Penyusutan Rekod (Records Disposition)

Penyusutan Rekod (Records Disposition)

Rangkuman dari Buku Records Management Hand Book, Ira A. Penn

Dalam masa hidupnya, rekod memiliki siklus hidup yang lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan (value & use). Siklus hidup rekod meluas dari saat ia diciptakan apapun bentuknya hingga tiba masanya untuk dimusnahkan. Secara sederhana Penn menyatakan bahwa siklus hidup rekod terdiri atas born (creation phase), lives (maintenance and use phase) dan dies (disposition phase).

Fase penyusutan ada 3 istilah dalam bahasa asing, yakni (1) purging artinya menyingkirkan arsip yang sudah habis masa aktifnya dan sudah tidak digunakan lagi untuk opersional organisasi. (2) Transfer yaitumemindahkan arsip yang jarang digunakan kelain tempat yaitu Pusat Arsip dan (3) disposition, yang artinya adalah memusnahkah arsip yang tidak memiliki nilai guna kesejarahan atau sekunder dan menyerahkan arisp ke lembaga kearsipan untuk arsip statis yang memiliki nilai kesejarahan. Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara permanen. Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
Penyusutan adalah rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian, termasuk retensi, penghancuran/penghapusan rekod dalam atau dari suatu sistem kearsipan manual maupun elektronik

Pemusnahan Rekod Fisik

Pemusnahan In-House

Ada beberapa metode untuk memusnahkan rekod di Pusat Rekod di lingkungan organisasi (inhouse/onsite facility)

1. Non sensitif rekod

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
a. Peracikan atau pembuburan kertas untuk dijadikan kertas daur ulang. Umumnya organisasi akan bekerjasama dengan pihak ketiga yang memiliki kegiatan pembuatan daur ulang kertas.
b. Secara kimiawi, cara hampir sama dengan cara pertama.
c. Aman/rahasia: dilakukan secara aman
d. Terdokumentasi: harus dicatat bahwa telah dilakukan penyusutan arsip di lingkungan organisasi yang bersangkutan.
e. Kesesuaian/ramah lingkungan: memilihi dengan tepat cara pemusnahan dan sesuai dengan lingkungan sekitar. Misal pembakaran arsip tidak dianjurkan.





2. Sensitif rekod
Dalam penghancuran informasi sensitif rekod harus mempertimbangkan tentang informasi sensitive yang berkaitan dengan :
a. Informasi personal
b. Informasi keuangan/finansial/komersial
c. Informasi rahasia
d. Informasi tentang penyelidikan
e. Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

Karena besarnya biaya, banyak organisasi memilih perusahaan rekod komersial untuk melaksanakan pemusnahan arsip.


Pemusnahan Rekod Elektronik

Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, CD Rom, dsb.

Dalam penyusutan rekod elektronik dengan menggunakan jasa perusahaan rekod komersial selalu dengan alasan biaya besar, memusnahkan jumlah rekod yang banyak, dan jenis rekod2 sensitif.
Yang perlu diperhatikan pada perusahaan rekod komersial, dalam menyusutkan rekod, diantaranya adalah:
1. Apakah rekod disimpan ditempat yang aman dan apakah perusahaan dalam memusnahkan rekod menunggu persetujuan dari pemilik arsip?
2. Apakah penyusutan rekod masuk dalam perjanjian kontrak? Dengan kata lain, apakah penyusutan rekod masuk secara khusus dalam perjanjian kontrak
3. Apakah perusahaan akan memproteksi organisasi, jika ada rekod tidak secara sempurna memusnahkan arsip organisasi?
4. Apakah perusahaan menyediakan Berita Acara Pemusnahan Rekod, dan apakah yang dimusnahkan sesuai dengan Berita Acara?

Berita Acara Penyusutan Rekod

Setelah mendapatkan persetujuan penyusutan, maka perusahaan arsip komersial wajib melaksanakan penyusutan dilengkapi dengan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan dan di tandatangani oleh petugas.







Contoh Berita Acara Penyusutan Arsip


PERUSAHAAN XYZ
BERITA ACARA PENYUSUTAN ARSIP


Departement :
Disposal Date :
Records Series Title Dates/Range








Metode Penyusutan:
• Tidak Rahasia
• Rahasia
• Arsip
•
Saya menyatakan bahwa penyusutan rekod ini dilaksanakan oleh PT XYZ. Jadwal Retensi Rekod dilaksanakan pada tanggal ……………………






___________________________
Tanda tangan