Ikhtisar
Diperlukan untuk membawa beberapa organisasi dan cara kedalam suatu penilaian dari rekaman yaitu seringnya insentif utama, dengan benar dan salah, untuk suatu organisasi menjadi suatu point penting bagi seorang record manajer. Biaya dan ketidaknyamanan dari simpanan yang semakin meningkat kuantitas dari inaktif rekod mengakibatkan keduanya yaitu manejemen dan pengguna dan kenyataan akhirnya dimana diadakan pengulangan aksi yang imperaktif. Ada juga yang khawatir bahwa jika rekod-rekod semua keluar dan dengan pasti dihancurkan. Rekod yang diminta di kemudian hari untuk kegiatan atau alasan hukum mungkin dihancurkan karena pegawai membuatnya menjadi suatu keputusan yang lembaga dapat mengaturnya tanpa mereka. Tuntutan hukum mungkin muncul, lembaga akan kalah di pengadilan dan akan menderita biaya besar karena ketiadaan dukungan dari bukti yang ada. Pertanggung jawaban menjadi suatu peningkatan yang isu penting dalam masyarakat, lembaga harus melindungi diri mereka sendiri dari serangan akibat dari kehancuran rekod.
Bagian ini menggunakan definisi dari penilaian dan penyusutan dalam Australian standard AS 4390-1996 sebagai dasar pertimbangan pentingnya kritik pada fungsi menejemen rekod:
Appraisal – proses dari mengevaluasi aktifitas bisnis untuk membedakan yang mana yang menjadi bagian rekod yang dibutuhkan. Dan berapa lama rekod dibutuhkan untuk disimpan, menemukan kebutuhan bisnis, permintaan pertanggungjawaban organisasi dan harapan comunitas.
Disposal – ragkaian suatu proses yang menerapkan keputusan dari penilaian. Termasuk didalamnya kegiatan retensi, penghapusan atau penghancuran rekod yang ada atau dari system penyimpanan rekod. Mungkin juga termasuk pemindahan atau alih media antara system penyimpanan rekod, dan dikirim ke Petugas atau pemilik dari rekod (Standar Australia 1996,pt. 1 p.6)
Bagian 3 menampilkan suatu Ikhtisar dari tipe permintaan penyimpanan rekod yang mungkin dapat diterapkan pada organisasi-organisasi di lingkungan Australia. Bagian ini melihat bahwa strategi dan peralatan untuk mendirikan dan mendokumenkan permintaan penyimpanan khusus dari suatu organisasi. Mendiskusikan bagaimana membedakan rekod yang diperlukan menjadi bagian kedalam penyimpanan rekod sebagai bukti dari aktifitas bisnis, bagaimana melihat keberadaan rekod, bagaimana menentukan periode rekod, dan bagaimana dokumen di informasikan dalam suatu jadual penyusutan.
Kecendrungan yang meningkat dalam organisasi dalam menciptakan, menggunakan dan menyimpan ninformasi dalam bentuk elektronik mempunyai kesepakatan besar untuk dicetuskan dari suatu debat tanpa arsip dan profesi rekod menejemen dan dinilai kembali dari pendekatan tradisional ke penilaian dan rencana penyusutan. Beberapa dari latihan yang ada yang menganggap keputusan penilaian dan peyusutan dapat dibuat diakhir hidup sebuah rekod aktif, adalah tidak lagi sesuai dengan pertimbangan. Hal ini adalah karena penciptaan secara elektronik, proses dan penyimpanan informasi, rekod yang sesuai dari aktifitas bisnis mungkin tidak diciptakan semuanya jika kepentingan pengawasan tidak di bangun kedalam elektronik system (dasar dokumen dan dasar-data) dalam tempat pertama. Tipe pengawasan dan standar yang diperlukan untuk dipastikan bahwa elektronik rekod dapat ditangkap, diatur dan ditempatkan dalam suatu pertemuan bisnis dan permintaan hukum dinaikan dalam satu nomor dari bab sepanjang buku tertentu yaitu bagian 5, 9, dan 10, seperti halnya bab ini.
Menelaah praktek penilaian dan penyusutan
Efektif perkembangan dan baik penilaian didokumentasikan dan praktek penyusutan untuk rekaman ini harus menjadi satu prioritas untuk apapun organisasi. bagaimana selalu mereka adalah sering dikembangkan pada satu makanan damai dan etika ad hoc sebagai respons atas masalah langsung seperti kekurangan dari ruang untuk menyimpan rekaman atau mempermalukan proses pengadilan dimana organisasi yang tidak dapat untuk menghasilkan bukti dari transaksi bisnis tertentu.
