Rekod Center Gedung Arsip 2 Universitas Terbuka

Alamat : Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Tangerang 15418 PO Box 6666, Jakarta 100001, IndonesiaTel. (62-21) 7490941, Fax. (62-21) 7490147
Homepage: http://www.ut.ac.id E-mail : info@p2m.ut.ac.id

Ada 3 gedung arsip di Universitas Terbuka, diantaranya adalah :
1) Gedung Arsip 1, mengelola arsip ijazah mahasiswa baru, Koordinatornya adalah Zazibudin
2) Gedung Arsip II, mengelola 8 unit arsip dan arsip 4 fakultas. Unit arsip yang dikelola unit arsip diantaranya adalah. 4 Fakultas yang diolah diantaranya adalah FKIP, FISIP, MIPA dan FEKOM. Sedangkan 8 unit dikelola LPPM, Puslaba, barang dan jasa dan P2M2. Kooordinatornya adalah ibu Mantri dan bapak Romli

3) Gedung Arsip III, mengelola arsip Keuangan dan sebagai depo arsip.


1. Gambaran Umum
Pada tanggal 18 Agustus 2010 bertempat di kantor Kementerian Pendidikan Nasional, Universitas Terbuka di tahun 2010 ini mendapat juara 1 sebagai Unit Pengelola Kearsipan terbaik. Atas prestasi tersebut UT menerima penghargaan dari Mendiknas yang langsung diserahkan oleh Bapak Menteri Pendidikan Nasional kepada Rektor UT. Dalam kompetisi ini unsur yang dinilai antara lain:
a. Dimensi kelembagaan
b. Dimensi SDM
c. Dimensi sistem/pedoman
d. Dimensi sarana dan prasarana
e. Dimensi arsip
f. Dimensi pemberkasan
g. Dimensi layanan arsip
h. Dimensi pemeliharaan arsip
i. Dimensi penyusutan arsip
Penghargaan ini menjadi momentum awal kepedulian berbagai pihak akan arti pentingnya arsip baik bagi kepentingan pertanggungjawaban kinerja suatu instansi atau sebagai alat bukti di pengadilan apabila terjadi sengketa.

2. Misi dan Visi
Misi :a. Memperlancar kegiatan proses pendidikan bagi mahasiswa pada pendidikan tinggi jaraj jauh yang berkualitas
b. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan administrasi akademik
c. Memastikan akurasi data mahasiswa dan alumni melalui validasi dan updating data
d. Menghasilkan produk-produk layanan administrasi akademik dalam PJJ khususnya PTJJ
e. Menyebarkan dan berbagi informasi tentang kegiatan administrasi akademik PTJJ

Visi :Menjadi pusat layanan yang professional di bidang administrasi akademik dalam rangka menwujudkan Universitas Terbuka sebagai salah satu insitusi PTJJ unggulan di antara institusi PTJJ di Asia 2010 dan di dunia 2020

3. Kebijakan Mutua. Secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu Universitas Terbuka demi meningkatkan layanan registrasi, penyiapan daftar peserta ujian dan TAP, alih kredit, penetapan kekhususan, sertifikasi dan penanganan keluhan mahasiswa.
b. Memanfaat segala sumber daya yang tersedia secara terintegrasi, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan secara efektif.
c. Mengembangkan sumber daya manusia Universitas Terbuka yang berkompetensi rangkap sehingga mampu berperan secara optimal.

4. Struktur Organisasi PUSTALAStruktur organisasi recod center di Gedung 2 Rekod Center Universitas Terbuka, berada di bawah Pusat Layanan Pustaka (PUSTALA) Universitas Terbuka.

Menurut ibu Ngadi bahwa posisi Recod Center Universitas Terbuka di Gedung 2 saat ini berada di PUSLATA, ada di kelompok Staf Administrasi. Ibu Ngadi selaku koordinator di Gedung 2 unit kearsipan dan kawan-kawan berjuang, kedepan Unit Kearsipan dapat berdiri sendiri. (Wawancara Nopember 2010)


5. Layanan Arsipa. Memonitoring arsip-arsip di UPJJ di Luar Negeri, diantaranya adalah Seoul, Hongkong, Arab Saudi Arabia, Malaysia
b. Membantu melayani mahasiswa dalam informasi akademik dan status kemahasiswaan yang tersebar di seluruh Indonesia dan juga mahasiswa yang ada di luar negeri
c. Menerima siswa PKL


