc, maka bisa di-klik pada bagian kanan tampilan (MARC View). Database ini hanya bersifat intranet, sehingga belum dapat diakses oleh masyarakat di luar TKC. Melalui database ini, user dapat menelusur bahan pustaka memalui beberapa titik akses, yaitu nama pengarang, judul, subjek. Selain itu user dapat menelusur dengan kata kunci sederhana.
Sistem otomasi yang digunakan oleh Tarumanagara Knowledge Center adalah hasil pengembangan dari staff IT TKC. Alasan pengembangan sendiri adalah agar lebih mudah dalam proses penggunaan dan pemeliharaan software.

J. Analisa Kunjungan

• Untuk menambah wawasan kepustakaan dan kepustakawanan, perlunya direkomendasikan kepada adik-adik kelas untuk berkunjung ke Perpustakaan Universitas Pelita Harapan dan Knowledge Center Universitas Tarumanagara.

Kajian OPAC di Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

KAJIAN OPAC DI PERPUSTAKAAN
FKIK UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Abstrak

Pengkajian ini bertujuan untuk memberikan gambaran standar OPAC dengan banchmarch Library of Congress Online Catalogs, dengan tujuan memudahkan sarana temu kembali informasi di Perpustakaan FKIK UIN Jakarta. Hasil kajian diharapkan dapat digunakan sebagai dasar dalam perbaikan dan penyempurnaan sistem OPAC di masa yang akan datang.

A. Sejarah Singkat Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (disingkat Perpustakaan FKIK) adalah sebuah perpustakaan yang berada di FKIK UIN Jakarta. Didirikan seiring berdirinya Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berdasarkan Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Nomor 046 ditetapkan pada tanggal 22 Mei Tahun 2004 tentang Pendirian Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

B. Tujuan Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

Perpustakaan FKIK UIN Sarif Hidayatullah Jakarta bertujuan untuk mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Sayrif Hidayatullah Jakarta, serta menjadi pusat informasi dan research.


C. Gambaran OPAC “SIMPUS” Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

Tahun 2004, sirkulasi di Perpustakaan FKIK UIN Jakarta masih memakai sistem catat di buku. Perpustakaan saat itu dikelola oleh dosen 3 orang CPNS dan 1 tenaga administrasi. Tahun 2005 hingga saat ini, perpustakaan dikelola 5 orang petugas: 2 orang pustakawan, 2 orang tenaga administrasi. Perpustakaan mulai dibenahi: (1). Koleksi perpustakaan diolah menggunakan DDC, Tajuk Subjek yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional edisi ke 5 Tahun 1996 dan Tajuk Klasifikasi Islam yang dikeluarkan oleh Departemen Agama; (2) Sirkulasi dan pengolahan bahan pustaka sudah mulai di olah menggunakan OPAC SIMPUS Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan – UIN Jakarta, disingkat SIMPUS memakai jaringan LAN (Local Area Network) bermanfaat bagi pengguna local saja.
Software SIMPUS dirancang sendiri oleh Ade Abdul Hak, pustakawan UIN Jakarta alumni UI. Fungsinya untuk mengoperasikan dan memberikan bantuan teknis kepada pengguna perpustakaan. Katalog ini memberikan informasi bibliografis serta lokasi suatu buku di perpustakaan.Cakupan Layanan meliputi :
1. Inventarisasi Buku
a. Entry Judul buku, majalah, Skripsi, Thesis, Buletin, CD dan kaset.
b. Pendataan koleksi perpustakaan: buku dan non buku
c. Pelabelan koleksi perpustakaan: buku dan non buku
2. Administrasi Mahasiswa
a. Sirkulasi
b. Cek Status Bebas Peminjaman
c. Kartu Anggota
3. Cek Judul dan tempat keberadaan buku
SIMPUS berisi informasi tentang bibliografi, dan nomor panggil koleksi untuk memudahkan pencarian koleksi (buku, CD atau kaset) yang dibutuhkan oleh pengguna:
a. Menelusur lewat “judul buku”
b. Menelusur lewat “nama pengarang”

