Rekod Center FISIP Universitas Indonesia

Dalam melaksanakan tugas pengganti UTS ini, penulis melakukan observasi di 2 tempat pusat rekod. Yang pertama adalah di Rekod Center Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia disingkat FISIP UI, yang terletak di Depok dan yang kedua adalah Rekod Center Universitas Terbuka yang terletak di Pondok Cabe Tangerang-Banten.
Observasi pertama dilakukan pada tanggal 22 Oktober 2010, penulis bersama 3 teman, Lilik Istiqoryah, Abdul Napudin dan Siti Wahyuni Hawasyi ke Rekod Center FISIP UI. Kami mewawancari petugas arsip yakni ibu Eska Septina Anggraini, A.Md. Dasar penulisan laporan ini meliputi hasil wawancara dengan petugas arsip, observasi terjun langsung kelapangan, pengambilan foto di lokasi dan mengambil data dari objek penelitian.

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
Salah satu tugas Unit kearsipan atau disebut juga dengan Recod Center Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Indonesia adalah mewujudkan misi FISIP UI “Dalam menerapkan sistem manajemen professional berbasis transparansi dan akuntabilitas dalam rangka menciptakan tata kerja yang baik, kinerja personil yang tinggi serta organisasi yang efisien dan efektif.” Dalam melaksanakan perannya, arsip diharapkan dapat menyajikan informasi maupun data bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan dan merumuskan kebijakan.
Recod center dalam pengertian ini adalah satu fasilitas tempat penyimpanan untuk meminimumkan biaya pemeliharaan arsip, dan penggunaan arsip in-aktif di satu fakultas atau unit fungsi di PA UI (Pusat Arsip Universitas Indonesia). Pusat rekod biasanya merupakan tempat penyimpanan sementara (Draft SOP Sistem Pengarsipan FISIP UI). Dokumen kearsipan yang disimpan berupa rekod yang memiliki nilai guna historis dan informasi tentang perkembangan dan perubahan organisasi.

1. Gambaran Umum
Dalam menyelenggarakan fungsinya sebagai institusi pendidikan tinggi, FISIP UI berusaha berbenah diri dengan menata arsip sebagai langkah awal. Kondisi organisasi dalam fakultas dengan 3 program studi menciptakan volume dan jumlah arsip yang terus meningkat seiring dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan.
Setiap unit pengolah menggunakan standar penyimpanan berbeda sesuai dengan keinginan sendiri. Untuk itu FISIP UI memakai pedoman yang telah yang telah ditetapkan oleh Arsip Universitas Indonesia. Sistem pengarsipan yang baik merupakan satu hal yang sangat penting karena dapat menunjang keberhasilan suatu organisasi yang bersangkutan. Ruangan di unit kearsipan FISIP UI seluas 150M2.

2. Misi dan VisiMisi:
a. Mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyediakan informasi dalam rangka pencapaian “good governance”
b. Mendukung administrasi seluruh struktur yang ada di Universitas Indonesia dengan memberikan bahan kegiatan yang mudah diakses tapa melihat bentuk medianya (digital/cetak)
c. Memelihara bahan bukti penting dokumen universitas untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas Universitas Indonesia kepada pemangku wewenang khususnya kepada masyarakat umumnya.
d. Menyediakan informasi dalam mempromosikan misi Universitas Indonesia kepada masyarakat luas sebagai “Research University dan World Class University”
e. Menerima, mengolah dan menyediakan informasi tentang hasil penelitian dan pengajaran yang telah dilakukan oleh civitas akademika
f. Memberikan akses dan layanan informasi dengan persyaratan tertentu kepada masyarakat luas sebagai bahan penelitian
g. Menyediakan informasi dalam mencapai “Center of Excellent”

Visi:
Pusat arsip FISIP Universitas Indonesia yaitu menjadi pusat arsip Perguruan Tinggi berstandar internasional.

3. Sistem Pengolahan Rekoda. Pengelolaan Surat Masuk
Dalam keputusan Menpan Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan dinas disebutkan bahwa surt adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dengan melihat pengertian di atas, maka surat-surat yang tercipta dalam rangka komunikasi organisasi merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan operasional manajemen. Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus diatur dalam sistem pengaturan surat yang baik agar pencapiaan misi organisasi dapat dilakukan secara optimal (Rusidi).
Standar yang dipakai oleh Tim Arsip FISIP UI dalam mengolah arsip dengan menjadikan Pola Klasifikasi Dokumen yang dikeluarkan oleh Pusat Arsip Universitas Indonesia sebagai standar. Kode atau symbol yang dipakai adalah symbol alphanumeric yaitu merupakan pemberkasan gabungan antara sistem abjad dengan sistem numeric (angka). Contoh:

PDP : PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
00 KEMAHASISWAAN
Dokumen yang berkaita dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Indonesia, meliputi: seleksi, registrasi, mutasi, kegiatan ekstrakulikuler, kesejahteraan dan fasilitas, data dan alumni dan penyerahan ijazah atau sertifikat.
00 KEPANITIAAN
Dokumen yang berhubungan dengan pembentukan panitia, pembagian tugas, notulen rapat, pelaksanaan kegiatan, penerimaan mahasiswa baru sampai dengan pembubaran panitia.
b. Penyusutan Rekod
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

c. Pemindahan RekodPenyusutan arsip meliputi: (a). pemindahan arsip inaktif dari unit pencipta ke unit kearsipan; (b). pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan; dan (c). penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan (Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
d. Jadwal retensi Rekod
Salah satu kunci keberhasilan manajemen arsip dinamsi (rekod), khusus dalam bidang penyusutan adalah penjadwalan yang dikelola dengan Jadwal Retensi Rekod. Sebagaimana pengertian dari Undang-Undang Kearsipan No. 43 tahun 2009 bahwa Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagaipedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
JRA di Rekod Center FISIP UI, pernah dilaksanakan dan sudah berdasarkan standar yang berlaku. Berikut ini contoh JRA berdasarkan Pedoman yang telah ditetapkan oleh Arsip Universitas Indonesia.
Kode Deskripsi series rekod Nilai guna Retensi Keterangan
Aktif In-aktif
PDP.00 KEMAHASISWAAN
Dokumen yang berkaitan dengan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Indonesia, meliputi: kepanitiaan, seleksi, registrasi, mutasi, ekstrakulikuler, kesejahteraan dan fasilitas, data dan alumni serta penyerahaan ijazah/sertifikat
PDP.00.000 KEPANITIAAN
Dokumen yang berkaitan dengan pembentukan panitia, pembagian tugas, notulen rapat, pelaksanaan kegiatan, penerimaan mahasiswa baru sampai dengan pembubaran panitia Administrasi Hukum 1 tahun setelah tahun ajaran yang baru 4 tahun musnah

4. Struktur OrganisasiStruktur organisasi recod center di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia berdasarkan Keputusan Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia, Nomor 064 tahun 2009

Keterangan :
SAF : Senat Akademik Fakultas
DGBF : Dewan Guru Besar Fakultas
SEKFAK : Sekretaris Fakultas
DEPT. : Departemen (Ketua)
SEK. DEPT. : Sekretaris Departemen
PUSKA : Pusat Kajian
PRODI PS. : Program Studi Pascasarjana (Ketua)
PRODI S1 R/N.R. : Program Studi S1 Reguler/Non Reguler (Ketua)
SEK. PROG. : Sekretaris Program
SEK. BER. : Sekretariat Bersama

Menurut ibu Eska bahwa posisi Recod Center FISIP ada di bawah Manajer Umum. Posisi Recod Center saat ini masih dibicarakan oleh Dekan dan para TIM ARSIP dikalangan Universitas Indonesia agar masuk dalam Struktur Organisasi FISIP UI. (Wawancara tanggal Oktober 2010)


5. Sumber Daya Manusia

Recod Center FISIP Universitas Indonesia dikelola oleh 3 orang petugas dengan perincian, 2 orang ahli bidang kearsipan dan 1 orang ahli bidang manajemen. Nama-nama petugasnya dapat dilihat table di bawah ini :

Petugas Recod Center

1 Dra. Djoemeliarasanti Djoekardi, MA Ketua S2 Manajemen konsentrasi pada Human Resource di Melbourne Australia
2 Drs. Purwono, M.Hum Anggota S2 Ilmu Perpustakaan Universitas Indonesia
3 Eska Septina Anggraini, A.Md Anggota D3 Kearsipan Universitas Indonesia

Bila merujuk pada Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsiparis atau orang yang ahli dalam bidang kearsipan adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Maka Petugas Unit Kearsipan di FISIP Universitas Indonesia, sudah memenuhi standar Undang-Undang No. 43 tahun 2009.

6. Fasilitas Kearsipan
Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan tercantum syarat fasilitas dalam unit kearsipan yakni terdapat pada pasal 32 (1) Pencipta arsip dan lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip dan point (2) Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
Fasilitas Recod Center FISIP Universitas Indonesia, dapat tergambar pada table di bawah ini (Laporan Kegiatan Pengelolaan Arsip Periode Mei 2008-Mei 2009) :

Fasillitas Recod Center FISIP Universitas Indonesia
1 Meja 1 biro 4 Tidak berlaci
2 Meja ½ biro 1 Berlaci
3 Kursi jok kayu 4 -
4 White board 1 -
5 Kursi putar sedang 1 -
6 Rak arsip 2 Terbuat dari kayu
7 Komputer dan CPU 2 Baik
8 Printer 2 Rusak, sangat baik
9 Laptop 1 -
10 Dispenser 1 -
11 Boks arsip 800 -
12 Amplop coklat besar 300 -

Kesimpulan

Setelah penulis mengobservasi rekod center FISIP UI, berkesimpulan bahwa:
1. Secara teori rekod center sudah memenuhi syarat yakni rekod center adalah suatu bangunan/ruangan yang biasanya dirancang sebagai pusat penyimpanan dan pelayanan rekod inaktif. Di rekod center pengelolaan arsip inaktif dilakukan seperti pengolahan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharan dan jasa layanan referensi (reference services). Untuk menjadikan rekod center perlu dilakukan perencanaan matang, dengan mempertimbangkan aspek ekonomis, efisiensi dan keamanan (security).
Agar rekod center ini dapat berfungsi secara maksimal dan dapat melindungi arsip, maka dibutuhkan suatu standar gedung penyimpanan arsip (Record Center Building Standardization). Standarisasi gedung penyimpanan arsip minimal menyangkut lokasi, konstruksi, perlengkapan dan areal gedung. Di dalam gedung Pusat Arsip sebaiknya terdapat ruang penampungan, ruang fumigasi, ruang pengolahan, ruang penyimpanan, ruang pemusnahan, ruang perawatan dan ruang peminjaman arsip.
2. Rekod center wajib menentukan prosedur berdasarkan standar pelayanan minimal serta wajib menyediakan fasilitas keamanan arsip sebagai unit corporate organization
3. Dalam mengelola unit kearsipan, selain sumber daya manusia di bidang kearsipan yang professional yang harus disediakan, juga dana dengan pagu yang jelas sehingga petugas kearsipan dapat melaksanakan program-program kegiatan kearsipan secara professional.
4. Unit kearsipan sebaiknya diolah oleh arsiparis yakni seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.



Daftar Pustaka

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia 2007. Draft Standard Operational Procedures (SOP) Sistem Pengarsipan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia. Depok: FISIP Universitas Indonesia
Jay Kennedy and Cherryl Schauder. 1998. Records Management: A Guide to Corporate Recordkeeping, 2nd edition, South. Melbourne
MENPAN. 1983. Keputusan MENPAN No. 71 Tahun 1983 Tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang Republika Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan .
Rusidi. 2008. Prosedur dan Teknik Penyusutan Arsip. Diakses tanggal 10 Nopember 2010. http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/rus.teknikpenyusutanarsip.pdf

Foto bareng dengan ibu Dr. Laksmi S.S., M.A

Mahasiswa Program S2 Ilmu Perpustakaan UI 2009 bareng foto dengan ibu Laksmi, seusai kuliah
Budaya Perpustakaan

Pedoman observasi Pusat Rekod

1. Buatlah laporan observasi pada 2 organisasi yang dikunjungi. Organisasi yang diobservasi adalah organisasi yang telah memiliki Pusat Rekod/Unit Kearsipan atau telah melakukan manajemen kearsipan dengan cukup baik
2. Laporan terdiri dari tiga bagian sbb:
a. Pendahuluan
b. Isi merupakan penjelasan mengenai :
1) Gambaran umum organisasi
2) Manajemen kearsipan di organisasi tersebut, khususnya untuk kebajikan penyusutan yang mencakup retensi, pemusnahan dan penyimpanan
3) Isi jangan hanya deskriptif saja, tetapi merupakan hasil observasi yang cukup mendalam dikaitkan dengan teori yang telah dipahami sebelumnya
c. Penutup memberikan gambaran yang menyimpulkan keadaan organisasi yang diobservasi
d. Lampiran (bila perlu)

3. Pedoman Observasi Pusat Rekod :
a. Kapan Pusat Rekod didirikan dan apa dasar penyelenggaraan serta tujuannya?
b. Bagaimana status Pusat Rekod dalam struktur organisasi, apakah sebagai unit yang berdiri sendiri atau merupakan fungsi dari Bagian/Unit/Divisi lain?
c. Apakah Pusat Rekod memperoleh anggaran khusus?
d. Berapa luas Pusat Rekod dan apa saja ruangan/fasilitas yang ada?
e. Berapa jumlah rekod yang dikelola dan apa saja jenis/medianya?
f. Berapa jumlah SDM yang ada dan apa latar belakang pendidikannya?
g. Kebijakan apa yang dibuat agar manajemen rekod onaktif berjalan efektif dan efisien? Bagaimana kebijakan penyusutannya?
h. Apakah Pusat Rekod memiliki pedoman kerja, skema klasifikasi dan Jadwal Retensi Rekod?
i. Bagaimana pengelolaan dan peyimpanan rekod inaktif di Pusat Rekod?
j. Apakah kegiatan pemindahan dan pemusnahan rekod dolakukan secara berkala?
k. Bagaimana sistem penyimpanan dan temu kembali yang dipakai?
l. Layanan apa saja yang diberikan pada pengguna?
m. Kendala apa saja yang dihadapi dalam mengelola Pusat Rekod?
n. Apa upaya yang pernah/sedang/akan dilakukan untuk mengatasinya?

Penyusutan Rekod (Records Disposition)

Penyusutan Rekod (Records Disposition)

Rangkuman dari Buku Records Management Hand Book, Ira A. Penn

Dalam masa hidupnya, rekod memiliki siklus hidup yang lebih kompleks dari sumber informasi lainnya. Hal ini dikarenakan siklus hidup rekod berdasarkan pada nilai dan penggunaan (value & use). Siklus hidup rekod meluas dari saat ia diciptakan apapun bentuknya hingga tiba masanya untuk dimusnahkan. Secara sederhana Penn menyatakan bahwa siklus hidup rekod terdiri atas born (creation phase), lives (maintenance and use phase) dan dies (disposition phase).

Fase penyusutan ada 3 istilah dalam bahasa asing, yakni (1) purging artinya menyingkirkan arsip yang sudah habis masa aktifnya dan sudah tidak digunakan lagi untuk opersional organisasi. (2) Transfer yaitumemindahkan arsip yang jarang digunakan kelain tempat yaitu Pusat Arsip dan (3) disposition, yang artinya adalah memusnahkah arsip yang tidak memiliki nilai guna kesejarahan atau sekunder dan menyerahkan arisp ke lembaga kearsipan untuk arsip statis yang memiliki nilai kesejarahan. Fase penyusutan merupakan penentuan masa simpan arsip. Dalam fase ini ditentukan apakah suatu arsip harus dimusnahkan, dipindahkan atau disimpan secara permanen. Penyusutan dilaksanakan maksimal 30 hari setelah retensi berakhir
Penyusutan adalah rangkaian proses yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian, termasuk retensi, penghancuran/penghapusan rekod dalam atau dari suatu sistem kearsipan manual maupun elektronik

Pemusnahan Rekod Fisik

Pemusnahan In-House

Ada beberapa metode untuk memusnahkan rekod di Pusat Rekod di lingkungan organisasi (inhouse/onsite facility)

1. Non sensitif rekod

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
a. Peracikan atau pembuburan kertas untuk dijadikan kertas daur ulang. Umumnya organisasi akan bekerjasama dengan pihak ketiga yang memiliki kegiatan pembuatan daur ulang kertas.
b. Secara kimiawi, cara hampir sama dengan cara pertama.
c. Aman/rahasia: dilakukan secara aman
d. Terdokumentasi: harus dicatat bahwa telah dilakukan penyusutan arsip di lingkungan organisasi yang bersangkutan.
e. Kesesuaian/ramah lingkungan: memilihi dengan tepat cara pemusnahan dan sesuai dengan lingkungan sekitar. Misal pembakaran arsip tidak dianjurkan.





2. Sensitif rekod
Dalam penghancuran informasi sensitif rekod harus mempertimbangkan tentang informasi sensitive yang berkaitan dengan :
a. Informasi personal
b. Informasi keuangan/finansial/komersial
c. Informasi rahasia
d. Informasi tentang penyelidikan
e. Informasi tentang kemungkinan adanya resiko

Karena besarnya biaya, banyak organisasi memilih perusahaan rekod komersial untuk melaksanakan pemusnahan arsip.


Pemusnahan Rekod Elektronik

Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, CD Rom, dsb.

Dalam penyusutan rekod elektronik dengan menggunakan jasa perusahaan rekod komersial selalu dengan alasan biaya besar, memusnahkan jumlah rekod yang banyak, dan jenis rekod2 sensitif.
Yang perlu diperhatikan pada perusahaan rekod komersial, dalam menyusutkan rekod, diantaranya adalah:
1. Apakah rekod disimpan ditempat yang aman dan apakah perusahaan dalam memusnahkan rekod menunggu persetujuan dari pemilik arsip?
2. Apakah penyusutan rekod masuk dalam perjanjian kontrak? Dengan kata lain, apakah penyusutan rekod masuk secara khusus dalam perjanjian kontrak
3. Apakah perusahaan akan memproteksi organisasi, jika ada rekod tidak secara sempurna memusnahkan arsip organisasi?
4. Apakah perusahaan menyediakan Berita Acara Pemusnahan Rekod, dan apakah yang dimusnahkan sesuai dengan Berita Acara?

Berita Acara Penyusutan Rekod

Setelah mendapatkan persetujuan penyusutan, maka perusahaan arsip komersial wajib melaksanakan penyusutan dilengkapi dengan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan dan di tandatangani oleh petugas.







Contoh Berita Acara Penyusutan Arsip


PERUSAHAAN XYZ
BERITA ACARA PENYUSUTAN ARSIP


Departement :
Disposal Date :
Records Series Title Dates/Range








Metode Penyusutan:
• Tidak Rahasia
• Rahasia
• Arsip
•
Saya menyatakan bahwa penyusutan rekod ini dilaksanakan oleh PT XYZ. Jadwal Retensi Rekod dilaksanakan pada tanggal ……………………






___________________________
Tanda tangan

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN REKOD, STRATEGI DAN ALAT, Record Management by Jay Kennedy

Ikhtisar

Diperlukan untuk membawa beberapa organisasi dan cara kedalam suatu penilaian dari rekaman yaitu seringnya insentif utama, dengan benar dan salah, untuk suatu organisasi menjadi suatu point penting bagi seorang record manajer. Biaya dan ketidaknyamanan dari simpanan yang semakin meningkat kuantitas dari inaktif rekod mengakibatkan keduanya yaitu manejemen dan pengguna dan kenyataan akhirnya dimana diadakan pengulangan aksi yang imperaktif. Ada juga yang khawatir bahwa jika rekod-rekod semua keluar dan dengan pasti dihancurkan. Rekod yang diminta di kemudian hari untuk kegiatan atau alasan hukum mungkin dihancurkan karena pegawai membuatnya menjadi suatu keputusan yang lembaga dapat mengaturnya tanpa mereka. Tuntutan hukum mungkin muncul, lembaga akan kalah di pengadilan dan akan menderita biaya besar karena ketiadaan dukungan dari bukti yang ada. Pertanggung jawaban menjadi suatu peningkatan yang isu penting dalam masyarakat, lembaga harus melindungi diri mereka sendiri dari serangan akibat dari kehancuran rekod.
Bagian ini menggunakan definisi dari penilaian dan penyusutan dalam Australian standard AS 4390-1996 sebagai dasar pertimbangan pentingnya kritik pada fungsi menejemen rekod:
Appraisal – proses dari mengevaluasi aktifitas bisnis untuk membedakan yang mana yang menjadi bagian rekod yang dibutuhkan. Dan berapa lama rekod dibutuhkan untuk disimpan, menemukan kebutuhan bisnis, permintaan pertanggungjawaban organisasi dan harapan comunitas.
Disposal – ragkaian suatu proses yang menerapkan keputusan dari penilaian. Termasuk didalamnya kegiatan retensi, penghapusan atau penghancuran rekod yang ada atau dari system penyimpanan rekod. Mungkin juga termasuk pemindahan atau alih media antara system penyimpanan rekod, dan dikirim ke Petugas atau pemilik dari rekod (Standar Australia 1996,pt. 1 p.6)
Bagian 3 menampilkan suatu Ikhtisar dari tipe permintaan penyimpanan rekod yang mungkin dapat diterapkan pada organisasi-organisasi di lingkungan Australia. Bagian ini melihat bahwa strategi dan peralatan untuk mendirikan dan mendokumenkan permintaan penyimpanan khusus dari suatu organisasi. Mendiskusikan bagaimana membedakan rekod yang diperlukan menjadi bagian kedalam penyimpanan rekod sebagai bukti dari aktifitas bisnis, bagaimana melihat keberadaan rekod, bagaimana menentukan periode rekod, dan bagaimana dokumen di informasikan dalam suatu jadual penyusutan.
Kecendrungan yang meningkat dalam organisasi dalam menciptakan, menggunakan dan menyimpan ninformasi dalam bentuk elektronik mempunyai kesepakatan besar untuk dicetuskan dari suatu debat tanpa arsip dan profesi rekod menejemen dan dinilai kembali dari pendekatan tradisional ke penilaian dan rencana penyusutan. Beberapa dari latihan yang ada yang menganggap keputusan penilaian dan peyusutan dapat dibuat diakhir hidup sebuah rekod aktif, adalah tidak lagi sesuai dengan pertimbangan. Hal ini adalah karena penciptaan secara elektronik, proses dan penyimpanan informasi, rekod yang sesuai dari aktifitas bisnis mungkin tidak diciptakan semuanya jika kepentingan pengawasan tidak di bangun kedalam elektronik system (dasar dokumen dan dasar-data) dalam tempat pertama. Tipe pengawasan dan standar yang diperlukan untuk dipastikan bahwa elektronik rekod dapat ditangkap, diatur dan ditempatkan dalam suatu pertemuan bisnis dan permintaan hukum dinaikan dalam satu nomor dari bab sepanjang buku tertentu yaitu bagian 5, 9, dan 10, seperti halnya bab ini.

Menelaah praktek penilaian dan penyusutan

Efektif perkembangan dan baik penilaian didokumentasikan dan praktek penyusutan untuk rekaman ini harus menjadi satu prioritas untuk apapun organisasi. bagaimana selalu mereka adalah sering dikembangkan pada satu makanan damai dan etika ad hoc sebagai respons atas masalah langsung seperti kekurangan dari ruang untuk menyimpan rekaman atau mempermalukan proses pengadilan dimana organisasi yang tidak dapat untuk menghasilkan bukti dari transaksi bisnis tertentu.
Dalam telaah praktek penilaian dan penyusutan dari sebuah organisasi, Menejer rekod harus dapat menyelidiki sejumlah isu yang menjadi kunci:
• Apakah rekod organisasi dapat dipakai sebagai bukti dari sebuah aktifitas bisnis?
• Berapa lama rekod dibutuhkan dan dipegang?
• Dimana lokasi mereka berada ( secara fisik atau bentuk elektronik)?
• Bagaimana keadaan rekod dan system penyimpanan rekod yang cocok dibutuhkan dan penting untuk dirubah?
Proses dari penyelidikan dan sampai pada keputusan dari bebera isu ini sangat dibutukan oleh senior menejemen dan kerjasama yang erat antara rekod menejer dan menejer dalam fungsi yang terkait. Sabagai contoh dalam pengembangan praktek penilaian dan penyusutan untuk personal rekod, rekod menejer perlu bekerja lebih erat dengan personal menejer. Dalam tambahan team proyek mungkin termasuk mewakili dari beberapa area dari organisasi sebagai pengguna dari personal rekod. Jika organisasi memiliki departemen hukum, maka petugasnya dapat juga menjadi bagian tim untuk memberi nasihat dalam kebutuhan badan penentu kebijakan dan kewajiban potensial dari organisasi jika rekod yang tidak dapat dipegang.

Skema klasifikasi Pengembangan suatu Bisnis

Proyek utama yang besar untuk menejer rekod dalam telaah praktek penilaian dan penyusutan dari sebuah organisasi untuk menganalisa dan fungsi-fungsi dokumen bisnis dalam bentuk skema klasifikasi bisnis, dan untuk maka penggunaan klasifikasi itu perancangan sebagai satu kerangka untuk identifikas, dan mendokumentasikan kebutuhan recordkeeping. Hal ini merupakan keuntungan bagi bantuan senior menejemen dalam proyek. Ini adalah bagian yang penting dalam beberapa facta yang melihat menejer rekod secara tradisional melihat sebagai kustodi dari keberadaan rekod dan bukan sebagai pemilik hukum yang memutuskan bahwa rekod diperlukan dalam tempat utama. Menejer rekod memerlukan demontrasi untuk menejemen senior yang sesuai dan bernilai bagi keahlian dalam menetapkan kebutuhan rekodkeeping dan sistemnya.
Standar Australia AS 4390-1996 menekankan perlunya pengembangan skema klasifikasi Bisnis.
Seperti disebutkan dalam bab 2, Skema Klasifikasi Bisnis ini terlihat dibawah seluruh dari kunci komponen dari program menejemen rekod , termasuk:
a. Menyediakan rangkaian antara rekod individu yang menggabungkan untuk menyediakan aktifitas rekod yang terus menerus.
b. memastikan rekaman disebutkan pada satu etika konsisten berlalu waktu
c. Bantuan untuk menemukan kembali seluruh rekaman yang terhubung ke semua bagian aktifitas.
d. Menentukan masa retensi sebuah rekod.
e. Menentukan keamanan untuk menjaga rekod-rekod
f. mengalokasikan ijin pengguna untuk acces ke atau aksi pada group tertentu dari rekaman
g. Pembagian tanggungjawab untuk bagian-bagian menejemen masing-masing rekod
h. Pembagian rekod untuk berbagai kegiatan
Disarankan masuk menggolongkan kegiatan usaha dari satu organisasi (atau Unit Usaha)

Langkah 1: kumpulan segala sumber informasi.
Mengasumsikan senior itu dukungan manajemen telah diperoleh untuk proyek ini, mulai keterangan kumpul pada obyektif dan fungsi dari organisasi dan pada daftar kata-kata penting biasanya dipergunakan untuk deskripsikan mereka. ini melibatkan bacaan dokumentasi relevan, antara lain, pernyataan misi bagan organisasi, rencana strategis, telaah dokumen, laporan tahunan, organisir direktori, posisikan adpertensi, uraian dan spesifikasi. satu carta fungsional mungkin ada tersedia untuk menabung banyak manajer dan staf melaksanakan kegiatan usaha.

Langkah 2 : Memperoleh suatu pergertian dari seluruh misi atau subjek dari organisasi
Lembaga mungkin dapat menyediakan pernyataan yang jelas dan objektif yang sangat cukup untuk penggunaan. Jika tidak, peroleh seperangkat pernyataan dari dokumentasi yang mana meringkas obyektif keseluruhan dari organisasi. Dan untuk memeriksa dengan personal yang sesuai. misi lebar dari satu besar dewan kota mungkin untuk menjalankan kota secara efisien pada daya tarik dari semua pembayar dan penduduk. Misi yang luas dari sebuah perusahaan peralatan telepon adalah menjadi industi dan menjualproduk yang bermutu untuk mengambil keuntungan dari keduanya yaitu pemegang saham perusahaan dan pemakai. Misi yang luas dari pendidikan tinggi mungkin menyediakan pendidikan untuk orang dewasa dari semua umur yang mereka dapat untuk memperoleh kualifikasi dan menjalankan kehidupan mereka dalam kehidupan yang lebih baru dan perngertian yang luas terhadap dunia.

Langkah ke 3 : Menjalankan fungsi organisasi dengan arti bahwa objek organisasi adalah arsip.
Dari pelajaran sumber daya dan informasi diperoleh, menjalankan satu fungsi atau aktifitas pada perusahaan besar yang mungkin bertaraf yang menggunakan semua misi organsasi atau objeknya adalah arsip. Fungsi-fungsi dari lembaga kota ungkin untuk mengambil alih perencanaan kota dan menejemen, penyediaan pelayanan manusia, administrasi pertamanan, kebun, dan kolam renang, pengawasan kerja mesin dan lain-lain, Fungsi dari perusahaan peralatan telepon mungkin pembuat, kulakan dan reparasi dari produk. Fungsi dari Universitas mungkin mengajar, ujian dan meluluskan pelajar-pelajar pada suatu tingkatan dan kecakapan. Pada tambahan fungsi utama organisasi ada juga bantuan fungsi secara umum untuk menjalankan fugsi organisasi untuk menjadi terbesar atau malah terkecil, contoh adalah penanganan infrastruktur organisasi, bangunan, mesin, peralatan, Teknologi informasi, dal sebagainya. Menjemen sumber daya manusia, pengadaan dari barang persediaan untuk operasi harian dari organisasi. Fungsi-fungsi ini secara ekslusif dapat berguna bagi yang lainnya.

Langkah ke 4 : Menguji dan mencatat aktifitas pada level yang berbeda yang membantu pada fungsi yang lain.
Sekarang belajar fungsi yang lebih detil. Apa saja macam-macam aktifitas yang membantu dari fungsi-fungsi yang harus diidentifikasi? Menguji tugas individu dari kelompok dan individu-individu pada poin ini untuk memperoleh beberapa kegiatan, bagian kegiatan dan bagian-bagian yang lebih kecil. Kegiatan-kegiatan ini sangat berbeda dalam fungsi-fungsi yang mereka berikan. Sebagian fungsi dalam sejumlah besar dari perbedaan pada kegiatan dan tingkat kegiatan dalam hirarki yang membantu memberikan fungsi-fungsinya.

Langkah ke 5 : Menguji dan mencatat macam-macam dari transaksi yang dilakukan sebagai bagian dari aktifitas.
Untuk beberapa fungsi mungkin disesuaikan dengan dokumen aktifitas dibawahnya ke level yang ditugaskan untuk dilakukan dengan posisi pegawai yang lain. Transaksi adalah khususnya kegiatan yang menjalankan suatu kegiatan dan biasanya melibatkan penciptaan suatu rekod individu yang berhubungan dengan aktivitas yang lebih luas, untuk contoh merekam satu order atau menyiapkan satu resep.

Langkah ke 6 : Proses identifikasi.
Sementara menganalisa kegiatan dan bagian dari kegiatan, hal ini tidak bisa diacuhkan bahwa banyak aktifitas yang dapat ditemukan dimana secara umum menyebrang lebih dari satu fungsi. Hammer dan Stanton (1995) mendefinisikan suatu proses sebagai suatu aktifitas yang memotong berbagai fungsi, adalah hasil dari pandangan, yang memiliki input dan output, tujuan dan sebagainya, dan hubungan klain dan keperluan mereka. Menangani complain, mendirikan kebijaksanaan, membuat komite, mengadakan pertemuan, penugasan konsultan mungkin seluruhnya dimasukan dalam proses, meskipun demikian ini akan membedakan dari hubungan kalimat ke hubungan kalimat

Langkah ke 7 : Hasilkan satu peta fungsi, aktivitas, proses dan transaksi.
Dokumentasikan keterangan yang dikumpulkan pada satu format yang memetakan dan mendeskripsikan fungsi, proses, aktivitas dan transaksi dalam urutan jelaskan, kembangkan perancangan klasifikasi. derajat dari perincian merekam untuk masing-masing area fungsional sebagian besar bertekad oleh betapa kritis fungsi tertentu adalah untuk mencapai gol dari organisasi, dan seberapa penting recordkeeping adalah untuk melindungi organisasi pada kasus dengan tantangan sah atau lain. Di bawah, sebagai satu contoh geradakan, adalah satu ekstrak kekecilan dari satu analisa fungsional yang dilakukan oleh manajer rekaman untuk kota dari XYZ

Persyaratan Tatakelola Rekod yakni:
1. Menggunakan informasi dalam klasifikasi kegiatan sebagai kerangka kerja untuk analisis dan dokumentasi persyaratan tatakelola rekod yakni:
a) Bekerjarsama dengan para ahli berbagai bidang fungsional untuk mengidentifikasi informasi yang harus dicapture guna memastikan transaksi bisnis didokumentasikan dengan baik, termasuk transaksi yang diproses dengan sistem bisnis seperti sistem keuangan dan SDM
b) Investigasi persyaratan hukum untuk tatakelola rekod di organisasi dan mencari advis hukum yang tepat
c) Identifikasi sumber-sumber eksternal lain dari persyaratan tatakelola rekod yang dapat mempengaruhi organisasi seperti kode-kode praktek dan standar-standar industri dan profesional.
d) Melihat wilayah tanggungjawab potensial dari organisasi dan resiko bisnis jika rekod-rekod tertentu tidak dikelola.
e) Mendaftar seri rekod yang ada.
f) Memeriksa kecukupan rekod yang ada menurut persyaratan tatakelola.
2. Mengembangkan sistem-sistem dan prosedur untuk memastikan terpenuhinya persyaratan tatakelola rekod
3. Menentukan berapa lama seri rekod akan disimpan
4. Mengembangkan prosedur dan pengawasan penilaian termasuk jadwal penilaian untuk rekod organisasi.

Tiga proses penting dalam penilaian dan penyusutan rekod yakni:
1. Pengumpulan inventori rekod
2. Penentuan jadwal retensi
3. Penentuan jadwal penyusutan

Inventori Rekod
Hal terpenting bagi manajer rekod adalah mengumpulkan informasi tentang rekod aktivitas bisnis apa yang perlu dicapture dalam sistem tatakelola rekod, berapa lama dan dimana rekod harus disimpan. Dalam konteks ini informasi juga perlu dikumpulkan pada seri rekod yang ada untuk diperiksa kecukupannya sesuai persyaratan tatakelolanya dan untuk menyediakan latar belakang informasi dalam pengembangan sistem tatakelola dan pengawasan untuk mengcapture rekod-rekod di masa yang akan datang. Tingkat detil informasi yang akan dikumpulkan ke dalam suatu inventori rekod akan tergantung pada penggunaannya dan dengan waktu dan sumber daya yang tersedia.
Inventori rekod adalah suatu ringkasan rekod-rekod yang dikelola organisasi atau bagian dari organisasi. Di dalamnya dicakup semua kategori rekod, baik di pusat rekod atau di kantor-kantor, baik dalam bentuk kertas, mikrofilm atau format elektronik. Inventori rekod biasanya dikumpulkan dari proses perencanaan untuk pengembangan praktek penilaian dan penyusutan namun juga berharga untuk perencanaan manajemen rekod secara umum.
Robek, Brown & Stephens (1996: 585) mendefinisikan suatu seri rekod sebagai sekelompok rekod-rekod yang identik atau berhubungan yang biasanya digunakan dan disusun sebagai suatu unit. Suatu seri rekod dapat terdiri dari satu, ribuan, bahkan jutaan rekod. Dalam inventori rekodi terhimpun informasi tentang:
• Tujuan dan fungsi seri rekod
• Dimana seri rekod sedang disimpan
• Tipe peralatan dan suplai yang digunakan untuk menyimpan rekod
• Usia dan frekwensi akses untuk seri rekod komersial
• Jumlah ruangan yag digunakan untuk rekod
• Praktek-praktek penyusutan yang aktual
Informasi ini dapat membantu tidak hanya dengan memeriksa sebaik apa rekod-rekod itu sesuai dengan persyaratan tatakelolanya namun juga dengan perencanaan aktivitas manajemen rekod termasuk jadwal dan prosedur penilaian, layanan penyimpanan, perlindungan rekod vital dan rasionalisasi penyimpanan dan manajemen rekod aktif.
Proses pengumpulan informasi pada rekod-rekod organisasi disebut survei rekod. Sebelumnya harus diputuskan informasi apa dan bagaimana informasi tersebut akan dikumpulkan.

Memutuskan Informasi yang Dikumpulkan
Keputusan mengenai informasi apa yang akan dikumpulkan harus diarahkan dengan adanya tujuan atau sasaran survei yang jelas yakni mengapa dan akan digunakan untuk apa informasi tersebut. Selanjutnya dikembangkan satu bentuk inventory yang mendaftar data yang dikumpulkan untuk setiap seri rekod, misalnya:
• Judul seri
• Tujuan (mengapa dan bagaimana diciptakan dan oleh siapa)
• Format (kertas, mikrofilm, file komputer, dll.)
• Deskripsi isi
• Rentang waku
• Jumlah (jumlah pita komputer yang digunakan)
• Lokasi (seperti bagian pusat rekod, unit organisasi lain, anggota staf kanor, tempat penyimpana lainya, mainframe komputer atau server jaringan)
• Deskripsi dan kondidi peralatan dan sarana penyimpanan)
• Frekwensi dan pola penggunaan
• Pembatasan akses (misalnya untuk jenis rekod personal)
• Deskripsi sistem penataan dan indeks-indeks yang dibuat)
• Charge out atau sistem tracking jika dapat diterapkan
• Apakah sifatnya aktif atau tidak
• Bagaimana ketika rekod menjadi semi-aktif kemudian inaktif
• Persyaratan hukum unntk retensi rekod
• Duplikasi rekod atau informasi di tempat lain dalam organisasi
• Hubungan dengan seri rekod yang lain
• Apakah rekod lain dari seri rekod yang sama disimpan di tempat lain
• Apakah rekod-rekod tersebut vital.

Untuk rekod pada sistem bisnis elektronik ada beberapa informasi tambahan yang harus dikumpulkan mengenai konteks dan struktur rekod sehingga menjadikannya sebagai bukti yang bernilai dan lengkap bagi aktivitas bisnis. Informasi tambahan itu di antaranya mencakup:
• Sistem dan program komputer apa yang digunakan untuk menciptakan rekod
• Bagaimana rekod itu berkaitan dengan rekod lain dalam sistem; manakah rekod transaksi yang penting, manakah rekod jaminan (misalnya rekod audit dan file cadangan, juga rekod fasilitatif (misalnya indeks dan statistik)
• Jenis informasi tentang rekod yang ditangkap oleh sistem (misalnya penulis/ operator entri data), otoritas transaksi, penerima, hari dan waktu)
• Bagaimana rekod-rekod itu diakses dan digunakan
• Dalam format apa rekod itu disimpan
• Laporan apa yang dibuat dan berapa sering
• Salinan pendukung apa yang dibuat dan dimana disimpannya
• Apakah versi asli rekod atau hanya versi terbaru saja yang disimpan
• Bagaimana kondisi fisik rekod berbasis kertas yang dapat dipertimbangkan pembiayaan pengalihan bentuknya ke disk optik.

Menentukan Metodologi

Ada 2 (dua) metode kerja untuk mengumpulkan data:

Kuesioner
Setiap unit organisasi diberikan tugas untuk meyelesaikan kuesioner yang mencakup seluruh informasi yang tersedia untuk setiap jenis rekod. Metode ini bisa dilakukan jika ada komitmen yang kuat terhadap proyek tersebut, pelatihan yang efektif dan hubungan yang baik antara surveyor dan staff dalam melengkapi kuesioner. Namun hal tersebut terdapat batasan-batasan:
- staff cenderung memberikan prioritasnya pada tugas reguler mereka dan lebih mementingkan pekerjaan mereka dan menunda menyelesaikan kuesionernya. Hasilnya, mereka mungkin tidak akan pernah menyelesaikannya atau melakukannya dengan tergesa-gesa .
- Sulit untuk mengetahui bahwa staf itu benar-benar memahami terminology tersebut. Jika mereka tidak paham, mereka tidak dapat memberikan jawaban yang benar.
- Surveyor tidak dapat merasakan secara langsung bagaimana rekod dan permasalahannya.
Senders (1987) mengemukakan suatu studi kasus tentang penggunaan metode kuesioner yang benar. Seperti gambar 4.3 adalah satu contoh bentuk kuesioner untuk penyimpanan rekod. Hal ini mencakup berbagai pertanyaan yang relevan untuk semua survey rekod. Pertanyaan lainnya bisa dikumpulkan untuk perekrutan lokal.

Bentuk fisik atau penyimpanan “walk thru”
Seseorang memimpin suatu survey “walk thru” setiap kantor, area penyimpanan dan sistem komputer (termasuk dokumentasi), dan mengumpulkan semua informasi yang dibutuhkan dengan mempertanyakan, melihat, dan mengukur, sebagai pertanyaan pada formulir penyimpanan yang dibutuhkan. Hal ini adalah metode pengumpulan data yang sangat memakan waktu tapi tentunya akan mendapatkan hasil yang terbaik.
Gambar 4.4 dan 4.5 adalah reproduksi bentuk yang dikembangkan oleh W. D. Osburn, seorang konsultan rekod manajemen, yang menggunakan metode pengumpulan data “walk thru”. Osborn menggunakan “lembar walk thru” untuk mendapatkan data pertama kali pada masing-masing jenis (seri rekod; kemudian dia menggunakan ‘lembar analisis volume rekod’ ( 1 per seri rekod) untuk menyimpulkan informasi dalam volume, lokasi, apakah ini vital, apakah ia memiliki nilai berharga, berapa lama ia aktiv, semi-aktif, inaktiv, apakah ia harus memiliki suatu aturan retensi, apakah ia memiliki suatu nilai guna, dan kapan ia dimusnahkan. Osburn menggunakan informasi yang didapatkan untuk menganalisa nilai dari rekod untuk diorganize dan untuk menyiapkan jadwal pemusnahan rekod.

