Kebijakan Record Universitas

1. Preamble

University telah membuat ketentuan untuk pengelolaan rekod sejak tahun 1968 ketika Kantor Printery Records didirikan. Pada tahun 1978, Universitas Macquarie Archives (MUA) didirikan sebagai repositori resmi dari rekod universitas, yang bagian-bagian penyusunnya memiliki nilai permanen. Pada tahun 1992, pengelolaan administrasi mahasiswa dan catatan arsip itu dikelola dalam Records dan Layanan Arsip. Sampai saat ini, manajemen Universitas Records mengikuti konsep kebijakan sebagai berikut: rancangan kebijakan University Archives (1978), rancangan kebijakan untuk Akses ke University Archives (1991) dan rancangan kebijakan Manajemen Records (1994). Persyaratan pencatatan eksternal baru mulai berlaku dengan diundangkannya Undang-Undang Records Negara 1998. Kebijakan Records Universitas akan memungkinkan universitas telah memenuhi persyaratan Undang-Undang.

2. Sasaran dan Tujuan

Kegiatan universitas yang efektif tergantung pada pelaksanaan sistem administrasi yang fleksibel dan terintegrasi agar perencanaan, penganggaran, pemantauan dan perbaikan terjadi secara rasional, efisien dan pada waktu yang tepat. Catatan yang dikelola secara efisien merupakan aset kunci ke Universitas, memberikan transparansi dan akuntabilitas administrasi, dan meningkatkan lembaga identitas oleh pengumpulan dan pelestarian dari memori perusahaan.

Tujuan dari Kebijakan Records Universitas adalah untuk menyediakan suatu kerangka kerja dalam Program Records Universitas pengelolaan catatan universitas konsisten dengan Undang-Undang Records Negara tahun 1998 dan yang terkait bersama-sama menyusun standar praktik terbaik untuk Universitas.

Kebijakan Records Universitas memiliki lima tujuan:

2.1 Untuk menyediakan dasar sebuah universitas untuk pencatatan seluruh program yang akan dikelola di rekod kontinum - dari desain sistem recordkeeping untuk catatan kerusakan atau retensi permanen sebagai Arsip Negara.

2.2 Untuk memastikan bahwa praktek-praktek pencatatan universitas mematuhi persyaratan legislatif.

2.3 Untuk memastikan bahwa catatan elektronik dikelola sebagai bagian dari program pencatatan yang komprehensif.

2.4 Untuk menginformasikan staf universitas bertanggungjawab atas recordkeeping mereka agar catatan dikelola sebagai satu kesatuan sumber daya perusahaan.

2.5 Untuk memberikan akses ke rekod universitas. Universitas Macquarie mencakup prinsip keterbukaan dan berusaha untuk menyediakan akses maksimum ke rekod.

3. Definisi

Untuk keperluan kebijakan ini berlaku definisi1] berikut:

3.1 Akuntabilitas - prinsip bahwa individu-individu, organisasi dan masyarakat diminta bertanggung jawab kepada orang lain atas tindakan mereka. Organisasi dan karyawan mereka harus dapat bertanggung jawab kepada otoritas yang tepat dan kepada masyarakat untuk memenuhi kewajiban berdasarkan undang-undang, persyaratan audit, standar-standar yang relevan dan kode praktek, dan harapan masyarakat.

3.2 Recordkeeping - pembuatan dan pemeliharaan lengkap, akurat dan dapat diandalkan bukti transaksi bisnis dalam bentuk informasi terekam.

3.3 Rekod - data yang disimpan, dalam bentuk apapun, termasuk data pada sistem komputer, yang diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh universitas dalam transaksi usaha atau pelaksanaan urusan dan disimpan sebagai bukti kegiatan itu.

3.4 Records continuum - meliputi seluruh catatan sejauh mana keberadaan yang mengacu pada rezim yang konsisten dan koheren proses manajemen dari masa penciptaan catatan (dan sebelum penciptaan, dalam perancangan sistem pencatatan), melalui pemeliharaan dan penggunaan dari catatan sebagai arsip.

3.5 Managemen Rekod - disiplin dan fungsi organisasi pengelolaan operasional catatan untuk memenuhi kebutuhan bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat.

4. LEGISLATIF pencatatan KERANGKA

Berikut undang-undang New South Wales dan Australian Standards menetapkan kerangka hukum untuk pengelolaan rekod universitas:

4.1 State Records Act 1998

Undang-undang mengidentifikasi universitas sebagai yurisdiksi baru. Dengan demikian, universitas bertanggung jawab untuk mematuhi undang-undang dan standar yang terkait dengan:

· memelihara catatan lengkap dan akurat di records continuum untuk menjamin kelestarian dan sesuai akses ke rekod universitas dalam semua format;

· membangun dan mempertahankan sebuah program rekod universitas sesuai dengan ketentuan Undang-Undang, Standar Australia AS4390 Records
Management dan

· pemantauan dan pelaporan pada recordkeeping program State Records Authority of New South Wales (State Records), otoritas yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Undang-undang.

