Pedoman observasi Pusat Rekod

1. Buatlah laporan observasi pada 2 organisasi yang dikunjungi. Organisasi yang diobservasi adalah organisasi yang telah memiliki Pusat Rekod/Unit Kearsipan atau telah melakukan manajemen kearsipan dengan cukup baik
2. Laporan terdiri dari tiga bagian sbb:
a. Pendahuluan
b. Isi merupakan penjelasan mengenai :
1) Gambaran umum organisasi
2) Manajemen kearsipan di organisasi tersebut, khususnya untuk kebajikan penyusutan yang mencakup retensi, pemusnahan dan penyimpanan
3) Isi jangan hanya deskriptif saja, tetapi merupakan hasil observasi yang cukup mendalam dikaitkan dengan teori yang telah dipahami sebelumnya
c. Penutup memberikan gambaran yang menyimpulkan keadaan organisasi yang diobservasi
d. Lampiran (bila perlu)

3. Pedoman Observasi Pusat Rekod :
a. Kapan Pusat Rekod didirikan dan apa dasar penyelenggaraan serta tujuannya?
b. Bagaimana status Pusat Rekod dalam struktur organisasi, apakah sebagai unit yang berdiri sendiri atau merupakan fungsi dari Bagian/Unit/Divisi lain?
c. Apakah Pusat Rekod memperoleh anggaran khusus?
d. Berapa luas Pusat Rekod dan apa saja ruangan/fasilitas yang ada?
e. Berapa jumlah rekod yang dikelola dan apa saja jenis/medianya?
f. Berapa jumlah SDM yang ada dan apa latar belakang pendidikannya?
g. Kebijakan apa yang dibuat agar manajemen rekod onaktif berjalan efektif dan efisien? Bagaimana kebijakan penyusutannya?
h. Apakah Pusat Rekod memiliki pedoman kerja, skema klasifikasi dan Jadwal Retensi Rekod?
i. Bagaimana pengelolaan dan peyimpanan rekod inaktif di Pusat Rekod?
j. Apakah kegiatan pemindahan dan pemusnahan rekod dolakukan secara berkala?
k. Bagaimana sistem penyimpanan dan temu kembali yang dipakai?
l. Layanan apa saja yang diberikan pada pengguna?
m. Kendala apa saja yang dihadapi dalam mengelola Pusat Rekod?
n. Apa upaya yang pernah/sedang/akan dilakukan untuk mengatasinya?