Laporan Kunjungan Perpustakaan

LOKASI KUNJUNGAN:

THE JOHANNES OENTORO LIBRARY

UNIVERSITAS PELITA HARAPAN

Sistem Layanan Administrasi

Sistem Layananan administrasi di Universitas Pelita Harapan menggunakan micropayment. Micropayment ini diantaranya digunakan untuk pembayaran foto copy, print dan scan dokumen, pembayaran makanan dan minuman di FJ Square UPH (Food Junction Square), bookstore UPH, pembayaran denda peminjaman buku di Johannes Oentoro Library UPH, dan pembayaran administrasi kemahasiswaan seperti biaya pencetakan transkrip, denda keterlambatan dan biaya administrasi lainnya.

Tujuan penggunaan Micropayment ini bukan untuk menggantikan bentuk pembayaran yang sudah ada saat ini, melainkan untuk memberi nilai tambah kepada komunitas UPH berupa kenyamanan dan kepraktisan bertransaksi di lingkungan kampus.

Micropayment merupakan alat pembayaran berupa kartu dengan teknologi contactless, yang sangat tepat digunakan dalam transaksi small money yang memerlukan kecepatan dan akurasi tinggi. Pengguna tinggal mendekatkan kartunya pada card reader yang telah disediakan dan transaksi dapat dilakukan dengan segera.

Dalam pelaksanaan Micropayment, UPH didukung oleh VisioNet sebagai technical support untuk sistem integrasi dan Bank Mayapada sebagai Bank penyelenggara kliring. Untuk pengisian awal, caranya mudah, cukup datang ke counter Bank Mayapadayang sudah tersedia di kampus UPH untuk mendapatkan virtual account number. Selanjutnya pengisian saldo dapat dilakukan melalui transfer di ATM (Anjungan Tunai Mandiri).

B. Layanan sirkulasi

PERPUSTAKAAN PUSAT UPH Jam Pelayanan
Senin, Rabu - Jumat Selasa Sabtu	07:00 am. - 09:00 pm. 08:30 am. - 09:00 pm. 08:00 am. - 01:30 pm.

Aturan Peminjaman

a. Peminjaman buku dapat diperpanjang satu kali per orang (hanya jika ada permintaan sebelumnya untuk item tersebut). Khusus untuk staf pengajar, perpanjangan dapat dilakukan melalui telepon.

b. Pemesanan buku yang diperlukan yang baru dipinjam pengguna lain dapat melalui bagian sirkulasi.

c.Keterlambatan pengembalian buku dikenakan denda Rp 1.000, - per buku per hari.

d. Peminjam dengan tunggakan buku atau masih punya tanggungan dengan Perpustakaan tidak diperkenankan untuk meminjam kecuali semua kewajiban sudah diselesaikan.

e. Pengguna bertanggung jawab penuh atas hilangnya bahan pustaka dan akan diminta untuk mengganti dengan buku yang sama.

2. 2. Batas Pinjaman

Kategori		Jumlah Buku	Lama Pinjam
Buku Sirkulasi	Students  Undergraduate  Graduate	2 3	2 2
	Staffs Academic  Permanent  Temporary  Assistant	15 3 6	2 2 2
	Non – Academic Alumni Special Member Lippo Karawaci Residence  Lippo Karawaci Company	2 2 2 2	2 2 2 2 2

Kami memiliki ± 65.000 koleksi dan selalu berkembang, terdiri dari:

a. Buku Sirkulasi: Semua buku dari kelas DDC 000-999

b. Kristen Literatur: Semua buku dari kelas DDC 20

c. Koleksi closed access: pinjaman pendek, AV, Foto copy, Teacher’s manual, dan music score sheets.

d. Referensi: Ensiklopedi, kamus, manual, buku pegangan, buku tahunan, direktori

e. Local Contents: Skripsi, Disertasi, Laporan Magang, Tugas Akhir

f. Terbitan Berkala: Majalah, Journal, koran, Buletin

3. 3. Pelayanan

a. Akses Komputer

1) Komputer di perpustakaan harus digunakan untuk tujuan pendidikan saja.

2) Mengakses file atau program komputer tidak ditujukan untuk dipakai siswa, mengakses situs internet yang tidak pantas, atau merusak / menghancurkan / mengeluarkan setiap bagian dari perangkat keras komputer atau perangkat lunak adalah pelanggaran kebijakan di UPH.

b. Wireless Network

Perpustakaan memiliki jaringan nirkabel di seluruh gedung, memungkinkan pengguna untuk terhubung ke jaringan Universitas dari laptop mereka. Untuk informasi lebih lanjut silakan hubungi staf TI kami.

c. Layanan Mengetik

Ada 40 PC tersedia untuk mengetik melakukan pekerjaan kantor ada di lantai 4 perpustakaan. Untuk menggunakannya, ada perangkat lunak berikut ini tersedia pada 40 PC untuk mengetik:
o Microsoft Office 2003 (Word yaitu, Excel, PowerPoint, Access, Project dan FrontPage).

4. 4. Fasilitas Layanan
a. Ruang Belajar

Perpustakaan ini menyediakan 14 ruang belajar (2-5 kursi) dan 5 ruang Kelompok belajar (50-10 kursi). Ruang belajar 4,1 tersedia 15 kursi.

b. Ruang SeminarRuang Seminar tersedia 50 kursi.

c. Ruang Multimedia 1Tersedia untuk 15 kursi.

d. Ruang Multimedia 2

Tersedia untuk 40 kursi dengan 20 komputer. Kamar ini tersedia untuk semua anggota perpustakaan. Pemesanan ruang, silahkan hubungi Desk Informasi (021) -5460901 ext 1372. Anda dapat men-download Formulir Reservasi (Formulir Pemakaian Ruang) dan Formulir Penggunaan Kamar (Form Pelaksanaan Pemakaian Ruang).

5. Pelayanan Lainnya

a. Locker

Tas, paket,dan lain-lain harus disimpan dalam loker sebelum memasuki perpustakaan.

b. Photocopi

Perpustakaan menyediakan layanan fotokopi di lantai 2 dan lantai 3. Untuk menggunakan fasilitas ini, pengguna perpustakaan perlu kartu smart dengan nilai minimal Rp. 50.000. Untuk informasi lebih lanjut, silahkan hubungi ext. 1370.

6. OPAC (On-line Public Access Catalog)

Perpustakaan menyediakan 8 PC di lantai 2 dan 3 untuk penelusuran OPAC.

C. Layanan Jurnal (Majalah Ilmiah)

Jurnal (majalah ilmiah) sebagai terbitan berseri merupakan media komunikasi memuat berbagai macam informasi ilmiah yang menggambarkan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Jurnal (majalah ilmiah) berisi tulisan yang orisinil artinya belum pernah diterbitkan dalam bentuk apapun atau pubikasi lain. Oleh karena itu koleksi ini termasuk dalam kelompok sumber informasi primer yang mempunyai peran antara lain: (1) memberikan ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. Pemikiran tersebut dapat dituangkan dalam bentuk karangan atau ulasan yang dimuat dalam lembaran-lembaran terbitan, (2) sebagai media untuk menyampaikan, menyebarkan gagasan dan penemuan kepada para ilmuan lain.

1. Kebijakan Layanan Jurnal

Di perpustakaan UPH, layanan jurnal mengarah dalam bentuk online jurnal. Karena perpustakaan UPH ada target jangka pendek akan mendigitalkan semua koleksinya dalam jurnal tercetak ke bentuk jurnal digital. Kebijakan ini dalam rangka pengembangan layanan informasi jurnal melalui website, dan pencari informasi bisa akses jurnal di rumahnya masing-masing. Tentunya setiap anggota punya nomor ID masing-masing untuk bisa koneksitas pada layanan jurnal.