Dalam telaah praktek penilaian dan penyusutan dari sebuah organisasi, Menejer rekod harus dapat menyelidiki sejumlah isu yang menjadi kunci:
• Apakah rekod organisasi dapat dipakai sebagai bukti dari sebuah aktifitas bisnis?
• Berapa lama rekod dibutuhkan dan dipegang?
• Dimana lokasi mereka berada ( secara fisik atau bentuk elektronik)?
• Bagaimana keadaan rekod dan system penyimpanan rekod yang cocok dibutuhkan dan penting untuk dirubah?
Proses dari penyelidikan dan sampai pada keputusan dari bebera isu ini sangat dibutukan oleh senior menejemen dan kerjasama yang erat antara rekod menejer dan menejer dalam fungsi yang terkait. Sabagai contoh dalam pengembangan praktek penilaian dan penyusutan untuk personal rekod, rekod menejer perlu bekerja lebih erat dengan personal menejer. Dalam tambahan team proyek mungkin termasuk mewakili dari beberapa area dari organisasi sebagai pengguna dari personal rekod. Jika organisasi memiliki departemen hukum, maka petugasnya dapat juga menjadi bagian tim untuk memberi nasihat dalam kebutuhan badan penentu kebijakan dan kewajiban potensial dari organisasi jika rekod yang tidak dapat dipegang.
Skema klasifikasi Pengembangan suatu Bisnis
Proyek utama yang besar untuk menejer rekod dalam telaah praktek penilaian dan penyusutan dari sebuah organisasi untuk menganalisa dan fungsi-fungsi dokumen bisnis dalam bentuk skema klasifikasi bisnis, dan untuk maka penggunaan klasifikasi itu perancangan sebagai satu kerangka untuk identifikas, dan mendokumentasikan kebutuhan recordkeeping. Hal ini merupakan keuntungan bagi bantuan senior menejemen dalam proyek. Ini adalah bagian yang penting dalam beberapa facta yang melihat menejer rekod secara tradisional melihat sebagai kustodi dari keberadaan rekod dan bukan sebagai pemilik hukum yang memutuskan bahwa rekod diperlukan dalam tempat utama. Menejer rekod memerlukan demontrasi untuk menejemen senior yang sesuai dan bernilai bagi keahlian dalam menetapkan kebutuhan rekodkeeping dan sistemnya.
Standar Australia AS 4390-1996 menekankan perlunya pengembangan skema klasifikasi Bisnis.
Seperti disebutkan dalam bab 2, Skema Klasifikasi Bisnis ini terlihat dibawah seluruh dari kunci komponen dari program menejemen rekod , termasuk:
a. Menyediakan rangkaian antara rekod individu yang menggabungkan untuk menyediakan aktifitas rekod yang terus menerus.
b. memastikan rekaman disebutkan pada satu etika konsisten berlalu waktu
c. Bantuan untuk menemukan kembali seluruh rekaman yang terhubung ke semua bagian aktifitas.
d. Menentukan masa retensi sebuah rekod.
e. Menentukan keamanan untuk menjaga rekod-rekod
f. mengalokasikan ijin pengguna untuk acces ke atau aksi pada group tertentu dari rekaman
g. Pembagian tanggungjawab untuk bagian-bagian menejemen masing-masing rekod
h. Pembagian rekod untuk berbagai kegiatan
Disarankan masuk menggolongkan kegiatan usaha dari satu organisasi (atau Unit Usaha)
Langkah 1: kumpulan segala sumber informasi.
Mengasumsikan senior itu dukungan manajemen telah diperoleh untuk proyek ini, mulai keterangan kumpul pada obyektif dan fungsi dari organisasi dan pada daftar kata-kata penting biasanya dipergunakan untuk deskripsikan mereka. ini melibatkan bacaan dokumentasi relevan, antara lain, pernyataan misi bagan organisasi, rencana strategis, telaah dokumen, laporan tahunan, organisir direktori, posisikan adpertensi, uraian dan spesifikasi. satu carta fungsional mungkin ada tersedia untuk menabung banyak manajer dan staf melaksanakan kegiatan usaha.