Undang-undang mendefinisikan semua catatan yang dibuat atau dikumpulkan oleh staf universitas dalam kegiatan sebagai catatan negara dan dimiliki oleh State New South Wales.

4.2 Freedom of Information Act 1989

Undang-Undang meluas sejauh mungkin, hak-hak publik untuk mendapatkan akses ke informasi yang diselenggarakan oleh universitas harus memenuhi permintaan rekod, kecuali ada kasus pengecualian.

4.3 Evidence Act 1995

Undang-undang memberikan peraturan mengenai bagaimana catatan elektronik harus dijaga untuk dapat diterima sebagai bukti oleh sistem peradilan. Undang-undang izin dokumen elektronik untuk digunakan sebagai bukti hanya jika mereka telah dipelihara sedemikian rupa sehingga mereka sebagai kelengkapan, keakuratan dan keaslian dapat dibuktikan ke pengadilan.

4.4 Privasi dan Informasi Pribadi Undang-Undang Perlindungan 1998

Undang-undang menetapkan standar privasi yang harus diterapkan universitas ketika berhadapan dengan informasi pribadi.

4.5 Keterbatasan Undang-Undang 1969

Undang-undang ini menyediakan untuk pembatasan atau pengecualian dari kewajiban apapun sehubungan dengan klaim dengan mengacu kepada waktu ketika acara tersebut dimulai.

4.6 Undang-Undang Keuangan dan Publik Audit 1983

Undang-undang ini membuat ketentuan yang berkaitan dengan administrasi keuangan dan audit dari lembaga-lembaga publik.

4.7 Macquarie University Act 1989

Undang-undang ini mendefinisikan konstitusi dan fungsi dari universitas

5. Persyaratan Universitas Terkait dengan Recordkeeping

Berikut ini persyaratan internal universitas yang mempengaruhi recordkeeping:

5.1 Kode Etik

Kode etik The Macquarie University membutuhkan staf untuk mematuhi peraturan perundang-undangan yang relevan dan dokumentasi yang memadai mempertahankan keputusan yang dibuat.

5.2 Kebijakan University Electronic Records

Kebijakan Universitas menyatakan bahwa rekod dalam bentuk surat elektronik yang ada kapan pun dibuat untuk mendukung bisnis dari universitas baik dalam bentuk peralatan, perangkat lunak atau fasilitas yang digunakan untuk membuat atau menyimpan catatan-catatan yang dimiliki oleh Universitas.

5.3 Mengundurkan diri/pensiun

Staf yang mengundurkan diri dari universitas diwajibkan untuk mentransfer semua catatan universitas yang dipegangnya ke pengawas atau ke Manager, Records dan Arsip.

5.4 Kebijakan Rekod Rahasia

Kebijakan menyatakan bahwa rekod universitas yang bersifat rahasia harus sesuai dengan persyaratan pencatatan yang relevan dari NSW State Records Act 1998, Freedom of Information Act 1989, Privasi dan Informasi Pribadi Undang-Undang 1998, atau Dilindungi Undang-Undang Pengungkapan dan konsisten dengan hak istimewa.

5.5 Prosedur Macquarie University Recordkeeping dan Kebijakan University Archives

Prosedur dan kebijakan ini meliputi:

· Custody of records, termasuk catatan arsip kampus

· Standar penyimpanan fisik

· Keamanan dan penyediaan akses

· Penerapan standar klasifikasi file recordkeeping sistem

· Penerapan pembuangan dan jadwal retensi

· Dokumentasi rekod, sistem pencatatan dan konteks historis catatan arsip.

5.6 Kode Etik Privasi Universitas

Kode memberikan perlindungan kepada informasi pribadi dan perlindungan privasi individu.

6. Program Record Universitas

Universitas akan menetapkan, menerapkan dan meninjau Program Record Univeritas sebagaimana didefinisikan dalam standar Program Manajemen Records dan sesuai dengan undang-undang lain yang relevan, standar dan kebijakan Universitas.

Program akan berjalan jika:

· indentifikasi semua program universitas;

· mendukung kebijakan universitas yang relevan;

· sesuai dengan kebutuhan struktur dari universitas dan berlaku legislatif teknologi dan lingkungan;

· didukung dengan petugas yang tepat; dan

· diimplementasikan di seluruh Universitas

Program ini berjalan secara terpusat sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah disetujui. Masing-masing unit bisnis bertanggung jawab untuk membuat pengaturan yang efektif untuk mengelola catatan yang berkaitan dengan fungsi, termasuk alokasi sumber daya yang diperlukan.

Jasa arsip rekod akan memantau pelaksanaan dan kinerja program rekod. Secara reguler mengaudit system rekod yang akan dilakukan oleh staf Jasa Arsip Rekod. Audit tahunan akan dilakukan oleh bidang Records.

7. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB

Universitas mengakui perlunya pengembangan staf yang berkelanjutan untuk memungkinkan staf untuk memenuhi tanggung jawab pencatatan secara efektif. Oleh karena itu, pedoman, pelatihan dan jasa konsultasi akan diberikan oleh staf Jasa Arsip Records kepada semua stakeholder dan pengguna.

7.1 Chief Executive Officer

Bagian 10 dari Undang-Undang State Records 1998 menetapkan bahwa Chief Executive Officer dari sebuah lembaga memiliki kewajiban untuk memastikan kepatuhan kelembagaan Undang-Undang State Records. Petugas ini adalah Wakil Konselir.

7.2 Corporate Records Officer

Undang-Undang The State Records 1998 memberikan tanggung jawab untuk pengelolaan rekod universitas pada setiap records continuum ke petugas senior yang ditunjuk dalam Undang-Undang sebagai Corporate Records Officer. Petugas ini adalah Panitera dan Wakil Rektor.

7.3 Manager, Records dan Arsip

Manajer, Records dan Arsip bertanggung jawab untuk pengembangan kebijakan recordkeeping, pedoman dan prosedur sesuai dengan Undang-Undang the State Records, the Australian Standard AS 4390 dan setelah berkonsultasi dengan para stakeholder. Rekod dan Layanan Arsip berkoordinasi dalam pemeliharaan semua catatan universitas dan mengimplementasikan Universitas Program Records. Secara khusus, layanan ini harus bertanggung jawab untuk hal berikut:

· Manajemen terbaru, semi-aktif dan penyimpanan arsip

· Kajian rekod non-current

· Pemusnahan keaslian rekod

· Pelaksanaan klasifikasi fungsi kata kunci dan jadwal pembuangan

· Pengelolaan catatan saat ini termasuk administrasi dan sirkulasi administrasi, kebijakan dan arsip mahasiswa

· Penyediaan saran legislatif dan prosedur pencatatan penting bagi staf universitas dan unit-unit bisnis

· Penyediaan layanan konsultasi dalam perancangan dan
pelaksanaan recordkeeping sistem untuk unit bisnis

7.4 Pemusnahan Rekod Universitas

Kewenangan untuk retensi dan pemusnahan rekod bertumpu dengan the State Records. Pemusnahan rekod universitas akan sejalan dengan pembuangan resmi otoritas jadwal dan dilaksanakan oleh Corporate Records Officer, manajer unit bisnis yang relevan serta Manajer, Records dan Layanan Arsip.

7.5 Manajer unit Bisnis

Manajer unit bisnis secara resmi bertanggung jawab atas pengelolaan rekod efektif universitas dalam unit mereka. Mereka harus bertanggungjawab melaksankan recordkeeping dan menunjuk seorang anggota staf di dalam unit mereka. Orang ini akan bertindak dalam hubungan dengan Layanan Records dan Arsip dalam mengembangkan pengaturan yang sesuai dan praktis untuk recordkeeping di areanya. Staf yang ditunjuk mendeskripsikan pekerjaan anggota harus mencerminkan tanggung jawab recordkeeping mereka.

7.6 Staf
Setiap anggota staf bertanggung jawab untuk:

· manajemen yang sesuai dengan catatan universitas

· Menciptakan catatan lengkap dan akurat yang cukup dimana dokumen itu berfungsi di universitas

·kepatuhan terhadap undang-undang dan prosedur dan pedoman Universitas
yang berkaitan dengan recordkeeping.

8. Evaluasi

Kebijakan dan pelaksanaan rencana rekod universitas akan dievaluasi secara teratur dengan review pertama berlangsung dua belas bulan dari pengundangan, dan tahun sesudahnya.

Kriteria evaluasi akan mencakup sebagai berikut:

· tingkat kepatuhan terhadap kebijakan;

· tingkat kepatuhan terhadap persyaratan legislatif eksternal; dan

· sejauh mana program rekod universitas telah mengurangi risiko untuk sebuah universitas.

[1]Definisi berikut diambil dari Standar Australia AS4390, Records Management, 1996.