Acquistion

PENGADAAN

Ringakasan bab 10 (Acquistion) dalam buku “Developing Library and Information Center Collections” / by Edward Evans

Perubahan tentang sistem pengadaan pada awal abad ke-21 ini yakni akan dijabarkan pada bab ini, istilah “Morphing” yakni adalah sebuah kata yang valid yang kita lihat di layar televisi ataupun bioskop tentang teknologi pembuatan film yang selalu berubah dan dapat membuat orang untuk selalu menemukan hal-hal baru. Begitupun mengenai struktur dan pengoperasian unit pengadan di perpustakaan dan pusat-pusat informasi. Perubahan adalah aspek alami dalam setiap organisasi yang dinamis, dan kami percaya bahwa hampir seluruh perpustakaan dan pusat informasi adalah organisasi yang dinamis. (S.R Ranganathan mengungkapkan bahwa "perpustakaan adalah sebuah organisasi yang tumbuh dan selalu berubah). Meskipun perubahan menjadi bagian dari organisasi yang sangat cepat sehingga membuat manusia untuk berpikir bagaimana cara mengembangkannya.

Salah satu hasil dari perubahan ini adalah beberapa orang di unit pengadaan mulai mempertanyakan peran dan karakter pekerjaan mereka. Beberapa orang yang berprofesi sebagai pengadaan misalnya, Alex Bloss, Ron Ray, sangat percaya tentang adanya perubahan tersebut, Meskipun beberapa perubahan yang signifikan telah terjadi dalam pengembangan koleksi, semua orang setuju bahwa fungsi dasar dari unit pengadaan yaitu, pengadaan adalah suatu unit kerja yang melibatkan, menemukan dan memperoleh item yang diidentifikasi untuk sebuah koleksi.

Mengubah Lingkungan Kerja Pengadaan

Seperti yang sudah diketahui bahwa bahan elektronik / jaringan Web yang menciptakan sebagian besar perubahan dalam lingkungan unit pengadaan perpustakaan. Carol Diedrichs mengatakan bahwa antara tahun 1995 dan 1998, serials pustakawan di perpustakaan OHIO State University 'hampir 50 persen melakukan review lisensi dan negosiasi untuk produk elektronik’. Orang bisa membayangkan persentase yang mendekati 70 hingga 80 persen, seperti yang telah kita catat dalam beberapa bab-bab sebelumnya yakni membutuhkan pendekatan pengadan yang berbeda, seperti memiliki masa percobaan dan sewa, persetujuan untuk buku, melihat terlebih dahulu media lain, mempertimbangkan yang perlu dilibatkan dan komunikasi yang diperlukan untuk proses percobaan yang sukses.

Joyce Ogburn mencatat bahwa mengelola program pengadaan untuk satu set khusus keterampilan dan kegiatan penilaian, prediksi, pengendalian, pilihan, validasi dan kuantifikasi merupakan pekerjaan di Perpustakaan. Yakni menilai kelayakan pengadaan, ketersediaan sumber daya, dan peluang keberhasilan, mengontrol sistem dan metode yang diperlukan, pilihan sumber layanan pendukung dan kuantitas sumber daya, pekerja yang terlibat untuk melakukan bisnis pengadaan merupakan ukuran sebuah keberhasilan. Kami percaya bahwa keterampilan dan kegiatan adalah konstan, tetapi perpustakaan saat ini mungkin perlu menggambar keahlian sejumlah anggota staf untuk mendapatkan sumber daya yang diinginkan. Selanjutnya, kami sepenuhnya setuju dengan coment Ron Ray yang menyimpulkan: Administrator perpustakaan tidak mampu untuk meninggalkan keahlian pengadaan, mereka sebagai pustakawan menavigasi ke dalam lingkungan teknologi baru dan pola konvensional distribusi informasi, tetapi tidak seharusnya mereka merasa dibatasi untuk terus mengorganisir keahlian pengadaan seperti yang dikembangkan di perpustakaan.

Sebuah artikel tahun 2002 oleh Linda Lomker menjelaskan pada karya "Tim Pelayanan Teknis" di perpustakaan University of Minnesota. Meskipun situasi yang berbeda dari mayoritas perpustakaan karena ukuran perpustakaan tim tetap bekerja bersama, seluruh layanan teknis tradisional di departemen menjadi biasa, terutama karena menggunakan system layanan perpustakaan seperti PromptCat.

Untuk menjadi yang efektif, pemilihan dan personil pengadaan harus memiliki kedekatan, hubungan kerja yang baik, koordinasi yang buruk akan mengakibatkan usaha sia-sia, respons yang lambat, dan biaya unit yang tinggi. Departemen pengadaan memiliki dua tujuan perpustakaan dan tujuan departemen. Yang dapat dikelompokan menjadi lima bidang umum tujuan:

· Membantu dalam mengembangkan pengetahuan dari buku, media dan elektronik

· Membantu dalam proses seleksi dan pengembangan koleksi

· Membantu dalam permintaan pengolahan untuk barang yang akan ditambahkan ke koleksi

· Membantu dalam memantau pengeluaran dana pengembangan koleksi

· Membantu dalam pemeliharaan semua catatan yang diperlukan dan menghasilkan laporan-laporan mengenai pengeluaran dana

Dengan menyebarkan materi dari pencipta berbagai informasi dan vendor, bantuan departemen pengadaan dalam proses seleksi, bahkan jika ada duplikasi, karena ada peluang. Sementara banyak penerbit sekarang menggunakan e-mail pengumuman di tempat brosur dikirim untuk judul baru atau edisi, pertanyaan untuk mendapatkan informasi tersebut kepada orang lain dan duplikasi tetap meningkat. Kebanyakan pencipta informasi di perpustakaan membuat keputusan pembelian dengan bahan elektronik, proses ini pada umumnya lebih kompleks, dengan dua orang atau lebih yang terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut. Jadi tidak mengherankan jika pencipta informasi membeli sejumlah mailing list yang digunakan ketika mempromosikan produk baru atau direvisi dan beberapa salinan atau pengumuman secara online literature promosi akan dikirim.

Secara tradisional, departemen pengadaan memelihara koleksi-koleksi penerbit, pengumuman prepublication, dan katalog vendor. Penerbit lebih banyak dan lebih tergantung pada katalog online daripada versi cetak. Monitoring situs di web bahwa perpustakaan membeli sesuatu sumber informasi secara teratur. Para selektor dan staf pengadaan harus melakukannya. Meskipun lingkungan yang berubah, tidak ada alasan khusus untuk mengubah lokasi kegiatan tersebut kecuali ada pengorganisasian dan hasil kegiatan harus disimpan dalam beberapa bentuk.