Langkah 2 : Memperoleh suatu pergertian dari seluruh misi atau subjek dari organisasi
Lembaga mungkin dapat menyediakan pernyataan yang jelas dan objektif yang sangat cukup untuk penggunaan. Jika tidak, peroleh seperangkat pernyataan dari dokumentasi yang mana meringkas obyektif keseluruhan dari organisasi. Dan untuk memeriksa dengan personal yang sesuai. misi lebar dari satu besar dewan kota mungkin untuk menjalankan kota secara efisien pada daya tarik dari semua pembayar dan penduduk. Misi yang luas dari sebuah perusahaan peralatan telepon adalah menjadi industi dan menjualproduk yang bermutu untuk mengambil keuntungan dari keduanya yaitu pemegang saham perusahaan dan pemakai. Misi yang luas dari pendidikan tinggi mungkin menyediakan pendidikan untuk orang dewasa dari semua umur yang mereka dapat untuk memperoleh kualifikasi dan menjalankan kehidupan mereka dalam kehidupan yang lebih baru dan perngertian yang luas terhadap dunia.
Langkah ke 3 : Menjalankan fungsi organisasi dengan arti bahwa objek organisasi adalah arsip.
Dari pelajaran sumber daya dan informasi diperoleh, menjalankan satu fungsi atau aktifitas pada perusahaan besar yang mungkin bertaraf yang menggunakan semua misi organsasi atau objeknya adalah arsip. Fungsi-fungsi dari lembaga kota ungkin untuk mengambil alih perencanaan kota dan menejemen, penyediaan pelayanan manusia, administrasi pertamanan, kebun, dan kolam renang, pengawasan kerja mesin dan lain-lain, Fungsi dari perusahaan peralatan telepon mungkin pembuat, kulakan dan reparasi dari produk. Fungsi dari Universitas mungkin mengajar, ujian dan meluluskan pelajar-pelajar pada suatu tingkatan dan kecakapan. Pada tambahan fungsi utama organisasi ada juga bantuan fungsi secara umum untuk menjalankan fugsi organisasi untuk menjadi terbesar atau malah terkecil, contoh adalah penanganan infrastruktur organisasi, bangunan, mesin, peralatan, Teknologi informasi, dal sebagainya. Menjemen sumber daya manusia, pengadaan dari barang persediaan untuk operasi harian dari organisasi. Fungsi-fungsi ini secara ekslusif dapat berguna bagi yang lainnya.
Langkah ke 4 : Menguji dan mencatat aktifitas pada level yang berbeda yang membantu pada fungsi yang lain.
Sekarang belajar fungsi yang lebih detil. Apa saja macam-macam aktifitas yang membantu dari fungsi-fungsi yang harus diidentifikasi? Menguji tugas individu dari kelompok dan individu-individu pada poin ini untuk memperoleh beberapa kegiatan, bagian kegiatan dan bagian-bagian yang lebih kecil. Kegiatan-kegiatan ini sangat berbeda dalam fungsi-fungsi yang mereka berikan. Sebagian fungsi dalam sejumlah besar dari perbedaan pada kegiatan dan tingkat kegiatan dalam hirarki yang membantu memberikan fungsi-fungsinya.
Langkah ke 5 : Menguji dan mencatat macam-macam dari transaksi yang dilakukan sebagai bagian dari aktifitas.
Untuk beberapa fungsi mungkin disesuaikan dengan dokumen aktifitas dibawahnya ke level yang ditugaskan untuk dilakukan dengan posisi pegawai yang lain. Transaksi adalah khususnya kegiatan yang menjalankan suatu kegiatan dan biasanya melibatkan penciptaan suatu rekod individu yang berhubungan dengan aktivitas yang lebih luas, untuk contoh merekam satu order atau menyiapkan satu resep.
Langkah ke 6 : Proses identifikasi.
Sementara menganalisa kegiatan dan bagian dari kegiatan, hal ini tidak bisa diacuhkan bahwa banyak aktifitas yang dapat ditemukan dimana secara umum menyebrang lebih dari satu fungsi. Hammer dan Stanton (1995) mendefinisikan suatu proses sebagai suatu aktifitas yang memotong berbagai fungsi, adalah hasil dari pandangan, yang memiliki input dan output, tujuan dan sebagainya, dan hubungan klain dan keperluan mereka. Menangani complain, mendirikan kebijaksanaan, membuat komite, mengadakan pertemuan, penugasan konsultan mungkin seluruhnya dimasukan dalam proses, meskipun demikian ini akan membedakan dari hubungan kalimat ke hubungan kalimat
Langkah ke 7 : Hasilkan satu peta fungsi, aktivitas, proses dan transaksi.
