Workshop Sistem Pemberkasan Dokumen di Perguruan Tinggi

POLA KLASIFIKASI ARSIP
PERGURUAN TINGGI

















B. FASILITATIF

HUKUM DAN ORGANISASI


HK. HUKUM
HK.00 Peraturan
00 Peraturan Rektor/Koordinator Kopertis
01 Keputusan
00 Keputusan Rektor/Koordinator Kopertis
02 Keputusan Pejabat lainnya
03 Instruksi Rektor/Koordinator Kopertis
04 Instrumen Hukum
00 Standar/Pedoman
01 Prosedur Kerja/Juklak/Juknis
02 Surat Edaran
03 MOU, Kontrak, Kerjasama
05. Dokumentasi Hukum (produk hukum ekstern)
00 Undang-undang
01 Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
02 Peraturan Pemerintah
03 Peraturan dan Keputusan Presiden
04 Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen
05 dan lain-lain.
06 Sosialisasi atau penyuluhan Hukum
00 Sosialisasi
01 Penyuluhan
02 Pembinaan Hukum
07 Bantuan dan konsultasi hukum
00 Pidana
01 Perdata
02 Tata Usaha Negara
03 Agama
08 Perizinan
00 Berkas perjanjian sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat izin.

OT ORGANISASI

OT.00 Statuta
OT.01 Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis
OT.02 Tata Kerja Organisasi
OT.03 Uraian/Analisis Jabatan/Analisis Manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan
OT.04 Evaluasi dan laporan kinerja
00 Laporan Berkala
00 Laporan Bulanan
01 Laporan Triwulan
02 Laporan Semesteran
03 Laporan Tahunan Unit Kerja
04 Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis
01 Laporan Insidentil

KS KERJA SAMA

KS.00 Kerjasama Dalam Negeri:
00 Kerjasama dengan lembaga pemerintah
01 Kerjasama dengan swasta / LSM
02 Kerjasama antar perguruan tinggi
03 Kerjasama dengan perusahaan
KS.01 Kerjasama Luar Negeri (Bilateral, Regional, Multilateral):
00 Kerjasama antar pemerintah
01 Kerjasama dengan Badan Internasional
02 Kerjasama dengan Lembaga Non Pemerintah
03 Kerjasama antar Perguruan Tinggi
04 Kerjasama dengan Sekolah Asing di Indonesia
05 Kerjasama dengan Sekolah Indonesia di luar negeri
06 Pertukaran pelajar/mahasiswa

HM HUBUNGAN MASYARAKAT
HM.00 Hubungan antar lembaga
00 Hubungan antar lembaga pemerintah
01 Hubungan dengan swasta / LSM
02 Hubungan dengan perusahaan
03 Hubungan dengan perguruan tinggi
04 Hubungan dengan media massa
HM.01 Siaran pers/press release
HM.02 Kunjungan wartawan/liputan
HM.03 Kunjungan dinas
00 Dalam negeri
01 Luar negeri
HM.04 Hearing DPR.
HM.05 Penerbitan, Publikasi, dan Dokumentasi
HM.06 Perpustakaan
00 Pengadaan buku/bahan pustaka
01 Daftar koleksi
02 Kartu anggota
03 Katalog
04 Peminjaman
05 Penghapusan buku/bahan pustaka
HM.07 Guntingan berita/kliping koran
HM.08 Pameran/sayembara, festival, pembuatan spanduk dan iklan.
HM.09 Pengumuman/pemberitahuan

PR PERENCANAAN
PR.00 Usulan perencanaan Unit Kerja beserta data pendukung
PR.01 RPJM Bidang Pendidikan/pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan Bidang Pendidikan.
PR.02 Program Kerja Tahunan
00 Program Kerja Tahunan Unit Kerja
01 Program Kerja Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.03 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
00 Lakip Unit Kerja
01 Lakip Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.04 Evaluasi Program
00 Evaluasi masing-masing Unit Kerja
01 Evaluasi tingkat Perguruan Tinggi dan Kopertis
PR.05 Laporan
00 Laporan Berkala
01 Laporan Insidentil

LK PERLENGKAPAN
LK.00 Rencana Kebutuhan Barang
00 Usulan Unit Kerja
01 Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan Kopertis
LK.01 Berkas penawaran


LK.02 Pengadaan Barang
00 Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung) :
 Usulan unit kerja dan data pendukung
 Proses Pengadaan barang
 Serah terima barang
01 Pengadaan/pembelian barang melalui lelang
 Pengadaan barang bergerak, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
 Pengadaan barang investasi, mulai dari lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang.
02 Pengadaan barang melalui Bantuan/Hibah
03 Pengadaan barang melalui tukar-menukar
04 Pengadaan barang melalui pinjaman
05 Pengadaan barang melalui sewa
LK.03 Pengadaan Jasa
Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian.
LK.04 Penyimpanan/pergudangan
Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan
LK.05 Kartu barang/kartu gudang
LK.06 Penyaluran/distribusi
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya : surat permintaan barang dari unit kerja/formulir permintaan, persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB)
LK.07 Inventaris Barang
00. Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
01. Daftar Inventaris Ruangan (DIR)
02. Daftar Inventaris Barang (DIB)
03. Kartu Inventaris Barang (KIB)
LK.08 Perbaikan/Pemeliharaan
00. Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor
01. Perbaikan/Pemeliharaan Barang Investasi
LK.09 Penghapusan Barang
00. Penghapusan Barang Bergerak/Barang Inventaris Kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
01. Penghapusan barang Investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang.
LK.10 Bukti-bukti kepemilikan Aset
00 Sertifikat Tanah
01 IMB
02 BPKB
03 STNK
04 Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas

TU KETATAUSAHAAN
TU.00 Persuratan
00 Surat tugas/perintah beserta lampirannya
01 Surat Undangan
02 Pengumuman
03 Risalah/Notulen Rapat
 Rapat Staf
 Rapat Pimpinan
04 Daftar Nama/alamat kantor
05 Daftar nama/alamat pejabat
06 Ucapan Terima Kasih
07 Surat Kuasa
08 Surat Keterangan

TU.01 Kearsipan
00 Administrasi Pengendalian Surat (kartu, lembaran, buku)
01 Permintaan Penggandaan Dokumen/Arsip
02 Pembinaan Kearsipan
 Sosialisasi/penyuluhan Kearsipan
 Bimbingan Teknis
 Monitoring
03 Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip:
 Daftar Pertelaan Arsip
 Pemeliharaan Arsip, seperti kegiatan pembersihan, fumigasi, dll.
04 Peminjaman dan Penggunaan Arsip
05 Penyusutan Arsip
 Pemindahan arsip inaktif
Berita Acara Pemindahan
Daftar Pertelaan Arsip yang dipindahkan
 Pemusnahan Arsip
Berita Acara Pemusnahan
Daftar arsip yang dimusnahkan
Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan
pemusnahan arsip dari instansi terkait
Keputusan Pemusnahan
 Penyerahan Arsip
Berita Acara Serah Terima Arsip
Daftar Pertelaan Arsip yang dimusnahkan
06 Berkas Proses alih media arsip

RT KERUMAHTANGGAAN
RT.00 Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya.
RT.01 Pengamanan/sekuriti
RT.02 Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat
RT.03 Telekomunikasi
RT.04 Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi
RT.05 Kebersihan dan taman
RT.06 Konsumsi dan akomodasi
RT.07 Perjalanan dinas
RT.08 Pengurusan visa/paspor
RT.09 Penerimaan Tamu
00 Tamu biasa
01 Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya)
02 Tamu Asing
03 Buku Tamu
RT.10 Acara kedinasan:
00 Upacara/seremonial
01 Pelantikan
02 Jamuan makan

TI INFORMATIKA/SIM/TIKTI.00 Perencanaan sistem informasi dan komunikasi
TI.01 Pengumpulan dan pengolahan data
TI.02 Data base
TI.03 Design sistem informasi dan komunikasi
TI.04 Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan
TI.05 Evaluasi sistem dan media
DL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DL.00 Rencana/program diklat
00 Rencana kebutuhan
01 Kurikulum diklat
02 Modul/materi/bahan diklat
03 Jadwal/ silabus
DL.01 Penyelenggaraan diklat
Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain.
DL.02 Laporan/evaluasi diklat
DL.03 Buku register peserta/alumni
DL.04 Buku nomor ijazah/STTPL.
DL.05 Administrasi pengiriman peserta diklat:
00 Diklat dalam negeri
01 Diklat luar negeri
DL.06 Administrasi pengiriman pendidikan formal:
00 Pendidikan dalam negeri
01 Pendidikan luar negeri
DL.07 Seminar/lokakarya/temukarya/workshop:
00 Penyelenggaraan seminar
01 Pengiriman peserta mengikuti seminar

PG PENELITIAN DAN PENGEMBANGANPG.00 Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain.
PG.01 Data dan informasi pendidikan
00 Pengumpulan data
01 Pengolahan data
02 Data informasi dan statistik
PG.02 Hasil penelitian dan pengembangan
00 Proses sistem pengujian
01 Pengembangan kurikulum
02 Kebijakan, inovasi pendidikan

WS PENGAWASANWS.00 Perencanaan
00 Program kerja pemeriksanaan tahunan
01 Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan di daerah
02 Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
03 Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
04 Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis
WS.01 Administrasi pengawasan meliputi : surat penugasan, surat pemberitahuan dan lain-lain.
WS.02 Laporan
00 Laporan hasil pemeriksaan BPK
01 Laporan hasil pemeriksaan BPKP
02 Laporan hasil pemeriksaan Itjen
03 Laporan Pengaduan Masyarakat
04 Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik
05 Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
06 Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
07 Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi
08 Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
09 Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
10 Laporan hasil seminar/lokakarya
11 Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi / Kopertis
12 Analisis hasil pengawasan
13 Ekspose hasil pengawasan
WS.03 Laporan tindak lanjut
WS.04 Administrasi layanan pengawasan eksternal
WS.05 Penanganan Kasus
00 Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis
01 Pidana
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran, meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis.
 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
 Telaahan hukum dan opini hukum
02 Perdata
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
 Telaahan hukum dan opini hukum
03 Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara, meliputi :
 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
 Berkas pembelaan dan bantuan hukum
 Telaahan hukum dan opini hukum
0