Proses permintaan untuk bahan/sumber melibatkan beberapa kegiatan untuk memastikan perpustakaan memperoleh barang-barang yang dibutuhkan secepat mungkin. Perpustakaan akan mengatur waktu dan uang jika mereka diminta untuk melanjutkan permintaan tersebut ke penerbit atau vendor. Informasi yang tidak akurat, duplikasi permintaan, bahan yang tidak tersedia, dan masalah yang muncul akan menghasilkan biaya yang tidak dapat diterima baik bagi perpustakaan dan pemasok. Masing-masing departemen pengadaan mengembangkan dan mengatur prosedurnya sendiri untuk mengurangi masalah yang mungkin timbul. Meskipun ada ratusan variasi, proses dasarnya adalah sama yakni: prosedur pencarian, pemesanan, penerimaan, memanjemen fiskal dan pencatatan.

Departemen pengadaan juga memiliki tujuan internal. Empat tujuan umum adalah:

1. Untuk mendapatkan bahan secepat mungkin
2. Untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi di semua prosedur kerja
3. Untuk menjaga proses kerja sederhana, untuk mencapai unit cost serendah mungkin.
4. Untuk mengembangkan hubungan kerja yang bersahabat dengan unit perpustakaan lain dan dengan vendor.

Tujuan internal yang penting untuk pencapaian tujuan yang lebih luas karena semua keputusan departemen tentang tujuan-tujuan internal akan memiliki dampak pada unit operasi lainnya di perpustakaan.

Kecepatan adalah faktor yang signifikan dalam memenuhi permintaan pengguna dan menentukan kepuasan pengguna. Sebuah sistem pengadaan yang membutuhkan tiga atau empat bulan untuk mengamankan item yang tersedia di toko buku lokal akan menciptakan masalah yang serius. Sebuah sistem yang sangat cepat namun memiliki tingkat kesalahan yang tinggi akan meningkatkan biaya operasi dan akan membuang waktu dan energi bagi staf departemen dan pemasok. Studi telah menunjukkan bahwa, di perpustakaan berukuran sedang dan besar, biaya pengadaan dan pengolahan sama dengan atau lebih besar dari harga biasanya. Dengan menjaga prosedur sederhana dan secara berkala meninjau alur kerja, departemen dapat membantu perpustakaan memberikan pelayanan yang lebih baik. Kecepatan pengadaan akurasi dan penghematan harus menjadi semboyan departemen pengadaan. Pembayaran kartu, pemesanan online, faktur elektronik, dan kredit sangat meningkatkan layanan yang lebih cepat.

Susunan kepegawaian

Perkembangan elektronik yang berubah dengan cepat juga memiliki dampak pada staf. Teknologi baru dan aplikasi memberikan tekanan pada staf untuk cepat mempelajari keterampilan baru karena beban kerja jarang menurun dan kebutuhan untuk mempertahankan sistem lama di perpustakaan, tekanan teknologi pada staf dikenal dengan stres technology. Tekanan terhadap teknologi bagi seluruh staf perpustakaan tidak hanya di unit pengadaan. Kalin dan Clark menyarankan: "Perubahan teknologi yang cepat membutuhkan pendekatan yang berbeda. Pelatihan harus menjadi bagian integral dari kehidupan kerja mereka bukan sekedar sebuah sisipan”.

Mengingat kebutuhan akan pelatihan serta waktu menjadi cukup baik dalam menggunakan keterampilan baru dan memiliki aktivitas tersendiri yang menjadi bagian integral kegiatan pekerjaan sehari-hari, ada kebutuhan untuk memikirkan kembali tugas. Tentu saja, banyak teknologi baru dan aplikasi membuat proses pengadaan kurang berbasis pada sumber tercetak dan dalam beberapa cara yang lebih efisien. Setiap upgrade baru dari modul pengadaan sarana pelatihan seolah-olah waktu upgrade lebih pendek. Sumber dana lebih bersedia mengeluarkan uang untuk teknologi daripada mereka mengikat sumber daya untuk posisi tambahan. Apakah ini berarti bahwa seseorang tidak boleh hanya memindahkan metode berbasis kertas tradisional ke sistem komputer. Untuk menangani masalah yang dihadapi staf biasanya melibatkan tiga kelas karyawan yakni: profesional, staf pendukung dan membantu dalam penyelesaian masalah tersebut.

Pustakawan memberikan pengetahuan yang mendalam tentang operasi perpustakaan dan informasi pengadaan, mereka menetapkan tujuan departemen dan tujuan, mempersiapkan rencana operasi, mengembangkan kebijakan dan mengawasi operasional departemen. Mereka juga melakukan tugas yang membutuhkan keahlian khusus atau pengetahuan seperti bernegosiasi perjanjian lisensi, pemantauan dan peramalan kenaikan harga yang mungkin untuk permintaan anggaran dan bekerja sama dengan vendor untuk mendapatkan diskon. Dengan prosedur yang direncanakan, staf dapat menangani sebagian besar kegiatan departemen.

Seperti disebutkan sebelumnya, departemen pengadaan memiliki tanggung jawab menyeleksi. Kebanyakan perpustakaan membagi tanggung jawab seleksi antara semua pustakawan. Bahkan di perpustakaan tersebut, individu yang terlibat dalam proses tersebut harus meliputi bidang-bidang subjek yang luas. Didalam Bab I diuraikan enam fungsi koleksi pengembangan yang memiliki banyak elemen.

· Meninjau bahan pertukaran bahan ustaka

· Meninjau Program pengadaan seperti rencana persetujuan dan perintah berdirinya

· Mengambil bagian dalam diskusi mengenai alokasi dana

· Melakukan evaluasi pengguna dan studi sirkulasi

· Terlibat dalam keputusan penyeleksian

· Merencanakan dan melaksanakan penelitian evaluasi koleksi

· Mengidentifikasi koleksi lama yang masih dibutuhkan

Proses Pengadaan

Pada dasarnya, ada delapan metode standar dalam pengadaan, yaitu firm order, standing order, approval plans, blanket order, subscriptions, kontrak, hadiah, dan program pertukaran. Firm order adalah metode untuk memperoleh banyak judul yang perpustakaan inginkan – dengan formulir pemesanan dikirim ke salah satu vendor atau produsen item tersebut.

Standing order adalah cara yang terbaik untuk materi-materi yang sifatnya serial (berseri). Perpustakaan melakukan pemesanan pada serial/item, mirip dengan berlangganan sebuah jurnal. Pemasok (vendor atau produser) secara otomatis mengirim item bersama dengan faktur. Standing order adalah metode akuisisi yang berharga tetapi membutuhkan pemantauan (monitoring) hati-hati sepanjang tahun.