Dokumentasikan keterangan yang dikumpulkan pada satu format yang memetakan dan mendeskripsikan fungsi, proses, aktivitas dan transaksi dalam urutan jelaskan, kembangkan perancangan klasifikasi. derajat dari perincian merekam untuk masing-masing area fungsional sebagian besar bertekad oleh betapa kritis fungsi tertentu adalah untuk mencapai gol dari organisasi, dan seberapa penting recordkeeping adalah untuk melindungi organisasi pada kasus dengan tantangan sah atau lain. Di bawah, sebagai satu contoh geradakan, adalah satu ekstrak kekecilan dari satu analisa fungsional yang dilakukan oleh manajer rekaman untuk kota dari XYZ
Persyaratan Tatakelola Rekod yakni:
1. Menggunakan informasi dalam klasifikasi kegiatan sebagai kerangka kerja untuk analisis dan dokumentasi persyaratan tatakelola rekod yakni:
a) Bekerjarsama dengan para ahli berbagai bidang fungsional untuk mengidentifikasi informasi yang harus dicapture guna memastikan transaksi bisnis didokumentasikan dengan baik, termasuk transaksi yang diproses dengan sistem bisnis seperti sistem keuangan dan SDM
b) Investigasi persyaratan hukum untuk tatakelola rekod di organisasi dan mencari advis hukum yang tepat
c) Identifikasi sumber-sumber eksternal lain dari persyaratan tatakelola rekod yang dapat mempengaruhi organisasi seperti kode-kode praktek dan standar-standar industri dan profesional.
d) Melihat wilayah tanggungjawab potensial dari organisasi dan resiko bisnis jika rekod-rekod tertentu tidak dikelola.
e) Mendaftar seri rekod yang ada.
f) Memeriksa kecukupan rekod yang ada menurut persyaratan tatakelola.
2. Mengembangkan sistem-sistem dan prosedur untuk memastikan terpenuhinya persyaratan tatakelola rekod
3. Menentukan berapa lama seri rekod akan disimpan
4. Mengembangkan prosedur dan pengawasan penilaian termasuk jadwal penilaian untuk rekod organisasi.
Tiga proses penting dalam penilaian dan penyusutan rekod yakni:
1. Pengumpulan inventori rekod
2. Penentuan jadwal retensi
3. Penentuan jadwal penyusutan
Inventori Rekod
Hal terpenting bagi manajer rekod adalah mengumpulkan informasi tentang rekod aktivitas bisnis apa yang perlu dicapture dalam sistem tatakelola rekod, berapa lama dan dimana rekod harus disimpan. Dalam konteks ini informasi juga perlu dikumpulkan pada seri rekod yang ada untuk diperiksa kecukupannya sesuai persyaratan tatakelolanya dan untuk menyediakan latar belakang informasi dalam pengembangan sistem tatakelola dan pengawasan untuk mengcapture rekod-rekod di masa yang akan datang. Tingkat detil informasi yang akan dikumpulkan ke dalam suatu inventori rekod akan tergantung pada penggunaannya dan dengan waktu dan sumber daya yang tersedia.
Inventori rekod adalah suatu ringkasan rekod-rekod yang dikelola organisasi atau bagian dari organisasi. Di dalamnya dicakup semua kategori rekod, baik di pusat rekod atau di kantor-kantor, baik dalam bentuk kertas, mikrofilm atau format elektronik. Inventori rekod biasanya dikumpulkan dari proses perencanaan untuk pengembangan praktek penilaian dan penyusutan namun juga berharga untuk perencanaan manajemen rekod secara umum.
Robek, Brown & Stephens (1996: 585) mendefinisikan suatu seri rekod sebagai sekelompok rekod-rekod yang identik atau berhubungan yang biasanya digunakan dan disusun sebagai suatu unit. Suatu seri rekod dapat terdiri dari satu, ribuan, bahkan jutaan rekod. Dalam inventori rekodi terhimpun informasi tentang:
• Tujuan dan fungsi seri rekod
• Dimana seri rekod sedang disimpan
• Tipe peralatan dan suplai yang digunakan untuk menyimpan rekod
• Usia dan frekwensi akses untuk seri rekod komersial
• Jumlah ruangan yag digunakan untuk rekod
• Praktek-praktek penyusutan yang aktual
Informasi ini dapat membantu tidak hanya dengan memeriksa sebaik apa rekod-rekod itu sesuai dengan persyaratan tatakelolanya namun juga dengan perencanaan aktivitas manajemen rekod termasuk jadwal dan prosedur penilaian, layanan penyimpanan, perlindungan rekod vital dan rasionalisasi penyimpanan dan manajemen rekod aktif.