D. Standar OPAC

Peran OPAC dirasa lebih praktis dan lebih cepat dalam memberikan akses penelusuran bila terdapat beberapa standar sbb:
a. Perangkat hardware yang mempunyai spesifikasi tinggi
b. Software maintenace and support
c. Memahami beberapa dasar komputasi dan teori informasi
d. Memahami kebutuhan user dalam mencari informasi dengan memanfaatkan authority control.
e. Aturan-aturan katalogisasi atau cataloging rule yang meliputi ISBD, the International Standard Bibliographic Description (ISBD), yaitu sejumlah aturan yang dihasilkan oleh the International Federation of Library Associations (IFLA) untuk menjelaskan dan merinci informasi koleksi perpustakaan, ISBN dan AARC2
f. Modul lengkap cataloging
g. Training
h. Standard MARC (Machine Readable Catalog) merupakan salah satu syarat dalam automasi perpustakaan dan merupakan standard penyimpanan data bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari 700 elemen dan dapat mendeskripsikan dengan baik kebanyakan objek fisik sumber pengetahuan.
Dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress dan keberhasilannya membuat negara lain ikut mengembangkan disesuaikan dengan kepentingan nasionalnya masing-masing.


HASIL KAJIAN

Gunanya OPAC adalah memenuhi kontribusi pengguna perpustakaan. Melihat kajian OPAC “SIMPUS” Perpustakaan FKIK UIN Jakarta dan dikaitkan dengan Library of Congresssebagai benchmark, maka supaya SIMPUS dapat diakses secara luas tetapi harus ada: (1). Pengendalian istilah (authority control) yang berperan penting dalam pengawasan isi. Fungsinya sebagai pengawasan terhadap istilah yang menjadi titik akses dalam penelusuran. Titik akses dapat berupa nama (authors, creator, compilers, editor, illustrators, translators, arrangers), tajuk subjek, judul, atau nomor standar. (2). Panduan authority control berupa cross-reference seperti see (lihat), see also (lihat juga) dapat menjadi petunjuk bagi pemustaka dalam mencari informasi yang diinginkan. (3). Memakai MARC sebagai salah satu standar dalam automasi perpustakaan.

Daftar Pustaka

IFLA. Guidelines for Online Public Access Catalogue (OPAC) Displays. Diakses tanggal 5 Mei 2010. http://archive.ifla.org/VII/s13/guide/opacguide03.pdf
Irma U. Aditirto. Standarisasi dan Pengawasan BibliografiLibrary of Congress Online Catalogs. Diakses tanggal Mei 16 2010. http://catalog.loc.gov/
Perpustakaan FKIK UIN Jakarta. 2006. Pedoman Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Laporan Kunjungan Perpustakaan

LOKASI KUNJUNGAN:

THE JOHANNES OENTORO LIBRARY

UNIVERSITAS PELITA HARAPAN

Sistem Layanan Administrasi

Sistem Layananan administrasi di Universitas Pelita Harapan menggunakan micropayment. Micropayment ini diantaranya digunakan untuk pembayaran foto copy, print dan scan dokumen, pembayaran makanan dan minuman di FJ Square UPH (Food Junction Square), bookstore UPH, pembayaran denda peminjaman buku di Johannes Oentoro Library UPH, dan pembayaran administrasi kemahasiswaan seperti biaya pencetakan transkrip, denda keterlambatan dan biaya administrasi lainnya.

Tujuan penggunaan Micropayment ini bukan untuk menggantikan bentuk pembayaran yang sudah ada saat ini, melainkan untuk memberi nilai tambah kepada komunitas UPH berupa kenyamanan dan kepraktisan bertransaksi di lingkungan kampus.

Micropayment merupakan alat pembayaran berupa kartu dengan teknologi contactless, yang sangat tepat digunakan dalam transaksi small money yang memerlukan kecepatan dan akurasi tinggi. Pengguna tinggal mendekatkan kartunya pada card reader yang telah disediakan dan transaksi dapat dilakukan dengan segera.