Approval plans adalah sebuah variasi dari konsep standing order. Mereka mengirimkan item secara otomatis ke perpustakaan dari vendor, bersama dengan fakturnya setelah perpustakaan menerima item tertentu. Perbedaannya adalah approval plans biasanya mencakup sejumlah bidang subyek, dan perpustakaan berhak untuk mengembalikan item-item yang tidak diinginkan. Keuntungannya adalah dapat menghemat waktu bagi staf. Keuntungan lainnya adalah hak untuk mengembalikan item yang tidak diinginkan, dengan didasari asumsi bahwa pemilih dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang kelayakan suatu item dengan melihat item sebelum melakukan pembelian.

Blanket order adalah kombinasi dari firm order dan approval plans. Ini merupakan sebuah komitmen perpustakaan untuk membeli segala sesuatu secara konstan dari penerbit, atau subyek yang terbatas atau dari negara tertentu. Dalam kasus suatu subyek atau negara, profil dikembangkan antara perpustakaan dan vendor blanket order. Pesanan datang secara otomatis bersama dengan faktur, sehingga dapat menghemat waktu bagi staf. Keuntungan lainnya adalah bahwa perpustakaan mendapatkan beberapa eksemplar judul yang dicetak terbatas. Seperti halnya standing order, kekurangan utama dari rencana blanket order adalah perkiraan berapa banyak cadangan uang yang harus disediakan untuk melunasi faktur.

Memproses Permintaan

Tahapan pertama dalam proses pengadaan adalah mengatur permintaan-permintaan yang masuk. Bentuk permintaan dapat berupa permintaan lisan atau e-mail, catatan pada secarik kertas, kartu permintaan formal yang lengkap, hingga sebuah formulir online. Staf mengatur semua permintaan sehingga mereka dapat melakukan proses pengecekan secara efisien. Setiap perpustakaan memiliki format permintaan masing-masing.

Kartu permintaan yang diproduksi secara komersial mencakup semua kategori informasi yang terdapat dalam Guidelines Library Orders for In-Print Monographic Publications, yaitu, penulis, judul, penerbit, tahun terbit, edisi, ISBN atau ISSN, SAN (Standard Address Number), harga, dan jumlah eksemplar. Banyak yang menyediakan tempat untuk informasi lain, seperti nama pemohon, seri, vendor, sumber pendanaan, dan tanda tangan persetujuan. Banyak pengguna yang meminta item yang sudah ada dalam koleksi karena mereka tidak tahu bagaimana menggunakan katalog. Adakalanya orang bingung dengan nama penulis, judul, penerbit dan sebagainya. Oleh karena itu, penelusuran bibliografis merupakan sebuah tahapan penting dalam pekerjaan pengadaan.

Kegiatan Sebelum Pemesanan (Preorder work)

Verifikasi atau penelusuran bibliografis terdiri atas dua elemen. Pertama, verifikasi, yaitu menetapkan keberadaan dari sebuah item tertentu. Kedua, penelusuran, yakni menetapkan apakah perpustakaan membutuhkan memesan item tertentu. Dalam verifikasi, perhatian utamanya adalah mengidentifikasi ketepatan mengenai pengarang, judul, penerbit, dan data pemesanan yang diperlukan lainnya. Penelusuran, menentukan apakah perpustakaan telah memiliki item tertentu (mungkin sudah menerima tetapi belum ada pada OPAC), apakah membutuhkan dua atau beberapa eksemplar, dan apakah item tertentu itu sudah dipesan tetapi belum diterima. Sistem automasi perpustakaan yang terintegrasi membuat penelusuran menjadi cepat dan mudah, kecuali untuk menentukan kebutuhan penambahan eksemplar.

Salah satu kegiatan utama sebelum melakukan pemesanan (preorder) adalah menetapkan pengarang yang tepat. Beberapa selektor, biasanya non pustakawan, hanya sedikit yang mengetahui tentang aturan entri pengatalogan. Mengetahui sesuatu tentang aturan entri utama sebagaimana standar daftar judul sumber bibliografi, akan menghemat waktu dalam penelusuran.

Pemesanan

Setiap metode mempunyai aturan sendiri dalam pengembangan koleksi dalam hal efisien, cara mengefektifkan biaya. Bagaimanapun juga metode yang digunakan untuk memesan bahan, vendor harus menerima informasi yang cukup untuk menjamin kiriman bahan yang benar: pengarang, judul, penerbit, tahun publikasi, harga, edisi (jika terdapat variasi edisi), jumlah eksemplar, jumlah pemesanan, dan sebagainya.

Dengan sistem manual atau dengan approval plans, perpustakaan biasanya menggunakan sebuah formulir pemesanan beberapa eksemplar untuk pemesanan. Beberapa vendor menawarkan sebuah pilihan “formulir seleksi” dengan approval plan, dimana formulir pemesanan buku pra-cetak dikirim. Hampir semua sistem pengadaan berbasis komputer dapat menangani semua perintah dengan sedikit atau tanpa kertas, formulir pemesanan tercetak disediakan dalam beberapa format dan berisi empat hingga dua belas eksemplar. Ukuran 3x5 inch adalah standar di Amerika Serikat. Tidak ada standar khusus warna untuk tujuan tertentu. Setidaknya ada empat tipe eksemplaran, yaitu outstanding order copy, dealer’s copy, claiming copy, dan accounting copy.

Dalam file yang sedang diproses akan mencakup beberapa eksemplar formulir pemesanan. Misalnya, setelah mengirim pesanan, staf akan menempatkan semua eksemplar-eksemplar yang tersisa di dalam file proses. Beberapa eksemplar ini merepresentasikan status pemesanan atau klaim permintaan, sedangkan satu eksemplar diteruskan ke katalog ketika item yang dipesan itu yang sudah tiba, dan yang terakhir tetap dalam file, menunjukkan bahwa bahwa item tersebut sedang diolah tetapi belum siap untuk digunakan umum. Setelah diterima, seorang anggota staf menarik slip kecuali dalam slip proses. Ketika item tersebut siap untuk sirkulasi, bagian pengatalog mengembalikan slip ke bagian pengadaan untuk meminta penghapusan dalam slip proses.

Laporan pengklaiman dan penanganan supplier adalah salah satu aspek yang memakan banyak waktu dalam proses pemesanan, baik manual maupun online. Penerbit atau vendor komersial Amerika Serikat laporan membutuhkan waktu 90 hari. Untuk penerbit nonkomersial (seperti university press), ada tambahan waktu 30 hari (total 120 hari).

Vendor harus merespon dengan laporan yang jelas ketika mereka tidak dapat memenuhi pesanan dalam jangka waktu yang wajar. Misalnya laporan yang memberikan keterangan "belum diterima dari penerbit"; "kehabisan stok pesanan"; "mengklaim"; "dibatalkan"; “belum dipublikasikan"; "kehabisan stok penerbit"; "out of print"; "publikasi dibatalkan"; kehabisan stok tanpa batas"; "bukan publikasi kami"; "judul yang diberikan salah"; "eksemplar cacat", dan " salah jumlah yang diberikan".

Sebelum melakukan pemesanan, staf harus membuat tiga keputusan penting:

1. Metode pengadaan yang akan digunakan

2. Vendor yang akan digunakan

3. Sumber dana

Penerimaan dan Penempatan Pesanan

Proses penempatan adalah pemeriksaan nomor pesanan terakhir dan penomeran secara berurutan. Penerimaan pesanan (order) memerlukan perencanaan yang matang. Langkah-langkah dalam proses tersebut adalah: (1) Adanya slip berkas atau kwitansi dalam paket pesanan, (2) Mencocokan tiap-tiap barang dengan slip dalam kotak pesanan, (3) Memeriksa kondisi fisik barang, dan (4) Pembayaran kwitansi yang disetujui.

Beberapa kendala umum dalam penerimaan diantaranya; Pengiriman Edisi yang salah, barang yang dipesan tidak ada, pengiriman barang yang tidak dipesan, pengiriman salinan terlalu banyak atau kurang, dan penerimaan salinan yang rusak. Setelah memastikan semua kiriman sesuai, tinggal menandai properti (dengan stempel atau hiasan timbul) yang membutuhkan waktu. Biasanya untuk menandai di ujung bagian depan atau di halaman muka. Cara lainnya dengan menambahkan barang dengan memberikan nomor yang unik.

Hadiah dan Deposit

Dalam kebanyakan kasus, departemen pengadaan di perpustakaan menerima hadiah buku, serial, dan bahan lain yang tak diminta. Hadiah tersebut dapat saja digunakan untuk penggantian barang yang sudah habis persediaannya, salinan tambahan, dan mengisi kekosongan koleksi. Pernyataan kebijakan pengembangan koleksi atas hadiah membantu staf Pengadaan dalam memproses barang dengan cepat.

Meninjau hadiah ini penting, karena perpustakaan tidak harus membuang barang berharga atau diperlukan yang datang sebagai hadiah. Namun, salah satu yang harus diingat fakta bahwa sebuah perpustakaan tidak harus menambahkan item yang tidak perlu. David Fowler dan Janet Arcand's dalam artikelnya menyatakan bahwa menyediakan informasi rinci tentang waktu dan biaya kegiatan perolehan buku "gratis.". Dua faktor yang substansial, dan satu-satunya perbedaan yang nyata untuk hadiah adalah kurangnya harga pembelian. Pengolahan dan biaya penyimpanan adalah sama baik hadiah atau yang dibeli. Buku lama diperlukan pemeriksaan hati-hati, sebagai variasi dalam cetakan dan edisi dapat menentukan apakah suatu item berharga atau tidak berharga. (Biasanya, cetakan kedua atau ketiga kurang berharga daripada cetakan pertama dari suatu karya.) dalam melakukan pencarian dibutuhkan orang dengan pelatihan dan pengalaman yang luas dalam memeriksa bibliografi.

Metode lain adalah untuk mengatur dengan out-of dealer-tercetak untuk mengambil item, biasanya banyak harga per-item. Hal ini biasa untuk menerima uang tunai, bahkan, dealer perpustakaan memberikan sebuah kredit. Perpustakaan menggunakan kredit untuk mendapatkan bahan-bahan dari dealer. Sistem ini bekerja dengan baik jika perpustakaan memiliki spesialisasi bahan dealer yang diinginkan dan ketika saham dealer cukup bahan yang bermanfaat bahwa perpustakaan dapat menggunakan kredit di dalam.

Perkembangan Masa Depan

Tidak diragukan lagi, perangkat keras dan teknologi perangkat lunak, khususnya pada wilayah yang kecil, sistem bisnis komputer yang relatif murah, mungkin bahkan perpustakaan terkecil lebih mudah untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi, serta mengikat ke dalam sistem regional dan nasional. Gagasan bahwa semua rumah dan kantor akan memiliki akses ke katalog online sebuah perpustakaan tidak lagi sekedar lamunan. Dengan sistem baru, total sistem perpustakaan terintegrasi lebih dekat dengan kenyataan, pengembangan koleksi dapat menjadi lebih efektif dan efisien.

Evaluasi Koleksi

1. Pendahuluan

Menurut Sheila Intner dan Elizabeth Futas bahwa tahun 1990-an adalah dekade evaluasi. Walaupun masih dapat diperdebatkan, namun sebuah studi bibliografi beranotasi yang dilakukan oleh Thomas Nisonger menunjukkan itu adalah satu dekade yang mempunyai perhatian sangat tinggi tentang subjek ini. Tercatat dari tahun 1992 sampai 2002 terdapat lebih dari 600 entri.

Jika 1990-an bukan dekade evaluasi, apa yang tidak diperdebatkan adalah bahwa evaluasi (evaluation), penilaian (assessment), hasil (outcomes), dan akuntabilitas (accountability) adalah kata-kata dan kegiatan yang sangat berkaitan dengan pekerjaan pustakawan. Apa kekuatan koleksi? Bagaimana efektivitas pengeluaran yang telah kita habiskan untuk pengembangan koleksi? Bagaimana manfaat koleksi untuk melayani masyarakat? Bagaimana koleksi kita dibandingkan dengan perpustakaan lain? Ini hanyalah beberapa pertanyaan yang dapat dijawab dengan melakukan sebuah proyek penilaian evaluasi koleksi. Evaluasi melengkapi siklus pengembangan koleksi dan memberikan umpan balik bagi kegiatan need assesment. Meskipun istilah evaluasi mempunyai beberapa definisi, ada suatu unsur umum yang terkait di dalamnya yaitu memberikan nilai atau manfaat pada objek atau kegiatan. Evaluasi koleksi melibatkan objek dan kegiatan, serta nilai-nilai kuantitatif dan kualitatif.

Meskipun teknologi sangat membantu dan sistem evaluasi semakin canggih, menurut Betty Rosenburg, seorang pakar pengembangan koleksi, alat yang terbaik untuk evaluasi koleksi adalah kecerdasan, berbudaya, dan seleksi petugas yang berpengalaman. Pernyataan ini dapat dipahami sebab unsur-unsur subyektif dan kualitatif begitu banyak terlibat dalam pengembangan koleksi.

