Jumat, 11 November 2011

Other Electronic materials

Ringkasan Bab 7 : Other Electronic materials

Developing library and information center collections
Evans, G. Edward; Saponaro, Margaret Zarnosky
Connecticut : Libraries Unlimited, 2005


Oleh:

Rivalna Rivai

Muntashir




Sumber Daya Berbahan Elektronik

Pada era perkembangan teknologi khusunya komunikasi dan informasi telah membawa perubahan yang besar terhadap bagaimana orang bekerja dan berprilaku, tidak terkecuali masalah kebutuhan akan informasi. Kondisi ini membuat perpustakaan sebagai lembaga pengelola informasi harus mampu mengikuti kebutuhan dan prilaku informasi yang ada di lingkungan mereka. Kemajuan teknologi membuat informasi menjadi format yang berbeda dan penggunaan yang berbeda juga, Salah satunya adalah adanya internet. Kehadiran internet membawa perubahan yang sangat berpengaruh secara signifikan terhadap prilaku pencari informasi, yang memiliki kelebihan aksesibilitas yang lebih baik di bandingkan berbahan cetak. Perubahan ini tentu berdampak pada pengelolaan perpustakaan terutama dalam pengembangan koleksi untuk di layankan kepada pengguna.
Pada bab 7 dari buku ini penulis mencoba untuk membahas tentang bahan elektronik atau sumber daya elektronik yang mungkin dapat di koleksi oleh perpustakaan antara lain adalah Full-text, Database Numerik, Musik, referensi elektronik, Perangkat lunak, Simpanan kelembagaan (institutional repository). Selain itu juga mendiskusikan beberapa isu umum tentang pengembangan koleksi tersebut dari permasalahan teknis, hukum dan termasuk pendanaan dalam pengembangan koleksi berbasis web sampai dengan dengan kriteria seleksi koleksi berbahan elektronik tersebut.

A. Analisis Kebutuhan dan Pertimbangan

Sebelum memilih bahan yang akan dikoleksi apakah akan memilih bahan elektronik, perlu di dahulukan dengan adanya kajian terhadap kebutuhan informasi oleh perpustakaan kepada para penggunanya, bagaimana kebutuhan yang mereka inginkan, bagaimana dan dimana mereka mengunakan informasi, apa saja media teknologi yang telah mereka miliki. Sedangkan untuk perpustakaan ada beberapa hal yang harus di pertimbangkan ketika mereka memilih bahan elektronik sebagai bagian dari koleksinya, yaitu; ketersediaan infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki terutama jaringan dan telekomunikasi yang ada, dan yang tidak kalah pentingnya adalah ketersediaan dana yang berkelanjutan serta sarana pendukung kainnya.
Kebutuhan informasi terhadap bahan tercetak dan elektronik oleh pengguna pada saat ini masih merupakan sumber yang saling melengkapi dan bersaing. Koleksi bahan tercetak masih banyak di gandrungi dan dimanfaatkan oleh beberapa orang dan komunitas tertentu. Sebagai contoh untuk pengguna yang memiliki minat sejarah tentu akan membutuhkan koleksi yang informasinya dari tahun terbitan lama, tentu saja ini merupakan koleksi yang lahir dari awal adalah sebagai bahan tercetak. Namun bagi beberapa vendor ada yang juga berfokus menyediakan akses ke dokumen lama. Untuk itu Perpustakaan harus mampu untuk memilih vendor yang menyediakan informasi sesuai dengan kebutuhan penggunannya. Sumber berbahan elektronik juga memberikan keuntungan bagi perpustakaan untuk meminimalkan pemakaian ruangan bagi perpustakaan yang memiliki ruang buku yang terbatas. Selain itu ada isu lain yang perlu di pertimbangkan adalah budaya pengguna dari perpustakaan. Apakah telah sesusai dengan kebiasaan cara mereka memnafaatkan informasi?.
Bagi perpustakaan, mengkoleksi bahan elektronik akan meningkatkat kualitas serta efektifitas terhadap layanan pinjam antar perpustakaan serta pengiriman dokumen kepada para penggunannya. Tentu hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan yang memiliki karakter pengguna yang membutuhkan informasi dimana saja dan kapan saja. Namun di sisi lain layanan berbahan elektronik berdampak pada pelayanan menjadi sifatnya berbayar terutama ketika pengguna ingin mencetak dokumen elektronik tersebut. Keuntungan lain dari pengembangan koleksi elektronik di bandingkan dengan koleksi tercetak adalah koleksi elektronik dapat di disain sebagai perangkat lunak yang memungkinkan untuk memberikan laporan kepada perpustakaan tentang statistik pemanfaatan koleksi, hal ini tentu menjadi dukungan sangat baik untuk pengembangan koleksi pada masa yang akan datang. Sebagaian vendor penyedia informasi kadang mengintegrasikan kemampuan tersebut terhadap database mereka, sehingga memiliki laporan. Intinya bahan elektronik memungkinkan penyajian data yang lebih cepat di bandingkan bahan tercetak untuk kepentingan manajemen.