Menentukan Masa Retensi
Menentukan berapa lama rekod harus di retensi adalah sebuah bagian integral (utuh) dalam menentukan apakah rekod suatu aktivitas bisnis harus diambil (ciptakan), dan melakukan penilaian terhadap keberadaan sebuah rekod.
Beberapa pertanyaan yang mungkin ada dalam menentukan masa retensi suatu jenis rekod meliputi:
• Apakah rekod akan dibutuhkan oleh organisasi pada saat ini dan kegiatan akan datang, jika iya untuk berapa lama?
• Apakah rekod diperlukan dalam kaitannya terhadap fungsi atau kegiatan, misi organisasi atau kegiatan penting? Atau diperlukankah rekod itu dalam kaitannya untuk mendukung fungsi atau kegiatan yang mana ia bermanfaat untuk organisasi tapi tidak secara esensial.
• Apakah rekod digunakan untuk mendukung proses atau pengambilan keputusan dalam bagian lain suatu organisasi?
• Apakah rekod tersebut berkaitan dengan fungsi dan aktivitas tertentu dari suatu organisasi? atau terhadap fungsi dan kegiatan yang umum saja dalam operasional organisasi dalam wilayah kerja yang sama?
• Apakah rekod mempunyai nilai bukti dalam kontek yang legal? Dapatkah rekod itu berfungsi sebagai bukti bagaimana suatu organisasi itu menjalankan bisnisnya?
• Apakah dokumen rekod merupakan dasar kelegalan operasional organisasi itu?
• Apakah lembaga itu merekam/menyimpan informasi yang dapat digunakan untuk menjaga legalitas atau hak sipil lainnya dari klien atau publik?
• Apakah informasi yang ada pada rekod dapat tersedia di manapun?
• Apakah ada keharusan audit untuk retensi rekod?
• Apakah ada persyaratan hukum untuk retensi rekod?
• Apakah isi informasi dari rekod tersebut mempunyai arti penting secara berkelanjutan bagi organisasi?
• Apakah rekod mempunyai nilai historis penting bagi peneliti? Apakah rekod berkaitan dengan dokumen sejarah politik, sosial dan ekonomi?
Nilai suatu rekod ditentukan oleh tujuan utama dari rekod itu sendiri. tetapi tujuan tersebut bisa saja berubah. Contoh, rekod diciptakan untuk membantu kegiatan khusus dari suatu organisasi tapi dapat juga digunakan sebagai panduan bagaimana mengorganisasi atau mengatur kegiatan-kegiatan selanjutnya. Rekod juga dapat dikembangkan dalam rangka tujuan operasional tetapi dapat juga disimpan sebagai perkembangan histories. Lebih lanjut bahwa rekod itu dapat bergantung pada aksesnya dan tafsiran akan keberadaan rekod-rekod lainnya. Contohnya, rekod merupakan bagian dari cabang rekod dari suatu bisnis atau rekod berperan sebagai indeks dari rekod yang lainnya. Jadi, dalam dalam menentukan nilai rekod tersebut perlu dilihat dalam hubungannya dengan rekod yang lain sebagai sebuah sistem.
Hal bisnis, legalitas, dan persyaratan-persyaratan berdasarkan undang-undang merupakan faktor utama bagi kabanyakan organisasi dalam menentukan periode retensi rekodnya. Dalam menentukan retensi rekod, manajer rekod harus bekerja sama dengan stafnya dan para ahli agar dapat dihasilkan keputusan yang tepat. Contohnya, dalam resiko demi keberlangsungan bisnis dapat menjadi pertimbangan apakah rekod itu akan disimpan dalam waktu lama atau disimpan berdasarkan ketentuan undang-undang. Akan ada negoisasi antara manajer dan staf dalam menentukan periode retensi tersebut. Ketika keputusan periode retensi itu dicapai, manajer rekod harus meyakinkan unit bisnis dan manajer fungsional terkait untuk menaati peraturan itu.

Jadwal Penyusutan

Jadwal penyusutan atau kadang disebut sebagai jadwal retensi rekod atau otoritas penyusutan adalah sebuah daftar dari rekod seri suatu organisasi dengan arahan bagaimana rekod tersebut akan disusutkan setelah rekod tersebut dibuat dan digunakan.
Ada dua tipe utama jadwal penyusutan yaitu yang dibuat sendiri oleh organisasi tersebut dan yang dikembangkan dan dipublikasikan untuk sebuah kelompok organisasi. Jadwal yang dibuat untuk general biasanya dikembangkan oleh lembaga arsip pemerintah dengan sebuah tanggung jawab legislative untuk memastikan pemeliharaan rekod public yang mempunyai nilai permanen.
Jadwal penyusutan dimasukkan dalam tiga kategori rekod berdasarkan pada periode retensi:
- Rekod dengan periode retensi spesifik contohnya beberapa seri rekod transaksi seperti rekod keuangan.
- Rekod yang harus disimpan secara permanen termasuk rekod vital seperti laporan tahunan, sewa, spesifikasi sistem computer.
- Rekod yang perlu ditinjau kembali beberapa waktu kemudian, contohnya adalah surat menyurat dalam organisasi.

Tujuan dari jadwal penyusutan rekod.
Jadwal penyusutan merupakan dasar dari program penyusutan rekod organisasi. Jadwal ini merupakan alat yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai tujuan seperti efisiensi dan ekonomis seperti:
- memusnahkan rekod yang tidak lagi berguna bagi organisasi atau dalam kenyataannya akan merugikan secara ekonomi jika tetap dipertahankan.
- Memastikan bahwa rekod yang dibutuhkan untuk operasional atau untuk tujuan hukum organisasi dipelihara dalam beberapa periode waktu.
- Memastikan bahwa persyaratan hukum untuk retensi rekod terpenuhi.
- Mengidentifikasi dan memelihara rekod yang mempunyai nilai social dan sejarah.
- Pemusnahan rekod secara sah. Jadwal penyusutan arsip dapat digunakan untuk menunjukkan bahwa rekod tersebut sudah dimusnahkan dibawah prosedur yang telah disetujui.
- Mendukung pemeliharaan program proteksi rekod vital

Jadwal penyusutan juga untuk mencapai tujuan yang berhubungan dengan perencanaan ruang, rencana kerja, dan efektifitas penggunaan alat. Yaitu:
- Memindahkan rekod inaktif dari akomodasi kantor mahal dan disimpan dalam fasilitas penyimpanan yang lebih murah.
- Meningkatkan penyimpanan dan penemuan kembali rekod aktif. Informasi sekarang lebih mudah dan cepat di akses jika tidak tercampur dengan informasi yang out of date.
- Membebaskan media penyimpanan computer untuk digunakan kembali.
- Merencanakan bagaimana kelompok rekod dikelola untuk memfasilitasi proses penyusutan. Seperti di kelompokkan oleh waktu rekod untuk ditransfer ke ruang penyimpanan sekunder.

Publikasi jadwal penyusutan rekod
Jadwal penyusutan biasanya di produksi dalam dua format, yaitu:
- Jadwal tersendiri untuk setiap kegiatan unit bisnis suatu organisasi, mencakup semua rekod yang ada di unit bisnis tersebut.
- Sebuah master jadwal yang mencakup semua seri rekod organisasi.
Seri rekod biasanya disusun dalam susunan alphabetis sesuai dengan skema klasifikasi organisasi tersebut.

Jadwal retensi suatu unit sebaiknya diterbitkan oleh manager senior suatu organisasi yang mempunyai otoritas sehingga ada jaminan hukum waktu pelaksanaannya. Dalam beberapa organisasi ada juga yang membuat sebuah komite retensi yang terdiri dari manajer rekod, wakil dari unit kerja dan juga dari bagian hokum. Fungsi dari komite ini adalah untuk membuat kebijakan masa retensi sautu rekod, selain itu juga untuk mengkaji ulang jadwal yang telah dibuat dan menambahkan seri rekod baru jika terjadi penambahan fungsi bisnis baru dalam organisasi.

Aturan Lambaga Arsip dalam Otorisasi Penyusutan

Lembaga arsip di Australia mempunyai tanggung jawab untuk memastikan bahwa rekod public yang bersifat permanen teridentifikasi dan dipelihara. Yang termasuk didalamnya adalah:
- Persyaratan hukum contoh periode retensi rekod
- Persyaratan hukum, keuangan, dan administrative
- Mempunyai nilai sejarah

Jadwal Penyusutan

Penjadwalan merupakan teknik yang digunakan oleh lembaga arsip untuk penyusutan rekod public. Jadwal ini digunakan untuk :
- Mengidentifikasi rekod permanen dan mengidentifikasi kapan rekod tersebut ditransfer ke lembaga arsip yang relevan
- Mengidentifikasi rekod sementara dan menidentifikasi kapan rekod tersbut dimusnahkan
- Menyediakan otoritas berkelanjutan terhadap pemusnahan rekod.
Ada dua tipe penjadwalan yang dihasilkan oleh lembaga arsip yaitu:
- Jadwal penyusutan umum
- Jadwal penyusutan spesifik untuk rekod dari kantor tertentu.

Jadwal penyusutan umum
Jadwal penyusutan umum meliputi semua rekod yang da di perkantoran public seperti : keuangan, bangunan dan layanan, penyimpanan dan transportasi, rekod personal, rekod sekolah, dan rekod rumah sakit.
Contoh dari Jadwal penyusutan umum antara lain ada di : The Queensland State Archives, the Archives Authority of New South Wales, the Publik Record Office Victoria, the State Archives of Western Australia.
The Queensland State Archives menerbitkan General Disposal Schedule for Common Administrative Records pada bulan Mei 1987 dan direvisi tahun 1996. The Archives Authority of New South Wales menerbitkan General Records Disposal Schedule—Administrative Records tahun 1996.
Jadwal penyusutan spesifik untuk rekod dari kantor tertentu.
Lembaga arsip bekerjasama dengan kantor public untuk mengembangkan jawal penyusutan untuk rekod operasional kantor tertentu.

Kantor Otorisasi Penyusutan Ad Hoc disposal authorization
Kantor ini diperuntukkan untuk rekod public yang tidak tercakup dalam jadwal penyusutan seperti rekod yang tidak lagi dibuat dan tidak tercakup dalam dalam penyusutan. Otorisasi ini meliputi pemusnahan rekod atau memindahkan ke lembaga arsip jika mempunyai nilali permanen.

Penyusutan tanpa Otorisasi.
Pemusnahan beberapa rekod public dijijkan tanpa adanya otorisasi dari Normal Administrtative practice (NAP) contohnya adalah draf, duplikat (kopian), dan catatan.

Rekod Electronik
Beberapa lembaga arsip mempunyai kebijakan untuk retensi rekod elektronik. Contohnya Australian Archives meminta lembaga untuk selalu memastikan bahwa rekod elektronik yang mempunyai nilai permanen bisa untuk diakses dan selalu dimigrasikan ke sistem baru dan juga dokumen pendukung dan software selalu dipelihara.

INDOARSIP SALAH SATU REKOD KOMERSIAL DI INDONESIA

A. Sejarah Singkat

Perusahaan didirikan pada tanggal 30 Januari 1995 berdasarkan Akte Pendirian Perusahaan No.79 yang dibuat dihadapan Notaris Basuki Sardi dan telah disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan penetapan tanggal 15 Nopember 1995, Np. 02-14.756 HT.01.01 TH.95.

Produk perseroan merek dagang IndoArsip telah terdaftar pada Direktorat Paten Departemen Kehakiman RI No.405612 pada tanggal 18 Nopember 1997, dan diperpanjang dengan No.IDM 000083566 pada tanggal 21 Februari 2007. Sejak bulan Agustus 1997 perusahaan telah memulai operasi komersilnya dengan luas gudang sebesar 2.200,-M2 dan dapat menampung sebanyak 167.000 kotak karton arsip.

Pada tahun 2001 perluasan gudang arsip ditingkatkan untuk menampung sebanyak 340.000 kotak karton arsip, dan pada akhir 2007 luas gudang arsip ditingkatkan menjadi 7.500 M2 dapat menampung 543.000 box. Gudang tersebut dilengkapi dengan sprinkler dan fasilitas Hydrant.

Pada akhir tahun 2005, perusahaan telah melayani lebih dari 262 customer, dan pada akhir tahun 2007 jumlah customer menjadi 301, yang terdiri dari perusahaan menengah dan besar, PMA, perusahaan perdagangan, sekuritas, perbankan, dll.

Pada bulan Juli 2002, perusahaan telah memperluas usahanya sampai ke kota Surabaya, Jawa Timur dengan kapasitas simpan sebanyak 50.000 kotak karton arsip. Dan pada Bulan November 2007 perusahaan juga memperluas usahanya kembali di daerah Bandung dengan kapasitas 40.000 box.

Jasa penyimpanan dan perawatan arsip Indoarsi melindungi arsip perusahaan atau lembaga, sehingga akan terbebas dari masalah-masalah pengurusan kearsipan perusahaan. Adapun Gudang penyimpanan arsip Indoarsip terletak di Karawang timur, aman dan bebas banjir serta akses yang mudah dan cepat. Selain itu Indoarsip memiliki kantor cabang di Bandung dan Surabaya.

Adapun apabila konsumen memerlukan arsip yang di simpan di gudang indoarsip maka akan diantar ketempat konsumen dan mengambilnya kembali setelah selesai di gunakan. Ada beberapa Indoarsip lainnya yaitu jasa pemusnahan dokumen (kertas) dilengkapi dokumentasi dan dokumentasi akan berikan Free of Charge baik jasa pemusnahan dan dan transportasinya, dan satu lagi jasa Indoarsip yaitu penyimpanan IT product, dokumen penting, yang penyimpanannya di gudang khusus yaitu ruang tahan api. Untuk keterangan lebh lanjut kunjungi web kami www.indoarsip.co.id atau email asthy@indoarsip.co.id atau asthyw@xl.blackberry.com

B. Misi dan Visi

Misi
Kami bergerak dalam bidang usaha membuat records dan document menjadi rapi sehingga bisa memberikan nilai tambah bagi para pelanggan kami dan pemangku kepentingan lainnya.

V i s i
Menjadi dikenal sebagai perusahaan yang bertanggung jawab dan terpercaya di kawasan dan bertekad untuk menjadi yang terdepan dalam bidang usaha records dan documents management.


C. Keyakinan dan Nilai Dasar Indoarsip

Keyakinan Dasar

1. Fokus pada Pelanggan
Kami yakin bahwa pelayanan dan kepuasan pelanggan merupakan dasar bagi keberhasilan kemitraan jangka panjang kepada para pelanggan kami akan memberikan pelayanan dengan mutu dan harga yang tepat.

2. Kerjasama Tim
Kami yakin bahwa menggunakan keterampilan, pengetahuan dan pengalaman secara kolektif, kami dapat memenuhi kebutuhan pelanggan . Melalui kerjasama tim dan komitmen, kami akan membangun kekuatan dengan menyalurkan seluruh kemampuan kami untuk meraih visi bersama kami.

3. Komunikasi
Kami yakin bahwa komunikasi yang terbuka adalah penting untuk membangun kepercayaan dan saling pengertian dengan para pelanggan, karyawan, pemegang saham dan negara dimana kami mengabdi. Hanya dengan cara itu kami dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, aspirasi karyawan dan harapan dari para pemegang saham dan dapat menjadi warga yang baik.

4. Ramah Lingkungan
Kami yakin bahwa perhatian terhadap lingkungan dan tindakan mendaur ulang, menggunakan kembali dan mengurangi limbah dimanapun dan kapanpun merupakan bagian dari tugas kami. Kami akan secara aktif mendukung masyarakat kami dan meningkatkan tanggung jawab sosial dan lingkungan.


Nilai Dasar

1. Keamanan
Membentuk dan menjaga langkah-langkah pengamanan untuk menjamin terciptanya keadaan yang bebas dari serangan. tindakan atau pengaruh yang merugikan.

2. Integritas
Konsistensi dalam tindakan, nilai, metode, langkah, prinsip dan hasil.

3. Kejujuran
Mengutarakan kebenaran dan menciptakan kepercayaan dari orang lain.

4. Tanggung Jawab
Bertindak secara profesional, mematuhi hukum, dan mengutamakan kepentingan para pelanggan daripada kepentingan sendiri.


D. Surat Surat Ijin Usaha

Surat Surat ijin usaha yang telah dimiliki oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

No Keterangan Nomor Tanggal
1. Nomor Pokok Wajib Pajak 1.709.686.8-077.000 08-02-1995
2. Pengusaha Kena Pajak 022.05548.02.95 28-02-1995
3. Surat Keterangan Domisili Perusahaan 399/1.824/2007 16-12-2007
4. Surat Ijin Usaha Perdagangan 8954/09-01/PB/II/95 22-02-1995
5. Tanda Daftar Perusahaan 09.05.1.51.29901 17-05-2005
6. Tanda Daftar Gudang (TDG) 503/037/GD/XI/DAGRI 22-11-2007


E. Alamat Kantor
1. Kantor Pusat
Kompleks Perkantoran Buncit Mas Blok B No.12
Jl. Mampang Prapatan Raya No.108
Jakarta Selatan – 12760
Telp. (021) 794-6390
Fax. (021) 794-6392
email: info@indoarsip.co.id
www.indoarsip.co.id


2. Gudang
Dusun Caringin Rt.04 / Rw.04
Desa Cimahi – Kecamatan Klari
Kabupaten Karawang
Telp. (0267) 433-864, 436-671
Fax. (0267) 433-865
email: info@indoarsip.co.id

3. Surabaya:
Kompleks Pergudangan Westgate Diamond Blok B-5
Jl. Raya Sedati Desa Wedi
Sidoarjo 61254
Telp. (031) 801-4800
Fax. (031) 801-4801
email: indoarscabang@indoarsip.co.id

4. Bandung:
Jl. Panyawungan No.11
Cileunyi Wetan - Kabupaten Bandung
Jawa Barat
Telp/fax (022) 779-1230
email: info@indoarsip.co.id

F. Bidang Usaha
Bergerak dalam bidang Jasa Penyimpanan dan Perawatan Arsip.

G. Jasa Layanan
1. Paper Document Storage
2. Paper Document Storage
3. Digital Media Storage
4. Document Destruction
5. Document Imaging
6. On Line Document Management

H. Penyimpanan dan Perawatan Arsip

• Gudang penyimpanan dokumen terletak di Karawang Timur lokasi yang aman, bebas banjir, tidak dikawasan industri, jauh dari pemukiman dan akses melalui jalan tol, merupakan tempat yang ideal untuk penyimpanan dokumen perusahaan konsumen.Terdiri dari: 7 gudang penyimpanan,1 gudang pemusnahan,1 gudang transit, 4 ruang fumigasi

• Dilengkapi dengan alat pencegah kebakaran seperti: alarm, smoke detector & head detector, extinguisher, sprinkler dan hydrant.

• Penyimpanan dokumen menggunakan sistem racking dengan menyediakan satu self / pelanggan.

• Peminjaman dokumen akan dijemput dan diantar ke tempat pelanggan tepat waktu dengan service yang kami berikan sesuai kebutuhan pelanggan
Tersedia 4 service untuk peminjaman arsip :
Normal service : 1 hari sampai ditempat pelanggan.
Special service : maximal 3 jam sampai ditempat pelanggan
Self service : Pelanggan dapat datang ke gudang Indoarsip dan disediakan fasilitas ruang kerja free of charge
Emegency service : peminjaman diluar jam dan hari kerja dapat dilayani dengan konfirmasi

• Perawatan dokumen : Fumigasi, pest control, rodent control, dan kebersihan box arsip.
• Box arsip mempunyai 3 ukuran box sesuai dengan kebutuhan pelanggan:
- 45 X 26,5 X 31 cm (Standard)
- 45 X 39 X 31 cm seal & lakban (Besar)
- 17 X 17 X 90 cm (Untuk gambar)


Ada beberapa pertimbangan menarik yang diberikan oleh pihak Indoarsip, dalam menangani kearsipan, diantaranya adalah :

1. Dokumen disimpan di dalam box karton
2. Box karton disegel di tempat anda
3. Kerahasiaan dan keamanan dokumen terjamin
4. Pemberian nomor box dan nomor lokasi
5. Komputerisasi sistem kearsipan
6. Pelayanan khusus (emergency) 3 jam sampai ke tempat anda
7. Box dokumen di bawa dalam keadaan tersegel
8. Fasilitas ruang kerja untuk pelanggan di lokasi penyimpanan
9. Keamanan selama 24 jam
10. Kebersihan di dalam dan di luar gudang
11. Pest control & rodent control
12. Fumigasi
13. Mudah dan cepat dalam pencarian dokumen


Fasilitas Penyimpanan Dokumen di IndoArsip, diantaranya adalah:
1. Keamanan yang terjamin selama 24 jam
2. CCTV, Smoke Detector, Alarm
3. Kebersihan di dalam dan di luar gedung
4. Pengaturan suhu & kelembaban
5. Segala macam bentuk file (microfilm, CD, disket, cartiredge, odner) dapat disimpan
6. Komputerisasi sistem kearsipan
7. Ruang penyimpanan tahan api sampai dengan 1000c
8. Dilengkapi dengan pintu khasanah
9. Fasilitas pengiriman dan pengambilan box dokumen
10. Pelayanan khusus (emergency) 3 jam sampai ketempat anda
11. Box dokumen dibawa dalam keadaan terkunci
12. Fasilitas ruang kerja untuk pelanggan di lokasi penyimpanan
13. Mudah dan cepat dalam pencarian dokumen
14. Dokumen disimpan dalam box besi
15. Box menggunakan kunci kombinasi yang diset oleh pelanggan
16. Kerahasiaan dan keamanan dokumen terjamin
17. Pemberian nomor box dan nomor lokasi pada setiap box

Jaminan Pemusnahan Arsip di IndoArsip, diantaranya adalah :

1. Pemusnahan arsip akan terkontrol dan terkendali
2. Menggunakan mesin shredder berkapasitas besar
3. Hasil potingan berbentuk cross-cut ukuran 10,5 x 40-80mm
4. Melayani pemusnahan segala jenis arsip kertas
5. Diambil ditempat anda (lokasi arsip berada)
6. Menghemat tempat dan waktu
7. Ramah lingkungan
8. Bebas biaya pemusnahan
9. Kerahasiaan dan keamanan arsip terjamin
10. Disediakan tempat arsip yang akan dimusnahkan
11. Mendapat berita acara pemusnahan arsip

Pusat Rekod Komersial

Disini ada beberapa rekomendasi untuk menyimpan rekod. Sebelum memutuskan untuk menyimpan di lembaga rekod komersial, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam memilih insite records storage facility, yaitu:
1. Apakah area penyimpanan memiliki ventilasi dan mengatur tingkat kelembaban secara tepat?
2. Apakah sistem sprinkler di tempat tersebut dapat menyebabkan kerusakan rekod?
3. Adakah medan elektromagnetik disekitar area yang dapat menyebabkan kerusakan media magnetic?
4. Apakah keamanannya dapat memastikan akses illegal diarea tersebut?
5. Apakah fasilitas aman dari kebakaran, banjir, gempa bumi dan sabotase pegawai?
6. Apakah lemari penyimpanan, vault dan ruang simpan menyediakan perlindungan yang memadai terhadap kebakaran, kebanjiran, gempa bumi dan sabotase pegawai?
7. Apakah fasilitas penyimpnan rekod bentuk mikro memiliki sirkulasi udara yang baik, sistem penyaringan udara yang baik secara terjaga kebersihannya?
8. Bila organisasi hanya memiliki satu salinan rekod vital, apakah merasa aman menyimpannnya dalam satu lokai (onsite facility) dibandingakan dengan menyimpan di lokasi yang berlainan (offsite facility)?
Pertanyaan diatas diambil dari hasil penelitian Jamridafrizal dengan judul Penanganan rekod in aktif pada 5 Pusat Rekod Komersial di Wilayah Jakarta, Bogor dan Bekasi
Outsourcing atau mengontrakkan fungsi internal perusahaan kepada vendor atau pihak luar merupakan pilihan yang popular dilakukan oleh perusahaan atau lembaga dengan harapan dapat mengurangi biaya dan merampingkan operasional perusahaan.
Ada beberapa alasan dilakukannya outsourcing oleh perusahaan atau lembaga:
1. Mengurangi biaya operasional
2. Meningkatkan company focus
3. Meningkatkan kemampuan akses di tingkat dunia
4. Tidak tersedianya sumber daya internal yang mengerti managemen rekod
5. Tersedianya modal


Ada beberapa PUSAT REKOD KOMERSIAL::
1. Bhanda Ghara Reksa, PT (Persero)
Layanan Jasa
A. Pergudangan :
• Penyewaan ruangan gudang
• Pengelolaan gudang ( Warehouse Management )
• Collateral Management
B. Jasa Pengurusan Transportasi Nasional/Internasional :
• Angkutan darat / laut dan udara
• Pengurusan dan penyelesaian dokumen pelabuhan, pabean dan lain-lain (EMKL, EMKU).
• Container Freight Station / Container Depo.
C. Pemeliharaan barang dan jasa lainnya :
• Termite Control
• Surveyor
• Fumigasi Spraying (http://www.bgrindonesia.com/)
Alamat Kantor :
Jl. Kali Besar Timur No. 5-7, Kota Jakarta Barat 11110 Telp. (021) 6916666 Fax. (021) 6903162



2. PT. Datascript
Layanan Jasa
a. Office design and space management
b. Record management, stroge & filling system
c. Stationery, office equipment supplies
d. Digital image
e. Multimedia presentation and Conference Room
f. Time management and security system
g. Surveying and engineering
h. Business software and IT solution (http://www.datascrip.com/#Scene_1)

Alamat Kantor :
Kawasan Niaga Selatan Blok B-15 Bandar Kemayoran Jakarta 10610 Telp. (021) 6544515 Fax. (021) 6544811-13 Email: info@datascrip.co.id
Website: www.datascrip.com

3. PT. Crown Indonesia
Layanan Jasa
The Company provides many other specialized transportation, freight forwarding and warehousing for expanding the international business

Alamat Kantor :
Mid Plaza 2 Building, 14th Floor Jl. Jend. Sudirman Kav. 10-11 Jakarta 10220,
Indonesia Tel : (62) 21-570 5111, Fax : (62) 21-573 5111
E-mail : info.jkt@crownline.co.id


4. PT. Indoarsip
Layanan Jasa
• Manajemen Pusat Data

Indoarsip is a leading records and documents management company that provide the comprehensive, integrated paper and web based electronic documents management services your company needs. We pick up, scan , store your paper documents in our storage facility and store digital documents in our data center. You may search and retrieve your digital documents online, or we can deliver them to you on CD or DVD. We have isolated maximum security vaults design for storing digital or computer media. The vaults offer unsurpassed protection with a fire rating that exceeds requirement.

Our offside shredding is an ideal solution for destruction of sensitive paper documents. It is designed and executed with security in mind to ensure the protection of your information from the time of collection, through secure transport, container handling and final disposition. (http://www.indoarsip.co.id/english/index.php)
Alamat Kantor :
Kompleks Perkantoran Buncit Mas Blok B No.12 Jl. Mampang Prapatan Raya No. 108 Jakarta Selatan – 12760 Telp. (021) 794-6390 Fax. (021) 794-6392
email. info@indoarsip.co.id, www.indoarsip.co.id


5. PT. Global Silverhawk-Santa Fe Indonesia
Layanan Jasa

- Moving

- Familiarisation

- Visa & Immigration

- Home Search

- School Search

- Settling-In

- Expense & Tenancy Management

- Handyman Service

- Maid Service

- Cross Cultural Training

- Furniture Rental

- HR Policy Analysis

- Language Training

- Departure Programme

- Protection Coverage







Alamat Kantor :
Building #208, Cilandak Commercial Estate, JI. Raya Cilandak KKO, Jakarta 12560, Indonesia.
(62-21) 789 2033
(62-21) 789 2034
sales@santaferelo.co.id(http://www.santaferelo.com/ecs/index.jsp)


9. PT. IFM Graha Sarana (Movewell)
Layanan Jasa
Bisnis dalam bidang moving and storage service

Alamat Kantor :
Jl Agung Jaya I Bl A-3/29; Jakarta; 14350; Dki Jakarta
021-6513535
Fax: 021-6513939 (http://www.brownbook.net/business/33031068/ifm-graha-sarana-pt-move-well)

10. PT Kestrel
Layanan Jasa
• DataLink E&P Data Management;
• Records,
• Documents,
• Information & Knowledge Management;
• Consultancy,
• Storage,
• Conditioning & Conversion


Alamat Kantor :


Dositheou Street PO Box 27204 Nicosia 1643 Cyprus
tel: +357 22374982 fax: +357 22375062
email: kestrel@kestrel.net


11. Citra Air Lane Moving & Storage Pt
Layanan Jasa
• Logistics Services
• Removal Contractors
• Transportation Services

Alamat Kantor :
Jl Cilandak Kko Raya Cilandak Commercial Estate 408
Jakarta 00000
Indonesia
tel: +62 0217800747

12. Multifiling Mitra Indonesia Pt
Layanan Jasa
• storage
• scanning
• document management
• warehousing and storage
• secure
• storage containers faciliti...
• storage household commercial
• storage facilities
• records
• scanning service

Alamat Kantor :
Jl Akasia Ii Bl A-7/4 A Delta Silicon Industrial; Bekasi; 17550; Jawa Barat
021-8972526
Fax: 021-8972527

Perpustakaan Pengadilan Negeri Jakarta Selatan

Perpustakaan Pesantren Darul Muttaqin Bogor

Ibu Okke K. S. Zaimar

Foto bareng dengan ibu Prof. Dr. Okke K. S. Zaimar, seorang Ahli Semiotika FIB UI

Information Literacy Training for Trainers

Information Literacy Training for Trainers
Universitas Pelita Harapan, 28-30 Juli 2010

Majalah Perpustakaan dan Informasi Vol 1 Nomor 1 tahun 2008

Bangsa yang besar adalah bangsa yang tidak melupakan sejarah masa lalunya, begitulah kata dari Meja Redaksi Majalah Perpustakaan dan Informasi. Majalah ini merupakan majalah perdana yang diterbitkan oleh Program Studi Ilmu Perpustakaan (PSIP) Fakultas Teknologi Informasi YARSI tahun 2008 dengan ber-ISSN 2085-0603 terbit 6 bulanan.
Pada Vol.1 No.1 2008 ada 6 orang penulis dengan pembahasan “Seputar Dunia Perpustakaan”. Diantaranya adalah :
1. Sejarah Program Studi Ilmu Perpustakaan FTI Universitas YARSI oleh Endang I. Sedijoprapto
2. Bahasa Karya Tulis Ilmiah oleh Djumariam
3. Kualitas Pustakawan: suatu keniscayaa oleh Rachman Hermawan
4. Perpustakaan Dua Muka: sebuah kekuatan jasa oleh Wiji Suwarno
5. Putra Daerah versus Pendatang: Masih Relevankah? Oleh Abdul Salam M. Sofro
6. Perbandingan Sistem Klasifikasi Islam antara Departemen Agama dan Perpustakaan Nasional RI oleh H.M. Kailani Eryono
7. Apa dan Siapa: Wiji Suwarno dan Zulfikar Zen

Redaktur Pelaksana Majalah ini adalah bapak Fuady Munir, M.Si yang mahir mengelola majalah ini menjadi menarik untuk di miliki dan dibaca.