Sebelum melakukan kegiatan evaluasi, perpustakaan harus terlebih dahulu mendefinisikan tujuan dan sasaran pengembangan koleksi. Ada banyak kriteria untuk penentuan nilai dari sebuah buku atau keseluruhan koleksi, misalnya: secara ekonomi, moral, keagamaan, estetika, intelektual, pendidikan, politis, dan sosial. Nilai sebuah benda atau koleksi berfluktuasi tergantung pada tolok ukur mana yang digunakan. Mengombinasikan beberapa langkah adalah efektif sepanjang ada kesepakatan menyangkut bobot relatifnya. Banyak faktor-faktor subjektif berlaku dalam proses evaluasi yang harus dilalui sebelum mulai melaksanakan proses tersebut. Salah satu manfaat penting memiliki tujuan pasti dan kriteria nilai yang ditetapkan terlebih dahulu adalah bahwa interpretasi hasil jauh lebih mudah. Hal ini juga dapat membantu untuk meminimalkan perbedaan pendapat tentang hasil.

2. Tujuan Evaluasi Koleksi

Perpustakaan melakukan evaluasi untuk beberapa alasan, seperti:

a. Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada;

b. Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya;

c. Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi.

Tujuan evaluasi koleksi dapat dibagi menjadi dua kategori luas, yaitu alasan internal dan alasan eksternal.

2.1 Alasan Internal

Evaluasi koleksi bagi internal dapat dilakukan untuk memberikan informasi tentang kebutuhan pengembangan koleksi. Pertanyaan yang dapat dijawab seperti: cakupan subjek koleksi, kedalaman koleksi, bidang koleksi yang kuat dan lemah, masalah yang ada dalam program dan kebijakan pengembangan koleksi dll.

Selain itu evaluasi koleksi untuk internal dapat memberikan informasi bagi kebutuhan anggaran, misalnya anggaran untuk memperkuat koleksi yang lemah dan memelihara koleksi yang sudah kuat.

2.2 Alasan Eksternal

Alasan eksternal evaluasi koleksi adalah untuk: 1) kebutuhan institusi lokal, dan 2) kebutuhan di luar organisasi. Untuk kebutuhan institusi lokal pertanyaan yang dapat diajukan adalah: apakah kinerja perpustakaan rendah, sedang atau di atas rata-rata? Apakah anggaran yang diminta untuk bahan perpustakaan wajar? Apakah rasio biaya dengan manfaat baik? dll. Sedangkan bagi kebutuhan di luar organisasi adalah untuk menyediakan data bagi kelompok akreditasi, lembaga pemberi dana, jaringan, konsorsium, program kerjasama dan lembaga donor tentang kebutuhan koleksi.

3. Metode Evaluasi Koleksi

Berbagai metode evaluasi koleksi telah dibahas dalam berbagai tulisan, untuk memilihnya tergantung pada tujuan dan kedalaman dari proses evaluasi. George Bonn memberikan lima pendekatan umum terhadap evaluasi, yaitu:

a. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki

b. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi

c. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan

d. Pemeriksaan koleksi langsung

e. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.

Kebanyakan metode yang dikembangkan akhir-akhir ini mengambil teknik-teknik statistik. Beberapa standar dan pedoman dari asosiasi profesional dan badan-badan akreditasi menggunakan pendekatan dan formula-formula statistik yang memberikan kepada pelaksana evaluasi beberapa indikator kuantitatif dalam melakukan penilaian. Berbagai standar, daftar pencocokan (checklist), katalog, dan bibliografi adalah beberapa sarana lain bagi pelaksana evaluasi.

Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA's Guide to the Evaluation of Library Collections) membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi. Metode tersebut difokuskan untuk sumber daya tercetak, tetapi ada unsur-unsur yang dapat digunakan dalam evaluasi sumber daya elektronik. Adapun metode itu adalah:

a. Metode Terpusat pada Koleksi

Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:

1) Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog

2) Penilaian dari pakar

3) Perbandingan data statistik

4) Perbandingan pada berbagai standar koleksi

b. Metode Terpusat pada Penggunaan

Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:

1) Melakukan kajian sirkulasi

2) Meminta pendapat pengguna

3) Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan

4) Melakukan kajian sitiran

5) Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca)

6) Memeriksa ketersediaan koleksi di rak

Setiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Seringkali yang terbaik adalah menggunakan beberapa metode yang saling dapat menutupi kelemahannya. Di bawah ini akan dibahas secara ringkas berbagai metode tersebut.

3.1 Metode Terpusat pada Koleksi

3.1.1 Pencocokan pada Daftar (List Checking)

Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara lama yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi. Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain, biasanya menghasilkan data numerik, seperti: "perpustakaan A mempunyai x % dari buku-buku yang ada di daftar itu". Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Beberapa contoh bibliografi yang standar adalah: Books for College Libraries, Business Journals of the United States, Public Library Catalog, Guide to Reference Books, Best Books for Junior High Readers (standar ini banyak dikeluarkan oleh American Library Association) dan Core Lists untuk berbagai subjek tertentu (dikumpulkan oleh Association of College and Research Libraries, Amerika Serikat). Untuk terbitan dari Indonesia belum ada, karena membuat dokumen seperti itu membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang sangat besar.

Untuk melakukan evaluasi koleksi, berbagai daftar pencocokan bisa digunakan. Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang akan dicocokkan semakin banyak waktu dibutuhkan untuk melakukannya. Namun terlalu sedikit daftar yang digunakan untuk evaluasi koleksi juga memberikan hasil yang kurang baik.

Memang dengan adanya data katalog di komputer, OPAC (Online Public Access Catalog), akan sangat mempercepat proses pencocokan koleksi dengan daftar. Perlu juga diteliti apakah publikasi yang didaftar pada daftar pencocokan (checklist) itu sesuai dengan tujuan dari perpustakaan. Bisa saja daftar itu memang tidak sesuai dengan koleksi yang harus dibina di perpustakaan itu. Di negara maju seperti Amerika Serikat dimana pangkalan data dari jaringan berbagai perpustakaan banyak tersedia, mereka membuat bibliografi khusus yang memang diperuntukkan sebagai sarana untuk evaluasi koleksi. Bibliografi yang dibuat khusus itu lebih tepat untuk sarana evaluasi koleksi.