B. Permasalahan Dalam Pengembangan Koleksi Elektronik

Dibawah ini beberapa permasalahan dalam pengembangan koleksi elektronik :
1. Masalah teknis yang berkaitan dengan kecepatan dan stabilitas yang merupakan aspek penting dalam transfer elektronik. Kadang hal ini menjadi masalah ketika penyebaran informasi terganggu sesuai dengan kelemahan dari teknologi tersebut.
2. Perkembangan jumlah informasi secara kuantitas menjadi signifikan dan ini akan merumitkan perpustakaan dalam mengidentifikasi informasi yang sesuai termasuk berkembangnya jenis format elektronik yang ada.
3. Khusus untuk bahan elektronik berbasis web, sering terjadi perubahan terhadap URL (Uniform Resource Locator) sehingga halaman sering tidak dapat diakses.
4. Masalah copyright terhadap karya intelektual. Ketersediaan bahan elektronik yang mudah untuk dilakukan manipulasi sehingga mendorong untuk pelanggaran hak cipta.

C. Jenis Bahan Elektronik

1. Full Text
Istilah ini dapat di terjemahkan sebagai “teks sepenuhnya” mengarah pada koleksi yang mengandung seluruh teks. Sayangnya sampai saat ini belum ada kesepakatan makna dari full text ini dari para vendor sehingga tidak semua yang menyediakan full text dalam artian sepenuhnya pada sebuah jurnal, mulai dari sampul hingga informasi-informasi lainnya seperti catatan legalitas, gambar, tulisan pendek dan bahkan gambar. Dan juga termasuk informasi tentang lowongan kerja, kegiatan seminar dan lainnya yang sebenarnya merupakan bagian dari peran jurnal dalam komunikasi ilmiah. Tentu ini akan mengurangi nilai kualitas dari penyedia atau vendor yang menyediakan bahan full text.. Hal ini dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan ketika ingin berlangganan. Dan salah satu yang harus dipertimbangkan adalah kemampuan format full text yang dimaksud memiliki kemampuan dalam system temu kembali yang mengijinkan sebagian atau seluruh teks menjadi titik akses ketika melakukan penelusuran. Selain itu full text yang lengkap tentunya akan membutuhkan koneksi yang lebih cepat untuk melakukan pengunduhan, ini semua harus menjadi pertimbangan bagi perpustakaan ketika memilih layanan full text yang di sediakan oleh para vendor.
Sedangkan untuk pengembangan koleksi lokal atau muatan lokal terutama dalam melakukan proses digitalisasi dokumen full text sebagai salah satu pengembangan koleksi, yaitu format dokumen, ada berbagai macam format digital untu text mulai dari ASCII, PDF, HTML, XML, dan SGML. Pada saat ini standar format yang berlaku secara internasional, sehingga mudah nantinya di lakukan perubahan system yaitu SGML.

2. Musik

Sumber daya informasi berbahan elektronik disini merupakan musik dalam bentuk terekam, yang tersedia di internet ada yang berbayar dan ada juga yang gratis. Walaupun pada saat sekarang telah banyak website yang menyediakan secara gratis tapi illegal. Namun ada beberapa website yang legal dalam memberikan layanan koleksi musik terekam ini. Jenis bahan elektronik dapat di jadikan koleksi terutama pada perpustakaan akademik atau perpustakaan khusus.

3. Database Numerik

Pada umumnya database numerik menyediakan data berupa angka-angka seperti statistik, data keuangan, informasi sensus, indikator ekonomi dan sebagainya. Koleksi seperti ini dapat dijadikan salah satu pengembangan koleksi oleh perpustakaan, tentunya harus sesuai dengan kebutuhan informasi penggunannya. Pada perpustakaan akademik, data data numerik dari penelitian dapat dijadikan sumber daya koleksi yang bermanfaat untuk pengguna maupun organisasi. Ada beberapa hal yang harus di pertimbangkan ketika ingin membangun pangkalan numerik perpustakaan adalah tersedinya infrasturktur penyimpanan yang memadai dan yang besar karena cendrung filenya berkapasitas besar terutama jika layanan ini berbasis online jika tidak media penyimpan seperti cd-rom menjadi alternative.

4. Koleksi Referensi Berbasis Elektronik

Koleksi referensi secara tradisional yang berupa ; bibliografi, indeks, abstrak, dan daftar isi yang terekam ke dalam media elektronik. Para penerbit biasanya menyediakan dalam format online / web dan ada juga dalam bentuk CD-rom. Walaupun secara kualitas koleksi referensi elektronik lebih baik di bandingkan tercetak namun paling tidak bagi pengguna kemampuan penelusuran lebih baik dan cepat.

5. Software

Perpustakaan dapat mengembangkan koleksi perangkat lunak, terutama pada perpustakaan sekolah yang berkaitan dengan perangkat lunak pendidikan , atau kadang kala software yang terdapat pada suplemen tambahan dari judul koleksi yang di beli.

