Rabu, 02 Juni 2010

Analasis Layanan Referensi Di Perpustakaan FKM-UI


Analasis Layanan Referensi
Di Perpustakaan Fakultas Kesehatan Masyarakat
Universitas Indonesia


A. Dasar PemikiranMenurut Bopp (1991), ada 3 jenis layanan referensi dasar (pokok) yang pada teorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada prakteknya terkadang dilakukan secara bersama-sama. Ketiga jenis layanan referensi tersebut adalah layanan informasi yang dilakukan dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna sesuai kebutuhan informasi mereka mulai dari informasi yang sangat sederhana sampai dengan informasi yang sangat kompleks, melayani kebutuhan informasi pengguna dengan cara melakukan kerjasama, silang layan dan lain sebagainya.
Yang kedua adalah pembelajaran (instructional) yaitu memberikan petunjuk dan pengajaran kepada pengguna untuk dapat menemukan letak informasi (locate information) yang dibutuhkan secara mandiri atau membantu pengguna untuk memilih dan menggunakan alat-alat bantu (reference tools) yang ada seperti menggunakan koleksi referensi, menggunakan catalog, menggunakan database online, internet dan lain sebagainya. Jenis layanan yang ketiga adalah bimbingan (guidance)
Dalam memahami teori Bopp tentang layanan referensi yang disebutkan di atas, peneliti yang terdiri dari 5 orang: Ana Afida, Lili Sudria Weni, Lolytasari dan Siti Narani, mengadakan penelitian di Perpustakaan Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indonesia disingkat Perpustakaan FKM-UI yang difokuskan pada unit Layanan Referensi. Bagaimanakah penerapan layanan referensi di Perpustakaan FKM-UI? Apakah layanan referensi yang dilayankan oleh Perpustakaan FKM-UI sudah memenuhi standard dan dirasakan manfaatnya oleh pengguna perpustakaan? Untuk menjawab 2 pertanyaan di atas, peneliti mengaitkan teori dan melaksanakan survey pada hari Selasa jam 10.00 tanggal 4 Mei 2010.

B. Pengertian Layanan Referensi
Donald Davinson, dalam bukunya: Reference Service (1980:11). Layanan Referensi dan informasi adalah aktifitas yang dilakukan oleh para pustakawan dan staf dari perpustakaan-perpustakaan referensi, dengan menggunakan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya yang mereka miliki untuk tujuan berbeda dari bahan-bahan yang disediakan untuk bacaan di rumah atau pemakaian di luar perpustakaan.
William A. Katz dalam bukunya Introduction to Reference Work, Vol.II (1997:4). William membedakan antara reference work dengan reference service. Reference Work berarti kegiatan menjawab pertanyaan-pertanyaan referensi dari pengguna secara efisien dan cepat, sedangkan reference service juga mencakup kegiatan-kegiatan yang dilakukan di belakang layar seperti akuisisi, supervisi dan administrasi, penyusunan sarana bibliografi/indeks, serta mengajarkan bagaimana menggunakan perpustakaan secara baik dan benar.

C. Sekilas Layanan Referensi Perpustakaan FKM UISistem layanan yang diberikan oleh Perpustakaan FKM UI adalah layanan terbuka (open acces), para pengguna perpustakaan bebas mencari sendiri informasi yang terekam dalam suatu dokumen berupa buku atau non buku (book material atau pun non book material).
Jam Buka Layanan
Senin – Jum’at : 08.00 a.m. – 08.00 p.m.
Sabtu : 09.00 a.m. – 17.00 p.m.
Minggu dan Libur Nasional : Tutup

Lokasi Layanan ReferensiPusat Informasi Kesehatan Masyarakat Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia
Kampus UI Depok, Gedung G lantai 5
Telepon/Fax : 021-7864672, SMS : 021-99836517
email : phic.fphui@yahoo.com
blog : libfkmui.wordpress.com

D. Susunan Organisasi Perpustakaan
• Endang Handayani (Kepala Perpustakaan)
• Fikri Wijaya (Koordinator Proses Teknologi)
• Arief Setiawan (Koordinator Sirkulasi)
• Ratna Dewi Muntiarti (Sekretaris Perpustakaan)
• Suratman (Staf Layanan Pengguna)
• Supoyo (Staf Layanan Pengguna)
• Suroso (Pengolah Entri Data)
• Sukisno (Staf Teknisi Perpustakaan)
• Riduan Nasoha (Staf Layanan Pengguna)

E. Visi Misi FakultasVisi
a. Menjadi pusat pendidikan tinggi dalam ilmu kesehatan masyarakat
b. Menghasilkan lulusan yang berkualitas tinggi
c. Menciptakan atmosfir akademik secara efektif dan efisien, berdasarkan relevansi dan kebutuhan pengguna melalui peningkatan kualitas penelitian dan pendidikan
d. Ikut berperan serta dalam pembangunan kesehatan masyarakat baik ditingkat nasional maupun regional.
Misia. Institusionalisasi FKM-UI sebagai bagian dari pembangunan nasional di bidang kesehatan masyarakat dengan focus pada prevensi dan promosi kesehatan melalui pendidikan, pendidikan, penelitian serta pencapaian professional
b. Memelihara peran aktif dalam pembangunan dan inovasi kesehatan masyarakat untuk meningkatkan derajat kesehatan
c. Institusionalisasi FKM-UI sebagai pusat nasional bagi pembangunan iptek kesehatan masyarakat dengan penekanan pada kemampuan memecahkan masalah dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dalam menghadapi globalisasi

F. Pengguna Perpustakaan FKM-UISemua civitas akademika Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia, baik dosen, karyawan maupun mahasiswa dan juga pengunjung umum.

G. Tata Tertib Perpustakaan FKM-UI1. Mengisi buku tamu sebelum memasuki ruang baca/koleksi
2. Menitipkan tas/map besar/jaket ditempat penitipan1 buah, yaitu di lantai 2
3. Pintu masuk dan keluar pengunjung hanya ada 1 buah, yaitu dilantai 2
4. Mengambil koleksi sendiri, bila memerlukan bantuan mencari koleksi yang tidak ditemukan dapat dibantu staf yang bertugas
5. Dilarang membuat gaduh dan atau berdiskusi diruang perpustakaan
6. Dilarang merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan
7. Dilarang meninggalkan kertas/plastic bekas atau barang apapun dimeja
8. Tidak merusak, merobek buku/majalah dan koleksi laiinya milik perpustakaan
9. Tidak mencorat coret koleksi perpustakaan, meja baca atau sarana lain milik perpustakaan
10. Tidak menempelkan pengumuman yang tidak berkaitan dengan perpustakaan diruang atau fasilitas perpustakaan
11. Tidak meninggalkan dompet atau barang berharga lainnya tanpa pengawasan diruang baca. Kehilangan barang milik pribadi bukan tanggungjawab perpustakaan
12. Tidak melakukan pembicaraan melalui telepon selular yang dapat menggannggu pengunjung lain
13. Tidak melakukan diskusi/mengobrol dengan rekan sesame mahasiswa yang sedang bertugas
14. Tidak meminjamkan kartu anggota kepada orang lain
15. Semua koleksi perpustakaan yang akan dibawa keluar, harus dilaporkan ke bagian sirkulasi termasuk koleksi yang sudah melalui proses transaksi

H. Peraturan di Layanan Referensi1. Pengguna dipersilahkan mencari sendiri koleksi UI-ana diruang “annex
2. Setelah mengambil maksimal 4 karya UI-ana, diharap mencatat dimeja sirkulasi lantai 5 dengan memperlihatkan kartu anggota/kartu baca (untuk tamu)
3. Setelah selesai catatkan kembali ke meja sirkulasi dan tinggalkan koleksi di meja sirkulasi
4. Kartu anggota/kartu baca akan dikembalikan setelah koleksi dikembalikan
5. Khusus untuk koleksi karya UI-ana dan keleksi Referens tidak dipinjamkan keluar perpustakaan
6. Koleksi referens dapat dicopy, sedangkan koleksi UI-ana sementara ini tidak diperkenankan untuk dicopy.

I. Tugas Layanan Referensi
Layanan referensi di Perpustakaan FKM-UI, secara teori dan praktek berjalan dengan baik, misalkan diantaranya:
1. Supervisi, yaitu menciptakan tata kerja layanan yang rapi dan memudahkan bagi pengguna, termasuk pengaturan staf, koleksi, tata letak, peralatan serta jenis layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2. Informasi, yaitu memberikan informasi yang sesuai dengan permintaan pengguna, dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna.
3. Bimbingan, yaitu memberikan bimbingan dalam menemukan bahan pustaka yang tepat sesuai keinginan pengguna, misalnya memberikan bimbingan dalam penggunaan katalog atau OPAC, pemakaian buku-buku referensi dan sebagainya.
4. Pengarahan atau instruksi, yaitu memberikan pengarahan dan bantuan pada pengguna mengenai cara menggunakan perpustakaan maupun koleksi referensi.
5. Penilaian atau evaluasi, yaitu menilai koleksi dan layanan referensi agar dapat memberikan layanan yang maksimal kepada pengguna perpustakaan.

J. Jenis Sumber-sumber Referens
Ada beberapa jenis sumber referensi yang dilayankan untuk pengguna di Perpustakaan FKM UI, yakni sebagai berikut:
a. Kamus ada 2 macam: (1) Kamus umum terdiri dari Kamus Besar Bahasa Indonesia, Kamus Inggris-Indonesia dan (2) Kamus Khusus seperti Dorland
b. Ensiklopedi
c. Direktori
d. Buku Pegangan (handbook)
e. Buku panduan
f. Journals : printed
g. Newspapers
h. CD & CD ROM
i. UI-ana : terbitan Universitas Indonesia (tesis, disertasi, laporan penelitian prosiding, laporan magang, dll).
j. E-books and E-articles
k. Video cassettes

K. Promosi Layanan ReferensiPerpustakaan Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia dalam mempromosikan layanan referensinya melalui :
a. Layanan virtual
Layanan ini bisa di akses http://www.libfkmui.wordpress.com.
Perpustakaan FKM UI telah menerapkan teknologi informasi dalam layanan referensi, dan hasil-hasil penelitian dapat dilihat dari blog yang disediakan. Seperti kamus elektronik, direktori elektronik, journal elektronik, hasil penelitian dalam bentuk digital, dan lain sebagainya.
b. Layanan rujukan email dan telepon
Layanan ini sebagai sebuah media penyampaian informasi yang paling cepat bagi perpustakaan. Layanan baru sebatas untuk dosen FKM UI.

L. Analisa Layanan Perpustakaan FKM-UI1. Melihat visi dan misi FKM-UI, sebaiknya perpustakaan menyediakan pustakawan referensi professional dalam menjawab promosi kesehatan yang akan dilaksanakan oleh FKM-UI
2. Secara keseluruhan pelayanan referensi yang diterapkan di Perpustakaan FKM-UI sudah berjalan dengan baik, tetapi petugas tidak memahami arti dari layanan referensi yang sesungguhnya. Ini dapat dimengerti dengan beberapa alasan : (1) petugas layanan referensi bukan berlatar belakang ilmu perpustakaan, (2) sering terjadinya rolling petugas di Perpustakaan FKM-UI sehingga siapapun dapat menjadi petugas layanan referensi, sehingga Perpustakaan FKM-UI tidak memiliki petugas khusus layanan referensi.
3. Secara teori, Perpustakaan FKM-UI sebenarnya menerapkan teori Reference Service, William A. Katz. Dimana William membedakan antara reference work dengan reference service. Reference Work. Reference Work dilaksanakan oleh bapak Suratman dan Riduan Nasoha sebagai petugas Layanan Referensi yang melayani dan menjawab pertanyaan pengguna. Sedangkan Reference Service dilaksanakan oleh ibu Ratna Dewi Muntiarti, Sekretaris Perpustakaan, alumni D3 Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia, yang bekerja dibelakang layar seperti mengerjakan web dan administrasi perpustakaan dan lain sebagainya untuk memudahkan pengguna berkomunikasi dengan perpustakaan. Tetapi petugas perpustakaan tidak memahami itu sebagai layanan referensi. Petugas hanya memahami bagaimana melayani pengguna perpustakaan secara prima.
4. Belum adanya koleksi tandon di Perpustakaan FKM-UI, sehingga terkadang koleksi referensi boleh dipinjam dan dibawa pulang bila koleksi referensi tersebut lebih dari 2 eksemplar.
5. Petugas yang berlatar belakang Ilmu Perpustakaan di Perpustakaan FKM-UI hanya 2 orang dan Perpustakaan FKM-UI belum memiliki pustakawan dalam arti fungsional PNS.
6. Mengenai isu sentralisasi, petugas menginginkan Perpustakaan FKM-UI tetap ada, dan hal ini juga didorong oleh kemauan dari mahasiswa FKM UI.


Daftar Pustaka

Bopp, Richard E. and Smith, Linda C (Eds.) 1991. Reference and Information Services. Englewood, Colorado: Libraries Unlimited.

Gambar atau Foto diambil saat survey dan observasi pada tanggal 4 Mei 2010 di Perpustakaan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia.

Kartz, William A. Introduction to reference work. Vol. I. 1997. McGraw Hill, New York.

Pusat Informasi Kesehatan Masyarakat FKM UI. Diakses tanggal 4 Mei 2010. http://www.libfkmui.wordpress.com
Poskan Komentar