Proses pengumpulan informasi pada rekod-rekod organisasi disebut survei rekod. Sebelumnya harus diputuskan informasi apa dan bagaimana informasi tersebut akan dikumpulkan.
Memutuskan Informasi yang Dikumpulkan
Keputusan mengenai informasi apa yang akan dikumpulkan harus diarahkan dengan adanya tujuan atau sasaran survei yang jelas yakni mengapa dan akan digunakan untuk apa informasi tersebut. Selanjutnya dikembangkan satu bentuk inventory yang mendaftar data yang dikumpulkan untuk setiap seri rekod, misalnya:
• Judul seri
• Tujuan (mengapa dan bagaimana diciptakan dan oleh siapa)
• Format (kertas, mikrofilm, file komputer, dll.)
• Deskripsi isi
• Rentang waku
• Jumlah (jumlah pita komputer yang digunakan)
• Lokasi (seperti bagian pusat rekod, unit organisasi lain, anggota staf kanor, tempat penyimpana lainya, mainframe komputer atau server jaringan)
• Deskripsi dan kondidi peralatan dan sarana penyimpanan)
• Frekwensi dan pola penggunaan
• Pembatasan akses (misalnya untuk jenis rekod personal)
• Deskripsi sistem penataan dan indeks-indeks yang dibuat)
• Charge out atau sistem tracking jika dapat diterapkan
• Apakah sifatnya aktif atau tidak
• Bagaimana ketika rekod menjadi semi-aktif kemudian inaktif
• Persyaratan hukum unntk retensi rekod
• Duplikasi rekod atau informasi di tempat lain dalam organisasi
• Hubungan dengan seri rekod yang lain
• Apakah rekod lain dari seri rekod yang sama disimpan di tempat lain
• Apakah rekod-rekod tersebut vital.
Untuk rekod pada sistem bisnis elektronik ada beberapa informasi tambahan yang harus dikumpulkan mengenai konteks dan struktur rekod sehingga menjadikannya sebagai bukti yang bernilai dan lengkap bagi aktivitas bisnis. Informasi tambahan itu di antaranya mencakup:
• Sistem dan program komputer apa yang digunakan untuk menciptakan rekod
• Bagaimana rekod itu berkaitan dengan rekod lain dalam sistem; manakah rekod transaksi yang penting, manakah rekod jaminan (misalnya rekod audit dan file cadangan, juga rekod fasilitatif (misalnya indeks dan statistik)
• Jenis informasi tentang rekod yang ditangkap oleh sistem (misalnya penulis/ operator entri data), otoritas transaksi, penerima, hari dan waktu)
• Bagaimana rekod-rekod itu diakses dan digunakan
• Dalam format apa rekod itu disimpan
• Laporan apa yang dibuat dan berapa sering
• Salinan pendukung apa yang dibuat dan dimana disimpannya
• Apakah versi asli rekod atau hanya versi terbaru saja yang disimpan
• Bagaimana kondisi fisik rekod berbasis kertas yang dapat dipertimbangkan pembiayaan pengalihan bentuknya ke disk optik.
Menentukan Metodologi
Ada 2 (dua) metode kerja untuk mengumpulkan data:
Kuesioner
Setiap unit organisasi diberikan tugas untuk meyelesaikan kuesioner yang mencakup seluruh informasi yang tersedia untuk setiap jenis rekod. Metode ini bisa dilakukan jika ada komitmen yang kuat terhadap proyek tersebut, pelatihan yang efektif dan hubungan yang baik antara surveyor dan staff dalam melengkapi kuesioner. Namun hal tersebut terdapat batasan-batasan:
- staff cenderung memberikan prioritasnya pada tugas reguler mereka dan lebih mementingkan pekerjaan mereka dan menunda menyelesaikan kuesionernya. Hasilnya, mereka mungkin tidak akan pernah menyelesaikannya atau melakukannya dengan tergesa-gesa .