Dalam pelaksanaan Micropayment, UPH didukung oleh VisioNet sebagai technical support untuk sistem integrasi dan Bank Mayapada sebagai Bank penyelenggara kliring. Untuk pengisian awal, caranya mudah, cukup datang ke counter Bank Mayapadayang sudah tersedia di kampus UPH untuk mendapatkan virtual account number. Selanjutnya pengisian saldo dapat dilakukan melalui transfer di ATM (Anjungan Tunai Mandiri).

B. Layanan sirkulasi

PERPUSTAKAAN PUSAT UPH Jam Pelayanan
Senin, Rabu - Jumat Selasa Sabtu	07:00 am. - 09:00 pm. 08:30 am. - 09:00 pm. 08:00 am. - 01:30 pm.

Aturan Peminjaman

a. Peminjaman buku dapat diperpanjang satu kali per orang (hanya jika ada permintaan sebelumnya untuk item tersebut). Khusus untuk staf pengajar, perpanjangan dapat dilakukan melalui telepon.

b. Pemesanan buku yang diperlukan yang baru dipinjam pengguna lain dapat melalui bagian sirkulasi.

c.Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda Rp 1.000, - per buku per hari.

d. Peminjam dengan tunggakan buku atau masih punya tanggungan dengan Perpustakaan tidak diperkenankan untuk meminjam kecuali semua kewajiban sudah diselesaikan.

e. Pengguna bertanggung jawab penuh atas hilangnya bahan pustaka dan akan diminta untuk mengganti dengan buku yang sama.

2. 2. Batas Pinjaman

Kategori		Jumlah Buku	Lama Pinjam
Buku Sirkulasi	Students  Undergraduate  Graduate	2 3	2 2
	Staffs Academic  Permanent  Temporary  Assistant	15 3 6	2 2 2
	Non – Academic Alumni Special Member Lippo Karawaci Residence  Lippo Karawaci Company	2 2 2 2	2 2 2 2 2

Kami memiliki ± 65.000 koleksi dan selalu berkembang, terdiri dari:

a. Buku Sirkulasi: Semua buku dari kelas DDC 000-999

b. Kristen Literatur: Semua buku dari kelas DDC 20

c. Koleksi closed access: pinjaman pendek, AV, Foto copy, Teacher’s manual, dan music score sheets.

d. Referensi: Ensiklopedi, kamus, manual, buku pegangan, buku tahunan, direktori

e. Local Contents: Skripsi, Disertasi, Laporan Magang, Tugas Akhir

f. Terbitan Berkala: Majalah, Journal, koran, Buletin

3. 3. Pelayanan

a. Akses Komputer

1) Komputer di perpustakaan harus digunakan untuk tujuan pendidikan saja.

2) Mengakses file atau program komputer tidak ditujukan untuk dipakai siswa, mengakses situs internet yang tidak pantas, atau merusak / menghancurkan / mengeluarkan setiap bagian dari perangkat keras komputer atau perangkat lunak adalah pelanggaran kebijakan di UPH.

b. Wireless Network

Perpustakaan memiliki jaringan nirkabel di seluruh gedung, memungkinkan pengguna untuk terhubung ke jaringan Universitas dari laptop mereka. Untuk informasi lebih lanjut silakan hubungi staf TI kami.

c. Layanan Mengetik

Ada 40 PC tersedia untuk mengetik melakukan pekerjaan kantor ada di lantai 4 perpustakaan. Untuk menggunakannya, ada perangkat lunak berikut ini tersedia pada 40 PC untuk mengetik:
o Microsoft Office 2003 (Word yaitu, Excel, PowerPoint, Access, Project dan FrontPage).

4. 4. Fasilitas Layanan
a. Ruang Belajar

Perpustakaan ini menyediakan 14 ruang belajar (2-5 kursi) dan 5 ruang Kelompok belajar (50-10 kursi). Ruang belajar 4,1 tersedia 15 kursi.

b. Ruang SeminarRuang Seminar tersedia 50 kursi.

c. Ruang Multimedia 1Tersedia untuk 15 kursi.

d. Ruang Multimedia 2

Tersedia untuk 40 kursi dengan 20 komputer. Kamar ini tersedia untuk semua anggota perpustakaan. Pemesanan ruang, silahkan hubungi Desk Informasi (021) -5460901 ext 1372. Anda dapat men-download Formulir Reservasi (Formulir Pemakaian Ruang) dan Formulir Penggunaan Kamar (Form Pelaksanaan Pemakaian Ruang).

