Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan secara historis tidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif dan arsip statis. Karena itu keberadaan Unit Kearsipan perguruan tinggi sebagai pengelola arsip sangat diperlukan. Hal ini sesuai dengan bunyi pasal 27 ayat (1) yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan memiliki Unit yang mengelola Arsip Perguruan Tinggi atau University Archive.
Dengan adanya kegiatan di perguruan tinggi sebagai suatu organisasi akan menghasilkan arsip sebagai produk kegiatan. Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen penting dalam manajemen kearsipan adalah tata persuratan dan pengurusan surat. Surat dapat diartikan sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik.
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi: (1) penerimaan, (2) pengarahan atau penilaian, (3) pencatatan, (4) pendistribusian, (5) pengendalian, (6) pengolahan dan (7) pengiriman surat dinas. Surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.
Pengertian Surat
Surat menurut Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2003 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Flowchat Alur Tata Persuratan
Penggolongan Surat Dinas
Dengan adanya kegiatan di perguruan tinggi sebagai suatu organisasi akan menghasilkan arsip sebagai produk kegiatan. Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen penting dalam manajemen kearsipan adalah tata persuratan dan pengurusan surat. Surat dapat diartikan sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik.
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi: (1) penerimaan, (2) pengarahan atau penilaian, (3) pencatatan, (4) pendistribusian, (5) pengendalian, (6) pengolahan dan (7) pengiriman surat dinas. Surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.
Pengertian Surat
Surat menurut Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2003 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Flowchat Alur Tata Persuratan
Penggolongan Surat Dinas
Surat dinas menurut Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 16 tahun 2006 digolongkan menjadi:
1. Surat statute, yang terdiri dari Peraturan Menteri Agama, Keputusan Menteri Agama, Instruksi Menteri Agama, Peraturan Pimpinan Satuan Irganisasi, Keputusan Pimpinan Organisas dan
2. Surat nonstatuter, seperti Surat Dinas, Nota Dinas, Edaran. Laporan, Telegram, Surat Kawat, Memo, Pengumuman, Undangan, Surat Pengantar, Telepon, Teleks, Faksimile (Fax), Electronik Mail (e-mail), www (Word Wide Web) atau Website
Pengorganisasian Pengurusan Surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, di perguruan tinggi dalam hal ini di Fakultas sebaiknya mengambil kebijaksanaan pengorganisasian pengurusan surat secara sentralisasi. Pertimbangan asas ini diambil dengan mempertimbangkan:
1. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
2. Beban kerja serta volume surat
3. Jumlah pegawai di Fakultas yang mengurusi surat rata-rata berkisar maksimal 2 orang
4. Bangunan fisik dalam satu atap
Asas Sentralisasi
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan dari asas sentralisasi adalah :
1. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.
2. Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja yakni Subbag. Umum.
Kegunaan asas sentralisasi :
1. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan
2. Surat masuk yang diterima oleh unit penerima harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit penerima setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan.
3. Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.
Alur Tata Persuratan
1. Pedoman kerja
Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, terlebih dahulu membuat pedoman kerja yang memuat penjelasan mengenai prosedur dan tata kerja pengurusan surat yang akan diterapkan. Pedoman kerja memuat hal-hal berikut :
a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi.
b. Penjelasan yang lengkap dan rinci mengenai asas pengorganisasian, prosedur, dan tata kerja.
c. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasian surat.
1. Surat statute, yang terdiri dari Peraturan Menteri Agama, Keputusan Menteri Agama, Instruksi Menteri Agama, Peraturan Pimpinan Satuan Irganisasi, Keputusan Pimpinan Organisas dan
2. Surat nonstatuter, seperti Surat Dinas, Nota Dinas, Edaran. Laporan, Telegram, Surat Kawat, Memo, Pengumuman, Undangan, Surat Pengantar, Telepon, Teleks, Faksimile (Fax), Electronik Mail (e-mail), www (Word Wide Web) atau Website
Pengorganisasian Pengurusan Surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, di perguruan tinggi dalam hal ini di Fakultas sebaiknya mengambil kebijaksanaan pengorganisasian pengurusan surat secara sentralisasi. Pertimbangan asas ini diambil dengan mempertimbangkan:
1. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
2. Beban kerja serta volume surat
3. Jumlah pegawai di Fakultas yang mengurusi surat rata-rata berkisar maksimal 2 orang
4. Bangunan fisik dalam satu atap
Asas Sentralisasi
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan dari asas sentralisasi adalah :
1. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.
2. Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja yakni Subbag. Umum.
Kegunaan asas sentralisasi :
1. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan
2. Surat masuk yang diterima oleh unit penerima harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit penerima setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan.
3. Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.
Alur Tata Persuratan
1. Pedoman kerja
Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, terlebih dahulu membuat pedoman kerja yang memuat penjelasan mengenai prosedur dan tata kerja pengurusan surat yang akan diterapkan. Pedoman kerja memuat hal-hal berikut :
a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi.
b. Penjelasan yang lengkap dan rinci mengenai asas pengorganisasian, prosedur, dan tata kerja.
c. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasian surat.
2. Pengurusan Surat Masuk
Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai pada alamat yang di tuju dengan cepat, tepat, aman, dan lengkap.
a. Surat Pribadi
Merupakan surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan, dapat langsung diserahkan kepada yang bersangkutan tanpa memerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses lebih lanjut.
b. Surat Statuta
b. Surat Statuta
Pencatatan Surat
Maksud dilakukannya pencatatan surat adalah untuk pengendalian informasi surat, sehingga surat-surat penting yang harus segera ditindaklanjuti dapat dikendalikan secara baik. Dengan demikian efektifitas an efisiensi kerja, serta keamanan fisik ataupun informasi surat dapt dilakukan secara optimal.
Contoh Form Registrasi
Gambar 1. Ilustrasi Proses Surat Masuk
Pendisposisian Surat-surat
Pendisposisian dilakukan pimpinan dengan maksud memberikan wewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan intruksi yang ada di dalamnya. Intruksi dari atasan tersebut dapat berupa perintah untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi perhatian, dan sebagainya.
3. Pengurusan Surat Masuk
Dalam pengurusan surat keluar, hal yang terpenting adalah penyiapan kelengkapan surat, seperti penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penanganan surat. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluar adalah teknik penyampaian surat kepada alamat tujuan harus sesui dengan sifat surat itu sendiri.
Penomoran Surat
Penomoran surat dilengkapi dengan kode indeks, kode klasifikasi dan tahun. Syarat penomoran surat diantaranya adalah:
a. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.
b. Penomoran surat dilaksanakan oleh Subbag Umum
c. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian.
Gambar 2. Ilustrasi Proses Surat Keluar
Kode Indeks Surat Dinas
Pemilihan sistem pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu sendiri. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric, Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-124) atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification (1989 :83-87).
Kode atau symbol yang dipakai dalam mengelola surat di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah symbol alphanumeric yaitu merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan sistem numeric (angka). Contoh:
Kode atau symbol yang dipakai dalam mengelola surat di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah symbol alphanumeric yaitu merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan sistem numeric (angka). Contoh:
Penandatanganan Surat
a. Surat yang ditandatangani oleh Rektor UIN adalah surat yang menyangkut pelaksanaan pembinaan perguruan tinggi berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Pendidikan Islam.
b. Kepala Biro UIN, Dekan Fakultas atau pimpinan lembaga dapat menandatangani surat a.n. Rektor UIN yang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok universitas yang menjadi tanggung jawab pejabat bersangkutan.
Bentuk Cap Dinas
Menurut Peraturan Menteri Agama No. 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dilingkungan Departemen Agama, bahwa :
a. Cap Dinas UIN/Fakultas menggunakan logo dari UIN yang bersangkutan.
b. Nama kota, tempat kedudukan pada cap UIN/IAIN/IHDN Fakultas ditulis melingkar sejajar dengan garis lingkar.
c. Dekan Fakultas (termasuk program Pasca Sarjana), Kepala Bagian TU menggunakan Cap Dinas Fakultas masing-masing.
Gambar Cap Dinas
Cara Pengiriman Surat
b. Kepala Biro UIN, Dekan Fakultas atau pimpinan lembaga dapat menandatangani surat a.n. Rektor UIN yang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok universitas yang menjadi tanggung jawab pejabat bersangkutan.
Bentuk Cap Dinas
Menurut Peraturan Menteri Agama No. 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dilingkungan Departemen Agama, bahwa :
a. Cap Dinas UIN/Fakultas menggunakan logo dari UIN yang bersangkutan.
b. Nama kota, tempat kedudukan pada cap UIN/IAIN/IHDN Fakultas ditulis melingkar sejajar dengan garis lingkar.
c. Dekan Fakultas (termasuk program Pasca Sarjana), Kepala Bagian TU menggunakan Cap Dinas Fakultas masing-masing.