- Sulit untuk mengetahui bahwa staf itu benar-benar memahami terminology tersebut. Jika mereka tidak paham, mereka tidak dapat memberikan jawaban yang benar.
- Surveyor tidak dapat merasakan secara langsung bagaimana rekod dan permasalahannya.
Senders (1987) mengemukakan suatu studi kasus tentang penggunaan metode kuesioner yang benar. Seperti gambar 4.3 adalah satu contoh bentuk kuesioner untuk penyimpanan rekod. Hal ini mencakup berbagai pertanyaan yang relevan untuk semua survey rekod. Pertanyaan lainnya bisa dikumpulkan untuk perekrutan lokal.
Bentuk fisik atau penyimpanan “walk thru”
Seseorang memimpin suatu survey “walk thru” setiap kantor, area penyimpanan dan sistem komputer (termasuk dokumentasi), dan mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan dengan mempertanyakan, melihat, dan mengukur, sebagai pertanyaan pada formulir penyimpanan yang dibutuhkan. Hal ini adalah metode pengumpulan data yang sangat memakan waktu tapi tentunya akan mendapatkan hasil yang terbaik.
Gambar 4.4 dan 4.5 adalah reproduksi bentuk yang dikembangkan oleh W. D. Osburn, seorang konsultan rekod manajemen, yang menggunakan metode pengumpulan data “walk thru”. Osborn menggunakan “lembar walk thru” untuk mendapatkan data pertama kali pada masing-masing jenis (seri rekod; kemudian dia menggunakan ‘lembar analisis volume rekod’ ( 1 per seri rekod) untuk menyimpulkan informasi dalam volume, lokasi, apakah ini vital, apakah ia memiliki nilai berharga, berapa lama ia aktiv, semi-aktif, inaktiv, apakah ia harus memiliki suatu aturan retensi, apakah ia memiliki suatu nilai guna, dan kapan ia dimusnahkan. Osburn menggunakan informasi yang didapatkan untuk menganalisa nilai dari rekod untuk diorganize dan untuk menyiapkan jadwal pemusnahan rekod.
Menentukan Masa Retensi
Menentukan berapa lama rekod harus di retensi adalah sebuah bagian integral (utuh) dalam menentukan apakah rekod suatu aktivitas bisnis harus diambil (ciptakan), dan melakukan penilaian terhadap keberadaan sebuah rekod.
Beberapa pertanyaan yang mungkin ada dalam menentukan masa retensi suatu jenis rekod meliputi:
• Apakah rekod akan dibutuhkan oleh organisasi pada saat ini dan kegiatan akan datang, jika iya untuk berapa lama?
• Apakah rekod diperlukan dalam kaitannya terhadap fungsi atau kegiatan, misi organisasi atau kegiatan penting? Atau diperlukankah rekod itu dalam kaitannya untuk mendukung fungsi atau kegiatan yang mana ia bermanfaat untuk organisasi tapi tidak secara esensial.
• Apakah rekod digunakan untuk mendukung proses atau pengambilan keputusan dalam bagian lain suatu organisasi?
• Apakah rekod tersebut berkaitan dengan fungsi dan aktivitas tertentu dari suatu organisasi? atau terhadap fungsi dan kegiatan yang umum saja dalam operasional organisasi dalam wilayah kerja yang sama?
• Apakah rekod mempunyai nilai bukti dalam kontek yang legal? Dapatkah rekod itu berfungsi sebagai bukti bagaimana suatu organisasi itu menjalankan bisnisnya?
• Apakah dokumen rekod merupakan dasar kelegalan operasional organisasi itu?
• Apakah lembaga itu merekam/menyimpan informasi yang dapat digunakan untuk menjaga legalitas atau hak sipil lainnya dari klien atau publik?
• Apakah informasi yang ada pada rekod dapat tersedia di manapun?
• Apakah ada keharusan audit untuk retensi rekod?
• Apakah ada persyaratan hukum untuk retensi rekod?
• Apakah isi informasi dari rekod tersebut mempunyai arti penting secara berkelanjutan bagi organisasi?
• Apakah rekod mempunyai nilai historis penting bagi peneliti? Apakah rekod berkaitan dengan dokumen sejarah politik, sosial dan ekonomi?