5. Pelayanan Lainnya

a. Locker

Tas, paket,dan lain-lain harus disimpan dalam loker sebelum memasuki perpustakaan.

b. Photocopi

Perpustakaan menyediakan layanan fotokopi di lantai 2 dan lantai 3. Untuk menggunakan fasilitas ini, pengguna perpustakaan perlu kartu smart dengan nilai minimal Rp. 50.000. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan hubungi ext. 1370.

6. OPAC (On-line Public Access Catalog)

Perpustakaan menyediakan 8 PC di lantai 2 dan 3 untuk penelusuran OPAC.

C. Layanan Jurnal (Majalah Ilmiah)

Jurnal (majalah ilmiah) sebagai terbitan berseri merupakan media komunikasi memuat berbagai macam informasi ilmiah yang menggambarkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Jurnal (majalah ilmiah) berisi tulisan yang orisinil artinya belum pernah diterbitkan dalam bentuk apapun atau pubikasi lain. Oleh karena itu koleksi ini termasuk dalam kelompok sumber informasi primer yang mempunyai peran antara lain: (1) memberikan ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. Pemikiran tersebut dapat dituangkan dalam bentuk karangan atau ulasan yang dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan, (2) sebagai media untuk menyampaikan, menyebarkan gagasan dan penemuan kepada para ilmuan lain.

1. Kebijakan Layanan Jurnal

Di perpustakaan UPH, layanan jurnal mengarah dalam bentuk online jurnal. Karena perpustakaan UPH ada target jangka pendek akan mendigitalkan semua koleksinya dalam jurnal tercetak ke bentuk jurnal digital. Kebijakan ini dalam rangka pengembangan layanan informasi jurnal melalui website, dan pencari informasi bisa akses jurnal di rumahnya masing-masing. Tentunya setiap anggota punya nomor ID masing-masing untuk bisa koneksitas pada layanan jurnal.

2. Jurnal on line yang dilanggan

3. Prosedur Pengolahan Jurnal (Majalah Ilmiah)

Jurnal-jurnal dalam bentuk cetak yang dimiliki baik berasal dari pembelian maupun hadiah dalam proses persiapan digitalisasikan. Adapun alur kerja pengolahan majalah adalah sebagai berikut:

a. Jurnal (majalah ilmiah) datang langsung diberi kode inventaris (article ID)., diberi stempel milik perpustakaan

b. Kemudian majalah tadi dibuatkan katalog majalah dan indeks artikel, dengan cara mengentri data, sesuai dengan tag (tengara) yang telah ditentukan. Adapun tag atau tengara meliputi cantuman data sebagai berikut..b. Serial title; c. Serial Subtitle; d. ISSN; e. Publisher; d. frequency; e. Serial Type; f. Publisher Year; g. Language; h. Number; i.Month; j Year; k. Serial date; l. Article Title; m. Article Subtitle; n. Page; o. Abstrac; p. Author; q. Keyword; r. Subject

c. Pengisian entri data bisa dilihat pada peragaan Worksheet sebagai berikut

Setelah selesai selesai entri data, maka otomatis terkirim di OPAC, sehingga pemakai akan mengetahui judul-judul artikel yang terbaru yang dilengkapi dengan abstraksinya.

a. Jurnal atau majalah ilmiah yang sudah dibuatkan katalog dan artikelnya, disajikan pemakai. (di display)

b. Apabila jurnal yang baru sudah datang, maka jurnal yang di display diambil, dan diganti yang baru.

c. Setelah sudah terkumpul 3-4 nomor, majalah di bendel dan diirim ke bagian pengolahan untuk dijilid dan diberi nomor panggil klasifikasi.

D. Referensi

Perpustakaan Pelita Harapan yang lebih dikenal dengan nama “The Johannes Oentoro Library” terdiri dari 4 (empat) lantai.