Ada beberapa kelemahan dalam teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi, yaitu:

a. Pemilihan judul untuk penggunaan yang khusus, tidak berlaku umum.

b. Hampir semua daftar selektif dan bisa saja mengabaikan banyak judul-judul publikasi yang bermutu.

c. Banyak judul yang tidak sesuai untuk sebuah komunitas perpustakaan yang khusus.

d. Daftar-daftar itu mungkin saja sudah kadaluarsa.

e. Sebuah perpustakaan mungkin saja mempunyai banyak judul yang tidak tercantum pada daftar pencocokan, namun publikasi itu sama baiknya dengan yang ada di daftar.

f. Pelayanan pinjaman antar perpustakaan tidak membawa bobot dalam evaluasi.

g. Daftar pencocokan (checklist) menyetujui judul-judul, namun tidak ada sanksi untuk memiliki judul yang kurang bermutu.

h. Daftar pencocokan (checklist) tidak memasukkan materi yang khusus yang sangat penting bagi sebuah perpustakaan tertentu.

Untuk menjawab berbagai kritik tersebut, daftar pencocokan (checklist) seharusnya mendaftar semua bahan pustaka untuk semua perpustakaan. Hanya perlu diingat bahwa tidak semua bahan pustaka mempunyai nilai yang sama, atau sama bergunanya untuk sebuah perpustakaan tertentu. Banyak buku-buku lama yang masih sangat berguna bagi pembaca, namun daftar pencocokan yang sudah kadaluarsa sangat kecil kemungkinannya untuk bermanfaat sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan.

Hasil pencocokan terhadap sebuah daftar menunjukkan persentase buku-buku dari daftar yang ada dalam koleksi. Tetapi tidak ada standar berapa persen dari checklist yang harus ada dalam koleksi sebuah perpustakaan. Misalkan sebuah perpustakaan memiliki 53% dari buku-buku yang ada pada checklist. Apakah nilai itu sudah memadai, apakah penting untuk memiliki semua buku yang ada di daftar? Membandingkan angka persentase dari daftar untuk kepemilikan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain kecil manfaatnya, kecuali kedua perpustakaan itu mempunyai populasi yang dilayani yang sama. Kelemahan teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi masih terus didiskusikan, namun tetap saja teknik ini bermanfaat bagi perpustakaan dalam mengevaluasi koleksi.

Sayang sekali di Indonesia belum memiliki pangkalan data jaringan perpustakaan yang secara resmi bekerja sama atau bibliografi yang dibuat khusus untuk evaluasi koleksi. Ada juga beberapa pustakawan yang mengumpulkan data katalog dari berbagai perpustakaan, namun data itu merupakan hasil usaha perorangan dan tidak ada kepastian perbaharuan data secara berkala. Salah satu jalan keluarnya, seorang pustakawan dari perpustakaan sejenis menanyakan buku-buku atau jurnal yang seharusnya dimiliki kepada perpustakaan lain yang sudah diketahui umum bahwa badan induknya merupakan sebuah institusi yang bermutu dalam bidang subjek tertentu.

3.1.2 Penilaian Pakar

Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan.

Prosesnya bisa memerlukan peninjauan terhadap keseluruhan koleksi menggunakan daftar penjajaran (shelflist), bisa terbatas hanya pada satu subjek, itu yang sering terjadi, tetapi bisa juga mencakup berbagai subjek tergantung pada penguasaan pakar tersebut terhadap subjek yang akan dievaluasi.

Biasanya metode ini berfokus pada penilaian terhadap kualitas seperti kedalaman koleksi, kegunaannya terkait dengan kurikulum atau penelitian, serta kekurangan dan kekuatan koleksi. Teknik mengandalkan pada penilaian seorang pakar ini jarang digunakan tanpa dikombinasikan dengan teknik lain. Sering kali pelaku evaluasi yang menggunakan teknik ini merasa tidak cukup bila hanya melihat keadaan di rak. Maka mereka merasa perlu untuk mendapatkan kesan dari komunitas yang dilayani. Pengumpulan pandangan dari berbagai pengguna bisa dianggap mewakili pandangan komunitas. Dengan demikian pengguna didorong untuk terlibat dalam proses evaluasi koleksi.

3.1.3 Perbandingan Data Statistik

Perbandingan di antara institusi bermanfaat untuk data evaluasi. Namun ada keterbatasan disebabkan oleh perbedaan institusional dalam tujuan, program-program, dan populasi yang dilayani. Sebagai contoh, perpustakaan yang ada di sebuah sekolah tinggi untuk bidang ilmu tertentu, misalkan ilmu ekonomi, tentunya berbeda dengan perpustakaan yang ada di sebuah universitas yang mempunyai banyak fakultas dengan berbagai bidang ilmu. Dengan hanya menyatakan jumlah koleksi secara kuantitatif, sulit untuk dapat menyatakan kecukupan dari koleksi sebuah perpustakaan. Jumlah judul atau eksemplar saja tidak dapat dijadikan ukuran untuk melihat pertumbuhan koleksi. Tetapi dirasakan penting untuk mengembangkan pendekatan kuantitatif untuk mengevaluasi koleksi yang berguna untuk pengambilan keputusan, tetap dengan cara yang sederhana. Dengan dimanfaatkannya komputer untuk menyimpan data bibliografi bahan pustaka telah menciptakan sarana evaluasi yang sangat berguna. Di Amerika Serikat sebuah pangkalan data yang meliputi koleksi berbagai perpustakaan yang tergabung dalam sebuah jaringan bernama Washington Library Network (WLN) merupakan sarana evaluasi koleksi yang banyak digunakan.

Sebuah perpustakaan bisa membandingkan koleksi yang dimiliki dengan koleksi perpustakaan lain yang tergabung dalam jaringan WLN. Berhubung banyak perpustakaan di Amerika Serikat menggunakan standar klasifikasi Library of Congress, untuk membandingkan koleksi sebuah perpustakaan dengan data yang ada di WLN, data statistik koleksi dibandingkan berdasarkan nomor klasifikasi Library of Congress.

Dengan menggunakan pangkalan data jaringan WLN bisa diperoleh data seperti jumlah judul buku yang ada di koleksi sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi dibandingkan dengan koleksi perpustakaan lain, jumlah judul buku yang hanya dimiliki oleh sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi, dan berapa jumlah judul buku yang sarna yang ada di koleksi berbagai perpustakaan lain untuk setiap nomor klasifikasi, serta berbagai perbandingan data stastistik koleksi lainnya.

3.1.4 Standar Koleksi

Tersedia berbagai standar yang diterbitkan untuk hampir setiap jenis perpustakaan. Standar itu memuat semua aspek dari perpustakaan, termasuk mengenai koleksi. Standar itu ada yang menggunakan pendekatan kuantitatif, ada pula yang menggunakan pendekatan kualitatif. Contoh dari standar adalah Standards for College Libraries, antara lain memuat informasi mengenai cara untuk menentukan tingkatan kelas sebuah perpustakaan dalam ukuran koleksi berdasarkan persentase koleksi yang dimiliki dibandingkan dengan ukuran yang ideal.

