Selasa, 30 Maret 2010

An Introduction to Information Retrieval, Jennifer E Rowley

The Subject12. Pendekatan subjek - pendahuluan, proses, sarana dan evaluasi sederhana

12.1 Subjek
Dalam mencari sumber informasi pengguna sering menggunakan pendekatan subjek atau topik. Pengguna mencari dokumen atau informasi yang berkaitan dengan topik tertentu. Dalam rangka pelayanan informasi tersebut perpustakaan membuat beberapa ketentuan umum terhadap pendekatan sumber-sumber informasi dengan mengatur dokumen-dokumen, dan dokumen pengganti, dalam katalog, indeks, bibliografi, pangkalan data komputer dan sebagainya. Dengan demikian, pendekatan subjek sangat penting dalam akses dan pemanfaatan informasi, dokumen dan data.

Apa itu subjek?Dalam berbicara tentang suatu subjek biasanya kita merujuk pada daerah pengetahuan tertentu, atau ke pokok dari sumber informasi tertentu. Subjek mungkin dianggap untuk didefinisikan sebagai :

Bidang yaang diminatiBidang peneliti individu atau kerja profesional
Bidang hasil tulisan individu
Bidang pengetahuan yang dipelajari.
Titik-titik perbedaan dalam perspektif secara luas dapat dikategorikan sebagai:
(a) Label yang digunakan tidak sama.
(b) konsep-konsep pada lingkup dan asosiasi yang berbeda dengan subjek lain yang jelas.

Faktor-faktor ini merupakan pokok masalah-masalah dalam mengidentifikasi pendekatan subjek yang memuaskan, dan mulai menjelaskan susunan yang luas dari berbagai sarana yang digunakan dalam pendekatan subjek pengetahuan. Di perpustakaan, kebanyakan sarana untuk organisasi pengetahuan terutama menyangkut diri mereka dengan mengorganisasikan literartur. Keterbatasan utama dari pendekatan pragmatis ini terletak pada waktu dan koleksi tergantung sarana yang dihasilkan. Koleksi yang sama beberapa tahun akan diubah, dan sarana, agar tetap efektif, harus berkembang sesuai dengan perkembangan koleksi

12.2 Bahasa Pengindeksan
Pengindeksan adalah kegiatan di perpustakaan, biasanya ada unsur menganalisa suatu karya. Di sini sebuah bahasa pengindeksan hanya didefinisikan sebagai: daftar istilah atau notasi yang dapat digunakan sebagai jalur akses dalam indeks. Definisi ini tidak mengecualikan nama orang, tubuh, bahan kimia, nama dagang dan sebagainya, tetapi dalam bab ini terutama menyangkut dengan pendekatan subjek.

Definisi lain dari bahasa pengindeksan adalah:- Himpunan istilah (kosakata) dan perangkat untuk menangani hubungan di antara mereka dalam suatu sistem untuk menyediakan deskripsi indeks.
- Sebuah bahasa pengindeksan juga dapat disebut sebagai bahasa pencarian.

Bahasa pengindeksan dibedakan menjadi tiga tipe :1. Bahasa pengindeksan dikontrol adalah bahasa pengindeksan dalam kedua istilahnya digunakan untuk mewakili subyek dan proses di mana istilah yang diberikan pada sebuah dokumen tertentu dikendalikan atau dijalankan oleh orang. Biasanya ada daftar istilah yang bertindak sebagai daftar otoritas dalam mengidentifikasi syarat-syarat yang dapat ditetapkan ke dokumen, dan pengindeksan melibatkan seseorang menetapkan istilah dari daftar ini untuk dokumen yang spesifik.
Ada dua jenis bahasa pengindeksan dikontrol yaitu abjad bahasa pengindeksan dan klasifikasi skema. Dalam abjad bahasa pengindeksan, seperti tercantum dalam tesaurus dan daftar judul subjek. Dalam skema klasifikasi setiap subjek diberikan notasi. Tujuan menetapkan notasi adalah untuk menempatkan subjek dalam konteks yang berkaitan dengan sujek lain. Skema klasifikasi dan abjad bahasa pengindeksan digunakan dalam berbagai konteks, dan bahasa pengindeksan dikontrol. Kedua jenis perangkat ini dapat diterapkan dalam katalog, indeks buku dan majalah, bibliografi, buletin, SDI, data base terkomputerisasi dan data bank, abstrak dan layanan pengindeksan, ensiklopedi, kamus dan direktori. Klasifikasi ini juga menonjol dalam susunan fisik dokumen.

2. Bahasa pengindeksan alami bukan bahasa yang benar-benar terpisah, tetapi bahasa `alam 'atau bahasa biasa dari dokumen yang diindeks. Setiap istilah yang muncul dalam dokumen adalah wakil untuk istilah indeks. Dalam prakteknya, pengindeksan bahasa alami cenderung mengandalkan ada dalam abstrak atau judul dokumen. Pengindeksan bahasa alami didasarkan pada teks lengkap dokumen yang digunakan. Dalam pengindeksan komputer akan melibatkan analisis statistik dari frekuensi relatif munculnya istilah dan mungkin juga menggunakan daftar kata yang dianggap berguna dalam pengindeksan (yaitu tesaurus) untuk mengidentifikasi istilah-istilah yang sesuai.

3. Bahasa pengindeksan bebas, bahasa yang tidak didaftar istilah yang berbeda dari istilah yang digunakan untuk menggambarkan konsep-konsep dalam sebuah wilayah subjek. Pengindeksan `bebas 'dalam arti bahwa tidak ada kendala pada ketentuan-ketentuan yang dapat digunakan dalam proses pengindeksan. Bahasa pengindeksan bebas dapat dilakukan oleh manusia atau komputer. Ketika dilaksanakan oleh manusia dengan pengetahuan tentang subjek dan terminologi, bahasa pengindeksan bebas dapat menghasilkan indeks yang baik dan konsisten. bahasa pengindeksan bebas manusia tergantung pada keterampilan pengindeks. Sedangkan kalau menggunakan komputeri bahasa pengindeksan bebas, komputer harus memiliki dasar untuk penugasan istilah pengindeksan, komputer harus menetapkan syarat-syarat berdasarkan ketentuan-ketentuan yang ada di dokumen yang diindeks.

12.3 Fungsi sarana subjek
Sarana subjek mempunyai fungsi-fungsi sebagai berikut :
1. Untuk menunjukkan bahwa perpustakaan atau sumber informasi mencakup subjek tertentu.
2. Untuk menunjukkan bahwa perpustakaan atau sumber informasi mencakup pada subjek terkait.

Perbedaan sarana pada organisasi pengetahuan terletak pada peenekanannya kedua tujuan ini. Dua tujuan yang saling bergantung dapat dibuktikan dengan menguji tujuan pertama:

Topik tertentuMemulai pencarian dengan subjek tertentu dalam pikiran, dapat mencari topik tertentu yang tidak begitu cocok dengan persyaratan. Dimasukkannya subjek yang terkait dapat membantu pengguna dengan pencarian tertentu, terutama pengguna yang tidak cukup akrab dengan topik yang dicari atau cara di mana subjek mungkin ditangani atau dikemas dalam literatur.

HubunganHubungan yang di maksud adalah dikenal sebagai hubungan semantik. Ini mewakili hubungan antara subjek yang berhubungan dengan sifat-subjek. Hubungan semantik adalah hubungan antara subyek, yang biasanya cukup stabil, dan mencerminkan konsensus pendapat mengenai hubungan antara subyek. Ada hubungan antara mata pelajaran lain. Ini dikenal sebagai hubungan sintaksis. Hubungan sintaksis muncul dari konteks subjek dalam dokumen tertentu, atau sintaks.

12.4 Proses pengindeksan subjek
Pengindeksan adalah proses di mana indeks dan alat terkait untuk organisasi pengetahuan diciptakan. Pengindeksan dapat dilaksanakan sepenuhnya tanpa bantuan komputer, atau dapat diandalkan untuk berbagai luasan atas fasilitas untuk manipulasi dan pemesanan data yang ditawarkan oleh komputer. Tiga tahap yang diperlukan dalam menetapkan istilah dari pengindeksan bahasa:

Pengenalan-Analisis –TerjemahanTujuan dalam melaksanakan tiga tahap ini adalah untuk membangun sebuah profil dokumen yang mencerminkan subjeknya. Sebagian besar dokumen memiliki banyak karakteristik yang dapat diidentifikasi oleh seorang pencari informasi sebagai kriteria yang akan dipilih sebagai dokumen yang relevan.

Langkah 1 pengenalan, langkah ini melibatkan pengindeks untuk mengenal subjek dengan isi dari dokumen untuk diindeks. Pada tahap ini adalah penting bagi pengindeks untuk berusaha mengidentifikasi konsep yang diwakili oleh kata-kata. Dalam rangka mencapai konsistensi pengindeksan, pengindeks harus memiliki apresiasi yang mendalam dari struktur subjek dan sifat kontribusi bahwa dokumen membuat untuk kemajuan pengetahuan. Pengindeks perlu berkonsultasi dengan sumber-sumber referensi eksternal agar pengindeks mendapat pemahaman yang cukup tentang konten dokumen untuk mengindeks efektif.

Langkah 2 Analisis, Langkah ini melibatkan identifikasi konsep-konsep dalam dokumen yang layak untuk pengindeksan. Setiap satu dokumen berisi sejumlah topik yang berbeda. Ambil contoh sebuah buku berjudul Wills dan Probate. Buku ini berisi bagian untuk membuat surat wasiat, pelaksana, administrasi suatu estat, pensiun, pajak, rumah kepemilikan, hibah dan ketiadaan wasiat, untuk menyebutkan beberapa bagian. Untuk mengidentifikasi tema sentral dalam sebuah dokumen, dan untuk menghasilkan ringkasan konten dokumen yang didasarkan pada tema sentral tersebut. Indeks harus memungkinkan akses ke dokumen tema sentral. Banyak pendekatan pengindeksan tradisional telah berusaha untuk mencari label atau istilah pengindeksan yang luas bersama dengan isi dari dokumen yang diindeks, yaitu, ruang lingkup dan istilah pengindeksan dokumen serupa.

Langkah 3 Terjemahan, Setelah mengidentifikasi tema utama suatu dokumen tema ini harus dijelaskan dalam istilah-istilah yang terdapat pada bahasa pengindeksan. Dalam bahasa dikontrol pengindeksan, ini akan menggambarkan konsep-konsep dalam bentuk skema klasifikasi, thesaurus atau daftar judul subjek yang sedang digunakan. Sebagai contoh, sebuah penafsiran bebas subjek dokumen dapat berupa:

Konflik sosial dan perubahan pendidikan di Inggris dan Perancis antara tahun 1789 dan 1848.
Konsep-konsep yang digambarkan dalam ringkasan ini mungkin diterjemahkan ke dalam abjad bentuk deskripsi :
Pendidikan-History-Inggris-Konflik Sosial-France
atau ke dalam klasifikasi notasi seperti:
942,073.
Terjemahan ini tidak hanya akan melibatkan penandaan subjek, tetapi juga menunjukkan subjek yang terkait, sebagaimana telah didiskusikan sebelumnya. Prinsip dalam menerjemahkan konsep ke dalam bahasa pengindeksan tertentu istilah yang dipilih dan hubungan yang ditandai harus konsisten dengan perspektif pengguna pada subjek. Dengan kata lain, sistem pengindeksan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna indeks. Mengingat bahwa pengguna yang berbeda mungkin memiliki perspektif yang berbeda pada subjek yang sama.

12.5 Proses PencarianPengambilan informasi berikut kelanjutan dari indeks. Pengindeks harus memiliki apresiasi tentang bagaimana indeks itu akan digunakan. Pemilihan pendekatan pengindeksan sangat menentukan tergantung cara di mana indeks akan digunakan. Bahwa seorang pencari informasi harus memiliki pemahaman yang jelas tentang metode pengindeksan. Pengindeksan dan pencarian merupakan bagian integral satu sama lain.
Pencarian indeks, katalog atau data base dapat dilihat dari keterlibatan tiga tahap yang sama seperti pada tahap pengindeksan:

Langkah 1 pengenalan, pencari harus tahu dengan apa yang ingin dia cari. ada banyak contoh ketika pencari tidak sepenuhnya menyadari apa yang mau diambil. Dua keadaan umum dapat muncul:
(a) pencari adalah pekerja informasi berusaha untuk mengambil dokumen atau informasi atas nama yang lain. Sebagian pengenalan disini dapat dicapai dengan melakukan referensi wawancara dengan pengguna akhir. Wawancara referensi harus memastikan subjek yang jelas, dan karakteristik lain dari dokumen atau informasi yang diperlukan.pencari I formasi harus faham dengan sumber-sumber yang akan dicari.
(b) pencari dapat juga pengguna akhir, tapi pengguna akhir yang mendekati pencarian dalam beberapa ketidaktahuan dari kebutuhan atau literatur yang mungkin tersedia untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Langkah 2 Analisis, langkah berikutnya adalah untuk menganalisis konsep-konsep yang ada dalam pencarian. Untuk pencarian yang mudah dicetak dalam indeks, maka akan cukup untuk membangun konsep-konsep ini dalam benak pencari. Profil pencarian akan terdiri dari serangkaian kunci pencarian yang mewakili subyek dan karakteristik lain menunjukkan cakupan dan sifat dari pencarian.

