Jumat, 11 November 2011

MANAJEMEN KEARSIPAN: E-MAIL SEBAGAI ALAT BUKTI


Tahun 1971 adalah tahun bersejarah dalam perkembangan dunia internet, karena pada tahun itu e-mail pertama dikirim. Ray Tomlinson penemu email berbasis internet akhir tahun 1971 di ARPAnet. Dia lahir 1941, Amsterdam, New York adalah seorang Insinyur Komputer dan bekerja sebagai insinyur komputer untuk Bolt Beranek dan Newman (BBN), perusahaan yang disewa oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membangun internet yang pertama pada tahun 1968.
Di dalam artikel Computerworld tahun 1996, pertama kalinya pengiriman e-mail dilakukan oleh postal mail in the U.S (David O. Stephens). Sampai saat ini email sudah menjadi alat komunikasi populer digunakan di seluruh belahan dunia. Masalah yang muncul dari e-mail adalah bagaimana menjamin kelestarian keaslian isi data atau informasi yang ada didalamnya mengingat medium eletronik sangat rentan terhadap terjadinya perubahan-perubahan yang tidak dapat terdeteksi.
Dengan kata lain perubahan-perubahan yang terjadi pada e-mail sering hampir tidak meninggalkan jejak. Keadaan ini tentu saja akan mengundang kontroversi-kontroversi baru dalam dunia manajemen kearsipan jika tidak dipikirkan usaha-usaha yang maksimal untuk menjaga agar keotentikan isi pada e-mail dapat dilestarikan atau dipertahankan sebagai fungsinya agar ia dapat diakui sebagai alat bukti yang sah.
Pengertian E-mail dan Fungsinya
Banyak definisi yang dikemukakan mengenai apa yang dimaksud dengan e-mail. Definisi yang dikemukakan oleh Sulistyo-Basuki bahwa e-mail (electronic mail) dalam bahasa Indonesia surat elektronik adalah perangkat lunak yang memungkinkan seorang pemakai mengirim berita atau surat dari sebuah computer via jaringan komunikasi ke computer lainnya, local maupun internasional. Setiap pemakai e-mail memiliki alamat yang unik. Dilanjutkan menurut Jay Kennedy dan Cherryl Schauder (1998:23) yang mengatakan bahwa e-mail dikatakan sebagai arsip elektronik adalah arsip yang terekam dalam bentuk digital yang disimpan dalam media computer baik magnetic maupun optic.
Dalam pengertian ini keberadaan arsip diperlukan demi terlaksananya aktivitas lembaga yang efisien dan efektif. Pengertian arsip elektronik tertuang juga dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Lebih rinci lagi tertuang dalam Undang-Undang No. 11 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) Pasal 1 bahwa informasi elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, Electronic Data Interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, telex, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.
Arsip elektronik juga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan sebagaimana tertuang dalam Pasal 5, Undang-Undang No. 11 terkecuali :
1. Surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis
2. Surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat akta notariil atau akta yang dibuat pejabat pembuat akta.
Dalam Pasal 6 ditegaskan kembali bahwa informasi elektronik dan atau dokumen elektronik dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum didalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menerangkan suatu keadaaan.
Masalah Sekitar Arsip Elektronik
Ketidak seragaman dalam menyikapi pengakuan arsip elektronik sebagai alat bukti terjadi di dunia. Beberapa negara telah mengkui keabsahan dokumen elektronik sebagai alat bukti sah. Sementara beberapa negara lainnya bersikap ambivalen atau bahkan tidak mengakuinya.
Swedia dan Jerman sebagai dua contoh yang saling bertolak belakang. Swedia hampir 30 tahun lalu telah mengakui keabsahan arsip rekod sebagai alat bukti. Cepatnya pengakuan ini disebabkan bahwa Swedia telah mempunyai sistem manajemen arsip berbasis kertas yang sangat baik. Dengan disiplin tinggi, penuh tanggung jawab dan konsisten organisasi di Swedia menjalankan sistem manajemen arsip mereka. Tradisi dan kultur dalam mengolah arsip yang baik ini memudahkan bagi Arsip Nasional Swedia untuk cepat menyatakan arsip elektronik sebagai alat pembuktian yang sah.
Sementara pengadilan-pengadilan di Jerman masih merasakan keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat pembuktian. Alasan adanya manipulasi yang erat kaitannya dengan teknologi informasi itu sendiri yang memang dapat dimanipulasi kiranya mungkin dapat disusuri dari kemampuan orang Jerman dalam menguasai teknologi tinggi. Dan diantara mereka mungkin saja banyak yang menggunakan keterampilan penguasaan teknologinya untuk maksud-maksud yang tidak baik.