2. Jurnal on line yang dilanggan

3. Prosedur Pengolahan Jurnal (Majalah Ilmiah)

Jurnal-jurnal dalam bentuk cetak yang dimiliki baik berasal dari pembelian maupun hadiah dalam proses persiapan digitalisasikan. Adapun alur kerja pengolahan majalah adalah sebagai berikut:

a. Jurnal (majalah ilmiah) datang langsung diberi kode inventaris (article ID)., diberi stempel milik perpustakaan

b. Kemudian majalah tadi dibuatkan katalog majalah dan indeks artikel, dengan cara mengentri data, sesuai dengan tag (tengara) yang telah ditentukan. Adapun tag atau tengara meliputi cantuman data sebagai berikut..b. Serial title; c. Serial Subtitle; d. ISSN; e. Publisher; d. frequency; e. Serial Type; f. Publisher Year; g. Language; h. Number; i.Month; j Year; k. Serial date; l. Article Title; m. Article Subtitle; n. Page; o. Abstrac; p. Author; q. Keyword; r. Subject

c. Pengisian entri data bisa dilihat pada peragaan Worksheet sebagai berikut

Setelah selesai selesai entri data, maka otomatis terkirim di OPAC, sehingga pemakai akan mengetahui judul-judul artikel yang terbaru yang dilengkapi dengan abstraksinya.

a. Jurnal atau majalah ilmiah yang sudah dibuatkan katalog dan artikelnya, disajikan pemakai. (di display)

b. Apabila jurnal yang baru sudah datang, maka jurnal yang di display diambil, dan diganti yang baru.

c. Setelah sudah terkumpul 3-4 nomor, majalah di bendel dan diirim ke bagian pengolahan untuk dijilid dan diberi nomor panggil klasifikasi.

D. Referensi

Perpustakaan Pelita Harapan yang lebih dikenal dengan nama “The Johannes Oentoro Library” terdiri dari 4 (empat) lantai.

Lantai 2 untuk :

1. Koleksi Referensi : Ensiklopedi, Kamus, Buku Tahunan, Direktori, Maps, Handbook.
2. Terbitan Lokal : Tesis, Disertasi, Term-Paper
3. Periodical : Journal, Majalah, Koran

Keseluruhan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan ini berjumlah 70.000 buah yang terdiri dari buku, majalah, jurnal, Audio Visual, Tesis/ Disertasi/ Term-Paper. Ditambah dengan koleksi digital dan database online.

Susunan Koleksi Referensi di Rak:

1. Buku Referensi : disusun berdasarkan nomor klasifikasi DDC dari kelas 000-900

2. Periodical : disusun berdasarkan abjad judul

Untuk Koleksi tertentu mereka memberi ciri khas tersendiri di punggung buku di bawah label diberi warna yang berbeda-beda yang berbentuk bulat, yang mereka sebut ”Colored Label for Certain Collections”:

Biru : Untuk koleksi ”short loan” (lt.3 / Closed Access Collection)

Kuning : Koleksi Manual Pengajar (Lt.3 / Closed Access Collection)

Merah : Koleksi Referensi (Lt.2)

Hijau : Teacher College Corner (Lt.2)

Untuk mendukung Layanan Referensi mereka menyediakan Meja Referensi (Reference Help-Desk): Untuk menolong mahasiswa yang sedang melakukan penelitian dan menggunakan koleksi Referensi dan untuk menjawab pertanyaa-pertanyaan referensi.

Untuk Online Database ada yang mereka langgan sendiri dan ada yang kerjasama dengan DIKTI.

1. Online Database yang mereka langgan sendiri :

a. Acces Medicine: Health & Medicine

b. American Society of Civil Engineers: Physi

c. BCI Asia: Building & Architecture

d. Gale Virtual Reference Library: Encyclopedia & Specialized References

e. IEEE Computer Society Digital Library Computer

f. JSTOR: Humanities, Social Sciences & Science

g. JSX Transaction & Demand History Capital Market (in lirary only)

h. PHI (Penelitian Hukum Indonesia): Law (in library only)

i. Project MUSE: Humanities, Social Science

j. Science Direct: Food, Technology, Biological, Sciences, Engineering

k. Springer Link : All Subject

l. West Law International: Law

2. Kerjasama dengan DIKTI :

a. EBSCO : Multi Subjects

b. Cengage : Sciences, Humanities, Education

c. Proquest : Agriculture, Arts, Biology, Religion, Sociology.

E. Implementasi Automasi dan Perpustakaan Digital UPH

Pada bagian sub bab ini akan dijelaskan sekilas mengenai penerapan automasi perpustakaan serta penerapan hybrid perpustakaan, yang mana perpustakaan UPH (Universitas Pelita harapan) juga memberikan pelayanan yang dapat diakses melalui website. Pada bagian ini akan dijelaskan berdasarkan elemen automasi dan perpustakaan digital mulai dari metode pengadaan perangkat lunak, sumber daya manusia, hardware, dan softwere khususnya modul OPAC (online public acces catalog) termasuk WEBPAC (web public acces catalog) serta pengembangan perpustakaan digital mengunakan Dspace untuk koleksi repository.

1. Pengadaaan Perangkat Lunak

Pengadaan perangkat lunak untuk automasi serta perpustakaan digital, pihak perpustakaan UPH melakukan pengembangan sendiri secara internal. Metode ini memungkinkan untuk memagang kendali dalam pengembangan sistem dan kebutuhan fungsional sistem yang sifatnya umum ataupun spesifik biasa terpenuhi dengan lebih mudah. Metode pengembangan sistem ini dimungkinkan ketersediaan SDM yang memadai yang dimiliki sendiri oleh pihak perpustakaan. Di bawah (bagian B) akan dijelaskan SDM pada bagian automasi.

Staff / Sumber Daya Manusia

Untuk mendukung kegiatan automasi perpustakaan di dukung dengan dua staff yang terdiri dari kepala bagian automasi dan dibantu dengan sorang programmer. Untuk dapat lebih jelas dapat dilihat pada bagan organisasi dibawah ini :

Jika dilihat dari posisi serta tugas pokok pada staff bagian automasi ini maka menunjukan bahwa adanya kerjasama yang ideal dilakukan dalam pengembangan internal antara staff pustakawan (memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan) dengan ahli komputer, dengan begitu kerjasama mereka memungkinkan pengembangan sistem lebih baik dan tepat sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Pustakawan berorientasi pada kebutuhan sistem sedangkan programmer berupaya untuk memahami spesifikasi kebutuhan kemudian mengimplementasi ke dalam bahasa program.

3. Konstruksi Perangkat Lunak

Dalam pembuatan program automasi perpustakaan program yang dipilih untuk merancang database adalah Visual Basic serta MySql Server 2000. Sedangkan untuk perancangan portal perpustakaan kami tidak mengetahui secara jelas pada saat observasi.

4. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang digunakan untuk operasional automasi maupun perpustakaan hybrid berdasarkan pengamatan, menunjukan bahwa perangkat yang ada sudah mendukung secara penuh kegiatan automasi ini, hal ini terlihat dari infrastruktur yang ada , dimana memiliki komputer server maupun desktop yang memumpuni untuk melakukan kegiatan automasi. Ketersediaan 4 PC untuk layanan OPAC yang terletak dilantai 2 dan 3. Serta ketersediaan PC pada setiap bagian kantor yang berkaitan langsung dengan bisnis perpustakaan yang saling terintegrasi secara sistem. Juga tersedia akses hotspot untuk mengakses dalam gedung perpustakaan. Serta juga tersedianya security gate untuk penjagaan.

5. Modul-Modul Dalam Sistem

Setiap sistem automasi perpustakaan memiliki modul –modul untu mendukung kearah full integrasi dalam berbagai kegiatan perpustakaan( sistem modular), sehingga dengan satu sistem dapat melakukan berbagai kegiatan. Adapun modul-modul yang tersedia pada sperangkat lunak automasi yang dimiliki perpustakaan UPH adalah sebagai berikut:

a. Akuisisi – modul ini membantu bagian pengadaan untuk pencatatan permintaan, pemesanan, pembayaran yang akan berhubungan dengan modul keuangan, serta penerimaan dan laporan proses pengadaan. Modul ini salah satu kelebihan yang dimiliki oleh sistem automasi dari perpustakaan UPH.

b. Pengolahan Bahan Pustaka – modul ini berfungsi untuk proses pamasukan data yang terangkum dalam bentuk metadata.

c. Administrasi, Security Pembatasan Akses. – karena sistem dipakai secara bersama-sama oleh berbagai petugas dengan kepentingan tertentu maka, sistem ini memiliki pembatasan akases, sehingga setiap bagian kegiatan hanya boleh mengakases sesuai dengan tugas pokoknya.

d. Membership- modul ini bertujuan untuk proses pemasukan data anggota serta sebagai data acuan atau relasi pada modul sirkulasi.

e. Sirkulasi – modul ini bertujuan untuk membantu pelayana sirkulasi dalam peminjaman dan pengembalian bahan pustakan.

f. Pengelolaan terbitan berkala/ Serial – modul ini khusus untuk mengelola koleksi terbitan berkala.

g. Report.- modul untuk memberikan data statistik dalam seluruh kegiatan yang terdapat pada sistim.

Dari seluruh modul yang diketahui, ada dua modul menjadi kelebihan dibandingkan dengan sistem yang dimiliki oleh beberapa perpustakaan pada umumnya, sistem ini memiliki modul akuisisi dan serial, modul ini masih jarang di miliki oleh beberapa perpustakaan.

6. Modul OPAC

Pada sesi ini akan dijelaskan mengenai penggunaan modul opac yang dapat dipakai oleh para pengguna perpustakaan, untuk tampilan opac dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Dari tampilan OPAC di atas, terlihat bahwa terdapat versi OPAC, hal ini mengindikasikan bahwa, adanya perubahan dalam struktur tampilan maupun kebutuhan. Namun ada keunikan pada fitur pemilihan topic melalui call number, fitur ini menyedikan penyaringan pencarian berdasarkan format bentuk dari dokumen dengan memasukan kode tertentu. Penjelasan kode dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Tampilan cantuman pada OPAC terlihat sederhana hanya menampilkan 4 field yaitu call numbe , judul, barcode (nomor unik) dan Status. Sedangkan untuk tampilan detail juga tidak menunjukan informasi yang terlalu mendetail, terlihat pada gambar di bawah ini :

Modul OPAC juga memberikan pencarian khusus untuk menelusuri koleksi skripsi atau thesis. Pencarian koleksi ini di bantu dengan teknik penelusuran melalui call number, bisa di telusuri melalui kode program studi ataupun berdasarkan kode fakultas, yang semuanya ini tentu dibutuhkan untuk menghindari penyebaran perolehan cantuman yang tidak penting.

Pada cantuman dari hasil penelusuran koleksi ini memungkinkan untuk mengunduh file dengan format pdf.

Modul WEBPAC

Selain layana OPAC yang terdapat di perpustakaan, perpustakaan juga memberikan layan 24 jam untuk mengakses layana katalog perpustakaan yang dapat di akses pada http://library.uph.ac.id .

Sedangkan cantuman detai dari pencarian agak sedikit berbeda dengan versi OPAC. Dengan menampilkan dalam tampilan sedrhada dengan mengunakan table.

8. Dspace at Johannes Oentoro Library

Perpustakaan UPH juga menyediakan layanan repositori digital, koleksi digital yang tersedia berupa karya gray literature yang terbit di lingkungan Universitas Pelita Harapan. Untuk mengelola koleksi koleksi repository ini Perpustakaan mengunakan program Dspace, yang bersifat open source.

Sedangkan jumlah koleksi yang telah dimasukan kedalam sistem repositori sebayak 1277 judul. Untuk lebih terperincinya jenis koleksi repository yang dimiliki dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Untuk proses penelusuran tidak jauh berbeda dengan penelusuran pada OPAC, tentunya dengan cirri khas dari program Dspace.

Sistem automasi pada perpustakaan UPH dengan nama lengkapnya adalah The Johannes Oentoro library, telah memiliki sistem automasi dan digital yang cukup memadai untuk melayani setiap penggunanya, dan didukung dengan staff yang berkompeten serta di dukung dengan dana yang memadai untuk operasional kegiatan automasi ini. Semua ini menunjukan bahwa perancangan infrastruktur, manajemen perpustakaan UPH direncanakan dengan program yang baik.

F. Koleksi Perpustakaan Johannes Oentoro

Perpustakaan Johannes Oentoro memiliki 70.000 buku, majalah, jurnal, materi audiovisual dan tesis, disertasi dan tugas semester. Selain itu ada juga bermacam-macam koleksi digital dan berlangganan database online.

1. Lokasi

Lantai kedua:

a. Koleksi referensi seperti Encyclopedia, Kamus, map, buku pedoman, dll.

b. Terbitan lokal seperti Tesis, disertasi dan tugas semester, dll

c.Kalawarta seperti Journals, Majalah, Koran, dll.

Lantai ketiga:

a. Koleksi buku umum dari berbagai macam subjek

b. Literatur Kristen

c. Koleksi jangka pendek (peminjaman satu malam)

d. Koleksi manual dosen

e. Koleksi AV (Audio Visual)

Lantai ke -4: E-resources, database online dan lokal

2. Kebijakan koleksi

Hak Cipta

Undang-undang negara mengenai Hak Cipta No. 19 tahun 2002 harus diperhatikan. Salinan undang-undang ini selalu dipasang pada mesin fotokopi. Setiap sumber informasi, baik itu dari Internet, selalu harus ditulis pada bagian daftar pustaka. Plagiarisme merupakan pelanggaran serius terhadap kode etik UPH.

3. Permintaan untuk koleksi baru

Karyawan administratif dan fakultas dapat mengajukan permintaan atas materi baru dengan mengisi formulir permintaan materi yang dapat diunduh dari situs web perpustakaan.

4. Akses terhadap database online

Database online hanya tersedia untuk anggota perpustakaan saja. Nomor identifikasi (NIM/NIK) dan nomor pengunjung perpustakaan dibutuhkan untuk log-in. Pengguna dapat meminta nomor pengunjung dengan menghubungi meja sirkulasi (ext 1384-1385)

F. Kebijakan pengembangan Sumber Daya Manusia di The Johannes Oentoro Library (UPH)

The Johannes Oentoro Library (UPH) melakukan upaya-upaya yang bernilai positif dalam rangka meningkatkan potensi Sumber Daya Manusia (SDM) memberikan pelatihan-pelatihan baik secara formal maupun informal mengenai pengadaan, pengolahan, pelayanan yang bertujuan untuk menambah ilmu pengetahuan. Pelatihan tersebut dilakukan untuk meningkatkan kapabilitas petugas perpustakaan dalam melaksanakan tugas-tugas sehari-hari, dan memberikan wawasan berfikir mengenai ilmu pengetahuan yang terus berkembang sehingga dapat dikatakan bahwa sinkronisasi antara kemampuan SDM hendaknya berkembang dengan seiring perkembangan ilmu pengetahuan yang membutuhkan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

The Johannes Oentoro Library (UPH) memberdayakan SDMnya selain memberikan pelatihan, juga mengirimkan wakil-wakilnya untuk mengikuti Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) kepada pegawai (In the job training) yang berhubungan dengan perpustakaan. Selain itu mengikutsertakan dalam kegiatan-kegiatan seperti: seminar-seminar perpustakaan, symposium, dan lain sebagainya. Kegiatan ini dilakukan untuk memperluas cakrawala pengetahuan, menggali dan memperoleh pengetahuan baru di bidang perpustakaan khususnya dan pada disiplin ilmu lain pada umumnya.

Di The Johannes Oentoro Library (UPH), untuk tujuan meningkatkan kualifikasi pendidikan maka memberikan beasiswa kepada karyawannya, oleh karena itu pada saat ini beberapa di antara personel perpustakaannya yang sedang studi pasca sarjana. Mereka dikuliahkan untuk menambah ilmu pengetahuan serta memacu karyawan yang berpotensi untuk selalu komitmen dengan segala tugas yang diembannya. Tujuan lain dari menguliahkan karyawannya adalah untuk kebutuhan akan tenaga-tenaga yang terampil dan profesional dalam mengolah perpustakaan.

G.Anggaran

Salah satu syarat penting bagi penyelenggaraan perpustakaan ialah tersedianya dana yang memadai. Disamping untuk keperluan yang lazim bagi sebuah lembaga seperti gaji pegawai, bahan habis pakai, perlengkapan kantor dan pemeliharaan gedung, dana perpustakaan diperlukan untuk membangun koleksi dan membeli perlengkapan perpustakaan seperti perlengkapan pandang dengar dan rak buku. Tidak ada rumus yang umum untuk menentukan berapa dana yang harus dialokasikan untuk perpustakaan.

Menurut pedoman perpustakaan perguruna tinggi (1994: 19) hanya menyarankan saja, sebaiknya anggaran perpustakaan sebesar 5% dari anggaran keseluruhan Universitas. Tugas perpustakaan UPH, hanya menyusun rencana anggaran setiap tahunnya serta merinci penggunanaan dana selama tahun anggaran bersangkutan. Kemudian rencana penggunaan anggaran harus dikonfirmasikan dan didiskusiakan lebih dulu kepada pembantu Rektor II. Apabila diperguruan tinggi negeri, terdapat berbagai sumber dana bagi perpustakaan yaitu dari pemerintah yang berupa anngaran rutin, anggaran pembangunan, dari kalangan masyrakat, perusahaan dan sumber lainnya. Sumber anggaran perpustakaan Universitas Pelita Harapan berasal dari.

1. Yayayan : anggaran rutin dan anggaran pembanagunan

2. Masyarakat : SPP para mahasiswa, perorangan , wali mahasiswa dll

3. Perusahaan : beasiswa

Sedangkan besarnya anggaran untuk perpustakaan UPH belum diketahui, begitu pula untuk berapa % anggaran setiap tahunnya dari anggaran universitas belum diketahui secara pasti.

Perpustakaan Perguruan Islam Al Izhar

Perpustakaan Masjid

Perpustakaan Institut Pertanian Bogor

TESAURUS

TESAURUS

AGAMA
Untuk karya yang mengkaji agama. Digunakan juga sebagai tajuk tambahan untuk karya yang mengkaji aspek agama pada nama negara, bangsa, dsb., ump. INDONESIA – AGAMA, dsb.

IB DEISME
DEWA
EVOLUSI
GAIB, KEKUATAN
GNOTISISME
HIDUP KEROHANIAN
HUMANISME
KEKAFIRAN
KONFUSIANISME
MISTIK
MITOLOGI
MITOS
MONOTEISME
PANTEISME
PERCAYA DAN KERAGU-RAGUAN
PENGORBANAN (TEOLOGI)
POLITEISME
POSITIVISME
RASIONALISME
SPIRITUALISME
TAKHYUL
TAOISME
TEISME
TEOLOGI
TEOLOGI ALAM
WAHYU
YUDAISME
ZOROATRIANISME
IK BRAHMANISME
BUDHA DAN BUDHISME
HINDUISME
IMAN
ISLAM
SHINTOISME
AGNOSTISISME
KRISTIANI

BAHAISME
AGAMA, PERSELISIHAN
GU Ilmu Agama
IL DEWA
PERADABAN
TEOLOGI
TUHAN

Agama Budha
G BUDHA DAN BUDHISME

AGAMA, PERSELISIHAN
GU Perdebatan Agama
Teologi – Perdebatan
IL AGAMA

AGNOSTISISME
IL AGAMA

AHMADIYAH
IK AHMADIYAH LAHORE
AHMADIYAH QADIAN

AHMADIYAH LAHORE
IL AHMADIYAH

AHMADIYAH QADIAN
IL AHMADIYAH

Air Sembahyang
G WUDU’

Air Wudu’
G WUDU’

Akhlak
G WATAK

Al Hadits
G HADIS

ALKITAB
GU Injil
IL KITAB SUCI


Alkitab-Mukjizat
G MUKJIZAT

Alquran
G ALQUR’AN
GU Quran
Qur’an
Koran
Kuran

ALQUR’AN
IL ISLAM
ISLAM, SUMBER AJARAN
GU Kalamullah
Mushaf

Aqiqah
G QURBAN DAN AQIQAH

Azmi, ulul
G ULUL AZMI

BRAHMANISME
IB HINDUISME
IL AGAMA
BUDHA DAN BUDHISME
HINDUISME
KASTA

Budaya Islam
G KEBUDAYAAN ISLAM

BUDHA DAN BUDHISME
IB TEOSOFI
GU Agama Budha
IL AGAMA
BRAHMANISME
Dam
G DAM (HAJI)

DAM (HAJI)
GU Haji, Dam; Denda Haji
IL HAJI

DIRAYAH HADIS, ILMU
IB HADIS, MUSTALAH
GU Hadis, Ilmu Dirayah
Ilmu Dirayah Hadis

DOA (ISLAM)
GU Shalat
Sembahyang
Sholat
Salat
IL IBADAH (ISLAM)

Fatwa Ulama
GU IJTIHAD

FILSAFAT ISLAM
GU Filsafat Tasyri’
Islam dan Filsafat

Filsafat Tasyri’
G FILSAFAT ISLAM

FIKIH
IB FIQIH

FIQIH
GU Hukum Islam
IL ISLAM
IB FIKIH

HADIS
IL ISLAM
ISLAM, SUMBER AJARAN
GU Hadis, Ilmu

HADIS NABI
IK HADIS QUDSI

HADIS QUDSI
IL HADIS NABI

HADIS SAHIH
GU Hadis Shohih

Hadis Shohih
G HADIS SAHIH
IL HADIS

HAJAR ASWAD
GU Hajrul Aswad

HAJI
IK DAM (HAJI)

Hajrul Aswad
G HAJAR ASWAD

Hari Qiyamat
G KIAMAT

Hari Raya Fitrah
G IDUL FITRI

Harta Waris
G WARIS DAN PEWARIS (HUKUM ISLAM)

HIBAH DAN WASIAT
IL HUKUM PERDATA (ISLAM) – WAKAF, HIBAH DAN WASIAT

Hijrah
G NABI MUHAMMAD SAW

Hukum Islam
G FIQIH

HUKUM ISLAM
Gunakan dengan subdivisi, misalnya : HUKUM ISLAM-WARIS jika tanpa subdivisi gunakan FIKIH
IB FIKIH
IK HUKUM INTERNATIONAL ISLAM
HUKUM PERDATA ISLAM
HUKUM PIDANA ISLAM
GU Fardu; Haram; Makruh; Mandub; Sunnat; Wajib; Islam, Hukum

HUKUM PERDATA (ISLAM) – WAKAF, HIBAH DAN WASIAT
IB HIBAH DAN WASIAT
GU Hibah, Wakaf
Wasiat (Islam)

HUKUM PERKAWINAN
IK HARTA PERKAWINAN
MAS KAWIN
PERCERAIAN

POLIGAMI
SUAMI DAN ISTRI
IB PERKAWINAN (HUKUM ADAT)
PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)
HUKUM PERDATA
PERKAWINAN--UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
GU Perkawinan, Hukum

IBADAH (ISLAM)
IK DOA (ISLAM)
KHOTBAH (ISLAM)
PUASA
ZAKAT
IB MASJID

IDUL FITRI
GU Hari Raya Fitrah

IJTIHAD
G Fatwa Ulama
IL ISLAM, SUMBER AJARAN
USUL FIKIH

IMAM HAMBALI
IL ALIM ULAMA

Injil
G ALKITAB
IL KITAB SUCI

Isa al Masih
G Nabi Isya AS

ISLAM
IB KEBUDAYAAN ISLAM
GU AGAMA ISLAM

Islam dan Filsafat
G FILSAFAT ISLAM

Islam, Kebudayaan
G KEBUDAYAAN ISLAM

Islam – Pembunuhan
G QISAS

ISLAM, SUMBER AJARAN
GU Sumber Ajaran Islam
IK AL QUR’AN
HADIS

Isra’ Mi’raj
G NABI MUHAMMAD SAW

JIHAD
IB MUJAHID

Kab. Bogor
G KABUPATEN BOGOR
IL PEMERINTAH DAERAH

KABUPATEN BOGOR
GU Kab. Bogor

Kafir
G KEKAFIRAN

Kalamullah
G ALQUR’AN

Karomah
G MUKJIZAT

Kaum Syiah
G SYI’AH

KAWIN SIRI
GU Kawin Diam-diam
IL PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)

Keajaiban
G MUKJIZAT

KEBUDAYAAN ISLAM
GU Islam, Kebudayaan
IL ISLAM

KEKAFIRAN
GU Kafir
IL AGAMA


Kelakuan
G WATAK

KHALIFAH ISLAM
GU Islam, Khalifah

Khalifaturrasyidin
G KHULAFAURRASYIDIN
IB KHALIFAH ISLAM

KIAMAT
GU Hari Qiyamat

KITAB SUCI
IB ALKITAB
GU Injil

MADRASAH ALIYAH NEGERI
GU Man
IL MADRASAH

MAHAR
GU Maskawin
IL PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)

Makruh
G HUKUM ISLAM

Man
G MADRASAH ALIYAH NEGERI
IL MADRASAH

MASJID
IK MASJID AQSA

MASJID AQSA
IL MASJID

Maskawin
G MAHAR


Masuk Islam
G MUALLAF


MUALLAF
GU Masuk Islam

MUHRIM
GU Wanita Muhrim

MUJAHID
IL JIHAD

MUKJIZAT
IB GAIB, KEKUATAN
GAIB
KEKUATAN
TEMPAT SUCI
GU Keajaiban
Alkitab – Mukjizat
Karomah
IK KRISTIANI

Mushaf
G ALQUR’AN

Mustalah Hadis
G HADIS, MUSTALAH

NABI DAN ROSUL
IB Nama nabi dan rosul, Ump. Nabi Ibrahim; Nabi Muhammad SAW, dsb.

NABI ISA
GU Nabi Isya AS

Nabi Isya AS
G NABI ISA
GU Isa al Masih

NABI MUHAMMAD SAW
GU Hijrah
Isra’ Mi’raj Muhammad saw, Nabi
Nabi Muhammad SAW -- Hijrah
Nabi Muhammad SAW -- Isra’ Mi’raj
IL NABI DAN ROSUL

Nabi-nabi Istimewa
G ULUL AZMI

Nakal
G WATAK

Natal
G NATAL (KRISTIANI)

NATAL (KRISTIANI)
IK CERITA NATAL
PUISI NATAL
SANDIWARA NATAL
YESUS KRISTUS
GU Natal, Perayaan
Natal, Pesta
IB PESTA

Natal, Perayaan
G NATAL (KRISTIANI)

Natal, Pesta
G NATAL (KRISTIANI)

NISAB
GU Waktu

PEMERINTAH DAERAH
Gunakan, bila diperlukan, bentuk-bentuk pemerintahan daerah, ump. DAERAH ISTIMEWA; KABUPATEN; KECAMATAN; KOTAMADYA; OTONOMI DAERAH; PAMONG PRAJA; PROPINSI
IK ADMINISTRASI NEGARA
DESA
IB DESENTRALISASI DALAM PEMERINTAHAN
DESENTRALISASI DALAM PEMERINTAHAN DESA
HUKUM ADMINISTRATIF
OTONOMI DAERAH
POLITIK, ILMU

PERADILAN ISLAM
GU Islam, Peradilan
Qada

PERJANJIAN HUDAIBIYAH
IL SEJARAH ISLAM
SEJARAH NABI
SIRAH NABAWIYAH


Perjanjian Lama
IL AL KITAB

PERKAWINAN (HUKUM ISLAM)
IL HUKUM ISLAM
IK HUKUM PERKAWINAN

PESANTREN
GU Pondok Pesantren Nguruki

Pondok Pesantren Nguruki
G PESANTREN

PROPINSI KALIMANTAN BARAT
GU Prop. Kalbar
IL PROPINSI (PEMERINTAHAN)

PROPINSI (PEMERINTAH)
Gunakan, bila diperlukan, nama-nama propinsi, ump. JAWA BARAT, KALBAR, dsb.
IB DMINISTRASI NEGARA
PEMERINTAH DAERAH

Prop. Kalbar
G PROPINSI KALIMANTAN BARAT
IL PROPINSI (PEMERINTAHAN)

PUASA
GU Saum
Siyam

Puasa Ramadhan
G PUASA

Qada
G PERADILAN ISLAM

QISAS
GU Islam – Pembunuhan

QUNUD
GU Doa Qunut
IL DOA (ISLAM)

QURBAN DAN AQIQAH
GU Qurban; Aqiqah
RIWAYAH HADIS, ILMU
GU Hadis, Ilmu Riwayat
Ilmu riwayah hadis
IL HADIS, MUSTALAH

Salat
G DOA (ISLAM)

Saum
G PUASA

SEJARAH ISLAM
IK PERJANJIAN HUDAIBIYAH

SEJARAH NABI
IK PERJANJIAN HUDAIBIYAH

Sembahyang
G DOA (ISLAM)

Shalat
G DOA (ISLAM)

Sholat
G DOA (ISLAM)

SIRAH NABAWIYAH
IK PERJANJIAN HUDAIBIYAH

Siyam
G PUASA

Surat Yassin
G SURAT YAASIN
IL ALQUR’AN

SYI’AH
GU Aliran Syi’ah
Sekte Murji’ah
Sekte Syi’ah
IL ISLAM – ALIRAN DAN SEKTE

Tafsir Alquran
G TAFSIR ALQUR’AN, AHLI


TAFSIR ALQUR’AN, AHLI
GU Mufassirin
Ahli Alqur’an

Tahlil
G NYANYIAN ROHANI
TALQIN DAN TAHLIL

Talak Bain Kubra
G TALAK TIGA

TALAK TIGA
GU Talak Bain Kubra
IL PERCERAIAN (ISLAM)

Talqin
G TALQIN DAN TAHLIL

TALQIN DAN TAHLIL
GU Tahlil
Talqin

ULUL AZMI
GU Nabi-nabi Istimewa

USUL FIKIH
IK IJTIHAD

Wakaf
G HUKUM PERDATA (ISLAM) – WAKAF, HIBAH DAN
WASIAT

Waktu
G NISAB

Wanita Muhrim
G MUHRIM

WARIS DAN PEWARIS (HUKUM ISLAM)
GU Ahli waris
Faraid
Harta waris
Hukum Islam – Waris
Hukum Kewarisan Islam
Islam pembagian harta
Muwaris
IB HUKUM PERDATA ISLAM

Wasiat
G Wasiat (Islam)

Wasiat (Islam)
G HIBAH DAN WASIAT

WATAK
IB CINTA
ETIKA
ETIKET (PERGAULAN)
HIDUP BERKELUARGA
HIDUP KERUHANIAN
HUBUNGAN ANTAR MANUSIA
KEBERANIAN
KEBIASAAN
KEJUJURAN
KEPATUHAN
KESETIAAN
KESOPANAN
KEWAJIBAN
PANTANGAN MINUMAN KERAS
PERSAHABATAN
SIMPATI
SOSIAL, PENYESUAIAN
GU Kelakuan
Nakal
IL BEHAVIORAL
ETIKA
KESOPANAN
WATAK
HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Wudhu’
G WUDU’

WUDU’
GU Air Sembahyang
Air Wudu’

Wukuf
G WUQUF (HAJI)

WUQUF (HAJI)
GU Wukuf
ZAKAT
IK ZAKAT FITRAH
ZAKAT MAL
ZAKAT PROFESI
IL IBADAH (ISLAM)

ZAKAT FITRAH
IL ZAKAT

Perpustakaan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia

Kebijakan Manajemen Arsip di Universitas Indonesia

A. Dasar Pemikiran

Arsip menurut Undang-Undang Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pemerintah juga membuat istilah baru yaitu arsip terjaga yang dimaksudkan untuk tidak mengulangi kesalahan akibat hilangnya dokumen-dokemn negara yang dapat merugikan kepentingan masyarakat seperti hilangnya dokumen kontrak kerja free port. Arsip terjaga didefinisikan sebagai arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Melihat definisi di atas, masalah keterbukaan dan ketertutupan arsip dalam Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 maupun Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997 sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 ini, tetapi tentu saja setelah melampaui masa simpan yang telah ditentu JRA (Jadwal Retensi Arsip)nya.
Satu hal lagi yang menarik dalam Undang-Undang Nomor 43 ini, adanya pengakuan pemerintah mengenai bentuk lembaga kearsipan bernama Arsip Universitas atau di luar negeri sering disebut University Archive. Peran pengelolaan arsip di perguruan tinggi difokuskan pada dua lembaga pengelola yaitu unit kearsipan sebagai pencipta, pengguna dan pemelihara arsip dinamis dan lembaga kearsipan yang difungsikan sebagai Arsip Universitas yang menangani pengelolaan arsip vital dan arsip statis. Arsip perguruan tinggi juga bertanggungjawab sebagai pembina pengelolaan arsip di lingkungan unit kerja perguruan tinggi yang bersangkutan.
Dalam tugas ini penulis mengambil tema tentang Kebijakan Manajemen Arsip di Universitas Indonesia, dimana penulis melakukan survey, observasi dan wawancara serta mengambil beberapa data pendukung di Unit Kerja Kearsipan di PAUI, Unit Kerja Kearsipan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) dan Unit Kerja Pengeloaan Arsip Permanen yang bertempat di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia Gedung A.

B. Sekilas Sejarah Kearsipan di Universitas Indonesia
Sejak berdirinya Universitas Indonesia tahun 1946, sampai terjadinya arsip kacau pada tahun 1997 Universitas Indonesia baru mulai memikirkan arsip sebagai asset universitas yang harus diselamatkan. Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) saat itu yang dipelopori oleh ibu Anon Minarni mula pertama kali sadar bahwa arsip harus dikelola. Saat itu ibu Anon panggilan akrabnya dibantu oleh bu Tum.
Tahun 2000 Universitas Indonesia tertimbun dengan arsip kacau, dimana disetiap sudut kantor terdapat arsip berbentuk karungan yang tidak dikelola. Ibu Anon Minarni dan rekan berusaha semaksimal mungkin untuk nego ke pihak pimpinan, Rektor Universitas Indonesia bahwa arsip universitas adalah asset universitas yang tidak boleh hilang. Perjuangan ibu Anon dan rekan terjawab, dan pada tahun 2009 berdirilah Unit Kerja Kearsipan PAU (Pusat Arsip Universitas) yang dikenal dengan PAUI, Pusat Arsip Universitas Indonesia.


C. Visi Misi Arsip UniversitasVisi Arsip Universitas Indonesia adalah mengumpulkan, menyimpan dan menyediakan informasi dalam mencapai ‘good governance’. Visi arsip Universitas Indonesia dituangkan dalam misi sebagai berikut:
1. Mendukung administrasi seluruh struktur universitas dengan bahan bukti kegiatan yang mudah diakses tanpa melihat bentuk (digital atau tercetak).
2. Memelihara bahan bukti penting dokumen universitas untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas Universitas Indonesia kepada Stakeholder khususnya dan kepada masyarakat pada umumnya.
3. Menyediakan informasi dalam mempromosikan misi Universitas Indonesia kepada masyarakat luas yaitu sebagai Research University dan World Class University
4. Menerima, mengolah dan menyediakan informasi tentang hasil penelitian dan pengajaran yang telah dilakukan oleh sivitas akademika
5. Memberikan akses dan layanan informasi dengan persyaratan tertentu kepada masyarakat luas sebagai bahan penelitian
6. Menyediakan informasi dalam mencapai ‘Center of Excellent’.

D. Tugas Kantor Arsip
1. Mengumpulkan, mengolah, meyimpan dan menyediakan informasi dalam rangka pencapaian ketatapemerintahan yang baik
2. Mendukung administrasi seluruh struktur yang ada di Universitas Indonesia dengan memberikan bahan kegiatan yang mudah diakses tanpa melihat bentuk medianya (digital atau tercetak)
3. Memelihara bahan bukti penting dokumen universitas untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas Universitas Indonesia kepada pemangku kepentingan khususnya dan kepada masyarakat umumnya
4. Menyediakan informasi dalam mempromosikan misi Universitas Indonesia kepada masyarakat luas yatu sebagai Research University dan World Class University
5. Menerima, mengolah dan menyediakan informasi tentang hasil penelitian dan pengajaran yang telah dilakukan oleh sivitas akademika.
6. Melakukan fungsi koordinasi dalam kerjasama domestic yang dilaksanakan Universitas Indonesia baik pada tingkat universitas maupun fakultas
7. Mengusulkan kerjasama domestic dan international kepada Rektor Universitas Indonesia
8. Mengkoordinasikan direktorat, fakultas dan pimpinan terkait
9. Mewakili unit kerja dalam pelaksanaan kerjasama (representasi Kantor Internasional)
10. Mengembangkan jaringan kerjasama Universitas Indonesia dengan menghadiri seminar, pertemuan dan undangan
11. Mendampingi Rektor dalam menerima tamu demi pengembangan kerjasama Universitas Indonesia
12. Melaporkan dan berkonsultasi tentang kegiatan kerjasama dan internasional dengan Sekretaris Universitas
13. Memaksimalkan kerjasama Universitas Indonesia dengan universitas dan mitra asing yang telah menjadi mitra melalui perjanjian internasional
14. Mempelajari, mengkoordinasikan dan menjajaki tawaran kemitraan dari luar negeri (universitas, asosiasi dan perusahaan)
15. Melakukan koordinasi dengan Kantor Pelayanan Hukum, Peraturan dan Kerjasama Universitas Indonesia dan pihak terkait dalam proses pembuatan perjanjian
16. Mempertanggungjawabkan kinerja Kantor Internasional kepada pimpinan.

E. Promosi Arsip1. Menerbitkan dan menyebarkan informasi (handout atau brosur) tentang pelayanan arsip dan koleksinya dan aktivitas lainnya.
2. Mengatur eksibisi atau display, sedikitnya 1 kali dalam 1 tahun
3. Memuat aktivitas atau koleksi arsip di terbitan kampus, misalnya Library Handbook, radio atau televise kampus dan sebagainya.
4. Membuat rambu-rambu yang menarik menuju ke gedung arsip.

F. Lokasi Observasi1. Pusat Arsip Universitas Indonesia (PAUI), terletak di Lantai 6 Gedung Rektorat Universitas Indonesia, Depok.
2. Unit Kearsipan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB), terletak di Gedung 2 FIB Universitas Indonesia, Depok.
3. Unit Kerja Pengeloaan Arsip Permanen, terletak di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia Gedung A Lantai 2 Universitas Indonesia, Depok.

G. Susunan Organisasi Kerasipan
Bagan Struktur Organisasi
Kantor Arsip Universitas Indonesia

H. Tata Tertib Peminjaman Koleksi ArsipUntuk ketertiban administrasi peminjaman dan penggunaan koleksi arsip, PAUI menetapkan sebagai berikut:
1. Pelayanan peminjaman dilakukan setiap hari kerja, mulai Senin s.d Kamis pukul 08.30 – 12.00 dan pukul 13.00 – 15.30 WIB. Dan Jum’at pukul 08.30 – 11.00 dan pukul 13.00 – 15.30 WIB


Jam Layanan Arsip UI

2. Pengguna atau pengunjung yang akan meminjam koleksi arsip harus membawa dan menyertakan Surat Pengantar atau sejenis dari pejabat atau atasannya yang berwenang
3. Pengguna atau pengunjung wajib mengisi Buku atau Daftar Pengunjung yang disediakan
4. Dalam hal peminjaman maka pengguna atau peminjam wajib megisi Formulir Peminjaman dan menyerahkan kepada petugas arsip, serta meninggalkan tanda atau kartu identitas diri atau sejenisnya
5. Penggadaan atau fotokopi koleksi arsip yang diperlukan boleh dilakukan oleh pengguna atau peminjam dengan sepengetahuan dan seijin petugas arsip yang berwenang
6. Batas waktu peminjaman koleksi arsip maksinal 1 (satu) hari, dan harus mendapatkan izin dari petugas arsip yang berwenang
7. Pengguna atau peminjam dilarang memberikan catatan apapun atau mencoret-coret koleksi arsip yang dipinjam
8. Pelanggaran atas butir 6 dan 7 di atas akan dikenakan denda sebesar Rp. 50,000,- (lima puluh ribu rupiah)

I. Sarana Temu KembaliPenemuan kembali dokumen-rekod aktif yang masih di unit kerja/central file/unit fungsi akan terlaksana apabila dihubungkan dengan sistem pemberkasannya. Hal tersebut dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Daftar Pertelaan Rekod (DPR)
2. List atau Daftar Dokumen-rekod
Sarana ini dapat menunjukkan judul seri dokumen dan lokasi ismpan dokumen-rekod yang tertera pada folder/odner

J. Pengguna ArsipPengguna dokumen rekod adalah para pengambil keputusan/pimpinan tertinggi sampai tingkat kepala seksi atau urusan, kerja atau unit fungsi di lingkungan fakultas Universitas Indonesia, yang memerlukan dokumen atau rekod sebagai acuan atau rujukan dalam penyelesaian pekerjaannnya.

K. Hasil Survey
1. Unit Kerja di Fakultas (Central File dan Unit Kearsipan)Selasa jam 16.00 tanggal 13 April 2010, setelah selesai kuliah Manajemen Kearsipan yang diberikan oleh Ibu Anon Minarni, penulis beserta kawan-kawan: Lilik Istiqoriah, Siti Asiah Wahyuni dan Ahmad Nafudin mengadakan survey ke Unit Arsip Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB) Universitas Indonesia. Dan dilanjutkan hari Kamis jam 08.30 tanggal 15 April 2010, penulis berdua dengan teman, Lilik istiqoriah, mewawancari ibu Tum, Kepala Arsip FIB-UI.

Hasil wawancara yang penulis tangkap diantaranya adalah :

a. Unit Kearsipan FIB-UI dalam pengolahan arsip berusaha menerapkan secara teori tetapi belum secara aplikasi. Karena banyaknya arsip yang masuk setiap hari dan sangat kekurangan dana serta tenaga.
b. Sistem klasifikasi kearsipan bersifat unik berbeda dengan sistem kearsipan di Perpustakaan. Sistem Kearsipan di Universitas Indonesia disesuaikan dengan Pedoman Pola Klasifikasi Dokumen yang dikembangkan oleh FIB-UI, yang disusun berdasarkan analisis fungsi dan kegiatannya dengan menggunakan kode atau symbol alphanumeric. Kemudian Tim Pengembang Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia mengadobsi dan merevisi Buku Pola Klasifikasi Dokumen tersebut dengan tujuan agar semua unit di lingkungan Universitas Indonesia menggunakan pola yang sama, seragam dan terpadu.
Pola Klasifikasi yang diterapkan di Universitas Indonesia, diantaranya:
PDP untuk Pendidikan dan Pengajaran
PPM untuk Penelitan dan Pengabdian Masyarakat
KEU untuk Keuangan
SDM untuk Sumber Daya Manusia
OTL untuk Organisasi dan Tata Laksana
HKP untuk Hukum dan Pengawasan
HMI untuk Humas dan Informatika
LOG untuk Logistik
RTK untuk Rumah Tangga Kantor

c. Sampai saat ini unit ini belum pernah menyerahkan arsip ke PAUI, dikarenakan arsip yang dikelola bersifat arsip dinamis yang sewaktu-waktu dibutuhkan.

d. Jadwal Retensi Arsip (JRA) di unit ini sudah pernah melaksanakan dari tahun 2000 sampai dengan sekarang dan dilaksanakan di unit kearsipan FIB-UI. Pertimbangan JRA ini menurut ibu Tum adalah efisiensi ruangan dan kurangnya sarana dan prasarana. Tidak semua unit di lingkungan UI melaksanakan penyusutan karena adanya registrasi terlebih dahulu.

e. Arsip yang diterima di unit ini adalah arsip dari Dekan dan Wadek

2. Unit Kerja Pengeloaan Arsip PermanenJum’at jam 09.30 tanggal 23 April 2010, penulis berdua dengan teman, Lilik Istiqoriah mengadakan survey ke Unit Kerja Pengelolaan Arsip Permanen yag terletak di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia Gedung A dan mewawancari ibu Nurika. Hasil wawancara yang penulis tangkap diantaranya adalah :

a. Unit Kearsipan Universitas Indonesia masih minim dengan sumber daya manusianya, dan Universitas Indonesia sampai saat ini belum mengadakan perekrutan pegawai. Di unit ini misalkan petugasnya hanya seorang.

b. Untuk meningkatkan skill, PAUI mengirim petugasnya untuk mengikuti pelatihan atau diklat, seperti beberapa waktu lalu mengikuti Seminar yang diadakan Script.

c. Unit kerja ini hanya menyimpan arsip permanen. Arti arsip permanen disini menurut ibu Nurika adalah arsip tentang kekayaan universitas, diantaranya adalah SK Pendirian Universitas, SK Pendirian Prodi, SK SDM UI, photo, dan bule print. Boleh dikatakan arsip yang disimpan disini adalah arsip in aktip. Biasanya yang pinjam arsip disini adalah para pegawai yang bekerja maupun yang sudah pensiun, untuk melihat SK nya. Dan keduanya adalah mahasiswa teknik, biasanya pinjam bule print atau sekedar lihat untuk penelitian.

d. Unit ini merupakan penambahan tempat penyimpanan arsip atau tempat transitnya PAUI. Arsip diterima dari PAUI dalam keadaan sudah ‘rapih’ baik dalam bentuk soft copy atau hardcopy.

e. Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Universitas Indonesia sudah ada pedomannya, sebagaimana tertuang dalam Buku III Pedoman Jadwal Retensi Rekod, dikembangkan oleh Tim Pengembang Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia, terbit tahun 2005. Dan di unit ini belum pernah mengadakan pemusnahan arsip.

3. Unit Kerja Kearsipan di Pusat Arsip Universitas IndonesiaJum’at jam 13.30 tanggal 23 April 2010, penulis berdua dengan teman, Lilik Istiqoriah mengadakan survey ke Pusat Arsip Universitas Indonesia dan mewawancari bapak Dwi, salah seorang petugas arsip.

Hasil wawancara yang penulis tangkap diantaranya adalah :
a. Pusat Arsip Universitas Indonesia menerima arsip dari :1) BPMA (Badan Penjamin Mutu Akademik
2) Wakil Rektor 2
3) Direktur Umum
4) DRPM (Direktur Riset dan Penelitian Masyarakat)
Arsip yang diterima dalam keadaan ‘rapih’. Arti kata ‘rapih’ disini adalah bahwa arsip sudah tersusun (folder) sesuai pedoman yang telah ditetapkan oleh Pusat Arsip Universitas Indonesia. Dan arsip yang diterima ditanda tangani di Berita Acara Penerimaan Arsip.
Hal ini sudah disepakati saat sosialisasi “Sadar Arsip” di lingkungan Universitas Indonesia, terkecuali arsip dari Wakil Rektor (WAREK) 2. Arsip tersebut diolah dan dirapihkan oleh petugas Pusat Arsip Universitas Indonesia. Arsip dari WAREK 2 di istimewakan dengan pertimbangan bahwa arsip tersebut menyimpan kebijakan Universitas Indonesia, program-program kegiatan Universitas Indonesia berupa kerjasama interen dan eksteren. Dan sebagai petugas arsip yang menangani arsip WAREK 2, harus berhati-hati dalam pengelolaannya karena masih bersifat arsip dinamis dan menjaga kerahasiaan informasi arsip. Karena itu menyangkut hidup matinya organisasi di Universitas Indonesia. Kegiatan WAREK 2 sangat aktip, maka setiap sebulan sekali petugas arsip mengambil rekod di ruang WAREK 2.

Menurut penulis arisp WAREK 2 bisa dikatakan dengan istilah Arsip Vital. Arsip Vital menurut Undang-Undang No. 43 adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Dan Betty R. Ricks (1992:245) mengatakan bahwa arsip vital adalah arsip dalam media apa pun yang isinya berkaitan dengan kelangsungan hidup organisasi, yang keberadaannya dapat di central file karena bersifat aktif, dan di record centre karena bersifat inaktif. Definisi tersebut mengandung pengertian bahwa arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis, yang harus mendapat perlakuan khusus dibandingkan arsip-arsip lainnya. Contoh arsip vital antara lain akte pendirian institusi, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerjasama serta persetujuan.

b. Arsip yang diterima oleh PAUI sudah ber-folder, tidak dalam keadaan arsip kacau, tertata sudah terdata dalam Daftar Inventory Arsip Simpan, sehingga petugas PAUI mudah mengoreksi kembali dan menemukan kembali informasi dari pemberi arsip.
Unit pemberi arsip, misalkan PTP SERDOS Universitas Indonesia, wajib memberi keterangan dalam Daftar Inventory Arsip Simpan dengan contoh cantuman sebagai berikut :

c. Masih adanya unit-unit di lingkungan Universitas Indonesia yang belum menyerahkan arsipnya ke PAUI. Menurut Dwi, ada beberapa kemungkinan, diantaranya adalah: (1) Kurang rasa percaya terhadap unit arsip, dikhawatirkan arsip yang diserahkan ke PAUI hilang, (2) Belum percayanya arsip yang diserahkan akan diolah sehingga menjadi informative, (3) Kurangnya sarana dan fasilitas di PAUI, (4) Sangat kurangnya SDM di PAUI.

d. Tahun 2007, pengelola arsip Universitas Indonesia boleh berbangga dengan hasil kerja kerasnya selama ini dengan mendapatkan Piagam Penghargaan sebagai Teladan Kedua Unit Pengelolaan Kearsipan Tingkat Perguruan Tinggi Negeri yang diberikan oleh Menteri Pendidikan Nasional.

e. Gaji seorang petugas arsip di Universitas Indonesia boleh dikatakan cukup lumayan dan penggolongan gaji disesuaikan dengan pendidikan formal yang dimiliki petugas.

f. Pusat Arsip Universitas Indonesia sudah melaksanakan sosialisasi ‘Sadar Arsip’ dan mengadakan pelatihan Tata Kelola Arsip di tempat pencipta arsip sehingga unit kerja pencipta arsip dapat mengelola arsipnya dimulai dari penciptaan hingga pemusnahan arsip. Dan hanya 35% arsip inaktip diserahkan ke PAUI dalam keadaan ‘rapih’. Dengan adanya sosialisasi dan pelatihan ini, PAUI tidak dipandang sebagai Gudang Arsip tetapi sebagai Sumber Informasi Penting Pengambil Keputusan.

g. Jenis pengguna arsip PAUI adalah (1) pimpinan, (2) pegawai yang ditunjuk, (3) mahasiswa dengan membawa surat pengantar dan (4) pengguna hanya dilayani oelh petugas.

I. Analisa Survey
Dari hasil survey, observasi dan wawancara yang penulis lakukan ada beberapa analisa terhadap kebijakan manajemen kearsipan di Universitas Indonesia, diantaranya adalah :

1. Masih minimnya tenaga pengelola atau sumber daya manusia di unit kearsipan Universitas Indonesia. Ini bisa dilihat dari Bagan Struktur Organisasi Kantor Arsip Universitas Indonesia, dimana disana terlihat bahwa tiap unit layanan hanya ditempati oleh 1 orang pegawai. Dan ditambah lagi saat ini belum ada arsiparis di Universitas Indonesia.

2. Universitas Indonesia belum sepenuhnya ‘Sadar Arsip’. Ini dapat dilihat dari belum semua unit menyerahkan arsip ke PAUI dan belum ada ketentuan khusus dari PAUI agar setiap unit menyerahkan arsipnya ke PAUI.

3. Dalam pelaksanaan survey ini penulis agak menemui kesulitan ketika meminta kepada petugas arsip untuk copy buku Draft Kebijakan Umum Manajemen Kearsipan Terpadu Universitas Indonesia yang dikembangkan oleh Tim Pengembangan Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia diterbitkan tahun 2005. Menurut penulis, bahwa ini bertentangan dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik yang menyatakan dalam pasal 14 huruf h bahwa pedoman pelaksanaan tata kelola perusahaan yang baik berdasarkan prinsip-prinsip transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, kemandirian, dan kewajaran. Penolakan copy draft tersebut mungkin berasalan sebagaimana pernyataan dalam pasal 6 angka 3 huruf e bahwa Informasi Publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan.

4. Sebagai suatu lembaga arsip perguruan tinggi, sebaiknya Universitas Indonesia membangun gedung arsip untuk meningkatkan kinerja staf kearsipan dengan memperhatikan 7 (tujuh) faktor yaitu: “safe, secure, healthy, comfortable, durable, aesthetically pleasing, and be accessible

DAFTAR PUSTAKA
Buku

Ricks, Betty R. (et al)., 1992. Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing. Diambil dari Machmoed Effendhie dalam makalahnya yang berjudul Records Management (Manajemen Arsip Dinamis)
Universitas Indonesia. 2005. Draft Kebijakan Umum Manajemen Kearsipan Terpadu Universitas Indonesia yang dikembangkan oleh Tim Pengembangan Manajemen Kearsipan Universitas Indonesia.

Dokumentasi

Gambar atau Foto diambil saat survey dan observasi pada tanggal 13 s.d 23 April 2010 di 3 lokasi: (1) Pusat Arsip Universitas Indonesia (PAUI), terletak di Lantai 6 Gedung Rektorat Universitas Indonesia, Depok. (2) Unit Kearsipan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya (FIB), terletak di Gedung 2 FIB Universitas Indonesia, Depok. (3) Unit Kerja Pengeloaan Arsip Permanen, terletak di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia Gedung A Lantai 2 Universitas Indonesia, Depok.

Internet

Oky Widyanarko. Sosialisasi UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Mengarahkan Perguruan Tinggi Memiliki University Archive. Diakses tanggal 24 April 2010. http://data6.blog.de/media/314/4470314_2bbfc4d157_d.pdf

Perundang-Undangan Indonesia

Republik Indonesia. 1971. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan
Republik Indonesia. 2008. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan