A. Dasar Pemikiran
Arsip menurut Undang-Undang Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pemerintah juga membuat istilah baru yaitu arsip terjaga yang dimaksudkan untuk tidak mengulangi kesalahan akibat hilangnya dokumen-dokemn negara yang dapat merugikan kepentingan masyarakat seperti hilangnya dokumen kontrak kerja free port. Arsip terjaga didefinisikan sebagai arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Melihat definisi di atas, masalah keterbukaan dan ketertutupan arsip dalam Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 maupun Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 ini, tetapi tentu saja setelah melampaui masa simpan yang telah ditentu JRA (Jadwal Retensi Arsip)nya.
Satu hal lagi yang menarik dalam Undang-Undang Nomor 43 ini, adanya pengakuan pemerintah mengenai bentuk lembaga kearsipan bernama Arsip Universitas atau di luar negeri sering disebut University Archive. Peran pengelolaan arsip di perguruan tinggi difokuskan pada dua lembaga pengelola yaitu unit kearsipan sebagai pencipta, pengguna dan pemelihara arsip dinamis dan lembaga kearsipan yang difungsikan sebagai Arsip Universitas yang menangani pengelolaan arsip vital dan arsip statis. Arsip perguruan tinggi juga bertanggungjawab sebagai pembina pengelolaan arsip di lingkungan unit kerja perguruan tinggi yang bersangkutan.
Dalam tugas ini penulis mengambil tema tentang Kebijakan Manajemen Arsip di Universitas Indonesia, dimana penulis melakukan survey, observasi dan wawancara serta mengambil beberapa data pendukung di Unit Kerja Kearsipan di PAUI, Unit Kerja Kearsipan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) dan Unit Kerja Pengeloaan Arsip Permanen yang bertempat di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia Gedung A.
B. Sekilas Sejarah Kearsipan di Universitas Indonesia
Sejak berdirinya Universitas Indonesia tahun 1946, sampai terjadinya arsip kacau pada tahun 1997 Universitas Indonesia baru mulai memikirkan arsip sebagai asset universitas yang harus diselamatkan. Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) saat itu yang dipelopori oleh ibu Anon Minarni mula pertama kali sadar bahwa arsip harus dikelola. Saat itu ibu Anon panggilan akrabnya dibantu oleh bu Tum.
Tahun 2000 Universitas Indonesia tertimbun dengan arsip kacau, dimana disetiap sudut kantor terdapat arsip berbentuk karungan yang tidak dikelola. Ibu Anon Minarni dan rekan berusaha semaksimal mungkin untuk nego ke pihak pimpinan, Rektor Universitas Indonesia bahwa arsip universitas adalah asset universitas yang tidak boleh hilang. Perjuangan ibu Anon dan rekan terjawab, dan pada tahun 2009 berdirilah Unit Kerja Kearsipan PAU (Pusat Arsip Universitas) yang dikenal dengan PAUI, Pusat Arsip Universitas Indonesia.
C. Visi Misi Arsip UniversitasVisi Arsip Universitas Indonesia adalah mengumpulkan, menyimpan dan menyediakan informasi dalam mencapai ‘good governance’. Visi arsip Universitas Indonesia dituangkan dalam misi sebagai berikut:
1. Mendukung administrasi seluruh struktur universitas dengan bahan bukti kegiatan yang mudah diakses tanpa melihat bentuk (digital atau tercetak).
2. Memelihara bahan bukti penting dokumen universitas untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas Universitas Indonesia kepada Stakeholder khususnya dan kepada masyarakat pada umumnya.
3. Menyediakan informasi dalam mempromosikan misi Universitas Indonesia kepada masyarakat luas yaitu sebagai Research University dan World Class University
4. Menerima, mengolah dan menyediakan informasi tentang hasil penelitian dan pengajaran yang telah dilakukan oleh sivitas akademika
5. Memberikan akses dan layanan informasi dengan persyaratan tertentu kepada masyarakat luas sebagai bahan penelitian
6. Menyediakan informasi dalam mencapai ‘Center of Excellent’.
D. Tugas Kantor Arsip
1. Mengumpulkan, mengolah, meyimpan dan menyediakan informasi dalam rangka pencapaian ketatapemerintahan yang baik
2. Mendukung administrasi seluruh struktur yang ada di Universitas Indonesia dengan memberikan bahan kegiatan yang mudah diakses tanpa melihat bentuk medianya (digital atau tercetak)
3. Memelihara bahan bukti penting dokumen universitas untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas Universitas Indonesia kepada pemangku kepentingan khususnya dan kepada masyarakat umumnya
4. Menyediakan informasi dalam mempromosikan misi Universitas Indonesia kepada masyarakat luas yatu sebagai Research University dan World Class University
5. Menerima, mengolah dan menyediakan informasi tentang hasil penelitian dan pengajaran yang telah dilakukan oleh sivitas akademika.
6. Melakukan fungsi koordinasi dalam kerjasama domestic yang dilaksanakan Universitas Indonesia baik pada tingkat universitas maupun fakultas
7. Mengusulkan kerjasama domestic dan international kepada Rektor Universitas Indonesia
8. Mengkoordinasikan direktorat, fakultas dan pimpinan terkait
9. Mewakili unit kerja dalam pelaksanaan kerjasama (representasi Kantor Internasional)
10. Mengembangkan jaringan kerjasama Universitas Indonesia dengan menghadiri seminar, pertemuan dan undangan
11. Mendampingi Rektor dalam menerima tamu demi pengembangan kerjasama Universitas Indonesia
12. Melaporkan dan berkonsultasi tentang kegiatan kerjasama dan internasional dengan Sekretaris Universitas
13. Memaksimalkan kerjasama Universitas Indonesia dengan universitas dan mitra asing yang telah menjadi mitra melalui perjanjian internasional
14. Mempelajari, mengkoordinasikan dan menjajaki tawaran kemitraan dari luar negeri (universitas, asosiasi dan perusahaan)
15. Melakukan koordinasi dengan Kantor Pelayanan Hukum, Peraturan dan Kerjasama Universitas Indonesia dan pihak terkait dalam proses pembuatan perjanjian
16. Mempertanggungjawabkan kinerja Kantor Internasional kepada pimpinan.
E. Promosi Arsip1. Menerbitkan dan menyebarkan informasi (handout atau brosur) tentang pelayanan arsip dan koleksinya dan aktivitas lainnya.
2. Mengatur eksibisi atau display, sedikitnya 1 kali dalam 1 tahun
3. Memuat aktivitas atau koleksi arsip di terbitan kampus, misalnya Library Handbook, radio atau televise kampus dan sebagainya.
4. Membuat rambu-rambu yang menarik menuju ke gedung arsip.
F. Lokasi Observasi1. Pusat Arsip Universitas Indonesia (PAUI), terletak di Lantai 6 Gedung Rektorat Universitas Indonesia, Depok.
2. Unit Kearsipan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB), terletak di Gedung 2 FIB Universitas Indonesia, Depok.
3. Unit Kerja Pengeloaan Arsip Permanen, terletak di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia Gedung A Lantai 2 Universitas Indonesia, Depok.
G. Susunan Organisasi Kerasipan
Bagan Struktur Organisasi
Kantor Arsip Universitas Indonesia
H. Tata Tertib Peminjaman Koleksi ArsipUntuk ketertiban administrasi peminjaman dan penggunaan koleksi arsip, PAUI menetapkan sebagai berikut:
1. Pelayanan peminjaman dilakukan setiap hari kerja, mulai Senin s.d Kamis pukul 08.30 – 12.00 dan pukul 13.00 – 15.30 WIB. Dan Jum’at pukul 08.30 – 11.00 dan pukul 13.00 – 15.30 WIB
Jam Layanan Arsip UI
2. Pengguna atau pengunjung yang akan meminjam koleksi arsip harus membawa dan menyertakan Surat Pengantar atau sejenis dari pejabat atau atasannya yang berwenang
3. Pengguna atau pengunjung wajib mengisi Buku atau Daftar Pengunjung yang disediakan
4. Dalam hal peminjaman maka pengguna atau peminjam wajib megisi Formulir Peminjaman dan menyerahkan kepada petugas arsip, serta meninggalkan tanda atau kartu identitas diri atau sejenisnya
5. Penggadaan atau fotokopi koleksi arsip yang diperlukan boleh dilakukan oleh pengguna atau peminjam dengan sepengetahuan dan seijin petugas arsip yang berwenang
6. Batas waktu peminjaman koleksi arsip maksinal 1 (satu) hari, dan harus mendapatkan izin dari petugas arsip yang berwenang
7. Pengguna atau peminjam dilarang memberikan catatan apapun atau mencoret-coret koleksi arsip yang dipinjam
8. Pelanggaran atas butir 6 dan 7 di atas akan dikenakan denda sebesar Rp. 50,000,- (lima puluh ribu rupiah)
I. Sarana Temu KembaliPenemuan kembali dokumen-rekod aktif yang masih di unit kerja/central file/unit fungsi akan terlaksana apabila dihubungkan dengan sistem pemberkasannya. Hal tersebut dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Daftar Pertelaan Rekod (DPR)
2. List atau Daftar Dokumen-rekod
Sarana ini dapat menunjukkan judul seri dokumen dan lokasi ismpan dokumen-rekod yang tertera pada folder/odner
J. Pengguna ArsipPengguna dokumen rekod adalah para pengambil keputusan/pimpinan tertinggi sampai tingkat kepala seksi atau urusan, kerja atau unit fungsi di lingkungan fakultas Universitas Indonesia, yang memerlukan dokumen atau rekod sebagai acuan atau rujukan dalam penyelesaian pekerjaannnya.
K. Hasil Survey
1. Unit Kerja di Fakultas (Central File dan Unit Kearsipan)Selasa jam 16.00 tanggal 13 April 2010, setelah selesai kuliah Manajemen Kearsipan yang diberikan oleh Ibu Anon Minarni, penulis beserta kawan-kawan: Lilik Istiqoriah, Siti Asiah Wahyuni dan Ahmad Nafudin mengadakan survey ke Unit Arsip Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) Universitas Indonesia. Dan dilanjutkan hari Kamis jam 08.30 tanggal 15 April 2010, penulis berdua dengan teman, Lilik istiqoriah, mewawancari ibu Tum, Kepala Arsip FIB-UI.
Hasil wawancara yang penulis tangkap diantaranya adalah :
b. Sistem klasifikasi kearsipan bersifat unik berbeda dengan sistem kearsipan di Perpustakaan. Sistem Kearsipan di Universitas Indonesia disesuaikan dengan Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen yang dikembangkan oleh FIB-UI, yang disusun berdasarkan analisis fungsi dan kegiatannya dengan menggunakan kode atau symbol alphanumeric. Kemudian Tim Pengembang Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia mengadobsi dan merevisi Buku Pola Klasifikasi Dokumen tersebut dengan tujuan agar semua unit di lingkungan Universitas Indonesia menggunakan pola yang sama, seragam dan terpadu.
Pola Klasifikasi yang diterapkan di Universitas Indonesia, diantaranya:
PDP untuk Pendidikan dan Pengajaran
PPM untuk Penelitan dan Pengabdian Masyarakat
KEU untuk Keuangan
SDM untuk Sumber Daya Manusia
OTL untuk Organisasi dan Tata Laksana
HKP untuk Hukum dan Pengawasan
HMI untuk Humas dan Informatika
LOG untuk Logistik
RTK untuk Rumah Tangga Kantor
c. Sampai saat ini unit ini belum pernah menyerahkan arsip ke PAUI, dikarenakan arsip yang dikelola bersifat arsip dinamis yang sewaktu-waktu dibutuhkan.
d. Jadwal Retensi Arsip (JRA) di unit ini sudah pernah melaksanakan dari tahun 2000 sampai dengan sekarang dan dilaksanakan di unit kearsipan FIB-UI. Pertimbangan JRA ini menurut ibu Tum adalah efisiensi ruangan dan kurangnya sarana dan prasarana. Tidak semua unit di lingkungan UI melaksanakan penyusutan karena adanya registrasi terlebih dahulu.
e. Arsip yang diterima di unit ini adalah arsip dari Dekan dan Wadek
2. Unit Kerja Pengeloaan Arsip PermanenJum’at jam 09.30 tanggal 23 April 2010, penulis berdua dengan teman, Lilik Istiqoriah mengadakan survey ke Unit Kerja Pengelolaan Arsip Permanen yag terletak di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia Gedung A dan mewawancari ibu Nurika. Hasil wawancara yang penulis tangkap diantaranya adalah :
a. Unit Kearsipan Universitas Indonesia masih minim dengan sumber daya manusianya, dan Universitas Indonesia sampai saat ini belum mengadakan perekrutan pegawai. Di unit ini misalkan petugasnya hanya seorang.
b. Untuk meningkatkan skill, PAUI mengirim petugasnya untuk mengikuti pelatihan atau diklat, seperti beberapa waktu lalu mengikuti Seminar yang diadakan Script.
c. Unit kerja ini hanya menyimpan arsip permanen. Arti arsip permanen disini menurut ibu Nurika adalah arsip tentang kekayaan universitas, diantaranya adalah SK Pendirian Universitas, SK Pendirian Prodi, SK SDM UI, photo, dan bule print. Boleh dikatakan arsip yang disimpan disini adalah arsip in aktip. Biasanya yang pinjam arsip disini adalah para pegawai yang bekerja maupun yang sudah pensiun, untuk melihat SK nya. Dan keduanya adalah mahasiswa teknik, biasanya pinjam bule print atau sekedar lihat untuk penelitian.
d. Unit ini merupakan penambahan tempat penyimpanan arsip atau tempat transitnya PAUI. Arsip diterima dari PAUI dalam keadaan sudah ‘rapih’ baik dalam bentuk soft copy atau hardcopy.
e. Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Universitas Indonesia sudah ada pedomannya, sebagaimana tertuang dalam Buku III Pedoman Jadwal Retensi Rekod, dikembangkan oleh Tim Pengembang Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia, terbit tahun 2005. Dan di unit ini belum pernah mengadakan pemusnahan arsip.
3. Unit Kerja Kearsipan di Pusat Arsip Universitas IndonesiaJum’at jam 13.30 tanggal 23 April 2010, penulis berdua dengan teman, Lilik Istiqoriah mengadakan survey ke Pusat Arsip Universitas Indonesia dan mewawancari bapak Dwi, salah seorang petugas arsip.
Hasil wawancara yang penulis tangkap diantaranya adalah :
a. Pusat Arsip Universitas Indonesia menerima arsip dari :1) BPMA (Badan Penjamin Mutu Akademik
2) Wakil Rektor 2
3) Direktur Umum
4) DRPM (Direktur Riset dan Penelitian Masyarakat)
Arsip yang diterima dalam keadaan ‘rapih’. Arti kata ‘rapih’ disini adalah bahwa arsip sudah tersusun (folder) sesuai pedoman yang telah ditetapkan oleh Pusat Arsip Universitas Indonesia. Dan arsip yang diterima ditanda tangani di Berita Acara Penerimaan Arsip.
Hal ini sudah disepakati saat sosialisasi “Sadar Arsip” di lingkungan Universitas Indonesia, terkecuali arsip dari Wakil Rektor (WAREK) 2. Arsip tersebut diolah dan dirapihkan oleh petugas Pusat Arsip Universitas Indonesia. Arsip dari WAREK 2 di istimewakan dengan pertimbangan bahwa arsip tersebut menyimpan kebijakan Universitas Indonesia, program-program kegiatan Universitas Indonesia berupa kerjasama interen dan eksteren. Dan sebagai petugas arsip yang menangani arsip WAREK 2, harus berhati-hati dalam pengelolaannya karena masih bersifat arsip dinamis dan menjaga kerahasiaan informasi arsip. Karena itu menyangkut hidup matinya organisasi di Universitas Indonesia. Kegiatan WAREK 2 sangat aktip, maka setiap sebulan sekali petugas arsip mengambil rekod di ruang WAREK 2.
Menurut penulis arisp WAREK 2 bisa dikatakan dengan istilah Arsip Vital. Arsip Vital menurut Undang-Undang No. 43 adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Dan Betty R. Ricks (1992:245) mengatakan bahwa arsip vital adalah arsip dalam media apa pun yang isinya berkaitan dengan kelangsungan hidup organisasi, yang keberadaannya dapat di central file karena bersifat aktif, dan di record centre karena bersifat inaktif. Definisi tersebut mengandung pengertian bahwa arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis, yang harus mendapat perlakuan khusus dibandingkan arsip-arsip lainnya. Contoh arsip vital antara lain akte pendirian institusi, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerjasama serta persetujuan.
b. Arsip yang diterima oleh PAUI sudah ber-folder, tidak dalam keadaan arsip kacau, tertata sudah terdata dalam Daftar Inventory Arsip Simpan, sehingga petugas PAUI mudah mengoreksi kembali dan menemukan kembali informasi dari pemberi arsip.
Unit pemberi arsip, misalkan PTP SERDOS Universitas Indonesia, wajib memberi keterangan dalam Daftar Inventory Arsip Simpan dengan contoh cantuman sebagai berikut :
c. Masih adanya unit-unit di lingkungan Universitas Indonesia yang belum menyerahkan arsipnya ke PAUI. Menurut Dwi, ada beberapa kemungkinan, diantaranya adalah: (1) Kurang rasa percaya terhadap unit arsip, dikhawatirkan arsip yang diserahkan ke PAUI hilang, (2) Belum percayanya arsip yang diserahkan akan diolah sehingga menjadi informative, (3) Kurangnya sarana dan fasilitas di PAUI, (4) Sangat kurangnya SDM di PAUI.
d. Tahun 2007, pengelola arsip Universitas Indonesia boleh berbangga dengan hasil kerja kerasnya selama ini dengan mendapatkan Piagam Penghargaan sebagai Teladan Kedua Unit Pengelolaan Kearsipan Tingkat Perguruan Tinggi Negeri yang diberikan oleh Menteri Pendidikan Nasional.
e. Gaji seorang petugas arsip di Universitas Indonesia boleh dikatakan cukup lumayan dan penggolongan gaji disesuaikan dengan pendidikan formal yang dimiliki petugas.
f. Pusat Arsip Universitas Indonesia sudah melaksanakan sosialisasi ‘Sadar Arsip’ dan mengadakan pelatihan Tata Kelola Arsip di tempat pencipta arsip sehingga unit kerja pencipta arsip dapat mengelola arsipnya dimulai dari penciptaan hingga pemusnahan arsip. Dan hanya 35% arsip inaktip diserahkan ke PAUI dalam keadaan ‘rapih’. Dengan adanya sosialisasi dan pelatihan ini, PAUI tidak dipandang sebagai Gudang Arsip tetapi sebagai Sumber Informasi Penting Pengambil Keputusan.
g. Jenis pengguna arsip PAUI adalah (1) pimpinan, (2) pegawai yang ditunjuk, (3) mahasiswa dengan membawa surat pengantar dan (4) pengguna hanya dilayani oelh petugas.
I. Analisa Survey
Dari hasil survey, observasi dan wawancara yang penulis lakukan ada beberapa analisa terhadap kebijakan manajemen kearsipan di Universitas Indonesia, diantaranya adalah :
1. Masih minimnya tenaga pengelola atau sumber daya manusia di unit kearsipan Universitas Indonesia. Ini bisa dilihat dari Bagan Struktur Organisasi Kantor Arsip Universitas Indonesia, dimana disana terlihat bahwa tiap unit layanan hanya ditempati oleh 1 orang pegawai. Dan ditambah lagi saat ini belum ada arsiparis di Universitas Indonesia.
2. Universitas Indonesia belum sepenuhnya ‘Sadar Arsip’. Ini dapat dilihat dari belum semua unit menyerahkan arsip ke PAUI dan belum ada ketentuan khusus dari PAUI agar setiap unit menyerahkan arsipnya ke PAUI.
3. Dalam pelaksanaan survey ini penulis agak menemui kesulitan ketika meminta kepada petugas arsip untuk copy buku Draft Kebijakan Umum Manajemen Kearsipan Terpadu Universitas Indonesia yang dikembangkan oleh Tim Pengembangan Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia diterbitkan tahun 2005. Menurut penulis, bahwa ini bertentangan dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik yang menyatakan dalam pasal 14 huruf h bahwa pedoman pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik berdasarkan prinsip-prinsip transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, kemandirian, dan kewajaran. Penolakan copy draft tersebut mungkin berasalan sebagaimana pernyataan dalam pasal 6 angka 3 huruf e bahwa Informasi Publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan.
4. Sebagai suatu lembaga arsip perguruan tinggi, sebaiknya Universitas Indonesia membangun gedung arsip untuk meningkatkan kinerja staf kearsipan dengan memperhatikan 7 (tujuh) faktor yaitu: “safe, secure, healthy, comfortable, durable, aesthetically pleasing, and be accessible
DAFTAR PUSTAKA
Buku
Ricks, Betty R. (et al)., 1992. Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing. Diambil dari Machmoed Effendhie dalam makalahnya yang berjudul Records Management (Manajemen Arsip Dinamis)
Universitas Indonesia. 2005. Draft Kebijakan Umum Manajemen Kearsipan Terpadu Universitas Indonesia yang dikembangkan oleh Tim Pengembangan Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia.
Dokumentasi
Internet
Perundang-Undangan Indonesia
Republik Indonesia. 1971. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan
Republik Indonesia. 2008. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