Langkah 3 Terjemahan dari konsep-konsep dalam profil pencarian akan melibatkan konsultasi dari tesaurus, klasifikasi skema (atau indeks), atau daftar judul subjek yang telah digunakan dalam membangun indeks yang akan dicari. Meskipun ada persamaan antara pencarian dan pengindeksan, namun perlu diingat bahwa sukses tidaknya pencarian informasi tergantung pada eksploitasi ketepatan pengindeksan. Mencari sumber informasi, dicetak, atau komputer yang akan sulit, jika sumber itu tidak memberikan akses ke informasi atau dokumen yang sedang dicari. Banyak pencarian yang melibatkan penggunaan lebih dari satu indeks, dan semua pencarian mengharuskan indeks yang paling tepat untuk dipilih. Ukuran

12.6 Langkah keefektifitasan indeks

Untuk pengguna yang pendekatan indeks atau sistem temu kembali informasi terkomputerisasi terdapat sejumlah catatan dalam sistem yang sesuai dengan topik pencarian dan sisa yang tidak dipakai pada saat itu. Bahkan untuk item-item yang dimaksudkan relevan mungkin dinilai sangat relevan, sementara yang lainnya dapat dianggap sebagian sedikit yang relevan.
Pertimbangkan lagi dokumen-dokumen yang diindeks oleh sistem yang mungkin sebagian relevan dengan pencarian pengguna tertentu. Anggaplah bahwa, walaupun minat pembaca terutama pada atap asbes hanya ada kuantitas terbatas materi secara langsung berkaitan dengan topik ini diwakili dalam koleksi. Akan tetapi, kemungkinan untuk memperluas pencarian dan menemukan informasi tambahan mengenai asbes atap dengan mengambil dokumen pada atap, dan mengeluarkan bagian-bagian dari dokumen-dokumen yang berhubungan dengan asbes atap. Hasil akhirnya akan menjadi yang informasi lebih lanjut mengenai atap asbes telah dilacak, tetapi untuk mengumpulkan informasi tambahan ini sudah perlu untuk mempertimbangkan semua dokumen dalam indeks dalam kategori yang lebih luas. Jadi banyak dokumen yang tidakrelevan telah diambil dan diperiksa dalam proses penyaringan yang relevan dan dokumen yang tidak relevan. Ini yang sering disebut sebagai `suara '.
Definisi berikut penting dalam evaluasi indeks yaitu bahwa indeks diukur dari segi efektifitas dalam pengambilan.

12.7 Keutamaan lain indeks

Pemanggilan kembali dan ketelitian mempengaruhi dengan karakteristik lain pada indeks secara singkat ini diperkenalkan di sini.
Tingkat kekhususan pada pengindeksan dalam indeks harus diatur selama perencanaan untuk indeks, dan ditinjau dari waktu ke waktu. Kekhususan dari sebuah sistem adalah sejauh mana sistem memungkinkan pengindeks tepat tentang subjek dokumen. Pernyataan khusus isi dokumen akan menjadi teks dokumen itu sendiri.
Teori dasar aturan pengindeksan adalah bahwa setiap bagian harus selalu sama dengan subjek dokumen yaitu label dan informasi harus cocok. Semakin tinggi tingkat kekhususan pengindeksan semakin besar kemungkinan hasil pencarian ditemukan.
Kelengkapan pada pengindeksan memiliki dampak pada pemanggilan kembali dan ketelitian. Kelengkapan pada pengindeksan dokumen adalah jumlah tema yang diindeks dalam sebuah dokumen.(istilah indeks yang mewakili beberapa tema lebih dari satu). Kesalahan pasti ada dalam sistem apapun yang melibatkan campur tangan manusia. Komputer yang diandalkan lebih rentan terhadap kesalahan asalkan mereka diperintahkan atau diprogram secara tepat dan benar. Kesalahan seperti pengindeks dalam menetapkan istilah yang tidak cocok untuk konsep akan mempengaruhi presisi dengan memproduksi dokumen-dokumen yang tidak sesuai untuk menanggapi sebuah pencarian. Instruksi yang jelas penting dalam pengindeksan seperti thesaurus, daftar judul subjek dan klasifikasi skema.

15. Pendekatan Subjek secara Alfabetis

15.1 Pendahuluan


Meskipun ada beberapa cara yang berbeda untuk pendekatan subjek secara alphabet untuk bidang informasi dan dokumentasi, tetapi masih bersifat umum. Beberapa manfaat penggunaan dari sistem secara alphabet yang baik untuk indeks subjek, baik berupa cetakan atau mesin masih umum untuk semua pendekatan subjek untuk informasi.

15.2 Penamaan Subjek

Pada awalnya kata-kata yang digunakan dalam indeks hanya untuk mewakili konsep dengan pertimbangan penggunaan umum, namun disayangkan label yang diterapkan pada konsep-konsep tersebut bahkan untuk indeks secara alfabetis untuk pengindeksan yang efektif memerlukan pertimbangan yang lebih hati-hati. Banyak kata-kata yang berbeda dapat digunakan untuk mewakili konsep yang sama. Karena itu untuk membantu dalam mengelompokkan konsep perlu mengenali varian yang terkait. Bahasa alami pengindeksan memiliki solusi untuk masalah-masalah yang diidentifikasikan dalam konteks pengendalian bahasa pengindeksan. Masalah penandaan subjek terutama dalam rangka untuk mencapai pendekatan yang berorientasi pada pengguna, berbagai pendekatan pengguna yang berbada harus dipenuhi jika subjek lebih dari satu nama dalam katalog atau indeks perpustakaan maka harus dicari subjek bersamanya (dalam lingkup indeks atau koleksi) di bawah salah satu nama-nama itu dan juga melayani pengguna yang menggunakan nama yang berbeda.

Masalah-masalah spesifik adalah :1. Sinonim, yaitu istilah dengan makna yang sama atau serupa yang ada di setiap wilayah subjek. Sinonim berarti juga hal yang persis sama, sinonim dapat dianggap sebagai setara untuk beberapa tujuan tetapi tidak untuk tujuan yang lain. Misalnya untuk indeks yang bersifat umum, cukup untuk menganggap prison dan dungeons sebagai sesuatu yang sama, tetapi dalam indeks yang bersifat khusus ditujukan untuk criminology tidak dapat diterima.
a. Beberapa subjek memiliki satu akar kata, misalnya sterilizer, sterilizing, sterilized atau computing, computers, microcomputers, computed, computation. Istilah-istilah tersebut pada suatu konsep dianggap setara tetapi pada konsep yang lain berbeda.
b. Beberapa subjek memiliki keduanya yaitu umum dan teknis dan nama-nama yang berbeda harus diakui dan tercermin dalam indeks sesuai dengan pengguna, untuk siapa indeks itu dimaksudkan. Misalnya istilah garam dan natrium klorida, lobak dan raphanus sativus.
c. Perubahan penggunaan istilah dari waktu ke waktu. Library of Congress awalnya menggunakan istilah electronic calculating machines yang kemudian berganti dengan istilah computer.
d. Beberapa konsep dijelaskan berbeda dalam versi yang berbeda dari satu bahasa. Amerika dan bahasa Inggris yang berbeda dalam penggunaan. Misalnya istilah-istilah berikut semua akan digunakan untuk objek yang sama: eyeglasses, spectacles, glasses.

Penggabungan sinonim membawa implikasi bagi efektivitas indeks dalam hal ketelitian dan ingatan. Jika dua istilah digabing maka ketelitian terganggu tetapi ingatan dapat ditingkatkan. Semua istilah yang tidak digunakan harus disertakan dalam entri perbendaharaan kata dalam indeks. Yaitu sebagai titik temu dalam beberapa bentuk, sehingga pengguna dapat mencari informasi di bawah istilah yang tidak digunakan. Istilah tidak digunakan biasanya ada dalam indeks hanya untuk mengarahkan pengguna ke istilah yang digunakan.

2. Homograf atau kata-kata yang memiliki ejaan yang sama tetapi berbeda maknanya. Dalam penggunaannya (berlawanan dengan penggunaan indeks) arti dari homograf tergantung konteksnya. Misalnya duty (obligation), duty (taxation). Dalam indeks khusus arti homograf lebih jelas karena penempatan subjek tertentu pada indeks. Dalam indeks yang bersifat umum mungkin hanya dapat dilakukan untuk membedakan antara makna yang berbeda dari satu ruang lingkup homograf dengan menggunakan catatan.

3. Bentuk jamak dan bentuk tunggal, dimiliki oleh semua kata benda sehingga tidak perlu memasukkannya ke dalam indeks. Jika keduanya bentuk kata benda, apakah ada perbedaan antara farms dan farm? Umumnya bentuk jamak dan bentuk tunggal dalam kata benda yang sama dianggap setara ada juga bentuk jamak dan tunggal yang dianggap berbeda. Contohnya exercise dan exercises, church dan churches. Jika hanya satu bentuk diperbolehkan dalam praktek yang umum untuk mengadopsi bentuk jamaknya.

4. Konsep multi-kata, beberapa subjek tidak bisa dijelaskan hanya dengan satu kata tetapi memerlukan dua atau lebih kata. Misalnya origin of species, information retrievel, country walks. Apapun kata dalam istilah yang digunakan sebagai entri utama dalam indeks pengguna dapat memilih untuk mencari topik di bawah kata lain dalam istilah pertama. Biasanya referensi digunakan untuk mengarahkan pengguna dari kata-kata yang tidak digunakan ke yang digunakan. Kadang-kadang istilah disajikan dalam bentuk perintah langsung. Misalnya military hospitals tetapi pada kesempatan lain digunakan istilah kebalikannya hospitals, military.

5. Subjek yang kompleks, seperti istilah multi-kata mungkin memerlukan label yang memerlukan label yang berisi banyak kata. Perbedaan subjek yang kompleks dengan istilah multi-kata adalah subjek yang kompleks mengandung lebih dari satu konsep, namun masing-masing konsep dapat dijadikan kata kunci dalam pencarian, dan masing-masing konsep dapat digambarkan dengan istilah-istilah yang menunjukkan salah satu masalah yang tercantum dari point 1-4 di atas. Contohnya a bibliography of history tidak sama dengan a history of bibliography. Dua istilah yang sama bibliography dan history berfungsi untuk menjelaskan kedua subjek masing-masing hanya kata penghubung yang membedakan pernyataan keduannya.

15.3 Penunjukkan Hubungan

Meskipun masalah utama dari pendekatan subjek secara alfabetis adalah penamaan subjek, tetapi harus juga memperhatikan hubungan di antara subjek. Ada dua kategori utama dari hubungan yaitu hubungan sintaksis pada paragraph akhir dan sederhana, misalnya pada kalimat:
Sugar and health dimana konsepnya sugar, and, health digunakan bersama-sama dalam konteks khusus ini. Jelas salah satu dari konsep-konsep ini bisa ada dalam keadaan yang lain, dimana keberadaan hubungan yang ditetapkan dalam dokumen ini sangat tidak relevan. Hubungan semantik menunjukkan aspek dari hubungan genus-spesies dan diharapkan mewakili asumsi dan hubungan subjek yang diterima secara luas.

16. Bahasa Pengindeksan Secara Alfabetis: Tesaurus dan
Daftar Tajuk Subjek

16.1 Pendahuluan
Ada dua jenis bahasa pengindeksan yang terkontrol yaitu tesaurus dan daftar tajuk subjek. Yang memiliki fungsi dasar untuk mengontrol istilah yang digunakan dalam indeks dan untuk mengontrol tampilan antara konsep-konsep dalam indeks

16.2 Daftar Tajuk Subjek
Daftar tajuk subjek merupakan daftar-daftara dari istilah indeks, yang biasanya disusun dalam urutan berabjad yang dapat digunakan untuk menentukan persyaratan yang akan digunakan dalam indeks, katalog atau pangkalan data untuk menggambarkan subjek.
1. Daftar itu berisi istilah yang akan digunakan dalam katalog, indeks atau pangkalan data atau apapun bentuk tampilannya yang akan menjadi daftar otoritas untuk istilah indeks dan bentuknya.
2. Daftar yang menjadi acuan penggunaan rujukan dalam menampilkan kaitan antara katalog, indeks atau pangkalan data yang bertujuan memandu pengguna berkaitan dengan istilah yang saling berkaitan.