Maka apabila ukuran koleksi sebuah perpustakaan sama atau melebihi dari yang ideal, maka perpustakaan itu mendapat kelas A. Untuk perpustakaan yang ukuran koleksinya di bawah yang ideal mendapat kelas di bawah A. Sebuah contoh standar yang lain, Books for College Libraries menyatakan bahwa sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai program pendidikan sarjana empat tahun seharusnya mempunyai koleksi minimum 150.000 eksemplar, 20% diantaranya seharusnya terbitan berkala yang sudah dijilid dan sisanya 80% adalah judul-judul monograf.

3.2 Metode Terpusat pada Penggunaan

3.2.1 Kajian Sirkulasi

Pengkajian pola penggunaan koleksi sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi semakin populer. Dua asumsi dasar dalam kajian pengguna/penggunaan adalah: 1) Kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh pengguna, dan 2) Statistik sirkulasi memberikan gambaran yang layak mewakili penggunaan koleksi.

Dengan digunakannya komputer dalam melaksanakan transaksi peminjaman, maka semakin mudah untuk memantau data sirkulasi. Ada masalah dengan data sirkulasi dikaitkan dengan nilai koleksi, karena data itu tidak termasuk data koleksi yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi seperti referens dan jurnal biasanya tidak dipinjamkan. Jadi data sirkulasi belum mewakili keseluruhan data pemanfaatan koleksi.

3.2.2 Persepsi Pengguna

Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi.

Hanya perlu diperhatikan objektivitas dari pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya. Jangan sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan informasinya.

Begitu juga dengan lemahnya sistem temu kembali bisa mengakibatkan seolah-olah koleksi perpustakaan itu tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Perlu juga diketahui latar belakang pengguna mengapa seseorang mengatakan positif atau negatif tentang koleksi. Tentunya pengguna yang sudah sering menggunakan perpustakaan akan memberikan pendapat yang lebih obyektif dibandingkan dengan pengguna yang baru atau bahkan tidak pernah menggunakan perpustakaan. Namun demikian bukan berarti bahwa pengguna atau calon pengguna yang demikian pendapatnya tidak perlu didengar.

Penentuan responden secara acak tentunya akan memasukkan semua unsur dalam populasi pengguna, termasuk pengguna potensial (belum menjadi pengguna). Perlu juga ada pertanyaan bagi pengguna potensial mengapa mereka tidak menjadi pengguna perpustakaan, apakah karena koleksinya tidak memenuhi kebutuhan mereka, ataukah karena mereka tidak mengetahui apa yang ada di koleksi perpustakaan? Dengan demikian yang menjadi masalah bukanlah koleksinya, tetapi masalah promosi perpustakaan. Semua itu harus menjadi masukan bagi evaluasi koleksi. Penentuan pertanyaan yang jeli akan menghasilkan kesimpulan yang lebih akurat, menghilangkan kemungkinan kesimpulan yang menyesatkan.

3.2.3 Menggunakan Statistik Pinjam Antar Perpustakaan

Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Namun bisa juga ada hal lain yang menyebabkan penggunanya lebih suka menggunakan perpustakaan lain seperti pelayanannya lebih baik, keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi. Tetapi tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pustakawan harus mencari informasi mengapa hal itu terjadi dan alasan utama terjadinya penggunaan perpustakaan lain oleh komunitasnya.

Pustakawan pengembangan koleksi juga harus secara berkala memeriksa data pinjam antar perpustakaan, bila pelayanan itu ada. Bila ada buku atau jurnal yang tidak dimiliki perpustakaan, tetapi sering diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti buku atau jurnal itu mempunyai peminat yang tinggi, sehingga sewajarnya bila buku atau jurnal itu dimiliki oleh perpustakaan. Bila buku atau jurnal itu sudah ada di koleksi, tetapi juga banyak diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti diperlukan duplikat yang lebih banyak untuk buku tersebut. Untuk jurnal yang biasanya sangat mahal harga berlangganannya, perlu dipikirkan bagaimana sistem baca di tempat yang lebih memberikan kesempatan yang merata kepada pengguna.

3.2.4 Kajian Sitasi

Pada dasarnya, ini adalah variasi pada metode checklist, tetapi untuk bahan tingkat penelitian. Metode ini sangat berguna di perpustakaan Perguruan Tinggi. Dengan melakukan kajian sitasi, pemetaan bidang ilmu dapat dilakukan sehingga perpustakaan dapat mengetahui literatur-literatur yang berkaitan dengan bidang ilmu tersebut.

Kajian sitiran dapat memberikan cara untuk melakukan perubahan dalam kekuatan koleksi. Kajian sitiran juga dapat memperlihatkan data tentang ketersediaan literatur yang disitir dalam penelitian di perpustakaan.

3.3 Cara Penelusuran

Salah satu teknik evaluasi lainnya adalah layak disebutkan, meskipun bukan mengenai alat pengembangan koleksi. Beberapa tahun yang lalu, T. Saracevic dan lain-lain melakukan studi tentang penyebab frustrasi pengguna dalam perpustakaan akademik. Metode ini mengharuskan seorang anggota staf atau peneliti untuk melihat pengguna saat mencari bahan. Fokusnya adalah pada ketersediaan bahan perpustakaan dan alasan tidak tersedia. Dengan metode ini, satu penelitian dilakukan untuk dua jenis pencarian: pencarian untuk item tertentu, disebut penelusuran diketahui (known search) dan mencari bahan tentang suatu topik (subject search). Dalam penelusuran diketahui ada enam poin temuan, atau kesalahan:

a. Kesalahan bibliografi. (Pengguna melakukan sitasi tidak benar, sitasi yang benar diverifikasi di beberapa sumber, dan item tersebut benar terdaftar dalam katalog).

b. Kesalahan akuisisi. (Pengguna melakukan sitasi dengan benar, namun perpustakaan tidak memiliki judul).

c. Kesalahan penggunaan katalog. (Pengguna melakukan sitasi dengan benar tetapi gagal untuk menemukan nomor panggil yang ada di katalog atau gagal untuk mencatat nomor dengan benar).

d. Kesalahan sirkulasi. (Item yang diinginkan diidentifikasi, tetapi sedang disirkulasi atau dibawa orang lain).

e. Kesalahan kegagalan perpustakaan. (Operasi atau kebijakan perpustakaan memblokir akses ke item yang diinginkan; kesalahan tersebut termasuk barang yang hilang dan tidak ada pengganti, atau item salah penjajaran, di penjilidan, atau menunggu untuk dijajarkan kembali).

f. Kesalahan retrieval. (Pengguna memiliki nomor panggil atau lokasi yang benar tetapi tidak dapat menemukan item sebagaimana mestinya).

