Proposal Otomasi Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

PROPOSAL AUTOMASI PERPUSTAKAAN

PERPUSTAKAAN FAKULTAS KEDOKTERAN

DAN ILMU KESEHATAN (FKIK)

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

TAHUN ANGGARAN 2010-2011

A. Dasar Pemikiran

Perpustakaan sebagaimana yang ada dan berkembang sekarang dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa serta berbagai jasa lainnya. Peran dan tujuan dari perpustakaan adalah sebagai wahana untuk mencerdaskan bangsa supaya tercapai masyarakat yang terdidik. Keberadaan perpustakaan dapat diartikan juga sebagai pemenuhan kebutuhan yang diakui masyarakat, kebutuhan ini menentukan bentuk, tujuan, fungsi, program dan jasa perpustakaan.

Dalam mengoptimalkan peran tersebut, pengorganisasian informasi perlu dilakukan untuk memudahkan pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, layanan yang dilakukan selalu berorientasi pada masyarakat, sebagai pengguna informasi. Kepuasan pengguna merupakan petunjuk utama bagi pelaksana pengorganisasian informasi.

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (disingkat Perpustakaan FKIK UIN Jakarta) adalah sebuah perpustakaan yang berada di FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. FKIK mempunyai 4 prodi diantaranya, Prodi Ilmu Keperawatan, Prodi Farmasi, Prodi Pendidikan Dokter dan Ilmu Kesehatan dan Prodi Kesehatan Masyarakat.

Perpustakaan sebagai salah satu penyedia dan penyalur informasi yang fungsi dan peranannya cukup berarti di dunia informasi. Tantangan baru di dunia perpustakaan menjelang abad 21 yang banyak dikatakan sebagai abad informasi adalah penyaluran informasi menggunakan protokol elektronik melalui jaringan komputer dengan cepat, tepat dan global. Salah satu solusi untuk menjawab tantangan tersebut adalah dengan membangun Automasi Perpustakaan.

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari system pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.

Oleh karena itu untuk meningkatkan citra layanan, Perpustakaan FKIK UIN Jakarta perlu melaksanakan Automasi Perpustakaan dalam menunjang proses belajar mengajar, penyebaran informasi, pencarian bahan referensi secara mudah dalam penelitian dikalangan akademika pada khususnya dan masyarakat luas pada umumnya.

B. Profil Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

1. Pengertian Perpustakaan

Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2007 Pasal 1, dinyatakan bahwa Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

2. Sejarah Singkat Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta didirikan seiring berdirinya Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta berdasarkan Surat Keputusan Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Nomor 046 ditetapkan pada tanggal 22 Mei Tahun 2004 tentang Pendirian Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Perpustakaan saat itu dikelola oleh dosen dan staf administrasi dan baru pada tahun 2005, perpustakaan dikelola oleh seorang pustakawan.

3. Tujuan Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

Perpustakaan FKIK UIN Jakarta bertujuan untuk mendukung tercapainya visi dan misi yang ingin dicapai oleh Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Sayrif Hidayatullah Jakarta, serta menjadi pusat informasi dan research. Perpustakaan FKIK UIN Jakarta memiliki hubungan pembinaan dengan UPT Perpustakaan Utama UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dimana Perpustakaan Utama selaku pendukung aktivitas-aktivitas perpustakaan Fakultas.

4. Tugas Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

Perpustakaan FKIK UIN Jakarta adalah perpustakaan yang berkedudukan di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, KAMPUS 2 Jalan Kertamukti No. 5 Pisangan, Ciputat yang mempunyai tugas untuk menghimpun, menyimpan, melestarikan dan mendayagunakan semua karya cetak dan karya rekam yang dihasilakan oleh sivitas akademika FKIK. Selain itu perpustakaan bertugas menyediakan koleksi yang berhubungan dan bermanfaat bagi penggunanya dan berfungsi membantu dan mendukung proses pembelajaran FKIK.

Suasana Perpustakaan FKIK Masa Depan

5. Petugas Perpustakaan dan Kompetensinya

No	Nama Petugas	Jabatan	TMT	Pendidikan
1	Amrullah Hasbana, S.Ag., SS., MA	Kepala	2005 sd. sekarang	S1 Ilmu Perpustakaan, S2 Non Perpustakaan
2	Dra. Ida Darawati	Pustakawan	2005 sd. sekarang	S1 Non Ilmu Perpustakaan
3	Lolytasari, S.Ag., S.IPI	Staf Administrasi	2006 sd. sekarang	S1 Ilmu Perpustakaan
4	Drs. Fahrul Fuady	Staf Administrasi	2009 sd. sekarang	S1 Non Ilmu Perpustakaan
5	Karno	Staf Administrasi	2009 sd. sekarang	SLTA

Saat ini Perpustakaan FKIK UIN Jakarta memiliki 5 orang personil yang mengelola perpustakaan. Dengan kompetensi yang dimiliki petugas perpustakaan saat ini, perpustakaan dituntut untuk mampu bersikap lebih terbuka, suka kerja keras, suka melayani, mengutamakan pengabdian serta aspek-aspek kepribadian dan perilaku. Dalam mengantisipasi masa mendatang, petugas perpustakaan hendaknya selalu tanggap terhadap perkembangan teknologi informasi, mengenal seluk beluk manajemen, menguasai cara-cara penyediaan informasi, dan memahami sumber-sumber informasi, serta mengetahui sistem jaringan informasi.

6. Prilaku pengguna Perpustakaan FKIK UIN Jakarta

Perubahan yang mahabesar sedang terjadi di dunia informasi. Perubahan ini mentransformasikan pengajaran, pembelajaran, komunikasi ilmiah, dan peran perpustakaan ‘tradisional’ sebagai penyedia jasa layanan penunjang penelitian. Banyak dari perubahan tersebut disebabkan oleh perkembangan teknologi dan semakin berlimpahnya content elektronik berkat penerbitan elektronik, proyek digitalisasi besar-besaran, dan Internet. Volume informasi berupa full text yang dapat ditelusuri, dilihat-lihat dan dicetak sambil duduk dengan nyaman di perpustakaan sudah tak terbayangkan besarnya. Begitu pula pilihan yang tersedia: pengguna perpustakaan telah berubah menjadi konsumen informasi yang dalam sekejap dapat beralih dari mesin pencari komersial, ke situs jejaring sosial, wiki, daftar link ke situs terpilih dan jasa elektronik yang disediakan oleh perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi para pengguna.

Tantangan yang dihadapi perpustakaan riset (research libraries) dalam lingkungan digital sungguh besar sekali. Sebagai pemilik dan pengelola koleksi bahan tercetak perpustakaan ini harus mengubah falsafah dasarnya. Koleksi buku yang besar tampaknya mulai semakin mubazir ketika pengguna berpaling dari perpustakaan sebagai suatu ruang fisik. Perpustakaan FKIK UIN Jakarta terpaksa menyesuaikan diri dengan suatu realitas baru, yaitu keharusan berkompetisi untuk mendapatkan perhatian dari kelompok-kelompok pengguna, khususnya mahasiswa, yang menghendaki content yang dinamis, interaktif dan bisa diberi sentuhan pribadi, content yang bisa diambil tanpa datang keperpustakaan.

C. Pelaksanaan Automasi Perpustakaan

1. Pengertian Automasi Perpustakaan

Automasi perpustakaan, diartikan sebagai suatu upaya pengendalian proses/ kegiatan perpustakaan secara otomatis. Hal tersebut tidak terlepas dari pemanfaatan teknologi informasi di perpustakaan (library automation), terutama penggunaan teknologi komputer dan teknologi komunikasi.

2. Tujuan Automasi Perpustakaan

a) Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka tentang informasi secara lebih cepat, tepat dan akurat;

b) Untuk memenuhi kebutuhan pengelola perpustakaan dalam mengolah dan menyajikan koleksi, serta melayani pemustaka secara lebih efektif dan efisien

c) Untuk memenuhi kebutuhan organisasi perpustakaan agar dapat tetap eksis dan mampu berkembang secara optimal serta memiliki daya saing tinggi dengan lembaga sejenis, baik di tingkat nasional maupun internasional

3. Fungsi Automasi Perpustakaan

a) Bidang Pengadaan Bahan Perpustakaan

Mencakup entri data pengadaan koleksi, entri order dan approval, receipt check-in, claiming, invoicing, payment approval, return, refund, accounting dan pelaporan

b) Bidang Pengolahan Bahan Perpustakaan

1) Penginventarisasian, berupa fasilitas untuk menginventaris bahan perpustakaan yang memuat data bibliografis koleksi secara lengkap sesuai standar nasional perpustakaan.