16.3 Sears’ List of Subject Headings

Sears’ List of Subject Headings pertama kali ditulis oleh Minnie Sears dan dicetak tahun 1923, edisi ke 12 terbit tahun 1982. daftar ini digunakan sebagai katalog kamus untuk perpustakaan menengah, perpustakaan sekolah dan perpustakaan umum yang kecil khususnya di Amerika Serikat. Dalam susunan tajuknya dapat dibagi ke dalam beberapa subdivisi, yaitu:
1 Subdivisi bentuk fisik dari dokumen, contohnya Diseases – Dictionaries.
2 Subdivisi yang menunjukkan perlakuan yang komprehensip, contohnya Chemistry – Societies.
3 Subdivisi yang menunjukkan aspek khusus, contohnya Education – History.
4 Subdivisi yang menunjukkan kronologis, contohnya US – History – 1783 – 1809.

Tiga prinsip tajuk yang diseleksi dan digunakan dalam Sears’:
1. Diutamakan entri khusus tidak dimasukkan dalam entri yang luas.
2. Tajuk yang digunakan untuk pencantuman didasarkan pada penggunaan yang umum.
3. Pentingnya keseragaman dan konsistensi dalam penerapan tajuk subjek.

Beberapa kategori tajuk sengaja diabaikan oleh Sears’ dengan memasukkan:
Nama diri, contohnya nama perseorangan, nama keluarga, nama tempat.
Nama lembaga, contohnya nama perkumpulan, nama lembaga dan nama badan pemerintahan.
Nama lazim, contohnya nama binatang, alat, penyakit dan nama bahan kimia.
”See” dalam referensi umum digunakan untuk menyambung dua istilah yang menggambarkan konsep yang serupa, tetapi gambaran tersebut dalam bentuk tidak sama yang berasal dari:
1. Sinonim, contohnya Gaels see Celts.
2. Bagian kedua dari tajuk majemuk, contohnya Dusting and Spraying see Spraying and Dusting.
3. Bagian kedua dari tajuk kata sifat, contohnya Furniture, Built-in see Built-in Furniture.
4. Mengembalikan tajuk ke susunan awal, misalnya Natural Gas see Gas, Natural.
5. Beragam ejaan, contohnya Color see Colour.
6. Lawan, contohnya Intemperance see Teperance.
7. Bentuk tunggal hingga bentuk jamak, contohnya Mouse see Mice.

“See also” digunakan untuk menghubungkan dua tajuk yang keduanya digunakan dalam pengindeksan dengan maksud memperluas pencarian untuk subjek yang berhubungan. Contohnya Crime see also Crimes without victims.

16.4 School Library Association List of Subject Headings
Diterbitkan tahun 1981, daftar terbaru ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan daftar tajuk subjek yang cocok digunakan di perpustakaan sekolah menengah dan pusat-pusat informasi di United Kingdom. Daftar ini dibuat untuk digunakan dalam katalog subjek, termasuk katalog kamus, indeks subjek dan bahasa indeks untuk system temu kembali informasi yang terkomputerisasi di perpustakaan sekolah. Dalam prinsip-prinsip umum pendekatan SLA memiliki kesamaan dengan Sears’ misalnya SLA merekomendasikan daftar pilihan tajuk tertentu sama dengan cara dalam Sears’.

16.5 Thesauri

Tesaurus adalah sebuah kompilasi kata-kata dan frase yang menunjukkan persamaan, tingkatan serta ketergantungan satu sama lain yang kesemuannya berfungsi menyediakan kosa kata standar mengenai sistem penyimpanan dan temu kembali informasi.
Tesaurus bertujuan mendorong pengawasan terminology dalam pengindeksan dan sebagai alat dalam pencarian dengan mengantarkan penelusur ke istilah indeks yang digunakan. Tesaurus telah digunakan secara ekstensif sejak sekitar tahun 1950-an untuk mengindeks koleksi-koleksi khusus dokumen, abstrak bulletin, peralatan terbaru, penyebaran system informasi yang terseleksi, pangkalan data online, ensiklopedia dan alat bibliografi.

16.5.1 Ciri Khusus Tesaurus

1. Penentu atau istilah yang dapat diterima untuk digunakan dalam indeks untuk menggambarkan konsep.
2. Bukan penentu atau istilah yang tidak dapat digunakan dalam pengindeksan, namun muncul dalam tesaurus untuk memperluas entri kosa kata (istilah dimana pengguna dapat memasukkan tesaurus dan diarahkan ke istilah yang tepat) dari bahasa pengindeksan.

Bentuk istilah apakah itu penentu atau bukan penentu, merupakan salah satu dari:
1. Kata tunggal, contohnya Horror, Journalisme, Counting.
2. Prase yang terdiri dari dua atau tiga kata terdiri dari kata benda dan kata sifat, contohnya Country life, Electric meters.
3. Dua kata yang dihubungkan oleh and, or, &, contohnya Joy and Sorrow, Boats & Boating.
4. Gabungan prase, contohnya Victim offender relationships.
5. Nama perorangan, badan, tempat, contohnya Smith, Paris.

Hubungan hirarkis terwakili di dalam tesaurus dengan bentuk:

• A adalah diperbolehkan, tapi pertimbangkan untuk menggunakan B atau C atau, ..., N sebaliknya.

dimana A, B, C, ..., N adalah deskriptor dan B dan C dan selanjutnya berkaitan dengan A melalui beberapa hubungan hirarki. Hubungan hirarkis harus ditunjukkan agar pengguna dapat mentransfer dari istilah akses pertama ke istilah terkait, dan untuk memperluas atau mempersempit pencarian parameter. Deskriptor yang satu tingkat lebih tinggi/luas disebut ‘BT’, contoh:
Remedial reading
BT Reading

menunjukkan bahwa Remedial reading merupakan sub ordinat dari topic Reading. Istilah sempitnya ditandai oleh 'singkatan' NT '. Jadi:

Libraries
NT Public libraries

mencatat bahwa Public libraries adalah jenis Library. Ini menandakan bahwa NT dan BT adalah descriptor luas dan sempit. Contoh di atas biasanya akan dilengkapi dengan:

Public libraries
BT Libraries

• Hubungan hirarkis dapat juga mengambil bentuk hubungan koordinasi, dengan descriptor terkait yang disebut `RT'. Contohnya:
Food
RT Vegetarianism
Dinners
Cookery

Hal ini biasa bagi `RT 'menjadi seflexitive dan contoh di atas tentang Food akan disertai oleh serangkaian inversi dari pernyataan dalam bentuk:
Vegetarianism
RT Food
Cookery
RT Food

Penting untuk diingat bahwa hubungan seperti ditampilkan dalam tesaurus tidak dapat dialihkan ke indeks, dan ini adalah alasan penting mengapa pencari harus berkonsultasi dengan petugas tesaurus sebelum memulai search.

Singkatan lain yang ditemui di beberapa tesaurus. Antara mereka dapat terdaftar: `GT' Generik to; `SA' see also: `TT' tema top dalam hierarki; `XT' istilah yang tumpang tindih; `AT' istilah asosiasi; `CT' istilah koordinasi; `ST' istilah sinonim; dan 'SU' see under.



















Gambar 16.3 memperlihatkan beberapa ekstrak dari tesaurus. Selain menampilkan secara alfabetis, subjek, dan ada beberapa tampilan lainnya yakni sebagai berikut:

1. Menampilkan hirarki. Berbagai istilah kunci dalam tesaurus dapat ditarik dalam urutan abjad, dengan hirarki yang lebih lengkap menampilkan istilah-istilah yang terhubung dengan makna yang lebih spesifik.
2. Tampilan kategori. Thesaurus istilah dikelompokkan di bawah serangkaian kategori judul, yang sesuai dengan subbidang utama dalam daerah tesaurus.
3. Permuted list of term (Format bergilir) tiap kata dalam deskriptor atau istilah entri secara bergilir menjadi titik temu. Contohnya: manajemen Industri akan muncul di dua tempat dalam urutan abjad: di bawah industri dan di bawah manajemen.
4. Graphic display
Peragaan grafis sebenarnya sama dengan tree structure, tetapi biasanya tidak disertai notasi. Peragaan jenis ini sulit dibuat, di-update, dan makan banyak tempat. Suatu peragaan grafis yang sederhana mungkin akan membantu pemakai melihat dengan cepat hubungan-hubungan antar deskriptor, tetapi jika terlampau banyak istilah berhubungan dan tingkatan hirarki dimasukkan dalam peragaan grafis maka peragaan tidak membantu melainkan membingungkan.
5. Sebuah skema klasifikasi. ThesauroFacet, yang disusun oleh Electric Inggris, adalah sebuah contoh terkenal tesaurus didukung oleh klasifikasi facet penuh. Format ini menjadi umum di tesaurus baru, sebagian karena pengakuan pentingnya melihat hubungan baik dan istilah subjek dalam satu alat. Dengan pengaturan seperti itu, thesaurus abjad menyediakan akses langsung ke subjek dan kelas notasi. Skema klasifikasi menunjukkan hubungan, dan memfasilitasi browsing antara subyek.

16.5.2 The Root Thesaurus
Upaya untuk menciptakan suatu “tesaurus sumber” yang akan berfungsi sebagai sumber istilah-istilah standar yang dapat digunakan untuk menyusun tesaurus dan bahasa indeks lain telah menghasilkan Root Thesaurus dari British Standards Institution (BSI) pada tahun 1981. Bidang subyek atau topik tesaurus selalu sangat khusus, sehingga ada ratusan tesaurus. Apabila ada standardisasi dalam istilah, khususnya untuk istilah yang digunakan dalam banyak tesaurus yang bidang subyeknya masih berhubungan, maka ini akan sangat bermanfaat bagi pengindeksan dan temu kembali secara keseluruhan. Untuk tujuan inilah Root Thesaurus diciptakan.


Extract from The BSI Root Thesaurus 1
Root Thesaurus belum mencakup semua topik. Yang sudah ada ialah sekelompok topik untuk bidang industri, energi, lingkungan dan safety engineering. Ada dua daftar, yaitu daftar berabjad dan daftar berkelas. Untuk indikator atau kode hubungan antar deskriptor digunakan kode yang tidak tergantung dari bahasa tertentu, seperti:
 = (sama dengan UF)
 - (sama dengan USE)
 < (sama dengan BT)  > (sama dengan NT)
 ¾ (sama dengan RT)

16.5.3 Multilingual Thesauri
Tesaurus multi bahasa ialah tesaurus yang dapat digunakan untuk pengindeksan dan penelusuran dalam beberapa bahasa. Tesaurus multi bahasa sangat berguna untuk sistem jaringan informasi internasional. Penyusunan tesaurus macam ini tentu saja bukan pekerjaan mudah. Salah satu masalah yang sering muncul ialah tidak adanya padanan untuk suatu deskriptor dalam semua bahasa yang digunakan. Untuk mengatasi ini kadang-kadang digunakan suatu switching language yang terdiri atas notasi dan berfungsi sebagai perantara.

16.5.4 Computers and ThesauriThesauri mungkin tampil apakah di online display of machine-held thesaurus records atau di hard copy sebagaimana tergambar dalam ADLIB dari LMR Information Systems.




Dengan online pencarian thesaurus lebih mudah, komputer dapat mengurutkan, menggabungkan, mengedit, dan membandingkan.






16.6 Thesauri and subject headings list – a quick comparison
Perbedaan antara thesauri dan subject headings list:
1. Thesauri cenderung berisi istilah yang lebih spesifik daripada yang ditemukan dalam subject headings list.
2. Thesauri cenderung menghindari tema terbalik (seperti Patung, Jerman).
3. Headings in thesauri tidak dibagi. Misalnya Education-Bibliographies tidak akan ditampilkan dalam thesaurus, tetapi subject headings list
4. Hubungan tampilan dalam thesaurus lebih luas daripada subject headings list
5. Perbedaan tipe hubungan dalam thesaurus dengan menggunakan `RT ', 'MT' dan 'BT', bukan di 'see also' yang digunakan oleh subject headings list
6. Hubungan antara istilah yang tercantum dalam tesaurus sering tidak dapat ditransfer ke indeks. Kamus katalog biasanya `see' dan `see also' petunjuk dari headings
7. Thesauri sering membuat tambahan pernyataan eksplisit dari hubungan terstruktur dibanding daftar catalog atau displays


16.7 Penyusunan thesaurus atau daftar subject headings
Semua alfabet bahasa pengindeksan harus ia disesuaikan dengan aplikasi. Tesaurus yang baik tidak harus dicetak dan diterbitkan, tetapi dapat melayani pengguna. Ada 3 langkah proses untuk penyusunan tesaurus atau daftar subject headings.

Langkah 1 Tentukan tujuan dari bahasa pengindeksan
1. Cakupan subyek: bidang inti dan sekunder
2. Jenis literatur/data apakah berupa teks, data numerik, data geografi, pengindeksan mendalam/rangkuman
3. Kuantitas literatur/ data
4. Type of information stroge system yang digunakan dalam pre koordinasi atau pos koordinasi atau keduanya dan bisa secara manual atau komputerisasi.
5. Resources of the information system yang terdiri dari bahasa alami indexing. Resources ini berupa initial design dan dapat dikembangkan untuk bahasa indek. Applikasi yang baik indeks akan tersimpan dan mudah ditelusur.
6. Pertanyaan pengguna akan terjawab dalam konstruksi thesaurus.
7. Bidang subjek yang akan dibahas harus ditentukan dengan cara eksplisit mengenai batas-batas cakupan topik, dan di mana berbagai aspek subjek harus diperlakukan.

Langkah 2 Tentukan karakteristisk dari bahasa pengindeksan dimana terkandung thesaurus atau daftar subject headings

1. Bahasa alami
2. Bahas yang sesuai dengan aplikasi
3. Exhaustivity
4. Tingkat pre koordinasi
Disebut pra-koordinasi sebelum (= pra- ) penelusuran gunakan untuk indeks tercetak seperti dalam majalah indeks dan abstrak, bibliografi nasional, indeks majalah, dan juga katalog subyek perpustakaan yang belum sepenuhnya memanfaatkan kemampuan komputer (belum berbentuk OPAC). Maka dalam perencaan bahasa indeks, evaluasi bahasa bsic harus masuk dalam account

5. Thesaurus atau daftar subject headings dan stukturnya. Sumber daya sistem informasi akan memberlakukan kendala pada sifat bahasa pengindeksan. Temu balik informasi harus terekam atau tercetak. Beberapa jenis grafik mungkin dapat membantu, karena terpisah dari subheadings, petunjuk penggunaan, dan sebagainya. Para tesaurus dapat disimpan dalam bentuk dapat dibaca oleh mesin dan hanya dicetak sebagai bagian yang diperlukan.

Langkah 3: Mulai untuk mengkompilasi bahasa
Penyusunan depkriptor mencakup:

1. Identifikasi bidang subyek utama

2. Pemilihan istilah harus masuk dalam thesaurus. Begitu istilah telah diterima untuk dimasukkan mereka harus jelas dicatat, sehingga tahap ini dan selanjutnya harus dilanjutkan secara bersamaan. Istilah yang dipilih secara manusiawi dapat diturunkan dari sejumlah sumber. Secara khusus, daftar kata-kata lain yang digunakan dalam wilayah subjek seperti:
(a) Thesaurus lain, klasifikasi dan alat temu balik informasi
(b) dokumen dalam wilayah subjek, seperti artikel berkala, data base, pengindeksan dan abstrak jurnal, ensiklopedi, kamus.
(c) pengetahuan sebelumnya dan pengalaman indexers, bahasa indeks dan pengguna.

3. Terekam. Yang paling nyaman untuk merekam format manual istilah adalah menulis setiap istilah pada kartu, dan untuk dicatat pada kartu komentar apapun tentang istilah itu adalah fitur dalam tesaurus atau daftar subject headings. Setiap kartu akan menampilkan istilah dan lingkup catatan yang diperlukan, terkait dengan istilah dan sinonim. Untuk memudahkan konsultasi, kartu harus disimpan dalam urutan abjad sesuai dengan istilah utama pada kartu.

4. Memeriksa hubungan istilah yang terkait dengan memakai kartu

5. Hasil akhir thesaurus dengan cara melakukan pemeriksaan pada masing-masing fitur dari daftar.. Klasifikasi atau hubungan indikator lain harus diperiksa dan dicatat dalam bentuk terakhir mereka. Jika ada link yang diperlukan antara menampilkan dan daftar, beberapa notasi harus diperkenalkan. Semua list harus dikonversi ke format yang sesuai dengan basis data computer sehingga jelas dalam pengindeksan bahasa.

6. Revisi daftar. Daftar atau tesaurus tidak bisa statis. Harus diperbarui dan relatif mudah. Setiap perubahan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan disesuadikan dengan bahasa pengguna atau menjadi multi-bahasa.


16.8. Natural indexing languages

Bahasa itu berasal dari dokumen-dokumen yang masuk ke dalam sistem, apakah itu berupa abstrak, full text, sitasi (termasuk judul, terbitan berkala judul dan sebagainya) atau daftar yang terkendali atau tidak terkendali istilah indeks. Salah satu fitur unik bahasa alam pengindeksan adalah kurangnya kontrol kosakata. Hal inilah kekuatan dan kelemahan dari bahasa alami pengindeksan berasal dari karakteristik dasar. Pada sistem yang mutakhir tesaurus tidak lagi diterbitkan dalam format tercetak, tetapi juga sudah tersimpan dalam bentuk elektronik atau digital. Peragaan tesaurus dalam bentuk seperti ini perlu didesain dengan mengingat bahwa melihat atau membaca informasi pada layar berbeda dengan proses membaca teks pada halaman tercetak.

16.8.1 Stop-lists and go-list
Kebanyakan bahasa alami pengindeksan beroperasi dengan bantuan stop-lists. Go-list berguna untuk membuat entri indeks subjek. kan membuat indeks berguna isian di area subyek yang diindeks dengan memakai fasilitas computer yang dapat dicetak dan diperbaharui atau dimodifikasi. List kadang-kadang dikenal sebagai thesaurus, dan memang merupakan suatu bentuk tesaurus bahasa alamiah.

16.8.2 Attractions of natural language indexing
Bahasa pengindeksan dibagi menjadi dua kategori:
1. Faktor-faktor ekonomi
Dalam pencarian bahasa indeks alami memerlukan perangkat lunak. User harus terbiasa dengan fasilitas ini, dan karena itu perlu lebih banyak latihan untuk pengambilan informasi dalam basis data yang telah diindeks dengan bahasa pengindeksan yang terkontrol. Sebagai contoh, kemapuan dalam temu kembali informasi untuk mencari kata-kata indeks dengan controlled indexing language untuk pendekatan subyek tiap dokumen akan diwakili oleh satu entri subyek saja.

2. Faktor bahasa. Biasanya pengguna dalam penelusuran dokumen memakai bahasanya sendiri sehingga penelusuran tidak ditemukan, misalnya pencarian dokumen `Greenhouses'. Untuk menemukn Greenhouses terlebih dahulu ada subjek yang mewakilinya. Biasanya ada daftar istilah, daftar judul subjek atau thesaurus, yang bertindak sebagai daftar otoritas dalam mengidentifikasi istilah-istilah (Greenhouses) dari dokumen yang spesifik. Pencari ini diharapkan untuk berkonsultasi daftar dikontrol yang sama selama perumusan strategi pencarian. Dalam bahasa alami pengindeksan ini merupakan istilah indeks.

16.8.3 Penyusunan bahasa indeks dengan pendekatan particularly
1 Pencarian kata-kata unik atau frasa tertentu yang digunakan dalam bahan sumber. Contohnya nama merek dan nama perusahaan, ini akan bermasalah jika:
• Nama tersebut disingkat, misalnya DEC, Digital Equipment
• Nama perusahaan tanpa tanda hubung, misalnya Perkin Elmer, Perkin-Elmer
• Nama-nama merek yang terdiri dari kata-kata umum, misalnya Crest, Tube Investments, dan perusahaan yang dikenal oleh dua atau lebih nama, misalnya GPO, British Telecom.
Sebagian besar masalah ini dapat diatasi dengan penggunaan logika Boolean dan kontekstual.

2 Slogan, kutipan dan menangkap kalimat-kalimat, yang mungkin atau mungkin tidak akan diindeks dalam bahasa pengindeksan yang terkontrol, misalnya adopsi antar-ras.

3 Geographic names, ada beberapa yang bermasalah, dinataranya:
 Nama tempat yang berulang di beda daerah dan negara, misalnya Berlin di New Hampshire dan Jerman
 Nama tempat yang samar, misalnya Tyneside, The Peak District
 Berbeda tempat khusus, misalnya West Midlands, Birmingham, Midlands.

Untuk mengatasi masalah ini pengguna harus memahami geografi dan wilayah administrasi yang bersangkutan. Misalnya, ada judul: Mrs. Thatcher at Oxford hears of Second Falkland Crisis`, keputusan sulit: apakah mengambil Oxford, atau Falkland.

16.8.4 Bahasa alami pengindeksan yang mempunyai banyak masalah
Untuk mengatasi masalah ini dengan menggunakan basis data: pengindeksan.
1 Semantik, termasuk sinonim, kata varian bentuk, autonyms dan seterusnya. Pengguna harus mempertimbangkan semua kemungkinan yang ada.

2 Homographs, dan kata-kata mana makna tergantung pada konteks. Syarat dengan lebih dari satu makna, misalnya, intelligence, yang berarti baik secara individu dan kemampuan berpikir analitis atau informasi tentang musuh, harus diakui oleh pencari memiliki kemungkinan makna ganda. Logika kontekstual dapat membantu dalam penghapusan penggunaan yang tidak diinginkan homograph.

3 Mengelompokkan istilah ke dalam kategori. Tidak ada referensi silang dapat diharapkan. Pengambilan dokumen pada topik pencarian, tetapi menggunakan istilah untuk konsep yang lebih luas atau sempit, sangat bergantung pada kecerdikan pencari, dan hubungan tambahan yang pengindeks basis data mungkin ditambahkan untuk menghubungkan indeks istilah bahasa alami. Untuk mengutip contoh kecil, yang dipilih secara acak dari tiga puluh New York Times artikel yang berhubungan dengan kenaikan harga, indeks harga, kenaikan upah dan gaji, atau (US) Pemerintah Federal pengeluaran anggaran dan kebijakan, hanya tujuh item termasuk istilah `inflasi ', namun semua akan berhubungan dengan pencarian pada topik inflasi.

Bab 16 Bahan Bacaan

1. Aitchison, J. and Gilchrist, A., Thesaurus construction: a practical manual, Aslib: London, 1972.
2. Aitchison, J. et al., Thesaurofacet: a thesaurus and faceted classification for engineering and related subjects, English Electric Company: Whetstone, Leicester, 1979.
3. American National Standards Institute, American national standard guidelines for thesaurus structure, construction and use. ANSI Z 39.19, 1974.
4. Askew, C., Thesaurus of consumer terms, Consumers' Association:
London, International Organization of Consumer Unions: The Hague,
1979.
5. British Standards Institution, British Standard 5723: 1979. Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri, BSI: London, 1979.
6. British Standards Institution, BSI Root thesaurus, 2 vols. BSI: Hemel Hempstead, 1981.
7. Construction Industry Thesaurus, 2nd edition, compiled by the CIT Agency at the Polytechnic of the South Bank under the direction of M.J. Roberts, Department of the Environment, Property Services Agency: London, 1976.
8. English Electric Co. Ltd., Thesaurofacet, English Electric Company: Whetstone, Leics, 1969.
9. Engineers' Joint Council, Thesaurus of engineering and scientific terms, Engineers' Joint Council: New York, 1967.
10. Foskett, D.J., `Thesaurus' in: Encyclopaedia of Library and Information Science, vol 30, Marcel Dekker: New York, 1981.
11. Gilbert, V., `A list of thesauri and subject headings held in the Aslib library', Aslib Proceedings, 31(6), 1979, 264-274.
12. Gilchrist, A., The thesaurus in retrieval, Aslib: London, 1971.
13. Haykin, D.J., Subject headings: a practical guide, Government Printing Office: Washington, DC, 1951.
14. INSPEC thesaurus 1983, Institution of Electricial Engineers: London, 1983.
15. International Road Research Documentation Thesaurus (IRRD). OECD: Paris, 1972.
16. International Standards Organisation, International Standard 2788. Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri, ISO: Geneva, 1974.
17. Lancaster, F.W., Vocabulary control for information retrieval, Informa¬tion Resources Press: Washington, DC, 1972,
18. Library of Congress, Subject Cataloguing Division, Library of Congress subject headings, 9th edition, Library of Congress: Washington, DC, 1980. (With quarterly supplements accumulated annually. Also available in microform with the entire list cumulated quarterly.)
19. MacCafferty, M., Thesauri and thesaurus construction, Aslib: London, 1977. (Aslib bibliography no 7)
20. Medical Subject Headings (MeSH), National Library of Medicine: Bethesda, MD, Annual update.
21. Sears' List of Subject Headings, 12th edition, editor B.M. Westby, H.W. Wilson: New York, 1982.
22. Soergel, D, Indexing language and thesaurus construction and maintenance, Melville Publishing Co.: Los Angeles, 1974.
23. Subject headings for engineering, Engineering Index Inc.: New York, 1972.
24. Swatridge, C., A list of subject. headings for school and other libraries, School Library Association: London, 1981.
25. Thesaurus of ERIC descriptors, 7th edition, Macmillan Information: New York, 1977.
26. Thesaurus of metallurgical terms, 5th edition, American Society for Metals: Ohio Metals Society, London, 1981.
27. Townley, H.M. and Gee, R.D., Thesaurus-making: grow your own wordstock, Deutsch: London, 1980.
28. Viet, J., Macrothesaurus for information processing in the field of economic and social development, OECD: Paris, 1978.

Kamis, 25 Maret 2010

Perpustakaan SDN Leuwibatu 02 dan 03 Bogor



Perpustakaan Departemen Agama


Evaluasi Bahan Rujukan: MIMS Official Drug Reference for Indonesian Medical Profession

Dalam tulisan ini, penulis mengambil satu sample bahan rujukan di Perpustakaan Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, disingkat Perpustakaan FKIK UIN Jakarta. Koleksi yang dimiliki Perpustakaan FKIK UIN Jakarta mencakup bidang kedokteran dan kesehatan dan koleksi penunjang lainnya yang berkaitan. Koleksi yang dihimpun berupa buku, majalah/jurnal, kliping kesehatan, modul, refrensi, laporan magang, skripsi, thesis, disertasi dan laporan hasil penelitian dosen. Sampai tahun 2009, koleksi Perpustakaan FKIK UIN Jakarta sebanyak 7233 eksemplar. Sample buku referensi yang diambil berjudul MIMS: Official Drug Reference for Indonesian Medical Profession. Untuk menilai atau mengevaluasi buku rujukan, dapat diperhatikan beberapa hal :

1. Deskripsi fisik
Chan, Wong Mei
MIMS: Official Drug Reference for Indonesian Medical Profession/Wong Mei Chan, Singapore: CMP Medica, 2006.
A6, 512 hlm.; 20 cm.

ISSN: 0300-4147

I. Obat I. Judul
II. CMP Medica



2. Analisis Ringkas MIMS

MIMS adalah indek special kesehatan yang ada di Indonesia. MIMS memberikan informasi mengenai obat-obatan, resep obat setiap bulan sejak diluncurkan pada tahun 1959 untuk para professional tenaga kesehatan. MIMS bukan hanya mendukung upaya peningkatan kualitas pelayanan kesehatan tetapi juga dalam segi keamanan pemberian obat. Dengan informasi produk yang akurat dan senantiasa diperbarui, buku ini diharapkan membantu dokter dan praktisi medis lainnya di Indonesia untuk memperoleh informasi obat secara praktis, tepat dan efisien. MIMS diterbitkan oleh CMP Medica; United Business Media dan dipublikasi secara independen yang disusun oleh tim editorial kesehatan, dan dijadikan sebagai sumber terpercaya. MIMS secara luas digunakan oleh profesional kesehatan khususnya dokter umum, apoteker dan perawat resep dan diterbitkan diberbagai negara dengan memakai berbagai nama disesuiakan oleh negara yang mempublikasikannya. Untuk mempermudah dan mempercepat para profesional kesehatan mengakses informasi MIMS dapat melalui web http://www.mims.com/ dan email: enquiry.sg@asia.cmpmedica.com

3. Cakupan pemakai (target audience)

Sebagian besar pengguna MIMS adalah para dokter, mahasiswa/dosen farmasi dan para peneliti kesehatan dan kedokteran. MIMS digunakan untuk bahan penelitian atau bahan pengajaran karena isi cakupan dalam MIMS bersifat teoritis. CMP Medica sebagai penerbit MIMS telah menerbitkan Drug Reference ini diberbagai negara dengan berbagai nama
Pengguna MIMS menyebar di seluruh dunia dengan menggunakan berbagai nama, diantaranya:
MIMS digunakan di negara Australia, Bangladesh, China, Hongkong, Korea, Indonesia, Malaysia, Myanmar, New Zealand, Philippines, Singapore, Sri Langka, Taiwan, Thailand, Vietnam.
CIMS di negara India
Gelbe Liste di negara Germany
Medex-Medasso, Hopitex di negara Belgium, Belanda
Pharmindex di negara Poland, Hungaria
Simposium Terapeutico di negara Portugal
Vademecum di negara Spayol
Vidal di negara France, Rusia dan Vietnam

4. Susunan entri (format)



Format entri MIMS disusun berdasarkan indeks. Dengan adanya indeks, pengguna dapat dengan mudah menemukan dan mencari informasi yang diinginkan. Oleh karena itu indeks didalam sebuah MIMS dilengkapi dengan nomor halaman yang menunjukkan dimana sebuah informasi dapat dibaca. Dan menunjukkan rujukan silang (cross references). Rujuk silang ini menyajikan informasi produk obat, dilengkapi dengan informasi pemberian obat pada ibu hamil (Indek Keamanan Kehamilan), dan anjuran pemberian obat menurut waktu makan (Anjuran Pre-dan Post-Prandial), yang bermanfaat untuk membantu para dokter dalam menjalankan profesinya sehari-hari.

5. Subjek

Subjek yang digunakan dalam MIMS adalah Obat, berdasarkan DDC 22.

6. Cakupan tahun

Sebagai indek kesehatan MIMS yang terbit sejak tahun 1970 selalu meng up date datanya sampai saat ini.

7. Bahasa

MIMS menggunakan bahasa Inggris. Penerbit melarang keras untuk mereproduksi dalam bahasa apapun tanpa seizin penerbit CMP Medica sebagai penanggungjawab.

8. Kemuthahiran


MIM selalu menjaga kemuthahiran informasi yang ada, misalnya MIMS: Edisi Bahasa Indonesia Volume 9 terbit tahun 2008

9. Kala terbit

MIMS Indonesia terbit 3 kali dalam setahun yakni di bulan Mei, Agustus dan Desember

10. Komentar/kritik/analisis ringkas
Untuk ukuran Perpustakaan yang baru merintis sejak tahun 2005 Perpustakaan FKIK UIN Jakarta, sudah cukup lumayan dalam mengoleksi bahan perpustakaan yang diantaranya adalah koleksi referens. Melihat data yang ada, buku referens di Perpustakaan FKIK UIN Jakarta tiap tahun koleksi referens nya bertambah.
Cuman yang harus lebih diperhatikan adalah dalam mengadakan buku berkala terbit, Perpustakaan FKIK UIN Jakarta belum memperhatikannya. Contohnya: untuk buku MIMS tahun terakhir yang dimiliki adalah tahun 2006, padahal MIMS Edisi Bahasa Indonesia telah terbit Volume 9 tahun 2008.

11. Contoh pertanyaan yang bisa dijawab oleh buku rujukan
Pelayanan pengguna di Perpustakaan FKIK UIN Jakarta menggunakan system terbuka dan system tertutup. Sistem terbuka yaitu pengguna bisa langsung ke rak dan mengambil sendiri buku yang dikehendaki sedangkan layanan tertutup yaitu pengguna meminjam dengan cara diambilkan oleh petugas perpustakaan. Layanan pengguna meliputi : (1) Pelayanan Sirkulasi dan (2) Pelayanan Referensi, dll. Disini penulis hanya membahas pelayanan referensi salah satunya MIMS.
Pelayanan Referensi adalah layanan berupa bantuan, petunjuk dan bimbingan untuk menemukan bahan informasi. Ilustrasi bantuan dari petugas layanan referensi ketika pengguna membutuhkan informasi:
• Ketika para dokter/mahasiswa/dosen/pengguna luar FKIK UIN Jakarta mencari MIMS, petugas referensi langsung menunjuk pada akses sumber yang diinginkan.
• Suatu ketika pengguna menanayakan tentang obat yang bermerek Ikadryl.
“Dimanakah saya dapat informasi tentang obat merek Ikadryl dan komponen yang ada didalamnya?”
Dengan cepat dan cerdas, petugas Perpustakaan menjawab: “Anda bisa mencari informasi tentang obat merek Ikadryl atau berbagai jenis obat di MIMS”
“Bagaimanakah cara membaca MIMS ini, dan bagaimana cara singkat mendapatkan informasi tentang Ikadryl?” (pengguna bertanya kembali)
“Mudah saja, mari kami bantu”, jawab petugas. Lalu petugas melanjutkan informasi:
Buka index yang ada dihalaman belakang, lalu cari “Ikadryl” di I (terletak di halaman 491). Lalu beberapa detik kemudian. Dihalaman 491 menyebutkan bahwa informasi tentang Ikadryl ada di halaman 106. Dihalaman 106 itu memberikan informasi tentang Ikadryl dengan beberapa kode cantuman informasi produk: (1) C untuk Komposisi obat, (2) I untuk dosis obat, (3) D untuk pengguna obat, (4) A untuk pembuat pabrik obat (5) SP untuk kadar reaksi obat, (6) AR untuk pengaruh samping obat, (7) P/P:Syr untuk harga obat tiap ukuran
Dan sumber informasi tentang Ikadryl atau obat merek lain dapat dilihat di US FDA Preg Cat. Singkatan dari US FDA Pregnancy Category (Pregnancy Safety Index (PSI) dan Cross-Reference to MIMS Annual Indonesia dan www.mims.com
Perlu dipahami di sini bahwa, petugas perpustakaan di Perpustakaan Kedokteran bukanlah seorang dokter ataupun tenaga medis tetapi seorang pustakawan terutama sekali petugas referensi harus mampu menjawab pertanyaan pengguna perpustakaan apalagi yang berkaitan dengan koleksi referensi yang dimiliki perpustakaan. Bila informasi yang diinginkan pengguna tidak ada dan koleksinyapun yang dimaksud tidak ada, maka petugas referensi merujuk ke perpustakaan lain. Dengan demikian perpustakaan dapat diandalkan bagi dokter/mahasiswa/dosen/pengguna perpustakaan luar UIN Jakarta dalam mencari bahan penelitian dengan akses lebih cepat, tepat dan bermanfaat.

Senin, 22 Maret 2010

Format Marc

FORMAT MARC


Judul Buku Yang Dipilih :

1. Buku Berjudul Writing Short Film, Karangan Pat Cooper and Ken Dancyger,
2. Quantum Teaching: Mempraktikkan Quantum Learning di Ruang-Ruang Kelas, Karangan Bobbi DePorter dkk





Bagian A :

Judul Buku : Writing Short Film
Pengarang : Pat Cooper and Ken Dancyger
Edisi : 3
Penerbit : Elsevier Focal Press
ISBN : 0-240-80588-7
Terbitan : USA
Tahun : 2005


1. Penjelasan Cantuman MARC Library of Congress Online Catalog: Writing The Short Film
Tengara Ruas/ Indikator/Subruas

010 RUAS NOMOR KENDALI LC (LCCN) (NR)
Indikator pertama = tidak dipakai
Indikator kedua = tidak dipakai
__ = indikator pertama dan kedua tidak dipakai
a 2004275545 = Kode subruas nomor kendali Library of Congress (NR)

020 RUAS ISBN (R)
Indikator pertama = tidak dipakai
Indikator kedua = tidak dipakai
__ = indikator pertama dan kedua tidak dipakai
a 0240805887 (acid-free paper) = kode subruas ISBN (NR)

040 RUAS SUMBER PENGKATALOGAN (NR)
Indikator pertama = tidak dipakai
Indikator kedua = tidak dipakai
__ = indikator pertama dan kedua tidak dipakai
a DLC = kode subruas nama badan pengkatalog asli (Original cataloging agency) (NR)
c DLC = kode subruas badan yang membuat salinan yang terbacakan mesin (Transcribing agency) (NR)
d DLC = kode subruas badan yang membuat perubahan (Modifying agency) (R)

050 RUAS NOMOR PANGGIL LIBRARY OF CONGRESS (R)
Indikator pertama= keberadaan dalam koleksi LC
Indikator kedua= sumber nomor panggil
0 = indikator pertama karya ada di LC
0 = indikator kedua dibuat oleh LC
a PN1996 = sub ruas Nomor kelas LC (R)
b .C814 2005 = sub ruas Kode buku / dokumen (NR)

082 RUAS NOMOR PANGGIL DDC (R)
Indikator pertama= tipe edisi
Indikator kedua= sumber nomor klasifikasi (source of classification number)
0= indikator pertama edisi lengkap
0 = indikator kedua dibuat oleh LC
a (808.2/3) = subruas Nomor DDC (R)
2 22 = Subruas edisi DDC 22 (NR)

100 RUAS ENTRI UTAMA—NAMA ORANG (NR)
Indikator pertama = jenis unsur entri nama orang
Indikator kedua = tidak dipakai
1= indikator pertama surname, nama belakang tunggal atau ganda yang penulisannya dibalik
_ = indikator kedua tidak dipakai
a Cooper, Patricia = kode subruas nama orang (NR)