Lantai 2 untuk :

1. Koleksi Referensi : Ensiklopedi, Kamus, Buku Tahunan, Direktori, Maps, Handbook.
2. Terbitan Lokal : Tesis, Disertasi, Term-Paper
3. Periodical : Journal, Majalah, Koran

Keseluruhan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan ini berjumlah 70.000 buah yang terdiri dari buku, majalah, jurnal, Audio Visual, Tesis/ Disertasi/ Term-Paper. Ditambah dengan koleksi digital dan database online.

Susunan Koleksi Referensi di Rak:

1. Buku Referensi : disusun berdasarkan nomor klasifikasi DDC dari kelas 000-900

2. Periodical : disusun berdasarkan abjad judul

Untuk Koleksi tertentu mereka memberi ciri khas tersendiri di punggung buku di bawah label diberi warna yang berbeda-beda yang berbentuk bulat, yang mereka sebut ”Colored Label for Certain Collections”:

Biru : Untuk koleksi ”short loan” (lt.3 / Closed Access Collection)

Kuning : Koleksi Manual Pengajar (Lt.3 / Closed Access Collection)

Merah : Koleksi Referensi (Lt.2)

Hijau : Teacher College Corner (Lt.2)

Untuk mendukung Layanan Referensi mereka menyediakan Meja Referensi (Reference Help-Desk): Untuk menolong mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dan menggunakan koleksi Referensi dan untuk menjawab pertanyaa-pertanyaan referensi.

Untuk Online Database ada yang mereka langgan sendiri dan ada yang kerjasama dengan DIKTI.

1. Online Database yang mereka langgan sendiri :

a. Acces Medicine: Health & Medicine

b. American Society of Civil Engineers: Physi

c. BCI Asia: Building & Architecture

d. Gale Virtual Reference Library: Encyclopedia & Specialized References

e. IEEE Computer Society Digital Library Computer

f. JSTOR: Humanities, Social Sciences & Science

g. JSX Transaction & Demand History Capital Market (in lirary only)

h. PHI (Penelitian Hukum Indonesia): Law (in library only)

i. Project MUSE: Humanities, Social Science

j. Science Direct: Food, Technology, Biological, Sciences, Engineering

k. Springer Link : All Subject

l. West Law International: Law

2. Kerjasama dengan DIKTI :

a. EBSCO : Multi Subjects

b. Cengage : Sciences, Humanities, Education

c. Proquest : Agriculture, Arts, Biology, Religion, Sociology.

E. Implementasi Automasi dan Perpustakaan Digital UPH

Pada bagian sub bab ini akan dijelaskan sekilas mengenai penerapan automasi perpustakaan serta penerapan hybrid perpustakaan, yang mana perpustakaan UPH (Universitas Pelita harapan) juga memberikan pelayanan yang dapat diakses melalui website. Pada bagian ini akan dijelaskan berdasarkan elemen automasi dan perpustakaan digital mulai dari metode pengadaan perangkat lunak, sumber daya manusia, hardware, dan softwere khususnya modul OPAC (online public acces catalog) termasuk WEBPAC (web public acces catalog) serta pengembangan perpustakaan digital mengunakan Dspace untuk koleksi repository.

1. Pengadaaan Perangkat Lunak

Pengadaan perangkat lunak untuk automasi serta perpustakaan digital, pihak perpustakaan UPH melakukan pengembangan sendiri secara internal. Metode ini memungkinkan untuk memagang kendali dalam pengembangan sistem dan kebutuhan fungsional sistem yang sifatnya umum ataupun spesifik biasa terpenuhi dengan lebih mudah. Metode pengembangan sistem ini dimungkinkan ketersediaan SDM yang memadai yang dimiliki sendiri oleh pihak perpustakaan. Di bawah (bagian B) akan dijelaskan SDM pada bagian automasi.

Staff / Sumber Daya Manusia

Untuk mendukung kegiatan automasi perpustakaan di dukung dengan dua staff yang terdiri dari kepala bagian automasi dan dibantu dengan sorang programmer. Untuk dapat lebih jelas dapat dilihat pada bagan organisasi dibawah ini :

Jika dilihat dari posisi serta tugas pokok pada staff bagian automasi ini maka menunjukan bahwa adanya kerjasama yang ideal dilakukan dalam pengembangan internal antara staff pustakawan (memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan) dengan ahli komputer, dengan begitu kerjasama mereka memungkinkan pengembangan sistem lebih baik dan tepat sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pustakawan berorientasi pada kebutuhan sistem sedangkan programmer berupaya untuk memahami spesifikasi kebutuhan kemudian mengimplementasi ke dalam bahasa program.

3. Konstruksi Perangkat Lunak

Dalam pembuatan program automasi perpustakaan program yang dipilih untuk merancang database adalah Visual Basic serta MySql Server 2000. Sedangkan untuk perancangan portal perpustakaan kami tidak mengetahui secara jelas pada saat observasi.

4. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang digunakan untuk operasional automasi maupun perpustakaan hybrid berdasarkan pengamatan, menunjukan bahwa perangkat yang ada sudah mendukung secara penuh kegiatan automasi ini, hal ini terlihat dari infrastruktur yang ada , dimana memiliki komputer server maupun desktop yang memumpuni untuk melakukan kegiatan automasi. Ketersediaan 4 PC untuk layanan OPAC yang terletak dilantai 2 dan 3. Serta ketersediaan PC pada setiap bagian kantor yang berkaitan langsung dengan bisnis perpustakaan yang saling terintegrasi secara sistem. Juga tersedia akses hotspot untuk mengakses dalam gedung perpustakaan. Serta juga tersedianya security gate untuk penjagaan.

5. Modul-Modul Dalam Sistem

Setiap sistem automasi perpustakaan memiliki modul –modul untu mendukung kearah full integrasi dalam berbagai kegiatan perpustakaan( sistem modular), sehingga dengan satu sistem dapat melakukan berbagai kegiatan. Adapun modul-modul yang tersedia pada sperangkat lunak automasi yang dimiliki perpustakaan UPH adalah sebagai berikut:

a. Akuisisi – modul ini membantu bagian pengadaan untuk pencatatan permintaan, pemesanan, pembayaran yang akan berhubungan dengan modul keuangan, serta penerimaan dan laporan proses pengadaan. Modul ini salah satu kelebihan yang dimiliki oleh sistem automasi dari perpustakaan UPH.

b. Pengolahan Bahan Pustaka – modul ini berfungsi untuk proses pamasukan data yang terangkum dalam bentuk metadata.

c. Administrasi, Security Pembatasan Akses. – karena sistem dipakai secara bersama-sama oleh berbagai petugas dengan kepentingan tertentu maka, sistem ini memiliki pembatasan akases, sehingga setiap bagian kegiatan hanya boleh mengakases sesuai dengan tugas pokoknya.

d. Membership- modul ini bertujuan untuk proses pemasukan data anggota serta sebagai data acuan atau relasi pada modul sirkulasi.

e. Sirkulasi – modul ini bertujuan untuk membantu pelayana sirkulasi dalam peminjaman dan pengembalian bahan pustakan.

f. Pengelolaan terbitan berkala/ Serial – modul ini khusus untuk mengelola koleksi terbitan berkala.

g. Report.- modul untuk memberikan data statistik dalam seluruh kegiatan yang terdapat pada sistim.

Dari seluruh modul yang diketahui, ada dua modul menjadi kelebihan dibandingkan dengan sistem yang dimiliki oleh beberapa perpustakaan pada umumnya, sistem ini memiliki modul akuisisi dan serial, modul ini masih jarang di miliki oleh beberapa perpustakaan.