2) Pengkatalogan, meliputi fasilitas untuk mengkatalog bahan perpustakaan sesuai dengan standar nasional dan internasional, yaitu AACR-2 dan Format MARC Indonesia (INDOMARC).

3) Pemuatan cover dan content digital bahan perpustakaan, mencakup fasilitas untuk memuat cover digital bahan perpustakaan dan file digital yang mewakili isi informasi bahan perpustakaan.

4) Penyelesaian fisik koleksi bahan perpustakaan, mencakup fasilitas untuk pembuatan call number, dan Barcode bahan perpustakaan.

c) Bidang Layanan Katalog Online (OPAC)

1) Berfungsi sebagai fasilitas temu kembali informasi

2) Pencarian dilakukan secara online berdasarkan pada pengarang, subjek, judul, nomor induk buku, ISBN/ISSN, call number, dan status ketersediaan.

3) Tampilan (interface) di layar monitor mudah dimengerti, menarik, dan sistematika penyusunan konsisten

4) Setting : Pencarian sederhana menggunakan keyword, serta advanced dengan boolean.

d) Bidang Layanan Sirkulasi (peminjaman dan pengembalian)

1) Berfungsi sebagai pengendalian sirkulasi bahan perpustakaan (peminajaman dan pengembalian),status keters ediaan koleksi, keanggotaan dan pelaporan.

2) Fasilitas : peminjaman, pengembalian, perpanjangan, denda, pemesanan, peringatan keterlambatan pelaporan

3) Setting : Statistik sirkulasi, keterpakaian bahan perpustakaan, dinamika keanggotaan dan pengguna.

4. Manfaat Automasi Perpustakaan

a. Meningkatkan kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam penelusuran informasi maupun proses sirkulasi bahan perpustakaan

b. Meningkatkan kualitas dan kuantitas hasil pekerjaan pengelola perpustakaan, baik dalam mengolah bahan perpustakaan maupun melayani pemustaka.

c. Memudahkan kualitas dan kontrol manajemen, meningkatkan citra dan image perpustakaan di tingkat nasional maupun internasional.

5. Perangkat Automasi Perpustakaan

a. Kebutuhan Hardware untuk otomasi perpustakaan, diantaranya adalah:

1) Komputer untuk server 2 unit :

Server untuk menyimpan dan mengelola sistem otomasi perpustakaan (server 1), 1 unit (server 2) untuk koneksi ke Internet

2) 30 unit komputer untuk client berupa workstation, dengan rincian:

a) 2 unit untuk pengolahan koleksi

b) 5 unit untuk OPAC

c) 3 unit untuk sirkulasi

d) 20 unit untuk akses Internet

2) 3 unit switch hub 24 port untuk menghubungkan komputer klien dengan server

3) 3 roll kabel UTP untuk menghubungkan komputer klien dengan

4) server

5) Paket perangkat lunak sistem operasi untuk jaringan (Novell Netware)

6) Paket perangkat lunak untuk otomasi sistem perpustakaan (SIMPUS)

7) 1 unit peralatan WaveLAN dan antena untuk koneksi ke Internet

8) Bandwitch akses Internet melalui WaveLAN sebesar 128 Kbps

9) 1 unit CDRW eksternal untuk keperluan backup data

10) 3 unit UPS: untuk server 1, server 2 dan komputer pada bagian sirkulasi

11) 2 unit printer,

12) scanner,

13) barcode scanner/reader,

14) 1 unit bayonet untuk memasang detection strip di dalam buku

15) Detection strip sejumlah koleksi yang ada (+ 45 ribu strip) dipasang di dalam buku

16) Pintu deteksi yang terdiri atas: 1 unit Pedestal model 2301 (pintu deteksi yang dilengkapi lampu alarm, dan penghalang), 1 unit Baseplate model 2301 yang dipasang di bawah pedestal (untuk menopang pedestal dan melindungi peralatan di bawahnya) dan 1 unit Carpet model 2300 yang dipasang di pintu deteksi di antara dua tiangnya,

17) 1 unit Resentizer model 764 untuk mengaktifkan detection strip buku yang akan ditempatkan di rak. Sehingga apabila buku tersebut dibawa keluar melalui pintu deteksi tanpa melalui proses sirkulasi yang semestinya, maka lampu peringatan dan alarm di pintu deteksi akan menyala,

18) 1 unit Desentizer model 930 untuk menonaktifkan detection pada buku yang akan dipinjam pemakai, sehingga tidak membunyikan alarm pada pintu deteksi saat ia keluar dari gedung perpustakaan serta,

19) perangkat jaringan yang digunakan untuk mengintegrasikan banyak komputer.

Bagan Sistem Automasi Perpustakaan Terintegrasi

b. Software

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk otomasi perpustakaan dapat diperoleh melalui berbagai cara yaitu:

1) Membangun sendiri

Ch. INLIS oleh Perpusnas RI, Library@senayan oleh Diknas, Libra oleh Univ Brawijaya, SPECTRA oleh Univ. tra, Lontar oleh Univ Indonesia, dll

2) Menggunakan software gratis/opensource Ch. Isis, Koha, Greenstone, Atheneum Light, dll

3) Membeli perangkat lunak komersil dari pihak ketiga (outsourcing)

Dilihat dari beberapa pilhan diatas Perpustalaan FKIK UIN Jakarta dalam pelaksanaan Automasi Perpustakaan, manganjurkan untuk menggunakan opensource seperti Senayan. Untuk itu dibutuhkan sumber daya manusia dalam pelaksanaan Automasi Perpustakaan ini dibutuhkanpetugas perpustakaan yang :

1. Sumber daya manusia yang handal dan memiliki kompetensi dibidang Teknologi informasi dan komunikasi

2. Selalu berupaya meningkatkan kualitas kemampuannya mengikuti perkembangan zaman

3. Memiliki sikap mental positif, tekun, rajin, inovatif, dan senang menggali sesuatu yang baru

Brainware adalah perangkat akal manusia yang memiliki kompetensi dalam mengadakan, mengolah dan melayankan koleksi perpustakaan kepada pemustaka, secara optimal dan profesional.

D. Jadwal Pelaksanaan Otomasi Perpustakaan

Jadwal menyusul mengikuti pendanaan DIPA 2010/2011
F. Anggaran

Anggaran Pelaksanaan Automasi Perpustakaan di Perpustakaan FKIK UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, dengan perincian sebagai berikut :

NO.	Tujuan	Kegiatan	Harga (Rp.)
1	Alat Keamanan	Security System
		a. Model 2301 Pedestal 1 unit	98,000,000
		b. Model 2301 Baseplate single 1 unit	15,000,000
		c. Model 2300 Carpet 91 cm 1 unit	3,100,000
		d. Model 930 Desentizer	3,300,000
		e. Resentizer Model 764	18,600,000
		f. Detection Strips 9 box @ Rp. 11.737.440.00	105,750,000
		g. Bayonet	697.000,00
2	Komputerisasi	Computer Based Service
		a. 3 unit komputer sirkulasi @ Rp. 10.450.000.00 (IBM Netvista A 40, Processor Intel Pentium III 1 GHz, 256 KB Cache, SDRAM 128 MB, FDD 1,44 MB 3.5”, HDD 20 GB IDE, CDROM 52X, Mouse dan Keyboard IBM, 3 PCI, 2 Serial, 1 Pararel, 2 USB 10/100 Ethernet Card, Monitor IBM SVGA 15”).	31,350,000
		b. 4 unit komputer penelusuran @ Rp. 9.500.000.00 (IBM Netvista A 40, Processor Intel Pentium III 866 GHz, 256 KB Cache, SDRAM 64 MB, FDD 1,44 MB 3.5”, HDD 20 GB IDE, CDROM 52X, Mouse dan Keyboard IBM, 3 PCI, 2 Serial, 1 Pararel, 2 USB 10/100 Ethernet Card, Monitor IBM SVGA 15”)	38,000,000
		c. 2 unit komputer prosesing @ Rp. 10.450.000.00 (IBM Netvista A 40, Processor Inte Pentium III 1 GHz, 256 KB Cache, SDRAM 128 MB, FDD 1,44 MB 3.5”, HDD 20 GB IDE, CDROM 52X, Mouse dan Keyboard IBM, 3 PCI, 2 Serial, 1 Pararel, 2 USB 10/100 Ethernet Card, Monitor IBM SVGA 15”).	20,900,000
		d. 3 unit Scanner barcode @ Rp. 8.000.000.00	24,000,000
		e. 1 unit Server IBM xSeris 220 support Dual Processor (Intel Pentium III 1,26 GHz, 512 L2 Cache, 128 MB ECC 133 MHz SDRAM (Max 4 GB 2 DIMM Slots) 18 GB Ultra 160 SCSI, 48 CDROM, Ultra 160 SCSI Controller, 1,44 FDD, 5 PCI, 2 Serial, 1 Paralel, 2 USB, 330 W (Auto Restart), Int 10/100 Base T, 8 MB SDRAM VGA, Keyboard, Mouse, 3 Years Parts, IBM 15” E54 Black Monitor (p/n 63314CE).	27,137,000
		f. 2 unit UPS ICA 1082 B 2000 VA @ Rp 2.500.000,00	5,000,000
		g. 1 unit Ethernet Hub 16 port	1,450,000
		h. 2 unit Ethernet Hub 8 port @ Rp. 725.000,00	1,450,000
		i. Printer HP Laserjet 1200 (14 ppm, 1200 x 1200 dpi)	5,375,000
		j. Program SIMPus	6,500,000
		k. Operating System Novell Netware 4.12/lebih tinggi (100 users)	15,000,000

	Internet	a. 1 unit peralatan Wave LAN dan antena	15,000,000
		b. Registrasi ke ISP WLAN 128 Kbps	10,450,000
		c. 20 unit komputer internet @ Rp. 9.500.000.00 (Processor Intel Pentium III 866 GHz, 256 KB Cache, SDRAM 64 MB, FDD 1,44 MB 3.5”, HDD 20 GB IDE, CDROM 52X, Mouse dan Keyboard IBM, 3 PCI, 2 Serial, 1 Pararel, 2 USB 10/100 Ethernet Card, Monitor IBM SVGA 15”)	190,000,000
		d. 1 unit Server IBM xSeris 220 support Dual Processor (12/24 GB DDS/3 Internal Tape Drive, Intel Pentium III 1,26 GHz, 512 L2 Cache, 128 MB ECC 133 MHz SDRAM (Max 4 GB 2 DIMM Slots) 18 GB Ultra 160 SCSI, 48 CDROM, Ultra 160 SCSI Controller, 1,44 FDD, 5 PCI, 2 Serial, 1 Paralel, 2 USB, 330 W (Auto Restart), Int 10/100 Base T, 8 MB SDRAM VGA, Keyboard, Mouse, 3 Years Parts, IBM 15” E54 Black Monitor (p/n 63314CE), IBM 12/24 GB DDS3 4mm Internal SCSI Tape Drive (09N4041).	35.783.000,00
		e. 2 unit Switch 24 port	5,000,000
		f. 1 unit Printer Epson LX 300+	2,068,000
		g. 1 unit UPS ICA 1082 B 2000 VA	2,500,000
4	Pelatihan Software	Pembicara (paket) Peserta 5 orang (paket)	3,000,000 5,000,000
Jumlah			689,400,000

(Terbilang: Enam Ratus Delapan Puluh Sembilan Juta Empat Ratus Ribu Rupiah)

G. Penutup

Demikianlah proposal Automasi Perpustakaan ini dibuat, semoga bapak Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dapat mengabulkan pelaksanaan Automasi Perpustakaan ini, dan kami berharap perpustakaan Perpustakaan FKIK UIN Jakarta dapat mengikuti perkembangan perpustakaan berbasis technology informastion Atas bantuan dan kerjasama bapak Rektor kami haturkan terimakasih.

Tim Pengembang Perpustakaan,





Lolytasari


Daftar Pustaka

Asmiyanto, Taufik. (2009). Bahan Kuliah Program Otomasi Lembaga Informasi. Jakarta: Universitas Indonesia

Lolytasari. (2009). Peran Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dalam Memajukan Program Visi dan Misi Fakultas. Desember 25 2009. http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/11/peran-perpustakaan-fakultas-kedokteran.html

Lolytasari. (2009). Penerapan Knowledge Management di Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Desember 25 2009.

http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2009/12/penerapan-knowledge-management-di.html

Mayesti, Nina. (2009). Bahan Kuliah Program Otomasi Lembaga Informasi. Jakarta: Universitas Indonesia

Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2006. Pedoman Penggunaan Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Jakarta: Perpustakaan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Sudarto. (2007) Bahan Kuliah Automasi Perpustakaan. Jakarta: Universitas Yarsi