245 RUAS PERNYATAAN JUDUL (NR)
Indikator pertama = entri tambahan judul
Indikator kedua = karakter yang tidak dijajarkan
1= indikator pertama dengan entri tambahan judul
0 = indikator kedua No nonfiling characters
a Writing Short Film : = kode subruas judul (NR)
c Pat Cooper and Ken Dancyger = sub ruas Pernyataan penanggungjawab (NR)

250 RUAS PERNYATAAN EDISI (NR)
_ = indikator pertama tidak dipakai
a 3rd ed = pernyataan edisi (NR)

260 RUAS RUAS PENERBITAN, DISTRIBUSI DSB, (IMPRESUM) (R)
Indikator pertama= urutan pernyataan penerbitan
Indikator kedua= tidak dipakai
_ = indikator pertama tidak bisa diaplikasikan/informasi tidaktersedia /penerbitan pertama
_= indikator kedua tidak dipakai
a Burlington, MA : = kode subruas tempat terbit, distribusi (R)
b Elsevier/Focal Press = kode subruas nama penerbit, pengedar (R)
c c2005. = kode sub ruas tahun terbit, distribusi (R)

300 RUAS DESKRIPSI FISIK (R)
Indikator pertama = tidak dipakai
Indikator kedua = tidak dipakai
__ = indikator pertama dan kedua tidak dipakai
a ix, 359 p. : = kode subruas ukuran bahan pustaka (R)
c 23. = kode subruas dimensi (R)

504 CATATAN BIBLIOGRAFI, dll (R)
Indikator pertama = tidak dipakai
Indikator kedua = tidak dipakai
__ = indikator pertama dan kedua tidak dipakai
a Includes bibliographical references and index. = kode subruas catatan bibliografi, dsb (NR)

650 ENTRI TAMBAHAN SUBYEK – TOPIK (R)
Indikator pertama = level subyek
Indikator kedua= tesaurus
_= indikator petama tidak dipakai
0 = indikator kedua LCSH
a Short Films = kode subruas tajuk topik atau unsur entri nama geografis (NR)
x Authorship = kode subruas subdivisi umum (R)

700 ENTRI TAMBAHAN—NAMA ORANG (R)
Indikator pertama = Jenis unsur entri nama orang
Indikator kedua = jenis entri tambahan
1= indikator pertama surname, nama belakang tunggal atau ganda yang penulisannya dibalik.
_ = indikator kedua informasi tidak tersedia
a Dancyger, Ken. = kode subruas nama orang (NR)

856 AKSES DAN LOKASI ELEKTRONIK (R)
Indikator pertama = metode akses
Indikator kedua = keterkaitan
4 = indikator pertama HTTP
1 = indikator kedua versi sumber
2 = indicator kedua sumber terkait
3 Table of contents = kode subruas Materials specified (spesifikasi bahan) (NR)
u http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-d.html = kode subruas Uniform Resource Identifier(pengindentifikasi sumber seragam) (R)


• Library of Congress Online Catalog (Brief Record): Writing The Short Film
The Library of Congress
>> Go to Library of Congress Authorities

Writing the short film / Pat Cooper and Ken Dancyger.

Relevance:

LC Control No.: 2004275545
LCCN Permalink: http://lccn.loc.gov/2004275545

000 01120cam a2200277 a 450
001 13797961
005 20060722202401.0
008 041123s2005 mau b 001 0 eng
906 __ a 7 b cbc c origcop d 2 e ncip f 20 g y-gencatlg
925 0_ a acquire b 2 shelf copies x policy default
955 __ a pv06 2004-11-23 z-processor to HLCD c lg27 2004-12-20, telework d lg22 2005-01-31 e ld11 2005-03-04 to Dewey a aa25 2005-03-17
010 __ a 2004275545
020 __ a 0240805887 (acid-free paper)
040 __ a DLC c DLC d DLC
050 00 a PN1996 b .C814 2005
082 00 a 808.2/3 2 22
100 1_ a Cooper, Patricia.
245 10 a Writing the short film / c Pat Cooper and Ken Dancyger.
250 __ a 3rd ed.
260 __ a Burlington, MA : b Elsevier/Focal Press, c c2005.
300 __ a ix, 359 p. ; c 23 cm.
504 __ a Includes bibliographical references and index.
650 _0 a Short films x Authorship.
700 1_ a Dancyger, Ken.
856 42 3 Publisher description u http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-d.html
856 41 3 Table of contents only u http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-t.html


Library of Congress Online Catalog (Full Record): Writing The Short Film
The Library of Congress
>> Go to Library of Congress Authorities

DATABASE: Library of Congress Online Catalog
YOU SEARCHED: Title Keyword = writing the short film
SEARCH RESULTS: Displaying 1 of 21.


Writing the short film / Pat Cooper and Ken Dancyger.

Relevance:

LC Control No.: 2004275545
LCCN Permalink: http://lccn.loc.gov/2004275545

Type of Material: Book (Print, Microform, Electronic, etc.)
Personal Name: Cooper, Patricia.

Main Title: Writing the short film / Pat Cooper and Ken Dancyger.
Edition Information: 3rd ed.
Published/Created: Burlington, MA : Elsevier/Focal Press, c2005.
Related Names: Dancyger, Ken.

Description: ix, 359 p. ; 23 cm.
ISBN: 0240805887 (acid-free paper)
Notes: Includes bibliographical references and index.
Subjects: Short films --Authorship.

LC Classification: PN1996 .C814 2005
Dewey Class No.: 808.2/3 22
Electronic File Information: Publisher description http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-d.html
Table of contents only http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-t.html
Links: Publisher description


Library of Congress Online Catalog (Marc Tags): Writing The Short Film

The Library of Congress
>> Go to Library of Congress Authorities


Writing the short film / Pat Cooper and Ken Dancyger.

Relevance:

LC Control No.: 2004275545
LCCN Permalink: http://lccn.loc.gov/2004275545

000 01120cam a2200277 a 450
001 13797961
005 20060722202401.0
008 041123s2005 mau b 001 0 eng
906 __ a 7 b cbc c origcop d 2 e ncip f 20 g y-gencatlg
925 0_ a acquire b 2 shelf copies x policy default
955 __ a pv06 2004-11-23 z-processor to HLCD c lg27 2004-12-20, telework d lg22 2005-01-31 e ld11 2005-03-04 to Dewey a aa25 2005-03-17
010 __ a 2004275545
020 __ a 0240805887 (acid-free paper)
040 __ a DLC c DLC d DLC
050 00 a PN1996 b .C814 2005
082 00 a 808.2/3 2 22
100 1_ a Cooper, Patricia.
245 10 a Writing the short film / c Pat Cooper and Ken Dancyger.
250 __ a 3rd ed.
260 __ a Burlington, MA : b Elsevier/Focal Press, c c2005.
300 __ a ix, 359 p. ; c 23 cm.
504 __ a Includes bibliographical references and index.
650 _0 a Short films x Authorship.
700 1_ a Dancyger, Ken.
856 42 3 Publisher description u http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-d.html
856 41 3 Table of contents only u http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-t.html


2. Cantuman Catalog Online Concordia University College of Alberta Library

Concordia University College of Alberta Library

record 1 of 1 for search Any field "Writing the short film /"

Writing the short film
000: : am a0c
001: : 3891990
003: : LTSCA
005: : 20070425071321.0
008: : 041123s2005 mau b 001 0 eng
010: : 2004275545
020: : 0240805887 (acid-free paper)
020: : 9780240805887 (acid-free paper)
035: : ocm57676748
040: : DLCbengcDLCdNOCdBAKERdIXAdBTCTAdYDXCPdAEU
049: : UABA
050: 00 : PN1996b.C814 2005
082: 00 : 808.2/3222
090: : PN 1996 C814 2005bAEU
100: 1 : Cooper, Patricia.?UNAUTHORIZED
245: 10 : Writing the short film /cPat Cooper and Ken Dancyger.
250: : 3rd ed.
260: : Burlington, MA :bElsevier/Focal Press,cc2005.
300: : ix, 359 p. ;c23 cm.
504: : Includes bibliographical references and index.
596: : 43
650: 0 : Short filmsxAuthorship.
700: 1 : Dancyger, Ken.?UNAUTHORIZED
856: 42 : 3Publisher descriptionuhttp://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-d.html
856: 41 : 3Table of contents onlyuhttp://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-t.html
949: : hUAHS-Bi0162023809187
994: : C0bUAB

Penjelasan Cantuman Catalog Online Concordia University College of Alberta Library

Tengara Ruas/ Indikator/Subruas

010 RUAS NOMOR KENDALI LC (LCCN) (NR)
2004275545 = Kode subruas nomor kendali Library of Congress (NR)

020 RUAS ISBN (R)
0240805887 (acid-free paper) = kode subruas ISBN (NR)
9780240805887 (acid-free paper) = pengulangan kode subruas ISBN
035 RUAS NOMOR KENDALI DARI SISTEM LAIN ( R )
Ocm57676748 = Nomor kode kendali system lain (NR)

040 RUAS SUMBER PENGKATALOGAN (NR)
DLCbeng = kode subruas nama badan pengkatalog asli (Original cataloging agency) (NR)
c DLC = kode subruas badan yang membuat salinan yang terbacakan mesin (Transcribing agency) (NR)
dNOCdBAKERdIXAdBTCTA dDXCP dYDXCP dAEU = kode subruas badan yang membuat perubahan (Modifying agency) (R)

049 PENJELASAN TIDAK ADA DALAM INDOMARC

050 RUAS NOMOR PANGGIL LIBRARY OF CONGRESS (R)
Indikator pertama= keberadaan dalam koleksi LC
Indikator kedua= sumber nomor panggil
0 = indikator pertama karya ada di LC
0 = indikator kedua dibuat oleh LC
PN1996 = sub ruas Nomor kelas LC (R)
b .C814 2005 = sub ruas Kode buku / dokumen (NR)

082 RUAS NOMOR PANGGIL DDC (R)
Indikator pertama= tipe edisi
Indikator kedua= sumber nomor klasifikasi (source of classification number)
0= indikator pertama edisi lengkap
0 = indikator kedua dibuat oleh LC
808.2/3 = subruas Nomor DDC (R)
2 22 = Subruas edisi DDC 22 (NR)

090 PENJELASAN TIDAK ADA DALAM INDOMARC

100 RUAS ENTRI UTAMA—NAMA ORANG (NR)
Indikator pertama = jenis unsur entri nama orang
Indikator kedua = tidak dipakai
1= indikator pertama surname, nama belakang tunggal atau ganda yang penulisannya dibalik
Cooper, Patricia = kode subruas nama orang (NR)
?UNAUTHORIZED = Tambahan pada nama

245 RUAS PERNYATAAN JUDUL (NR)
1= indikator pertama dengan entri tambahan judul
0 = indikator kedua No nonfiling characters
Writing Short Film : = kode subruas judul (NR)
c Pat Cooper and Ken Dancyger = sub ruas Pernyataan penanggungjawab (NR)

250 RUAS PERNYATAAN EDISI (NR)
3rd ed = pernyataan edisi (NR)

260 RUAS RUAS PENERBITAN, DISTRIBUSI DSB, (IMPRESUM) (R)
Burlington, MA : = kode subruas tempat terbit, distribusi (R)
b Elsevier/Focal Press = kode subruas nama penerbit, pengedar (R)
c c2005. = kode sub ruas tahun terbit, distribusi (R)

300 RUAS DESKRIPSI FISIK (R)
ix, 359 p. : = kode subruas ukuran bahan pustaka (R)
c 23. = kode subruas dimensi (R)

504 CATATAN BIBLIOGRAFI, dll (R)
Includes bibliographical references and index. = kode subruas catatan bibliografi, dsb (NR)
596 PENJELASAN TIDAK ADA DALAM INDOMARC

650 ENTRI TAMBAHAN SUBYEK – TOPIK (R)
0 = indikator kedua LCSH
Short Films = kode subruas tajuk topik atau unsur entri nama geografis (NR)
x Authorship = kode subruas subdivisi umum (R)

700 ENTRI TAMBAHAN—NAMA ORANG (R)
1= indikator pertama surname, nama belakang tunggal atau ganda yang penulisannya dibalik.
Dancyger, Ken. = kode subruas nama orang (NR)
?UNAUTHORIZED = Tambahan pada nama

856 AKSES DAN LOKASI ELEKTRONIK ®
Indikator pertama = metode akses
Indikator kedua = keterkaitan
4 = ndicator pertama HTTP
1 = ndicator kedua versi sumber
2 = indicator kedua sumber terkait
3 Table of contents = kode subruas Materials specified (spesifikasi bahan) (NR)
u http://www.loc.gov/catdir/enhancements/fy0620/2004275545-d.html = kode subruas Uniform Resource Identifier(pengindentifikasi sumber seragam) ®


3. Catalog Online Perpustakaan Universitas Indonesia

Penulis dalam mengerjakan tugas ini, dalam menelusur buku secara manual yakni ke jajaran rak buku di Perpustakaan FIB UI. Setelah fisik buku, dikopi baik vesto dan rectonya lalu menuju ke Catalog Online yang tersedia di Perpustakaan. Judul buku yang penulis pilih ternyata tidak terdapat pada Catalog Online Perpustakaan Universitas Indonesia. Mungkin ini disebabkan petugas perpustakaan belum memasukkkan judul buku Witing the Short Film ke dalam entry data catalog. Dan penulis ambil contoh catalog judul buku lain, dengan tujuan menggambarkan cantuman bibliografi Catalog Online di Perpustakaan Universitas Indonesia.
Dapat dijelaskan bahwa cantuman bibliografi di Catalog Online Perpustakaan Universitas Indonesia tidak terdapat cantuman Marc tetapi tercantum 8 daerah diskripsi bibliografi. Berdasarkan urutan cantuman yang ada dalam Catalog Online Perpustakaan Universitas Indonesia dapat digambaran sebagai berikut: Nomor panggil buku berdasarkan klasifikasi buku, Judul buku, Pengarang buku, Penerbit buku, ISBN buku, Deskripsi fisik buku, Catatan seri/Catatan umum dan Subjek buku.


Perbedaan dan Persaaman dari kedua cantuman di atas:

• Persamaan

Cantuman kedua OPAC diatas, Online Catalog Concordia University College of Alberta Library dan Library on Congress Online Catalog baik ruas, tengara yang terdiri dari 3 digit, dan indikatornya sama.

Perbedaan
1. Cantuman TAG (tegara) dalam untuk buku tersebut di Online Catalog Concordia University College of Alberta Library lebih simple daripada di Library on Congress Online Catalog
2. Di Online Catalog Concordia University College of Alberta Library ditampilkan fisik buku sedangkan di Library on Congress Online Catalog tidak
3. Tengara 049 yang terdapat di Online Catalog Concordia University College of Alberta Library, tidak terdapat penjelasan dari INDOMARC



Bagian B
Judul Buku : Quantum Teaching; Mempraktikkan Quantum Learning di Ruang-Ruang Kelas
Pengarang : Bobbi Deporter, Mark Reardon, Sarah Singer,
Edisi : 3
Penerbit : Kaifa
ISBN : 979-9452-05 6
Terbitan : Bandung
Tahun : 2008


Penjelasan Cantuman MARC Perpustakaan Nasional: Quantum Teaching; Mempraktikkan Quantum Learning di Ruang-Ruang Kelas
040 # # $a JKPNPNA
RUAS SUMBER PENGKATALOGAN (NR)
Indikator pertama = tidak dipakai
Indikator kedua = tidak dipakai
# = indikator pertama tidak dipakai
# = indikator kedua tidak dipakai
$a JKPNPNA = kode subruas nama badan pengkalalog asli (NR)

082 0 4 $a 371.3 $2 [20]
RUAS NOMOR PANGGIL DESIMAL DEWEY (DDC) (R)
0 = indikator pertama edisi lengkap
4 = indikator kedua dibuat oleh badan diluar LC
$a 371.32 = kode subruas nomor DDC (R)
$2 [20] = kode subruas edisi DDC (NR)

090 # # $a 371.3 POR q
RUAS NOMOR PANGGIL LOKAL [OBSOLETE (TIDAK DIPAKAI LAGI)]
Indikator pertama dan kedua tidak dipakai
# = indikator pertama tidak dipakai
# = indikator kedua tidak dipakai
$a 371.3 POR q = kode subruas nomor klas lokal (local class number)

100 1 # $a PORTER, Bobbi de
RUAS ENTRI UTAMA – NAMA ORANG (NR)
Indikator pertama = jenis unsur entri nama orang
Indikator kedua = tidak dipakai
0= indikator pertama nama depan
# = indikator kedua tidak dipakai
$a PORTER, Bobbi de = kode subruas nama orang (NR)

245 1 0 $a Quantum teaching : $b mempraktikkan quantum learning di ruang-ruang kelas/ $c Bobbi de Porter, Mark Readon, Sarah Singer - Nourie; penerjemah, Ary Nilandari
RUAS PERNYATAAN JUDUL (NR)
Indikator pertama = entri tambahan judul
Indikator kedua = karakter yang tidak dijajarkan
1= indikator pertama dengan entri tambahan
0= indikator kedua karakter yang tidak dijajarkan
$a Quantum Teaching : kode subruas judul (NR)
$b mempraktikkan quantum learning di ruang-ruang kelas = kode subruas sisa judul / anak judul (NR)
$c Bobbi de Porter, Mark Readon, Sarah Singer - Nouri = kode subruas pernyataan penanggungjawab (NR)

260 # # $a Bandung : $b Kaifa, $c 2008
RUAS PENERBITAN, DISTRIBUSI, DSB (IMPRESUM) (R)
Indikator pertama = urutan pernyataan penerbitan
Indikator kedua = tidak dipakai
# = indikator pertama tidak bisa diaplikasikan/informasi tidaktersedia/penerbitan pertama
# = indikator kedua tidak dipakai
$a Bandung : = kode subruas tempat terbit, distribusi (R)
$b Kaifa, = kode subruas nama penerbit, pengedar (R)
$c 2008 = kode subruas tahun terbit, distribusi (R)

300 # # $a xviii, 229 hlm. : $b ilus. ; $c 27 cm.
RUAS DESKRIPSI FISIK (R)
Indikator pertama = tidak dipakai
Indikator kedua = tidak dipakai
# = indikator pertama tidak dipakai
# = indikator kedua tidak dipakai
$a xviii, 229 hlm. ; = kode subruas ukuran bahan pustaka (R)
$c 27 cm. = kode ruas dimensi (R)

650 # 4 $a Mengajar
RUAS ENTRI TAMBAHAN SUBYEK – TOPIK (R)
Indikator pertama= level subyek
Indikator kedua= tesaurus
# = indikator pertama tidak dipakai
4 = indikator kedua sumber yang tidak disebutkan
$a Mengajar =kode subruas tajuk topik (NR)

035 0010-35557860
RUAS NOMOR KENDALI DARI SISTEM LAIN (R)
Di perpustakaan Nasional RI, ruas 035 menampilkan nomor kendali yang diberikan otomatis oleh sistem VIRTUA pada setiap pertambahan cantuman dalam pangkalan data.
Indikator pertama dan kedua = kosong (blank)
0010-35557860 (subruas tidak diberi identitas kode subruas)

(recto)



















(vesto)






Sabtu, 13 Maret 2010

Pembenahan Sistem Kearsipan (Management Record)


A. Latar Belakang


Arsip adalah salah satu sumber informasi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi dan manajemen. Membicarakan arsip sebagai sumber informasi (baik itu untuk kepentingan pengambilan keputusan, pembuktian, fiskal, layanan publik, dll) sesungguhnya membicarakan informasi yang mengendap pada suatu media baik kertas maupun non-kertas yang belum atau tidak dipublikasikan (unpublished recorded information) dan sekaligus membicarakan records management.
Seorang Pakar kearsipan menyebutkan bahwa manajemen kearsipan atau records management pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan arsip (records utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip inaktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal) dan penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage) (Wallace, 1992-.2-8)
Setiap tahapan di dalam daur hidup arsip merupakan sub sistem dari sistem secara keseluruhan. Setiap subsistem saling berhubungan dan berpengaruh terhadap subsistem selanjutnya. Tahap penciptaan sangat berpengaruh terhadap tahap penggunaan arsip, tahap pemeliharaan akan berpengaruh terhadap tahap penyusutan. Oleh karena itu, keseluruhan tahap daur hidup arsip harus dikelola dalam perspektif kesisteman yang lazim disebut manajemen kearsipan, yang hakikatnya terdiri dari records management (manajemen arsip dinamis) dan archives management (manajemen arsip statis). Dengan kemajuan teknologi informasi membawa pengaruh yang cukup kuat dalam manajemen kearsipan, yang kemudian pada tahun 1980-an berkembang sebuah pendekatan baru yang disebut Records Continuum Model.
Oleh karena tiap-tiap instansi mempunyai kekhasan fungsi dan tugasnya maka Records Management yang diterapkan harus memperhatikan aspek fungsi dan substansi informasi yang terkandung dalam arsip. Atau dengan kata lain, records management sebagai suatu sistem harus menyesuaikan lingkup, struktur, dan volume kegiatan instansi atau organisasi.
Setidak-tidaknya terdapat empat alasan pokok mengapa Manajemen Kearsipan sangat diperlukan, yakni pertama, sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja (Sauki, 1999: 6).
Dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Oleh karena itu dalam tulisan ini mengambil contoh Pembenahan Kearsipan di Perguruan Tinggi Islam. Tulisan ini mengambil contoh UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Sejak berdirinya sampai saat ini system kearsipan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta masih mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan yang diterbitkan oleh Departemen Agama RI tahun 2007 yang ditetapkan berdasarkan Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2005 menyatakan bahwa Arsip UIN menjadi wewenang tanggung jawab dan kewajiban Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan untuk lingkungan UIN. Disini dijelaskan bahwa unit pengolah arsip masih bersifat desentralisasi, pada Fakultas, Program Pascasarjana, Lembaga, Biro-Biro dan UPT (Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan Budaya). Dan yang bertanggungjawab adalah Dekan pada Fakultas, Direktur pada Program Pascasarjana, Kepala Biro pada Biro-Biro yang ada di UIN dan Kepala Pusat pada Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan Budaya.
Melihat fenomena di atas tergambar bahwa arsip di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta belum tertata sebagaimana di tuangkan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dimana perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi. Bagaimanakah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta akan menjadi jendela keunggulan akademis Islam Indonesia (window of academic exellence of Islam in Indonesia) dan sebagai barometer perkembangan pembelajaran, penelitian bila system manajemen kearsipannya belum tertata? Dan bagaimanakah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta akan melaksanakan visi dan misinya bila kualitas ketersediaan dan keautentikkan arsip belum tertata berdasarkan standar yang ada.
Berdasarkan latar belakang di atas dan merujuk Undang-Undang Tentang Kearsipan yang terbaru yakni tahun 2009, dimana dalam pasal 27 menyatakan bahwa Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi yang mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari (a) satuan kerja dilingkungan perguruan tinggi; dan (b) civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi. Maka diperlukan sadar arsip dan pembenahan arsip dilingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

B. Tujuan Proposal

Tujuan proposal ini adalah membangun kesadaran mengelola arsip dilingkungan Perguruan Tinggi, sebagai suatu rekaman informasi (recorded information) dan perlu upaya pengelolaan arsip mulai dari penciptaan hingga masa akhir dari pemanfaatan informasi tersebut. Proposal ini didukung teori dari beberapa referensi sumber yang diperoleh dari internet, buku, maupun jurnal. Dan dalam pembahasannya, penulis mengacu pada Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan.

C. Sejarah Singkat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta


Sejarah pendirian UIN Syarif Hidayatullah Jakarta merupakan mata rantai sejarah perkembangan perguruan tinggi Islam Indonesia dalam menjawab kebutuhan pendidikan tinggi Islam modern yang dimulai jauh sebelum Indonesia merdeka. Sekarang sudah setengah abad UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah menjalankan mandatnya sebagai institusi pembelajaran dan transmisi ilmu pengetahuan, institusi riset yang mendukung proses pembangunan bangsa, dan sebagai institusi pengabdian masyarakat yang menyumbangkan program-program peningkatan kesejahteraan sosial. Selama setengah abad itu pula, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta telah melewati beberapa periode sejarah hingga saat ini telah menjadi salah satu universitas Islam terkemuka di Indonesia. Secara singkat sejarah UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dimulai dari periode perintisan, periode fakultas IAIN al-Jami’ah, periode IAIN Syarif Hidayatullah, dan periode UIN Syarif Hidayatullah.
Sebagai bentuk UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sejak tahun akademik 2002/2003 menetapkan 11 fakultas dan Sekolah Pascasarjana. Fakultas-fakultas tersebut adalah (1) Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan, (2) Fakultas Adab dan Humaniora, (3) Fakultas Ushuluddin dan Filsafat, (4) Fakultas Syari’ah dan Hukum, (5) Fakultas Dakwah dan Komunikasi, (6) Fakultas Dirasat Islamiyah, (7) Fakultas Psikologi, (8) Fakultas Ekonomi dan Ilmu Sosial, (9) Fakultas Sains dan Teknologi, (10) Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan. Dan hingga tahun 2008 telah melaksanakan wisuda ke-72 UIN Syarif dengan menghasilkan alumni sebanyak 36.099 orang, terdiri atas 19.174 Sarjana Strata Satu (S1), 1.273 Sarjana Magister (S2), dan 426 Sarjana Doktor (S3).
Dalam rangka pengembangan, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta melakukan pula upaya kerjasama dengan Islamic Development Bank (IDB) sebagai penyandang dana pembangunan kampus yang modern; McGill University melalui Canadian Internasional Development Agencis (CIDA); Leiden University (INIS); Universitas Al-Azhar (Kairo); King Saud University (Riyadh); Universitas Indonesia; Institut Pertanian Bogor (IPB); Ohio University; Lembaga Indonesia Amerika (LIA); Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), Bank BNI; Bank Mu’amalat Indonesia (BMI); Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) dan Program Studi Manajemen & Akuntansi dan universitas-universitas serta lembaga-lembaga lainnya.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 414 Tahun 2002, Susunan Organisasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai berikut: (1) Dewan Penyantun, (2) Rektor dan Pembantu Rektor, (3) Senat Universitas, (4) Fakultas, (5) Sekolah Pascasarjana, (6) Lembaga Penelitian, (7) Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat, (8) Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, (9) Biro Perencanaan, Keuangan, dan Sistem Informasi, (10) Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian, (11) Unit Pelaksana Teknis: Perpustakaan Utama dan Pusat Bahasa.

D. Visi dan Misi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Visi :


Menjadikan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sebagai lembaga pendidikan tinggi terkemuka dalam mengintegrasikan aspek keilmuan, keislaman dan keindonesiaan.

Misi :1. Menghasilkan sarjana yang memiliki keunggulan kompetitif dalam persaingan global;
2. Melakukan reintegrasi epistimologi keilmuan;
3. Memberikan landasan moral terhadap pengembangan iptek dan melakukan pencerahan dalam pembinaan imtaq;
4. Mengembangkan keilmuan melalui kegiatan penelitian;
5. Memberikan kontribusi terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat.
6. Mengembangkan sumber daya pustakawan dan bahan bacaan agar menjadi alternatif perpuastakaan yang representatif.
7. Mengelola sumber informasi dan bahan-bahan bacaan berbasis komputer.
8. Melakukan kerjasama antar perpustakaan.

E. Tujuan dan Sasaran Kebijakan Record Management
Tujuan :


1. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
2. Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya

Sasaran :

• Terciptanya kegiatan universitas yang efektif, pelaksanaan administrasi yang fleksibel dan terintegrasi dalam perencanaan, penganggaran, pemantauan yang dikelola secara efisien dan tepat waktu

F. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Dengan telah disahkannya Rancangan Undang-Undang kearsipan menjadi Undang Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009, maka dunia kearsipan Indonesia harus bersiap diri untuk menyongsong berlakunya Undang Undang Kearsipan yang baru tersebut. Undang-Undang ini menyempurnakan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 yang hanya terdiri dari 4 Bab dan 13. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 terdiri dari 11 Bab, 92 pasal dan beberapa definisi baru ditambahkan di dalamnya terutama berkaitan dengan pemanfaatnan teknologi informasi dalam membangun sebuah sistem kearsipan di Indonesia. Pengenaan sanksi yang berat bagi pelanggar pengelolaan arsip juga membuat Undang-Undang ini lebih memiliki kekuatan hukum dibandingkan dengan UU sebelumnya. Dan ada satu hal yang menarik bagi pengelola arsip perguruan tinggi yakni ada pengakuan pemerintah mengenai bentuk lembaga kearsipan bernama Arsip Universitas atau University Archive.

G. Kegiatan Pembenahan Arsip



Rekaman informasi sebuah lembaga dapat dilihat dari keberadaan arsipnya. Sebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip akan lahir apabila ada aktivitas di dalam lembaga. Dengan demikian, arsip akan menjadi bukti dokumenter atau sebagai alat pengingat sekaligus pengawas berbagai kegiatan lembaga yang bersangkutan. Untuk itu diperlukan pembenahan arsip diantaranya adalah:
1. Sarana dan Prasarana Kearsipan
Di era informasi sarana dan prasarana kearsipan disesuaikan dengan standar dan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Sarana dan prasarana diperuntukan sebagai penunjang kegiatan pengarsipan pada UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
a) Pengadaan Sarana dan prasarana kearsipan
No Alat
1 Rak Arsip
2 Filling Cabinet
3 Roll 0' Pack
4 Boks Arsip
5 Folder
6 Sekat
7 Label Boks
8 Blanko Pertelaan
9 Kartu disposisi
10 Kartu kendali masuk
11 Kartu kendali keluar
12 Pengadaan buku Jadual Retensi Arsip
13 Pengadaan buku Tata Kearsipan
14 Mesin penghancur kertas
15 Masker
16 Kapur barus
17 Silica gel
18 Komputer
19 Air Conditioner
20 Exhaust Fan
21 Tabung pemadam kebakaran
22 Kursi plastik kecil


b) Pengadaan database informasi kearsipan meliputi pengadaan 4 unit komputer, 4 unit scanner, 1 unit server, 1 unit perangkat jaringan, 4 unit meja komputer, 1 unit rak server, 4 unit kabel switch, dan 1 paket aplikasi. Satu paket pembangunan Database Informasi Kearsipan ini bertujuan untuk menyediakan sarana pengolahan arsip yang berbasis teknologi informasi sebagai sarana penunjang kearsipan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Dalam membangun Data Base Informasi Kearsipan harus memperhatikan fitur-fitur dalam software yang dipih, diantaranya adalah:

1) Document Capture EDMS harus mendukung perpindahan isi dokumen digital dan konversi dokumen tercetak ke dalam dokumen image.

2) Document Management. Sistem harus mampu mengelola berbagai dokumen digital, termasuk beragam format image, teks dan dokumen campuran, file elektronik dan format digital audio / video. Pemakai harus dapat mengindeks dan mengkatagorikan dokumen dan tempat penyimpanan dokumen harus dirujuk. Selain itu sistem juga harus dapat melacak akses dokumen dan aktivitas temu kembali dokumen.

3) Document Storage. Sistem harus dapat mendukung pengarsipan dokumen ke dalam beragam media storage : on-line, near-on-line dan off line, termasuk format digital seperti optical disk, CD-ROM, tape dan magnetic disk sebagaimana dalam format analog, seperti microfich dan kertas. Sistem harus menjamin penggunaan media untuk dokument storage, mendukung lokasi dokumen storage baik secara tersendiri maupun bersama-sama, pemindahan dokumen diantara media storage sebagaimana yang dibutuhkan dalam retensi daur hidup dokumen dan menampilkan permintaan temu kembali dari sistem pemakai.
4) Document Access. Sistem harus menampilkan kesatuan paradigma penelusuran dan temu kembali, dimana dokumen dapat diakses, ditemukan kembali dan dilihat secara konsisten dengan menggunakan model tanpa memperhatikan isi data dan lokasi penyimpanan.

5) Document Retrieval. Sistem harus dapat memberikan dokumen tertentu pada desktop dan mencakup fungsi untuk manipulasi dokumen secara personal, seperti anotasi, penggandaan dan pencetakan.

6) Document Exchange. Sistem harus menyediakan akses bagi aplikasi lainnya, agar dokumen dapat diekstrak, diisi dengan format file standar dan dijalankan untuk mendukung tujuan institusi.

7) Document Output. Sistem harus mendukung kecepatan yang tinggi pada sejumlah dokumen tercetak, publikasi koleksi dokumen ke dalam format CD dan mengekspor dokumen untuk digunakan oleh aplikasi lainnya.

2. Membuat Program Arsip Elektronik

Arsip Elektronik adalah arsip diciptakan, digunakan dan dipelihara sebagai bukti transaksi aktifitas dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan system computer. Pengelolaan arsip elektronik perlu dibuat ini sebagai salah satu layanan informasi yang menggunakan teknologi informasi untuk mempermudah pengguna menggakses informasi melalui internet dan intranet yang disediakan di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Pengelolaan arsip dinamis

Arsip dinamis menurut Basir Barthos dibedakan atas :
a) Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
b) Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi syarat, diantaranya adalah andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteriaSelain itu ada pemisahan antara arsip vital dan arsip biasa. Contoh arsip vital antara lain akte pendirian isntitusi, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerjasama serta persetujuan. . Untuk mendukung pengelolaan arsip vital perlu dibuat program yang sistematis mulai dari pencipta arsip, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

4. Pengolahan Arsip Statis
Program pengelolaan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan, diantaranya adalah:
a) Pengolahan arsip
b) Penyimpanan arsip
c) Perawatan arsip
d) Reproduksi dan Alih media arsip

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berkewajiban untuk menyelamatkan arsip statis institusi sebagai bahan pertanggungjawaban sebagai asset univesitas dan penyelamatan Arsip Statis dapat dilaksanakan melalui (1) menerima penyerahan arsip dari unit-unit dilingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dan (2) penyelamatan/akuisisi arsip ke lembaga kearsipan yakni Kantor Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) disesuaikan dengan prosedur yang berlaku.

5. Penyusutan Arsip

Prosedur dan teknik penyusutan arsip secara garis besar dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Nilai Guna Arsip, ini berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip RI Nomor SE/01/1981 Tentang Penanganan Arsip Inaktip Sebagai Pelaksana Ketentuan Peralian Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip Penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) baik yang berupa pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain:
a) Pelaksanaan penyusutan dilaksanakan setelah retensi berakhir
b) Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
c) Pemusnahan arsip harus dilaksanakan secara total baik fisik maupun informasinya
d) Penyusutan dalam bentuk apapun harus dibuat daftar arsipnya.

6. Pengadaan Tenaga Arsiparis
Unit kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan harus dipimpin oleh sumber daya manusia yang profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Pengembangan sumber daya manusia terdiri atas arsiparis dan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang kearsipan. Dengan keahlian yang dimilikinya seorang arsiparis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip yang dikelolanya.
Syarat-syarat untuk menjadi petugas kearsipan yang baik adalah :
b. Mampu mengkonsep surat dan naskah dengan menggunakan bahasa yang baik dan benar, dalam bentuk standar yang ditentukan dan diberlakukan sebagai pedoman korespondensi dan tata naskah didalam organisasi.
c. Mampu melakukan pengetikan surat dan naskah dengan cepat dan benar.
d. Mampu menggandakan arsip dengan jelas, rapi, bersih, dan cepat.
e. Mampu melakukan pencatatan dengan cepat dan baik, setiap surat ataupun naskah yang dibuat, dikirim, diterima, dipinjam, disimpan dan disusutkan pada buku ataupun kartu yang disediakan.
f. Mampu mengklasifikasikan surat-surat dan naskah-naskah lain yang akan dikirim di lingkungan internal dan eksternal organisasi dengan cepat dan tepat.
g. Mampu menyimpan arsip secara sistematis yaitu sesuai kelompok klasifikasi dan berurutan secara numerik atau kronologis, mampu memelihara dan mengamankan arsip secara tertib dan berkelanjutan, dan mampu melakukan penyusutan dengan tepat, benar dan tertib.


Daftar PustakaAny Think. 2009. Makalah Kearsipan. http://sunrisedpg.blogspot.com/2009/02/makalah-tentang-kearsipan.html, , diakses tanggal 7 Maret 2010
Barthos, Basir. 1989. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara
Departemen Agama. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama RI
Kantor Arsip Daerah. 1999. ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo. Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah.
Praktikto, Gigih Herman. 2007. Pengertian Arsip dan Fungsi Arsip Vital. http://aagigih.blogspot.com/2007/06/arsip-vital.html, , diakses tanggal 8 Maret 2010
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Ricks, Betty R. (et al)., 1992. Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing. Diambil dari Machmoed Effendhie dalam makalahnya yang berjudul Records Management (Manajemen Arsip Dinamis)
Rusidi. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. 2008. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf, diakses tanggal 7 Maret 2010
Sauki Hadiwardoyo. 1999. "Manajemen Kearsipan: Sebuah Pengantar" dalam Jurnal Diploma Fakultas Sastra Universitas Gadjah Mada, Edisi khusus No. 2, 1999, hlm. 2-13.
Syopian. Membangun Sistem Informasi Kearsipan. 22009. http://syopian.net/blog/?p=611, , diakses tanggal 8 Maret 2010

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta Gramedia Pustaka Utama
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Sejarah Singkat Universitas. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/tentang-uin.html, diakses tanggal 7 Maret 2010
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Struktur Organisasi. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/organisasi/struktur-organisasi.html, diakses tanggal 7 Maret 2010
Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. 2008. Visi, misi dan Tujuan. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/visi-misi-dan-tujuan.html, diakses tanggal 7 Maret 2010
Wallace, Patricia E., et.al., 1992. Records Management Intregated Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc.,