Nilai suatu rekod ditentukan oleh tujuan utama dari rekod itu sendiri. tetapi tujuan tersebut bisa saja berubah. Contoh, rekod diciptakan untuk membantu kegiatan khusus dari suatu organisasi tapi dapat juga digunakan sebagai panduan bagaimana mengorganisasi atau mengatur kegiatan-kegiatan selanjutnya. Rekod juga dapat dikembangkan dalam rangka tujuan operasional tetapi dapat juga disimpan sebagai perkembangan histories. Lebih lanjut bahwa rekod itu dapat bergantung pada aksesnya dan tafsiran akan keberadaan rekod-rekod lainnya. Contohnya, rekod merupakan bagian dari cabang rekod dari suatu bisnis atau rekod berperan sebagai indeks dari rekod yang lainnya. Jadi, dalam dalam menentukan nilai rekod tersebut perlu dilihat dalam hubungannya dengan rekod yang lain sebagai sebuah sistem.
Hal bisnis, legalitas, dan persyaratan-persyaratan berdasarkan undang-undang merupakan faktor utama bagi kabanyakan organisasi dalam menentukan periode retensi rekodnya. Dalam menentukan retensi rekod, manajer rekod harus bekerja sama dengan stafnya dan para ahli agar dapat dihasilkan keputusan yang tepat. Contohnya, dalam resiko demi keberlangsungan bisnis dapat menjadi pertimbangan apakah rekod itu akan disimpan dalam waktu lama atau disimpan berdasarkan ketentuan undang-undang. Akan ada negoisasi antara manajer dan staf dalam menentukan periode retensi tersebut. Ketika keputusan periode retensi itu dicapai, manajer rekod harus meyakinkan unit bisnis dan manajer fungsional terkait untuk menaati peraturan itu.
Jadwal Penyusutan
Jadwal penyusutan atau kadang disebut sebagai jadwal retensi rekod atau otoritas penyusutan adalah sebuah daftar dari rekod seri suatu organisasi dengan arahan bagaimana rekod tersebut akan disusutkan setelah rekod tersebut dibuat dan digunakan.
Ada dua tipe utama jadwal penyusutan yaitu yang dibuat sendiri oleh organisasi tersebut dan yang dikembangkan dan dipublikasikan untuk sebuah kelompok organisasi. Jadwal yang dibuat untuk general biasanya dikembangkan oleh lembaga arsip pemerintah dengan sebuah tanggung jawab legislative untuk memastikan pemeliharaan rekod public yang mempunyai nilai permanen.
Jadwal penyusutan dimasukkan dalam tiga kategori rekod berdasarkan pada periode retensi:
- Rekod dengan periode retensi spesifik contohnya beberapa seri rekod transaksi seperti rekod keuangan.
- Rekod yang harus disimpan secara permanen termasuk rekod vital seperti laporan tahunan, sewa, spesifikasi sistem computer.
- Rekod yang perlu ditinjau kembali beberapa waktu kemudian, contohnya adalah surat menyurat dalam organisasi.
Tujuan dari jadwal penyusutan rekod.
Jadwal penyusutan merupakan dasar dari program penyusutan rekod organisasi. Jadwal ini merupakan alat yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan seperti efisiensi dan ekonomis seperti:
- memusnahkan rekod yang tidak lagi berguna bagi organisasi atau dalam kenyataannya akan merugikan secara ekonomi jika tetap dipertahankan.
- Memastikan bahwa rekod yang dibutuhkan untuk operasional atau untuk tujuan hukum organisasi dipelihara dalam beberapa periode waktu.
- Memastikan bahwa persyaratan hukum untuk retensi rekod terpenuhi.
- Mengidentifikasi dan memelihara rekod yang mempunyai nilai social dan sejarah.
- Pemusnahan rekod secara sah. Jadwal penyusutan arsip dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa rekod tersebut sudah dimusnahkan dibawah prosedur yang telah disetujui.
- Mendukung pemeliharaan program proteksi rekod vital
Jadwal penyusutan juga untuk mencapai tujuan yang berhubungan dengan perencanaan ruang, rencana kerja, dan efektifitas penggunaan alat. Yaitu:
- Memindahkan rekod inaktif dari akomodasi kantor mahal dan disimpan dalam fasilitas penyimpanan yang lebih murah.
- Meningkatkan penyimpanan dan penemuan kembali rekod aktif. Informasi sekarang lebih mudah dan cepat di akses jika tidak tercampur dengan informasi yang out of date.
- Membebaskan media penyimpanan computer untuk digunakan kembali.