Gambar Cap Dinas
Cara Pengiriman Surat
a. Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut/pejabat yang ditunjuk, cara ini dilakukan bila :
1) Surat berkualifikasi sangat rahasia.
2) Dikehendaki tanggapan segera.
3) Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat.
b. Dikirim dengan Caraka (Kurir) untuk pengiriman dalam kota.
c. Dengan Pos e-mail atau fax
4. Controlling Rekod
Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat diketemukan kembali.
Faktor dalam temu kembali informasi adalah sistem pemberkasan yang diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya. Selain itu dapat juga menggunakan sarana indeks dokumen, box number dan kode klasifikasi arsip.
Ilustrasi Contoh Formulir Peminjaman Arsip
Faktor dalam temu kembali informasi adalah sistem pemberkasan yang diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya. Selain itu dapat juga menggunakan sarana indeks dokumen, box number dan kode klasifikasi arsip.
Ilustrasi Contoh Formulir Peminjaman Arsip
5. Penyusutan Rekod
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
6. Pemindahan Rekod
Penyusutan arsip meliputi: (a). pemindahan arsip inaktif dari unit pencipta ke unit kearsipan; (b). pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan (c). penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
7. Jadwal Retensi Rekod
Salah satu kunci keberhasilan manajemen arsip dinamsi (rekod), khusus dalam bidang penyusutan adalah penjadwalan yang dikelola dengan Jadwal Retensi Rekod. Sebagaimana pengertian dari Undang-Undang Kerasipan No. 43 tahun 2009 bahwa Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
JRA di Rekod Center dapat di ilustrasikan sebagai berikut :
JRA di Rekod Center dapat di ilustrasikan sebagai berikut :
Proses Penyusutan1. Penyiangan
2. Pembuatan daftar Arsip
3. Berita Acara
4. Pelaksanaan pemusnahan, dengan cara:
a. Peracikan/dicacah
b. Secara kimiawi
c. Dibakar
Contoh ilustrasi Berita Acara Pemusnahan Arsip
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Nomor : …………………………………………….
Pada hari ini tanggal …………………………….. yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta No. ……………. Tanggal …………….. dan Surat Tugas No. …………………… tanggal ……………………. Telah melakukan pemusnahan arsip-arsip yang tercantum dalam daftar terlampir dengan cara*)
a. Penghancuran
b. Pembakaran dan
c. Peleburan secara kimia
1. Rektor UIN Sayrif Hidayatullah Jakarta …………………………………
NIP.
2. Dekan Fakultas …………………………………. …………………………………
NIP.
3. Kepala Unit Kearsipan ……………………… …………………………………
NIP.
4. KABAG TU ………………………………………. …………………………………
NIP.
Gambar 3. Ilustrasi Memutuskan Penyimpanan Rekod
ISO/TR 15489-2, halaman 18
8. Pusat Arsip (Record Center)
Arsip inaktif, tersimpan di Record Center atau Pusat Arsip. Di Pusat Arsip pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan Gedung Record Center perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar Pusat Arsip ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.
Contoh Ilustrasi Tempat Managed Rekod
(Gambar diambil dari Rekod Center Universitas Terbuka)
Penutup
Untuk mencapai tujuan pengurusan surat yang diharapkan, setiap instansi perlu menciptakan prosedur yang baku untuk dapat dijadikan pedoman oleh organisasi dan tersedianya sarana dan prasarana pendukung, serta sumber dayamanusia dibidang kearsipan. Sumber daya manusia yang profesional pada unit kearsipan akan meminimalisir kebocoran informasi atau surat hilang yang disebabkan oleh kecerobohan.
Daftar Pustaka
Departemen Agama. 2002. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 414 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta----------------------------. 2003. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 477 Tahun 2003 tentang Statuta Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta----------------------------. 2006. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama----------------------------. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama RIISO/TR 15489. 2001. ISO/TR 15489-2 Information and Documentation-Records Management Part 2 : GuidelinesMenteri Agama Republik Indonesia. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen AgamaMENPAN. 1983. Keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1983 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang KearsipanRicks, Betty R. (et al). 1992. Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Rusidi. 2008. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 10 Nopember 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf
