PROSES SELEKSI DALAM PRAKTEK

BAB IV
PROSES SELEKSI DALAM PRAKTEKOleh Marleni, Dyah Safitri dan Nurmalina

Di dalam buku Developing Library Collection and Information Centre 6th edition karya G. Edward Evans dan Margareth K. Saponaro bab IV tentang proses seleksi di perpustakaan Amerika Serikat, dapat dirangkum sebagai berikut :
1. Konsep Seleksi
Beberapa langkah umum dalam proses seleksi adalah :
1. Mengidentifikasi kebutuhan koleksi dari segi subjek dan jenis bahan spesifik
(alat bantu yang digunakan : daftar terbitan, katalog, selebaran, pengumuman e-mail dan cetak, bibliografi)
2. Menentukan berapa anggaran yang tersedia untuk pengembangan koleksi dan mengalokasikan sejumlah tertentu anggaran untuk setiap kategori atau subjek
3. Mengembangkan rencana untuk mengidentifikasi manfaat potensi dari bahan yang diperoleh
4. Melakukan pencarian untuk bahan yang diinginkan
Istilah yang digunakan dalam seleksi dan akuisisi di perpustakaan Amerika Serikat :
• Standing Order: perpustakaan berkomitmen untuk membeli semua yang dikirim oleh penerbit atau vendor, menyediakan bahan sesuai dengan persyaratan perjanjian formal. Standing Order biasanya dipakai untuk terbitan serial
• Blanket order: hampir sama dengan standing order tetapi tidak memerlukan profil perpustakaan. Pustakawan cukup memberitahukan ke agen atau penerbit agar mengirimkan buku yang telah diterbitkan dengan harga yang telah ditentukan, cakupan subjek, atau permintaan khusus. Kekurangan sistem ini buku yang sudah dibeli tidak bisa dikembalikan, tetapi potongan harganya tinggi.
• Approval Plan : perpustakaan diminta mengirim profil perpustakaan yang menginformasikan mengenai subyek, bahasa, tingkatan, biaya, penerbit, dan format. Kemudian agen mengirim buku yang relevan dengan perpustakaan setelah profil diterima. Sistem ini memungkinkan perpustakaan memeriksa barang sebelum memutuskan untuk membeli. Jika ada buku yang tidak sesuai bisa dikembalikan selama tidak melebihi 12% . Jika lebih dari 12%, maka profil perlu ditinjau ulang
• Till Forbidden : untuk menunjukkan bahwa penerbit atau pemasok jurnal secara otomatis harus memperbaharui langganan tanpa persetujuan lebih lanjut dari perpustakaan.
Masing-masing mekanisme tersebut memainkan peran penting dalam pengembangan koleksi yang efektif dan efisien, dan jelas mempengaruhi kegiatan seleksi.
• Ketika selektor tahu segala sesuatu kebutuhan perpustakaan tentang topik atau semua jenis bahan informasi atau dapat mennentukan lingkup dan kedalaman kebutuhan standing order atau blanket order adalah yang terbaik.
• Jika selektor memiliki informasi yang kurang tepat tentang kebutuhan tapi tahu pepustakaan akan membutuhkan sejumlah besar judul, approval plan mungkin yang terbaik. Namun approval plan mengharuskan selektor memeriksa setiap setiap judul yang akan digunakan atau dikembalikan.

2. Proses Seleksi di Perpustakaan Amerika Serikat
2.1. Perpustakaan Akademis
Amerika Serikat mengenal dua jenis pendidikan yakni kejuruan dan akademi. Pada pendidikan kejuruan (junior college) koleksi perpustakaan lebih banyak berfokus pada bahan audio visual daripada bahan cetak. Sedangkan pada perpustakaan akademis yang mencetak program sarjana tetapi melayani pengguna yang homogen. Di dalam perpustakaan akademi (college) koleksi audio visual lebih sedikit dibandingkan bahan cetak. Selain itu, jalur akademis lain di Amerika Serikat adalah universitas yang menyediakan jenjang hingga pasca sarjana dan tempat riset yang beragam variasinya. Pada intinya, penulis buku ini melihat fokus dari perpustakaan akademis (junior college, college, dan university) adalah mendukung tujuan utama kurikulum sehingga peran selektor lebih sedikit diba
ndingkan dengan anggota fakultas dalam menyeleksi bahan pustaka. Subject expert serta pihak fakultas memainkan peranan penting dalam proses penyeleksian bahan pustaka. Dalam melakukan seleksi kebanyakan perpustakaan akademis di Amerika Serikat menggunakan Choice terbitan ALA sebagai alat bantu seleksi, karena Choice mengulas bahan pustaka dengan melibatkan subject experts dan pustakawan.

2.2 Perpustakaan Umum
Pengembangan koleksi pada perpustakaan umum didasarkan pada keberagaman masyarakat yang dilayani, mulai beragamnya suku, tingkatan usia, latar belakang pendidikan, keterampilan serta pengetahuan serta beragamnya kebutuhan akan informasi. Karena itu, antisipasi terhadap kebutuhan pemustaka menjadi tantangan bagi selektor di perpustakaan umum. Selektor harus selalu terus membaca bahan koleksi dan memahami kebutuhan pemustaka. Untuk kelancaran kegiatan seleksi, alat penyeleksi yang kerap digunakan di perpustakaan umum adalah Reed Business Information’s Publisher Weekly (PW) yang berisi informasi mengenai judul apa saja yang akan segera diterbitkan oleh penerbit, tour penulis, iklan, atau tayangan TV yang akan muncul dengan beberapa penulis. Ini semua sangat membantu selektor untuk menerka apa yang akan sangat diminati oleh pemustaka. Selain PW, terdapat alat bantu seleksi lainnya seperti Library Journal dan Booklist.
Karena ukuran perpustakaan umum yang bervariasi dari yang ukuran koleksinya ribuan hingga jutaan, perpustakaan umum kecil, review penerbit merupakan alat seleksi yang sangat dibutuhkan karena minimnya anggaran penyediaan koleksi. Booklist menjadi alat bantu seleksi perpustakaan kecil karena berisi judul-judul yang direkomendasikan serta review dari bahan non-cetak dan referensi. Karena pada umumnya koleksi fiksi menjadi salah satu yang terbesar di perpustakaan umum maka alat bantu seleksi seperti Genreflecting: A Guide to Reading Interests in Genre Fiction yang berisi tentang literatur mengenai lebih kurang 32 tema yang berbeda serta para penulis yang ahli di tiap masing-masing tema sangat membantu dalam pengembangan koleksi fiksi.

2.3. Perpustakaan Sekolah
Di sekolah-sekolah Amerika Serikat, koleksi perpustakaan yang harus dipertimbangkan adalah yang mendukung target kurikulum. Bahan koleksi biasanya berupa audio visual sehingga koleksi yang dibutuhkan dilengkapi dengan perangkat lainnya. Karena dana yang ada biasanya terbatas, maka selektor harus benar-benar memilih koleksi dengan penekanan pada koleksi yang mutakhir dan penting. Pertimbangan lainnya adalah level dan efektivitas bahan koleksi itu digunakan di dalam kelas. Alat bantu seleksi yang biasa digunakan adalah ALA’s Booklist, Wilson’s children catalog, dan School Library Journal.

2.4. Perpustakaan Khusus
Pengadaan koleksi pada perpustakaan khusus biasanya adalah koleksi yang mutakhir dan terbatas pada spesialisasi tertentu saja. Elemen terpenting dalam pengembangan koleksi perpustakaan khusus adalah usulan pemustaka yang paham akan kebutuhan informasi mereka yang menjadi elemen penting apa saja koleksi yang akan dibeli. Untuk perpustakan khusus teknik yang kerap dipakai adalah penyebaran informasi khusus (SDI/special dissemination information). SDI dari anak perusahaan Thomson ISI salah satu yang menjadi alat bantu dengan terbitan indeks dan alat abstrak seperti Science Citation Index, Web of Science hingga data bibliometrik tentang judul koleksi yang mereka miliki.
Singkatnya, dalam proses seleksi, jenis alat bantu seleksi yang dapat dimanfaatkan oleh perpustakaan dapat ditabelkan sebagai berikut :
Jenis alat bantu seleksi Karakteristik Kelebihan Kekurangan Contoh
Sumber-sumber terkini untuk terbitan tercetak Berisi sitasi Berisi bahan yang akan terbit: khususnya sangat berguna bagi perpustakaan besar Biasanya hanya untuk pencarian pengarang saja; pencarian melalui subjek akan memakan banyak waktu; trekadang tidak berisi review atau informasi penting American Book Publishing Record (APBR) Books in Print
Katalog, flyers, pengumuman Dirancang khusus untuk pemasaran dan didistribusikan oleh penerbit Dapat berisi informasi lebih daripada daftar tercetak Informasinya singkat; ALA Editions for ALA publications
Sumber-sumber review terkini Dirancang untuk promosi dan mengevaluasi hasil karya
Terdapat 3 jenis review;
1. Review agar dibeli bukunya
2. Review untuk para subject specialist
3. Review untuk masyarakat umum Menghemat waktu dalam mengulas hasil karya terbitan Perbedaan pemasaran dapat mempengaruhi promosi judul; persentase yang kecil untuk ulasan buku; terlambat dalam ulasan cetak; beragamnya kompetensi reviewer; review cenderung tidak apa adanya Library Journal
Choice
Booklist
New York Times Sunday
Book review
Amazon.com
Bibliographic database Katalog perpustakaan yang kooperatif; berfungsi sebagai pengganti bibliografi nasional Aksesnya luas; tidak perlu akses terpisah ke bibliografi nasional; bermanfaat untuk verifikasi hasil karya; informasinya dapat di unduh dan digunakan sebagai bibliographic record di katalog online Tidak semua negara menggunakan sistem online OCLC
RLIN
Rekomendasi dan daftar koleksi penting Berisi daftar rekomendasi untuk dibeli Bermanfaat ketika dipergunakan dengan teliti Tidak praktis mengoleksi setiap item yang ada; daftar-daftar tersebut cepat kadaluarsa setelah publikasi Public Library catalog
j. Gillespie
best book for Children: Pre-School Through Age Six,7th ed (Westport, CT; Bowker-Greenwood, 2002)

Bibliografi subjek Berisi daftar yang disusun oleh para subject expert serta memuat evaluasi-evaluasi penting Dapat memuat beragam subjek apa saja Muncul masalah yang berkaitan dengan kemutakhiran dan selektivitas J.H Sweetland, fundamental reference sources, 3rd. ed (Chicago, ALA, 2001)

Dari tabel di atas, bila selektor secara konsisten menggunakan alat bantu seleksi, mereka akan belajar memilih bahan koleksi (learning by doing) sehingga akan tahu kelebihan dan kekurangan masing-masing. Selektor harus mengetahui kebutuhan layanan pemustakanya, dapat memilih dengan tepat bahan koleksi seperti apa yang dibutuhkan pemustaka, tentu dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses ini adalah proses berkelanjutan dan terus menerus sehingga akan menjadi tantangan yang akan dihadapi oleh pustakawan dimanapun ia berada.


3. Perpustakaan di Indonesia
Kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan di Indonesia sebenarnya sudah memiliki payung hukum yang cukup kuat yakni berdasarkan atas UU no. 43 tahun 2007 tentang Perpustakaan di Bab IV pasal 12 ayat (1) yakni “ Koleksi perpustakaan diseleksi, diolah, disimpan,dilayankan, dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi”. Dari dasar hukum itu, sebetulnya semua jenis perpustakaan yang ada di Indonesia memiliki kewajiban yang sama untuk membuat koleksi perpustakaan yang sesuai dengan kepentingan pemustaka sekaligus memanfatkan perkembangan teknologi informasi. Hanya saja, seperti merujuk pada apa yang terjadi di perpustakaan Amerika Serikat, seleksi bahan koleksi semestinya secara sistemik harus dipikirkan oleh pemangku kepentingan (stakeholder).
Di Amerika Serikat, bagaimana asosiasi pustakawan, media, toko buku online, menciptakan tinjauan buku yang mampu membantu selektor ketika akan memilah dan memilih koleksi perpustakaan. Proses ini adalah lifecycle yang berkaitan satu sama lain antara pengarang, penerbit, toko buku, pustakawan, subject specialist, dan pemustaka yang memungkinkan terjadinya ekosistem seleksi bahan pustaka yang baik. Kondisi di Indonesia belum dapat seideal seperti itu karena selektor di perpustakaan hanya mengandalkan review dari penerbit saja. Akibatnya, ini memang review datang dari arah sepihak saja, selain tidak bisa menampilkan apa yang ada di dalam bahan pustaka apa adanya, tendensi pemasaran bahan pustaka masih lebih dominan ketimbang isi bahan pustaka itu sendiri.
Pada perpustakaan perguruan tinggi contohnya, seleksi bahan pustaka telah termaktub di dalam UU no.43 tahun 2007 pasal 24 ayat 2 yang menyebut bahwa perpustakaan perguruan tinggi memiliki koleksi, baik jumlah judul maupun jumlah eksemplarnya yang mencukupi untuk mendukung pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Istilah mencukupi dan mendukung pelaksanaan pendidikan itulah yang menjadi dasar dalam seleksi bahan koleksi. Strategi yang dilakukan oleh masing-masing perguruan tinggi dalam mewujudkan amanat tersebut memang dapat bermacam-macam, misalnya di tingkat universitas ada kebijakan yang dapat diambil dengan mengangkat dosen tiap fakultas dan jurusan yang ditunjuk sebagai subject specialist (subject expert) yang ditunjuk berdasarkan SK Rektor. Tugas subject specialist yang mestinya adalah tugas melekat pustakawan dan kemudian dilimpahkan kepada dosen yang bersangkutan adalah sebuah jalan tengah yang baik bila perpustakaan belum dapat mewujudkan subject specialist. Dengan memperbantukan dosen sebagai subject specialist maka ini akan menghemat anggaran sekaligus akan menjamin sisi keilmuwan dosen akan berpengaruh positif terhadap pengadaan bahan koleksi karena mereka yang tahu benar mengenai perkembangan pada subjek ilmu yang ditekuni.
Selain itu, langkah yang bisa diambil oleh perpustakaan perguruan tinggi adalah dengan melakukan penelitian khusus yang berkaitan dengan pengembangan koleksi perpustakaan. Anggaran penelitian dapat dirancang dan diambil pada tahun anggaran tertentu dengan tujuan untuk mengetahui secara mendalam kebutuhan pemustaka terhadap koleksi perpustakaan. Pada saat yang sama, penelitian itu dapat mengungkap evaluasi sejauh mana koleksi telah dimanfaatkan secara lebih mendalam oleh civitas akademika dengan mengacu kepada kurikulum, serta visi dan misi perguruan tinggi tersebut.
Idealnya, wajah seleksi koleksi bahan pustaka di perpustakaan di Indonesia dapat meniru apa yang ada di Amerika Serikat. Kalaupun tidak dapat seratus persen persis, setidaknya perpustakaan di Indonesia bisa memanfaatkan beragam kemudahan yang kini ada untuk mendekati gambaran ideal proses seleksi. Contoh paling mudah adalah dengan menggunakan keberadaan internet. Asosiasi pustakawan dapat bekerjasama dengan penerbit serta memanfaatkan media massa online untuk membuat review terhadap bahan pustaka yang bisa disesuaikan dengan tingkat kebutuhan perpustakaan di Indonesia. Dengan memanfaatkan web 2.0 yang UGC-oriented (user generated content- memungkinkan pengguna berpartisipasi dalam web) akan membuat review menjadi semakin kaya karena semua orang bisa berpartisipasi. Bila perlu dilakukan langkah moderasi dengan memberlakukan persyaratan bagi yang ingin berpartisipasi dalam web tersebut sekaligus memberi reward berupa hadiah yang dapat diwujudkan dalam bentuk buku bagi para reviewer yang dianggap paling bagus. Langkah awal bisa dilakukan oleh Ikapi (sebagai asosiasi penerbit) dan IPI (Ikatan Pustakawan Indonesia) untuk membuat alat bantu seleksi bahan pustaka berupa review yang terbit berkala.
Bila lifecycle yang alamiah tidak dapat terjadi dengan mulus di Indonesia, pemerintah dapat melakukan kebijakan dengan membuat semacam komite khusus di bawah Perpustakaan Nasional yang melakukan penilaian bahan pustaka cetak maupun non-cetak. Mereka diberi tugas untuk melakukan pemilihan bahan pustaka yang layak direview, melibatkan ahli-ahli yang kompeten untuk melakukan review serta melakukan kajian-kajian terhadap review tersebut. Keanggotaan komite khusus ini bisa melibatkan pustakawan, lembaga riset pemerintah seperti LIPI, pers (cetak maupun elektronik), hingga penerbit. Amanat UU Perpustakaan selama ini hanya mengisyaratkan pembentukan Dewan Perpustakaan Nasional yang tidak bekerja secara khusus dalam proses seleksi bahan pustaka. Karena itu, dalam tataran praktis dan operasional, komite khusus itu dapat menjembatani kebutuhan alat seleksi bagi pustakawan atau selektor di berbagai perpustakaan agar dapat memudahkan pekerjaan mereka dalam melakukan proses seleksi bahan pustaka.




4. Penutup
4.1. Kesimpulan
Dari artikel pada bab IV tersebut dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Proses seleksi bahan pustaka di Amerika Serikat adalah proses yang terus terjadi dan berkesinambungan. Proses ini melibatkan semua stakeholder mulai dari pustakawan, pemustaka, penerbit, toko buku, dan pemegang kebijakan.
2. Proses seleksi berlainan antara satu jenis perpustakaan dengan jenis perpustakaan lainnya di Amerika Serikat. Tapi, prinsipnya untuk melakukan seleksi, pustakawan dapat memperoleh input yang cukup dari review baik yang dilakukan penerbit atau oleh asosiasi pustakawan.
3. Seleksi bahan pustaka adalah proses belajar dengan melakukan, sehingga nanti akan diketahui bagaimana seluk beluk dalam pemilihan bahan pustaka yang tentu sudah disesuaikan dengan kebutuhan pemustakanya.

4.2. Saran
1. Dalam konteks Indonesia, wajah seleksi bahan pustaka seperti di Amerika Serikat memang tidak sepenuhnya bisa diterapkan di Indonesia. Stakeholder perpustakaan di Indonesia semestinya dapat memanfaatkaan payung hukum yang tersedia dengan membuat terobosan misalnya dengan membuat review bahan cetak dan non-cetak secara interaktif menggunakan wahana internet.
2. Perlu dipikirkan sebuah komite khusus secara nasional maupun lokal yang bertugas untuk melakukan seleksi bahan pustaka. Komite ini melibatkan sejumlah ahli dan mengajak pers agar proses pemilihan bahan pustaka dapat menjangkau semua jenis perpustakaan di seluruh Indonesia.
3. Khusus perpustakaan perguruan tinggi, proses kebijakan seleksi bahan pustaka dapat dilakukan dengan lebih kreatif, melihat sumber daya yang ada, dan memanfaatkan sumber daya tersebut secara optimal. Tentu, agar ini berlangsung berkelanjutan perlu sistem reward bagi yang terlibat sebagai subject specialist entah itu berupa reward penambahan tunjangan atau penambahan penilaian untuk kenaikan tingkat atau jabatan. Bila langkah itu bisa dilakukan, proses seleksi bahan pustaka bukanlah sesuatu yang rumit dan memberatkan bagi perpustakaan.