- Merencanakan bagaimana kelompok rekod dikelola untuk memfasilitasi proses penyusutan. Seperti di kelompokkan oleh waktu rekod untuk ditransfer ke ruang penyimpanan sekunder.
Publikasi jadwal penyusutan rekod
Jadwal penyusutan biasanya di produksi dalam dua format, yaitu:
- Jadwal tersendiri untuk setiap kegiatan unit bisnis suatu organisasi, mencakup semua rekod yang ada di unit bisnis tersebut.
- Sebuah master jadwal yang mencakup semua seri rekod organisasi.
Seri rekod biasanya disusun dalam susunan alphabetis sesuai dengan skema klasifikasi organisasi tersebut.
Jadwal retensi suatu unit sebaiknya diterbitkan oleh manager senior suatu organisasi yang mempunyai otoritas sehingga ada jaminan hukum waktu pelaksanaannya. Dalam beberapa organisasi ada juga yang membuat sebuah komite retensi yang terdiri dari manajer rekod, wakil dari unit kerja dan juga dari bagian hokum. Fungsi dari komite ini adalah untuk membuat kebijakan masa retensi sautu rekod, selain itu juga untuk mengkaji ulang jadwal yang telah dibuat dan menambahkan seri rekod baru jika terjadi penambahan fungsi bisnis baru dalam organisasi.
Aturan Lambaga Arsip dalam Otorisasi Penyusutan
Lembaga arsip di Australia mempunyai tanggung jawab untuk memastikan bahwa rekod public yang bersifat permanen teridentifikasi dan dipelihara. Yang termasuk didalamnya adalah:
- Persyaratan hukum contoh periode retensi rekod
- Persyaratan hukum, keuangan, dan administrative
- Mempunyai nilai sejarah
Jadwal Penyusutan
Penjadwalan merupakan teknik yang digunakan oleh lembaga arsip untuk penyusutan rekod public. Jadwal ini digunakan untuk :
- Mengidentifikasi rekod permanen dan mengidentifikasi kapan rekod tersebut ditransfer ke lembaga arsip yang relevan
- Mengidentifikasi rekod sementara dan menidentifikasi kapan rekod tersbut dimusnahkan
- Menyediakan otoritas berkelanjutan terhadap pemusnahan rekod.
Ada dua tipe penjadwalan yang dihasilkan oleh lembaga arsip yaitu:
- Jadwal penyusutan umum
- Jadwal penyusutan spesifik untuk rekod dari kantor tertentu.
Jadwal penyusutan umum
Jadwal penyusutan umum meliputi semua rekod yang da di perkantoran public seperti : keuangan, bangunan dan layanan, penyimpanan dan transportasi, rekod personal, rekod sekolah, dan rekod rumah sakit.
Contoh dari Jadwal penyusutan umum antara lain ada di : The Queensland State Archives, the Archives Authority of New South Wales, the Publik Record Office Victoria, the State Archives of Western Australia.
The Queensland State Archives menerbitkan General Disposal Schedule for Common Administrative Records pada bulan Mei 1987 dan direvisi tahun 1996. The Archives Authority of New South Wales menerbitkan General Records Disposal Schedule—Administrative Records tahun 1996.
Jadwal penyusutan spesifik untuk rekod dari kantor tertentu.
Lembaga arsip bekerjasama dengan kantor public untuk mengembangkan jawal penyusutan untuk rekod operasional kantor tertentu.
Kantor Otorisasi Penyusutan Ad Hoc disposal authorization
Kantor ini diperuntukkan untuk rekod public yang tidak tercakup dalam jadwal penyusutan seperti rekod yang tidak lagi dibuat dan tidak tercakup dalam dalam penyusutan. Otorisasi ini meliputi pemusnahan rekod atau memindahkan ke lembaga arsip jika mempunyai nilali permanen.
Penyusutan tanpa Otorisasi.
Pemusnahan beberapa rekod public dijijkan tanpa adanya otorisasi dari Normal Administrtative practice (NAP) contohnya adalah draf, duplikat (kopian), dan catatan.
Rekod Electronik
Beberapa lembaga arsip mempunyai kebijakan untuk retensi rekod elektronik. Contohnya Australian Archives meminta lembaga untuk selalu memastikan bahwa rekod elektronik yang mempunyai nilai permanen bisa untuk diakses dan selalu dimigrasikan ke sistem baru dan juga dokumen pendukung dan software selalu dipelihara.