Untuk di Indonesia Fuad Gani berpendapat bahwa pengakuan arsip elektronik pada awalnya akan didasarkan pada kasus per kasus. Artinya ketika rekanan bisnis atau pengadilan mengetahui dan mengakui bahwa sistem manjemen arsip yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sudah baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten, maka tidak ada keraguan untuk mengakui arsip elektronik sebagai alat bukti yang sah.
Functional Requirements
Di dalam bab 6, Managing Electronic Mail, David Bearman menuliskan statement “how to manage electronic mail as a record.” Untuk menjawab ini, konsep records continuum oleh para pakar kearsipan dunia dianggap paling ideal yang mampu memecahkan problem arsip elektronik. Konsep records continuum yang dijabarkan dalam Standards Australia, AS4390-1996, Australian Standard: Records Management dijadikan sebagai landasan ISO 15489 yakni standar internasional bidang arsip dinamis.
International Standard untuk Records Management (ISO 15489) menyediakan bimbingan (best practice) bagaimana dokumen harus diatur untuk memastikan dokumen tersebut adalah asli, dapat dipercaya, lengkap, tak berubah dan yang dapat dipakai. Organisasi yang tidak menggunakan suatu sistem manajemen dokumen elektronik akan mengambil resiko hilangnya bukti kunci dari aktivitas bisnis mereka, dengan demikian menghasilkan suatu ketiadaan memori (perseroan/perusahaan), pemborosan, ketidakcakapan dan suatu ketidak mampuan untuk memenuhi akuntabilitas, tanggung-jawab dan persyaratan legislative.
Dengan sistem E-Record Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic Records Management Systems sangat membantu pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Sistem Manajemen E-Record Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian arsip.
Pengarsipan dokumen elektronik perlu dikelola secara elektronik untuk mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain :
1. Pengumpulan informasi yang lebih baik, konsisten dan mudah dicari kembali;
2. Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah; memudahkan penyusunan informasi organisasi secara terstruktur;
3. Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat;
4. Meningkatkan kualitas layanan publik;
5. Mengelola informasi sebagai suatu aset yang tum-buh dan berkembang;
6. Lebih responsif pada perubahan.
Jadwal Retensi Arsip Elektronik
Petunjuk teknis dan pedoman mengenai penyusutan arsip, mengacu kepada surat edaran Kepala Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia, No. SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip.
Dokumen elektronik yang perlu disimpan dan dipelihara dalam jangka waktu yang lama harus memperhatikan kepastian aksesibilitas dokumen tersebut. Ketentuan tersebut mencakup langkah-langkah pemindaian (scanning) dokumen asli (spesifikasi, format file, metadata), pemeliharaan (dokumentasi, duplikasi, dan penyegaran media), serta keberlanjutan keberadaannya.
Arsip elektronik yang disimpan dalam media optik (CD-ROM, DVD, dan sebagainya), pemusnahan dilakukan dengan cara menghancurkan media penyimpanan secara fisik. Pemusnahan hendaknya dilakukan secara total, termasuk pemusnahan duplikat yang disimpan dalam media backup, maupun tempat penyimpanan lainnya.
Sebuah dokumen harus memiliki sifat sebagai sesuatu yang utuh dan akurat yang harus memiliki tiga karakteristik utama yaitu:
1. Konten
Merupakan informasi yang membangun sebuah dokumen yang dapat berupa kata-kata, gambar, simbol, dan sebagainya.
2. Konteks
Lingkungan di luar konten yang turut serta dalam pembuatan, penerimaan, serta penggunaan sebuah dokumen yaitu lingkungan organisasi, fungsional, dan operasional.
3. Struktur
Format fisik dan logika sebuah dokumen serta hubungan antar elemen di dalamnya.
Ke-3 syarat ini dalam dunia maya direpresentasikan dengan metadata yang mengandung unsur ”evidence”-nya, konteksnya sebagai bukti transaksi.
Ketiga karakteristik ini dapat ditandai secara digital. Salah satunya adalah watermarking, yakni suatu metode untuk membubuhkan tanda pada dokumen elektronik dalam rangka menjaga otentikasi, integritas, dan validasi tanpa mengubah bentuk ataupun isi dokumen yang bersangkutan, sehingga masih memiliki nilai legal sebagai sebuah dokumen pemerintahan.
Otentik berarti bahwa arsip elektronik yang diterima adalah dari asal yang benar. Untuk melakukan otentikasi sebuah recod, instansi pemerintah harus menetapkan dan mengimplementasikan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur yang mengontrol pembuatan, pengiriman, penerimaan, dan pemeliharaan record, untuk memastikan bahwa pihak pembuat record diberi otorisasi dan diindetifikasi, serta melindungi recod dari perubahan-perubahan oleh pihak yang tidak memiliki otoritas. Sebuah arsip elektronik memiliki integritas jika isinya tidak pernah dirubah, dihapus, serta memiliki akurasi dan waktu berlaku yang valid.
(Dikutip dari berbagai sumber)
Poskan Komentar