6. Modul OPAC

Pada sesi ini akan dijelaskan mengenai penggunaan modul opac yang dapat dipakai oleh para pengguna perpustakaan, untuk tampilan opac dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Dari tampilan OPAC di atas, terlihat bahwa terdapat versi OPAC, hal ini mengindikasikan bahwa, adanya perubahan dalam struktur tampilan maupun kebutuhan. Namun ada keunikan pada fitur pemilihan topic melalui call number, fitur ini menyedikan penyaringan pencarian berdasarkan format bentuk dari dokumen dengan memasukan kode tertentu. Penjelasan kode dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Tampilan cantuman pada OPAC terlihat sederhana hanya menampilkan 4 field yaitu call numbe , judul, barcode (nomor unik) dan Status. Sedangkan untuk tampilan detail juga tidak menunjukan informasi yang terlalu mendetail, terlihat pada gambar di bawah ini :

Modul OPAC juga memberikan pencarian khusus untuk menelusuri koleksi skripsi atau thesis. Pencarian koleksi ini di bantu dengan teknik penelusuran melalui call number, bisa di telusuri melalui kode program studi ataupun berdasarkan kode fakultas, yang semuanya ini tentu dibutuhkan untuk menghindari penyebaran perolehan cantuman yang tidak penting.

Pada cantuman dari hasil penelusuran koleksi ini memungkinkan untuk mengunduh file dengan format pdf.

Modul WEBPAC

Selain layana OPAC yang terdapat di perpustakaan, perpustakaan juga memberikan layan 24 jam untuk mengakses layana katalog perpustakaan yang dapat di akses pada http://library.uph.ac.id .

Sedangkan cantuman detai dari pencarian agak sedikit berbeda dengan versi OPAC. Dengan menampilkan dalam tampilan sedrhada dengan mengunakan table.

8. Dspace at Johannes Oentoro Library

Perpustakaan UPH juga menyediakan layanan repositori digital, koleksi digital yang tersedia berupa karya gray literature yang terbit di lingkungan Universitas Pelita Harapan. Untuk mengelola koleksi koleksi repository ini Perpustakaan mengunakan program Dspace, yang bersifat open source.

Sedangkan jumlah koleksi yang telah dimasukan kedalam sistem repositori sebayak 1277 judul. Untuk lebih terperincinya jenis koleksi repository yang dimiliki dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Untuk proses penelusuran tidak jauh berbeda dengan penelusuran pada OPAC, tentunya dengan cirri khas dari program Dspace.

Sistem automasi pada perpustakaan UPH dengan nama lengkapnya adalah The Johannes Oentoro library, telah memiliki sistem automasi dan digital yang cukup memadai untuk melayani setiap penggunanya, dan didukung dengan staff yang berkompeten serta di dukung dengan dana yang memadai untuk operasional kegiatan automasi ini. Semua ini menunjukan bahwa perancangan infrastruktur, manajemen perpustakaan UPH direncanakan dengan program yang baik.

F. Koleksi Perpustakaan Johannes Oentoro

Perpustakaan Johannes Oentoro memiliki 70.000 buku, majalah, jurnal, materi audiovisual dan tesis, disertasi dan tugas semester. Selain itu ada juga bermacam-macam koleksi digital dan berlangganan database online.

1. Lokasi

Lantai kedua:

a. Koleksi referensi seperti Encyclopedia, Kamus, map, buku pedoman, dll.

b. Terbitan lokal seperti Tesis, disertasi dan tugas semester, dll

c.Kalawarta seperti Journals, Majalah, Koran, dll.

Lantai ketiga:

a. Koleksi buku umum dari berbagai macam subjek

b. Literatur Kristen

c. Koleksi jangka pendek (peminjaman satu malam)

d. Koleksi manual dosen

e. Koleksi AV (Audio Visual)

Lantai ke -4: E-resources, database online dan lokal

2. Kebijakan koleksi

Hak Cipta

Undang-undang negara mengenai Hak Cipta No. 19 tahun 2002 harus diperhatikan. Salinan undang-undang ini selalu dipasang pada mesin fotokopi. Setiap sumber informasi, baik itu dari Internet, selalu harus ditulis pada bagian daftar pustaka. Plagiarisme merupakan pelanggaran serius terhadap kode etik UPH.

3. Permintaan untuk koleksi baru

Karyawan administratif dan fakultas dapat mengajukan permintaan atas materi baru dengan mengisi formulir permintaan materi yang dapat diunduh dari situs web perpustakaan.

4. Akses terhadap database online

Database online hanya tersedia untuk anggota perpustakaan saja. Nomor identifikasi (NIM/NIK) dan nomor pengunjung perpustakaan dibutuhkan untuk log-in. Pengguna dapat meminta nomor pengunjung dengan menghubungi meja sirkulasi (ext 1384-1385)

F. Kebijakan pengembangan Sumber Daya Manusia di The Johannes Oentoro Library (UPH)

The Johannes Oentoro Library (UPH) melakukan upaya-upaya yang bernilai positif dalam rangka meningkatkan potensi Sumber Daya Manusia (SDM) memberikan pelatihan-pelatihan baik secara formal maupun informal mengenai pengadaan, pengolahan, pelayanan yang bertujuan untuk menambah ilmu pengetahuan. Pelatihan tersebut dilakukan untuk meningkatkan kapabilitas petugas perpustakaan dalam melaksanakan tugas-tugas sehari-hari, dan memberikan wawasan berfikir mengenai ilmu pengetahuan yang terus berkembang sehingga dapat dikatakan bahwa sinkronisasi antara kemampuan SDM hendaknya berkembang dengan seiring perkembangan ilmu pengetahuan yang membutuhkan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

The Johannes Oentoro Library (UPH) memberdayakan SDMnya selain memberikan pelatihan, juga mengirimkan wakil-wakilnya untuk mengikuti Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) kepada pegawai (In the job training) yang berhubungan dengan perpustakaan. Selain itu mengikutsertakan dalam kegiatan-kegiatan seperti: seminar-seminar perpustakaan, symposium, dan lain sebagainya. Kegiatan ini dilakukan untuk memperluas cakrawala pengetahuan, menggali dan memperoleh pengetahuan baru di bidang perpustakaan khususnya dan pada disiplin ilmu lain pada umumnya.

Di The Johannes Oentoro Library (UPH), untuk tujuan meningkatkan kualifikasi pendidikan maka memberikan beasiswa kepada karyawannya, oleh karena itu pada saat ini beberapa di antara personel perpustakaannya yang sedang studi pasca sarjana. Mereka dikuliahkan untuk menambah ilmu pengetahuan serta memacu karyawan yang berpotensi untuk selalu komitmen dengan segala tugas yang diembannya. Tujuan lain dari menguliahkan karyawannya adalah untuk kebutuhan akan tenaga-tenaga yang terampil dan profesional dalam mengolah perpustakaan.

G.Anggaran

Salah satu syarat penting bagi penyelenggaraan perpustakaan ialah tersedianya dana yang memadai. Disamping untuk keperluan yang lazim bagi sebuah lembaga seperti gaji pegawai, bahan habis pakai, perlengkapan kantor dan pemeliharaan gedung, dana perpustakaan diperlukan untuk membangun koleksi dan membeli perlengkapan perpustakaan seperti perlengkapan pandang dengar dan rak buku. Tidak ada rumus yang umum untuk menentukan berapa dana yang harus dialokasikan untuk perpustakaan.

Menurut pedoman perpustakaan perguruna tinggi (1994: 19) hanya menyarankan saja, sebaiknya anggaran perpustakaan sebesar 5% dari anggaran keseluruhan Universitas. Tugas perpustakaan UPH, hanya menyusun rencana anggaran setiap tahunnya serta merinci penggunanaan dana selama tahun anggaran bersangkutan. Kemudian rencana penggunaan anggaran harus dikonfirmasikan dan didiskusiakan lebih dulu kepada pembantu Rektor II. Apabila diperguruan tinggi negeri, terdapat berbagai sumber dana bagi perpustakaan yaitu dari pemerintah yang berupa anngaran rutin, anggaran pembangunan, dari kalangan masyrakat, perusahaan dan sumber lainnya. Sumber anggaran perpustakaan Universitas Pelita Harapan berasal dari.

1. Yayayan : anggaran rutin dan anggaran pembanagunan

2. Masyarakat : SPP para mahasiswa, perorangan , wali mahasiswa dll

3. Perusahaan : beasiswa

Sedangkan besarnya anggaran untuk perpustakaan UPH belum diketahui, begitu pula untuk berapa % anggaran setiap tahunnya dari anggaran universitas belum diketahui secara pasti.