6. Fasilitas Kearsipan

Fasillitas Gedung Arsip II Universitas Terbuka
1 Komputer
2 Scanner
3 Printer
4 Lift barang
5 Meja
6 Kursi
7 Dispencer
8 AC
9 Ampop coklat
10 Gedung permanen dengan segala fasilitas keamanannya
11 Role opac sebanyak 179 role
12 Box sebanyak 1500 box

7. System Pengolahan ArsipSebagaimana kita ketahui bahwa dalam menentukan pemusnahan arsip organisasi harus mempertimbangkan :
Nilaiguna primer
a. Administratif, adalah value dokumen untuk mendukung pelaksanaan administrasi.
b. Keuangan, adalah value dokumen untuk mempertanggungjawabkan transaksi maupun policy keuangan.
c. Legal, adalah value dokumen untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan.
d. Ilmiah dan teknologi, adalah value dokumen tentang hasil penelitian murni dan terapan.
Nilaiguna sekunder
a. Evidential, adalah value dokumen tentang bukti atau fakta keberadaan organisasi.
b. Informasional, adalah value dokumen tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi

Unit Kearsipan Universitas Terbuka sudah mempunyai pedoman pengolahan kearsipan, tetapi belum di implementasikan secara maksimal. Contohnya: Unit Kearsipan sudah mempunyai Surat Keputusan untuk melaksanakan Jadwal Retensi Arsip dan sudah ditandatangani oleh Rektor, tetapi belum di implementasikan dalam bentuk kegiatan. Unit kearsipan masih ragu dengan jenis-jenis arsip yang akan dimusnahkan.

KesimpulanSetelah penulis observasi Rekod Center Gedung 2 Arsip Universitas Terbuka , berkesimpulan bahwa:
1. Secara teori rekod center sudah memenuhi syarat yakni rekod center adalah suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang sebagai pusat penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif. Di rekod center pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan rekod center perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar rekod center ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.
2. Rekod center wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta wajib menyediakan fasilitas keamanan arsip sebagai unit corporate organization
3. Dalam mengelola unit kearsipan, selain sumber daya manusia di bidang kearsipan yang professional yang harus disediakan, juga dana dengan pagu yang jelas sehingga petugas kearsipan dapat melaksanakan program-program kegiatan kearsipan secara professional.
4. Kalau melihat struktur organisasi di Universitas Terbuka, sebaiknya dalam struktur organisasi, unit kearsipan harus jelas kedudukan dan fungsinya. Sehingga dalam menjalankan program kegiatan kearsipan akan lebih jelas tampak fungsi dari unit kearsipan.
5. Unit kearsipan sebaiknya diolah oleh arsiparis yakni seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Daftar Pustaka
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne
MENPAN. 1983. Keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1983 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan .
Rusidi. 2008. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 10 Nopember 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf

Rekod Center FISIP Universitas Indonesia

Dalam melaksanakan tugas pengganti UTS ini, penulis melakukan observasi di 2 tempat pusat rekod. Yang pertama adalah di Rekod Center Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia disingkat FISIP UI, yang terletak di Depok dan yang kedua adalah Rekod Center Universitas Terbuka yang terletak di Pondok Cabe Tangerang-Banten.
Observasi pertama dilakukan pada tanggal 22 Oktober 2010, penulis bersama 3 teman, Lilik Istiqoryah, Abdul Napudin dan Siti Wahyuni Hawasyi ke Rekod Center FISIP UI. Kami mewawancari petugas arsip yakni ibu Eska Septina Anggraini, A.Md. Dasar penulisan laporan ini meliputi hasil wawancara dengan petugas arsip, observasi terjun langsung kelapangan, pengambilan foto di lokasi dan mengambil data dari objek penelitian.

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Salah satu tugas Unit kearsipan atau disebut juga dengan Recod Center Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Indonesia adalah mewujudkan misi FISIP UI “Dalam menerapkan sistem manajemen professional berbasis transparansi dan akuntabilitas dalam rangka menciptakan tata kerja yang baik, kinerja personil yang tinggi serta organisasi yang efisien dan efektif.” Dalam melaksanakan perannya, arsip diharapkan dapat menyajikan informasi maupun data bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan dan merumuskan kebijakan.
Recod center dalam pengertian ini adalah satu fasilitas tempat penyimpanan untuk meminimumkan biaya pemeliharaan arsip, dan penggunaan arsip in-aktif di satu fakultas atau unit fungsi di PA UI (Pusat Arsip Universitas Indonesia). Pusat rekod biasanya merupakan tempat penyimpanan sementara (Draft SOP Sistem Pengarsipan FISIP UI). Dokumen kearsipan yang disimpan berupa rekod yang memiliki nilai guna historis dan informasi tentang perkembangan dan perubahan organisasi.