6. Simpanan Kelembagaan (institutional repository)

Simpanan kelembagaan merupakan suatu kegiatan menghimpun dan melestarikan koleksi digital yang merupakan hasil karya intelektual dari sebuah komunitas tertentu. Ada dua penekanan yang terdapat pada simpanan kelembagaan yaitu ; pertama adalah koleksi digital yang memiliki keterkaitan erat dengan lembaga penciptanya, dan penekanan pada preservasi digital terhadap proses kegiatan ini. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika membangun sebuah simpanan kelembagaan :
a. Ketersediaan sumberdaya teknis seperti server, dan jet scanner.
b. Ketersediaan sdm untuk mengelola simpanan kelembagaan baik untuk seleksi yang akan di masukan serta untuk teknisi perangkat keras hingga perangkat lunak.
c. Permasalahan hukum, yakni menyangkut hak cipta.

D. Evaluasi Bahan Elektronik

1. Isi (content)

Masalah isi merupakan faktor yang harus menjadi perhatian dalam melakukan seleksi bahan elektronik, ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab ketika seleksi terkait isi, yaitu:
a) Seberapa seringkah produk melakukan update
b) Apakah produk menyediakan akses backfile (akses ke dokumen volume tahun lama) , dan berapa tahun terbit yang lama masih dimiliki. Dan apakah ada tambahan bayaran untuk itu?
c) Sejauh mana cakupan subjek koleksi yang disediakan vendor, dan membandingkannya dengan vendor lainnya?

2. Akses

a) Mode akses yang digunakan apakah akses single user atau mult user, jika multi berapa daya yang dapat di tampung, dan disesuaikan dengan kebutuhan juga dana.
b) Bagaimanakan Kompatibilitas produk dengan sistem jaringan yang dimiliki perpustakaan dan system temu kembali.
c) Apakah Interface produk yang user friendly dan mudah untuk digunakan.
d) Bagaimana Kemampuan sitem temu kembali dari produk
e) Bagaimanakah proses otentifikasi pada pengguna yang sah?

3. Dukungan

a) Apakah produk memberikan dukungan pelatihan kepada para staff perpustakaan?
b) Bagaimana kualitas dokumentasi untuk pedoman penggunaan baik untuk pengguna awam maupun profesional?
c) Bagaimanakah layanan untuk klaim serta pertanyaan permasalahan kepada vendor tersedia ?
d) Bagaimanakah informasi mengenai review dari produk , apakah mencakup seluruh layanan yang disediakan, hal ini penting untuk memberi masukan awal untuk seleksi.

4. Biaya

a) Apakah produk meyediakan akses terbatas beberapa dokumen apakah hanya bisa di cetak saja atau bisa di download, hal ini akan menambah biaya.
b) Perkirakan pembiayaan lebih lanjut dari penggunaan produk, seperti masalah teknis seperti ketersediaan perangkat lunak security atau anti virus.

E. Evaluasi Web Dalam Pengembangan Koleksi

Web merupakan bahan elektronik yang sifatnya lebih dinamis dibandingkan bahan lainnya, hal ini di karenakan kemudahan untuk melakukan perubahan informasi di internet itu sendiri. Oleh karena perubahan yang cepat itu serta setiap orang bisa membangun sebuah website dengan berbagai informasi yang disediakan,, maka hal ini akan menjadi tantangan bagi pustakawan serta pekerja informasi lainnya dalam melakukan seleksi terhadap bahan tersebut. Hal ini perlu dicermati untuk memahami bagaimana melakukan evaluasi yang baik terhadap informasi tersebut.
Ada beberapa hal yang dapat dijadikan kriteria dalam melakukan evaluasi pada informasi di website antara lain adalah :
a) Relevansi
Topik koleksi harus sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika baik untuk pengajaran, penelitian dan pengabdian.
b) Kualitas
Koleksi yang di karang oleh pengarang ternama dan atau diterbitkan oleh penerbit terkenal.
c) Komprehensif
Koleksi dengan topik yang lebih luas dan mendalam
d) Harga
Disesuaikan dengan prioritas koleksi yang dibutuhkan
e) Kemutakhiran
Kemutakhiran koleksi di perhatikan terutama pada kajian atau disiplin ilmu yang memiliki perkembangan yang cepat seperti teknologi dan ilmu sosial
f) Kemudahan penggunaan
Koleksi yang mudah digunakan baik sistematika maupun bahasa.
g) Akreditasi
Di utamakan koleksi yang sudah memiliki akreditasi terutama pada journal atau majalah
h) Keunikan

Keunikan koleksi menjadi pertimbangan untuk di adakan, sebagai perluasan topik.
Dari seluruh uraian diatas dapat di ambil kesimpulan bahwa dalam melakukan pengembangan koleksi khususnya koleksi berbahan elektronik, perlu mendapat perhatian yang serius bagi perpustakaan dalam melakukan kegiatan pengembangan koleksi, perlunya untuk memahami karakteristik dari bahan tersebut, kelemahan dan kelebihan dan juga harus memperhatikan akan kebutuhan dan latar belakang dari pengguna potensial, sehingga dengan begitu perpustakaan dapat membangun kebijakan dengan pertimbangan yang matang dengan harapan tujuan dapat tercapai dengan tepat, efektif dan efesien
Poskan Komentar