Senin, 01 November 2010

Rekod Center Gedung Arsip 2 Universitas Terbuka

Alamat : Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Tangerang 15418 PO Box 6666, Jakarta 100001, IndonesiaTel. (62-21) 7490941, Fax. (62-21) 7490147
Homepage: http://www.ut.ac.id E-mail : info@p2m.ut.ac.id




Ada 3 gedung arsip di Universitas Terbuka, diantaranya adalah :
1) Gedung Arsip 1, mengelola arsip ijazah mahasiswa baru, Koordinatornya adalah Zazibudin
2) Gedung Arsip II, mengelola 8 unit arsip dan arsip 4 fakultas. Unit arsip yang dikelola unit arsip diantaranya adalah. 4 Fakultas yang diolah diantaranya adalah FKIP, FISIP, MIPA dan FEKOM. Sedangkan 8 unit dikelola LPPM, Puslaba, barang dan jasa dan P2M2. Kooordinatornya adalah ibu Mantri dan bapak Romli

3) Gedung Arsip III, mengelola arsip Keuangan dan sebagai depo arsip.


1. Gambaran Umum
Pada tanggal 18 Agustus 2010 bertempat di kantor Kementerian Pendidikan Nasional, Universitas Terbuka di tahun 2010 ini mendapat juara 1 sebagai Unit Pengelola Kearsipan terbaik. Atas prestasi tersebut UT menerima penghargaan dari Mendiknas yang langsung diserahkan oleh Bapak Menteri Pendidikan Nasional kepada Rektor UT. Dalam kompetisi ini unsur yang dinilai antara lain:
a. Dimensi kelembagaan
b. Dimensi SDM
c. Dimensi sistem/pedoman
d. Dimensi sarana dan prasarana
e. Dimensi arsip
f. Dimensi pemberkasan
g. Dimensi layanan arsip
h. Dimensi pemeliharaan arsip
i. Dimensi penyusutan arsip
Penghargaan ini menjadi momentum awal kepedulian berbagai pihak akan arti pentingnya arsip baik bagi kepentingan pertanggungjawaban kinerja suatu instansi atau sebagai alat bukti di pengadilan apabila terjadi sengketa.

2. Misi dan Visi
Misi :
a. Memperlancar kegiatan proses pendidikan bagi mahasiswa pada pendidikan tinggi jaraj jauh yang berkualitas
b. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan administrasi akademik
c. Memastikan akurasi data mahasiswa dan alumni melalui validasi dan updating data
d. Menghasilkan produk-produk layanan administrasi akademik dalam PJJ khususnya PTJJ
e. Menyebarkan dan berbagi informasi tentang kegiatan administrasi akademik PTJJ


Visi :Menjadi pusat layanan yang professional di bidang administrasi akademik dalam rangka menwujudkan Universitas Terbuka sebagai salah satu insitusi PTJJ unggulan di antara institusi PTJJ di Asia 2010 dan di dunia 2020

3. Kebijakan Mutua. Secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu Universitas Terbuka demi meningkatkan layanan registrasi, penyiapan daftar peserta ujian dan TAP, alih kredit, penetapan kekhususan, sertifikasi dan penanganan keluhan mahasiswa.
b. Memanfaat segala sumber daya yang tersedia secara terintegrasi, efisien dan dapat dipertanggungjawabkan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan secara efektif.
c. Mengembangkan sumber daya manusia Universitas Terbuka yang berkompetensi rangkap sehingga mampu berperan secara optimal.


4. Struktur Organisasi PUSTALAStruktur organisasi recod center di Gedung 2 Rekod Center Universitas Terbuka, berada di bawah Pusat Layanan Pustaka (PUSTALA) Universitas Terbuka.

Menurut ibu Ngadi bahwa posisi Recod Center Universitas Terbuka di Gedung 2 saat ini berada di PUSLATA, ada di kelompok Staf Administrasi. Ibu Ngadi selaku koordinator di Gedung 2 unit kearsipan dan kawan-kawan berjuang, kedepan Unit Kearsipan dapat berdiri sendiri. (Wawancara Nopember 2010)


5. Layanan Arsipa. Memonitoring arsip-arsip di UPJJ di Luar Negeri, diantaranya adalah Seoul, Hongkong, Arab Saudi Arabia, Malaysia
b. Membantu melayani mahasiswa dalam informasi akademik dan status kemahasiswaan yang tersebar di seluruh Indonesia dan juga mahasiswa yang ada di luar negeri
c. Menerima siswa PKL


6. Fasilitas Kearsipan

Fasillitas Gedung Arsip II Universitas Terbuka
1 Komputer
2 Scanner
3 Printer
4 Lift barang
5 Meja
6 Kursi
7 Dispencer
8 AC
9 Ampop coklat
10 Gedung permanen dengan segala fasilitas keamanannya
11 Role opac sebanyak 179 role
12 Box sebanyak 1500 box

7. System Pengolahan ArsipSebagaimana kita ketahui bahwa dalam menentukan pemusnahan arsip organisasi harus mempertimbangkan :
Nilaiguna primer
a. Administratif, adalah value dokumen untuk mendukung pelaksanaan administrasi.
b. Keuangan, adalah value dokumen untuk mempertanggungjawabkan transaksi maupun policy keuangan.
c. Legal, adalah value dokumen untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan.
d. Ilmiah dan teknologi, adalah value dokumen tentang hasil penelitian murni dan terapan.
Nilaiguna sekunder
a. Evidential, adalah value dokumen tentang bukti atau fakta keberadaan organisasi.
b. Informasional, adalah value dokumen tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi

Unit Kearsipan Universitas Terbuka sudah mempunyai pedoman pengolahan kearsipan, tetapi belum di implementasikan secara maksimal. Contohnya: Unit Kearsipan sudah mempunyai Surat Keputusan untuk melaksanakan Jadwal Retensi Arsip dan sudah ditandatangani oleh Rektor, tetapi belum di implementasikan dalam bentuk kegiatan. Unit kearsipan masih ragu dengan jenis-jenis arsip yang akan dimusnahkan.

KesimpulanSetelah penulis observasi Rekod Center Gedung 2 Arsip Universitas Terbuka , berkesimpulan bahwa:
1. Secara teori rekod center sudah memenuhi syarat yakni rekod center adalah suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang sebagai pusat penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif. Di rekod center pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan rekod center perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar rekod center ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.
2. Rekod center wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta wajib menyediakan fasilitas keamanan arsip sebagai unit corporate organization
3. Dalam mengelola unit kearsipan, selain sumber daya manusia di bidang kearsipan yang professional yang harus disediakan, juga dana dengan pagu yang jelas sehingga petugas kearsipan dapat melaksanakan program-program kegiatan kearsipan secara professional.
4. Kalau melihat struktur organisasi di Universitas Terbuka, sebaiknya dalam struktur organisasi, unit kearsipan harus jelas kedudukan dan fungsinya. Sehingga dalam menjalankan program kegiatan kearsipan akan lebih jelas tampak fungsi dari unit kearsipan.
5. Unit kearsipan sebaiknya diolah oleh arsiparis yakni seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.



Daftar Pustaka
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne
MENPAN. 1983. Keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1983 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan .
Rusidi. 2008. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 10 Nopember 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf
Poskan Komentar