Direktori Fakultas Kedokteran

DIREKTORI FAKULTAS KEDOKTERAN DI INDONESIA

A. Pendahuluan
Alhamdulillah akhirnya Direktori Fakultas Kedokteran di Indonesia dapat kami selesaikan. Kelompok kami terdiri dari 3 orang wanita yang terdiri dari Ana Afida, Lolytasari dan Siti Narani. Kami bertiga berembuk dan beragumen untuk memutuskan tugas yang diberikan oleh Ibu Utami Budi Rahayu Hariyadi, M.Lib., M.Si dalam Mata Kuliah Layanan Sumber Daya Informasi.
Yang pada akhirnya, muncullah ide membuat Direktori Fakultas Kedokteran di Indonesia, dengan berbagai pertimbangan dan asumsi, diantaranya adalah: (1) Masih adanya Fakultas Kedokteran yang belum diketahui lokasi kampusnya oleh masyarakat khususnya siswa-siswi SLTA yang baru lulus atau dokter yang akan lanjut studi ke specialis.
Pertimbangan kedua, masih adanya kebingungan masyarakat tentang criteria unik yang dimiliki oleh setiap Fakultas Kedokteran. Karena setiap Fakultas Kedokteran baik yang dimiliki oleh universitas negeri ataupun universitas swasta memiliki kekhususan tersendiri, misalnya Fakutas Kedokteran UGM yang telah memiliki progam Spesialis maupun Program S3 bidang Kedokteran, atau Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta yang mencampurkan ilmu keagamaan, keindonesiaan dan keislaman. atau Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia yang memiliki sarana prasarana laboratorium terbaik atau Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang memiliki nilai Kemuhammadiyahan disamping nilai Kedokteran, dan lain sebagainya.
Pertimbangan ketiga, asumsi kami belum adanya Direktori Fakultas Kedokteran yang terbit dalam bentuk buku. Dengan dasar itulah kami membuat Direktori Fakultas Kedokteran di Indonesia, dengan harapan direktori ini dapat bermanfaat dan dijadikan sebagai sarana informasi bagi masyarakat khususnya siswa-siswi SLTA yang baru lulus ataupun para dokter yang ingin studi lanjut ke specialist ataupun Program S3 Ilmu Kedokteran khususnya di Indonesia.
Ruang lingkup direktori fakultas kedokteran di Indonesia ini mencakup 45 entri fakultas kedokteran di Indonesia baik yang ada di perguruan tinggi negeri maupun perguruan tinggi swasta. Fakultas Kedokteran di Indonesia dalam direktori ini adalah Fakultas Kedokteran di Indonesia baik yang baru berdiri maupun yang sudah lama dan memiliki website sehingga bisa diakses secara online dan memiliki sarana dan prasarana lengkap seperti memiliki laboratorium sendiri, memiliki perpustakaan Fakultas ataupun perpustakaannya terpusat atau sentralisasi ke UPT Perpustakaan Universitas, memiliki ruang perkualiahan yang nyaman, memiliki program spesialis dan lain sebagainya. Untuk memudahkan dalam pencarian, direktori ini dilengkapi dengan daftar isi yang disusun secara berabjad menurut nama universitas dan alamat website dari fakultas kedokteran yang bersangkutan.

B. Pemilihan dan Pengumpulan Data
Pemilihan Fakultas Kedokteran di Indonesia yang dipilih dalam direktori ini adalah Fakultas Kedokteran di Indonesia baik Perguruan Tinggi Negeri maupun Perguruan Tinggi Swasta yang baru berdiri maupun yang sudah lama dan memiliki website sehingga bisa diakses secara online dan memiliki fasilitas baik yang sudah lengkap dan mandiri maupun fasilitas yang masih bergabung dengan universitas. Metode pengumpulan data direktori ini berdasarkan situs-situs Fakultas Kedokteran di Indonesia yang ditampilkan via web, yang mencantumkan nama lembaga, alamat lembaga, nomor telepon lembaga dan jurusan/prodi yang dimiliki lembaga serta fasilitas apa yang dimiliki lembaga. Dengan pertimbangan ini, keakuratan data lembaga Fakultas Kedokteran dalam direktori ini dapat dijamin keberadaannya.

C. Cara Menggunakan Direktori
1. Susunannya:a. Direktori Fakultas Kedokteran di Indonesia terdiri dari entri-entri nama Fakultas Kedokteran di Indonesia dan tiap-tiap entri tidak disusun secara alfabetis, namun secara berurutan mulai dari alamat website, nama fakultasnya, alamat dan nomor kontak, tahun berdiri, pimpinan fakultas, program studi, dan fasilitas. Direktori Fakultas Kedokteran di Indonesia ini juga dilengkapi dengan alamat websitenya.
b. Daftar fakultas kedokteran disusun berdasarkan alfabetis (urutan berabjad), dengan mengurutkan berdasarkan nama universitas.

2. Uraian Entri Biografi:
Secara umum entri biografi terdiri dari:
a. Alamat Website
b. Nama Fakultas kedokteran
c. Alamat dan Nomor Kontak
d. Tahun berdiri
e. Pimpinan Fakultas
f. Program Studi
g. Fasilitas
Setiap entri mencakup semua aspek di atas meskipun tidak semua fakultas kedokteran memiliki fasilitas maupun program studi yang sama sehingga nanti akan terlihat bahwa ada entri yang sangat ringkas dan ada pula yang relatif panjang. Hal ini sengaja dibiarkan karena pertama, untuk entri yang ringkas datanya memang terbatas, sedangkan untuk entri yang panjang, data yang ada memang lengkap
Demikianlah proses pembuatan Direktori Fakultas Kedokteran di Indonesia, harapan kami direktori ini dapat bermanfaat baik sebagai sumber informasi maupun penambah dalam jajaran pengetahuan Layanan Sumber Daya Informasi.

Hasilnya:

Direktori Fakultas Kedokteran

Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.uinjkt.ac.id/index.php/fakultas/fkik.html

Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto. Diakses tanggal 7 Mei 2010.

http://www.fk-unsoed.net/index.php? option=com_contact&itemid=3

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. Diakses tanggal 7 Mei 2010.
http://www.fk.umy.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Airlangga. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fk.unair.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Andalas. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fk-unand.com/

Fakultas Kedokteran Universitas Baiturrahmah Padang. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.unbrah.ac.id/?page=fk

Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fk.brawijaya.ac.id/id/

Fakultas Kedokteran Universitas Dipenogoro. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fk.undip.ac.id/e-mail.html

Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fk.ugm.ac.id/#

Fakultas Kedokteran Universitas Hang Tuah. Diakses tanggal 7 Mei 2010.
http://www.hangtuah.ac.id/fk/sejarah.php

Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://nommensen.org/?operation=viewContent&opItem=C41

Fakultas Kedokteran Universitas Hasanuddin Makassar. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://med.unhas.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fk.ui.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Islam Bandung. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://kedokteran.unisba.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Islam Indonesia. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://medicine.uii.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Islam Malang. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fk.unisma.ac.id

Fakultas Kedokteran Universitas Islam Sultan Agung. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fkunissula.ac.id/ index.php?option=com_content&view=article&id=25&Itemid=28

Fakultas Kedokteran Universitas Islam Sumatera Utara. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.uisu-almunawwarah.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Jenderal Achmad Yani. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://kedokteranunjani/. instantname.com/

Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.atmajaya.ac.id/?f=6

Fakultas Kedokteran Universitas Kristen Indonesia. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.uki.ac.id/ ukisite/concrete/index.php/fakultas/kedokteran/

Fakultas Kedokteran Universitas Kristen Krida Wacana. Diakses tanggal 7 Mei 2010.
http://www.ukrida.ac.id/Default.aspx?lan=id&fct=kd&src=http://www.ukrida.ac.id/indonesia/Fakultas/Kedokteran/TentangFakultas/tabid/92/Default.aspx

Fakultas Kedokteran Universitas Kristen Maranatha. Diakses tanggal 7 Mei 2010.
http://www.maranatha.edu/fkedokteran/Jurusan/S1KedokteranUmum/tabid/2603/Default.aspx

Fakultas Kedokteran Universitas Kristen Wiajaya Kusuma Surabaya. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fk.uwks.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Lambung Mangkurat. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fkunlam.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Lampung. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.unila.ac.id/~fmipa-kedokteran/

Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Semarang.
Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fkunimus.wordpress.com/2008/09/17/profil-fakultas-pedokteran-unimus/

Fakultas Kedokteran Universitas Malahayati. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fk.univ-malahayati.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Jakarta. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fkk.umj.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Malang. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://kedokteran.umm.ac.id/home.php

Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Palembang. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fk.umpalembang.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Semarang. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fkunimus.wordpress.com/2008/09/17/profil-fakultas-pedokteran-unimus/

Fakultas Kedokteran Universitas Muhammadiyah Surakarta. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://kedokteran.ums.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Mulawarman. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fk-unmul.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Muslim Indonesia. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fkumi.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fkupnjakarta.com/profil-fakultas/sejarah-fk-upn-jakarta

Fakultas Kedokteran Universitas Yarsi. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.yarsi.ac.id/fakultas/fakultas-kedokteran/profil-fakultas-kedokteran.html

Fakultas Kedokteran Universitas Sam Ratulangi. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.unsrat.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Sebelas Maret. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fk.uns.ac.id/index.php/tentang/detail/pimpinan-fakultas

Fakultas Kedokteran Universitas Syi’ah Kuala. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.unsyiah.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=78&Itemid=94

Fakultas Kedokteran Universitas Sriwijaya. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://www.fk.unsri.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Sumatera Utara. Diakses tanggal 7 Mei 2010. http://fk.usu.ac.id/home.html

Fakultas Kedokteran Universitas Tarumanegara. Diakses tanggal 7 Mei 2010.
http://www.tarumanagara.ac.id/index.aspx?n=36&o=13

Fakultas Kedokteran Universitas Trisakti. Diakses tanggal 9 Mei 2010.
http://www.trisakti.ac.id/fk/

Fakultas Kedokteran Universitas Udayana Denpasar. Diakses tanggal 9 Mei 2010. http://fk.unud.ac.id/

Fakultas Kedokteran Universitas Unswaganti. Diakses tanggal 9 Mei 2010. http://fk-unswagati.ac.id/