Untuk pencarian subjek, bukan akuisisi dan kesalahan bibliografi, yaitu:

a. Kesalahan pencocokan pertanyaan. Ini terjadi pada awal pencarian ketika pengguna gagal menemukan kesesuaian antara judul topik pencarian dan subjek perpustakaan atau pencocokan dengan topik Library of Congress Subject Headings (LCSH), dan perpustakaan tidak memiliki catatan tentang tajuk tersebut.

b. Kesalahan menyediakan judul. Ini terjadi di akhir pencarian ketika pengguna tidak memilih salah satu item yang terdaftar di bawah tajuk subjek yang cocok atau tidak meminjam item setelah memeriksa daftar tersebut.

Jelas, teknik ini di luar penilaian koleksi (collection assesment), tetapi memiliki implikasi pengembangan koleksi yang jelas dalam hal judul khusus yang diperlukan, kelemahan wilayah subjek, dan masalah berapa banyak salinan dari judul untuk dimiliki.

3.4 Menggunakan ILS (Integrated Library System)

Dalam pencarian metode untuk menilai koleksi, kita sering mengabaikan informasi ILS. Kebanyakan sistem memiliki kemampuan untuk memilih sampel acak dari database. Lama masa pemakaian koleksi atau umur koleksi dapat diperkirakan. Pertanyaan lain yang dapat dijawab oleh sistem adalah jenis-jenis pengguna, bukan nama individual, menggunakan apa, apa nomor kelas yang banyak digunakan, dan data yang solid tentang jumlah judul dalam nomor kelas yang dapat digali. Beberapa sistem juga membuat menjadi mungkin untuk menghitung harga rata-rata untuk judul-judul atau nomor kelas, yang dapat membantu untuk perencanaan anggaran.

4. Evaluasi Sumber Daya Elektronik

Walaupun kita berada dalam tahap awal pengembangan koleksi informasi elektronik, tidaklah terlalu cepat untuk mulai berpikir tentang evaluasi koleksi tersebut. Tampaknya mungkin bahwa dari waktu ke waktu kita akan mengembangkan banyak –jika tidak lebih, metode untuk mengevaluasi koleksi elektronik seperti yang kita miliki untuk koleksi berbasis cetak. Bahkan, banyak dari metode “print-based” ini diaplikasikan, misalnya untuk mendapatkan data penggunaan koleksi elektronik, penilaian pengguna akhir dan kajian sitiran.

Saat ini, karya Charles McClure dkk. memberikan salah satu pendekatan paling komprehensif untuk mengevaluasi sumber daya elektronik. Mereka menyarankan pendekatan matriks yang menggabungkan banyak elemen yang digunakan dalam proses seleksi elektronik: infrastruktur teknis, kandungan informasi, masalah dukungan, dan isu-isu manajemen. Untuk itu mereka menambahkan bahwa harus dinilai unsur-unsur dalam hal: keluasan (extensiveness), efisiensi, efektivitas, kualitas layanan, dampak, manfaat, dan pengadopsian. Efisiensi dan efektivitas adalah unsur-unsur yang logis. Extensiveness didefinisikan sebagai berapa banyak pengguna mengakses layanan elektronik. Kualitas layanan adalah seberapa baik kegiatan dicapai; McClure dkk. menyarankan salah satu ukurannya adalah persentase pengguna yang menemukan apa yang mereka butuhkan. Dampak adalah ukuran dari apa –jika ada, perbedaan yang dibuat layanan ini untuk kegiatan lain. Manfaat adalah ukuran bagaimana layanan yang tepat untuk suatu jenis pengguna atau individu. Adopsi adalah ukuran dari seberapa banyak, pengguna menggabungkan layanan tersebut ke dalam kegiatan individu atau organisasi.

Banyak produk elektronik yang menyediakan, sebagai bagian dari paket atau sebagai tambahan opsional, software laporan yang memungkinkan seseorang untuk dengan mudah memantau siapa yang menggunakan apa dan kapan. Seseorang dapat, dan harus, memasukkan software laporan manajemen ke server yang menyediakan akses ke sumber daya elektronik. Laporan Manajemen akan menyediakan beberapa data yang diperlukan untuk mengevaluasi sumber daya elektronik dan “nilai” produk yang berbeda dan layanan untuk lokal maupun remote users.

5. Penutup

Ada banyak penelitian yang harus dilakukan sebelum evaluasi koleksi menjadi ilmu yang obyektif. Semua orang setuju bahwa evaluasi koleksi adalah tugas yang sulit, dan hasilnya sangat subyektif. Oleh karena itu, evaluator harus bersedia untuk bertahan dengan hasil yang bersifat tentatif.

Karena tidak ada satu metode evaluasi yang cukup dengan sendirinya, pendekatan gabungan adalah yang paling efektif. Kebanyakan kegiatan evaluasi menggunakan beberapa metode untuk mengambil keuntungan dari kekuatan masing-masing teknik.

Ketika bertindak sebagai konsultan pada kegiatan evaluasi koleksi, kami menggunakan langkah-langkah berikut setelah menentukan tujuan dan sasaran perpustakaan:

a. Mengembangkan seperangkat kriteria individu untuk kualitas dan nilai.

b. Mengambil sampel acak dari koleksi dan memeriksa penggunaan item (contoh shelflist).

c. Mengumpulkan data tentang judul yang diinginkan tetapi tidak tersedia (permintaan interlibrary loan).

d. Mencatat judul yang diambil dari meja dan rak (penggunaan baca di tempat).

e. Mencatat secara rinci kegiatan pinjaman antar perpustakaan (interlibrary loan).

f. Cari tahu berapa banyak materi kuno dalam koleksi (misalnya, penelitian sains yang lebih dari lima belas tahun namun tidak dianggap sebagai ketinggalan jaman).

g. Apabila checklist memiliki relevansi bagi perpustakaan, lakukan itu, tetapi juga lakukan penelitian tentang manfaat dari checklist ini.

h. Kaitkan temuan dengan tujuan dan sasaran perpustakaan.

Koleksi evaluasi memakan waktu, tetapi setelah menyelesaikan kegiatan ini, staf tahu kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan pengetahuan ini, staf pengembangan koleksi dapat merumuskan rencana untuk memelihara kekuatan dan memperbaiki kelemahan. Diasumsikan penilaian kekuatan dan kelemahan terjadi dalam konteks tujuan, sasaran perpustakaan dan kebutuhan masyarakat. Setelah usaha pertama, jika proses berjalan, pekerjaan akan memakan lebih sedikit waktu, dan penilaian yang akan datang lebih mendekati akurat dalam mengetahui nilai sebenarnya koleksi.