1. Gambaran Umum
Dalam menyelenggarakan fungsinya sebagai institusi pendidikan tinggi, FISIP UI berusaha berbenah diri dengan menata arsip sebagai langkah awal. Kondisi organisasi dalam fakultas dengan 3 program studi menciptakan volume dan jumlah arsip yang terus meningkat seiring dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan.
Setiap unit pengolah menggunakan standar penyimpanan berbeda sesuai dengan keinginan sendiri. Untuk itu FISIP UI memakai pedoman yang telah yang telah ditetapkan oleh Arsip Universitas Indonesia. Sistem pengarsipan yang baik merupakan satu hal yang sangat penting karena dapat menunjang keberhasilan suatu organisasi yang bersangkutan. Ruangan di unit kearsipan FISIP UI seluas 150M2.

2. Misi dan VisiMisi:
a. Mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyediakan informasi dalam rangka pencapaian “good governance”
b. Mendukung administrasi seluruh struktur yang ada di Universitas Indonesia dengan memberikan bahan kegiatan yang mudah diakses tapa melihat bentuk medianya (digital/cetak)
c. Memelihara bahan bukti penting dokumen universitas untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas Universitas Indonesia kepada pemangku wewenang khususnya kepada masyarakat umumnya.
d. Menyediakan informasi dalam mempromosikan misi Universitas Indonesia kepada masyarakat luas sebagai “Research University dan World Class University”
e. Menerima, mengolah dan menyediakan informasi tentang hasil penelitian dan pengajaran yang telah dilakukan oleh civitas akademika
f. Memberikan akses dan layanan informasi dengan persyaratan tertentu kepada masyarakat luas sebagai bahan penelitian
g. Menyediakan informasi dalam mencapai “Center of Excellent”

Visi:
Pusat arsip FISIP Universitas Indonesia yaitu menjadi pusat arsip Perguruan Tinggi berstandar internasional.

3. Sistem Pengolahan Rekoda. Pengelolaan Surat Masuk
Dalam keputusan Menpan Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan dinas disebutkan bahwa surt adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dengan melihat pengertian di atas, maka surat-surat yang tercipta dalam rangka komunikasi organisasi merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan operasional manajemen. Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus diatur dalam sistem pengaturan surat yang baik agar pencapiaan misi organisasi dapat dilakukan secara optimal (Rusidi).
Standar yang dipakai oleh Tim Arsip FISIP UI dalam mengolah arsip dengan menjadikan Pola Klasifikasi Dokumen yang dikeluarkan oleh Pusat Arsip Universitas Indonesia sebagai standar. Kode atau symbol yang dipakai adalah symbol alphanumeric yaitu merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan sistem numeric (angka). Contoh:

PDP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
00 KEMAHASISWAAN
Dokumen yang berkaita dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Indonesia, meliputi: seleksi, registrasi, mutasi, kegiatan ekstrakulikuler, kesejahteraan dan fasilitas, data dan alumni dan penyerahan ijazah atau sertifikat.
00 KEPANITIAAN
Dokumen yang berhubungan dengan pembentukan panitia, pembagian tugas, notulen rapat, pelaksanaan kegiatan, penerimaan mahasiswa baru sampai dengan pembubaran panitia.
b. Penyusutan Rekod
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

c. Pemindahan RekodPenyusutan arsip meliputi: (a). pemindahan arsip inaktif dari unit pencipta ke unit kearsipan; (b). pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan (c). penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
d. Jadwal retensi Rekod
Salah satu kunci keberhasilan manajemen arsip dinamsi (rekod), khusus dalam bidang penyusutan adalah penjadwalan yang dikelola dengan Jadwal Retensi Rekod. Sebagaimana pengertian dari Undang-Undang Kearsipan No. 43 tahun 2009 bahwa Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagaipedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
JRA di Rekod Center FISIP UI, pernah dilaksanakan dan sudah berdasarkan standar yang berlaku. Berikut ini contoh JRA berdasarkan Pedoman yang telah ditetapkan oleh Arsip Universitas Indonesia.
Kode Deskripsi series rekod Nilai guna Retensi Keterangan
Aktif In-aktif
PDP.00 KEMAHASISWAAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Indonesia, meliputi: kepanitiaan, seleksi, registrasi, mutasi, ekstrakulikuler, kesejahteraan dan fasilitas, data dan alumni serta penyerahaan ijazah/sertifikat
PDP.00.000 KEPANITIAAN
Dokumen yang berkaitan dengan pembentukan panitia, pembagian tugas, notulen rapat, pelaksanaan kegiatan, penerimaan mahasiswa baru sampai dengan pembubaran panitia Administrasi Hukum 1 tahun setelah tahun ajaran yang baru 4 tahun musnah

4. Struktur OrganisasiStruktur organisasi recod center di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia berdasarkan Keputusan Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia, Nomor 064 tahun 2009

Keterangan :
SAF : Senat Akademik Fakultas
DGBF : Dewan Guru Besar Fakultas
SEKFAK : Sekretaris Fakultas
DEPT. : Departemen (Ketua)
SEK. DEPT. : Sekretaris Departemen
PUSKA : Pusat Kajian
PRODI PS. : Program Studi Pascasarjana (Ketua)
PRODI S1 R/N.R. : Program Studi S1 Reguler/Non Reguler (Ketua)
SEK. PROG. : Sekretaris Program
SEK. BER. : Sekretariat Bersama

Menurut ibu Eska bahwa posisi Recod Center FISIP ada di bawah Manajer Umum. Posisi Recod Center saat ini masih dibicarakan oleh Dekan dan para TIM ARSIP dikalangan Universitas Indonesia agar masuk dalam Struktur Organisasi FISIP UI. (Wawancara tanggal Oktober 2010)


5. Sumber Daya Manusia

Recod Center FISIP Universitas Indonesia dikelola oleh 3 orang petugas dengan perincian, 2 orang ahli bidang kearsipan dan 1 orang ahli bidang manajemen. Nama-nama petugasnya dapat dilihat table di bawah ini :

Petugas Recod Center

1 Dra. Djoemeliarasanti Djoekardi, MA Ketua S2 Manajemen konsentrasi pada Human Resource di Melbourne Australia
2 Drs. Purwono, M.Hum Anggota S2 Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia
3 Eska Septina Anggraini, A.Md Anggota D3 Kearsipan Universitas Indonesia

Bila merujuk pada Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsiparis atau orang yang ahli dalam bidang kearsipan adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Maka Petugas Unit Kearsipan di FISIP Universitas Indonesia, sudah memenuhi standar Undang-Undang No. 43 tahun 2009.

6. Fasilitas Kearsipan
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan tercantum syarat fasilitas dalam unit kearsipan yakni terdapat pada pasal 32 (1) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dan point (2) Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
Fasilitas Recod Center FISIP Universitas Indonesia, dapat tergambar pada table di bawah ini (Laporan Kegiatan Pengelolaan Arsip Periode Mei 2008-Mei 2009) :

Fasillitas Recod Center FISIP Universitas Indonesia
1 Meja 1 biro 4 Tidak berlaci
2 Meja ½ biro 1 Berlaci
3 Kursi jok kayu 4 -
4 White board 1 -
5 Kursi putar sedang 1 -
6 Rak arsip 2 Terbuat dari kayu
7 Komputer dan CPU 2 Baik
8 Printer 2 Rusak, sangat baik
9 Laptop 1 -
10 Dispenser 1 -
11 Boks arsip 800 -
12 Amplop coklat besar 300 -

Kesimpulan

Setelah penulis mengobservasi rekod center FISIP UI, berkesimpulan bahwa:
1. Secara teori rekod center sudah memenuhi syarat yakni rekod center adalah suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang sebagai pusat penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif. Di rekod center pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan rekod center perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar rekod center ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.
2. Rekod center wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta wajib menyediakan fasilitas keamanan arsip sebagai unit corporate organization
3. Dalam mengelola unit kearsipan, selain sumber daya manusia di bidang kearsipan yang professional yang harus disediakan, juga dana dengan pagu yang jelas sehingga petugas kearsipan dapat melaksanakan program-program kegiatan kearsipan secara professional.
4. Unit kearsipan sebaiknya diolah oleh arsiparis yakni seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.



Daftar Pustaka

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia 2007. Draft Standard Operational Procedures (SOP) Sistem Pengarsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia. Depok: FISIP Universitas Indonesia
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne
MENPAN. 1983. Keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1983 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan .
Rusidi. 2008. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 10 Nopember 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf