Rancang Sistem Tata Persuratan di Perguruan Tinggi

Perguruan tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan sehari-hari maupun kegiatan secara historis tidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip dinamis aktif, arsip dinamis in-aktif dan arsip statis. Karena itu keberadaan Unit Kearsipan perguruan tinggi sebagai pengelola arsip sangat diperlukan. Hal ini sesuai dengan bunyi pasal 27 ayat (1) yang menyatakan bahwa perguruan tinggi negeri diwajibkan memiliki Unit yang mengelola Arsip Perguruan Tinggi atau University Archive.
Dengan adanya kegiatan di perguruan tinggi sebagai suatu organisasi akan menghasilkan arsip sebagai produk kegiatan. Arsip sebagai salah satu sumber informasi terekam memiliki multi fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif, sesuai dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Salah satu komponen penting dalam manajemen kearsipan adalah tata persuratan dan pengurusan surat. Surat dapat diartikan sumber informasi yang penting sehingga dapat dijadikan bukti otentik.
Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi: (1) penerimaan, (2) pengarahan atau penilaian, (3) pencatatan, (4) pendistribusian, (5) pengendalian, (6) pengolahan dan (7) pengiriman surat dinas. Surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu.

Pengertian Surat

Surat menurut Keputusan Menteri Agama Nomor 168 Tahun 2003 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Flowchat Alur Tata Persuratan














Penggolongan Surat Dinas

Surat dinas menurut Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 16 tahun 2006 digolongkan menjadi:
1. Surat statute, yang terdiri dari Peraturan Menteri Agama, Keputusan Menteri Agama, Instruksi Menteri Agama, Peraturan Pimpinan Satuan Irganisasi, Keputusan Pimpinan Organisas dan
2. Surat nonstatuter, seperti Surat Dinas, Nota Dinas, Edaran. Laporan, Telegram, Surat Kawat, Memo, Pengumuman, Undangan, Surat Pengantar, Telepon, Teleks, Faksimile (Fax), Electronik Mail (e-mail), www (Word Wide Web) atau Website

Pengorganisasian Pengurusan Surat

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, di perguruan tinggi dalam hal ini di Fakultas sebaiknya mengambil kebijaksanaan pengorganisasian pengurusan surat secara sentralisasi. Pertimbangan asas ini diambil dengan mempertimbangkan:
1. Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
2. Beban kerja serta volume surat
3. Jumlah pegawai di Fakultas yang mengurusi surat rata-rata berkisar maksimal 2 orang
4. Bangunan fisik dalam satu atap

Asas Sentralisasi
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan dari asas sentralisasi adalah :
1. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta peralatannya.
2. Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja yakni Subbag. Umum.

Kegunaan asas sentralisasi :

1. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kearsipan
2. Surat masuk yang diterima oleh unit penerima harus disampaikan terlebih dahulu kepada unit kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit penerima setelah dilakukan pencatatan oleh unit kearsipan.
3. Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.

Alur Tata Persuratan

1. Pedoman kerja

Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, terlebih dahulu membuat pedoman kerja yang memuat penjelasan mengenai prosedur dan tata kerja pengurusan surat yang akan diterapkan. Pedoman kerja memuat hal-hal berikut :
a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi.
b. Penjelasan yang lengkap dan rinci mengenai asas pengorganisasian, prosedur, dan tata kerja.
c. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasian surat.

2. Pengurusan Surat Masuk

Tujuan pengurusan surat adalah agar surat dapat sampai pada alamat yang di tuju dengan cepat, tepat, aman, dan lengkap.

a. Surat Pribadi

Merupakan surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan, dapat langsung diserahkan kepada yang bersangkutan tanpa memerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses lebih lanjut.

b. Surat Statuta

Surat jenis ini disampaikan dalam keadaan tertutup, dikendalikan dengan Kartu Kendali, diberikan sesegera mungkin kepada pimpinan

Pencatatan Surat

Maksud dilakukannya pencatatan surat adalah untuk pengendalian informasi surat, sehingga surat-surat penting yang harus segera ditindaklanjuti dapat dikendalikan secara baik. Dengan demikian efektifitas an efisiensi kerja, serta keamanan fisik ataupun informasi surat dapt dilakukan secara optimal.

Contoh Form Registrasi



Gambar 1. Ilustrasi Proses Surat Masuk













Pendisposisian Surat-surat

Pendisposisian dilakukan pimpinan dengan maksud memberikan wewenang dan tugas kepada bawahannya sesuai dengan intruksi yang ada di dalamnya. Intruksi dari atasan tersebut dapat berupa perintah untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi perhatian, dan sebagainya.

3. Pengurusan Surat Masuk

Dalam pengurusan surat keluar, hal yang terpenting adalah penyiapan kelengkapan surat, seperti penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penanganan surat. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluar adalah teknik penyampaian surat kepada alamat tujuan harus sesui dengan sifat surat itu sendiri.

Penomoran Surat

Penomoran surat dilengkapi dengan kode indeks, kode klasifikasi dan tahun. Syarat penomoran surat diantaranya adalah:
a. Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama.
b. Penomoran surat dilaksanakan oleh Subbag Umum
c. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian.

Gambar 2. Ilustrasi Proses Surat Keluar

Kode Indeks Surat Dinas

Indeks dan Klasifikasi Surat Dinas

Pemilihan sistem pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu sendiri. Yang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric, Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : 123-124) atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification (1989 :83-87).
Kode atau symbol yang dipakai dalam mengelola surat di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta adalah symbol alphanumeric yaitu merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan sistem numeric (angka). Contoh:

Penandatanganan Surat

a. Surat yang ditandatangani oleh Rektor UIN adalah surat yang menyangkut pelaksanaan pembinaan perguruan tinggi berdasarkan kebijakan teknis Dirjen Pendidikan Islam.
b. Kepala Biro UIN, Dekan Fakultas atau pimpinan lembaga dapat menandatangani surat a.n. Rektor UIN yang isinya menyangkut pelaksanaan sebagian tugas pokok universitas yang menjadi tanggung jawab pejabat bersangkutan.

Bentuk Cap Dinas

Menurut Peraturan Menteri Agama No. 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas dilingkungan Departemen Agama, bahwa :
a. Cap Dinas UIN/Fakultas menggunakan logo dari UIN yang bersangkutan.
b. Nama kota, tempat kedudukan pada cap UIN/IAIN/IHDN Fakultas ditulis melingkar sejajar dengan garis lingkar.
c. Dekan Fakultas (termasuk program Pasca Sarjana), Kepala Bagian TU menggunakan Cap Dinas Fakultas masing-masing.

Gambar Cap Dinas



Cara Pengiriman Surat

Dalam pengiriman surat ada beberapa cara, dan untuk membedakan tingkat urgensi pengiriman surat, unit kearsipan sebaiknya memberikan stempel sifat surat pada amplop.
a. Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut/pejabat yang ditunjuk, cara ini dilakukan bila :
1) Surat berkualifikasi sangat rahasia.
2) Dikehendaki tanggapan segera.
3) Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat.
b. Dikirim dengan Caraka (Kurir) untuk pengiriman dalam kota.
c. Dengan Pos e-mail atau fax

4. Controlling Rekod

Suatu arsip dapat menjadi sumber informasi apabila arsip tersebut dapat ditemukan kembali fisik dan isi informasinya. Hal ini sesuai dengan konsep dan pengertian yang dikemukakan oleh Lundgren dan Lundgren bahwa unsur arsip agar dapat dikatakan sebagai arsip adalah sifatnya yang dapat diketemukan kembali.
Faktor dalam temu kembali informasi adalah sistem pemberkasan yang diterapkan, sarananya seperti indeks dan tunjuk silang (cross reference) dan juga unsur kecepatan dan ketepatan yang menjadi dasar sistem prosesnya. Selain itu dapat juga menggunakan sarana indeks dokumen, box number dan kode klasifikasi arsip.

Ilustrasi Contoh Formulir Peminjaman Arsip

5. Penyusutan Rekod

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
6. Pemindahan Rekod
Penyusutan arsip meliputi: (a). pemindahan arsip inaktif dari unit pencipta ke unit kearsipan; (b). pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan (c). penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

7. Jadwal Retensi Rekod

Salah satu kunci keberhasilan manajemen arsip dinamsi (rekod), khusus dalam bidang penyusutan adalah penjadwalan yang dikelola dengan Jadwal Retensi Rekod. Sebagaimana pengertian dari Undang-Undang Kerasipan No. 43 tahun 2009 bahwa Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

JRA di Rekod Center dapat di ilustrasikan sebagai berikut :

Proses Penyusutan1. Penyiangan
2. Pembuatan daftar Arsip
3. Berita Acara
4. Pelaksanaan pemusnahan, dengan cara:
a. Peracikan/dicacah
b. Secara kimiawi
c. Dibakar


Contoh ilustrasi Berita Acara Pemusnahan Arsip


BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Nomor : …………………………………………….


Pada hari ini tanggal …………………………….. yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta No. ……………. Tanggal …………….. dan Surat Tugas No. …………………… tanggal ……………………. Telah melakukan pemusnahan arsip-arsip yang tercantum dalam daftar terlampir dengan cara*)
a. Penghancuran
b. Pembakaran dan
c. Peleburan secara kimia

1. Rektor UIN Sayrif Hidayatullah Jakarta …………………………………
NIP.
2. Dekan Fakultas …………………………………. …………………………………
NIP.
3. Kepala Unit Kearsipan ……………………… …………………………………
NIP.
4. KABAG TU ………………………………………. …………………………………
NIP.


Gambar 3. Ilustrasi Memutuskan Penyimpanan Rekod
ISO/TR 15489-2, halaman 18

8. Pusat Arsip (Record Center)

Arsip inaktif, tersimpan di Record Center atau Pusat Arsip. Di Pusat Arsip pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan Gedung Record Center perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar Pusat Arsip ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.

Contoh Ilustrasi Tempat Managed Rekod
(Gambar diambil dari Rekod Center Universitas Terbuka)














Penutup

Untuk mencapai tujuan pengurusan surat yang diharapkan, setiap instansi perlu menciptakan prosedur yang baku untuk dapat dijadikan pedoman oleh organisasi dan tersedianya sarana dan prasarana pendukung, serta sumber dayamanusia dibidang kearsipan. Sumber daya manusia yang profesional pada unit kearsipan akan meminimalisir kebocoran informasi atau surat hilang yang disebabkan oleh kecerobohan.


Daftar Pustaka
Departemen Agama. 2002. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 414 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta----------------------------. 2003. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 477 Tahun 2003 tentang Statuta Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta----------------------------. 2006. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia nomor 16 tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan Departemen Agama----------------------------. 2007. Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan Departemen Agama RIISO/TR 15489. 2001. ISO/TR 15489-2 Information and Documentation-Records Management Part 2 : GuidelinesMenteri Agama Republik Indonesia. Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen AgamaMENPAN. 1983. Keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1983 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang KearsipanRicks, Betty R. (et al). 1992. Information and Image Management: A Records System Approach. Ohio: South Western Publishing.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Rusidi. 2008. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 10 Nopember 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf

Bagaimana Mengolah e-mail sebagai Rekod

Tahun 1971 adalah tahun bersejarah dalam perkembangan dunia internet, karena pada tahun itu e-mail pertama dikirim. Ray Tomlinson penemu email berbasis internet akhir tahun 1971 di ARPAnet. Dia lahir 1941, Amsterdam, New York adalah seorang Insinyur Komputer dan bekerja sebagai insinyur komputer untuk Bolt Beranek dan Newman (BBN), perusahaan yang disewa oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membangun internet yang pertama pada tahun 1968.
Di dalam artikel Computerworld tahun 1996, pertama kalinya pengiriman e-mail dilakukan oleh postal mail in the U.S (David O. Stephens). Sampai saat ini email sudah menjadi alat komunikasi populer digunakan di seluruh belahan dunia. Masalah yang muncul dari e-mail adalah bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak dapat terdeteksi.
Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada e-mail sering hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversi-kontroversi baru dalam dunia manajemen kearsipan jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada e-mail dapat dilestarikan atau dipertahankan sebagi fungsinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.

Pengertian E-mail dan FungsinyaArsip elektronik dapat dibagi menjadi beberapa jenis yaitu arsip elektronik bentuk dokumen, surat elektronik atau email, website, data basis, dan dokumen multimedia. Munculnya arsip elektronik dalm bentuk surat elektronik atau e-mail digunakan untuk sarana mengkomunikasikan berbagai macam informasi baik untuk kepentingan internal maupun external. Jenis informasi yang dapat dikomunikasikan menggunakan e-mail mulai dari laporan resmi suatu kegiatan sampai dengan hanya undangan rapat.
Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan e-mail. Definisi yang dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki bahwa e-mail (electronic mail) dalam bahasa Indonesia surat elektronik adalah perangkat lunak yang memungkinkan seorang pemakai mengirim berita atau surat dari sebuah computer via jaringan komunikasi ke computer lainnya, local maupun internasional. Setiap pemakai e-mail memiliki alamat yang unik. Dilanjutkan menurut Jay Kennedy dan Cherryl Schauder (1998:23) yang mengatakan bahwa e-mail dikatakan sebagai arsip elektronik adalah arsip yang terekam dalam bentuk digital yang disimpan dalam media computer baik magnetic maupun optic.
Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian arsip elektronik tertuang juga dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengertian arsip dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 menunjukkan bahwa arsip elektronik termasuk dalam pengertian arsip merupakan rekaman kegiatan yang sudah disesuaikan menurut perkembangan teknologi. Dan lebih rinci dalam Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 1 bahwa informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Arsip elektronik juga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan sebagaimana tertuang dalam Pasal 5, Undang-Undang No. 11 terkecuali
1. Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
2. Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat akta notariil atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.
Dalam Pasal 6 ditegaskan kembali bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum didalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaaan.

Masalah Sekitar Arsip ElektronikKetidak seragaman dalam menyikapi pengakuan arsip elektronik sebagai alat bukti terjadi di dunia. Beberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambivalen atau bahkan tidak mengakuinya.
Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang saling bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.
Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.
Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendapat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah.

Functional RequirementsDi dalam bab 6, Managing Electronic Mail, David Bearman menuliskan statement “how to manage electronic mail as a record.” Untuk menjawab ini, konsep records continuum oleh para pakar kearsipan dunia dianggap paling ideal yang mampu memecahkan problem arsip elektronik. Konsep records continuum yang dijabarkan dalam Standards Australia, AS4390-1996, Australian Standard: Records Management dijadikan sebagai landasan ISO 15489 yakni standar internasional bidang arsip dinamis.
International Standard untuk Records Management (ISO 15489) menyediakan bimbingan (best practice) bagaimana dokumen harus diatur untuk memastikan dokumen tersebut adalah asli, dapat dipercaya, lengkap, tak berubah dan yang dapat dipakai. Organisasi yang tidak menggunakan suatu sistem manajemen dokumen elektronik akan mengambil resiko hilangnya bukti kunci dari aktivitas bisnis mereka, dengan demikian menghasilkan suatu ketiadaan memori (perseroan/perusahaan), pemborosan, ketidakcakapan dan suatu ketidak mampuan untuk memenuhi akuntabilitas, tanggung-jawab dan persyaratan legislative.
Selain itu dengan sistem E-Record Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic Records Management Systems sangat membantu pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Sistem Manajemen E-Record Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian arsip.
Principles and Functional Requirements for Records in electronic office environments antara lain :
1. Menjelaskan proses dan requirements untuk identifikasi dan memanage records dalam Elektronik Records Management System (ERMS)
2. Membangun requirements untuk fungsional manajemen records yang akan dimasukan ke dalam spesifikasi design jika akan digunakan untuk membangun software/aplikasi kearsipan, upgrade atau membeli ERMS software
3. Menginformasikan requirement fungsional manajemen arsip dalam menyeleksi aplikasi ERMS yang ada (tersedia di pasaran)
4. Mereview fungsionalitas manajemen arsip atau menilai kesesuaian aplikasi ERMS yang ada

Fungsional Requirement yang akan dibahas pada tulisan ini adalah mengacu pada Modul 2 yaitu “Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems”. Fungsional Requirement dibagi kedalam empat bagian yaitu :
1. Create
a. Capture1) Proses capture
2) Point of capture metadata3) Agregasi metadata elektronik
4) Bulk importing5) Format document elektronik
6) Compound records
7) Email
b. Identification
c. Classification
1) Menetapkan skema klasifikasi
2) Level klasifikasi
3) Proses klasifikasi
4) Volume record2. Maintain
a. Managing authentic and reliable records1) Akses dan keamanan
2) Access controls3) Establishing security control4) Assigning security levels5) Executing security controls6) Security categories7) Records management process metadata8) Tracking record movementb. Hybrid RecordsManajemen elektronik dan non-elektronik record, terdiri atas 2 format file yakni hybrid file dan hybrid rekod
c. Retensi, migrasi dan disposal
1) Disposition authorities
2) Migration, export and destruction
3) Retention and disposal untuk record elektronik dan non-elektronik
3. Disseminate
Search, retrieve dan render
1) Rendering: displaying records
2) Rendering: printing
3) Rendering: redacting records
4) Rendering: other
5) Rendering: re-purposing content
4. Administer
Fungsi administratif
1) Administrator function
2) Metadata administration
3) Reporting
4) Back-up and recovery

Untuk memahami persyaratan fungsional kearsipan Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems, disini penulis akan ambil contoh e-government yang telah menerapkan kearsipan elektronik di Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia dengan Sistem E-Record Management disingkat ERM.
Kementerian Komunikasi dan Informasi telah menyediakan panduan umum Sistem Manajemen Dokumen Elektronik E-Record Management (ERM) bagi lembaga dalam merencanakan pembangunan sistem aplikasi. Pengembangan aplikasi ERM, Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia melaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan inisitaif masing-masing di dalam lembaga. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikan 2 kepentingan, yakni (1) kepentingan pelayanan public yang diperlukan masyarakat dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen kearsipan elektronik dengan proses kerja terpadu.

Registrasi Dokumen
Untuk menjamin kelangsungan dokumen elektronik agar dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama, diperlukan sebuah prosedur registrasi dokumen dan record yang diimplementasikan untuk mengelola setiap e-record sepanjang siklus hidupnya dari mulai pembuatan sampai pemusnahannya.
Proses registrasi sangat penting dalam pengelolaan e-record, agar semua informasi dapat dipelihara dan dikelola terus-menerus dan dokumen akan ter-link ke dokumen lain, gambar, grafik, suara dan lain-lain. Prosedur registrasi yang baik minimal harus mampu :
1. Mengidentifikasi asal (originator) dari sebuah record
2. Mengidentifikasi pemilik (owner) atau manajer dari sebuah record
3. Selalu mencatat riwayat hidup sebuah record dari mulai record tersebut dibuat dan terakhir dimodifikasi, untuk setiap versi dari sebuah record
4. Menentukan status sebuah record seperti draft, final, dst. untuk setiap versi dari record tersebut
5. Mengidentifikasi komponen-komponen dari record yang disimpan dan dikelola dalam record yang terpisah, termasuk relasi antar komponen-komponen tersebut
6. Mengidentifikasi setiap header record ataupun template yang bersesuaian dengan suatu record
7. Menjamin bahwa konteks yang dimiliki oleh sebuah record dan relasinya dengan record lain yang dalam satu konteks selalu terjaga
8. Menjamin bahwa setiap record memiliki judul yang bermakna dan dijelaskan dalam konteksnya, serta diklasifikasikan berdasarkan kategori tertentu yang disepakati
9. Mengelola keamanan dari setiap record dengan berdasar pada kebijakan organisasi dan hak ases untuk semua tipe record seperti personal, grup, lembaga, public, arsip, dst.
10. Menjamin bahwa semua record disimpan dan dapat dipertukarkan menggunakan standar yang dapat diterima luas, seperti XML serta format yang sesuai untuk record tersebut.

Untuk itu pada setiap record minimal perlu ditambahkan atribut-atribut seperti dalam tabel di bawah, yang mampu memastikan :
1. Setiap record selalu terkelola dengan baik
2. Setiap record dapat diakses oleh pengguna yang berhak dengan mudah dan cepat
3. Konteks dimana sebuah record dibuat dan digunakan dapat dipahami.
4. Informasi yang wajib tersedia setiap saat di konten arsip elektronik
Arsip elektronik yang baik mempunyai identitas institusi, misalkan Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia akan menampilkan konten tetap sebagai identitas lembaga dalam arsip elektronik, diantaranya:
a. Nama Instansi, yaitu nama dari pihak yang membuat arsip tersebut. Untuk surat biasanya mempunyai dua nama yaitu nama organisasi yang mengeluarkan surat dan nama orang yang bertanggung jawab terhadap surat itu.
b. Nomor, yaitu nomor dari arsip tersebut. Setiap arsip atau dokumen resmi akam mempunyai nomor. Nomor ini antara lain menunjukkan nomor penerbitan dari arsip tersebut. Contoh: nomor surat.
c. Judul/Perihal/Subyek, yaitu identitas yang menunjukan masalah atau urusan yang terkandung dalam arsip tersebut.
d. Tanggal, yaitu tanggal pembuatan atau penerbitan arsip
e. Tempat, yaitu menunjukkan tempat dimana arsip tersebut dibuat atau diterbitkan.
f. Terkecuali informasi yang tidak boleh diungkap oleh Undang-Undang

Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain :
1. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;
2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;
3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
4. Meningkatkan kualitas layanan publik;
5. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tum-buh dan berkembang;
6. Lebih responsif pada perubahan.

Jadwal Retensi Arsip Elektronik
Petunjuk teknis dan pedoman mengenai penyusutan arsip, mengacu kepada surat edaran Kepala Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia, No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip.
Dokumen elektronik yang perlu disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama harus memperhatikan kepastian aksesibilitas dokumen tersebut. Ketentuan tersebut mencakup langkah-langkah pemindaian (scanning) dokumen asli (spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi, duplikasi, dan penyegaran media), serta keberlanjutan keberadaannya.
Organisasi harus memiliki jadwal retensi arsip elektronik dan rencana migrasi sistem. Jadwal tersebut juga mengatur tentang penyimpanan dan pemusnahan dokumen elektronik. Arsip elektronik perlu disimpan sedemikian rupa sehingga dapat diidentifikasi dan dimusnahkan saat periode penyimpanan telah habis atau sudah tidak memiliki kegunaan. Arsip elektronik yang memiliki periode penyimpanan yang sama, sebaiknya disimpan pada media penyimpanan yang sama.
Arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan hendaknya dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup, maupun tempat penyimpanan lainnya.


Pemilihan Sistem
Sistem pengelolaan arsip elektronik yang akan digunakan oleh organisasi atau lembaga pemerintah maupun swasta harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Sistem pengelolaan arsip elektronik yang digunakan harus memenuhi kebutuhan fungsional untuk penyimpanan jangka panjang.
2. Semua arsip elektronik harus memiliki metadata yang dilekatkan untuk menjelaskan konteks, riwayat, dan atribut penyimpanan dokumen lainnya. Metadata yang digunakan ini harus dalam bentuk spesifik yang telah disepakati.
3. Semua arsip elektronik harus disimpan dan dikelola dalam format standar yang direkomendasikan secara luas, seperti XML (eXtensible Markup Language)
4. Semua arsip elektronik harus disimpan dalam media penyimpanan yang memenuhi standar spesifikasi tertentu untuk penggunaan jangka panjang.

Manfaat Elektronik E-Record Management (ERM)
Sistem ERM yang baik akan mendukung :
1. Pertukaran informasi yang efektif serta interoperabilitas yang lebih baik antar lembaga pemerintah;
2. Menyediakan sumber informasi yang berkualitas dan otentik;
3. Prinsip-prinsip administrasi, proteksi ataupun trans-paransi informasi;
4. Pertukaran, ekstrasi, dan perangkuman informasi lintas lembaga pemerintah.
Untuk memenuhi persyaratan akuntabilitas dan melayani kebutuhan internal, maka setiap lembaga pemerintah harus dapat menyimpan dokumen yang terkait dengan keputusan dan transaksi yang dilakukannya. Dokumen perlu diakuisisi, dikelola dalam sebuah sistem yang mampu memelihara integritas keasliannya.



Untuk menerapkan sistem ERM yang baik dibutuhkan :
1. Pemahaman yang baik tentang dokumen dan sistem informasi yang mendukungnya;
2. Prosedur akuisisi dan penciptaan dokumen sebagai bagian dari sistem administrasi;
3. Prosedur penyimpanan dokumen elektronik yang dirancang untuk menjamin integritas, kualitas dan keamanan dokumen;
4. Prosedur untuk menjamin kemudahan dan kelancar-an akses semua dokumen selama diperlukan;
5. Prosedur untuk evaluasi, audit, penjadwalan, serta pemusnahan dokumen sesuai dengan peraturan yang berlaku;
6. Budaya kerja yang berorientasi pada pemanfaatan teknologi informasi;
7. Ketrampilan dan kompetensi pada bidang ERM untuk semua pengguna dan pengelola dokumen.

Sistem pengelolaan dokumen elektronik yang baik harus memiliki tiga unsur utama, yaitu :
1. Kebijakan, strategi, dan budaya kerja;
2. Prosedur pengelolaan dokumen elektronik dalam suatu siklus hidup dokumen;
3. Sistem informasi yang mendukung manajemen dokumen.

Disamping itu, untuk membangun infrastruktur ERM, lembaga pemerintah perlu mengambil langkah sebagai berikut:
1. Integrasi prosedur ERM sebagai bagian dari rancangan e-Government.
Mengintegrasikan prosedur ERM ke dalam sistem dan proses bisnis e-government untuk menjamin ketersediaan dokumen elektronik.
2. Pengendalian kondisi dokumen kertas selama ERM belum diimplementasikan.
Memelihara kondisi dokumen yang ada, agar jangan rusak atau hilang, untuk menjaga kesinambungan riwayat, pengidentifikasian, pengevaluasian, dan pengintegrasiannya ke dalam dokumen elektronik, selama infrastruktur ERM belum diimplementasikan.
3. Implementasi sistem ERM
Mengimplementasikan sistem ERM pada lembaga pemerintah, sehingga pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih efisien.

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, dokumen elektonik harus memiliki tingkat kepercayaan sebagai sebuah dokumen legal. Dengan diakuinya dokumen elektronik sebagai dokumen legal, maka dokumen elektronik dapat dijadikan bukti/petunjuk riwayat organisasi secara eksplisit. Dalam konteks legal, sebuah bukti dapat berupa dokumentasi, perkataan, audio-visual, baik secara elektronik maupun bentuk lain.
Sebuah dokumen harus memiliki sifat sebagai sesuatu yang utuh dan akurat yang harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:
1. Konten
Merupakan informasi yang membangun sebuah dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.
2. Konteks
Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional.
3. Struktur
Format fisik dan logika sebuah dokumen serta hubungan antar elemen di dalamnya.

Ketiga karakteristik ini dapat ditandai secara digital. Salah satunya adalah watermarking, yakni suatu metode untuk membubuhkan tanda pada dokumen elektronik dalam rangka menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan, sehingga masih memiliki nilai legal sebagai sebuah dokumen pemerintahan.
Penandaan digital dan watermarking diterapkan untuk menghasilkan record-record yang dapat dipercaya. Tingkat kepercayaan ini ditentukan oleh parameter kehandalan, otentik, dan integritas. Kehandalan berarti isi dari record tersebut dapat dipercaya dan dibuktikan sebagai representasi dari dokumen yang utuh dan akurat, serta dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan hukum selanjutnya, juga mampu menyampaikan isinya kepada pihak yang bersesuaian dengan melakukan pengidentifikasian tanda.
Otentik berarti bahwa arsip elektronik yang diterima adalah dari asal yang benar. Untuk melakukan otentikasi sebuah recod, instansi pemerintah harus menetapkan dan mengimplementasikan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur yang mengontrol pembuatan, pengiriman, penerimaan, dan pemeliharaan record, untuk memastikan bahwa pihak pembuat record diberi otorisasi dan diindetifikasi, serta melindungi recod dari perubahan-perubahan oleh pihak yang tidak memiliki otoritas.
Sebuah arsip elektronik memiliki integritas jika isinya tidak pernah dirubah, dihapus, serta memiliki akurasi dan waktu berlaku yang valid.

Kesimpulan
Menurut beberapa ahli kearsipan bahwa email dalam hal ini sebagai arsip elektronik bisa dijadikan rekod, dengan ketentuan bila isi yang terkandung pada arsip elektronik terpelihara dengan baik dengan unsur-unsur sebagai berikut: Penanggalan secara kronologis baik pengiriman maupun penerimaan
1. Tempat arsip itu dibuat dan atau dari mana ia dikirim.
2. Alamat Pengirim
3. Nama atau dan tanda tangan penulis atau pengarang
4. Alamat Penerima
5. Penerima
6. Subjek atau perihal
7. Disposisi

Selain itu arsip elektronik dapat dikatakan sebagai rekod bila punya 3 syarat yakni ada isi, struktur, dan konteks. Ketiga unsur ini dalam dunia maya direpresentasikan dengan metadata yang mengandung unsur ”evidence”-nya, konteksnya sebagai bukti transaksi.
Daftar Pustaka
Cook, Terry. 1997. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift Archivaria 43. Spring
Bearman, David, Electronic Evidence: Strategies for managing Records in Contemporary Organizations, Archives & Museum Informatics, Piitburrgh, 1994
Fuad Gani. Manajemen Dokumen Perusahaan
-------------. 2005. Masalah Sekitar Arsip Elektronik dalam Jurnal Ilmu
Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 1 N0. 2, Juni 2005. Depok: Universitas Indonesia
International Council on Archives. 2008. Principles and Functional Requirements for Records om Electronic Office Environments, Modul 2: Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist's Identity and
Professionalism, MontreaI:ICA, XIIth, 1992
Philip Eppard. PARES 2 Project. International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) 2 : Experiential, Interactive and Dynamic Records. Appendix 20 Creator Guidelines Making and Maintaining Digital Materials: Guidelines for Individuals.
Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis Pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Lomba Karya tulis Bidang Kearsipan Tahun 2010

LOMBA KARYA TULIS BIDANG KEARSIPAN TAHUN 2010


A. Kategori Pelajar SMA
Juara I :
Surya Pratama Putra (SMA Harapan Mandiri Medan)
Mendayagunakan Modal Sosial Untuk Menumbuhkembangkan Budaya Mengarsipkan Sesuai Bagian Dari Upaya Membangun Karakter Bangsa


Juara II :
Nour M. Andriani (SMA Negeri 2 Bandung)
Peran Arsip Nasional Republik Indonesia Membangun Karakter Bangsa Melalui Administrasi Kearsipan Dalam Organisasi Kesiswaan di Sekolah


Juara III :
Muhammad Ifan Alfian (SMA Negeri 3 Batusangkar)
Pentingnya Pengenalan Arsip Bagi Generasi Muda (baraja ka nan sudah batuah ka nan manang)




B. Kategori Mahasiswa
Juara I :
Brigitta Isabella (Universitas Gadjah Mada)
Peran Arsip Foto Dalam Pembentukan Identitas Bangsa dan Nasionalisme Berkebangsaan


Juara II :
Lolytasari (Universitas Indonesia)
Penerapan Lean Production System Dalam Pengelolaan Arsip di Perguruan Tinggi


Juara III :
Bram Mahendra (Universitas Gadjah Mada)
Pendayagunaan Khasanah Arsip Tokoh Sebagai Implementasi Pembangunan Karakter Bangsa

Perpustakaan UPT Institut Teknologi Bandung (ITB)

Kunjungan tanggal 4 Nopember 2010

Layanan informasi di UPT Perpustakaan Institut Teknologi Bandung berbasis WEB

Informasi umum tentang perpustakan http://www.lib.itb.ac.id
Alat bantu penelusuran perpustakakaan http://otomasi.lib.itb.ac.id
Perpustakaan Digital http://digilib.itb.ac.id
E-collection dan e-books http://e.lib.itb.ac.id
eCourse material http://e-course.itb.ac.id
WorldBank online http://www.worldbank.org

ISO 15489:2-2001

ISO 15489:2-2001, Terjemahan Bebas halaman 5 - 10

3.2.7 Langkah F: Desain sistem rekod
Tada tahap ini melibatkan perubahan strategi dan taktik yang dipilih pada tahap E menjadi rencana untuk sebuah sistem rekod yang memenuhi persyaratan yang diidentifikasi dan didokumentasikan sejak tahap C dan perbaikan setiap kekurangan manajemen rekod organisasi diidentifikasi pada tahap D.
Tahap F, seperti tahap-tahap lain dalam metodologi ini, mengadopsi definisi sistem yang luas, meliputi orang, proses, alat dan teknologi. Oleh karena itu, langkah ini melibatkan
a) Perubahan rancangan pada sistem saat ini, secara proses dan praktek,
b) mengadaptasi atau mengintegrasikan solusi teknologi, dan
c) menentukan bagaimana cara terbaik untuk memasukkan perubahan yang ada untuk meningkatkan pengelolaan rekod lintas organisasi.

Dalam prakteknya, hal ini kadang-kadang sulit untuk menentukan strategi untuk akhir sistem rekod (tahap E) dan merancang sistem untuk menggabungkan strategi tersebut dimulai (tahap F). Akan tetapi, ini berguna untuk fokus pada strategi secara terpisah untuk memastikan kelayakan persyaratan untuk menciptakan dan memelihara rekod, konsisten dan kebenaran dimasukkan ke dalam rancangan sistem.
Langkah ini melibatkan manajemen rekod profesional dan pakar lain yang bekerja dengan pengguna untuk membuat spesifikasi yang paling memenuhi persyaratan untuk rekod. Hal ini menjamin bahwa pengguna mengembangkan suatu sistem rasa (sense) kepemilikan, memahami sistem dan menggunakannya sebagaimana dimaksud.

Produk yang berasal dari Langkah bisa termasuk:
a. rencana desain proyek, menunjukkan tugas, tanggung jawab dan jadwal,
b. rincian laporan hasil tinjauan desain berkala,
c. dokumentasi perubahan persyaratan, ditandatangani oleh kedua pengguna dan perwakilan tim proyek,
d. deskripsi desain,
e. aturan sistem bisnis,
f. spesifikasi sistem,
g. diagram yang mewakili arsitektur dan komponen sistem,
h. model yang mewakili pandangan sistem yang berbeda, seperti proses, arus data dan entitas data,
i. spesifikasi rinci untuk membangun atau membeli komponen-komponen teknologi seperti perangkat lunak dan perangkat keras,
j. file rencana,
k. rencana yang menunjukkan bagaimana desain itu akan mengintegrasikan dengan sistem dan proses yang ada,
l. pelatihan awal dan rencana pengujian, dan
m. rencana implementasi sistem.

3.2.8 Tahap G: Penerapan sistem rekod
Tujuan tahap G adalah untuk secara sistematis mengidentifikasi dan menempatkan campuran yang tepat untuk melaksanakan strategi rencana yang dirancang di tahap F. Rencana tersebut memberikan gambaran tentang bagaimana berbagai komponen sistem (proses, prosedur, orang dan teknologi) harus sesuai.
Integrasi sistem rekod baru atau yang ditingkatkan dengan sistem komunikasi perkantoran dan proses bisnis dapat menjadi usaha yang kompleks dengan akuntabilitas tinggi dan saham keuangan. Risiko tersebut dapat diminimalkan melalui perencanaan yang hati-hati dan dokumentasi proses implementasi.
Setelah menyelesaikan tahap ini, organisasi harus memiliki perbaikan praktek rekod manajemen terintegrasi ke dalam organisasi dengan hambatan minimal terhadap kegiatan usaha; berkontribusi terhadap kebutuhanan organisasi untuk kualitas akreditasi, dan memanfaatkan investasi jangka panjang yang dibuat di tahap A sampai F.
Dokumentasi yang dihasilkan setelah menyelesaikan langkah ini mungkin saja termasuk
a) uraian rincian rencana proyek gabungan strategi yang dipilih,
b) kebijakan yang didokumentasikan, prosedur dan standar,
c) materi pelatihan,
d) dokumentasi dari proses konversi dan prosedur migrasi yang sedang berlangsung,
e) dokumentasi yang diperlukan untuk "sistem kualitas" akreditasi,
f) laporan kinerja, dan
g) laporan-laporan untuk manajemen.

3.2.9 Langkah H: Pengulasan pasca- implementasi
Tujuan Langkah H adalah untuk mengukur efektivitas sistem rekod, untuk mengevaluasi proses pengembangan sistem sehingga kekurangan bisa diperbaiki, dan untuk mendirikan sebuah rezim pemantauan selama sistem berjalan.

Langkah H melibatkan

a) menganalisis apakah rekod telah diciptakan dan diatur sesuai dan tepat dengan kebutuhan kegiatan bisnis terkait dengan bagian dari proses bisnis mereka,
b) wawancara manajemen, staf dan pemangku kepentingan lainnya,
c) melakukan survei,
d) memeriksa dokumentasi yang dikembangkan selama fase awal dari proyek pengembangan sistem, dan
e) mengamati dan memeriksa operasi secara acak.

Dengan menyelesaikan pengulasan pasca-implementasi awal dan dengan melakukan pemeriksaan berkala, sebuah organisasi akan terjamin kembali melanjutkan investasi dalam sistem rekod. Hal ini juga harus memiliki informasi yang objektif untuk menunjukkan bahwa dalam sistem itu membuat dan mengelola rekod yang sesuai bisnisnya. Tinjauan pasca implementasi akan memperkecil risiko organisasi mengalami kegagalan sistem, dan, dari waktu ke waktu, akan mengantisipasi perubahan signifikan dalam persyaratan untuk rekod dan kebutuhan organisasi yang memerlukan siklus perkembangan baru.

Pada akhir Langkah H, organisasi akan memiliki

a) mengembangkan dan menerapkan metodologi untuk menilai secara objektif sistem rekodnya,
b) mendokumentasikan kinerja sistem dan proses pengembangan, dan
c) menyampaikan laporan kepada manajemen, mendokumentasikan temuan dan rekomendasi.
Karena proses bisnis dan sistem rekod yang tidak statis, Langkah C melalui H harus dilakukan berkala seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
4. Proses dan kontrol record
4.1 Pendahuluan

ISO 15489-1 memformulasikan panduan untuk operasi manajemen rekod. Operasi dijelaskan dalam urutan yang linear. Dalam prakteknya, operasi manajemen rekod tidak berlangsung sedemikian berurutan. Beberapa spesifik operasi mungkin terjadi secara simultan. Operasi tertentu tergantung pada keberadaan instrumen yang dibuat oleh proses yang dijelaskan kemudian dalam urutan.

Urutan linier secara tradisional telah digunakan untuk menggambarkan proses yang mempengaruhi manajemen rekod kertas karena proses dapat dan sering kali dipisahkan dengan waktu dengan berbagai interval antara mereka. Dalam sistem rekod elektronik, keputusan tentang penciptaan, klasifikasi, akses dan status disposisi biasanya dibuat di titik penciptaan rekod, sehingga proses keduanya lebih eksplisit dan biasanya simultan. Ini mungkin dan tentu saja juga menjadi kasus dalam sistem berbasis kertas.

Sistem berbasis kertas berisi metadata tentang rekod yang sering implisit dan dapat dideduksi oleh siapa saja menggunakan rekod. Dalam sistem berbasis kertas, struktur rekod tidak perlu ditentukan, karena jelas bagi pengguna. Isi dari catatan mungkin perlu disorot melalui pengindeksan tambahan. Konteks rekod didefinisikan melalui sejumlah faktor yang kompleks, termasuk implementasi sistem kontrol, tetapi juga implisit melalui lokasi fisik dan penempatan dengan dokumen lainnya. Sistem elektronik tidak memiliki metadata implisit yang sama dan metode untuk merekam rekod harus membuat metadata ini eksplisit.
Sistem elektronik yang mendukung perekaman rekod perlu dikonfigurasi untuk meminta penyelesaian yang diperlukan bidang metadata, atau mungkin dikonfigurasi untuk menghasilkan metadata tersebut secara otomatis. Luasnya metadata disebabkan rekod elektronik lebih besar dari kebutuhan catatan kertas, karena sangat sedikit yang bisa terkandung dalam sistem elektronik dan semua metadata yang tersirat dalam catatan kertas berbasis dibuat eksplisit. Hal ini tergantung pada keberadaan aturan mengidentifikasi rekod yang harus ditangkap dan sistem klasifikasi untuk kedua identifikasi dan status akses.

Daripada mengikuti urutan operasi dalam ISO 15489-1, klausul ini bertujuan untuk memandu pengimplementasian dengan mengidentifikasi
ininstrumen yang diperlukan untuk sejumlah operasi manajemen rekod yang berbeda,
dan pengembangan mereka,
b) sejumlah faktor yang akan mempengaruhi, atau menentukan sifat,operasi manajemen rekod di berbagai organisasi dan yurisdiksi, dan
c) proses-proses yang menggunakan instrumen.

4.2 Instrumen
4.2.1 Instrumen Utama
Instrumen utama yang digunakan dalam operasi manajemen rekod adalah
a) skema klasifikasi yang didasarkan pada kegiatan bisnis,
b) otoritas disposisi rekod, dan
c) keamanan dan skema klasifikasi akses.

Organisasi dapat menggunakan alat catatan-manajemen-khusus tambahan, seperti
a) thesaurus istilah yang disukai,
b) daftar istilah atau kontrol kosa kata yang lain.
Selain itu, ada alat lain yang tidak spesifik untuk manajemen rekod, tetapi yang mungkin diterapkan untuk pengoperasian manajemen rekod:
a) analisis kerangka regulasi;
b) analisis risiko bisnis;
c) otoritas delegasi organisasi;
d) daftar karyawan dan sistem hak akses pengguna.
Pengembangan set terakhir instrumen berada di luar lingkup bagian dari ISO 15489 ini.

4.2.2 Klasifikasi kegiatan bisnis
4.2.2.1 Pendahuluan
Sebuah sistem klasifikasi yang berhubungan dengan fungsi bisnis dapat memberikan kerangka sistematis untuk manajemen rekod. Analisis untuk tujuan pengembangan klasifikasi aktivitas bisnis mengidentifikasi semua kegiatan organisasi dan menempatkan mereka dalam rangka misi lain atau dimandatkan atau tujuan.

Dalam bentuk sepenuhnya dikembangkan, klasifikasi menghasilkan representasi dari fungsi bisnis, kegiatan dan transaksi organisasi. Representasi tersebut dapat digunakan untuk mengembangkan skema klasifikasi rekod dan tesaurus, sertifikasi dan aturan pengindeksan, identifikasi kelas disposisi rekod dan klasifikasi akses.

Bagi organisasi, sistem klasifikasi menyediakan cara untuk
a) mengatur, mendeskripsikan dan link rekodnya,
b) link dan berbagi rekod interdisipliner, baik secara internal maupun eksternal untuk organisasi, dan
c) memberikan peningkatan akses, penemuan kembali, penggunaan dan penyebaran rekod yang sesuai.

Didukung oleh instrumen seperti kontrol kosa kata, sistem klasifikasi mempromosikan konsistensi sertifikasi dan deskripsi untuk memudahkan pencarian dan penggunaan. Klasifikasi sistem dapat digunakan untuk mendukung berbagai catatan proses manajemen di samping memfasilitasi akses dan penggunaan, misalnya, penyimpanan dan perlindungan, dan retensi dan disposisi.

Sistem Klasifikasi dapat mencerminkan kesederhanaan atau kompleksitas organisasi dari mana mereka berasal. Organisasi perlu menentukan tingkat kontrol klasifikasi yang diperlukan untuk keperluan bisnis mereka, berdasarkan pada struktur organisasi, sifat bisnis mereka, akuntabilitas dan teknologi yang digunakan.


4.2.2.2 Pengembangan klasifikasi aktivitas bisnis

Klasifikasi aktivitas bisnis dapat dikembangkan dari kantor dengan menggunakan metodologi yang dijelaskan dalam 3.2.2 dan 3.2.3. Pengembangan analisis aktivitas bisnis melibatkan identifikasi dan analisis
a) tujuan dan strategi organisasi,
b) fungsi organisasi yang mendukung pencapaian tujuan-tujuan dan strategi,
c) kegiatan organisasi yang merupakan fungsi,
d) proses kerja yang dilakukan untuk melaksanakan kegiatan dan transaksi tertentu,
e) langkah semua konstituen yang melakukan aktivitas,
f) semua transaksi yang terbentuk dari setiap konstituen,
g) kelompok transaksi berulang dalam setiap aktivitas, dan
h) keberadaan rekod organisasi.

Temuan dari analisis dapat direpresentativkan sebagai hirarki dari aktivitas bisnis, ditambah sesuai dengan representasi proses bisnis secara berurutan.
Sistem klasifikasi bisa berasal dari analisis proses bisnis untuk memastikan bahwa rekod dan deskripsi metadata yang akurat menggambarkan proses bisnis yang mereka ciptakan.

Struktur dari sistem klasifikasi biasanya hirarkis dan mencerminkan proses analisis sebagai berikut.
a) Tingkat pertama biasanya mencerminkan fungsi bisnis.
b) Tingkat kedua adalah didasarkan pada kegiatan yang merupakan fungsi.
c) tingkat ketiga dan selanjutnya adalah penyempurnaan lebih lanjut dari kegiatan atau kelompok transaksi yang mengambil tempat dalam setiap kegiatan.

Tingkat penyempurnaan sistem klasifikasi adalah berdasarkan kebijaksanaan organisasi dan mencerminkan kompleksitas fungsi dalam organisasi. Sebagai contoh, hirarki personil mungkin disusun sebagai berikut.

1. Mengelola Sumber Daya Manusia
1.1 Menentukan Tunjangan
1.2 Menetapkan Kondisi Kerja
1.2.1 Janji
1.2.2 Magang
1.2.3 Anak
1.2.4 Pengaturan kerja yang fleksibel
1.3 Menghitung Tinggalkan
1.3.1 Akrual (pertambahan)
1.3.2 Hak-hak
1.3.3 Hari Libur
1.4 Merekrut Karyawan
1.5 Menentukan Gaji
1.5.1 Pengurangan
1.5.2 Lembur
1.5.3 Remunerasi (pembayaran)
1.5.4 Superannuation

Sistem Klasifikasi memberikan artikulasi fungsi dan kegiatan organisasi. Mereka tidak bisa selalu menentukan setiap variabel yang diketahui, tetapi mereka dapat menunjukkan kelompok yang sesuai. Misalnya, meminta seperti [penentuan dengan Jangka Waktu] atau [penentuan oleh Klien] dapat digunakan dalam pedoman klasifikasi untuk meminta pengguna dengan lebih spesifik. Instrumen lebih lanjut (misalnya, indeks) yang diperlukan untuk setiap daftar variabel individu yang digunakan oleh organisasi.
Pengembang sistem klasifikasi dapat menjamin bahwa poin-poin berikut diketahui.
a) Sistem itu berasal dari terminologi fungsi bisnis dan kegiatan mereka, bukan dari nama
unit organisasi.
b) Mereka khususnya untuk tiap-tiap organisasi dan menyediakan konsistensi dan standar komunikasi di seluruh unit organisasi berbagi informasi yang sama untuk fungsi yang saling terkait.
c) Hirarkis, bergerak dari yang paling umum sampai konsep paling spesifik, yaitu, dari fungsi tingkat tinggi hingga transaksi yang spesifik, misalnya, Keuangan - Audit - Eksternal.
d) Sistem tersebut bergantung pada penggunaan istilah yang mencerminkan organisasi.
e) Bergantung pada kelompok dan sub-kelompok yang cukup untuk melingkupi semua fungsi dan aktivitas bisnis yang didokumentasikan.
f) Sistem bergantung pada kebijakan kelompok.
g) Sistem dirancang melalui konsultasi dengan pembuat rekodnya .
h) Sistem dipelihara untuk menggambarkan perubahan kebutuhan bisnis dan untuk memastikan bahwa skema tersebut up to date dan mencerminkan perubahan fungsi dan kegiatan organisasi.

4.2.3 Kosakata
4.2.3.1 Kontrol kosakata - daftar tajuk judul
Daftar tajuk subjek judul adalah daftar istilah sederhana dalam skema klasifikasi. Yang dimaksud dengan istilah tidak ditentukan dan hubungan antara istilah tidak ditampilkan. Daftar ini memungkinkan pengendalian terminologi yang digunakan untuk nama rekod dengan menetapkan persyaratan yang diterima dan digunakan organisasi dalam bahasa alamiah, mengendalikan penggunaan sinonim, homonyms, singkatan dan akronim.

4.2.3.2 Thesaurus

Tesaurus dibangun dengan menggunakan konvensi dan prosedur terdokumentasi dalam ISO 2788.
Tesaurus adalah daftar istilah yang dikontrol dihubungkan dengan semantik, hirarki, asosiatif atau kesetaraan hubungan. Seperti alat bertindak sebagai panduan untuk mengalokasikan istilah klasifikasi ke rekod individu.
Dalam thesaurus, arti istilah ini ditentukan dan berhubungan secara hirarki pada istilah lain yang ditampilkan. Tesaurus memberikan titik masuk yang cukup untuk memungkinkan pengguna menavigasi dari istilah yang tidak digunakan ke terminologi istilah yang diadopsi oleh organisasi. Selain itu, thesaurus dapat dihubungkan dengan instrumen manajemen rekod lain, seperti otorisasi disposisi atau skema klasifikasi akses, untuk mengaktifkan otomatisasi proses manajemen rekod lainnya.

4.2.4 Otoritas disposisi Recod

4.2.4.1 Umum
Menentukan rekod apa yang harus dicapture dan berapa lama harus disimpan adalah efektifitas yang paling banyak dilakukan dalam cara sistematis dan sesuai dengan hukum dan peraturan (mungkin negara-spesifik, spesifik untuk berbagai jenis organisasi atau industri atau terkait dengan produk tertentu). Instrumen untuk standarisasi pengambilan keputusan mungkin berkisar antara mengidentifikasi pedoman dokumen apa yang harus dihancurkan atau disimpan ke dalam sistem rekod, periode retensi dan tindakan disposisi yang tepat yang diajukan untuk disetujui oleh otoritas eksternal (otoritas disposisi rekod). Di beberapa negara, otoritas disposisi merupakan bagian pelestarian permanen, baik dalam organisasi atau dalam lembaga arsip terpisah. Dalam sistem catatan elektronik, penentuan penciptaan dan retensi harus dipertimbangkan dalam desain sistem sejak awal.

4.2.42 Determining documents to be captured into a records system

Determining which records should be captured into 2 records system and how long they should be kept requires first an analysis of the organization's internal and external environment, its relationship(s) to that environment, and identification of the business functions and activities it performs as described in 3.2.2 and 3.2.3.
Secondly, the results of this business analysis are considered against the external and internal requirements to maintain accountability for business activities. Drawing on the business activity analysis and analysis of requirements, records managers may
a) identify the broad level of records that needs to be created to administer and manage each activity,
b) identify the parts of the organization in which the records of the activity are captured,
c) analyse-the business activity to identify all constituent steps that make up the activity,
d) identify all transactions that comprise each step in the business activity,
e) identify the data required to process the transaction,
f) determine the need to capture evidence of each transaction, and
g) determine the appropriate point at which the record is to be captured.
Decisions on records capture as part of a system design process ace best undertaken in conjunction with the business unit responsible for the activity and systems.
A decision not to require formal records capture is usually based on the assessment of the risk arising from having incomplete records of the business activity. Risk management decisions will be a result c) analysis of-the regulatory and compliance environment, as well as perceived business risks, depending on the sector and nature of business undertaken. The decisions will involve considerations of direct and opportunity costs, other resource allocation, potential for litigation, public relatior.s profile, ethics and space utilization (physical or computer network).
For example, if the documentation of pharmaceutical products has a greater risk associated with it than managing stationery supplies, then records of pharmaceutical production would be managed to a greater level of detail, and kept for longer periods than stationery orders. Similarly, records required for business continuity are captured into records systems as part of a risk management strategy.
Any records created or captured need to have a retention period assigned, so it is clear how long they should be aintained.

4.2.4.3 Determining how long to retain records

determine how long records are maintained, the following five-stage analysis can be undertaken. a) Determine the legal or administrative requirements for maintaining records within the system.
Legal or administrative requirements can demand minimum retention periods in different jurisdictions or sectors.
Determine the uses of the record within the system.
Records of some transactions within a system are repeatediy used to perform further transactions. A distinction needs to be made between the core records, which are those used repeatedly, and records of multiple individual transactions, which refer to the core records; it may be possible to remove the individual transaction records from the system shortly after the transaction is completed. For example, leave recOrds in personnel systems are only maintained for a limited period, ,.7hilst the leave history will be maintained as long as the employee is employed. The relationship between core business records and other transactional records will determine how long each are needed within the system. This is also dependent on the nature of the business activity being documented. For example, transaction records relating to a person's medical history may need to be retained longer than the accounts payable transaction records subsidiary to a general ledger.
Determine links to other syster.°:S.
rds from one system can support or be referred to by other systems. For example, aggregated details of purchasing transactiyJns are transferred to the general ledger system. Records in a Geographical System may be referred or copied to planning, property or other tirre-of-business systems.

d) Consider the broad range of uses of the record. Steps in this process include
1) identifying other stakeholders, for example, archives or external users, with enforceable or legiti interests in preserving the record longer than the internal users of the organization,
2) assessing the risks associated with destroying the record, once routine, internal use of the record finished,
3) considering what records and actions to preserve them would be required by the organization to e business continuity in the event of loss or damage to the records,
4) assessing financial, political, social or other positive gains from maintaining the record after organize use has been completed, and
5) analysing the balance between the costs and non-financial gains of records retention, to decide how records are maintained after organizational needs have been met.
e) Allocate retention periods to the records on the basis of the total system evaluation.
Similar retention periods and disposition action are determined for groups of records performing or recot similar activities within the system. All records within a 'records system should be covered by some form disposition authority, from records of the smallest transactions to the documentation of the system's par and procedures. Retention periods should be stated clearly and disposition triggers cleariy identified. example: "destroy x years after audit" or "transfer to the archives x years after last transaction completed".
4.2.5 Security and access classification scheme
4.2.5.1 Genera!
A formal instrument that identifies the rights of access and the regime of restrictions ajlplicable to records is necessary tool to manage records in organizations of all sizes and jurisdictions. The more complex the organiza and the more complex its business and regulatory environment, the greater the need for standardization procedures to apply access and security categories to records.
4.2.5.2 Development of security and access classification
Development of appropriate categories of access rights and restrictions is based on the organization's regulat framework analysis, business activity analysis and risk assessment. Reasonable security and access will dep on both the nature and size of the organization, as well as the content and value of the information requi security. Reasonable security can be described as the level of security that a reasonable person on the str would believe is needed to protect the information from any unauthorized access, collection, use, disclos deletion, alteration and/or destruction. Thus, "reasonable" for one organization may be a locked filing room, wh for another it may be a locked, guarded, limited-access filing room with video cameras.
Access to records may be restricted to protect
a) personal information and privacy,
b) intellectual property rights and commercial confidentiality,
c) security of property (physical, financial),
d) state security, and
e) legal and other professional privileges.
Equally important, there are legally enforceable rights of access embodied in corporate governance, freedom of information, privacy protection, and archival and legal process law. Effective development of security and access classification schemes would take these rights of access into account.
To develop an access classification scheme, the organization's regulatory framework analysis, business activity analysis and risk assessment may be drawn on to
a) identify the legally-enforceable rights of, and restrictions on, access to records and organizational information,
b) identify the areas of risk of breach of privacy, and of personal, professional or commercial confidentiality,
c) identify the security issues of the organization,
d) rank the areas of risk of breach to security according to assessment of damage and likelihood of occurrence,
e) map the identified areas of risk and security issues to the business activities of the organization,
f) identify the appropriate levels of restriction for the areas of highest risk to the lowest,
g) allocate levels of restriction to the respective classes of records of the business activities according to the ranking of risk, and
h) link restrictions to instruments such as activity classification systems or thesauruses that are used to describe records. In this way, caveats or restrictions can be automatically invoked when records are captured and registered in the records system.
The way that levels of restriction are expressed should reflect organizational usage. Relevant business areas would need to be consulted in the development of the categories of access restriction.
Access classifications also apply to people, both those who are responsible for managing the access-classified ecord3 and others with rights of access. As a next step, responsibilities have to be identified clearly. Those çersors who have access to particular groups of access-classified records can be defined and captured in the
cords system. Records categorized as restricted can only be accessed by persons who have been authorized. This
oc,ess can be backed by a checking or vetting process that is not part of the records management function. This spect of access classification for users is related to the task of managing user permissions to the records system.
records system has to manage user permissions specific to itself. ft may draw cn the organization's register of ployees and user permissions for all systems, but where there is no general 'user-permissions registration ocedure, it has to devise its own. The user-permissions register distinguishes user permissions issued to employees authorize, access, alter or delete records maintained in a records system from user permissions providing ployees with read-only access only. A user can be the authorized employee responsible for the creation, alteration I deletion of 'records in one functional area of responsibility, while only having the ability to access but not alter
rds in other functional areas. Similarly, it may not be appropriate to share access to records of certain business vities outside the particular functional group, so the user permissions available to employees outside that work oup are restricted accordingly.
e monitoring and mapping of user permissions and functional job responsibilities is a continuing role that occurs all records systems regardless of format. Many electronic records systems, particularly those accessible across
graphically distributed systems, may inherit identification protocols from other applications. With the potential to rmit networked access across much wider distances, the allocation and monitoring of user permissions will be a gnificant responsibility, often vested in information systems or data administration personnel
3 Records management processes 3.1 Introduction
he processes described below are necessarily described as if in a sequence, but it should be understood that in any records systems, particularly electronic records systems, they may take place simultaneously or in a different 'der from that described. All the processes generate metadata (detailed descriptive information) that are linked to
record. The amount of metadata about the records and the records management processes depends on the boration of the records system, which in turn is determined by the business and accountability requirements of e organization. The processes are
capture,
registration,
classification,
access and security classification, identification of disposition status, storage,
use and tra,cking, and
implementation of disposition.

4.3.2 Capture

Capture is the process of determining that a record should be made and kept. This includes both records and received by the organization. It involves deciding which documents are captured, which in turn i.. decisions about who may have access to those documents and generally how long they are to be retaine.d.
Decisions about which documents should be captured and which discarded are based on an analysis os organization's business and accountabilities. The oreanization may use a formal instrument such as a e= disposition authority (see 4.2.4) or guidelines that identify documents that do not need to be retained.
Examples•of documents that may not require formal capture as records are those that do not
a) commit an organization or individual to an action,
b) document any obligation or responsibility, or
c) comprise information connected to the accountable business of the organization
In paper records systems, capture can be effected by physically placing a document into a chronological seq - within a file or folder that contains a title. This grouping connects the individual document to other documents an particular matter and enables contextual information about the document to be inferred by anyone Corrteic retrieve the information. It is implicitly linked to other records by time, by physical proximity, by the owner of tre or folder, and by the title of the file or folder.
A formal paper-based records system will impose controls over which files are created and what they are ca Adding papers to a file (capturing the record) becomes a conscious process of determining which classificatior • suits the particular document, and deliberately placing it in a predefined and known sequence of docuree Papers added progressively to files may be dated or numbered sequentially to provide additional secur-:. defining the sequence of action. Additional indexing points may be added subsequently to the file to ensure that . specific document can be located and retrieved. Disposition and-access conditions may be applied by adding r on the file or in control systems.
Incorporating a document into a predetermined set of actions or workflow also acts as a form of records cate_ra This process locates the document within the context of the action that needs to take place following its creatic¬receipt and acts as an acknowledgment that it is taking part in business transactions.
Electronic records systems capture documents in a more deliberate process that, to all intents and purposes, is . same as registration.
Systems that capture records also need to capture metadata associated with the record in a way that
a) describes the record both for what it contains and the context of the business fakir g place,
b) enables that record to be a fixed representation of action, and
c) enables the record to be retrieved and rendered meaningful.
These aspects are often referred to as context, content and structure.
Information about the people involved in the transaction, the business being done and the records generated ma. be recorded at varying levels of detail. The level of detail required depends upon business need and the range cr use of the record. For example:
a) records that are only relevant to one person may be managed in simple systems by using minimal inforrnatic-oriented to retrieval, such as personal reference files with copies of guidelines and laws;
b) records that are never used beyond the scope of one business unit need only record details that are relevar• and understood within that business unit;
c) records that are available or accessible beyond a particular business unit need to provide more informafior identifying the business unit in relation to a larger entity and the people involved in the transactions connectec to a bigger context;
d) records created in the public domain, such as the World Wide Web, require a broad range of contextua: information, as it cannot be assumed that everyone will approach the record with the same share- understanding of the transactions taking place. ISO 690-2 gives guidance on how to refer to electronic record's.


4.3.3 Registration

In those systems where registration is used, its purpose is to provide evidence that a record has been created or captured in a records system. It involves recording brief descriptive information about the record in a register, and assigning the record a unique identifier. The registration process is not commonly used for paper-based systems in some records management cultures.
Registration is a way of formalizing the capture of the record into the recordn system Records can be registered at more than one level of aggregation within a records system, for example, in correspondence file systems, at the file level and at the "document" or "folio" level, depending on the assessment cf the evidence requirements.
in manual, paper-based control systems, a register is normally a separate record. in computerized systems, a register can comprise a combination of data elements. In electronic records systems, the registration process may include classification and determination of disposition and access status. Electronic records systems can be designed to register records_ through automatic processes, transparent to the user of the business system from _ which it is captured and without the intervention-of a records management practitioner. Even where registration is not totally automated, elements of the registration process (specifically some of the metadata that are required for registration) can be automatically derived from the computing and business environment from which the record originates.
Whatever form it takes, as a general rule the register is unaiterable. If, however, changes are required, there has to be an audit trail.
Registration specifies the following metadata as a minimum:
a) a unique identifier assigned from the system;
b) the date and time of registration;
c) a title or abbreviated description;
d) the author (person or corporate body), sender or recipient.
More detailed registration links the record to descriptive information about the context, content and structure of the record and to other related records. Each record or group of records should contain information about the context and content of the record and other related records. Specific jurisdictions may have mandated metadata requirements for full and accurate records. Some of these metadata requirements may be met through the initial registration of a record and its relationships.
Depending on the nature of the business recorded, the organization's evidence requirements and technology deployed, the information attached to the record's unique identifier can include
a) document name or title,
b) text description or abstract,
c) date of creation,
d) date and time of communication and receipt,
e) incoming, outgoing OF internal,
f) author (with his/her affiliation),
g) sender (with his/her affiliation),
h) recipient (with his/her affiliation),
i) physical form,
j) classification according to the classification scheme,
k) links to related records documenting the same sequence of business activity or relating to the same person or case, if the record is part of a case file,
-I) business system from which the record was captured,
Fri) application software and version under which the record was created or in which it was captured,

grossly underestimated—growth rates for message stores of 100 to 150 percent may not be unrealistic.
E-mail Mismanagement
Clearly, e-mail is badly in need of serious management attention in many organizations, particularly the larger ones. However, despite many efforts to upgrade the quality of management for enterprise e-mail systems, e-mail con¬tinues to be undermanaged, if not mismanaged, in many organizations. From a records management perspective, the biggest single problem is that e-mail systems, which are essentially electronic post offices, are frequently misutilized as repositories for electronic archives The use of an e-mail system should be restricted to performing its central func¬tion of facilitating daily electronic communications. It should mg become the de facto repository for long-term preservation of inactive messages, the value of many of which has long since expired. In other words, the post office should not be morphed into an archive.
E-mail is frequently perceived by its users to be much less formal than a paper letter or memorandum and thus it is frequently considered insignificant once it has accom¬plished its original purpose of simple communication. Thus, many users typically give little if any thought to the question 'of how long e-mail should be retained. Once a message has been read, the user often presumes that its treatment should be like that of voice mail.
E-mail users are typically left to manage large volumes of messages on their own, with little or no policy and pro¬cedural guidance and few management tools. How do employees know whether and under what circumstances e-mails require management as organizational records? Even if these judgments can be properly and consistently made by most or all e-mail users, the question then becomes how to apply records management principles to assure their proper management. Finally, what tools are required and/or available to do this management?
What about IT departments that are responsible for acquiring and maintaining the technology infrastructure for e-mail? Unfortunately, these departments frequently view the e-mail problem, superficially, as one of bulk reduction. Thus, two approaches have been employed:
• The adoption of automatic deletion methodologies for all centrally stored e-mail messages, sometimes without regard to their status as records having retention requirements as established by the organi-zation's records retention schedules, and
• The establishment of limits on mailbox size and/or message age.
These management strategies are deficient in several respects: most notably, they ignore records management principles under which e-mail messages must be managed as records, based on their content and value, throughout their retention life cycle. A sample policy that incorporates
these principles is shown in Figure 7-1. First, however, let's take a look at the major technology infrastructure for managing e-mail in the U.S. and its deficiencies in apply¬ing records management principles to these messages.
In recent years, tools supplied by Microsoft Corporation have become the predominant platform for managing e¬mail.' The major tools are Exchange, Microsoft's groupware collaboration software, which typically resides on dedicated e-mail servers, and Outlook, the client e-mail software that manages individual mailboxes at the desktop leveL In the MS Exchange environment, a user's typical 45 megabyte (MB) allocation makes the mail folder at best a temporary reposi¬tory-25 to 30 days worth of messages at an average of 1.7 MB per user per day. To free up space, users must either delete unneeded messages or migrate needed ones elsewhere, most often to folders residing on the desktop hard drive or to a network file server. Although the Microsoft Outlook client supports auto archiving old messages to personal message folders, unlike the MS Exchange message store, these mes¬sages are often not backed up. Moreover, the functionality that is installed in MS Exchange / Outlook software does not manage a full-ccalP retention plan. Nor does it have the "intelligence" to actually understand the content and context of an e-mail message to automatically determine whether it requires storage and if so where, and how to apply retention rules to govern its life cycle.
The very notion that an e-mail message can be easily destroyed is misleading if not erroneous. To the average user, destroying an e-mail message means deleting it. Deletion is one of the most poorly understood aspects of personal computing. When an E-mail message is deleted using the delete key, the act of erasure does not occur. This keyboard function merely signals the computer that the space required to store the message is no longer need¬ed. The space is so marked, but the data that occupies it continues to exist until the computer overwrites it with new data. Thus, messages that users presume to have destroyed still, in all likelihood, reside on their desktop hard drives and are still retrievable.?
The average e-mail message typically makes some 17 hops as it travels throughout various computing environ-ments to arrive at its destination. E-mail messages are typically stored in the following locations:
• On the computer on which they are composed
• On the computer from which they are sent
• On the computer that receives them
• Often on any number of computers in between sender and receiver, especially if the messages are sent or received by external parties
• Finally, most large companies retain back-up tapes
of e-mail backed up from their network servers.
From the foregoing, we conclude that no e-mail retention plan, however aggressively implemented, will be success¬ful in eliminating all useless messages.

ISO 15489-2:2001 (E) Terjemahan Bebas halaman 16-20

4.3.4. Klasifikasi
4.3.4.1 Peraturan Umum
Klasifikasi adalah proses mengidentifikasi kategori atau kategori-kategori aktivitas bisnis dan rekod-rekodnya, dan jika mungkin mengelompokkannya ke dalam file-file untuk memfasilitasi deskripsi, kontrol, hubungan dan penentuan disposisi dan status aksesnya.
Langkah-langkahdalam proses klasifikasi dengan menggunakan sistem klasifikasi berbasis aktivitas bisnis yakni:
a) Mengidentifikasi transaksi atau aktivitas bisnis yang didokumentasikan dalam rekod
b) Menentukan di mana transaksi atau aktivitas tersebut dicakup dalam sistem klasifikasi organisasi
c) Memeriksa kelompok (klas) pada level yang lebih tinggi (umum) di mana transaksi atau aktivitas tsb berkaitan untuk memastikan bahwa identifikasi klasifikasinya tepat
d) Mengecek klasifikasi aktivitas terhadap struktur organisasi untuk memastikan ketepatannya dengan unit bisnis yang memiliki rekod tsb.
e) Menempatkan klasifikasi yang telah ditentukan untuk rekod ke level-level yang tepat bagi persyaratan organisasi
Jumlah level klasifikasi dan entry point dari proses klasifikasi (baik pada level transaksi atau di atasnya) tergantung dari faktor-faktor berikut ini:
a) Akuntabilitas organisasi
b) Sifat bisnis
c) Ukuran organisasi
d) Kompleksitas struktur organisasi
e) Uji resiko secara kritis terhadap kecepatan dan akurasi dalam pengawasan dan temu kembali rekod
f) Teknologi yang disebarkan.

4.3.4.2. Pengawasan Kosa Kata

Deskripsi yang lebih jauh dan pengawasan yang detil dapat diterapkan terhadap rekod dengan menggunakan pengawasan kosa kata sebagai suatu daftar tajuk terotorisasi atau tesaurus (Lihat 4.2.3.1 dan 4.2.3.2). Pengawasan untuk mengontrol judul atau deskripsi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi dan sistem rekod secara spesifik. Semakin tinggi level akuntabilitas dan atau scrutiny publik maka makin besar kebutuhan terhadap akurasi dan kecepatan dalam menempatkan rekod individu. Semakin besar resiko dalam aktivitas bisnis, seperti keamana publik yang berkaitan dengan bahaya kimiawi, maka semakin besar kebutuhan terhadap ketepatan dan kontrol terhadap temu kembali.

4.3.4.3. Pengindeksan
Penentuan istilah indeks dengan tepat memperluas kemungkinan temu kembali rekod melalui klasifikasi, kategori dan media. Pengindeksan dapat dilakukan secara manual atau terotomasi untuk profil elektronik atau teks dokumen elektronik.
Satu hal penting yakni suatu manual tugas, pengindeksan saat ini secar umum dilakukan dengan berbantuan komputer. Sistem temu kembali teks secara bebas (full teks) menempatkan rekod berdasarkan penelusuran pada isi rekodnya. Sarana lain menyediakan penelusuran berdasarkan profil pengguna, dokumen dan profil subyekisi dokumen dan penggunaan agen inteligen Sarana pengindeksan yang canggih sesuai dengan bentuk rekod tertentu, sifat aktivitas dan sumber-sumber yang diperlukan dalam implementasi dan operasinya.
Pemilihan istilah indeks dapat dibatasi pada terminologi yang dikembangkan pada skema klasifikasi atau bahasa terkontrol lainnya. Istilah indeks biasanya digali dari:
a) Format atau sifat rekod
b) Judul atau tajk utama rekod
c) Isi subyek rekod rekod, umumnya sesuai dengan aktivitas bisnis organisasi
d) Abstrak rekod
e) Waktu yang berkaitan dengan transaksi yang direkam dalam rekod
f) Nama-nama klien atau organisasi
g) Penanganan khusus atau persyaratan dalam proses
h) Dokumentasi terlampir yang tidak teridentifikasi, atau
i) Penggunaan rekod
4.3.5. Akses dan klasifikasi keamanan rekod

Hak-hak atau batasan akses melibatkan langkah-langkah yang sama untuk klasifikasi kegiatan dengan berdasarkan nilai keamanan dan akses skema klasifikasi (Lihat 4.2.5) yakni:
a) Mengidentifikasi transaksi atau kegiatan bisnis yang didokumentasikan pada rekod
b) Mengidentifikasi unit bisnis yang memiliki rekod
c) Mengecek akses dan kelompok keamanan untuk mengembangkan aktivitas dan bidang bisnis yang berresiko atau memiliki pertimbangan keamanan dan atau membutuhkan pembatasan secara legal
d) Menempatkan level akses atau pembatasan yang tepat terhadap rekod dan menentukan mekanisme kontrol dalam penanganannya
e) Merekam akses atau status keamanan rekos dalam sistem rekod untuk menunjukkan perlunya sarana kontrol tambahan
Akses terhadap rekod dibatasi hanya ketika ada kebutuhan bisnis atau menurut aturan hukum tertentu. Akses dan klasifikasi keamanan mungkin diputuskan melalui konsultasi dengan unit bisnis pemilik rekod. Pembatasan dapat dibatasi untuk suatu periode tertentu untuk memastikan bahwa suatu pengawasan tambahan dan mekanisme kontrol dibutuhkan untuk rekod-rekod tersebut.

4.3.6 Identifikasi Status Disposisi

Beberapa sistem rekod, khususnya sistem rekod elektronik, mengidentifikasi status disposisi dan masa retensi rekod pada fase penciptaan dan registrasi. Proses ini dapat dihubungkan dengan klasifikasi berbasis aktivitas dan terotomasi sebagai bagian dari desain sistem.
Proses ini membutuhkan rujukan untuk suatu kewenangan disposisi (lihat 4.2.4) dari lebih kurang sifat formal yang tergantung pada ukuran dan sifat organisasi dan akuntabilitasnya. Hal ini melibatkan langkah-langkah berikut:
a) Mengidentifikasi transaksi atau aktivitas bisnis yang didokumentasikan dalam rekod
b) Menempatkan transaksi dan rekod-rekod pada klas (kelompok) rekod yang tepat dalam kewenangan disposisi
c) Menentukan masa retensi yang relevan dan mengidentifikasi kegiatan disposisi yang antisipatif
d) Merekam masa retensi dan kegaiatan disposisi di masa akan datang dalam sistem rekod
e) Menentukan cakupan yang diperlukan untuk menentukan metadata rekod yang ditransfer ke suatu penyedia layanan penyimpanan data eksternal atau suatu lembaga arsip atau dengan dihancurkan

4.3.7 Penyimpanan
4.3.7.1 Keputusan Penyimpanan Rekod
Keputusan untuk menangkap suatu rekod berimplikasi pada suatu intensi untuk penyimpanannya. Kondisi penyimpanan yang tepat memastikan bahwa rekod dilindungi, dapat diakses dan dikelola dengan pembiayaan yang efektif.Tujuan ini dilayani dengan rekod, bentuk fisiknya dan penggunaannya dan nilai yang akan dictate sifat dari fasilitas penyimpanan dan layanan yang diperlukan untuk mengelola rekod selama diperlukan.
Penting untuk menentukan batasan efisien dan efektif dari pemeliharaan, penanganan dan penyimpanan rekod yang diciptakan dan kemudian dinilai kembali pengaturan penyimpanannya sesuai perubahan persyaratan rekod. Selain itu pilihan penyimpanan yang diintegrasikan dengan program manjemen rekod secara keseluruhan juga penting.
Organisasi dapat melakukan hal ini dengan mengarahkan suatu analisis resiko untuk memilih bentuk penyimpanan fisik dan penanganan yang tepat dan layak untuk rekod-rekodnya. Seleksi ini harus berdasarkan persyaratan akses dan keamanan serta batasan dalam penambahan terhadap kondisi penyimpanan fisik. Rekod-rekod khusus yang bersifat kritis/ penting untuk kelangsungan bisnis mungkin memerlukan metode perlindungan tambahan dan juga salinan (duplikasi) untuk memastikan kemungkinan aksesnya di saat bencana.
Manajemen resiko juga melibatkan pengembangan suatu rencana pemulihan bencana yang mendefinisikan suatu respon yang terorganisasi dan diprioritaskan, perencanaan untuk kelangsungan kegiatan rutin bisnis selama bencana dan membuat rencana yang tepat pemulihan pasca bencana.
Faktor-faktor yang penting dalam memilih sarana penyimpanan dan penanganan rekod yakni:
a) Volume dan tingkat rata-raa pertumbuhan rekod
Tingkat rata-rata pertumbuhan rekod yang diproyeksikan dapat membatasi suatu fasilitas penyimpanan yang dipertimbangkan jika kapasitas pertumbuhannya tidaklah cukup. Demikian juga, media penyimpanan digital untuk rekod elektronik harus diperiksa seseuai kapasitasnya. Pilihan terhadap suatu media harus sesuai dengan perkiraan volume dan rata-rata pertumbuhan rekod.
b) Penggunaan rekod
Beragam penggunaan rekod akan menentukan tingkat kepentingan perlindungan rekod dari resiko kerusakan dan kehilangan Untuk rekod elektronik, penggunaan sistem yang dipercaya dan media yang memiliki robust life spans dan lebih besar akan diindikasikan. Selain itu kemudahan backup yang dapat dirotasi dan dilindungi juga menjadi kunci penting.
c) Keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitif
Beberapa rekod membutuhkan batasan akses karena alasan kerahasiaan, kesesuaian sifat informasinya atau berdasarkan perlindungan hukumnya,
d) Karakteristik fisik
Faktor-faktor ini akan mempengaruhi penyimpanan rekod: berat, luas ruang yang dibutuhkan, kebutuhan temparatur, kontrol kelembaban dan persyaratan perlindungan fisik khusus untuk media rekod, seperti kertas, penyimpanan digital, bentuk mikro. Rekod dalam bentuk elektronik mungkin perlu dikonversi atau dimigrasi. Media penyimpanan digital perlu dimutakhirkan. Rekod perlu dilindungi dari api, banjir dan resiko lain sesuai kondisi lingkungan.
e) Penggunaan rekod sebagaimana direfleksikan dalam persyaratan temu kembali
Kemampuan temu kembali rekod adalah suatu pertimbangan penting. Rekod-rekod yang diakses lebih sering akan emmbutuhkan akses yang lebih mudah fasilitas penyimpanannya. Rekod elektronik dapat disimpan dengan berbagai cara yang mempermudah atau mempercepat temu kembalinya.
f) Biaya relatif pilihan penyimpanan rekod
Pertimbangan biaya dapat mempengaruhi keputusan atas outsourcing dari penyimpanan fisik dan atau elektronik dan juga media yang dipilih untuk penyimpanan rekod elektronik.
g) Kebutuhan akses
Suatu analisis biaya dan keuntungan terhadap penyimpanan di dalam (on-site-storage) versus penyimpanan di luar (off-site-storage) oraganisasi dapat menunjukkan berbagai fasilitas penyimpanan dan atau sarana yang penting untuk mendukung kebutuhan organisasi secara penuh.

4.3.7.2 Pertimbangan fasilitas

Untuk memastikan kelayakan penyimpanan dan perlindungan rekod maka fasilitas perlu dinilai berdasarkan faktor-faktor berikut:
a) Lokasinya harus mudah diakses dan tidak berada di wilayah yang memiliki resiko ekternal
b) Struktur bangunan harus sesuai dengan temparatur serta tingkat kelembaban yang stabil, tersedia perlindungan terhadap api, bencana banjir, kontaminasi (seperti isotop radioaktif, racun, dll), sarana keselamatan, akses yang terkontrol di area penyimpanan, sistem deteksi untuk entri tak terotorisasi, dan perlindungan yang tepat terhadap kerusakan akibat serangga atau kutu
c) Peralatan
Penataan rekod di rak harus sesuai dengan format rekod dan cukup kuat untuk menampung masuknya rekord. Kontainer dan paket harus kuat menahan tekanan dan menghindari kerusakan rekod selama penyimpanan. Penggunaan rekod dapat menentukan paket perlindungan khusus untuk menyediakan perlindungan tambahan dari kerusakan.
Organisasi dapat memilih untuk menggunakan kontraktor untuk menyimpan rekod dan menyediakan aksesnya baik hardcopi ataupun informasi elektronisnya. Dalam hal ini, penting bahwa kesepakatan tingkat layanan menentukan hak-hak dan tanggungjawab dari pemilik rekod mapun penyedia jasa penyimpanan tersebut.

4.3.7.3 Penyimpanan Digital

Penyimpanan rekod dalam bentuk elektronik memerlukan rencana pengggunaan penyimpanan tambahan dan strategi untuk menghindari kehilangan.
a) Sistem backup merupakan metode mengcopi rekod elektronik guna mencegah kehilangan rekod akibat kesalahan sistem. Sistem tsb harus mencakup suatu jadwal backup regular, penggandaan copi pada pada bermacam media, menyebarkan lokasi penyimpanan untuk copy backup dan membagi antara akses yang bersifat rutin dan penting untuk copi backup tersebut.
b) Proses pemeliharaan mungkin diperlukan untuk mencegah kerusakan fisik pada media. Rekod mungkin perlu digandakan untuk versi terbaru dari media yang sama (atau media lain yang baru) guna mencegah hilangnya data.
c) Keusangan perangkat keras dan perangkat lunak dapat mempengaruhi kemampuan terbacanya rekod elektronik yang disimpan. (lihat 4.3.9.2)

4.3.8 Penggunaan dan tracking (penelusuran fisik)

Penggunaan rekod merupakan suatu transaksi manajemen rekod yang mungkin perlu direkam oleh sistem untuk membentuk bagian dari metadata. Penggunaan tsb dapat mempengaruhi akses dan status disposisinya.
Pengaturan penggunaan rekod mencakup:
a) Identifikasi izin bagi pengguna sistem rekod oleh individu dan posisi mereka dalam organisasi
b) Identifikasi akses dan status keamanan rekod
c) Identifikasi hak akses bagi pengguna di luar organisasi
d) Memastikan hanya individu dari kelompok pengguna atau dengan hak pengamanan tertentu yang mempunyai akses terhadap rekod dengan status terbatas
e) Menelusuri perpindahan posisi rekod untuk mengidentifikasi siapa yang menjaga rekod tsb
f) Meninjau ulang akses klasifikasi rekod guna memastikan kemutakhiran dan penerapannya.
Penelusuran fisik rekod yang digunakan dalam sistem rekod merupakan suatu sarana pengamanan bagi organisasi. Ini memastikan bahwa hanya pengguna dengan izin yang tepat yang menangani/ menggunakan rekod sesuai kewenangannya. Tingkat kontrol terhadap akses dan rekaman penggunaan rekod tergantung kepada sifat bisnis dan rekod-rekodnya. Sebagai contoh, sarana perlindungan kewenangan pribadi di beberapa pengadilan memerlukan rekaman penggunaan rekod yang mengandung informasi pribadi.
Pola penggunaan rekod berguna untuk membangun kemutakhiran informasi yang terkandung dalam rekod dan menyediakan suatu sarana untuk menentukan kapan kegiatan disposisi harus dilakukan.
Sistem untuk memonitor penggunaan dan atau perpindahan rekod berkisar antara sistem perekaman berbasis kartu secara fisik ke sistem berbasis teknologi barcode, untuk sistem rekod elektronik yang otomatis sebagai suatu transaksi sistem. Sistem tracking (penelusuran fisik) harus memenuhi kebutuhan penempatan rekod pada suatu periode tertentu dan memastikan semua perpindahannya itu dapat ditelusuri.

4.3.9 Implementasi Disposisi
4.3.9.1 Peraturan Umum
Rekod-rekod dengan waktu disposisi dan menyebabkan kegiatan yang sama harus diidentifikasi dengan cepat dari sistem rekod. Sebagai contoh, rekod berbasis kertas dengan waktu disposisi dan menimbulkan kegiatan yang sama dapat disimpan bersama secara fisik.
Sejarah penggunaan rekod sesuai kegiatan disposisi perlu ditinjau ulang untk mengkonfirmasikan atau memeperbaiki status disposisinya. Hal penting lainnya yaitu:
a) Mengecek penyebab kegiatan disposisi
b) Mengkonfirmasi kegiatan secara lengkap yang mungkin melibatkan rekod
c) Memelihara suatu rekaman kegiatan disposisi rekod yang teraudit

4.3.9.2 Retensi Berkelanjutan
Perpindahan rekod dari sistem harus dapa diakses dan ditemu kembali untuk seluruh periode retensinya. Karakeristik rekod sebagaimana dimuat dalam ISO 15489-1: 2001, 7.2 harus dipertahankan. Perpindahan fisik rekod dikontrol oleh organisasi sehingga tanggungjawab selanjutnya untuk memusnahkan atau disposisi yang lebih jauh dilakukan oleh unit bisnis yang berwenang.
Rekod-rekod yang diidentifikasi untuk retensi berlanjut perlu di lingkungan yang kondusif dalam penanganan pemeliharaan (preservasi) jangka panjang.
Strategi preservasi rekod, khususnya rekod elektronik, dapat dipilih dengan dasar kemampuan untuk menjaga aksesibilitas, integritas dan keaslian rekod sepanjang waktu dan juga efektifitas biayanya.
Strategi preservasi dapat mencakup penggandaan (pembuatan salinan), konversi dan migrasi rekod.
a) Penggandaan adalah suatu kegiatan memproduksi salinan identik dari rekod dengan media yang sama (kertas/ mikrofilm/ elektronik) misalnya dari kertas ke kertas, mikrofilm ke mikrofilm, atau memproduksi salinan backup dari rekod elektronik (yang juga dapat dibuat pada media elektronik lainnya)
b) Konservasi melibatkan suatu perubahan format rekod tetapi memastikan rekod tetap berisi informasi yang sama. Contohnya pembuatan salinan pada mikrofilm dari rekod kertas, pembuatan gambar, mengubah karakter rekod.
c) Migrasi melibatkan suatu tugas yang terorganisasi yang didesain secara berkala untuk mentransfer materi digital dari suatu konfigurasi perangkat keras/ perangkat lunak ke bentuk lainnya, atau dari suatu generasi teknologike generasi lainnya.Tujuannya adalah untuk melindungi integritas rekod dan menjaga kemampuan temu kembali bagi pengguna, display dan pemanfaatannya. Migrasi dapat dilakukan ketika perangkat keras dan atau perangkat lunak menjadi kuno atau dapat digunakan untuk memindahkan rekod elektronik ddari suatu format file ke format file lainnya.
Teknologi terbaru juga memungkinkan untuk menjaga rekod elektronik. Strategi dan metadata yang terkait yang dipindahkan dari sistem harus diformulasikan dan diintegrasikan ke dalam proses seluruh desain sistem untuk memastikan bahwa rekod-rekod dan metadatanyaakan ettap dapat diakses dan digunakan di sepanjang masa retensi.
Rekod-rekod yang disimpan menunggu masa pemusnahan memerlukan dokumentasi sebagai suatu cara yang tepat untuk melakukan pemusnahan secara teratur ketika masa retensinya telah habis (misalnya pertahun).
Ketika rekod dipindahkan ke jasa penyimpanan ekternal atau ke lembaga kearsipan yang berwenang sebagai hasil implementasi kegiatan disposisi atau alasan lainnya, maka harus dibangun rancangan dokumentasi tugas yang berkelanjutan untuk memelihara rekod dan mengelolanya dengan tepat, penanganan keamanan selama masa retensi atau disposisi dan aksesibilitasnya. Ini dilakukan melalui kesepakatan antara penjaga (pengelola) rekod dan pihak yang melakukan transfer.